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Guía del usuario de Workflow Manager

Versión 5.2.5 SP1Marzo de 2004

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Contenidos

Capítulo 1 Introducción al flujo de trabajo ................................................................ 7

Introducción a los flujos de trabajo................................................................ 7

Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados ............................................ 9

Planificar las actividades del flujo de trabajo ................................................ 11Elegir actividades ................................................................................... 11Elegir ejecutantes.................................................................................... 12

Cuándo se determina el ejecutante....................................................... 14Usar alias ........................................................................................... 14

Permitir la delegación y la extensión ........................................................ 15Definir valores de prioridad .................................................................... 16Definir paquetes ..................................................................................... 16Definir condiciones de desencadenamiento .............................................. 17Configurar notificaciones ........................................................................ 18Definir transiciones de actividad ............................................................. 19

Determinar las condiciones de transición ............................................. 20

Capítulo 2 La ventana Workflow Manager ............................................................... 21

Barra de herramientas de Workflow Manager............................................... 22

Paleta de actividades .................................................................................. 23

Paleta de flujo de trabajo ............................................................................. 24

Panel del editor de plantillas de flujo de trabajo............................................ 26Alinear actividades................................................................................. 27Ajustar a la cuadrícula ............................................................................ 28Acercar o alejar....................................................................................... 28

Navegador ................................................................................................. 29

Capítulo 3 Trabajar con plantillas de flujo de trabajo ............................................... 31

Abrir plantillas existentes............................................................................ 31

Crear plantillas........................................................................................... 32

Definir propiedades de plantilla .................................................................. 34

Guardar plantillas....................................................................................... 35

Validar plantillas ........................................................................................ 37

Instalar plantillas........................................................................................ 37

Modificar plantillas .................................................................................... 38

Imprimir plantillas de flujo de trabajo .......................................................... 39Definir las opciones de configuración de página ....................................... 40

Capítulo 4 Trabajar con actividades ......................................................................... 43

Seleccionar ejecutantes................................................................................ 44Elegir ejecutantes manuales..................................................................... 45

Asignar ejecutantes ahora ................................................................... 47

Guía del usuario de Workflow Manager 3

Contenidos

Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de laactividad" determinen los ejecutantes de la actividad ............................ 47Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignaráncuando el flujo de trabajo esté en curso) ............................................... 49

Elegir ejecutantes automáticos ................................................................. 51

Establecer definiciones de actividad............................................................. 52

Definir desencadenadores de actividades ..................................................... 52

Definir notificaciones .................................................................................. 53

Definir las reglas de transición de actividad.................................................. 54Crear condiciones de transición ............................................................... 56

Cambiar la configuración de vista................................................................ 58

Capítulo 5 Trabajar con flujos y paquetes ................................................................ 61

Crear flujos ................................................................................................ 61

Definir requisitos de paquetes ..................................................................... 62

Cambiar la configuración de vista de flujos .................................................. 63

Capítulo 6 Administrar los flujos de trabajo en ejecución ......................................... 65

Detener flujos de trabajo ............................................................................. 65

Anular flujos de trabajo............................................................................... 66

Reanudar flujos de trabajo........................................................................... 66

4 Guía del usuario de Workflow Manager

Contenidos

Lista de figuras

Figura 1–1. Los flujos de trabajo formalizan procesos empresariales ..................................... 8

Figura 1–2. Componentes de un flujo de trabajo.................................................................. 9

Figura 2–1. Workflow Manager......................................................................................... 22

Figura 6–1. Plantilla que muestra el estado de la actividad.................................................. 65


Contenidos

Lista de tablas

Tabla 1–1. Categorías de selección del ejecutante de la actividad........................................ 12


Capítulo 1

Introducción al flujo de trabajo

Workflow Manager se usa para crear flujos de trabajo. Un flujo de trabajo formaliza un procesoempresarial, lo que permite al usuario ejecutar reiteradamente dicho proceso.

En este capítulo se describen los conceptos básicos relativos al flujo de trabajo de Documentum. Seincluyen los siguientes temas:

• Introducción a los flujos de trabajo, página 7

• Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados, página 9

• Planificar las actividades del flujo de trabajo, página 11

Si necesita más información sobre los flujos de trabajo, incluidos los detalles técnicos de laadministración de flujos de trabajo a través de la interfaz de programación de aplicaciones deDocumentum, consulte el manual Documentum Content Server Fundamentals.

Introducción a los flujos de trabajoUn flujo de trabajo formaliza un proceso empresarial, como un proceso de reclamación alseguro o un proceso de desarrollo de ingeniería. Una vez que el proceso empresarialse ha formalizado en una definición de flujo de trabajo, denominada plantilla de flujo detrabajo, el usuario usa dicha plantilla para ejecutar reiteradamente el proceso empresarial.Debido a que las plantillas de flujo de trabajo son independientes a la creación deinstancias en tiempo de ejecución, es posible ejecutar al mismo tiempo varios flujosde trabajo basados en la misma plantilla.

Una plantilla de flujo de trabajo consta de varias actividades enlazadas entre sí a través deflujos. Estas actividades representan las tareas que el usuario debe realizar para procesarlos documentos que se distribuyen a través del flujo de trabajo, como la revisión, elregistro en el depósito o la aprobación de un documento. Los flujos son los enlacesexistentes entre las actividades, que especifican la secuencia de actividades y los paquetesque éstas se intercambian entre sí. Los paquetes contienen un objeto, generalmente undocumento, que se pasa entre las actividades para que el trabajo se pueda realizar enél. Consulte Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados, página 9 si necesita másinformación sobre los componentes del flujo de trabajo.



Figura 1–1. Los flujos de trabajo formalizan procesos empresariales

Los flujos de trabajo pueden describir procesos empresariales simples o complejos.Se pueden crear flujos de trabajo que contengan segmentos en serie, en los que lasactividades se siguen unas a otras en una secuencia específica, y segmentos paralelos, enlos que dos o más actividades tienen lugar al mismo tiempo. Asimismo, se puede crearun flujo de trabajo cíclico, en el que la finalización de una actividad reinicia una actividadcompletada anteriormente. La ruta que un documento sigue a través del flujo detrabajo varía en función de las incidencias. Por ejemplo, una orden de compra se puededistribuir a diferentes actividades dependiendo de si el director la aprueba o lo rechaza.

Puede crear una plantilla de flujo de trabajo y usarla en un gran número de contextos.Para ello, se incluyen actividades cuyos ejecutantes se identifican por medio dealias en lugar de por nombres de usuario. Cuando se usan alias, el usuario real seselecciona en tiempo de ejecución. Por ejemplo, un proceso empresarial típico con losdocumentos nuevos consta de cuatro fases: creación, revisión, corrección y publicacióndel documento. El autor y el revisor cambiarán de documento a documento. En lugarde crear un flujo de trabajo diferente para cada documento con los nombres del autory el revisor codificados, se crea una plantilla de flujo de trabajo con definiciones deactividad que usan alias para los nombres del autor y del revisor. En función del diseñodel flujo de trabajo, las personas a las que representan los alias podrán ser seleccionadaspor la persona que inicia el flujo, por la persona que realiza la actividad anterior o deforma automática por el servidor al iniciar la actividad contenedora. Si necesita másinformación sobre el uso de alias en los flujos de trabajo, consulte Usar alias, página 14.

Las definiciones de procesos del flujo de trabajo se almacenan en una plantilla de flujode trabajo, que Documentum Content Server implementa como objetos dm_process.Por su parte, las definiciones de las actividades individuales de un flujo de trabajo sealmacenan en objetos dm_activity. El almacenamiento de las definiciones de actividad yde las plantillas de flujo de trabajo en objetos independientes permite usar las primerasen varias plantillas de flujo de trabajo. Al diseñar un flujo de trabajo, además de crearlas nuevas definiciones de actividad necesarias, puede incluir definiciones de actividadexistentes.

Cuando inicia un flujo de trabajo, el servidor usa la plantilla de flujo de trabajo (el objetodm_process) para crear una instancia en tiempo de ejecución del mismo (un objeto



dm_workflow). En cambio, cuando se inicia una actividad, el servidor crea uno o varioselementos de trabajo, que son tareas que el servidor agrega a la bandeja de entrada de losejecutantes designados de la actividad.

Figura 1–2, página 9En se describe el funcionamiento conjunto de los componentes deuna plantilla de flujo de trabajo y una instancia en tiempo de ejecución. Si necesita másinformación sobre la implementación de flujos de trabajo a nivel de objetos, consulte elmanual Documentum Content Server Fundamentals.

Figura 1–2. Componentes de un flujo de trabajo

Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociadosLas definiciones de flujo de trabajo de Documentum constan de una plantilla de flujo detrabajo, un conjunto de definiciones de actividad y un conjunto de flujos que conectanlas actividades entre sí.

La plantilla de flujo de trabajo define la estructura de un proceso empresarial. Estácompuesta de definiciones de actividad y de un conjunto de atributos que definen losflujos que conectan las actividades.

ActividadesLas actividades representan las tareas que forman el proceso empresarial. Los flujos detrabajo contienen tres tipos de actividades:



• Las actividades de inicio son las primeras actividades del flujo de trabajo. Una plantillade flujo de trabajo solo puede tener una actividad de inicio.

• La actividad de finalización es la última actividad del flujo de trabajo. Una plantilla deflujo de trabajo solo puede tener una actividad de finalización.

• Las actividades intermedias son las actividades existentes entre las actividades deinicio y de finalización. Una plantilla de flujo de trabajo puede tener un númeroilimitado de actividades intermedias.

Las actividades pueden ser manuales o automáticas. Las primeras las ejecutan una ovarias personas. Las automáticas, en cambio, las ejecutan una secuencia de comandos oun programa.

Los atributos de una definición de actividad describen las características de dichaactividad, incluidos:

• El nombre exclusivo de la actividad

• La forma de ejecución de la actividad

• El ejecutante del trabajo

• El elemento que inicia la actividad

• El comportamiento de transición una vez que se ha completado la actividad

Cuando el servidor inicia una actividad, éste crea elementos de trabajo que agregaposteriormente a las bandejas de entrada de los ejecutantes de la actividad. Estoselementos de trabajo contienen los paquetes en los que el usuario debe trabajar, así comoinstrucciones relativas a la tarea requerida. (Dicho de una forma más técnica, el servidoragrega un elemento de cola a la bandeja de entrada enlazado al elemento de trabajo. Sinecesita más información, consulte el manual Documentum Content Server Fundamentals.)

PaquetesLos paquetes son los objetos, normalmente documentos, en los que las actividadesrealizan su trabajo. La definición de los paquetes tiene lugar durante la configuración delos flujos entrantes y salientes de la actividad.

FlujosLos flujos conectan las actividades entre sí y permiten mover paquetes, sus propiedadesy las dependencias entre las actividades conectadas. Un único flujo puede tratar variospaquetes.

Existen dos tipos de flujos: flujos de avance y flujos de rechazo. Los flujos de avance pasanlos paquetes de una actividad a la siguiente en el flujo de trabajo normal (por ejemplo,desplazando el paquete de la actividad de modificación a la actividad de aprobación).Los flujos de rechazo, por su parte, determinan lo que ocurre cuando el ejecutante de unaactividad rechaza el paquete que se distribuye. Estos flujos dirigen los paquetes en unbucle hacia atrás (por ejemplo, desplazando un paquete de la actividad de aprobación ala de modificación).

Todas las actividades intermedias deben presentar, al menos, un flujo entrante y otrosaliente. Una actividad de inicio tiene, al menos, un flujo saliente, pero ninguno entrante.Una actividad de finalización debe tener, al menos, un flujo entrante, pero ningunosaliente.

Cada uno de los flujos de una plantilla de flujo de trabajo tiene un nombre exclusivo. Ladefinición de un flujo también incluye un conjunto de atributos que definen los paquetesque cada una de las actividades puede tratar.



Planificar las actividades del flujo de trabajoLa creación de una plantilla de flujo de trabajo implica tomar una serie de decisionesrelativas al diseño. Es necesario decidir las actividades que se van a incluir, así como laestructura del flujo de trabajo.

En primer lugar, es necesario revisar el proceso empresarial que desea automatizare identificar la secuencia de actividades requeridas para completarlo. En Elegiractividades, página 11 encontrará una serie de directrices que le ayudarán a tomardecisiones relativas a las actividades.

Deberá tomar las siguientes decisiones con cada una de las actividades del flujo detrabajo:

• ¿Se trata de una actividad manual o de una actividad automática?

• ¿Quién es el ejecutante?

En Elegir ejecutantes, página 12 se describe esta opción.

• En el caso de las actividades manuales, ¿puede el usuario delegar o ampliar laactividad?

En Permitir la delegación y la extensión, página 15 se describen estas opciones.

• En el caso de las actividades automáticas, ¿cuál es su prioridad?

En Definir valores de prioridad, página 16 se describen los valores de prioridadpara las actividades automáticas.

• ¿Qué paquetes acepta la actividad y qué paquetes envía a la siguiente actividad oactividades?

En Definir paquetes, página 16 encontrará una serie de directrices que le ayudarána tomar esta decisión.

• ¿Cuándo se inicia la actividad?

En Definir condiciones de desencadenamiento, página 17 encontrará informaciónsobre esta decisión.

• ¿Usará esta actividad temporizadores de advertencia?

En Configurar notificaciones, página 18 se describen los temporizadores deadvertencia.

• ¿Qué ocurre a continuación en el flujo de trabajo?

En Definir transiciones de actividad, página 19 se describen las opciones de transición.

Elegir actividades

Cada plantilla de flujo de trabajo debe tener una o varias actividades de inicio y una solade finalización. La plantilla puede tener un número ilimitado de actividades intermedias.El número de actividades intermedias incluidas dependerá únicamente de la estructuradel flujo de trabajo, que, a su vez, depende del objetivo empresarial que se persiga.

Cada una de las actividades del flujo de trabajo debe presentar un nombre exclusivo enla plantilla de flujo de trabajo. El nombre se asigna al agregar la actividad a la plantilla



de flujo de trabajo. Elija nombres descriptivos que definan el trabajo realizado por laactividad.

Puede incluir actividades que haya creado o actividades para las que disponga al menosde permiso para Relacionar.

Las definiciones de actividad se pueden usar varias veces en un flujo de trabajo.Supongamos, por ejemplo, que desea que todos los documentos se sometan a dos rondasde revisión. Podría diseñar el flujo de trabajo con las siguientes actividades: Escribir,Revisar 1, Corregir, Revisar 2 y Publicar. Las actividades Revisar 1 y Revisar 2 puedenusar la misma definición de actividad.

Sin embargo, si usa una actividad varias veces en un flujo de trabajo, debe estructurarlode modo que solo una instancia de la actividad esté activa a la vez. Un flujo de trabajo nopuede iniciar una actividad si la actividad anterior, basada en la misma definición, aúnestá en ejecución.

Elegir ejecutantes

Una definición de actividad incluye la información que Workflow Manager necesita paradeterminar quién será el ejecutante de la actividad. Workflow Manager ofrece un altonivel de flexibilidad en cuanto a quién puede ser el ejecutante de una actividad. En elcaso de las actividades automáticas, sin embargo, se debe identificar al usuario cuyospermisos se usarán durante la ejecución de la secuencia de comandos o del programa.

Al iniciarse una actividad manual, el servidor agrega un elemento de cola a la bandeja deentrada del usuario o usuarios designados como ejecutantes de la actividad.

Tabla 1–1, página 12 enumera las categorías entre las que se puede elegir al ejecutante.Cada categoría está representada por un valor entero. Solo las cuatro primeras opcionesestán disponibles en las actividades automáticas.

Tabla 1–1. Categorías de selección del ejecutante de la actividad

Categoría de usuario Selección de los ejecutantes

0 Iniciador del flujo detrabajo/Supervisor de flujosde trabajo

El servidor selecciona al usuario designado comosupervisor del flujo de trabajo cuando se inicia laactividad. De forma predeterminada, el usuarioque inicia el flujo de trabajo es el supervisor.

1 Propietario de Docbase El servidor selecciona al usuario identificado comoel propietario de la Docbase activa.

2 Ejecutante de la actividadanterior

El servidor selecciona al ejecutante de laúltima actividad finalizada que cumplió lacondición de desencadenamiento de la actividadactual. (Consulte Definir condiciones dedesencadenamiento, página 17 si necesitamás información sobre las condiciones dedesencadenamiento.)



Categoría de usuario Selección de los ejecutantes

3 Usuario específico Selecciona un nombre de usuario real al crear laplantilla.

4 Todos los usuarios del grupo Selecciona un nombre de grupo al crear laplantilla. El servidor asigna en tiempo de ejecuciónun elemento independiente a cada uno de losmiembros del grupo.

5 Un solo usuario del grupo(Primero en adquirir el elementode trabajo)

Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla.El servidor asigna en tiempo de ejecución unelemento de trabajo nuevo a cada uno de losmiembros del grupo. Cuando uno de los miembrosdel grupo obtiene el elemento de trabajo, loselementos de trabajo se quitan de todas lasbandejas de entrada de los miembros del grupo.

6 Un solo usuario del grupo(Cantidad menor de elementosde trabajo sin terminar)

Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla.El servidor determina en tiempo de ejecución quéusuario del grupo seleccionado presenta la menorcarga de trabajo y le asigna un nuevo elementode trabajo. La carga de trabajo se mide como elnúmero de elementos de trabajo inactivos y activos.

8 Algunos usuarios de un grupo Selecciona una lista de varios usuarios o alias comoejecutantes de la actividad. El servidor asigna unelemento de trabajo a cada uno de los usuariosseleccionados como ejecutantes.

9 Varios ejecutantes en secuencia Selecciona una lista de varios usuarios o alias comoejecutantes de la actividad. El servidor asigna elelemento de trabajo al primer usuario de la listade usuarios seleccionados. Cuando el usuariocompleta el elemento de trabajo, el servidor creaotro elemento para el siguiente usuario de la lista.Este proceso continúa hasta que todos los usuariosseleccionados han completado sus elementos detrabajo.

Los participantes en un flujo de trabajo tienen la opción de aparecer como no disponiblespara realizar tareas de flujo de trabajo. Si cuando se ejecuta el flujo de trabajo no estádisponible el usuario seleccionado como ejecutante, el motor del flujo de trabajo intentaasignar el elemento de trabajo al usuario delegado del primero. Consulte Permitir ladelegación y la extensión, página 15 si necesita más información sobre los usuariosdelegados.

Si necesita más información sobre la selección de los ejecutantes de una actividad enWorkflow Manager, consulte Seleccionar ejecutantes, página 44. Si necesita informacióndetallada sobre la creación de actividades cuyos ejecutantes se seleccionan en tiempo deejecución, consulte Cuándo se determina el ejecutante, página 14 y Usar alias, página 14.



Cuándo se determina el ejecutante

Al crear una actividad, es necesario definir el tipo de ejecutante, la categoría de usuario.Puede definir el ejecutante real en ese momento o configurar la actividad para que loseleccione en tiempo de ejecución:

• El iniciador del flujo de trabajo, cuando éste se inicie

• El servidor, cuando se inicie la actividad

• El ejecutante de una actividad anterior, una vez completada la actividad

Definir el ejecutante real en una definición de actividad es una alternativa menos flexible.En cambio, permitir que el ejecutante de una actividad anterior elija al ejecutante de unaactividad es la estructura más flexible, ya que permite que las decisiones relativas a losejecutantes se basen en las circunstancias y reglas empresariales actuales.

Si selecciona la categoría 0 (Supervisor de flujos de trabajo), 1 (Propietario de Docbase) o2 (Ejecutante de la actividad anterior) como la categoría de usuario, será la categoría laque defina al usuario real. Por ejemplo, un flujo de trabajo en ejecución solo tiene unsupervisor de flujos de trabajo y la Docbase en la que se ejecuta solo tiene un propietariode Docbase. No es necesario definir la persona real al crear la actividad. El servidor ladeterminará cuando se inicie dicha actividad.

Si selecciona la categoría 3 (Usuario específico), puede proporcionar un nombre deusuario al crear la actividad para identificar a la persona real. Para que la persona realse seleccione cuando se ejecute el flujo de trabajo, use un alias en lugar de un nombrede usuario específico. Consulte Usar alias, página 14 si necesita más información sobrelos alias. El encargado de resolver automáticamente el alias será el servidor, usando unconjunto de alias, o el ejecutante de una actividad anterior. Las mismas opciones seaplican a las categorías 4, 5 y 6, salvo que proporciona un nombre de grupo en lugar de unusuario individual. Proporcione un nombre de grupo si, al crear la actividad, seleccionael grupo real; use un alias si desea que el grupo real se seleccione en tiempo de ejecución.

En el caso de las categorías 8 y 9, proporciona los nombres o alias de una lista de variosusuarios. Al igual que con otras categorías, puede seleccionar los ejecutantes reales alcrear la actividad, hacer que sea el ejecutante de una actividad anterior el que elija alejecutante o usar alias para que el ejecutante se seleccione en tiempo de ejecución.

Usar alias

Un alias es el nombre descriptivo de una categoría de usuario o grupo que se usa en lugardel nombre de usuario o de grupo real. El servidor sustituye en tiempo de ejecución elalias por el nombre del usuario o grupo real que se ajusta a la categoría en ese momentoy lugar. El uso de alias en las definiciones de actividad crea una plantilla de flujo detrabajo flexible que se puede usar en distintos contextos.

Supongamos, por ejemplo, que desea crear un flujo de trabajo para las solicitudes devacaciones. Cada departamento de la compañía tiene un director diferente que debeaprobar las vacaciones. En lugar de crear una plantilla de flujo de trabajo diferente paracada departamento, desea crear una plantilla común para todos. Después de todo, elproceso empresarial es el mismo en todos los departamentos. En lugar de usar nombresde ejecutantes específicos para las actividades, usa un alias, por ejemplo, Director.



Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, el servidor responde a la pregunta "¿Quién es eldirector del iniciador del flujo de trabajo?" y envía un elemento de trabajo a ese usuario.

El servidor resuelve los alias en tiempo de ejecución buscando en uno o varios conjuntosde alias hasta localizar el alias y su valor real asociado. Un conjunto de alias es un objetoque define una lista de alias y sus valores reales correspondientes. Los conjuntos de aliasse crean en Documentum Administrator. Consulte la guía Content Server Administrator’sGuide si necesita más información. Puede asociar conjuntos de alias a usuarios concretosy, en Workflow Manager, identificar un conjunto de alias predeterminado para el flujode trabajo.

Cuando incluye un alias como el ejecutante de una actividad, puede especificar que elservidor resuelva el alias en tiempo de ejecución haciendo referencia al conjunto de aliaspredeterminado del flujo de trabajo, al conjunto de alias asociado al usuario que inicia elflujo de trabajo, al conjunto de alias del ejecutante de una actividad anterior o a cualquierotro conjunto de alias que seleccione. Asimismo, puede especificar que el servidorrequiera al iniciador del flujo de trabajo que proporcione manualmente los valores delos alias cuando se inicie el flujo de trabajo. Para que se requiera que el iniciador delflujo de trabajo resuelva los alias, debe definir un conjunto de alias predeterminadopara la plantilla de flujo de trabajo que contiene los alias, pero no los nombres a los quese asignan. Consulte Elegir ejecutantes manuales, página 45 si necesita informacióndetallada.

Permitir la delegación y la extensión

Al crear una actividad manual, debe especificar si el ejecutante de la actividad puede ono delegar la actividad en otro ejecutante o ampliar la actividad definiendo un ejecutanteadicional.

Con la delegación, el ejecutante original no completa la actividad. Con la extensión, encambio, tanto el ejecutante original como el ejecutante adicional designado completan laactividad.

Cuando se permite la delegación, ésta puede ser automática o manual.

• La delegación automática tiene lugar cuando el servidor comprueba la disponibilidaddel ejecutante o los ejecutantes de una actividad y determina si no están disponibles.Cuando esto ocurre, el servidor delega automáticamente el trabajo en los usuariosque el ejecutante original designó en el cuadro de diálogo Disponibilidad paraflujo de trabajo. Si no hay ningún usuario identificado, o dicho usuario no estádisponible, el elemento de trabajo se vuelve a asignar al supervisor del flujode trabajo o se devuelve al ejecutante original, dependiendo de una opción deconfiguración establecida cuando se creó la actividad.

• La delegación manual tiene lugar cuando el ejecutante del elemento de trabajo, elsupervisor del flujo de trabajo o un superusuario decide delegar el elemento detrabajo.

Si se permite la extensión, cuando los ejecutantes originales completan los elementosde trabajo de una actividad, pueden identificar una segunda ronda de ejecutantes dedicha actividad. El servidor genera nuevos elementos de trabajo para la segunda rondade ejecutantes. Solo cuando la segunda ronda de ejecutantes haya realizado el trabajo,



podrá evaluar el servidor la condición de transición de la actividad y pasar a la siguiente.La segunda ronda de ejecutantes no puede ampliar más la actividad.

Consulte Seleccionar ejecutantes, página 44 si necesita más información sobre cómodefinir estas opciones.

Definir valores de prioridad

En las actividades automáticas, puede designar un valor de prioridad que determine elorden en el que el servidor ejecuta la actividad con respecto a otras acciones en su cola.Asimismo, también puede definir un valor de prioridad para las actividades manuales,que se refleja en la bandeja de entrada del ejecutante.

Al iniciar una actividad automática, ésta se coloca en la cola de ejecución de una funcióndel servidor que se ejecuta de forma periódica. Esta función ejecuta las actividades enorden de prioridad. De forma predeterminada, ejecuta todas las actividades automáticasen cola cada vez que se activa, aunque un administrador de sistema puede limitarel número de actividades tratadas cada vez que se ejecuta la función. Si el valor deconfiguración del servidor max_wf_jobs se define como un número bajo y hay un grannúmero de actividades en cola con prioridad alta, puede que una actividad de prioridadbaja tenga que esperar varias activaciones hasta que se ejecute.

Además de establecer la prioridad como Baja, Media o Alta, Workflow Manager lepermite establecer la prioridad Dinámica para una actividad. La prioridad Dinámica seda cuando, en lugar de establecer la prioridad de la actividad como parte de la plantillade flujo de trabajo, se establece la prioridad utilizando código personalizado mientras seejecuta el flujo de trabajo. Debe asignar esta prioridad sólo si el sistema incluye códigopersonalizado para establecerla en tiempo de ejecución.

Consulte Establecer definiciones de actividad, página 52 si necesita más informaciónsobre cómo definir la prioridad de una actividad.

Definir paquetes

Al definir un flujo que enlaza dos actividades entre sí, debe especificar qué objetos sepasan a través del flujo. Los objetos, normalmente documentos, que se pasan entreactividades se denominan paquetes. Cada flujo debe disponer, al menos, de un paqueteque transporta de una actividad a la siguiente. El flujo puede incluir varios paquetessi es necesario.

Para definir un paquete, identifique el documento o el objeto que se va a distribuir,incluida la versión de la Docbase. Asimismo, puede elegir la operación que el ejecutantede la actividad que recibe el paquete debe ejecutar.

Hay tres opciones básicas en cuanto a lo que una actividad realiza con el paquete querecibe:

• La actividad puede enviar el paquete sin modificarlo.

• La actividad puede enviar el paquete con una versión nueva del objeto que contiene.



• La actividad puede enviar un paquete nuevo a la siguiente actividad.

En muchos flujos de trabajo, el mismo paquete pasa a través de todas las actividades.Por ejemplo, un flujo de trabajo diseñado para la revisión y aprobación de órdenes decompra pasará el mismo documento de órdenes de compra como paquete a todas lasactividades necesarias. En este caso, cada una de las actividades pasa a la actividadsiguiente el mismo paquete recibido. En Workflow Manager, este escenario se consigueconfigurando los flujos entrantes y salientes de la actividad de modo que usen el mismonombre, tipo y versión de paquete.

En otros casos, sin embargo, el trabajo que realiza una actividad da lugar a una versiónnueva de un documento a partir del paquete entrante. Por ejemplo, un usuario podríarecibir un documento para que lo revise. El usuario retira el documento, le agregacomentarios o revisiones y lo registra. En este caso, se desea que la actividad envíeuna nueva versión del componente cuando envíe el paquete a la siguiente actividad.En Workflow Manager, este escenario se consigue configurando los flujos entrantes ysalientes para que usen el mismo nombre y tipo de paquete, aunque una versión distinta.Para especificar la versión, puede usar el número de versión propiamente dicho, como2.5, o una etiqueta de versión simbólica, como Borrador o ACTUAL.

El trabajo que se realiza en ciertas actividades requiere el envío por parte de éstas deun paquete completamente diferente al paquete recibido. Supongamos, por ejemplo,que una actividad acepta un aviso de acción de personal. El ejecutante (un empleadode recursos humanos) debe archivar el aviso y enviar un formulario diferente aldepartamento de contabilidad. En Workflow Manager, es posible obtener este escenariousando nombres de paquete diferentes para los flujos entrantes y salientes.

Si necesita más información sobre la configuración de flujos y paquetes en WorkflowManager, consulte Definir requisitos de paquetes, página 62.

Definir condiciones de desencadenamiento

Un desencadenador es una señal que indica que la actividad puede empezar. Lascondiciones de desencadenamiento definen los criterios de inicio de una actividaddeterminada. En tiempo de ejecución, el servidor no inicia una actividad hasta que secumpla la condición de desencadenamiento de la misma. Esta condición puede incluirde forma opcional un evento de desencadenamiento que debe tener lugar para que laactividad se inicie.

Si la actividad presenta varios flujos entrantes, puede especificar el número de lasactividades anteriores que se deben haber completado antes de que se inicie la actividad.La condición de desencadenamiento es el número mínimo de flujos que deben haberentregado paquetes a la actividad para que ésta se inicie. Por ejemplo, si una actividadpresenta tres flujos entrantes, puede especificar que la actividad se inicie cuando dos delos tres flujos hayan entregado sus paquetes. La condición de desencadenamiento debetener un valor entre 1 y el número total de flujos entrantes.

Un evento de desencadenamiento es un evento en cola en el flujo de trabajo. Puede tratarsede un evento definido por el sistema, como dm_checkin, o se puede inventar un nombrede evento, como "promovido" o "presentado". Sin embargo, debido a que no es posibleregistrar un flujo de trabajo para que reciba notificaciones de eventos, el evento se debe



situar de forma explícita en la cola del flujo de trabajo usando la API de Documentum.Si incluye un evento de desencadenamiento en la condición de inicio, el servidor debeencontrar el evento identificado en la cola del flujo de trabajo para que se inicie laactividad. El mismo evento se puede usar como desencadenador de varias actividades,aunque la aplicación deberá poner el evento en cola para cada una de ellas. Consulteel capítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content Server Fundamentals(Fundamentos de Documentum Content Server) para obtener más información sobrecómo definir y poner eventos en cola.

Si necesita más información sobre cómo definir las condiciones de desencadenamientode las actividades, consulte Definir desencadenadores de actividades, página 52.

Configurar notificaciones

Al configurar una actividad, puede definir temporizadores que envíen un mensaje alsupervisor del flujo de trabajo si el trabajo no parece fluir como debiera. Por ejemplo,puede especificar que el supervisor del flujo de trabajo reciba un mensaje de advertenciasi la actividad no se inicia en un período de 12 horas después del inicio del flujo detrabajo, o si la actividad no se ha completado transcurridas 4 horas desde su inicio. Deeste modo, al crear la actividad, deberá especificar estos valores (12 y 4) como valoresde temporización.

Workflow Manager admite dos tipos de temporizadores de advertencia para lasactividades:

• Un temporizador de inicio que avisa al supervisor del flujo de trabajo si no seha iniciado una actividad dentro de número designado de horas después de quecomience el flujo de trabajo

• Un temporizador de finalización que avisa al supervisor del flujo de trabajo si nose ha completado una actividad dentro de número designado de horas después deque ésta comience

La tarea de verificar los temporizadores de advertencia y de enviar los avisos alsupervisor del flujo de trabajo la realiza la herramienta de administración delsistema dm_WfmsTimer. Esta herramienta se instala con el paquete de herramientasde administración del sistema. No se instala en estado activo. Si desea usar lostemporizadores de advertencia en los flujos de trabajo, asegúrese de que el administradordel sistema activa esta función. Cuando se encuentre activa, se ejecutará cada hora deforma predeterminada. Consulte la documentación de Content Server si necesita másinformación sobre dm_WfmsTimer.

