GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS/ GRUPO 3

TRABAJO EN GRUPO - DIGITALIZACIÓN

Docente: DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA

Integrantes:

Uriel GarzónWillian Alberto Mateus Camacho

Sonia Esperanza Miranda PenagosVilma Yamile Pulido Páez

Sonia Marcela Vanegas Gúzman

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA - CIDBA

Año 2013

PresentaciónObjetivos

1. ¿Qué es la digitalización?2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?3. ¿Qué información se puede digitalizar?4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?5. Tipos de escáneres6. ¿A quién le es útil la digitalización?7. Ventajas de la digitalización8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?9. ¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?

ConclusionesWebgrafía

El grupo 7 de la asignatura Gestión de Documentos Electrónicos presenta el trabajo sobre digitalización de acuerdo a las indicaciones presentadas por la profesora Doris Amanda Zuluaga.

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.

La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms. El trabajo incluye los objetivos y da respuesta a nueve preguntas relacionadas con la digitalización de documentos; finaliza con las conclusiones y webgrafía consultada.

Identificar y conocer el proceso de digitalización de documentos.

Presentar la importancia de la digitalización de documentos y cómo se lleva a cabo.

Conocer cual es la información que se puede digitalizar y que tecnologías se emplean.

Identificar y conceptualizar los tipos de escáneres que se utilizan para digitalizar documentos

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados, llamados escáneres.

El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.

La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.

Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla o enviar por correo electrónico.

Se pueden digitalizar la siguiente información:

• Documentos en papel o electrónico• Planos, mapas diagramas• Facturas pedidos• Contratos y seguros

• En general casi todos los documentos en papel se pueden digitalizar: libros, fotos, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, entre otros.

Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías, como:

Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.

Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.

Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

/

Escáner de alta producción

Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar información de manera masiva y sistemática para empresas e instituciones.

Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una preparación documental, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escáner.

/

Escáner de cama plana (Flat bed)

Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio iluminando el original para digitalizar.

Escáner de libros

Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas. 

/

Escáner de planos

Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados por este escáner, ya que los planos originales en alto estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el sistema de tracción de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.

Escáner de transparencias

Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.

 

/

Escáner de microfilm

Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.

Plantean una muy útil herramienta para migrar de manera rápida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere una alta capacitación. La calidad de la imagen digital a obtener dependerá en gran parte del estado de conservación en que se encuentre el microfilm.

 

La digitalización documental puede implementarse en todo tipo de empresas de sector público o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de servicio, sector jurídico; en todas las empresas que tengan información que les sea conveniente accederla de manera más ágil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones o auditorías.

 

La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.

Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.

Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por un CD o DVD.

Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, cafetería, correo físico y los problemas de seguridad.

Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y demás insumos ya no son necesarios en la oficina.

Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que además pueden ser visualizados simultáneamente.

El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

La digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada para resguardar información que considere de importancia como papeles del hogar, trámites, datos personales, realizar copias de seguridad de sus publicaciones favoritas, fotografías entre otros. 

En el Código Fiscal de la Federación del año 2000, se establecen las reglas para reconocer los documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complementando las reglas en la Miscelanea Fiscal de ese mismo año. En el 2003 se publican las reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos. A finales del 2003 se publican las disposiciones para microfilmación o grabación de libros, registros y documentos

REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALIDEZ FISCAL

Firma y almacenamiento por un tercero confiable (Fedatario Público) Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002 Almacenamiento seguro y no modificable Etiquetas con RFC , y todos los datos de referencia Sistema de búsqueda ágil que permita las búsquedas RESOLUCION Miscelánea Fiscal para 2003. Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

DOCSOLUTIONS es el primer proveedor de digitalización en México que está autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para digitalizar los documentos en materia de Comercio Exterior, dicha autorización es con base en los artículos 162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley Aduanera, con lo cual permite la microfilmación o grabación en medios magnéticos y resguardo de los pedimentos tramitados y los documentos que forman el archivo de los agentes y apoderados aduanales de conformidad a lo dispuesto en la Regla 2.13.21 de Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

La seguridad de la información digitalizada responde a las mismas necesidades y obligaciones que tienen los documentos en otro soporte, sin embargo, la digitalización es un proceso que puede realizarse de manera segura, teniendo en cuenta dos aspectos fundamentales: el legal y el técnico.

ASPECTO LEGAL

En cuanto al aspecto legal se ha creado un conjunto normativo que garantiza la protección de la información, cabe resaltar entre otros la norma ISO/IEC 27002 que comprenden un conjunto de estándares desarrollados por ISO (International Organization for Standardization) e IEC (International Electrotechnical Commission), para proporcionar un marco de gestión de la seguridad para la información utilizable por cualquier tipo de organización, pública o privada.

ASPECTOS TÉCNICOS

La tecnología actual permite a través de diferentes procesos proteger la información contenida en los documentos digitalizados. Como por ejemplo la encriptación y la utilización de metadatos para la seguridad de los mismos, lo anterior permite integrar elementos de seguridad que proporcionan la posibilidad de implementar derechos o restricciones de acceso al documento.

La digitalización permite a las personas y organizaciones a través de una serie de procesos, optar por una solución práctica y segura para la gestión de la información que produce, debido a que los documentos en soporte electrónico facilitan la planificación, el control y el diseño de las operaciones enfocadas a optimizar los procesos de gestión, conservación y difusión.

En pocas palabras la digitalización preserva, asegura la disponibilidad y la consulta, además brinda los requisitos necesarios para garantizar la seguridad de los documentos digitalizados.

La digitalización es importante para la conservación de documentos y el tratamiento archivístico, facilita la búsqueda de información, es segura y de acuerdo a las innovaciones tecnológicas es de fácil consulta.   La digitalización es una herramienta útil dentro de un Sistema de Gestión Documental, por cuanto se recibe los siguientes beneficios: acceso rápido a la documentación, ahorro de espacio físico y permite copia de la documentación original

http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html

http://www.decmexico.com.mx/marco_legal_digitalizacion.pdf

http://www.aplikagroup.com.ar/las-10-ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/47609/mod_label/intro/Unidad_4_II_2013.pdf

http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos