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Groupware zur Unterstützung neuer Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten Huth Dipl.-Inform. Carsten Huth IT-Messe „Zukunft & Beruf“ IT-Messe „Zukunft & Beruf“ 6.-10. März 2001 6.-10. März 2001

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Page 1: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Groupware zur Unterstützung neuer Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie:Organisationsformen in der Industrie:

Aufbau und Prozessorganisation Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmenim virtuellen Unternehmen

Dipl.-Inform. Carsten HuthDipl.-Inform. Carsten Huth

IT-Messe „Zukunft & Beruf“ IT-Messe „Zukunft & Beruf“

6.-10. März 20016.-10. März 2001

Page 2: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

ÜbersichtÜbersicht GroupwareGroupware zur Unterstützung zur Unterstützung neuer Organisationsformenneuer Organisationsformen in der Industrie: in der Industrie:

Aufbau und ProzessorganisationAufbau und Prozessorganisation im im virtuellen Unternehmenvirtuellen Unternehmen

Groupware und das GCCGroupware und das GCC Neue Organisationsformen?Neue Organisationsformen? virtuelle Unternehmen?virtuelle Unternehmen? Aufbau- und Prozessorganisation? Aufbau- und Prozessorganisation?

Page 3: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

"We liveGroupware"

Groupware und das GCCGroupware und das GCC Virtuelle Gemeinschaften am GCC:

Office-Umgebungen Lehr- und Lernumgebungen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Internet-Präsenz

(gcc.uni-paderborn.de)

Page 4: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Neue Organisationsformen und virtuelle UnternehmenNeue Organisationsformen und virtuelle Unternehmen

Traditionelle und neue Organisationsformen:Traditionelle und neue Organisationsformen: Globale TeamsGlobale Teams NetzwerkorganisationenNetzwerkorganisationen Virtuelle UnternehmenVirtuelle Unternehmen

Virtuelle Unternehmen:Virtuelle Unternehmen:... zeitlich begrenzte Kooperations- oder Leistungsverbünde, die in schnelllebigen Märkten ebenso unmittelbar entstehen, wie sie auch wieder verfallen können.

Ziele: ... Überwindung räumlicher und zeitlicher Begrenzungen, [...] die Erschließung der Vorteile verteilten Operierens, dezentral verteilten Wissens und lokaler Präsenz.

Anforderungen: ... prozessübergreifende, permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten und Zuhilfenahme innovativer und angepasster Informations- und Kommunikationstechnologie

Page 5: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

EDV-Systeme vs. Informations- und WissensmanagementEDV-Systeme vs. Informations- und Wissensmanagement

Page 6: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

AufbauorganisationAufbauorganisation

Page 7: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

ProzessorganisationProzessorganisation

Page 8: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

VisualisierungVisualisierung

Page 9: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Fragen, Anmerkungen & DiskussionFragen, Anmerkungen & Diskussion

[email protected]@notes.upb.degcc.uni-paderborn.degcc.uni-paderborn.de

Page 10: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Projektabfolge am GCCProjektabfolge am GCC

1990

1992

1994

1996

1998

2000

kommerzielle Produkte

GroupOffice

PAVONEEspresso

LotusDomino

WorkFlow

WAGSGroupOrga

GroupProject

GroupProcess

universitäre Forschung

GroupFlow

PAVONEEnterprise

Office

ONEStoneProzessware

Page 11: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

2. Motivation/Ausgangpunkt (1/2)2. Motivation/Ausgangpunkt (1/2)

Page 12: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

2. Motivation/Ausgangspunkt (2/2)2. Motivation/Ausgangspunkt (2/2) Workflows häufig nur für KernprozesseWorkflows häufig nur für Kernprozesse

Design von WF fast ausschließlich von SpezialistenDesign von WF fast ausschließlich von Spezialisten Durchführung von Ad hoc Prozessen in der Praxis mit Durchführung von Ad hoc Prozessen in der Praxis mit

derzeit existierenden, verschiedenen Medien, häufig E-derzeit existierenden, verschiedenen Medien, häufig E-MailMail Ex post Analyse von ablaufenen Prozessen oft nicht möglichEx post Analyse von ablaufenen Prozessen oft nicht möglich Wissen aus Ad hoc Prozessen und damit der Prozessbeteiligten Wissen aus Ad hoc Prozessen und damit der Prozessbeteiligten

kann nicht weiter genutzt werdenkann nicht weiter genutzt werden Praktische Erfahrungen aus der täglichen Arbeit in Praktische Erfahrungen aus der täglichen Arbeit in

einer groupware-basierten Office-Umgebungeiner groupware-basierten Office-Umgebung