El supervisor del flujo de trabajo recibe notificaciones de advertencia en forma deelementos en la cola de la bandeja de entrada.

Consulte Definir notificaciones, página 53 si necesita más información sobre cómo definirtemporizadores de notificación.



Definir transiciones de actividad

Si una actividad presenta varios flujos salientes, tal vez desee que se envíen paquetesa todas las actividades siguientes o solo a determinadas actividades, en función delresultado de la actividad. Por ejemplo, podría ofrecer a un ejecutante que revisara eldiseño de un nuevo formulario la opción de reenviar el diseño al siguiente revisor odevolverlo al diseñador para que lo corrija. Esta lógica de ramificaciones se configuracreando flujos desde la actividad a las dos posibles actividades siguientes y permitiendoal ejecutante elegir la ruta que desea seguir.

El tipo de transición de una actividad define el modo en el que se seleccionan lasactividades siguientes cuando se completa la actividad. Existen tres tipos de transiciones:

• Seleccionar todas las actividades conectadas: los paquetes se envían a las actividadessiguientes enlazadas a esta actividad, incluyendo flujos de avance y de rechazo

• Let performer select the next activities (Permitir que el ejecutante seleccione lasactividades siguientes): el ejecutante de la actividad elige las actividades a las quedesea enviar paquetes en tiempo de ejecución

• Select next activities based on conditions (Seleccionar las actividades siguientesbasándose en condiciones): las actividades que reciben paquetes se determinanen tiempo de ejecución mediante la evaluación de un conjunto de condiciones detransición

Si la actividad es una actividad de grupo, es decir, si la categoría del ejecutante es 4(Todos los usuarios del grupo) u 8 (Algunos usuarios de un grupo), puede especificarcuántos miembros del grupo deben completar la tarea antes de que el servidor considerela actividad general como completada y reenvíe los paquetes a las siguientes actividades.Por ejemplo, si cinco usuarios reciben un elemento de trabajo para una actividad, puedeespecificar que la actividad esté completada cuando tres usuarios hayan terminado.También puede hacer que sea necesario que los cinco usuarios terminen la tarea.

Si deja que los ejecutantes seleccionen las actividades siguientes, puede limitar el númerode actividades que el ejecutante puede seleccionar. Por ejemplo, si una actividad tienetres flujos salientes, puede permitir al ejecutante enviar paquetes a los tres, o bien puedeexigir que el ejecutante sólo seleccione uno o dos.

Si permite que un grupo de ejecutantes seleccione las actividades siguientes, es decir,si la categoría del ejecutante es 4 u 8 y la opción de transición es Let performer selectthe next activity (Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente), tambiéndebe informar al servidor acerca de cómo combinar las selecciones de los ejecutantes.Cuando un grupo selecciona actividades, es posible que algunos ejecutantes seleccionenactividades de reenvío y que otros seleccionen actividades de rechazo. En ese caso,¿qué actividades debería iniciar el motor del flujo de trabajo? ¿Todas las actividadesseleccionadas, sólo las de rechazo o sólo las de reenvío? También puede decidircompletar la actividad inmediatamente siempre que un ejecutante seleccione unaactividad de rechazo o de reenvío.

Si elige un tipo de transición condicional, debe definir, al menos, una condición detransición de la actividad.



Determinar las condiciones de transición

Las condiciones de transición permiten definir actividades que distribuyen paquetes deforma diferente en función de los resultados de la actividad. Una condición de transiciónes una condición lógica con uno o varios flujos asociados. Cuando una actividad secompleta en tiempo de ejecución, el servidor evalúa sus condiciones de transición paradeterminar las actividades que se han iniciar a continuación como el siguiente paso en elflujo de trabajo. El servidor entrega paquetes a las actividades asociadas a la primeracondición de transición que sea VERDADERO. Una actividad puede presentar variascondiciones de transición, aunque el servidor solo selecciona una en tiempo de ejecución:la primera que sea VERDADERO.

Por ejemplo, se puede definir una actividad que distribuya un documento de formadiferente en función de si el ejecutante registró o no una nueva versión del documento.El servidor usa la siguiente lógica para determinar dónde se envía el documento acontinuación:

If (Nueva versión registrada)then Distribuir a actividad Evaluar actualizacionesElse Distribuir a actividad Continuar aprobación

Las condiciones de transición deben ser expresiones booleanas. Se usan normalmentepara verificar los atributos de los componentes del paquete, el flujo de trabajo contenedoro el último elemento de trabajo completado. Si la condición de transición incluye unareferencia a un atributo de repetición, dicho atributo debe tener, al menos, un valor. Delo contrario, la condición generará un error en su evaluación.

Al usar condiciones de transición, siempre se incluye una opción Else. Esta opción es laacción que toma el servidor si ninguna condición de transición es aplicable. La opciónElse no tiene asociada ninguna condición y solo puede aparecer una por actividad.

Si necesita más información sobre la definición de las condiciones de transición de unaactividad, consulte Definir las reglas de transición de actividad, página 54.


Capítulo 2

La ventana Workflow Manager

Workflow Manager es una herramienta gráfica para diseñar y definir el flujo de trabajo. La ventanaWorkflow Manager está dividida en dos paneles principales:

• El panel izquierdo es el editor de plantillas de flujo de trabajo, que muestra una representacióngráfica de la plantilla de flujo de trabajo a medida que se crea

• El panel derecho contiene la paleta de actividades y la paleta de flujo de trabajo, que muestranactividades y flujos de trabajo predefinidos, que se pueden agregar a la plantilla

Para controlar el tamaño de los dos paneles, coloque el ratón sobre el borde entre ellos y arrástreloa una nueva posición.

Aparece un par de flechas entre los paneles. Para expandir uno de ellos hasta que ocupe toda laventana, haga clic en la flecha que señala en dirección opuesta al panel que desea expandir. Paraque Workflow Manager recupere la vista de dos paneles, haga clic en la flecha que señala en la otradirección, que ahora aparece en el borde de la ventana.

Se mostrará una barra de herramientas configurable en la parte superior de la ventana, queproporciona acceso rápido a los comandos más habituales.

Si el flujo de trabajo es demasiado grande para mostrarse en la ventana, puede usar el navegador paraver todo el flujo de trabajo y especificar la parte que desea ver.



Figura 2–1. Workflow Manager

Barra de herramientas de Workflow ManagerEn la parte superior de la ventana se muestra una barra de herramientas configurableque proporciona acceso rápido a los comandos más habituales. Para acceder a uncomando desde esta barra, haga clic en el icono correspondiente. Si desea saber quécomando corresponde a cada icono, mantenga el puntero del ratón sobre el icono sinhacer clic en él. Aparece un pequeño cuadro que indica el nombre del icono.

Para elegir los iconos que desea que aparezcan en la barra de herramientas, use lasopciones del menú Ver. Workflow Manager ofrece cuatro conjuntos de iconos parala barra de herramientas:

• Iconos estándar que proporcionan acceso a los comandos desde los menús Archivoy Modificar

• Iconos de flujo de trabajo que permiten crear flujos y mostrar las propiedades desus objetos

• Iconos de alineación que ofrecen acceso rápido a las opciones que permiten alinearobjetos en la vista gráfica de la plantilla de flujo de trabajo

• Iconos de vista que permiten acercar y alejar el panel del editor de plantillas de flujode trabajo, así como activar o desactivar la opción de ajuste a la cuadrícula



De forma predeterminada, la barra de herramientas muestra todos los iconos excepto losde alineación.

Para seleccionar los iconos que aparecen en la barra de herramientas de Workflow Manager:

1. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas.

Aparece un submenú con el nombre de cada grupo de iconos de la barra deherramientas disponible. Los grupos que se muestran en ese momento en dichabarra tienen una marca de verificación junto su nombre.

2. Seleccione el grupo que desea agregar o quitar de la barra de herramientas.

Si selecciona una opción sin marca, ese grupo de iconos se agregará a la barra deherramientas de Workflow Manager. Si, por el contrario, selecciona una opción conmarca, ésta desaparece y el grupo se quitará de la barra de herramientas.

Paleta de actividadesLa paleta de actividades muestra actividades predefinidas que se pueden arrastrar ycolocar en el editor de plantillas de flujo de trabajo para agregarlas a la plantilla. Paracontrolar las actividades que aparecen en la paleta, especifique las condiciones debúsqueda. Puede buscar actividades con las siguientes condiciones:

• El nombre del archivador donde está ubicada la actividad

• El propietario de la actividad

• El nombre de la actividad

• El estado en el que se encuentra la actividad

Además, cuenta con la opción de introducir una instrucción DQL (Documentum QueryLanguage) que seleccione actividades.

Para especificar las actividades en la paleta de actividades:

1. Seleccione la ficha Actividades en el panel derecho de la ventana Workflow Managerpara ver la paleta de actividades.

2. Haga clic en el botón Cambiar paleta, situado en la parte inferior de la paleta.

Aparece el cuadro de diálogo Cambiar actividad en la paleta.

3. Seleccione el método que desea usar para especificar las actividades que semostrarán en la paleta.

• Usar las actividades del archivador permite seleccionar actividades en funciónde la ubicación en el archivador, el propietario, el nombre de la actividad o elestado de la definición

• Usar resultados de esta consulta en la Docbase permite introducir unainstrucción DQL que selecciona las actividades; vaya directamente al paso 6 paradefinir esta opción avanzada

4. Si ha seleccionado Usar las actividades del archivador, use la lista desplegablepara elegir el archivador que contiene las actividades que desea que aparezcanen la paleta.



La opción predeterminada es Todos los archivadores, que no restringe la paleta a lasactividades de un único archivador. Las opciones restantes son los nombres de losarchivadores que contienen actividades.

5. Para limitar más la lista de actividades del archivador seleccionado, llene lascondiciones adecuadas:

• Para ver solo las actividades propiedad de un usuario concreto, seleccioneun operador en la lista desplegable Nombre del propietario e introduzca unnombre de usuario en el cuadro de texto adyacente. El operador especificará larelación entre el nombre del propietario de la actividad y el valor que introduzcaen dicho cuadro.

• Para ver solo las actividades con nombres concretos, seleccione un operador enla lista desplegable Nombre de actividad e introduzca un nombre completo oparte de un nombre en el cuadro de texto.

• Para ver solo las actividades con un estado de definición concreto, seleccióneloen la lista desplegable El estado de definición es.

Si deja alguno de estos campos en blanco, la lista de las actividades no se restringirásegún dicho criterio.

6. Si ha seleccionado Usar resultados de esta consulta en la Docbase, introduzca unaconsulta DQL en el cuadro de texto adyacente.

La paleta de actividades incluirá todas las actividades devueltas por la consulta.

7. Especifique si las actividades seleccionadas sustituyen o complementan lasactividades mostradas actualmente en la paleta de actividades.

• Para reemplazar la lista actual de actividades con las seleccionadas en estecuadro de diálogo, marque la casilla de verificación Reemplazar plantillas deDocbase en la paleta.

• Para agregar las actividades seleccionadas a las que ya se encuentran en lapaleta, no marque la casilla.

Nota: Las actividades estándar de Workflow Manager permanecen en la paletaindependientemente de cuál sea la opción seleccionada. Solo se pueden reemplazarlas actividades definidas por el usuario.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

La paleta de actividades mostrará la lista actualizada de actividades. Aparece uncuadro de mensaje, que indica cuántas actividades se han agregado o quitado dela paleta.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.

Paleta de flujo de trabajoLa paleta de flujo de trabajo muestra plantillas de flujo de trabajo predefinidas que sepueden arrastrar y colocar en el editor de plantillas de flujo de trabajo para agregarsus actividades y flujos a la nueva plantilla. Para controlar las plantillas de flujo detrabajo que aparecen en la paleta, especifique las condiciones de búsqueda. Puede buscarplantillas con las siguientes condiciones:



• El nombre del archivador donde está ubicada la plantilla de flujo de trabajo

• El propietario de la plantilla de flujo de trabajo

• El nombre de la plantilla de flujo de trabajo

• El estado en el que se encuentra la plantilla de flujo de trabajo

Además, cuenta con la opción de introducir una instrucción DQL (Documentum QueryLanguage) que seleccione plantillas de flujo de trabajo.

Para especificar los flujos de trabajo en la paleta de flujo de trabajo:

1. Seleccione la ficha Flujo de trabajo en el panel derecho de la ventana WorkflowManager para ver la paleta de flujo de trabajo.

2. Haga clic en el botón Cambiar paleta, situado en la parte inferior de la paleta.

Aparece el cuadro de diálogo Cambiar flujo de trabajo en la paleta.

3. Seleccione el método que desea usar para especificar las plantillas de flujo de trabajoque se mostrarán en la paleta.

• Usar plantillas de flujo de trabajo del archivador permite seleccionar plantillasde flujo de trabajo en función de la ubicación en el archivador, el propietario, elnombre o el estado de la definición

• Usar resultados de esta consulta en la Docbase permite introducir unainstrucción DQL que selecciona las plantillas de flujo de trabajo; vayadirectamente al paso 6 para definir esta opción avanzada

4. Si ha seleccionado Usar plantillas de flujo de trabajo del archivador, use la listadesplegable para elegir el archivador que contiene las plantillas que desea queaparezcan en la paleta.

La opción predeterminada es Todos los archivadores, que no restringe la paleta alas plantillas de un único archivador. Las opciones restantes son los nombres de losarchivadores que contienen plantillas de flujo de trabajo.

5. Para limitar más la lista de plantillas de flujo de trabajo del archivador seleccionado,llene las condiciones adecuadas:

• Para ver solo las plantillas propiedad de un usuario concreto, seleccione unoperador en la lista desplegable Nombre del propietario e introduzca unnombre de usuario en el cuadro de texto adyacente. El operador especificará larelación entre el nombre del propietario de la plantilla de flujo de trabajo y elvalor que introduzca en dicho cuadro.

• Para ver solo las plantillas con nombres concretos, seleccione un operador en lalista desplegable Nombre de flujo de trabajo e introduzca un nombre completoo parte de un nombre en el cuadro de texto.

• Para ver solo las plantillas con un estado de definición concreto, selecciónelo enla lista desplegable El estado de definición es.

Si deja alguno de estos campos en blanco, la lista de las plantillas de flujo de trabajono se restringirá según dicho criterio.

6. Si ha seleccionado Usar resultados de esta consulta en la Docbase, introduzca unaconsulta DQL en el cuadro de texto adyacente.

La paleta de flujo de trabajo incluirá todas las plantillas de flujo de trabajo devueltaspor la consulta.



7. Especifique si las plantillas de flujo de trabajo seleccionadas sustituyen ocomplementan las actividades mostradas actualmente en la paleta de flujo de trabajo.

• Para reemplazar la lista actual de plantillas de flujo de trabajo con lasseleccionadas en este cuadro de diálogo, marque la casilla de verificaciónReemplazar plantillas de Docbase en la paleta.

• Para agregar las plantillas seleccionadas a las que ya se encuentran en la paleta,no la marque.

Nota: Las plantillas de flujo de trabajo estándar de Workflow Manager permanecenen la paleta independientemente de cuál sea la opción seleccionada. Solo se puedenreemplazar las plantillas definidas por el usuario.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

La paleta de flujo de trabajo muestra la lista actualizada de plantillas de flujode trabajo. Aparece un cuadro de mensaje, que indica cuántas plantillas se hanagregado o quitado de la paleta.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.

Panel del editor de plantillas de flujo de trabajoEl panel del editor de plantillas de flujo de trabajo es el área donde se realiza el diseñodel flujo de trabajo. Para definir un flujo de trabajo, arrastre actividades u otros flujosde trabajo desde las paletas al editor de plantillas de flujo de trabajo, conéctelos conotros flujos y defina sus propiedades. Consulte Crear plantillas, página 32 si necesitamás información.

Los procedimientos que se siguen para controlar el diseño visual de un flujo de trabajoresultan similares a los de cualquier otro software de diseño gráfico.

