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Programas Integrales de Capacitación de Productores, Jóvenes, Mujeres y Familias Rurales

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Guía de evidencias de los PIC

1 de julio

2013 La presente guía brinda orientaciones para una sistematización adecuada del desarrollo de Programa Integral de Capacitación de la Organización.

Programas Integrales de Capacitación


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GUÍA DE EVIDENCIAS DE LOS PIC

Contenido

PRESENTACIÓN ......................................................................................................................................................................... 3

1. Plan de intervención del proveedor académico ................................................................................................................... 7

2. Plan de formación del proceso de capacitación y asistencia técnica. ................................................................................. 8

3. Bitácora del proveedor académico ...................................................................................................................................... 9

4. Registro de asistencia ...................................................................................................................................................... 10

5. Evaluación de satisfacción del cliente ............................................................................................................................... 10

6. Ficha de registro del participante ...................................................................................................................................... 11

7. Guía para la elaboración del informe final del PIC ............................................................................................................ 11

8. Informe financiero .............................................................................................................................................................. 12


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PRESENTACIÓN

El presente documento, elaborado por la Unidad Técnica Especializada en Desarrollo de Organizaciones de Productores Rurales, UTE, tiene por objeto guiar a las organizaciones en el uso y manejo de las distintas herramientas de registro, diseño, programación, evaluación, seguimiento y reporte de las acciones formativas contempladas en su Programa Integral de Capacitación.

Además de constituir evidencias documentales de las acciones realizadas, estos documentos tienen, ante todo, el carácter de instrumentos que habrán de facilitar las labores de capacitación, asistencia técnica y difusión de innovaciones tecnológicas en espacios demostrativos, en la medida que los responsables directos de su formulación o llenado se apropien de ellas.

Vistas en conjunto, y no como herramientas aisladas ni como meros requisitos, configuran un método, un sistema de planeación, gestión y evaluación del Programa Integral de Capacitación. Entre estas herramientas existe una interrelación y complementariedad que les dan unidad y permiten a las organizaciones mantener un mejor control y conducción del proceso.

Su utilización metódica permitirá a las organizaciones comparar lo planeado con lo realizado, evaluar los resultados e identificar áreas de mejora, disponer de información útil para la toma de decisiones y reformular las estrategias con oportunidad.

Ninguna herramienta está de más, cada una tiene una utilidad que habrá de demostrarse en la práctica, así, por ejemplo, el plan de formación permite establecer con anticipación los resultados de aprendizaje buscados, dando con ello mayor precisión y orientación al proceso de enseñanza-aprendizaje, elemento esencial en todo Programa Integral de Capacitación.

Estos documentos tienen un carácter operativo y metodológico y están convenidos formalmente con las organizaciones. El cuadro siguiente muestra cómo se relacionan entre ellos y su relación con el Convenio de Concertación suscrito.

Convenio Herramienta

Expediente de cada uno de los beneficiarios contemplados en el Programa, que contenga:

1. Original de constancia de Productor emitida por alguna autoridad local (CADER-SAGARPA o H. Ayuntamiento)

2. Fotocopia de credencial de elector 3. Fotocopia de CURP 4. Fotocopia de comprobante de domicilio con

fecha no mayor a 3 meses a la fecha de firma de convenio.

5. Original de 06 ficha de registro del participante


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Convenio Herramienta

Por el proceso de formación 01 Plan de intervención del proveedor académico

02 Plan de formación del proceso de capacitación y asistencia técnica.

03 Bitácora del proveedor académico

04 Registro de asistencia

05 Evaluación de satisfacción del cliente, al final del proceso.

Materiales didácticos distribuidos durante el evento: tríptico, cartel, manuales, guías, folletos, etc.

Documentos o información complementaria que integren o resulten del proceso formativo tales como fotografías, cuestionarios, esquemas, etc.

Informe final de la operación del Programa Integral de Capacitación que incluya el informe financiero con la relación de gastos, con las copias de las facturas correspondientes

Guía para la elaboración del informe final del Servicio

Informe financiero


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Estos documentos tienen un carácter operativo y metodológico y están convenidos formalmente con las organizaciones. A continuación se muestra un cuadro resumen con algunas orientaciones que se consideran pertinentes:

HERRAMIENTA CUÁNDO

UTILIZARLA USUARIOS

ADICIONALES QUIÉN LA FORMULA OBSERVACIONES

01 Plan de intervención del proveedor académico

Al final del taller de formación de formadores

Escaneado y firmado para CECS en Sistema de Monitoreo

El técnico Es la estrategia y programa de trabajo del técnico.

