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Règles administratives, légales et financières
Géraud Guilloud
Comment rédiger un bon projet de R&D européen ?
22/06/2016
2
Pourquoi ?
Première réunion de consortium
On parle la même langue,
mais pas le même langage…
Se connaitre -
Valider l’adhésion des
partenaires au projet
Eviter les erreurs et
incompréhensions
22/06/2016
3
Quand?
Au plus tard 2-3 mois avant la deadline
Qui?
Ensemble des partenaires
Première réunion de consortium
22/06/2016
4
Ordre du jour Introduction
• Consolidation de l’idée de projet
• Point légal et financier
• Préparer la rédaction
Première réunion de consortium
22/06/2016
5
> Fixer des objectifs Communs - Pourquoi faire ?
Consolidation de l’idée de projet
Universités–Hautes écoles Entreprises Publications Chiffre d’affaires
Avancer dans la même direction
Chaque bénéficiaire doit ressortir gagnant
22/06/2016
6
Consolidation de l’idée de projet
Appel à projet Consortium +
Idée de projet
« Accord de consortium »
- Gouvernance
- Distribution du financement entre les
participants
- Conditions de diffusion, d’exploitation et
d’accès aux résultats et connaissances
propres des participants
- Conditions de résolution des conflits internes
potentiels
- Responsabilité, indemnisation, confidentialité
Définir les bases du Consortium
agreement
Se mettre d’accord sur
l’exploitation des
résultats
22/06/2016
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> Fixer des objectifs Communs - Comment faire ?
Consolidation de l’idée de projet
Objectifs
Work packages
Tâches
Resultats
Impacts
Vision Ce que le projet apporte
Mesurables
Organisation, risques ressources, délais
Pendant le projet
Après le projet
Work programme
22/06/2016
- 8 - 8
Répartir les Rôles– Qui fait quoi, quand et avec qui ?
--> Découper le projet en Work Packages (WP)
Consolidation de l’idée de projet
22/06/2016
- 9 - 9
Structuration du projet et répartition des rôles
9
2 M3
After having identified the user’s requirements, the objective of this WP is to define the
overall architecture of three test-beds …
Specifications
1 2 3 4 5 6 7 LTU ONER TUB NIR DLT IRS JJ
6 9 4 5 2 3 1
Task 2.1: Components functional specifications (Leader : ONER, Partners : TUB, IRS)
….
Task 2.2. …
D2.1. End-user requirements
…
Pers/months
Objectifs
Tâches : qui
fait quoi
Délivrables
Consolidation de l’idée de projet
Répartir les Rôles– Qui fait quoi ?
22/06/2016
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Consolidation de l’idée de projet
Appel à projet Consortium +
Idée de projet
Contenu du draft:
- Call – topic – type d’action
- Objectifs communs
- Work packages – tâches - livrables
- Responsabilités des partenaires
- Budget maximal / partenaire
« 1er draft» validé et consolidé
en fin de réunion
Draft~4-5 pages
22/06/2016
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A la fin
En Résumé:
• Draft validé et consolidé
• MOU signé par tous
• Données administratives de chaque partenaire
• Rétro-planning & organisation interne
22/06/2016
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Ordre du jour Introduction
• Consolidation de l’idée de projet
• Point légal et financier
• Préparer la rédaction
Première réunion de consortium
22/06/2016
- 13 - 13
Rappel des Données Administratives:
Désigner un responsable pour la collecte et vérification des données administratives
Données à rassembler par chacun des partenaires:
• PIC: Participant Identification Code (9 chiffres)
• Personne de contact sur le projet
• LEAR: Legal Entity Appointed Representative
• Statut PME, Grande entreprise, université etc.
• Financial Check
Point légal et financier
22/06/2016
Legal base
EC Regulation 966/2012
H2020 legal framework
GA
GA A3 (Accession
Forms)
GA A1/A2 DoA/Budget
CA
14/8
Annotated Model
Grant Agreement
(AGA – 656 pages)
Memorandum of
understanding
22/06/2016
- 15 -
Estimation
budget
Proposition
budget
Coordinateur
Participant
Compromis
A l’aide
du
workplan
Budget
recomandé
Lien WP
Leaders
Budget/
WP
Budget/
poste
budgétaire
Consolidation de l’idée de projet
Répartir le budget
22/06/2016
Légal et financier
- 16 -
80 k€ 20 k€ 25 %
100 k€ + 25 k€ = 125 k€ * 70% = 87,5 k€
Règles financières -Taux de Financements Horizon 2020
* 100% = 125 k€
Exception : non profit organisation à 100%
22/06/2016
Horizon-2020
Instruments
RIA
(Research & Innovation Action)
IA
(Innovation Action)
CSA
(Coordination & Support Action)
SME-Ins (Phase-2)
FTI
(Fast Track to Innovation)
- 17 -
100%
70%
100%
70%
70%
100%
22/06/2016
18/8
Man Month Rate Hourly Rate
Budgeting vs Costs
22/06/2016
Frais personnel
Calculer un Man Month – example projet de 3 ans
- 19 -
X 1,05 X 1,05
X 1,05
X
22/06/2016
Third Parties
- 20 - 22/06/2016
Data Management Plan Kezaco?
- 21 -
Create
Store
Use
Share
Archive
Destroy
22/06/2016
Dans Horizon 2020
- 22 - 22/06/2016
Open Research Data Pilot
- 23 -
Project 1
Project 2
Project 3
Project n
Project x
e-Infrastructure
FET
LEIT
ICT
e-Infra SC5
SC3 –
SCC SC6
SWAFS ?
22/06/2016
Concrètement dans ma proposition 2
- 24 -
Nouveautés H2020
Section 2 : Impact 2.1 Expected Impacts
Contribution to
expected impact listed in the Topic
other EU wide impact (societal, CO2, …)
… improving sectorial innovation capacity
… existing barriers/ obstacles
2.2. Measures to maximise impact
Dissemination and exploitation of results
draft ‘plan for the dissemination and exploitation of
results’ (Innovation actions ≈ business plan)
Management of research data
Strategy for knowledge management and protection
Communication activities 22/06/2016
Quand ne pas y aller ?
- 25 - 22/06/2016
Obligation d’exploitation IPR
- 26 -
Obligation to exploit the results (no patent trolling)
The article 30.3 is activated in your GA
The Commission may — up to four years after the period set out in Article 3 — object to a transfer of ownership or the exclusive licensing of results, if:
(a) it is to a third party established in a non-EU country not associated with Horizon 2020 and
(b) the Commission considers that the transfer or licence is not in line with EU interests regarding competitiveness or is inconsistent with ethical principles or security considerations.
A beneficiary that intends to transfer ownership or grant an exclusive licence must formally notify the Commission before the intended transfer or licensing takes place […]
22/06/2016
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Ordre du jour Introduction
• Consolidation de l’idée de projet
• Point légal et financier
• Préparer la rédaction
Première réunion de consortium
22/06/2016
Part A : Administrative
Part B : Corps du projet
Part B : Annexes – descriptif partenaires
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Dossier: contenu
Préparer la rédaction
online
template
template
22/06/2016
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Structure de la partie B (corps du projet)
Préparer la rédaction
Section 1 : Excellence
Section 2 : Impact
Section 3 : Implementation
22/06/2016