• Para agregar objetos a la plantilla de flujo de trabajo, arrastre una actividad o flujode trabajo desde la paleta y colóquelo en el panel del editor de plantillas de flujode trabajo. El objeto se agregará a la plantilla justo en la ubicación donde suelteel botón del ratón.

• Para mover objetos dentro de la plantilla de flujo de trabajo, selecciónelos yarrástrelos a una nueva ubicación. Siempre que se mueve una actividad con flujosque la conectan a otras actividades, las flechas que representan dichos flujos tambiénse mueven con la actividad. Los flujos no se pueden mover por sí solos.

• Para quitar objetos de la plantilla de flujo de trabajo, selecciónelos y haga clic en elicono Eliminar objetos seleccionados de la barra de herramientas o elija Eliminaren el menú Modificar.

• Para copiar actividades, selecciónelas y haga clic en el icono Copiar de la barra deherramientas o elija Copiar en el menú Modificar. Para agregar la nueva copia ala plantilla, haga clic en el icono Pegar de la barra de herramientas o seleccionePegar en el menú Modificar.

• Para ver las acciones disponibles para un objeto específico, selecciónelo y haga cliccon el botón secundario del ratón. Aparece un menú contextual en la posición delcursor del ratón en el que se mostrarán las acciones disponibles.



Con dichas acciones es necesario seleccionar los objetos sobre los que desea actuar.

Para seleccionar uno o varios objetos en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo:

1. Mientras mantiene pulsado el icono Seleccionar objetos de la barra deherramientas, haga clic en la representación visual del objeto en el panel del editorde plantillas de flujo de trabajo.

Aparece un conjunto de cuadros negros alrededor del objeto, indicando que éste seha seleccionado. Si hace clic en el objeto una segunda vez, se anula la selección ydesaparecen los cuadros negros.

2. Para seleccionar objetos adicionales, mantenga presionada la tecla Mayús mientrashace clic en ellos.

Si no mantiene pulsada dicha tecla, al elegir un objeto se anulará automáticamente laselección del anterior.

3. Para seleccionar todos los objetos en la pantalla, elija Seleccionar todo en el menúModificar.

Alinear actividades

Las opciones de alineación permiten colocar las actividades de flujo de trabajo conexactitud. Es posible alinear actividades en sentido vertical u horizontal por sus bordesizquierdo, derecho, superior o inferior, o por sus puntos centrales.

Para alinear actividades:

1. Seleccione las actividades que desee alinear.

Debe seleccionar dos o más actividades para que se activen las opciones dealineación. Consulte Panel del editor de plantillas de flujo de trabajo, página 26 sinecesita más información sobre cómo seleccionar actividades.

2. Si la barra de herramientas de alineación se encuentra activa, haga clic en el iconocorrespondiente a la opción de alineación deseada.

Las opciones de alineación disponibles son las siguientes:

• Alinear borde superior

• Alinear centro vertical

• Alinear borde inferior

• Alinear borde izquierdo

• Alinear centro horizontal

• Alinear borde derecho

Si decide alinear los bordes superiores de las actividades, la actividad superior o másalta determina la colocación de las demás; es decir, las actividades seleccionadassubirán hasta alinearse con la superior. De igual modo, si decide alinear los bordes



inferiores de las actividades, la inferior o más baja determina la colocación de lasdemás. Esto también se aplica a las alineaciones izquierda y derecha.

3. Si la barra de herramientas de alineación no se encuentra activa, seleccioneAlineación en el menú Modificar.

Aparece el cuadro de diálogo Alineación de tarea.

4. Seleccione el icono que representa la alineación deseada.

5. Haga clic en Aceptar.

Ajustar a la cuadrícula

La opción de ajuste a la cuadrícula proporciona mayor precisión a la hora de alinearflujos y actividades de flujo de trabajo.

Cuando se activa esta opción, aparece una cuadrícula en segundo plano del editor deplantillas de flujo de trabajo. Cada cuadrado de la cuadrícula mide unos 8 milímetros.Cuando mueva actividades o flujos en el editor, se alinearán automáticamente con lacuadrícula, facilitando la alineación de los objetos entre sí. La opción de ajuste a lacuadrícula no afecta al diseño de los objetos existentes en la plantilla.

Cuando se desactiva esta opción, la cuadrícula no aparece y los objetos se colocanexactamente en la ubicación en la que se sueltan. Desactive esta opción si desea tener uncontrol preciso de la posición de los objetos.

Para activar o desactivar la opción de ajuste a la cuadrícula:

1. Seleccione Ajustar a la cuadrícula en el menú Ver o haga clic en el icono del mismo

nombre en la barra de herramientas .

Acercar o alejar

Si los botones de la barra de herramientas de vista están activos, el nivel actual de zoomaparece en un cuadro entre los iconos Acercar y Alejar . Cada vez que hace clic enuno de estos iconos, Workflow Manager aleja o acerca los objetos un nivel.

Para acercar o alejar en una plantilla de flujo de trabajo:

1. Expanda la lista desplegable situada junto al icono Acercar o seleccione Zoom enel menú Ver.

2. Seleccione uno de los siguientes niveles de zoom:

• 200% (ampliación máxima)

• 150%

• 100% (vista normal: valor predeterminado)

• 75%

• 50%



• Último: cambia entre la opción de zoom actual y la anterior

• Ancho: ajusta el ancho de la plantilla de flujo de trabajo a las dimensionesvisuales del panel del editor de plantillas de flujo de trabajo

• Ajustar: amplía o reduce el aspecto de la plantilla de flujo de trabajo de modoque se ajuste a las dimensiones visibles del panel del editor de plantillas deflujo de trabajo

NavegadorCuando se define una plantilla de flujo de trabajo, la representación gráfica puedefácilmente superar el tamaño necesario para que se vea por completo en la pantalla. Eleditor de plantillas de flujo de trabajo se desplaza automáticamente a medida que elusuario agrega objetos y crea diseños de mayor tamaño.

El navegador permite controlar qué parte de una plantilla de gran tamaño aparece enpantalla.

Para moverse hasta la parte de una plantilla que se mostrará en la pantalla:

1. Seleccione Navegador en el menú Ver o haga clic en el icono del mismo nombrede la barra de herramientas .

Aparece la ventana Navegador en el panel derecho de la ventana Workflow Manager.Muestra una representación reducida de la plantilla de flujo de trabajo actual, con uncuadro gris alrededor de la sección que aparece en ese momento en pantalla.

2. Para cambiar el área de la pantalla en la que se muestra, arrastre el cuadro gris en laventana Navegador hasta que se sitúe sobre el área que desea ver en el editor.

Cuando suelte el botón del ratón, el panel del editor se desplazará hasta la posiciónseleccionada.


Capítulo 3

Trabajar con plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo representan el proceso comercial a través del cual fluye undeterminado objeto o conjunto de objetos. Definen el flujo de trabajo total de principio a fin. Elusuario crea plantillas de flujo de trabajo en Workflow Manager y las pone a disposición para que losdemás usuarios puedan crear instancias de flujo de trabajo individuales a partir de ellas.

Existen tres posibles estados de las plantillas de flujo de trabajo: borrador, validado e instalado. Elestado actual de la plantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana Workflow Manager.

Una plantilla con el estado borrador no se ha validado desde su creación o última modificación. Unaplantilla con el estado validado ha pasado las verificaciones de validación del servidor, que garantizanque la plantilla se ha definido correctamente. Una plantilla con el estado instalado se encuentralista para su uso en un flujo de trabajo activo.

En este capítulo se describe la forma de crear plantillas, validarlas e instalarlas. Los temas son lossiguientes:

• Abrir plantillas existentes, página 31

• Crear plantillas, página 32

• Definir propiedades de plantilla, página 34

• Guardar plantillas, página 35

• Validar plantillas, página 37

• Instalar plantillas, página 37

• Modificar plantillas, página 38

• Imprimir plantillas de flujo de trabajo, página 39

Abrir plantillas existentesPuede abrir una plantilla existente a fin de revisarla, corregirla o guardarla con un nuevonombre a modo de punto de partida de un nuevo flujo de trabajo.

Nota: Si va a corregir una plantilla de flujo de trabajo y desea guardar la plantillaactualizada como una nueva versión en la Docbase, debe retirar la primera antes deabrirla.

Para abrir una plantilla de flujo de trabajo en Workflow Manager:

1. En el menú Archivo, seleccione Abrir.



Aparece cuadro de diálogo Abrir plantilla de flujo de trabajo.

2. Para desplazarse hasta la plantilla, haga doble clic en el archivador y en los nombresde carpeta hasta que aparezca el nombre de la plantilla en el cuadro de lista.

3. Haga doble clic en dicho nombre o resáltelo, y haga clic en Abrir.

Crear plantillasEl procedimiento siguiente proporciona información general sobre cómo crear plantillas.Algunos pasos proporcionan enlaces a otros temas en los que podrá encontrar másdetalles sobre la tarea descrita por dicho paso.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo:

1. Diseñe el proceso comercial y el flujo de trabajo que lo implementa.

Si necesita detalles sobre el diseño de flujos de trabajo, consulte Planificar lasactividades del flujo de trabajo, página 11.

2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo.

Si ya tiene una plantilla abierta, Workflow Manager la cerrará. Si ésta contienecambios no guardados, aparece un cuadro de mensaje que le pregunta si deseaguardarlos.

La nueva plantilla incluye tareas de inicio y finalización.

Nota: Para crear una plantilla a partir de otra, abra la plantilla existente y guárdelacon un nuevo nombre.

3. Defina las propiedades de plantilla.

Consulte Definir propiedades de plantilla, página 34 si necesita informacióndetallada.

4. Para agregar flujos y actividades de una plantilla existente, seleccione la plantillaexistente y arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo.

a. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo en el panel derecho para mostrar la paletade flujo de trabajo.

b. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo que desea que funcione de base de lanueva plantilla.

Si la plantilla deseada no aparece en la paleta, consulte Paleta de flujo de trabajo,página 24.

c. Arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo.

Todas las actividades y flujos de la plantilla seleccionada aparecen en el paneldel editor. No obstante, el flujo no es encuentra enlazado con las tareas deinicio y finalización.

5. Arrastre actividades desde la paleta de actividades y colóquelas en el panel deleditor de plantillas de flujo de trabajo hasta que tenga una actividad por cada tareadel flujo de trabajo.



• Para agregar una nueva actividad que se realizará manualmente, seleccionela actividad predeterminada que aparece en la parte superior de la paleta deactividades.

• Para agregar una nueva actividad automática, seleccione la opciónpredeterminada Actividad automática.

• Para agregar una copia de una actividad definida previamente, selecciónelaen la paleta de actividades. Si la actividad deseada no aparece en la paleta deactividades, consulte Paleta de actividades, página 23.

6. Conecte cada actividad con la actividad que la precede en el flujo lógico.

La primera actividad del flujo de trabajo debe estar conectada con la tarea de inicio,mientras que la última actividad debe estarlo con la tarea de finalización.

Para conectar dos actividades, seleccione uno de los iconos de flujo descritos acontinuación, mueva el ratón sobre la primera actividad hasta que vea su cuadro deselección y arrástrelo hasta la segunda actividad. Suelte el botón del ratón cuandovea el cuadro de selección de la segunda actividad. Workflow Manager dibuja unalínea entre ambas actividades.

Puede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra deherramientas de Workflow Manager:

• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic

en el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo de

muchos segmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra unalínea recta que representa el flujo entre las actividades y el otro una línea queconsta de varios segmentos.

• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic en

el icono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se siguecuando el usuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando.

7. Configure cada línea de flujo, especificando el paquete que el flujo de trabajodistribuye.

Consulte Definir requisitos de paquetes, página 62 si necesita información detalladasobre cómo configurar los flujos. No agregue un paquete al flujo que conecte laactividad final con la tarea de inicio.

8. Configure cada actividad.

Consulte Capítulo 4, Trabajar con actividades si necesita información detalladasobre cómo configurar las actividades.

9. Ajuste el diseño visual según sea necesario.

Si necesita información sobre las opciones disponibles para el diseño de la plantilla deflujo de trabajo, consulte Panel del editor de plantillas de flujo de trabajo, página 26.

10. Guarde la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Guardar plantillas, página 35.

11. Valide la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Validar plantillas, página 37.

12. Instale la plantilla de flujo de trabajo.



Consulte Instalar plantillas, página 37. Una vez que haya instalado la plantilla, éstase encontrará disponible para los usuarios.

Definir propiedades de plantillaUse el cuadro diálogo Propiedades de plantilla para proporcionar información básicasobre el flujo de trabajo que desea crear. El creador original y el estado actual de laplantilla de flujo de trabajo aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo encampos de solo vista.

Para definir las propiedades de la plantilla de flujo de trabajo:

1. En el menú Archivo, seleccione Propiedades de plantilla o haga clic en el icono del

mismo nombre en la barra de herramientas .

2. Para cambiar el propietario de la plantilla de flujo de trabajo, haga clic en el botónCambiar que aparece junto al nombre del propietario y seleccione un usuario en elcuadro de diálogo que aparece.

Usted será el propietario predeterminado de todas las plantillas que cree.Únicamente puede cambiar el propietario si es un superusuario. De no ser así, elbotón Cambiar no estará disponible.

3. Introduzca una descripción de la plantilla de flujo de trabajo en el cuadro de textoDescripción (asunto).

4. Para modificar el alias predeterminado en esta plantilla, haga clic en el botónCambiar que aparece junto al conjunto de alias actual.

Si necesita más información sobre los conjuntos de alias y la forma en que se usanen el flujo de trabajo, consulte Usar alias, página 14.

• Para elegir un conjunto de alias existente, marque Elija entre los conjuntos dealias existentes, seleccione el nombre del conjunto de alias en la lista desplegabley haga clic en Aceptar.

• Para crear un nuevo conjunto de alias, marque Crear nuevo conjunto de alias,escriba el nombre y la descripción del nuevo conjunto de alias y haga clic enAceptar.

• Para quitar el conjunto de alias predeterminado asignado actualmente, marqueQuitar conjunto de alias.

5. Introduzca instrucciones para el ejecutante en el campo Instrucciones de la plantillade flujo de trabajo (título).

Por ejemplo, puede dar a los ejecutantes de todas las actividades instruccionesconcretas acerca de las tareas que se tiene previsto que realicen.

6. Para activar o desactivar la configuración de seguimiento de verificación de plantilla,haga clic en la opción correspondiente.

Si necesita más información sobre las verificaciones en Documentum, consulte elmanual Documentum Content Server™ API Reference Manual.

7. Especifique si Workflow Manager debe preguntar si desea que la plantilla se valide oinstale una vez que la haya guardado.



Antes de que una plantilla de flujo de trabajo se encuentre disponible para losusuarios, se debe validar e instalar. Si marca la casilla Mostrar siempre preguntasde validación e instalación después de guardar, Workflow Manager le preguntarási desea validarla e instalarla cuando la guarde. Si no se marca la casilla deverificación, esta pregunta no aparecerá, por lo que deberá validar e instalar laplantilla manualmente.


Guardar plantillasUna vez finalizada una plantilla, debe guardarla para poder validarla e instalarla. Alguardar la plantilla, se copian los cambios en la Docbase.

El proceso de almacenamiento varía en función de si guarda los cambios en una plantillaexistente o guarda una plantilla con un nuevo nombre. Solo puede guardar plantillasde flujo de trabajo que se encuentren en el estado borrador o validado, y debe contarcon permiso Escribir, como mínimo. El estado actual de la plantilla aparece en la barrade título de Workflow Manager. Si las opciones de Guardar aparecen atenuadas en elmenú Archivo, posiblemente la plantilla ya se habrá instalado. Deberá desinstalarlaantes de poder aplicarle cambios.

Para guardar una nueva plantilla o una plantilla existente con un nuevo nombre:

1. En el menú Archivo, seleccione Guardar como.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar plantilla de flujo de trabajo como.

Nota: Si la plantilla actual no se guardado previamente, seleccione Guardar,operación que tendrá el mismo efecto.

2. Introduzca un nombre para la plantilla de flujo de trabajo.

3. A fin de crear una carpeta en la que almacenar la plantilla y los objetos asociados aella, asegúrese de que ha marcado la casilla de verificación Crear nueva carpeta paraelementos asociados.

