guÍa operativa convenios interadministrativos derivados de … · 2012-06-25 · 4 4 trámite...
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GUÍA OPERATIVA CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS DERIVADOS DE APOYO FINANCIERO SUSCRITOS ENTRE
ENTIDADES TERRITORIALES Y FONADE
1. OBJETIVO
La Guía Operativa se ha elaborado con el propósito de contar con un documento para que las entidades territoriales y los terceros contratados por las mismas (contratistas) conozcan los procedimientos desde la suscripción de convenios interadministrativos derivados, el acompañamiento jurídico durante el proceso de selección y contractual que adelanten las entidades territoriales, el procedimiento y requisitos de pago a esos terceros contratados por las mismas entidades, hasta la liquidación de los contratos y del convenio suscrito con FONADE
2. ALCANCE
La guía operativa se constituye en un instrumento para el cumplimiento de los objetivos de FONADE enfocados a la Gerencia de los Proyectos deriva-dos del convenio 211041 y que deben ser ejecutados por las entidades terri-toriales, en el marco del modelo de regionalización para la ejecución de pro-yectos de infraestructura de inversión diseñado por el Departamento para la Prosperidad Social. Esta guía recopila los procedimientos y la documentación requerida desde el momento previo a la suscripción del convenio, la contratación derivada a realizar por parte de las entidades territoriales, pasando por el acompañamiento jurídico por parte de FONADE; da a conocer la metodología y los documentos requeridos para radicar y tramitar los pagos en FONADE, y establece los requisitos a tener en cuenta durante la ejecución de los proyectos; sugiere el procedimiento y documentos requeridos para la liquidación del contrato y posteriormente del convenio suscrito.
3. TERMINOLOGÍA
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Acta de Entrega y Recibo Final: Documento mediante el cual el contratista hace entrega y FONADE recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato suscrito, soportado en el Visto Bueno. dado por el interventor y/o supervisor de cada contrato. Acta de liquidación: Documento donde se establece la culminación del con-venio y/o contrato y se deja constancia de los ajustes, revisiones, reconoci-mientos, acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al mismo y así declararse a paz y salvo. Será suscrito por el funcionario competente o por la persona a quien este delegue o apodere. Acta de entrega de bienes y servicios al cliente: Documento mediante el cual FONADE hace entrega a satisfacción al cliente de los bienes, obras o servicios objeto del convenio suscrito. Adición: Modificación contractual por el cual, se agregan o incluyen recursos al convenio y/o contrato con el fin lograr el cumplimiento de su objeto. Se fundamenta en el análisis de la viabilidad y conveniencia; así como en la ge-neración de soportes técnicos debidamente elaborados por el Contratista, confirmados y presentados por el interventor y avalados por la Gerencia; igualmente en la existencia de disponibilidad presupuestal. Anticipo: Recurso financiero entregado por FONADE al contratista, quien se obliga a destinarlo en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el contratante, bajo su supervi-sión y vigilancia, y de la interventoría. Contratista: Persona natural o jurídica que se vincula con una entidad con-tratante mediante la celebración de un contrato, cuya obligación es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en estudios, proyectos, suministros u obras. En la práctica es la persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado una convocatoria o concurso y con quien se celebra el res-pectivo contrato. Los consorcios y uniones temporales también pueden ac-tuar como contratistas en la celebración de un contrato previo cumplimiento de los requerimientos legales. Contrato: Acto jurídico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado o en disposiciones especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o más partes, el cual produce efectos jurídicos y econó-micos entre estas, comprometiéndolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. Convenio Interadministrativo: Son aquellos que se celebran entre entida-des oficiales para la prestación de servicios, ejecución de planes o progra-mas tendientes al cumplimiento de los fines estatales. Departamento Administrativo para la Prosperidad Social – DPS: El De-partamento Administrativo para la Prosperidad Social es la Entidad del Go-bierno Nacional que encabeza el Sector de Inclusión Social y Reconciliación,
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al cual se encuentran adscritas las siguientes Entidades: Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema-ANSPE, Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF, Centro de Memoria Histórica. Entidad Territorial: Se entiende como entidad territorial las personas jurídi-cas, de derecho público, que componen la división político – administrativa del Estado, gozando de autonomía en la gestión de sus intereses. Son Enti-dades Territoriales los Departamentos, Municipios, Distritos y los Territorios Indígenas y eventualmente, las regiones y provincias. Fideicomitente: Es aquél que entrega ciertos bienes para un fin lícito a otra persona llamada fiduciario para que realice el fin a que se destinaron los bie-nes. Sólo pueden ser fideicomitentes las personas físicas o morales que ten-gan la capacidad jurídica necesaria para hacer la afectación de los bienes y las autoridades jurídicas o administrativas competentes. La Secretaría de Hacienda y Crédito Público representa, como fideicomitente único, a la Ad-ministración Pública Centralizada en los fideicomisos que ésta constituye. Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo- FONADE: es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa vinculada al Departamento Nacional de Planeación y vigilado por la Superintendencia Bancaria. Tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, con la función de ser Agencia de Proyectos de Desarrollo. Encargo fiduciario: Mediante la celebración de este contrato, el Fideicomi-tente encomienda una sociedad fiduciaria la administración de bienes, o los entrega para la ejecución de determinadas actividades, de acuerdo con la finalidad e instrucciones previstas en el contrato. Etapa precontractual: Período anterior a la firma de un contrato. Va desde los procesos de planeación hasta la selección, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la adjudicación y formalización del contra-to. Etapa contractual: Período que comprende desde la formalización del con-trato hasta su ejecución, es decir, desde la suscripción del contrato hasta su recibo final y liquidación. Etapa postcontractual: Período que comprende la vida útil del bien o servi-cio terminado y entregado. En términos prácticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la culminación de la vida útil del mismo. Factura y/o cuenta de cobro: Documento presentado por el contratista y aprobado por el interventor y/o supervisor para el pago, por parte de FONA-DE, de los bienes o servicios derivados de la ejecución de un contrato, de acuerdo con la forma de pago pactada en el contrato. Su soporte para el
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trámite respectivo serán las actas de recibo parcial de obra o acta de liquida-ción. Gestionar: Realizar las acciones o los trámites necesarios para conseguir o resolver una cosa, poner todo su empeño para el logro de las metas pro-puestas, sin perder de vista la misión y visión, institucional y el resultado par-ticular del proyecto. Gerente de convenio: Persona designada por FONADE para coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden técnico, administrativo, financiero y legal que le permitan a la entidad cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente, en el desarrollo de un convenio en el cual se ejecutan proyectos o programas a partir de la suscripción de convenio y/o contratos derivados. Interventor: Persona natural o jurídica contratada por FONADE para contro-lar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumpli-miento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas teniendo como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y normas que apliquen, así como los pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la relación contractual entre FONADE y el Contratista. Interventoría: Se entiende por interventoría el servicio prestado por un pro-fesional especializado o empresa calificada para la supervisión, control de la ejecución y liquidación de un estudio, proyecto o construcción. El Interventor es el Representante de la entidad contratante durante el desarrollo del pro-yecto (interventoría de proyectos). También lo es durante la etapa previa a la construcción, en la ejecución de obras y en la liquidación del contrato corres-pondiente (interventoría de obras). Ordenador del Gasto: se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobado - limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto -, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto, funciones que atañen al ordenador del gasto. Proyecto: Conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros, delimitados y coherentes, orientado a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos. Supervisor: Es un funcionario o contratista de prestación de servicios profe-sionales, designado por FONADE quien ejercerá funciones de seguimiento técnico, administrativo y presupuestal del proyecto con la finalidad de mante-ner permanentemente informado a la instancia correspondiente de sus avan-ces y las dificultades que se puedan presentar. Este profesional será el canal de comunicación entre el Interventor y FONADE. En algunos casos por po-testad de la entidad, podrá ejercer funciones de supervisor un profesional diferente al Gerente de Convenio.
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4. REFERENCIAS · www.FONADE.gov.co · Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo-FONADE y Centro de Estu-dios Colombianos-CEC, “Guía para la Gestión de Proyectos”, Bogotá, 2001. · Circulares de la Gerencia General y resoluciones vigentes. · Manual de Contratación de FONADE · Manual de Interventoría. · Manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos del SGC.
5. GENERALIDADES DE LA GUIA OPERATIVA
El modelo general para la ejecución de los proyectos derivados de los convenios interadministrativos se resumen en la siguiente grafica:
En donde, cada actor realiza las siguientes actividades
DPS – Dirección y seguimiento
- Coordina la articulación con las autoridades territoriales y otras instituciones y programas del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.
- Adelanta las tareas de asignación de recursos y focalización y priorización de los proyectos de acuerdo con los criterios establecidos.
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- Establece la elegibilidad y viabilidad del proyecto de acuerdo con la revisión técnica, jurídica, social y económica – Guía Operativa de Infraestructura.
- Coordina el proceso de socialización del proyecto y la conformación de los equipos de control social y el mecanismo de veedurías ciudadanas.
- Realiza las tareas de monitoreo y seguimiento de los proyectos.
- Coordina con el Ente Territorial el proceso de dotación de los proyectos y el diseño del Plan de sostenibilidad y mantenimiento que garantice la continuidad de la inversión.
FONADE – Estructuración y asistencia técnica
- Suscribe, administra y liquida los convenios interadministrativos con Entes Territoriales.
