GET THINGS DONE

Três tipos de pessoas: as que são organizadas, as que tentam estar organizadas e as que vivem no caos.

Método de organização PDAs, gravadores digitais, blocos de anotações,

smartphones, … quem nunca comprou um aparelhinho ou começou a usar um programa desses com o objetivo de se organizar “de uma vez por todas”, que atire o primeiro post-it. Na maioria das vezes, é apenas uma boa desculpa para comprar um novo brinquedinho eletrônico.

Apesar de anotar metodicamente suas idéias, tarefas e projetos, isso não é suficiente. Sempre surge algum incêndio para ser apagado imediatamente, alguma coisa importante fica de fora da lista ou, então, itens a fazer ficam parados em alguma data do calendário sem serem finalizados e você só vai perceber isso tarde demais.

Não importa o equipamento para anotar compromissos, agenda, blocos, smart phones, o que interessa é um bom método para se tirar proveito desses equipamentos.

A sigla GTD – Getting Things Done, foi criada por David Allen, típico consultor de “auto-ajuda executiva”, autor do livro Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer, editado no Brasil pela Campus).

É um método testado e comprovado para organizar suas idéias e projetos de modo que você tenha total controle sobre o que precisa ser feito para “fazer as coisas acontecerem”

O objetivo principal é livrar você do estresse causado pela sua “to do list interior”, aquele monte de coisas que precisam ser feitas e você só lembra na hora errada: o email que você precisa mandar para um cliente, mas que só lembrou no chuveiro; a lâmpada da cozinha que precisa ser comprada mas que você só lembra quando aperta o interruptor e nunca no supermercado etc.

Segundo Allen, essas coisas são pontas soltas, que ficam estressando nossas mentes enquanto não são finalizadas e só servem para atrapalhar sua produtividade.

O método para eliminar essas pontas, através de um sistema confiável composto por listas de projetos. Um lugar onde você colocaria tudo o que precisa ser feito em seu trabalho, vida pessoal, saúde, relacionamentos familiares etc.

Não basta fazer uma lista, é preciso ter uma metodologia por trás dela. Para começar, o método GTD é dividido em 5 passos:

Liste tudo e qualquer coisa que precise de sua atenção - tenha sempre à mão um InBox, uma maneira de anotar suas ações, seja um simples bloco de papel ou um Smartphone de última geração (ou aquele Palm que você se encostou a um canto).

O importante é dedicar alguns minutos por dia para tirar suas tarefas da mente e colocá-las em seu InBox. Basta isso para lhe dar uma sensação de segurança de que as coisas estão sendo organizadas e as pontas soltas foram reatadas.

Processamento: pegue todas as ações ou tarefas anotadas e decida se elas podem ser feitas imediatamente ou dependem de outra ação anterior.

TUDO O QUE PODE SER FEITO EM MENOS DE DOIS MINUTOS, DEVE SER FEITO IMEDIATAMENTE.

Coloque essas ações em contextos. No GTD, contexto são estados mentais ou localizações físicas

que possibilitam as ações: comprar lâmpada é algo que você pode fazer no caminho de casa para o trabalho, então coloque esta ação no contexto “Rua”. Já mandar um email requer que você esteja em frente ao “computador”. Se seu local de trabalho é mais silencioso na parte da manhã, esse é um bom horário para resolver as ações pendentes no contexto “telefone”.

Visualizar todas as ações dentro de um mesmo contexto ajuda você a realizá-las mais rapidamente.

Esse é o pulo do gato do GTD em relação às listas de tarefas tradicionais, nas quais você vê tudo o que precisa ser feito o tempo todo. Ver uma tarefa que não pode ser realizada por estar fora do contexto só aumenta o seu stress.

Analise todas as suas listas e projetos de uma vez só, para ver se não há nenhuma lacuna e categorizar os projetos.

Executar finalmente as ações das listas com o mínimo de esforço necessário.

Não categorize as ações de acordo com sua importância ou data de finalização. O foco está em tirar as pequenas ações necessárias da sua frente para que você se concentre no plano geral.

1. A “ação seguinte”, a definição do menor passo necessário para que algo seja feito.

Se algo precisa de mais de uma ação, ele já se trata de um projeto.

“Ir ao supermercado”, por exemplo, não é uma ação, porque necessita de alguns passos anteriores, como “fazer lista de compras” e “tirar dinheiro no caixa eletrônico”.

2. Sistema confiável: importância de se ter sempre à mão algum método para coletar suas idéias e tirá-las da mente, não importa se você está no trânsito, almoçando ou na fila do cinema. Para alguns, um Palm pode ser a solução, para outros um celular ou gravador.

O importante é ter um meio de anotar suas idéias na velocidade em que elas surgem. Depois, na fase de processamento, você vai poder pensar mais sobre elas e decidir o que fazer a respeito.

Não adianta nada você tirar as tarefas referentes ao seu trabalho da mente, mas continuar preocupado com a consulta médica que não foi marcada ou o telefonema que não foi dado. Encarar todos os aspectos da sua vida como uma sucessão de projetos é a regra básica do GTD.

Uma vez que todos os seus projetos forem colocados no papel, seu inconsciente vai parar de ficar mandando alertas sobre lâmpadas e emails em horas inapropriadas e você vai entrar em um estado de “produtividade-zen”.

Ações imediatas Ações que Dependem de outras Contextos Projetos (várias ações)

Incluir em um projeto Transformar em novo projeto Colocar em um contexto Deletar

Actiontastic Lista