Esta casilla se encuentra marcada de forma predeterminada. Workflow Managerguarda la plantilla en una carpeta con el mismo nombre que la plantilla, dentro de lacarpeta que selecciona en el siguiente paso.

Si la casilla de verificación no está marcada, Workflow Manager guarda la plantilladirectamente en la carpeta que selecciona en el siguiente paso.

4. Desplácese a la carpeta en la que desea guardar la plantilla. Para ello, haga doble clicen los archivadores y directorios del cuadro Guardar en hasta que se haya resaltadoel nombre de la carpeta.

La ruta completa hasta la carpeta aparece en el cuadro de texto gris situado en laparte inferior del cuadro de diálogo.


Si tiene los permisos correspondientes en la carpeta seleccionada, Workflow Managerguarda la plantilla.



Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, semuestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla.(Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan odesactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla; consulte Definirpropiedades de plantilla, página 34.)

6. Elija si desea validar la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Validar plantillas, página 37 si necesita más información sobre la validaciónde plantillas. Si elige validar la plantilla, Workflow Manager intentará la validación.Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic en elbotón Detalles para ver el error que impidió la validación.

Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el quese le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponible paralos usuarios.

7. Elija si desea instalar la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Instalar plantillas, página 37 si necesita más información sobre lainstalación de plantillas.

Para guardar una plantilla de flujo de trabajo actualizada:

1. En el menú Archivo, seleccione Guardar.

Si la plantilla actual se ha guardado con anterioridad y no se ha retirado de laDocbase, Workflow Manager actualiza el archivo guardado.

Si la plantilla ya ha sido retirada de la Docbase, aparece un cuadro de diálogo enel que se le pregunta si desea guardar los cambios realizados en la versión actualo registrar una nueva versión.

2. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados en la versiónactual o en Registrar para crear una nueva versión.

Ambas opciones quitan el estado Retirado de la plantilla de flujo de trabajo.

Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, semuestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla.(Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan odesactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla; consulte Definirpropiedades de plantilla, página 34.)

3. Elija si desea validar la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Validar plantillas, página 37 si necesita más información sobre la validaciónde plantillas. Si elige validar la plantilla, Workflow Manager intentará la validación.Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic en elbotón Detalles para ver el error que impidió la validación.

Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el quese le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponible paralos usuarios.

4. Elija si desea instalar la plantilla de flujo de trabajo.

Consulte Instalar plantillas, página 37 si necesita más información sobre lainstalación de plantillas.



Validar plantillasLa validación de una plantilla verifica que el proceso definido en ésta reúne los requisitosdel sistema.

Puede validar una plantilla en cualquier momento; para ello, seleccione Validar enel menú Archivo. Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación yvalidación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar laplantilla cuando la intente guardar. (Las solicitudes de confirmación para la instalacióny validación se activan o desactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla;consulte Definir propiedades de plantilla, página 34.

Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic enel botón Detalles para ver el error que impidió la validación. Si, por el contrario, lavalidación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si deseainstalar la plantilla para que se encuentre disponible para los usuarios.

Tenga en cuenta que todos los errores que se produzcan harán referencia a las actividadespor su nombre. Si asigna a las actividades el nombre del ejecutante, puede cambiarla configuración de vista de forma temporal a Nombre para buscar la actividad.Consulte Cambiar la configuración de vista, página 58 si necesita información sobre estaconfiguración de vista.

Solo podrá validar plantillas si el estado de la plantilla abierta es borrador y tiene elpermiso Escribir, o si la plantilla está en modo de tiempo de ejecución y tiene, al menos,el permiso Relacionar.

Cuando se validan plantillas de flujo de trabajo, se verifica que:

• Las actividades a las que se hace referencia cuentan con nombres únicos en la plantilla

• Existe una actividad de inicio como mínimo y solo una de finalización

• Existe una ruta a través del flujo de trabajo desde cada actividad a la actividad definalización

• Todas las definiciones de paquetes son válidas

• Todos los objetos a los que se hace referencia existen de forma local

Instalar plantillasLas plantillas de flujo de trabajo se deben instalar antes de que se encuentren disponiblespara su uso en un flujo de trabajo activo. Solo podrá instalar una plantilla si su estadoes validado y tiene el permiso Escribir, o si la plantilla está en modo de tiempo deejecución y tiene, al menos, el permiso Relacionar. El estado actual de la plantilla abiertaaparece en la barra de título de la ventana Workflow Manager. Si no está validada,seleccione Validar en el menú Archivo. Consulte Validar plantillas, página 37 si necesitamás información.

Si necesita realizar cambios en una plantilla instalada, primero debe desinstalarla. Sedetendrán todos los flujos de trabajo activos basados en la plantilla. Una vez realizadoslos cambios, vuelva a validar e instalar la plantilla.



Cuando vuelva a instalar la plantilla, podrá elegir la forma en la que desea tratar losflujos de trabajo detenidos durante la desinstalación. Puede reanudar los flujos detrabajo en el punto en el que se detuvieron o puede anularlos. Su elección dependerá delos cambios realizados en el flujo de trabajo. Si ha agregado una actividad que desearealizar en todos los objetos del flujo de trabajo, cancele los flujos de trabajo e inicie cadauno de nuevo. El comportamiento predeterminado consiste en reanudar todos los flujosde trabajo detenidos que hagan referencia a dicha plantilla.

Para instalar plantillas de flujo de trabajo:

1. En el menú Archivo, seleccione Instalar.

Si la opción Instalar se encuentra atenuada, significa que la plantilla ya está instalada.

Si existen flujos de trabajo detenidos basados en esta plantilla de flujo de trabajo,tendrá la posibilidad de reanudarla o de detenerla. Haga clic en una de las siguientesopciones:

• Haga clic en Sí para reanudar los flujos de trabajo detenidos.

Si reanuda un flujo de trabajo detenido que esté basado en una plantilla de flujode trabajo en la ha hecho cambios importantes, las incompatibilidades entre laplantilla antigua y la modificada pueden ocasionar que el flujo de trabajo adopteun estado sin definir.

• Haga clic en No para anular los flujos de trabajo detenidos.

Para desinstalar plantillas de flujo de trabajo:

1. En el menú Archivo, seleccione Desinstalar.

Solo podrá desinstalar una plantilla si su estado es instalado y el permiso Escribir, osi está en modo de tiempo de ejecución y tiene, al menos, el permiso Relacionar.

Si algún usuario está ejecutando flujos de trabajo que estén basados en esta plantilla,aparece un mensaje advirtiéndole de que hay instancias activas del flujo de trabajo.

2. En caso de que aparezca este mensaje, haga clic en Sí para detener los flujos detrabajo o en No para cancelar el proceso de desinstalación.

3. Haga clic en Sí para confirmar que desea desinstalar esta plantilla y todas lasactividades asociadas a la misma.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje que indica que el procesoha finalizado.

Modificar plantillasPara cambiar una plantilla de flujo de trabajo, modifique su flujo de procesos o susdefiniciones de actividad. Siempre que cambie una plantilla, podrá sobrescribirla conlos cambios o crear otra versión de la misma. Todos los cambios realizados se rigenpor los permisos del ámbito de los objetos.

Para realizar cambios en una plantilla y guardarlos sin crear otra versión, debedesinstalarla. La desinstalación de una plantilla requiere que se disponga del permisoRelacionar o de privilegios de administrador del sistema o superusuario. Para guardarlos cambios, necesita el permiso Escribir.



Si desea crear una versión de una plantilla de flujo de trabajo, debe retirarla antes decomenzar a modificarla. Debe disponer del permiso Versión como mínimo. Puede crearotra versión de una plantilla sin desinstalar la actual. La creación de otra versión noproducirá efectos en los flujos de trabajo en ejecución que estén basados en la versiónanterior de la plantilla.

Al guardar o registrar los cambios, el servidor define la nueva versión con el estadoborrador. La nueva versión se debe validar e instalar antes de iniciar un flujo de trabajobasado en ella.

Consulte también Guardar plantillas, página 35.

Imprimir plantillas de flujo de trabajoPuede imprimir una copia de la plantilla de flujo de trabajo en cualquier momento.

Para imprimir plantillas de flujo de trabajo:

1. Abra la plantilla que desee imprimir.

2. Compruebe que las opciones de configuración de página son las deseadas.

Consulte Definir las opciones de configuración de página, página 40 si necesitainformación sobre dichas opciones.

3. Haga clic en el icono Imprimir diseño de plantilla de la barra de herramientas oseleccione Imprimir en el menú Archivo.

Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.

4. En la lista Nombre, elija el nombre de la impresora con la que desee imprimir.

5. Para cambiar las propiedades de la impresora, haga clic en Propiedades y actualicela configuración.

Consulte la documentación de la impresora si necesita más información sobre suspropiedades.

6. Para imprimir la plantilla de flujo de trabajo en un archivo en lugar de usar laimpresora, marque la casilla Imprimir a un archivo.

7. Para imprimir más de una copia de la plantilla de flujo de trabajo, introduzca elnúmero de copias deseadas en el cuadro Número de copias.

Nota: Los controles del cuadro Intervalo de impresión están atenuados, exceptoel botón de opción Todos. No se pueden imprimir partes de la plantilla, sino laplantilla completa.


Si ha elegido imprimir a un archivo, aparece el cuadro de diálogo Imprimir a unarchivo. De lo contrario, la plantilla de flujo de trabajo se enviará a la impresoraseleccionada.

9. En el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, introduzca el nombre del archivoque desea crear, incluyendo la ruta completa.



Definir las opciones de configuración de página

Las opciones de configuración de página determinan la forma en la que se imprimirála plantilla de flujo de trabajo. A medida que realice las selecciones, los cambios semostrarán en el panel derecho del cuadro de diálogo, con lo que obtendrá una vistaprevia de los valores antes de imprimir el flujo de trabajo.

Para cambiar las opciones de configuración de página:

1. En el menú Archivo, elija Configurar página.

Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.

2. Seleccione el tamaño del papel para las versiones impresas de la plantilla.

El cuadro Formato de papel ofrece seis tamaños estándar. Las dimensiones de cadaformato aparecen en pulgadas o centímetros, según la unidad de medida elegida enel campo Márgenes. Las opciones de formato del papel son:

• US Letter (8,5 x 11 pulgadas)

• US Legal (8,5 x 14 pulgadas)

• US Executive (7,25 x 10,5 pulgadas)

• A3 (29,69 x 42,01 centímetros)

• A4 (21 x 29,7 centímetros)

• A5 (14,8 x 21 centímetros)

3. Especifique si desea imprimir las páginas con orientación horizontal o vertical.

4. Introduzca los márgenes de las páginas impresas.

Puede hacerlo en pulgadas o centímetros con un máximo de dos decimales, porejemplo, 1,25 pulgadas o 4,44 centímetros.

5. Defina el tamaño de la copia impresa de la plantilla.

Las opciones de Tamaño de impresión son:

• Tamaño real: la impresión tendrá el mismo tamaño que en la vista previa de laplantilla en la ventana Workflow Manager.

• Igual que el tamaño de papel: el tamaño de la plantilla se ajustará para queocupe una única página con el tamaño y la orientación especificados en lospasos 2 y 3.

• Ajustar a: el tamaño de la plantilla se ajustará, de modo que ocupe una cantidadde páginas especificadas tanto a lo ancho como a lo largo. Si selecciona estaopción, debe introducir un número en cada uno de los dos cuadros de textoadyacentes.

6. Haga clic en Aceptar para guardar las opciones de configuración de página y salir



de este cuadro de diálogo o en Imprimir para imprimir la plantilla actual con dichaconfiguración.


Capítulo 4

Trabajar con actividades

Las actividades son las tareas de las que está compuesto el flujo de trabajo. La mayor parte de laconfiguración del flujo de trabajo consiste en configurar sus actividades. Si necesita informaciónsobre la planificación de la configuración de las actividades del flujo de trabajo, consulte Planificarlas actividades del flujo de trabajo, página 11.

Las actividades se configuran con el Inspector de actividades. Para acceder a él, haga doble clic en unaactividad en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo o seleccione una o varias actividadesy elija Inspector de actividades en el menú Herramientas. Existe además un icono del Inspectorde actividades en la barra de herramientas.

El Inspector de actividades incluye varias fichas, cada una de las cuales corresponde a un aspectode la configuración de las actividades:

• La ficha Ejecutante permite seleccionar quién realiza la actividad y qué acciones hay disponiblespara él; consulte Seleccionar ejecutantes, página 44 si necesita información detallada.

• La ficha Definición establece la prioridad de las actividades automáticas y permite ofrecerinstrucciones a los ejecutantes manuales; consulte Establecer definiciones de actividad, página 52.

• La ficha Desencadenador determina el momento de inicio de la actividad; consulte Definirdesencadenadores de actividades, página 52.

• La ficha Notificación establece temporizadores para advertir al supervisor del flujo de trabajocuando el trabajo se acumula; consulte Definir notificaciones, página 53.

• La ficha Transición determina la actividad siguiente en el flujo de trabajo; consulte Definir lasreglas de transición de actividad, página 54.

• La ficha Vista controla la forma en la que la actividad se mostrará en la plantilla de flujo detrabajo; consulte Cambiar la configuración de vista, página 58.

El nombre de la actividad que esté configurando aparece en el cuadro de texto situado en la partesuperior del Inspector de actividades. Cada actividad debe presentar un nombre único en la plantilla.Para cambiar este nombre, introduzca otro en el cuadro de texto, reemplazando al anterior. Si seselecciona más de una actividad, aparecen botones de flecha a cada lado del cuadro de texto, quepermiten el desplazamiento por las actividades seleccionadas. La configuración se aplicará a laactividad cuyo nombre aparezca en el cuadro, a menos que haya seleccionado la opción Aplicar atodos los seleccionados.

Siempre que se seleccionan varias actividades, cada ficha del Inspector de actividades muestrauna o varias casillas de verificación Aplicar a todos los seleccionados. Si esta casilla se marca,Workflow Manager aplica la configuración asociada (es decir, la que aparece a la derecha de la casillade verificación) a todas las actividades seleccionadas y no solo a la actividad cuyo nombre apareceen el cuadro de texto superior. Por ejemplo, puede seleccionar varias actividades y elegir el mismo



ejecutante para todas ellas de una vez. Los valores que no tengan la casilla marcada se aplicaránúnicamente a la actividad actual.

Seleccionar ejecutantesLa primera tarea en la definición de una actividad consiste en especificar quién la realiza.Las actividades pueden ser realizadas manualmente por un individuo, grupo o aliasespecificado o automáticamente por un método de flujo de trabajo. En el caso de lastareas manuales, puede seleccionar ejecutantes concretos o permitir que los participantesen el flujo de trabajo los elijan. Para las tareas automáticas, debe especificar un usuariode cuyos permisos se encarga la tarea automática.

Para seleccionar los ejecutantes de una actividad:

1. En el Inspector de actividades, elija la ficha Ejecutante.

2. En el cuadro El trabajo de la actividad es ejecutado, elija ejecutantes manuales oautomáticos.

• Para elegir un ejecutante manual, seleccione Por uno o más ejecutantesmanuales.

• Para elegir un ejecutante automático, seleccione Automáticamente de partede un ejecutante.

3. Haga clic en el botón Seleccionar ejecutante para ver el asistente de selección delejecutante de esta actividad.

• Para elegir uno o varios ejecutantes manuales, consulte Elegir ejecutantesmanuales, página 45.

• Para elegir el usuario cuyos permisos se usan con una actividad automática,consulte Elegir ejecutantes automáticos, página 51.

4. Si ha seleccionado uno o varios ejecutantes manuales, elija qué acciones puede odebe realizar el ejecutante.

• Para permitir que el ejecutante pase la tarea a otro usuario o grupo, marqueDelegar el trabajo de la actividad en otra persona. Cuando seleccione estaopción, también deberá especificar dónde se enviará la tarea si tampoco estádisponible el usuario en el que el ejecutante la delega. Es posible reenviar la tareaal supervisor del flujo de trabajo, o bien devolverla al ejecutante original.

• Para permitir que el ejecutante elija otro usuario o grupo que realice junto a él latarea, marque Hacer que otra persona repita el trabajo de la actividad.

• Para hacer que el ejecutante cierre la sesión cuando haya finalizado la actividad,marque Es necesario que el ejecutante cierre la sesión cuando termine.

Si necesita información detallada sobre las opciones de delegación y extensión,consulte Permitir la delegación y la extensión, página 15.

5. Si ha seleccionado una actividad automática, defina los parámetros de ejecución.

a. Elija la acción que se va a realizar automáticamente en la lista desplegableEjecutar este método automáticamente. Las acciones de la lista desplegable sonmétodos de flujo de trabajo.



Nota: Para que un método personalizado esté disponible aquí, el atributoa_special_app debe estar definido. El atributo a_special_app es un atributodm_sysobject cuyo uso está reservado para los productos de Documentum. Esteatributo debe tener el valor de flujo de trabajo. Consulte la documentación deContent Server si necesita información detallada.

b. Para guardar un registro de ejecución mientras se ejecuta el método automático,seleccione Sí en ¿Desea guardar los resultados de la ejecución?.

c. Especifique durante cuánto tiempo intentará el servidor de flujo de trabajoejecutar este método antes de salir. Introduzca una cantidad de segundos en elcuadro El método termina en.

d. Decida si el flujo de trabajo debe continuar o detenerse si se produce algúnproblema. Si se selecciona Detener ejecución, la tarea se pondrá en pausa yse reasignará al supervisor del flujo de trabajo. Si se selecciona Continuarejecución, la tarea se pondrá en estado adquirido y deberá ser completada.

Nota: Recomendamos que use la opción Detener ejecución con cualquieractividad automática que tenga otras actividades detrás.

6. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector deactividades o en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector de actividades.

Elegir ejecutantes manuales

Los pasos necesarios para seleccionar los ejecutantes manuales de una actividaddependen de dos factores:

• De si existe un único ejecutante de la actividad o varios

• De si identifica a los usuarios reales ahora, como parte de la plantilla, o usa alias

Si necesita información detallada sobre las opciones para seleccionar ejecutantesmanuales, consulte Elegir ejecutantes, página 12.

Para elegir uno o varios ejecutantes manuales de una actividad:

1. En la ficha Ejecutante del Inspector de actividades, seleccione Por uno o másejecutantes manuales y haga clic en el botón Seleccionar ejecutante.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante.

2. En la lista desplegable, elija el usuario o grupo que realizará esta actividad.

Puede elegir un usuario o grupo específico, o una opción que determine al usuarioconcreto cuando se ejecute el flujo de trabajo. Las opciones son:

• Supervisor del flujo de trabajo: la actividad la hará el supervisor del flujo detrabajo, que, de forma predeterminada, es el usuario que inicia el flujo de trabajo

• Propietario de Docbase: la actividad la hará el usuario que es propietario dela Docbase

• Ejecutante de la actividad anterior: la actividad la hará el mismo usuario quehaya realizado la actividad anterior en el flujo de trabajo

• Usuario específico: la actividad la hará un usuario elegido de forma específica



• Todos los usuarios del grupo: la actividad la harán todos los miembros de ungrupo concreto

• Un solo usuario del grupo: la actividad la hará un único miembro de un grupodeterminado

• Algunos usuarios de un grupo: la actividad la harán algunos miembros deun grupo concreto, aunque no todos

• Varios ejecutantes en secuencia: la actividad la harán varios usuarios, unodetrás de otro

El resto del procedimiento difiere en función de la opción que se seleccione. Si haelegido cualquier opción excepto las tres primeras, en la pantalla aparece un cuadrocon el título Definir ejecutantes. Seleccione una opción en este cuadro a fin deespecificar cómo se seleccionarán los ejecutantes concretos de esta actividad.

Si ha elegido una de las tres primeras opciones, se determinará al usuario específicocuando se ejecute el flujo de trabajo. Haga clic en Finalizar e ignore el resto deeste procedimiento.

3. Si ha elegido Varios ejecutantes en secuencia, especifique si todos los ejecutantesde esta actividad disponen del derecho de rechazar el paquete que reciban y dedevolverlo al ejecutante que les precedió en la secuencia.

Los ejecutantes en secuencia no disponen de esta opción de forma predeterminada.Para que se encuentre disponible, marque la casilla situada justo debajo del cuadroSeleccionar ejecutantes.

4. Si ha elegido Un solo usuario del grupo, especifique qué usuario del gruposeleccionado realizará la actividad.

Seleccionará el grupo en el paso siguiente. Para especificar qué usuario del gruporealizará la actividad, elija una de las opciones del cuadro Seleccionar usuario degrupo por:

• Primero en adquirir el elemento de trabajo: una vez finalizada la actividadanterior, se agrega un elemento de trabajo a la bandeja de entrada de cadausuario del grupo. El primer usuario que adquiere el elemento de trabajo en subandeja de entrada es el ejecutante; los elementos de trabajo se eliminan de lasbandejas de entrada de los demás usuarios.

• Cantidad menor de elementos de trabajo sin terminar: una vez finalizada laactividad anterior, se agrega un elemento de trabajo a la bandeja de entrada delusuario que tiene la menor cantidad de tareas sin terminar en la misma.

5. Especifique si seleccionará a los ejecutantes de esta actividad ahora o si losdeterminará de forma dinámica cuando el flujo de trabajo se encuentre en curso.

Elija una opción en el cuadro Definir ejecutantes:

• Asignar ejecutantes ahora: seleccionará al grupo o usuario concreto como partede la plantilla de flujo de trabajo

• Hacer que los ejecutantes de la actividad <nombre de la actividad> determinenlos ejecutantes de la actividad <nombre de la actividad>: los ejecutantes dela actividad anterior seleccionarán a los ejecutantes de esta actividad cuandose ejecute el flujo de trabajo. Si esta actividad cuenta con varias actividadesanteriores, elija en la lista desplegable al ejecutante que seleccionará al ejecutantede esta actividad.



• Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo detrabajo esté en curso): un conjunto de alias determinará al ejecutante de estaactividad. Deberá especificar qué conjunto de alias se usa en los pasos siguientes.Esta opción no se encuentra disponible si ha seleccionado Algunos usuarios deun grupo o Varios ejecutantes en secuencia.

6. Haga clic en Siguiente para continuar.

Los pasos necesarios para finalizar este procedimiento dependen de la opciónelegida.

• Asignar ejecutantes ahora, página 47

• Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de la actividad" determinenlos ejecutantes de la actividad, página 47

• Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo de trabajoesté en curso), página 49

Asignar ejecutantes ahora

• Si ha seleccionado Un solo usuario del grupo en la pantalla anterior, resalte elnombre de un grupo o <Todos los usuarios> en el cuadro de lista Grupos y elija alejecutante de esta actividad entre los usuarios del grupo seleccionado en el cuadrode lista Usuarios del grupo. Tras seleccionar un usuario, haga clic en Finalizar.

• Si ha seleccionado Todos los usuarios del grupo o Un solo usuario del grupo en lapantalla anterior, elija un grupo en el cuadro de lista Grupos y haga clic en Finalizar.

• Si ha seleccionado Algunos usuarios de un grupo o Varios ejecutantes en secuencia,puede designar varios usuarios, grupos o nombres de alias para realizar la actividad.Consulte el procedimiento en el tema Hacer que los ejecutantes de la actividad"nombre de la actividad" determinen los ejecutantes de la actividad, página 47si necesita información detallada sobre las opciones que aparecen al hacer clic enSiguiente.

Nota: Dado que ha seleccionado Asignar ejecutantes ahora, el servidor elegirátodos los usuarios de la lista generada como ejecutantes y no usará la lista paraproporcionar una lista de selección al ejecutante de una actividad anterior, comose describe en el tema Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de laactividad" determinen los ejecutantes de la actividad, página 47.

Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de la actividad"determinen los ejecutantes de la actividad

Esta función también se conoce como selección de ejecutante dinámico. Con esta opción, elejecutante de una actividad tendrá la posibilidad de elegir a los usuarios que realizaránla siguiente actividad del flujo de trabajo. En tiempo de ejecución, el ejecutante de laactividad puede elegir uno o más usuarios del grupo especificado.

Si ha seleccionado Algunos usuarios de un grupo o Varios ejecutantes en secuencia,puede designar una combinación de varios usuarios, grupos o nombres de alias entre



los cuales el ejecutante de la actividad anterior puede elegir en tiempo de ejecución. Siha elegido cualquiera de los demás tipos de ejecutantes, no es necesario realizar másdefiniciones del ejecutante. Esta página no se muestra.

Si necesita más información sobre alias y conjuntos de alias, consulte Usar alias, página14.

Para seleccionar usuarios y grupos:

1. Elija una o varias opciones para seleccionar usuarios.

Si selecciona más de una, las páginas de cuadros de diálogo de cada opción aparecenen orden secuencial. Las opciones son:

• Usuarios o grupos específicos: selecciona los nombres de usuario y grupo enese momento.

• Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo de trabajo:selecciona conjuntos de alias y alias para los que el iniciador del flujo de trabajoproporcionará nombres de usuario y grupo específicos al iniciar el flujo detrabajo.

• Alias de ejecutante que se resolverán en tiempo de ejecución a partir delconjunto de alias: selecciona los conjuntos de alias y alias que el servidor usaráen tiempo de ejecución para determinar los grupos y usuarios reales.

2. Haga clic en Siguiente.

3. Si ha seleccionado Usuarios o grupos específicos, seleccione los nombres de losgrupos o usuarios que pueden realizar esta actividad.

a. Resalte el nombre de usuario o grupo en la lista de la izquierda y haga clic enAgregar para agregarlo a la Lista de selección de la derecha.

b. Repita el paso a con cada usuario o grupo que desee agregar.

c. Cuando la Lista de selección incluya todos los usuarios y grupos deseados, hagaclic en Siguiente o en Finalizar (en función de si ha elegido otras opcionesen el paso 1).

4. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo detrabajo y no ha definido aún un conjunto de alias predeterminado para este flujo detrabajo, elija uno.

• Para elegir un conjunto de alias existente, haga clic en Elija entre los conjuntosde alias existentes y seleccione un conjunto de alias en la lista desplegable. Enesta lista se muestran todos los conjuntos de alias de la Docbase a los que estéconectado actualmente y para los que tenga permiso Escribir.

• Para elegir un nuevo conjunto de alias, haga clic en Crear nuevo conjunto dealias e introduzca un nombre y una descripción para el mismo. El servidorcreará un alias con la información introducida en esta página y la siguiente.

Haga clic en Siguiente una vez que haya identificado el conjunto de alias.

5. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán por el iniciador del flujo detrabajo, identifique uno o varios alias para los que el iniciador del flujo de trabajonecesita introducir valores en el momento de iniciar el flujo.

a. Especifique si desea Crear un nuevo alias de ejecutante o Usar un alias deejecutante existente sin definir. Un alias existente y sin definir es el que aparece



en el conjunto de alias aunque sin un nombre de usuario específico asignado enel conjunto.

b. Para crear un nuevo alias de ejecutante, introduzca un nombre y una descripcióny haga clic en Agregar para incluirlo en la Lista de selección.

c. Para usar un alias de ejecutante existente, seleccione el alias adecuado en la listadesplegableAlias de ejecutante existente y haga clic en Agregar para incluirloen la Lista de selección. De forma opcional, puede modificar la descripción delalias de modo que el propósito del mismo quede claro para el iniciador delflujo de trabajo.

d. Una vez que la Lista de selección incluya todos los alias deseados, haga clic enSiguiente o en Finalizar (en función de si ha elegido la opción final en el paso 1).

6. Si ha elegido Alias de ejecutante que se resolverán en tiempo de ejecución apartir del conjunto de alias, seleccione los alias que el servidor resolverá entre losconjuntos de alias seleccionados.

a. Seleccione un conjunto de alias en la lista Conjunto de alias y, a continuación, unalias concreto en la lista que aparece debajo de ésta.

b. Haga clic en Agregar para incluir el alias en la Lista de selección.

c. Repita los pasos a y b con cada alias que desee incluir.

7. Haga clic en Terminar.

Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo detrabajo esté en curso)

Si selecciona esta opción, deberá especificar qué conjunto de alias y alias usará elservidor de flujo de trabajo en tiempo de ejecución para determinar la persona realque realizará esta actividad. Primero elija un conjunto de alias e identifique despuésun alias concreto en él.

Si necesita más información sobre alias y conjuntos de alias, consulte Usar alias, página14.

Para identificar el conjunto de alias y alias del ejecutante:

1. Seleccione qué conjunto de alias desea usar para resolver los alias.

Las opciones son:

• Conjunto de alias predeterminado (el iniciador del flujo de trabajo loresolverá cuando el flujo de trabajo esté en curso): el servidor hace referencia alconjunto de alias definido de forma predeterminada para este flujo de trabajo. Elconjunto de alias predeterminado se define en el cuadro de diálogo Propiedadesde plantilla; si no se ha seleccionado ningún conjunto, podrá definirlo en lasiguiente página.

• Conjunto de alias específico: el servidor hace referencia al conjunto de aliascuyo nombre se ha seleccionado en la lista desplegable adyacente. En esta listase muestran todos los conjuntos de alias de la Docbase a los que esté conectadoactualmente y para los que tenga permiso Escribir.



• Conjunto de alias de documento en el paquete: el servidor hace referenciaal conjunto de alias asignado a un documento en un paquete que recibe estaactividad. En la lista desplegable, elija qué conjunto de alias del paquete definidose usará. Si selecciona <Cualquiera>, el servidor examinará los conjuntos dealias de todos los paquetes hasta que encuentre la primera coincidencia con elalias específico que se identifica en el paso 4.

• Conjunto de alias de ejecutante anterior: el servidor hace referencia al conjuntode alias asignado al ejecutante de la actividad anterior. Use esta opción, porejemplo, si esta actividad la debe realizar el administrador del ejecutante de laactividad anterior. Si, en tiempo de ejecución, el ejecutante anterior no tiene unconjunto de alias asociado, el servidor usará el conjunto de alias perteneciente algrupo del ejecutante anterior. Si el grupo tampoco tiene un alias, se enviará latarea de actividad errónea al supervisor del flujo de trabajo.


Si ha elegido la opción Conjunto de alias predeterminado pero aún no haseleccionado un conjunto de alias predeterminado para este flujo de trabajo, debeseleccionar un conjunto de alias.

Si ha seleccionado una de las otras opciones o ya ha definido el conjunto de aliaspredeterminado del flujo de trabajo, haga clic en Siguiente para pasar a una páginaen la que pueda elegir el alias concreto dentro de dicho conjunto. Omita el paso 3.

3. Si aún no ha definido un conjunto de alias predeterminado para este flujo de trabajo,elija uno.

• Para elegir un conjunto de alias existente, haga clic en Elija entre los conjuntosde alias existentes y seleccione un conjunto de alias en la lista desplegable. Enesta lista se muestran todos los conjuntos de alias de la Docbase a los que estéconectado actualmente y para los que tenga permiso Escribir.

• Para elegir un nuevo conjunto de alias, haga clic en Crear nuevo conjunto dealias e introduzca un nombre y una descripción para el mismo. El servidorcreará un alias con la información introducida en esta página y la siguiente.

Haga clic en Siguiente una vez que haya identificado el conjunto de alias.

4. Identifique el alias específico dentro del conjunto de alias seleccionado.

Si ha elegido un conjunto de alias específico en el paso 2, la lista desplegable Aliasde ejecutante incluirá los alias definidos en dicho conjunto.

Si ha elegido un conjunto de alias que se seleccionará en tiempo de ejecución, comoel conjunto de ejecutante anterior, la lista desplegable Alias de ejecutante estarávacía. Escriba el nombre del alias en el cuadro, asegurándose de que es idénticoal nombre que aparece en el conjunto que buscará el servidor. Si, en tiempo deejecución, el servidor no encuentra una coincidencia entre el alias de ejecutante y losalias disponibles en el conjunto, la tarea de actividad se devolverá al supervisor delflujo de trabajo junto con una notificación.




Elegir ejecutantes automáticos

El ejecutante de las actividades automáticas debe ser un usuario único. Este requisitolimita las opciones disponibles para las actividades automáticas a las siguientescategorías de usuario:

• El supervisor del flujo de trabajo (de forma predeterminada, el iniciador del flujo detrabajo)

• El propietario de la Docbase

• El ejecutante de la actividad anterior

• Un usuario específico

Si selecciona cualquiera de los tres primeros, el servidor determina el usuario real entiempo de ejecución.