- Realiza la planeación y asesoría técnica para el desarrollo y ejecución de los proyectos.
- Elabora los presupuestos y diseños del proyecto y/o viabiliza los existentes.
- Proyecta los estudios previos y los pliegos del proceso de selección.
- Ejerce las tareas de interventoría de los proyectos incluyendo la ordenación de pago y el recibo de las obras por parte del Ente Territorial.
- Administra los recursos y realiza los desembolsos directamente a los contratistas del Ente Territorial.
- Proporciona los medios necesarios para contar con la información necesaria para el monitoreo y seguimiento de los proyectos.
ENTE TERRITORIAL – EJECUCION
- Asigna contrapartida de recursos de su presupuesto para la ejecución y dotación de los proyectos.
- Garantiza la Ejecución del Plan de sostenibilidad y mantenimiento.
- Incorpora los recursos asignados por el DPS a su presupuesto sin situación de fondos.
- Adelanta el proceso de selección de acuerdo con los estudios previos proyectados por FONADE.
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- Suscribe, administra y liquida los contratos del proyecto.
- Realiza la ejecución física de las obras y sanciona de manera oportuna a los contratistas por incumplimiento parcial o total de los contratos que suscriba para la ejecución del proyecto.
- Garantiza la realización del mecanismo de veedurías ciudadanas.
De acuerdo con las obligaciones establecidas para FONADE en el convenio 211041, está entidad es la encargada de realizar la estructuración técnica de los proyectos, siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:
• Revisión de la documentación correspondiente a cada proyecto y que contiene estudios iniciales, soportes jurídicos de predios, presupuestos y planos, entre otros aportada por DPS.
• Visita técnica al sitio donde se ejecutará o implementará el proyecto.
• Ajuste técnico de los proyectos por parte del equipo de FONADE o por terceros.
• Estructuración del proyecto por FONADE comprende: Ficha estructuración, estudio precios de mercado, presupuestos, estudios y diseños
• Junto con el convenio se entregará el modelo de pliego de condiciones y minuta modelo del contrato a suscribir entre el ente territorial y el contratista seleccionado.
5.1 PROCEDIMIENTO SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS DERIVADOS DE APOYO FINANCIERO
Dentro de las obligaciones establecidas para FONADE en el convenio 211041, suscrito con el DPS FONADE puede suscribir convenios con entidades territoriales para la ejecución de los proyectos incluido en éste. Por lo anterior , si la entidad territorial se encuentra interesada en desarrollar los procesos de selección para la ejecución de las obras, FONADE entregará al Municipio un paquete de estructuración del proyecto, el cual incluye el documento de estructuración, el cual menciona o da a conocer aspectos como : sector, alcance, componente financiero, componente jurídico; adicionalmente FONADE entregará presupuestos, Análisis de Precios Unitarios - APU, planos, diseños en los casos que aplique, como anexo a lo
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anterior, el pliego de condiciones modelo y la minuta del contrato modelo con el fin de que el Municipio realice el proceso de contratación.
Los documentos que debe suministrar la Entidad territorial para la suscripción de los mencionados convenios, son:
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Ordenador del Gasto (Alcalde; Gobernador)
Documentos que soporten su posesión
Acuerdo de facultades para la suscripción de este tipo de convenios.
En caso de requerirse copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuando el proyecto posea financiación por parte del Ente territorial
Una vez la entidad territorial aporta los anteriores documentos al Gerente del Convenio, FONADE se encargará de elaborar la minuta del Convenio Derivado, que deberá ser firmada por las partes.
El plazo de ejecución del convenio iniciará con la expedición del Registro presupuestal por parte de FONADE, por lo cual le será enviada copia del convenio con el mencionado soporte.
Una vez el convenio sea perfeccionado tanto con las firmas de las partes como con la expedición del registro presupuestal por parte de FONADE, el plazo de ejecución de este empezará a regir. Por lo anterior la entidad territorial cuenta con un plazo de 30 días calendario para efectuar los trámites internos de adición al presupuesto sin situación de fondos. De manera paralela la entidad territorial deberá efectuar los estudios previos y el ajuste al modelo de pliego entregado por FONADE.
El pliego de condiciones modelo entregado por FONADE contiene los requisitos mínimos a tener en cuenta por la entidad territorial al momento de iniciar el proceso de selección, de la misma manera se incluye el modelo de minuta de contrato. Estos documentos se constituyen en una guía y hacen parte integral del convenio suscrito. El proceso de selección deberá iniciar dentro de los 45 días calendario siguiente al perfeccionamiento del convenio.