02 Plan de formación del proceso de capacitación y asistencia técnica.

Al final del taller de formación de formadores

Escaneado y firmado para CECS en Sistema de Monitoreo

El técnico

Es la prospección de los aprendizajes a lograr en la intervención del técnico.

03 Bitácora del proveedor académico

En cada acción formativa sea grupal o individual.

Conserva durante el proceso para presentar al CECS al momento que se la requiera

El técnico Cada sesión debe numerarse consecutivamente.

04 Registro de asistencia

En cada acción formativa desarrollada con los productores

El participante

Acumula las asistencias de la población objetivo a las diferentes acciones formativas.

05 Evaluación de satisfacción del cliente

Al final del proceso formativo del Programa Integral de Capacitación

El participante

Se aplica por única vez al final del proceso. De preferencia en la presencia del CECS.

06 Ficha de registro del participante

Por única vez al arranque del proceso

El participante

Debe llenarla personalmente el participante.

Guía para la elaboración del informe final PIC

Al concluir las acciones formativas programadas en el PIC

La organización: Coordinador Académico y Técnico

El informe final debe ser un documento analítico

Informe financiero

Al concluir las acciones formativas programadas en el PIC

La organización: Responsable Administrativo


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Objetivo del PIC

Metas de las modalidades formativas:

Eventos en aula1 Espacios demostrativos2 Giras de intercambio3 Visitas de Asistencia Técnica4

Plan de intervención del proceso

Plan de Formación del proceso

Eventos de capacitación en aula (curso-taller), espacios demostrativos o Giras de Intercambio:

1. Registro de Asistencia y Bitácora

2 y 3 Función: Demostrar 4 Función: Aplicar

Informe por evento en Sistema de Monitoreo

Evaluación y Sistematización de la Satisfacción del Cliente, al final del proceso

1 Función: Conceptual-Teórica


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INSTRUMENTOS

1. Plan de intervención del proveedor académico

Descripción: Es un instrumento diseñado para que el proveedor académico para que diseñe su estrategia y programe las acciones formativas a realizar con el grupo de productores asignado. Es, de hecho, un programa de trabajo que describe:

Universo de atención.

Caracterización del producto o servicio que ofrecen los productores en relación con el mercado.

Cambios de prácticas y aprendizajes a lograr con las diferentes acciones formativas:

Ubicación espacial de la población a atender.

Calendograma.

Espacios demostrativos. (Innovación tecnológica a difundir; problema de competitividad a resolver con las demostraciones; tipología de los participantes al espacio demostrativo).

Acciones de gestión y planeación.

Materiales y recursos didácticos.

El plan de intervención debe complementarse con los planes de formación particulares de cada modalidad y temática de acción formativa programada en el plan de intervención.

Utilidad:

Ordena y sistematiza la acción de los técnicos y facilita a la Organización la evaluación, seguimiento y control del Programa Integral de Capacitación a la Organización.

Instrucciones:

Universo de atención. Señale el número y ubicación de los productores a atender.

Caracterización del producto o servicio que ofrecen los productores. Realice y valide este ejercicio conjuntamente con las personas que atenderá con enfoque de mercado.

Cambios de prácticas y aprendizajes. Identifique lo que quiere lograr que aprendan y qué cambios de prácticas, lo anterior para integrar la propuesta del cómo, a través de las diferentes acciones formativas.

Ubicación espacial de la población a atender. Trace zonas y recorridos que optimicen el servicio de asistencia técnica.

Acciones formativas. Describa las características de cada acción formativa programada: Eventos en aula, asistencia técnica en campo y espacios demostrativos, giras.

Acciones de gestión y planeación. Describa las acciones de gestión y preparación a desarrollar para implementar el plan de intervención.

Materiales y recursos didácticos. Enumere los materiales y recursos didácticos a utilizar.

Calendograma. Calendarice, por semana, las acciones formativas.


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2. Plan de formación del proceso de capacitación y asistencia técnica.

Descripción:

Es un sencillo instrumento de diseño de las acciones formativas en aula, espacios demostrativos, giras de intercambio y de asistencia técnica, que consigna los resultados de aprendizaje, los contenidos (el objeto o materia del aprendizaje) y la forma (técnicas y recursos didácticos) de lograr que aprendan los beneficiarios.

Utilidad:

Permite al Proveedor Académico afrontar con claridad, certeza y precisión la labor formativa en sus diversas modalidades: capacitación, asistencia técnica y espacios demostrativos.

Instrucciones:

Elabore un plan de formación particular por cada modalidad y temática de acción formativa programada en el plan de intervención.

Guíese por las siguientes definiciones. o Propósito de formación: Describe la capacidad genérica o general que desarrollará

el participante en el proceso de formación. Este propósito debe ser el formulado por la organización para el PIC.

o Resultado de aprendizaje: Es un enunciado que describe lo que la persona será capaz de hacer después de participar en el proceso formativo. Los resultados de aprendizaje orientan al facilitador y a los participantes durante el proceso de formación, ya que establece con claridad qué se espera que hagan exactamente los participantes. Los resultados deben ser verificables y observables, por lo se deben emplear verbos activos y mantener el siguiente orden en la redacción:

Verbo + Objeto + Condición

o Técnicas didácticas: Es el conjunto de procedimientos para planear, organizar y desarrollar las actividades de aprendizaje y representan la manera sistemática de proporcionar información y dirigir el aprendizaje significativo.

Las técnicas se emplean en función de los resultados de aprendizaje a obtener y los facilitadores las definen en función de:

Expectativas y motivaciones de los participantes. Nivel de escolaridad. Tiempo. Infraestructura disponible. El momento de aprendizaje en que encuentran los participantes. Los diferentes estilos de aprendizaje.

A pesar de estos criterios, las técnicas dependen de la actividad particular, la posibilidad de crear nuevas técnicas y de la creatividad de los facilitadores.

Usar las técnicas didácticas permite motivar la participación del grupo, estimular el interés por el aprendizaje, promover el sentido de cooperación y trabajo en equipo, fomentar el intercambio de experiencias entre los participantes, facilitar el aprendizaje, pero requiere que el facilitador sea hábil para explicar el propósito y los objetivos de aprendizaje, comprender sus expectativas y crear o adaptar las técnicas didácticas, identificando la aplicación a los resultados previstos.


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o Recursos didácticos: Es todo aquello que permita ejecutar cada técnica.

3. Bitácora del proveedor académico

Descripción: Es un registro puntual de las acciones formativas realizadas por el Proveedor Académico y sus resultados. Se realiza un registro por acción o serie de acciones formativas de una misma modalidad y temática, no por productor.

Utilidad:

Constituye una memoria de la ejecución del servicio y vista en su conjunto, permite identificar los avances y obstáculos en la consecución de los objetivos planteados, además de brindar elementos para la redirigir la estrategia.

Instrucciones:

Registre cada acción o serie de acciones formativas de la misma modalidad y temática. Por ejemplo, si el plan de intervención señala que se hará un evento en aula, dos eventos demostrativos, una gira de intercambio y tres visitas de asistencia técnica, habrá que elaborar siete registros, independientemente del número de visitas.

En cada caso, señale el objetivo, los resultados y las lecciones que haya obtenido de cada acción o serie de acciones de una misma modalidad y temática.

Llene la bitácora in situ, y obtenga, según el caso, la firma del productor individual en la lista de asistencia del evento que corresponda.

Utilice el contenido de su bitácora para alimentar el Sistema de Monitoreo del INCA Rural. Recapitule, analice, reflexione y replantee sus acciones y estrategias.

Para la generación de evidencias fotográficas, en el caso de eventos grupales deberán incluir tres fotografías que permitan identificar: 1. Total de asistentes; 2. Prácticas realizadas y 3. Proveedor académico en acción. Tratándose de asistencias técnicas serán mínimo 2 y máximo 10 fotografías en las que pueda observarse: 1. El productor en labores, 2. Proveedor académico en acción con productores y 3. Evidencias de avance en resultados. Anotar datos de fecha, lugar, estado, municipio y archivar en formato PDF. Este registro de evidencias lo reportará mensualmente en el sistema de Monitoreo del Instituto y al final del proceso deberá ser coincidente con los eventos realizados.


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4. Registro de asistencia

Descripción:

Es un instrumento para recabar la firma de los participantes y la fecha de realización de las acciones formativas. Son de dos tipos:

1. Lista de asistencia para eventos grupales (Cursos, talleres, eventos demostrativos y giras de intercambio tecnológico), y

2. Lista para visitas individuales de asistencia técnica

Utilidad: Sirve para dar fe y llevar control de la asistencia de los participantes.