Para elegir al usuario cuyo acceso de seguridad se usa para una actividad automática:

1. En la ficha Ejecutante del Inspector de actividades, seleccione Automáticamente enrepresentación de un ejecutante y haga clic en el botón Seleccionar ejecutante.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante.

2. Elija el acceso de seguridad del usuario que usará la actividad automática:

• Supervisor del flujo de trabajo: la actividad automática usará los permisosdel supervisor del flujo de trabajo, que de forma predeterminada es el usuarioque lo inicia.

• Propietario de Docbase: la actividad automática usará los permisos delpropietario de la Docbase.

• Ejecutante de la actividad anterior: la actividad automática usará los permisosdel usuario que ha realizado la actividad anterior en el flujo de trabajo.

• Usuario específico: la actividad automática usará los permisos de un usuarioque se elija en el paso siguiente.

3. Si ha elegido Usuario específico, seleccione el usuario cuyos permisos se usarán.

a. Haga clic en el botón Elegir para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionarusuario.

b. En el cuadro de lista Grupos, resalte el nombre de un grupo o <Todos losusuarios>. Los usuarios del grupo seleccionado aparecen en el cuadro de listaUsuarios del grupo.

c. Seleccione el usuario en el cuadro de lista Usuarios del grupo. El nombre delusuario aparece en el cuadro de texto Selección.

d. Haga clic en Aceptar.

El nombre del usuario seleccionado aparece en el cuadro de texto Usuario.


El nombre del usuario seleccionado aparece en el cuadro de texto situado junto albotón Seleccionar ejecutante.



Establecer definiciones de actividadLa ficha Definición del Inspector de actividades permite definir la prioridad de lasactividades automáticas, así como proporcionar instrucciones a los ejecutantes de lasmismas.

Para definir las opciones de actividad:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Definición.

2. Seleccione un nivel de prioridad en la lista desplegable Prioridad.

Este valor de prioridad designa la prioridad en la ejecución de una actividadautomática y se ignora en las actividades manuales. Si necesita más información,consulte Definir valores de prioridad, página 16.

La prioridad Dinámica se da cuando, en lugar de establecer la prioridad de laactividad como parte de la plantilla de flujo de trabajo, se establece la prioridadutilizando código personalizado mientras se ejecuta el flujo de trabajo. Debe asignaresta prioridad sólo si el sistema incluye código personalizado para establecerlaen tiempo de ejecución.

3. Introduzca una descripción de la actividad en el cuadro de texto Descripción(asunto).

4. Introduzca cualquier instrucción que desee incluir para el ejecutante de estaactividad en el campo Instrucciones para ejecutante (título).


Definir desencadenadores de actividadesUn desencadenador es una señal que indica que la actividad puede empezar. Use laficha Desencadenador para describir las condiciones que desencadenan la actividad yenviar el paquete a la bandeja de entrada del ejecutante.

Si la actividad presenta varios flujos entrantes, puede especificar el número de lasactividades anteriores que se deben haber completado antes de que se inicie la actividad.La condición de desencadenamiento es la cantidad mínima de puertos de entrada quedeben haber aceptado paquetes para que comience esta actividad. Por ejemplo, si unaactividad tiene tres puertos de entrada, puede decidir que se inicie la actividad cuandodos de los tres hayan aceptado paquetes.

Si necesita más información sobre los desencadenadores de actividad, consulte Definircondiciones de desencadenamiento, página 17.

Para definir el momento en el que se desencadena una actividad:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Desencadenador.

2. Especifique cuántos flujos de entrada de actividades se deben haber completadoantes de que se inicie esta actividad.



• Para iniciar esta actividad solo cuando todas las actividades anteriores hayanfinalizado, marque Todos los flujos de entrada están seleccionados.

• Para iniciar esta actividad cuando un número de actividades anteriores se hayacompletado, marque Se ha seleccionado este número de flujos de entrada eintroduzca la cantidad de actividades precedentes que deben finalizar antes deque se ejecute esta actividad. La cantidad total de flujos de entrada para estaactividad se muestra junto al cuadro de texto.

Cuando una actividad solo tiene un flujo de entrada, estas opciones no son diferentes.

3. Para asegurarse de que una acción específica ocurre antes de que la actividadseleccionada se ejecute, marque la casilla de verificación Y cuando llegue este eventoe introduzca un nombre de evento en el cuadro de texto adyacente.

Puede tratarse de un evento definido por el sistema, como dm_checkin, o se puedeinventar un nombre de evento, como "promovido" o "presentado". Si incluye unevento de desencadenamiento en la condición de inicio, el servidor debe encontrarel evento identificado en la cola del flujo de trabajo para que se inicie la actividad.Consulte el capítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content ServerFundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server) para obtener másinformación sobre cómo definir y poner eventos en cola utilizando la API deDocumentum.

4. Para permitir que la actividad pueda ejecutarse más de una vez en el mismo flujo detrabajo, marque la casilla de verificación Esta actividad se puede ejecutar más deuna vez en un flujo de trabajo.

Una actividad de repetición es una actividad que se puede usar más de una vez enun flujo de trabajo concreto. De forma predeterminada, las actividades se definencomo de repetición. Las actividades con varios ejecutantes que se realizan de formasecuencial no pueden ser de repetición. (Elegir ejecutantes, página 12 describe lascategorías de usuario para los ejecutantes.)

Si usa una actividad varias veces en un flujo de trabajo, debe estructurarlo de modoque solo una instancia de la actividad esté activa a la vez. El servidor no puedeiniciar una actividad si la actividad anterior, basada en la misma definición, aúnestá en ejecución.


Definir notificacionesWorkflow Manager admite dos tipos de temporizadores de advertencia para lasactividades:

• Un temporizador de inicio que avisa al supervisor del flujo de trabajo si no seha iniciado una actividad dentro de número designado de horas después de quecomience el flujo de trabajo

• Un temporizador de finalización que avisa al supervisor del flujo de trabajo si nose ha completado una actividad dentro de número designado de horas después deque ésta comience



La tarea de verificar los temporizadores de advertencia y de enviar los avisos alsupervisor del flujo de trabajo la realiza la herramienta de administración delsistema dm_WfmsTimer. Esta herramienta se instala con el paquete de herramientasde administración del sistema. No se instala en estado activo. Si desea usar lostemporizadores de advertencia en los flujos de trabajo, asegúrese de que el administradordel sistema activa esta función. Cuando se encuentre activa, se ejecutará cada hora deforma predeterminada. Consulte la documentación de Content Server si necesita másinformación sobre dm_WfmsTimer.

Para especificar cuándo se enviará la notificación al supervisor del flujo de trabajo:

1. En el Inspector de actividades, elija la ficha Notificación.

2. Para notificar a un supervisor que una tarea no puede iniciar después de unnúmero específico de días u horas, marque la casilla de verificación La actividadno se desencadena en e introduzca el número de días u horas en los cuadros detexto adyacentes.

3. Para notificar a un supervisor que una tarea está incompleta después de un númeroespecífico de días u horas, marque la casilla de verificación El trabajo de la actividadno ha terminado y escriba un número de días u horas en los cuadros de texto.


Definir las reglas de transición de actividadLas reglas de transición determinan cuáles son las actividades siguientes en el flujo detrabajo. Si una actividad presenta varios flujos salientes, tal vez desee que se envíenpaquetes a todas las actividades siguientes o solo a determinadas actividades, en funcióndel resultado de la actividad. Por ejemplo, podría ofrecer a un ejecutante que revisarael diseño de un nuevo formulario la opción de reenviar el diseño al siguiente revisor odevolverlo al diseñador para que lo corrija. Esta lógica de ramificaciones se configuracreando flujos desde la actividad a las dos posibles actividades siguientes y permitiendoal ejecutante elegir la ruta que desea seguir.

Si una actividad únicamente cuenta con un flujo de salida, no hay necesidad dedefinir una condición de transición. La ficha Transición estará atenuada con la opciónSeleccionar todas las actividades conectadas seleccionada.

Si necesita más información sobre las transiciones, consulte Definir transiciones deactividad, página 19.

Para definir la acción de transición:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Transición.

2. Determine la forma en la que la actividad selecciona las siguientes actividades alas que enviar paquetes:

• Para enviar paquetes a todas las actividades siguientes conectadas a ésta(incluyendo los flujos de rechazo), elija Seleccionar todas las actividadesconectadas.



• Para dejar que el ejecutante decida qué actividad se seleccionará cuando la actualhaya terminado, elija Permitir que el ejecutante de la actividad elija.

• Para enrutar paquetes a distintas actividades basadas en un conjuntode condiciones, elija Seleccionar las siguientes actividades según estascondiciones.

Si selecciona la tercera opción, pase al paso 6.

Nota: También puede pasar al paso 6 si la Docbase actual se creó con Content Server5.2.5 SP1 o se actualizó a esa versión. En el caso de Docbases anteriores, las opcionesdescritas en los pasos del 3 al 5 no estarán disponibles.

3. Si la actividad la llevan a cabo varios ejecutantes, es decir, si la categoría delejecutante es Todos los usuarios del grupo o Algunos usuarios de un grupo,especifique cuántos ejecutantes deben completar la tarea:

• Para hacer que sea necesario que todos los ejecutantes completen la tarea,seleccione el botón de opción Todos los ejecutantes completan la tarea.

• Para completar la actividad cuando un cierto número de ejecutantes completenla tarea, seleccione el botón de opción [ ] los ejecutantes completen la tareae introduzca en el cuadro de texto el número de ejecutantes necesarios. Si elnúmero que introduce es mayor que el número de ejecutantes que recibenelementos de trabajo para esta actividad en tiempo de ejecución, el servidorcompletará la actividad cuando todos los ejecutantes completen la tarea.

Si elige Seleccionar todas las actividades conectadas en el paso 2, pase al paso 7.

4. Si deja que el ejecutante seleccione las siguientes actividades, especifique el númeromáximo de actividades que éste puede seleccionar mediante el cuadro de listadesplegable Select at most [ ] activities (Seleccionar [ ] actividades como mucho).

En el cuadro de lista se muestra el número total predeterminado de actividadessiguientes disponibles. Puede seleccionar cualquier número entre 1 y este máximo.En tiempo de ejecución, el servidor no permitirá que el ejecutante seleccione unnúmero mayor de actividades que el especificado.

5. Si permite que un grupo de ejecutantes seleccione las actividades siguientes, es decir,si la categoría del ejecutante es Todos los usuarios del grupo o Algunos usuarios deun grupo y la opción de transición es Let performer select the next activity (Permitirque el ejecutante seleccione la actividad siguiente), especifique cuándo reenviar lospaquetes a las actividades siguientes seleccionadas.

• Para iniciar inmediatamente las actividades de rechazo seleccionadas, haga clicen el botón de opción Cualquier ejecutante rechaza. Si un ejecutante seleccionaactividades de rechazo, las actividades se iniciarán sin esperar otras respuestas;las selecciones del resto de ejecutantes se ignorarán.

• Para iniciar inmediatamente las actividades de reenvío seleccionadas, haga clicen el botón de opción Cualquier ejecutante reenvía. Si un ejecutante seleccionaactividades de reenvío, las actividades se iniciarán sin esperar otras respuestas;las selecciones del resto de ejecutantes se ignorarán.

• Para iniciar las actividades siguientes seleccionadas sólo cuando los ejecutantesidentificados en el paso 3 hayan completado la tarea, haga clic en el botón deopción Todos los ejecutantes completan la tarea. Con esta opción, el servidorcombina las selecciones de todos los ejecutantes. Si algunos usuarios seleccionanactividades de reenvío y otros seleccionan actividades de rechazo, el servidor



determina qué actividades iniciar basándose en el conjunto final de botones deopción de esta ficha.

— Para iniciar todas las actividades seleccionadas por los ejecutantes, tanto lasde reenvío como las de rechazo, haga clic en Iniciar todas las actividadesseleccionadas.

— Para iniciar sólo las actividades de rechazo seleccionadas (en el caso de quelas haya), haga clic en Sólo iniciar actividades de rechazo. Las actividadesde reenvío sólo se inician si todos los ejecutantes seleccionan actividadesde reenvío.

— Para iniciar sólo las actividades de reenvío seleccionadas (en el caso de quelas haya), haga clic en Sólo iniciar actividades de reenvío. Las actividadesde rechazo sólo se inician si todos los ejecutantes seleccionan actividadesde rechazo.

6. Especifique las condiciones que el servidor usa para determinar qué actividadesreciben paquetes.

Consulte Crear condiciones de transición, página 56 si necesita más informaciónsobre la creación de condiciones de transición.


Crear condiciones de transición

Si elige la opción Seleccionar las siguientes actividades según estas condiciones,aparece una tabla en la que se muestran las condiciones de transición definidas. Estatabla estará en blanco la primera vez que defina una actividad. Siga este procedimientopara agregar condiciones de transición de modo que se elijan automáticamente lassiguientes actividades en el flujo de trabajo. Si necesita más información sobre lascondiciones de transición, consulte Definir transiciones de actividad, página 19.

Para crear una condición de transición:

1. Genere la condición con el asistente de condiciones de transición o escríbalamanualmente.

Para introducir la condición manualmente, quite la marca de la casilla de verificaciónUsar asistente para modificar condiciones nuevas o vacías.

2. Haga doble clic en una fila de la tabla que comience con la palabra if.

Si se marca la casilla de verificación, aparece el cuadro de diálogo Asistente decondiciones de transición. De lo contrario, se abre el cuadro de diálogo Editorde condiciones de transición.

3. Si decide no usar el asistente, edite la condición en el Editor de condiciones detransición.

a. Introduzca la condición en el cuadro de texto Condición. El formato deuna condición es object_type.attribute_name="condición". Puede incluir varias



condiciones conectadas por medio de Y. Consulte el paso 4 si necesitainformación sobre los objetos disponibles.

b. Seleccione las actividades a las que se distribuirán paquetes cuando se cumplaesta condición.

c. Haga clic en Aceptar y vaya directamente al paso 14 de este procedimiento.

4. En el cuadro de diálogo del asistente, elija el objeto al que desea que se apliqueesta condición:

• El flujo de trabajo en ejecución: la condición verificará los atributos del objetodm_workflow.

• El último elemento de trabajo completado de la actividad: la condiciónverificará los atributos del objeto dmi_workitem.

• Los documentos de este paquete de entrada: la condición verificará los atributosdel objeto dmi_package seleccionado en la lista desplegable. Si esta opción estáatenuada, significará que no hay paquetes anexados a la actividad.


Aparece la siguiente página del asistente y la selección se agregará al cuadroCondición situado en la parte superior del cuadro de diálogo.

6. Elija el atributo cuyo valor desee usar en la condición.

La lista desplegable incluye los atributos del tipo de objeto seleccionado en el paso 4.

Si aparece una lista desplegable con el título Repitiendo atributo, elija o introduzcaun índice, el atributo seleccionado se usa en más de un lugar del flujo de trabajo.Indique qué valor de índice desea usar en esta condición mediante la selección de unade las cuatro opciones de la lista o escriba un valor de índice válido manualmente.


Aparece la siguiente página del asistente y la información del atributo se agregará alcuadro Condición situado en la parte superior del cuadro de diálogo.

8. Especifique la prueba que desea realizar en el atributo seleccionado.

Elija un operador lógico de comparación en la lista desplegable e introduzca unvalor de comparación en el cuadro de texto. El tipo de dato del atributo seleccionadose muestra debajo del cuadro.


La condición de transición completa aparece en el cuadro de texto Condición.

10. Decida si desea agregar otra cláusula a esta condición.

• Si desea que la condición de transición incluya una cláusula adicional, unidaa la condición que acaba de definir por medio de Y, seleccione Agregar otracláusula a esta condición (Y).

• Si la condición de transición se ha completado, elija Ir a seleccionar siguientesactividades.


Si ha decidido agregar otra cláusula, el asistente regresa a la primera página. Vuelvaal paso 4.De lo contrario, continúe.