Page 13: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

3. Ziele GroupProcess (1/2)3. Ziele GroupProcess (1/2) Groupware-basiertes Ad hoc Workflow-Management-Groupware-basiertes Ad hoc Workflow-Management-

System für Office-Umgebungen System für Office-Umgebungen Implizites Prozesswissen in explizites Prozesswissen Implizites Prozesswissen in explizites Prozesswissen

transformierentransformieren Integration der Ad hoc Komponente in ein traditionelles Integration der Ad hoc Komponente in ein traditionelles

Workflow-Management-System Workflow-Management-System Übergang von Ad hoc Workflows in strukturierte/ Übergang von Ad hoc Workflows in strukturierte/

vordefinierte Workflowsvordefinierte Workflows

Page 14: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

3. Ziele GroupProcess (2/2)3. Ziele GroupProcess (2/2)

Zur Nutzung von synergetischen Effekten aus Zur Nutzung von synergetischen Effekten aus prozessbezogener Sicht kann die fehlende prozessbezogener Sicht kann die fehlende Verbindung zwischen Office-, Workflow-, und Verbindung zwischen Office-, Workflow-, und Knowledge-Management-Systemen hergestellt Knowledge-Management-Systemen hergestellt werdenwerden

GroupProcessGroupProcessAd hoc Ad hoc

Workflow Workflow ManagementManagement

Workflow Workflow ManagementManagement

Knowledge Knowledge ManagementManagement

Office Office ManagementManagement

Page 15: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

3. GroupProcess-Kontinuum3. GroupProcess-Kontinuum1. Ad hoc Workflows

2. Semi-strukturierte Workflows 3. Strukturierte, vordefinierte

Workflows a) Ad hoc Workflows

a) Offene Team-bearbeitung innerhalb eines strukt. Workflows

Vollständig vordefinierter Workflow

b) Offene Team- bearbeitung innerhalb von Ad hoc Workflows

b) Ad hoc Sub-Workflow innerhalb eines strukt. Workflows

c) Ad hoc Workflows mit einem Sub- workflow/ oder Cluster c) Ad hoc Modifikation eines strukt.

Workflows

Grad der Strukturiertheit von ProzessenTendenz der zeitlichen Entwicklung von Prozessen

Page 16: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten
Page 17: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Tabellarischer EditorTabellarischer Editor

Page 18: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Design-Werkzeug für Ad hoc WorkflowsDesign-Werkzeug für Ad hoc Workflows 1. Tabellarischer Editor1. Tabellarischer Editor 2. Prozessmodellierungswerkzeug2. Prozessmodellierungswerkzeug 3. Kombinationen aus 1. und 2.3. Kombinationen aus 1. und 2. 4. E-Mail-Tracking4. E-Mail-Tracking

Store-and-forward Prozess verfolgen und für ex post Analyse Store-and-forward Prozess verfolgen und für ex post Analyse und weitere Verwendung ablegenund weitere Verwendung ablegen

Page 19: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen Partizipatives, verteiltes DesignPartizipatives, verteiltes Design Simultane AusführungSimultane Ausführung

Build Time = Run TimeBuild Time = Run Time Übergang von konkreter zu abstrakter ModellierungÜbergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

Page 20: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Phasen des Workflow ManagementsPhasen des Workflow Managements

ProcessDefinition

Build Time Business Process Analysis,Modeling & Definition Tools

Run Time

Workflow EnactmentService

Process changesProcess Instantiation& Control

Applications& IT Tools

Run TimeInteraction withUsers & Application Tools

Process Design& Definition

Worklow Control Data

Workflow Relevant Data

Application Data

WfMC: Glossary. 3.0. 1999, pp. 39.

Build Time =Run Time

Process Definition und Process Instanzals eine Einheit

Page 21: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen Partizipatives, verteiltes DesignPartizipatives, verteiltes Design Simultane AusführungSimultane Ausführung

Build Time = Run TimeBuild Time = Run Time Übergang von konkreter zu abstrakter ModellierungÜbergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

Page 22: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

6. Architektur GroupProcess6. Architektur GroupProcess

Groupware platform

OrganizationDB

ProcessDB

ApplicationDB

WorkflowEngine(predef. WF)

Transformation toolAd hoc to predef. WF

Ad hocWorkflowEngine

Ad hoc WorkflowModeler and Viewer

Workflow Modeler(predef. WF)

Organization Modeler(Ad hoc and predef. WF)

EMail Trackingand Routing

Office- and Workflow-Applications

Page 23: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

6. Architektur: Dokumente/ Message-Objekte6. Architektur: Dokumente/ Message-Objekte

BackendFields(nicht sichtbar)

FrontendFields(sichtbar)

Anzeige des aktuellen Zustandsund Möglichkeit zurModellierung desProzessmodells zur Laufzeit

Inhalt der Workflow-Anwendungsfalls. Im Office-Umfeld häufig Rich-Text, aberInformationen in strukturiertenFeldern sind möglich.

Speicherung des Prozessmodellsund weiterer RoutingInformationen

Page 24: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

6. Technologische Aspekte6. Technologische Aspekte User InterfaceUser Interface

Modellierung von Ablaufbestandteilen und Personen bzw. Modellierung von Ablaufbestandteilen und Personen bzw. aufbauorganisatorischen Bestandteilen auf einem Screenaufbauorganisatorischen Bestandteilen auf einem Screen

Ansicht des Prozessmodells während des AblaufsAnsicht des Prozessmodells während des Ablaufs Technologische Aspekte für WerkzeugeTechnologische Aspekte für Werkzeuge

Keine separate Installation von ModellierungswerkzeugenKeine separate Installation von Modellierungswerkzeugen Nutzung der Modellierungswerkzeuge per Web-Browser und Nutzung der Modellierungswerkzeuge per Web-Browser und

Lotus Notes-ClientLotus Notes-Client Versenden von Message-Objekten mit integriertem Versenden von Message-Objekten mit integriertem

Modellierungswerkzeug Modellierungswerkzeug Java als Technologie für das graphische UI Java als Technologie für das graphische UI

Page 25: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Einsatzgebiete (Prozessarten)Einsatzgebiete (Prozessarten) Ad hoc ProzesseAd hoc Prozesse Neu entstehende Prozesse Neu entstehende Prozesse

Zunächst als Ad hocZunächst als Ad hoc Später evtl. strukturiert, vordefiniertSpäter evtl. strukturiert, vordefiniert

Überführung von Ad hoc Workflows in strukturierte Überführung von Ad hoc Workflows in strukturierte WorkflowsWorkflows WFM-AspektWFM-Aspekt Teilaspekt: Überführung von konkretem zu abstraktem Teilaspekt: Überführung von konkretem zu abstraktem

Workflow-DesignWorkflow-Design Ad hoc Ausnahmeprozesse von größeren Ad hoc Ausnahmeprozesse von größeren

strukturierten, vordefinierten Prozessenstrukturierten, vordefinierten Prozessen

Page 26: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Einsatzgebiete (Anwendungsfelder)Einsatzgebiete (Anwendungsfelder) Office-ManagementOffice-Management B2B oder B2C E-CommerceB2B oder B2C E-Commerce

Verbindung von Web und Workflows im IntranetVerbindung von Web und Workflows im Intranet Knowledge-ManagementKnowledge-Management

Depot von Ad hoc ProzessenDepot von Ad hoc Prozessen Lernen aus bisherigen Prozessabläufen und Nutzen des Lernen aus bisherigen Prozessabläufen und Nutzen des

Wissens für neue ProzesseWissens für neue Prozesse

Page 27: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Herausforderungen für aktuelle WFMSHerausforderungen für aktuelle WFMS Zeitraubende Planungs- und DesignphaseZeitraubende Planungs- und Designphase

Paradigma: Build time und Run timeParadigma: Build time und Run time Planung von teilweise nicht ex ante planbaren ProzessenPlanung von teilweise nicht ex ante planbaren Prozessen

Zeitpunkt der Planung ist oft problematischZeitpunkt der Planung ist oft problematisch

Einsatz von Workflow-SpezialistenEinsatz von Workflow-Spezialisten Im allgemeinen sind Spezialisten notwendig, um Prozessdesign Im allgemeinen sind Spezialisten notwendig, um Prozessdesign

und -implementation durchzuführenund -implementation durchzuführen (Umkehrschluss für hier vorgestelltes Projekt ist nicht zulässig)(Umkehrschluss für hier vorgestelltes Projekt ist nicht zulässig)

Page 28: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

KontextKontext

Page 29: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Praktische Erfahrungen aus Praktische Erfahrungen aus Office-UmgebungenOffice-Umgebungen Ad-hoc Prozesse werden oft EMail-basiert durchgeführtAd-hoc Prozesse werden oft EMail-basiert durchgeführt Ex post Analyse der abgelaufenen Prozesse ist oft Ex post Analyse der abgelaufenen Prozesse ist oft

schwierigschwierig Das Wissen, das in den Prozessen enthalten ist, kann Das Wissen, das in den Prozessen enthalten ist, kann

nicht für weitere Prozesse genutzt werdennicht für weitere Prozesse genutzt werden Wissen der beteiligten Personen wird nicht zum Wissen der beteiligten Personen wird nicht zum

Prozessdesign genutztProzessdesign genutzt Sehr großer Anteil der Prozesse ist vom Typ Ad hoc Sehr großer Anteil der Prozesse ist vom Typ Ad hoc

Wiederum ist ein großer Anteil linear mit geringer Anzahl Wiederum ist ein großer Anteil linear mit geringer Anzahl AusnahmenAusnahmen

Typischer Fall: 3-7 KnotenTypischer Fall: 3-7 Knoten

Page 30: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

4. Querverbindungen zu anderen Projekten4. Querverbindungen zu anderen Projekten GroupOrgaGroupOrga

Konzepte:Konzepte: "Partizipatives und verteiltes Organisationsdesign" "Partizipatives und verteiltes Organisationsdesign" hier: "Partizipatives und verteiltes Prozessdesign"hier: "Partizipatives und verteiltes Prozessdesign" "Dynamisches und organisches Organisationsdesign“"Dynamisches und organisches Organisationsdesign“ hier: "Dynamisches und organisches Prozessdesign"hier: "Dynamisches und organisches Prozessdesign"

Prototypen: Java-basierte WerkzeugePrototypen: Java-basierte Werkzeuge WAGSWAGS

Konzepte: Inter-organisationale Workflows für das Konzepte: Inter-organisationale Workflows für das GroupProcess-Konzept adaptieren (Message Objekte)GroupProcess-Konzept adaptieren (Message Objekte)

Prototypen: Java-basierte Werkzeuge Prototypen: Java-basierte Werkzeuge

Page 31: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

5. Architektur/Technologische Aspekte5. Architektur/Technologische Aspekte Designwerkzeuge für Designwerkzeuge für

Ad hoc WorkflowsAd hoc Workflows Ad hoc WorkflowAd hoc Workflow

EngineEngine

Network

Operating system

Infrastructure Model

Groupware platform

Acme

Marketing

Europe US Asia

Production Sales

bidi

rect

iona

l

Inte

rfac

e

Organiz. interfaces Workflow InterfacesOrganiz. Interfaces Application Interfaces

Process Model

Information Model

otherDialogs

Ad hocProcess Modeler

EnterpriseOffice

ProcessModelerOrga

Modeler

Workflow and Office applications

Page 32: Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten

Herausforderungen für aktuelle Herausforderungen für aktuelle Ad hoc WF-SystemeAd hoc WF-Systeme Geringe FlexibilitätGeringe Flexibilität

Ausschließlich lineare Prozesse, Ausschließlich lineare Prozesse, keine parallelen Prozesse keine parallelen Prozesse keine Alternativenkeine Alternativen Keine SchleifenKeine Schleifen

Prozesse nicht wiederbenutzbarProzesse nicht wiederbenutzbar Keine graphische VisualisierungKeine graphische Visualisierung Keine Transformation in strukturierte Workflows Keine Transformation in strukturierte Workflows

möglichmöglich