Cabe anotar que dentro de las obligaciones establecidas para FONADE en el convenio derivado, se encuentra la de efectuar el acompañamiento jurídico en las etapas precontractual, contractual y postcontractual a la entidad territorial, por lo que esta entidad a dispuesto de una línea telefónica que será confirmada una vez legalizado el convenio derivado de apoyo financiero
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suscrito con el ente territorial; el correo electrónico [email protected] y en la página web www.fonade.gov.co para facilitar los mecanismos necesarios para realizar dicho acompañamiento.
5.2 PROCEDIMIENTO DESEMBOLSOS
De acuerdo a los convenios derivados suscritos entre las entidades territoriales y FONADE, esta última administra los recursos y realiza los desembolsos directamente a los contratistas seleccionados por el Ente Territorial, por lo cual es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Para el inicio del proceso de los desembolsos, la entidad territorial y FONADE deben suscribir un convenio de apoyo financiero, derivado del convenio 211041 DPS - FONADE.
Una vez realizado el proceso de contratación por parte del Municipio, el contratista seleccionado deberá constituir la respectiva póliza de garantía, la cual debe tener como beneficiario tanto a FONADE como al Municipio; póliza que adicionalmente deberá ser aprobada por FONADE previo el inicio de ejecución de las obras. Por lo que deberá ser remitida junto con el contrato que suscribe la entidad territorial con el tercero a FONADE en el término de 8 días hábiles posterior a la suscripción de éste.
La Entidad Territorial deberá enviar a FONADE, junto con los anteriores documentos, el estatuto tributario del Municipio, acuerdos u ordenanzas por medio de las cuales se fijen los impuestos o contribuciones especiales que recaen sobre el contrato suscrito con cada ente territorial y la forma de pago de estos. En caso que FONADE deba retener recursos por el tema de impuestos estos serán girados a la entidad territorial a la cuenta que esta indique y de la cual se requiere certificación. Cabe resaltar que los pagos que deba efectuar FONADE a los contratistas estarán sujetos a esta normatividad y no se realizarán hasta tanto el ente territorial no entregue los documentos soporte requeridos en este numeral.
La fecha máxima para la radicación de desembolsos y sus debidos soportes será el dia 20 de cada mes, teniendo en cuenta los procedimientos y fechas de cierre contable de la entidad. Los pagos radicados en fecha posterior a la estipulada serán devueltos.
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Los desembolsos pueden ser por concepto de anticipo, avance de obra o pago final, para lo cual se deberá tener en cuenta la siguiente documentación requerida por FONADE para adelantar el respectivo pago.
5.2.1 ANTICIPOS DE CONTRATO
1. Certificación de cumplimiento para el pago (formato FAP022 – Anexo 1), debidamente diligenciado y con las autorizaciones tanto del supervisor como del Municipio.
2. Cuenta de cobro (formato FAP030 – Anexo 2) o Documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente. (esta deberá pertenecer al mes en curso)
El diligenciamiento del formato Modelo cuenta de cobro FAP030, es opcional para las personas naturales del régimen simplificado, personas jurídicas no obligadas a facturar o para el cobro de un anticipo. En todo caso para efectos de cobro deberá presentar el documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente.
3. Acta de Inicio del contrato de obra debidamente suscrita con el interventor y el Municipio
4. Plan de Inversión del anticipo.
5. Copia de contrato que permita evidenciar la cláusula y forma de pago del anticipo acordado.
6. Certificación de pago de aportes parafiscales (si aplica) o recibo de pago de pensión y salud con base en la reglamentación vigente
7. Formato de información general y tributaria de terceros FAP025 – Anexo 3- que previamente debe diligenciar el beneficiario para el primer pago, los demás pagos no requieren de este formato excepto cuando se presenten novedades en la información consignada previamente.
8. Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN. de igual forma en el caso de consorcio o unión temporal se debe diligenciar este formato por cada integrante y también uno por el consorcio o unión temporal
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Se entregará a EL CONTRATISTA, a título de anticipo, el TREINTA POR CIENTO 30% del valor adjudicado, a través de la Fiducia.
Con respecto a este pago, se debe acatar las disposiciones de la Ley 1474 de 2011 que en su Artículo 91 expresa:
“En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.
El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.
Parágrafo. La información financiera y contable de la fiducia podrá ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal.” En observancia de lo anterior, el valor entregado en calidad de anticipo deberá manejarse mediante fideicomiso, la cuenta será abierta a nombre del contrato (objeto contractual), indicando en el Contrato de Administración de Fiducia, que el beneficiario del encargo corresponde a FONADE, e igualmente que para manejo conjunto entre el contratista y el interventor. La Fiducia se constituye a través de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia; el contratista acepta y deberá someterse al reglamento que frente al fideicomiso expida EL MUNICIPIO y/o FONADE el Gobierno Nacional.