12. Seleccione las actividades a las que se deben distribuir paquetes cuando se cumplaesta condición.

La lista muestra los nombres de las actividades conectadas a ésta por medio deflujos. Elija una o varias.


La condición generada aparece en la tabla.

14. Para agregar otra, haga clic en Agregar y doble clic en la nueva fila resultante.

15. Repita los pasos 4 a 13 para definir la nueva condición.

16. Una vez que todas las condiciones de transición específicas se hayan definido,seleccione las actividades a las que se distribuyen los paquetes, si no se cumpleninguna condición.

a. Haga doble clic en la fila de la tabla que comience con la palabra else.

b. Seleccione las actividades a las que se deben distribuir paquetes cuando nose cumplan las condiciones. La lista muestra los nombres de las actividadesconectadas a ésta por medio de flujos.

c. Haga clic en Terminar.

17. Cambie el orden de las condiciones, si fuera necesario.

El servidor evalúa las condiciones de transición en el orden en el que aparecen enla tabla, y distribuye los paquetes según la primera condición que evalúa comoVERDADERO. Para cambiar la posición de una condición en la tabla, resáltela yhaga clic en uno de los botones de flecha.

Cambiar la configuración de vistaLas opciones de la ficha Vista controlan la forma en la que se mostrará la actividad enla plantilla de flujo de trabajo.

Para cambiar la configuración de vista de una actividad:

1. En el Inspector de actividades, seleccione la ficha Vista.

2. Para cambiar el gráfico que representa la actividad en la plantilla, haga clic en elbotón que aparece a la derecha del cuadro Archivo de imagen, desplácese hasta elarchivo que contiene el gráfico y haga clic en Abrir.

La ruta hasta el archivo seleccionado aparece en el cuadro Archivo de imagen.

3. Para cambiar el tamaño del gráfico que representa la actividad, seleccione unporcentaje en la lista desplegable Tamaño de imagen.

Se trata del porcentaje del tamaño real del gráfico.

4. Defina la fuente y el estilo usados para designar la actividad en la plantilla.

a. Seleccione una fuente en la lista Fuente de etiquetas.

b. Seleccione un tamaño en la lista desplegable Tamaño de puntos.



c. Para definir el estilo de fuente de la etiqueta, marque o quite la marca de Negritay Cursiva.

5. Decida si desea etiquetar la actividad con su Nombre o Ejecutante.

Tenga en cuenta que los mensajes de error, como los producidos durante lavalidación de plantillas, harán referencia a las actividades por su nombre. Si asigna alas actividades el nombre del ejecutante, puede cambiar esta configuración de formatemporal a Nombre para poder encontrarla.



Capítulo 5

Trabajar con flujos y paquetes

Las líneas de flujo que conectan las actividades en un flujo de trabajo representan el flujo deldocumento u objeto que distribuye el flujo de trabajo. Los flujos permiten el movimiento de paquetes,sus propiedades y dependencias entre las actividades conectadas. Consulte Plantillas de flujo detrabajo y objetos asociados, página 9 para obtener una descripción de los flujos. En cada línea debeidentificar qué paquetes se envían a la siguiente actividad; consulte Definir paquetes, página 16si necesita más información.

Una vez que haya agregado un flujo a la plantilla, configúrelo con el Inspector de flujo. Para acceder aél, haga doble clic en un flujo en el editor de plantillas de flujo de trabajo o seleccione uno o variosflujos y elija Inspector de flujo en el menú Herramientas. Existe además un icono del Inspector deflujo en la barra de herramientas.

El Inspector de flujo incluye varias fichas, cada una de las cuales corresponde a un aspecto de laconfiguración de los flujos:

• La ficha Paquetes permite especificar los documentos que se pasarán con el flujo; consulte Definirrequisitos de paquetes, página 62 si necesita información detallada.

• La ficha Vista controla la forma en la que el flujo se mostrará en la plantilla de flujo de trabajo;consulte Cambiar la configuración de vista de flujos, página 63.

El nombre del flujo que está configurando aparece en el cuadro de texto situado en la parte superiordel Inspector de flujo. Si se selecciona más de un flujo, aparecen botones de flecha a cada lado delcuadro de texto con los que podrá desplazarse por los flujos seleccionados. La configuración se aplicaal flujo cuyo nombre aparezca en el cuadro, a menos que haya seleccionado la opción Aplicar a todoslos seleccionados.

Siempre que se seleccionan varios flujos, cada ficha del Inspector de flujo muestra una o varias casillasde verificación Aplicar a todos los seleccionados. Si esta casilla se marca, Workflow Manager aplicala configuración asociada (es decir, la que aparece a la derecha de la casilla de verificación) a todoslos flujos seleccionados y no solo a aquél cuyo nombre aparezca en el cuadro de texto superior. Porejemplo, puede seleccionar varios flujos y elegir los mismos paquetes para todos ellos de una vez. Losvalores que no tengan la casilla marcada se aplicarán únicamente al flujo actual.

Crear flujosPuede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra deherramientas de Workflow Manager:



• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic en

el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo de muchos

segmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra una línea rectaque representa el flujo entre las actividades y el otro una línea que consta de variossegmentos.

• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic en el

icono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se sigue cuando elusuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando.

Consulte Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados, página 9 para obtener unadescripción de los tipos de flujos.

Definir requisitos de paquetesAl definir un flujo que enlaza dos actividades entre sí, debe especificar qué objetos sepasan a través del flujo. Los objetos que se pasan entre actividades se denominanpaquetes. Cada flujo puede tener varios paquetes, pero debe tener uno como mínimo. Sinecesita más información sobre los paquetes, consulte Definir paquetes, página 16.

Nota: No agregue un paquete al flujo que conecte la actividad final con la tarea de inicio.

Para definir los paquetes para un flujo:

1. En el Inspector de flujo, seleccione la ficha Paquetes.

2. Para agregar un nuevo paquete que se deba pasar desde la primera actividad a lasiguiente, haga clic en Agregar nuevo paquete.

3. Introduzca el nombre del paquete haciendo doble clic en la columna Nombre oseleccione uno en la lista desplegable.

Si usa el mismo nombre que el de un paquete de otro flujo, Workflow Managerentiende que se trata del mismo. El tipo de paquete debe ser el mismo para cadainstancia del paquete con el mismo nombre.

4. Elija el tipo del objeto incluido en el paquete; para ello, haga doble clic en la columnaTipo de paquete y seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable.

Para controlar los tipos de objetos que aparecen en la lista desplegable, haga clic conel botón secundario del ratón en la columna y seleccione una opción en el menúemergente que aparece:

• Mostrar sysobject y subtipos

• Mostrar documento y subtipos

• Mostrar solo tipos de Documentum

• Mostrar todos los tipos

Consulte el manual Documentum Content Server Reference para obtener unadescripción de los tipos de objeto.

5. Para cambiar la versión del objeto que se va a distribuir, haga doble clic en lacolumna Versión e introduzca la versión deseada.

Para especificar la versión, puede introducir:



• Un número de versión específico, como 2.5 o 3.0. Si lo hace, el paquete siemprecontendrá esta versión del documento.

• Una etiqueta de versión simbólica; por ejemplo, Borrador. Las etiquetas deversión simbólicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas; por lo tanto,asegúrese de que la versión que introduzca coincide con la versión del objeto enla Docbase.

• ACTUAL, que es la selección predeterminada. Si selecciona ACTUAL, el paquetesiempre contendrá la versión más actual del objeto que exista en la Docbase.

También puede seleccionar (Opcional) en la lista desplegable. Si selecciona(Opcional), la acción de incluir un objeto en el paquete será opcional. De esta formalos usuarios pueden iniciar flujos de trabajo que contengan paquetes vacíos.

6. Para elegir una operación que esté disponible para el ejecutante de esta actividad,haga doble clic en la columna Operación en destino y seleccione una operaciónen la lista desplegable.

Esta lista incluye las operaciones disponibles para el tipo de objeto seleccionado enDocumentum Desktop. Cuando se selecciona una operación, aparece un botón enTask Manager que permite al ejecutante realizar dicha operación con facilidad. Sino se selecciona ninguna operación, Task Manager muestra botones que permitenbuscar el objeto en la Docbase, así como ver sus propiedades.

7. Para agregar otro paquete al flujo, repita de los pasos 2 a 6.

8. Para cambiar el orden de los paquetes en el flujo, resalte un paquete y haga clic enlos botones de flecha que aparecen debajo de la tabla.

9. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector de flujoo en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector.

Cambiar la configuración de vista de flujosLas opciones de la ficha Vista controlan la forma en la que el flujo se muestra en laplantilla de flujo de trabajo.

Para cambiar la configuración de vista de un flujo:

1. En el Inspector de flujo, elija la ficha Vista.

2. Determine si la línea de flujo aparece como Una sola línea directa entre lasactividades conectadas o como Líneas de muchos segmentos, con cada segmentotrazado en sentido horizontal y vertical.

Normalmente, las líneas de muchos segmentos de un flujo son más fáciles de seguir.

3. Defina la fuente y el estilo usados para mostrar los nombres de los paquetesdistribuidos a través del flujo.

Esta configuración tiene relevancia únicamente si elige mostrar los nombres de lospaquetes en el paso siguiente.

a. Seleccione una fuente en la lista Fuente de etiquetas.

b. Seleccione un tamaño en la lista desplegable Tamaño de puntos.



c. Para definir el estilo de fuente de la etiqueta, marque o quite la marca de Negritay Cursiva.

4. Para asignar al flujo los nombres de los paquetes que distribuye, marque la casilla deverificación Mostrar los nombres de los paquetes distribuidos por este flujo.

5. Haga clic en Aplicar para guardar las actualizaciones sin cerrar el Inspector de flujoo en Aceptar para guardarlas y cerrar el Inspector.


Capítulo 6

Administrar los flujos de trabajo enejecución

Siempre que participe en un flujo de trabajo en ejecución, podrá abrir Workflow Manager para versu estado. Cuando seleccione Ver instancia en Informes de flujo de trabajo, Workflow Managermostrará una representación de la plantilla de flujo de trabajo con una barra de estado debajo de cadaactividad en la que se muestra su estado actual.

Figura 6–1. Plantilla que muestra el estado de la actividad

El estado de cada actividad se muestra mediante la posición y el color del cuadro de la barra de estado:

Inactivo

Error

Detenido

Activo

Completado

Si el flujo de trabajo se basa en una plantilla que ha creado, puede además usar Workflow Managerpara detener, anular o reiniciar el flujo de trabajo.

Detener flujos de trabajoSi desea hacer una pausa en un flujo de trabajo en ejecución sin desinstalar susactividades, deberá usar el comando Detener. Cuando se detiene un flujo de trabajo,el servidor cambia el estado de todos los elementos de trabajo adquiridos o inactivos aD/A/P en pausa y el del flujo de trabajo a Detenido. Las actividades en ejecución y loselementos de trabajo actuales no se podrán cambiar de estado y las nuevas actividades nose podrán iniciar. Por ejemplo, si se detiene un flujo de trabajo después que un usuarioha adquirido un elemento de trabajo y éste finaliza la tarea e intenta marcar el elemento


Administrar los flujos de trabajo en ejecución

de trabajo como finalizado, el servidor no aceptará el cambio. Consulte el manualDocumentum Content Server Fundamentals si necesita información sobre estos estados.

Solo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de superusuario ode administrador del sistema puede detener un flujo de trabajo. No puede detener unflujo de trabajo si algún elemento de trabajo generado por actividades automáticas seencuentra en estado adquirido.

Para detener un flujo de trabajo:

1. Abra un flujo de trabajo en ejecución en Workflow Manager.

2. Seleccione Detener en el menú Controlar.

Para reiniciar un trabajo detenido, seleccione Reanudar.

Anular flujos de trabajoAl anular un flujo de trabajo, éste se termina.

Solo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de superusuario o deadministrador del sistema puede anular un flujo de trabajo. No puede anular un flujo detrabajo si algún elemento de trabajo automático se encuentra en estado adquirido.

Para anular un flujo de trabajo:

1. Abra un flujo de trabajo en ejecución en Workflow Manager.

2. Seleccione Anular en el menú Controlar.

Reanudar flujos de trabajoEl comando Reanudar se encuentra disponible solo para los flujos de trabajo que sehan detenido.

Siempre que se reanuda un flujo de trabajo, los elementos de trabajo con el estado deD/A/P en pausa regresan a su estado anterior y se cambian el estado del flujo de trabajoy las instancias de actividades detenidas al estado en ejecución. Consulte el manualDocumentum Content Server Fundamentals si necesita información sobre estos estados.

Para reanudar flujos de trabajo detenidos:

1. Abra un flujo de trabajo detenido en Workflow Manager.

2. Seleccione Reanudar en el menú Controlar.


Índice

Aactividades

alinear, 27condición de desencadenamiento, 17copiar, 26de repetición, 53descripción, 9ejecutantes, elegir, 12elegir qué incluir, 11mover, 26pegar, 26seleccionar con condiciones, 20tipos de transición, 19

actividades automáticasejecutantes válidos, 51valores de prioridad, 16

actividades manualesalias como ejecutantes, 14delegación, 15ejecutantes válidos, 12extensión, 15

ajustar a la cuadrícula, 28alias

usar en el flujo de trabajo, 14alias de ejecutante

definir, 49alinear actividades, 27anular flujos de trabajo, 66Aplicar a todos los seleccionados

(opción), 43, 61asignar ejecutantes ahora, 47asistente de condiciones de transición, 56

Ccambiar

actividades mostradas en la paleta deactividades, 23

configuración de vista, 58, 63

plantillas de flujo de trabajo mostradasen la paleta de flujo de trabajo, 24

propiedades de plantillas de flujo detrabajo, 34

condiciones de desencadenamiento, 17condiciones de transición, 20configuración de vista

cambiar, 58, 63configurar página, 40conjunto de alias predeterminado, 49conjuntos de alias

específicos, 49predeterminados, 49

copiar actividades, 26crear

flujos, 61plantillas de flujo de trabajo, 32

cuadrícula, ajustar a, 28

Ddefinir alias de ejecutante, 49delegación, 15desinstalar plantillas de flujo de

trabajo, 37detener flujos de trabajo, 65

EEjecutante (ficha), 44 a 45, 51ejecutantes

automáticos, 44, 51manuales, 44 a 45

ejecutantes automáticoselegir, 44, 51tareas, 44

ejecutantes manualeselegir, 44 a 45tareas, 44

elegirejecutantes automáticos, 51


Índice

elementos de trabajo, 10eliminar objetos, 26estado borrador, 31estado instalado, 31estado validado, 31eventos de desencadenamiento, 17extensión, 15

Fflujos, 10, 61

crear, 61flujos de trabajo, 7

anular, 66detener, 65paquetes, 10reanudar, 66

Gguardar plantillas de flujo de trabajo, 35

Iimprimir plantillas de flujo de trabajo, 39Inspector de actividades, 43Inspector de flujo, 61instalar plantillas de flujo de trabajo, 37

Mmover actividades, 26

NNotificación (ficha), 18, 53notificar al supervisor, 18, 53

Oobjetos

eliminar, 26seleccionar, 27

opciones de zoom, 28

Ppaleta de actividades

cambiar las actividades mostradasen, 23

paleta de flujo de trabajocambiar las plantillas de flujo de

trabajo mostradas en, 24paquetes, 10, 16Paquetes (ficha), 62pegar actividades, 26plantillas de flujo de trabajo

arquitectura, 9cambiar propiedades, 34crear, 32descripción, 9desinstalar, 37guardar, 35imprimir, 39instalar, 37validar, 37

plantillas del flujo de trabajoestados, 31

Rreanudar flujos de trabajo detenidos, 66reglas de transición, 54

Sseleccionar

ejecutantes manuales, 45Seleccionar ejecutante, 45, 51seleccionar objetos, 27supervisor, notificar, 18, 53

Ttareas

ejecutantes automáticos, 44ejecutantes manuales, 44

temporizadores de advertencia, 18, 53tipos de transición, de actividades, 19Transición (ficha), 54

Vvalidar plantillas de flujo de trabajo, 37valores de prioridad, en actividades, 16Vista (ficha), 58, 63vista previa de impresión, 40


guía del usuario de workflow manager · definir transiciones de actividad..... 19 determinar las...

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