Instrucciones:

Proporcione a los participantes en cada evento grupal o visita de asistencia técnica, la lista que corresponda para que firmen o coloquen su huella digital del pulgar derecho. Considere siempre portar cojín entintado para que estampen su huella digital

Si el evento dura más de un día, se debe utilizar la siguiente columna para firmas.

Archive en el expediente del evento.

5. Evaluación de satisfacción del cliente

Descripción:

Es un instrumento que evalúa la satisfacción de los participantes del proceso de capacitación y asistencia técnica, sobre distintos aspectos como: desempeño de los facilitadores, facilitación del aprendizajey evaluación general del evento. Utiliza una escala numérica y contiene espacios para sugerencias y recomendaciones. Es necesario que su llenado sea anónimo.

Utilidad:

Su utilidad radica en que proporciona información útil para la toma de decisiones en torno al desarrollo y calidad de los eventos. Permite recoger directamente las impresiones de los participantes y, en consecuencia, operar los cambios pertinentes.

Instrucciones:

Proporcione a los participantes al final del proceso formativo el instrumento de evaluación de satisfacción del participante.

Auxilie a las personas que no sepan leer ni escribir en el llenado del instrumento.

Recolecte los instrumentos de evaluación y sistematice sus resultados, ya que deberá ingresarlos en el Sistema de Monitoreo del INCA Rural.

Archive en el expediente del proceso.


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6. Ficha de registro del participante

Descripción:

Es una ficha que recoge los datos de identificación y contacto de los participantes en el Programa Integral de Capacitación. Igualmente el beneficiario:

1. Se manifiesta conforme de que la organización reciba y opere los recursos correspondientes a su participación en el PIC.

2. Manifiesta su voluntad de cumplir con los requisitos de participación en el PIC. 3. Declara que no ha recibo apoyos fiscales por el mismo concepto.

Utilidad:

Es una evidencia de primer orden y servirá para que la organización amplíe y mejore su conocimiento de los beneficiarios. En su conjunto, los datos obtenidos permiten obtener el perfil del grupo para dirigir mejor la estrategia formativa y mantener con posterioridad la relación.

Instrucciones:

Entregue a los beneficiarios la ficha de registro del participante en la primera acción formativa para que sea llenada por única vez por ellos mismos.

Auxilie a las personas que no sepan leer ni escribir en el llenado de la herramienta. En tales casos proporcióneles también cojín entintado para que estampen su huella digital del pulgar derecho.

Colecte las fichas llenadas y archive en el expediente del beneficiario del evento.

7. Guía para la elaboración del informe final del PIC

Descripción:

Esta guía tiene por objeto orientar a la organización en la sistematización de su experiencia en la realización del PIC y el análisis crítico de sus resultados. Presenta una propuesta, no limitativa, de estructura para la elaboración del informe final, que debe dar cuenta del modelo aplicado, los aprendizajes relevantes, la metodología aplicada, los impactos logrados y la vinculación con otros actores en su operación.

Utilidad:

El informe final, además de ser un producto convenido entre la Organización y el INCA Rural, es una evidencia de la realización del PIC y un documento de reflexión y análisis para la propia organización. Es un bien público, en la medida que brinda a la sociedad la posibilidad de conocer la experiencia de una organización en la experimentación de un modelo de capacitación, asistencia técnica e innovación tecnológica integral. Eventualmente, también puede ser un instrumento de intercambio de experiencias y aprendizajes con otras entidades y organizaciones.

Instrucciones:

El informe final debe condensar la información generada a lo largo del proceso por los distintos actores involucrados (dirigentes de la organización, coordinadores académicos y operativos, responsables administrativos, proveedores académicos y beneficiarios) y ser un producto colectivo de la reflexión y análisis de éstos. Debe destacar los resultados obtenidos en


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aprendizajes de las personas participantes en el Programa (Personas atendidas y estructura técnico-operativa del Programa), así como los cambios de prácticas, resultado de la operación del mismo.

8. Informe financiero

Descripción:

Es una matriz en hoja de Excel donde la organización registra y presenta el detalle de los gastos realizados en el ejercicio del presupuesto del PIC, ordenados por beneficiario (proveedor de bienes y servicios) y concepto de gasto.

Esta relación forma parte del informe físico y financiero que la organización debe presentar al final del proceso.

Utilidad:

Más que un mero requisito, es un medio para analizar el ejercicio del presupuesto y su aplicación a conceptos relevantes para los fines del aprendizaje.

Instrucciones:

Registre minuciosamente cada uno de los gastos y conserve los comprobantes fiscales, asegurándose de que cumplan todos los requisitos de ley.

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