Amortización del Anticipo El valor entregado como anticipo será amortizado con cada cuenta corres-pondiente a las actas mensuales de obra, en un porcentaje igual al entrega-do a título de anticipo. Requisitos para la entrega Previamente a la entrega del anticipo, deberá cumplirse lo siguiente:
a. La suscripción del acta de inicio del plazo de ejecución de las obras obje-to del contrato.
b. La presentación del contrato de fiducia, el cual ha sido previamente anali-zado y aprobado por FONADE y LA ENTIDAD CONTRATANTE, cuando aplique.
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Reglas para su manejo e inversión Para el manejo e inversión del anticipo, se aplicarán las siguientes reglas:
El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. Lo anterior, de conformidad a lo establecido en el ARTÍ-CULO 91 de la ley 1474 de 2011
Los rendimientos financieros generados por los recursos entregados en calidad de anticipo pertenecen a FONADE y a la Entidad Contra-tante (Cuando aplique), en las proporciones a que haya lugar. En con-secuencia el contratista deberá presentar certificación expedida por la Fiduciaria sobre la cuantía de los mismos y se procederá al giro a FONADE o a quien ella indique.
Los dineros entregados en calidad de anticipo no podrán destinarse a fines distintos de los contemplados en el plan de inversión aprobado por la Interventoría.
Se realizarán amortizaciones mensuales del 30% por concepto del an-ticipo a cada una de las actas de obra mensual, lo que corresponde al mismo porcentaje del anticipo.
El contratista presentará el plan de inversión del anticipo, para apro-bación por parte de la Interventoría, lo cual constará en el respectivo contrato de fiducia que celebre el contratista.
Todos los gastos del anticipo deberán contar con el aval del Interven-tor y/o de la persona que el Ordenador del Gasto y/o FONADE desig-ne, lo cual deberá constar expresamente en el respectivo contrato de fiducia que celebre el contratista.
El interventor y EL CONTRATISTA deberán elaborar y firmar el docu-mento de solicitud de pago del anticipo para su desembolso, el cual deberá ser registrada por el interventor con los documentos soporte, quien se asegurará de que siga el trámite correspondiente para el pa-go respectivo.
EL CONTRATISTA debe permitirle a la interventoría, sin ningún tipo de restricción, la revisión permanente del flujo de fondos.
EL CONTRATISTA deberá rendir a la interventoría un informe men-sual de gastos contra la cuenta, incluyendo los soportes de los mis-mos (según el manual de Interventoría de FONADE) y anexando copia del extracto bancario de dicha cuenta.
En todo caso, la ejecución del anticipo deberá justificarse con gastos necesarios para la ejecución de las obras.
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Los rendimientos financieros que sean generados por los recursos del anticipo deberán ser transferidos a la cuenta en que FONADE maneja los recursos del Convenio Interadministrativo No.211041, una vez ejecutado el valor entregado por este concepto. EL CONTRATISTA y/o LA FIDUCIARIA deberá remitir copia del correspondiente recibo de consignación.
5.2.2 PAGOS POR AVANCE DE OBRA
Los requisitos para la radicación de facturas para pagos generados por avances de obra son:
1. Certificación de cumplimiento para el pago formato FAP022 debidamente diligenciado y con las autorizaciones tanto del supervisor como del Municipio.
2. Factura y/o Cuenta de cobro formato FAP030 o Documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente. (deberá pertenecer al mes en curso)
El diligenciamiento del formato Modelo cuenta de cobro FAP030, es opcional para las personas naturales del régimen simplificado, personas jurídicas no obligadas a facturar o para el cobro de un anticipo. En todo caso para efectos de cobro deberá presentar el documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente.
3. Acta de recibo a satisfacción de las actividades debidamente autorizado por parte del supervisor, la interventoria y por el Municipio.
4. Informe de avance de obra revisado y autorizado por el supervisor
5. Certificación de pago de aportes parafiscales (si aplica) o recibo de pago de pensión y salud con base en la reglamentación vigente
6. Formato de información general y tributaria de terceros FAP025 que previamente debe diligenciar el beneficiario para el primer pago, los demás pagos no requieren de este formato excepto cuando se presenten novedades en la información consignada previamente.
7. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT, expedido por la DIAN. de igual forma en el caso de consorcio o unión temporal se debe diligenciar este formato por cada integrante y también uno por el consorcio o unión temporal (solamente para el primer pago)
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8. Certificación bancaria de la apertura de la cuenta para la realización del giro en la proporción correspondiente a FONADE NOTA: El tiempo estimado para el trámite de un desembolso que cumple con todos los requisitos antes mencionados, es de cinco (5) días hábiles a partir de su radicación en el centro de información de recursos de FONADE (CRIF) (únicamente para el primer pago del avance de obra)
5.2.2 PAGO FINAL
9. Certificación de cumplimiento para el pago formato FAP022 debidamente diligenciado y con las autorizaciones tanto del supervisor como del Municipio.
10. Factura y/o Cuenta de cobro formato FAP030 o Documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente. (deberá pertenecer al mes en curso)
El diligenciamiento del formato Modelo cuenta de cobro FAP030, es opcional para las personas naturales del régimen simplificado, personas jurídicas no obligadas a facturar o para el cobro de un anticipo. En todo caso para efectos de cobro deberá presentar el documento equivalente que cumpla con los requisitos estipulados en la normatividad legal vigente.
11. Recibo a satisfacción debidamente autorizado tanto por parte del supervisor como del Municipio.
12. Certificación de pago de aportes parafiscales (si aplica) o recibo de pago de pensión y salud con base en la reglamentación vigente. Cabe resaltar que para este pago será revisado el aporte total efectuado por el contratista y de esta forma se valida el cumplimiento y paz y salvo con los aportes parafiscales a que hubiese lugar en el marco del contrato suscrito.
13. Acta de liquidación de los contratos derivados
A continuación se describe el procedimiento aplicable a los desembolsos a efectuar por parte de FONADE, ya sea para pago de anticipo, avance de obra o pago final).
DIAGRAMA RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
INICIO
Contratista /Beneficiario del
Desembolso
El contratista diligencia el formato Certificación de cumplimiento para el pago
FAP022 FAP030
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FAP022, anexa factura ó Documento equivalente, informe de avance de obra, recibo a satisfacción debidamente autorizado tanto por el supervisor como por el Municipio y demás soportes establecidos por FONADE y radica el paquete en el CRIF – FONADE
Al mismo tiempo radica los documentos requeridos por el Municipio para la cancelación de la proporción correspondiente al mismo.
Centro de Información de
Recursos de FONADE CRIF
Verifica la existencia de la firma del beneficiario en el formato FAP022 y en la factura y/o documento equivalente, además que las fechas de dichos documentos correspondan al mes en vigencia
NO CRIF
Si se presentan inconsistencias en la información recibida
CRIF
Devuelve documentación al beneficiario para las correcciones pertinentes. En caso de que la documentación sea recibida por courrier, esta se radica y se entrega al área de Fondo de ejecución de proyectos de FONADE para que este gestione las inconsistencias con el beneficiario
Contratista /Beneficiario del
Desembolso
Corrige las inconsistencias y radica en el CRIF - FONADE
NO CRIF
Coloca sticker de radicación a la certificación de cumplimiento FAP022 y entrega copia del
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mismo sticker en señal de recibido al beneficiario. Registra información básica en el sistema.
CRIF
Entrega en el área Fondo ejecución de proyectos para el respectivo trámite interno del proceso de pagos al interior de la Entidad
Fondo de Ejecución de
Proyectos
Recibe desembolso con el fin de realizar la revisión y aprobación presupuestal que incluye la validación de disponibilidad de recursos en caja, CDP y RP.
Fondo de Ejecución de
Proyectos
Si se presentan inconsistencias
Fondo de Ejecución de
Proyectos
El fondo de ejecución de proyectos devuelve el desembolso a la Subgerencia técnica o al gestor o gerente del convenio con la lista de causales para su correspondiente corrección con el beneficiario
Subgerencia
Técnica / Gerente o gestor de convenio
Entrega desembolso con correcciones y autorización para continuación de trámite interno nuevamente al Fondo de ejecución de proyectos
Fondo de Ejecución de
Proyectos
Remite paquete de desembolso al área de Contabilidad y presupuesto
Área de Contabilidad y Presupuesto
Recibe desembolso, valida la información y realiza registro contable junto con el ingreso de la información en el sistema de causación. ( este paso incluye revisión de normatividad en materia tributaria y contable aplicable a la documentación del desembolso) Si el desembolso no presenta
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ninguna inconsistencia es devuelto al Fondo de ejecución de proyectos para continuar tramite
NO Área de Contabilidad y Presupuesto
Si se presentan inconsistencias
Área de Contabilidad y Presupuesto
Entrega al gestor del convenio para la devolución de la factura. en caso de generarse el cambio en dos días hábiles se realiza la modificación y el desembolso continua su trámite normal, en caso contrario se devuelve la factura al beneficiario para que esta sea radicada nuevamente e inicia nuevamente todo el proceso
Fondo de Ejecución de
Proyectos
Recibe el desembolso causado del área de contabilidad y presupuesto y lo remite a Pagaduría
Pagaduría
Verifica información bancaria del desembolso, realiza el pago y genera el comprobante de egreso en el sistema de causación y pagos. Si se presenta alguna inconsistencia en este paso, se encarga de la solución de la misma con el fondo de ejecución de proyectos, con el área de Contabilidad o Presupuesto o con el Gestor del convenio.
5.2.3 MANEJO CONTABLE Y FISCAL DE LOS PAGOS
En materia de las normas aplicables a la condición jurídica de FONADE y el tratamiento contable y fiscal derivadas de la misma, la entidad territorial
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FIN
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deberá tener en cuenta para la realización de los desembolsos, las siguientes consideraciones:
FONADE como entidad estatal está sujeta a las normas de la contratación pública, por ser entidad financiera está regulada por las directrices de la Superintendencia Financiera en materia de operaciones financieras.
En materia del tratamiento contable y fiscal en concordancia con el Plan Único de Cuentas para el Sector Financiero, Resolución No. 3600 de 1988, y las circulares externas No. 100 de 1995, 030 de 1998 y 029 de 1999. Las cuentas del grupo 25 “Cuentas por pagar”, merecen un tratamiento contable y fiscal, de acuerdo con lo dispuesto por las normas contables y fiscales vigentes que surjan conforme a la ley con el objeto de diferenciar el tipo de gasto que se esté afectando.
La cuenta 2545 del PUC financiero registra las obligaciones contraídas en moneda nacional por el ente económico con proveedores, para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, equipos, suministro de servicios y contratación de obras, entre otros.
Desde el punto de vista tributario, la factura o documento equivalente debe cumplir con lo estipulado en el artículo 617 y 771 del Estatuto tributario y el decreto 552 del 7 de Marzo de 2003 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El proceso de registrar y dar un tratamiento contable y fiscal a la cuenta, requiere que la calidad de la información de entrada sea suficiente, y garantizar su tratamiento de acuerdo a las normas contables y fiscales vigentes. Es responsabilidad del Municipio y del grupo de trabajo del convenio 211041 - DPS dentro de FONADE, remitir con oportunidad la información con las características propias del servicio prestado. Las aprobaciones anteriores deben ser validadas en la orden de desembolso y los documentos soporte, los cuales son responsabilidad del municipio o área de trabajo que las remite.
El valor total de la factura o documento equivalente debe incluir todos los valores y descripciones necesarias así como la liquidación correcta de los gravámenes correspondiente según la legislación vigente, para lo cual las áreas y contratistas velarán por el cumplimiento a cabalidad de la norma.
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Para la realización de los pagos al contratista, el mismo deberá realizar el trámite de radicación ante FONADE y ante el Municipio para cancelar proporcionalmente de acuerdo a los avances de obra y a los procedimientos establecidos por ambas entidades para tal fin.
La aprobación del pago de los desembolsos la realiza el ordenador del gasto (Alcalde), interventor y supervisor designado para cada contrato o quien haga sus veces, una vez verificado el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y la autorización será dada por el gerente del convenio en FONADE.
5.3 PROCEDIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO - CONTRATO
FONADE durante la ejecución del proyecto ejerce las tareas de interventoría de los proyectos incluyendo la ordenación de pago y el recibo de las obras por parte del Ente Territorial. Para la ejecución del proyecto se tiene como guía el Manual de interventoría de la entidad, el cual se adjunta a la presente guía, dicho manual tiene como fin establecer los lineamientos, reglas y responsabilidades que deberá cumplir la Interventoría en su función de planeación, revisión y verificación a la ejecución de las obligaciones contractuales de los Contratistas de la entidad territorial. Y deberá ser de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad territorial y de los contratistas seleccionados por esta, para el cumplimiento del objeto de los convenios celebrados.
De otra parte se hace necesario que la entidad territorial una vez iniciada la ejecución del proyecto, reporte a FONADE las novedades que se presenten durante la ejecución de los proyectos (suspensiones, incumplimientos, adiciones, prórrogas, cesiones, modificación de alcances, contratos no suscritos o no legalizados, etc.) con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posterior al suceso. En todos los casos las novedades deben surtir su trámite de legalización respectivo y deben ser reportadas a la aseguradora cuando así se requiera, adicionalmente todas las modificaciones deberán contar con el aval justificado por parte de la interventoría, es decir FONADE.
Cabe resaltar que en el caso que la novedad sea de adición o modificación de alcance, no se podrá llevar a cabo sin la revisión y autorización tanto por parte de FONADE como por parte del Municipio.
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5.3.1 VALLA MODELO
De acuerdo con lo establecido en el contrato de obra derivado del convenio de apoyo financiero suscrito entre la Entidad Territorial y FONADE el contratista deberá suministrar e instalar una valla referente al proyecto con el respectivo reconocimiento al DPS y a FONADE en la misma, la cual deberá cumplir con las siguientes condiciones:
Tamaño. Se han escogido tres tamaños de vallas (2 x 1, 4 x2 y 5x2) de los cuales deberá seleccionarse el indicado para cada caso, de acuerdo con el siguiente criterio:
Valor del proyecto Tamaño de valla
Hasta 500 millones 2 x 1
Entre 500 y 2000 millones 4 x 2
Mayores de 2000 millones 5 x 2
Ubicación: si el proyecto contempla diversas obras, se deberá colocar por lo menos una valla en el sitio de cada una de ellas. Si las obras se encuentran ubicadas en un mismo lugar, se debe instalar una sola valla general, dentro del área de influencia de las obras con visibilidad adecuada.
Contenido: Existe un modelo de diseño de valla, la que deberá mantener igual proporción en dimensiones, logotipos, tipo de letra, colores y distribución, respecto al área del logo del Departamento de la Prosperidad Social y de FONADE. Como se aprecia el diseño consta de tres partes principales. La parte izquierda superior debe utilizarse para colocar el logotipo del DPS, la parte derecha superior debe utilizase para colocar el logotipo del Gobierno actual , la parte central superior para los datos relevantes del proyecto a ejecutar, como financiación de la Nación para el proyecto, nombre del
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proyecto, gerente del proyecto, contratista, interventor y población beneficiada. La parte inferior se destinará exclusivamente al logotipo de FONADE.
5.3.2 CUMPLIMIENTO CALIDAD
Los proyectos serán ejecutados de acuerdo con los lineamientos de gestión integral dados por FONADE y el DPS de tal manera que cada uno de ellos cuente con una herramienta que le permita al ejecutor de la obra, implementar el plan de gestión integral en obra, ajustado a la especificidad del proyecto, a las condiciones locales y a la normatividad vigente; controlando durante su ejecución las especificaciones técnicas, los peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional y los aspectos e impactos ambientales, facilitando al equipo de Infraestructura y Hábitat y a FONADE entregar a la comunidad proyectos con calidad y ambientalmente amigables.
De otra parte el Municipio deber propender por la dotación y mantenimiento de las obras, para mantenerlas en el estado y calidad que sean entregadas por FONADE.
5.4 . PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE LOS CONVENIOS / CONTRATOS DERIVADOS
Este procedimiento aplica para los convenios y contratos derivados suscritos por FONADE. Inicia con la verificación del cumplimiento de todas las obliga-ciones establecidas en el convenio o contrato y/o pliego de condiciones o solicitud de propuesta y concluye con el acta o documento equivalente de liquidación, el cumplimiento de las obligaciones pos contractuales estableci-das y la transferencia al archivo de los soportes.
5.4.1 CONDICIONES GENERALES La liquidación unilateral aplica para aquellos casos en que el contratista no se presenta a la liquidación bilateral previa notificación o convocatoria que se le haga, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido. Para los contratos
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suscritos en el marco legal del derecho privado no aplica la liquidación unila-teral.
5.4.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA LIQUIDACIÓN DEL
Convenio interadministrativo derivado
Acta de entrega por parte de FONADE y recibo a satisfacción por parte del cliente.
Balance económico del convenio
Acta de liquidación de los contratos derivados del convenio
Informe de término de convenio. Terminada la ejecución del convenio y por ende de sus respectivos proyectos, se debe generar un docu-mento (Informe de término) en el cual se refleje el resultado especifico de su ejecución. El informe de término del convenio debe ser de carácter integral, es decir, el documento debe permitirle a quien lo re-vise, contar con una visión general de la forma como se ejecutó el convenio y los resultados obtenidos.
5.4.3 LIQUIDACION DE CONVENIO Y CONTRATACION DERIVA-DA
Una vez la Entidad territorial liquide la totalidad de contratos derivados del Convenio Interadministrativo De Apoyo Financiero - CIDAF, se iniciará el proceso de liquidación del convenio interadministrativo derivado, para tal efecto se levantará y suscribirá un documento con base en el proyecto de acta de liquidación preparada por FONADE en el cual se deberán declarar las sumas recibidas y se liquidarán los valores correspondientes a su ejecución, la cual debe tener como soporte el informe de término y la certificación de cumplimiento del objeto suscrita por el supervisor, con base en la ficha de estructuración y reformulación de proyectos, cuando a ello hubiere lugar.
Para la liquidación del convenio FONADE presentará un informe de término, el cual se elabora con base en los alcances y lineamientos diseñados por FONADE para tal fin dentro de su sistema de gestión de calidad.
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Para la liquidación del contrato de obra la interventoría debe elaborar el proyecto de liquidación del contrato objeto de la Interventoría en un tiempo máximo de 45 días calendario contado a partir de la fecha de terminación y remitirla a FONADE para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes.