gp-1 - la gerencia de proyectos

7/30/2019 GP-1 - La Gerencia de Proyectos

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Gerencia de Proyectos


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La gerencia de Proyectos

Qu es Gerencia de Proyectos? Es administrar la incertidumbre

inherente a cualquier proyecto,planificando su ejecucin antes deiniciarlo, controlndolo de modo aasegurar su conclusin en el plazo ypresupuesto estipulados, conforme las

especificaciones. Resultado es una caracterstica bsica

de esta actividad.


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Qu es Gerencia de Proyectos? Es la aplicacin del conocimiento,

habilidades, herramientas y tcnicaspara planificar, colocar en accin elplan de proyecto y acompaar elprogreso y el desempeo, con vistas aatender las necesidades de las partes

interesadas (stakeholders).


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Qu es Gerencia de Proyectos?

El proceso de gerencia de proyectosdefine el estndar a ser aplicado a lolargo del ciclo y ser usado para rastrear

el desempeo del proyecto. Antes de iniciar el proceso de

planificacin, ser necesario examinaralgunas de las habilidades necesarias

para ejecutar las funciones de la gerenciade proyectos y algunas restriccionescomunes a todos los proyectos.


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Restricciones de los Proyectos

En una organizacin existen mucho mssolicitaciones de proyectos que recursospara trabajar en ellos. En este caso, los

recursos son una restriccin. Algo similar ocurrir en los proyectos

individualmente: todo proyecto debetrabajar bajo la combinacin de tres

restricciones: tiempo, costo y calidad.


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Desempeo(calidad)

Costo

Plazo(cronograma)

mbito

Desempeo deseado

Presupuesto


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Una o dos de esas tres restricciones,o a veces las tres, son limitadas.

Es posible trabajar en proyectos conpresupuesto holgado (tambin esdeseable), pero con tiempo limitado.

Es posible tener todo el dinero y

personal necesarios para ejecutarlo,pero se necesita concluirlo en 24meses.


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Otros proyectos pueden presentar un escenarioopuesto. Se tiene todo el tiempo necesario, peroel presupuesto es fijo.

Otros, aun pueden incorporar dos o tres de las

restricciones. Los rganos gubernamentales sonespecialistas en iniciar proyectos con dos y, aveces, tres restricciones.

Por ejemplo, fue aprobada una legislacin fiscalque afecta la programacin de los computadores,

exigiendo nuevos programas para calcular yacompaar las alteraciones fiscales.


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En general, ser estipulada un nuevo plazo devencimiento cuando la ley fiscal entre en vigor, yla organizacin responsable debe implementar lasmodificaciones sin tocar en el presupuesto o en el

equipo. En otras palabras, las organizaciones son

orientadas a utilizar los recursos existentes paraalcanzar las metas. Las exigencias especficas delproyecto son tales que la calidad no puede sercamuflada para tratar de cumplir con el plazo.


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La principal funcin de un gerentede proyecto es equilibrar el tro derestricciones, adems de atender oexceder las expectativas de losstakeholders.

En la mayora de los proyectos, ser

necesario equilibrar slo una o dosde las tres restricciones.


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Por ejemplo, si el objetivo delproyecto es un producto de altacalidad, valdr la frase: "Puedohacer rpidamente o puedo cobrarbarato, pero no puedo hacer rpidoy barato.


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Herramientas y Tcnicas

La gerencia de proyectos rene unconjunto de herramientas y tcnicasaplicadas para describir, organizar y

monitorear el esfuerzo de las actividades. Los gerentes de proyecto son los

responsables por administrar los procesosde proyecto y aplicar tales herramientas y

tcnicas para ejecutar las actividades.


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Hay diversas ventajas en organizarproyectos y equipos que utilicentales tcnicas. Los programas songrupos de proyectos administradoscon las mismas tcnicas, de modocoordinado.


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Algunas veces, los programas abarcantambin aspectos de operacionescontinuas, como es el caso de un

programa muy grande con diversos sub-proyectos subordinados, por ejemplo,construir un novo centro comercial.

En ese programa, hay varios sub-proyectos, tales como excavacin,

construccin, diseo de interiores,disposicin de las tiendas, marketing,administracin de las instalaciones etc.


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Cada sub-proyecto es un proyecto en smismo, con un gerente de proyectoexclusivo, que se reporta a un gerente de

proyecto con responsabilidad sobrediversas reas, que, por su vez, sereporta a un gerente responsable por elprograma entero.

Despus de la construccin del centro

comercial, la gerencia de las instalacioneses considerado la parte de operacionescontinuadas de ese programa.


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La gerencia de proyectos abarcadiversas aptitudes y tcnicas. Deacuerdo con el Guide to the PMBOK, "la

gerencia de proyectos es la aplicacindel conocimiento, habilidades,herramientas y tcnicas a lasactividades del proyecto, para atendera los requisitos del proyecto".

El gerente de proyecto es responsablepor asegurar que tales tcnicas seanaplicadas y seguidas.


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Habilidades Necesarias para ser un

Gerente de Proyecto Eficiente

Muchas veces, las organizacionesnombran sus tcnicos especialistascomo gerentes de proyecto. Lashabilidades y la experiencia que lostransforman en estrellas en susreas tcnicas supuestamente se

traducen en aptitudes para lagerencia de proyectos. Pero no esnecesariamente as.


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Existen algunos gerentes deproyecto con muchos anos deexperiencia en el sector de laconstruccin civil gerenciando conxito proyectos multimillonarios detecnologa de la informacin, visto

que las tcnicas de la gerencia deproyectos son vlidas para todos lossectores y proyectos.


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Los gerentes de proyecto sonprofesionales generalistas, con muchashabilidades en su repertorio.

Son solucionadores de problemas. Enrealidad, pueden tener aptitudes tcnicas,pero eso no es prerrequisito para lagerencia de proyectos.

El equipo de proyecto tendr especialistastcnicos, personas con las cuales elgerente de proyecto contar para losdetalles tcnicos.


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Conocer y aplicar buenas tcnicasde gerencia de proyectos, ademsde un slido conocimiento dehabilidades generales de gerencia,son cimientos profesionales paratodos los aspirantes a gerentes de

proyecto.


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Herramientas del Gerente de Proyecto

Los gerentes de proyecto han sidocomparados a pequeos empresarios.Necesitan conocer un poco de cada

aspecto de la gerencia. Las diversas habilidades contenidas en el

conjunto de herramientas de un gerentede proyecto pueden ser clasificadas en

una escala de importancia ms o menosdecreciente.


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Perfil del Gerente de Proyecto

Resolucin de problemas (anlisis,juicio, sentido prctico y capacidadde decisin).

Administracin (planificacin yorganizacin, control, estrategia yconocimiento organizacional,

conocimiento especializado).


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Supervisin y Gerencia del Equipo(delegacin y responsabilidades,estructuracin del equipo, consideracin

con el equipo, desarrollo del equipo,trabajo en equipo, flexibilidad,cooperacin, resolucin de conflictos).

Relaciones interpersonales (comunicacin

oral, influencia, negociacin, ascendenciasobre los dems).


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Habilidades Personales (Pro-actividad, Auto confianza, Madurez,Estabilidad emocional, Lealtad,honestidad e integridad, Tolerancia,Abierto a el cambio).


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Habilidades Necesarias a un Gerente

de Proyecto

Habilidades de Comunicacin:Una de las caractersticas msimportantes de un gerente deproyecto de primer nivel reside

en las excelentes habilidades decomunicacin. Las comunicaciones escrita y

oral son el cimiento de todoproyecto bien-sucedido.

Existirn diversas formas decomunicacin en el ciclo de vidade su proyecto.


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Como gerente de gran parte de lasactividades de comunicacin delproyecto (documentos de proyecto,

actualizaciones en reuniones,informes de estatus etc.), esnecesario asegurar que lasinformaciones sean explcitas, claras

y completas, para que el pblico notenga dificultad en entender quest siendo transmitido.


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Aptitudes organizacionales Es probable que las aptitudes organizacionales

y de planificacin sean las habilidades msimportantes de un gerente de proyecto,

despus de la comunicacin. La organizacin se hace sentir de varias

maneras. Como gerente de proyecto, sernecesario rastrear la documentacin delproyecto, las informaciones sobre los

requisitos, memorandos, informes delproyecto, registros personales, cotizacionesjunto a los proveedores, contratos y muchoms.


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Tambin deber organizar reuniones,reunir los equipos y tal vez gerenciar yorganizar programaciones decomunicados a de prensa, dependiendodel proyecto. Las habilidades degerenciamiento del tiempo estnntimamente ligadas a las aptitudesorganizacionales.

Un buen gerente necesitar ser capaz deatribuir prioridades a los diferentesproblemas y a administrar su tiempo.


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No hay un nico aspecto de la gerencia deproyectos que no pase primero por laplanificacin, cuyas habilidades andan de

manos dadas con las aptitudesorganizacionales.

La combinacin de esos dos talentos conexcelentes habilidades de comunicacin

es casi una garanta de xito en lagerencia de proyectos.


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Habilidades para Elaboracin dePresupuesto: Los gerentes deproyecto establecen yadministran presupuestos y,por consiguiente, necesitantener conocimientos bsicos definanzas y contabilidad.

En esa rea de conocimiento,

es muy importante hacerestimativas de costos para aelaboracin del presupuesto delproyecto.


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Existen varios mtodos paracalcular costos; ellos varan desdela estimativa de las actividadesindividuales y el total de esasestimativas, hasta la previsin delcosto del proyecto como un todo.


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Despus del clculo de un presupuesto, esposible comenzar a gastar. Eso parece msinteresante de lo que realmente es.

Leer y entender las cotizaciones de losproveedores, preparar o supervisar rdenesde compra y reconciliar facturas sonhabilidades de la elaboracin delpresupuesto que sern usadas por el

gerente en la mayora de los proyectos. Esos costos sern vinculados nuevamente a

las actividades del proyecto y a los temsde gasto contenidos en el su presupuesto.


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Solucin de Problemas Todos los proyectos (en verdad, gran

parte de nuestra vida cotidiana) tiene

algn problema. En realidad, la solucin de problemas

es un proceso doble: primero, esnecesario definir el problema.

Generalmente, al definirlo, terminamosslo describiendo sntomas, en vez deir directamente a su esencia.


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Para evitar eso, podemos hacernospreguntas tales como:Se trata de un problema interno o

externo?" o "Es un problema tcnico?" o

"Existen problemas personales entrelos integrantes del equipo? Es un

problema administrativo?". Ese tipo de preguntas ayudar a ir

directo al cerne de la situacin.


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Despus de la definicin delproblema ser necesario algntiempo para examinar y analizarlo,la situacin que lo ocasion y lassoluciones alternativas disponibles.

El gerente de proyecto determinar

el mejor curso de accin a sertomado e implementar la decisin.


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Negociar e influenciar Una solucin eficiente de problemas requiere

habilidades de negociar e influenciar.

Todos usamos la habilidad de negociar de unaforma u otra, todos los das.

Por ejemplo, la negociacin en relacin con loque va ser preparado para cenar, si ser pollofrito o pescado.

En trminos simples, negociar es trabajar con losdems para llegar a un acuerdo.


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Negociar e influenciar La negociacin en los proyectos ser necesaria en

casi todas las reas, desde la definicin delmbito hasta el presupuesto, contratos,asignacin de recursos y mucho ms.

Influenciar es convencer, por ejemplo, de quecomer pescado es mejor que comer pollo frito,aun cuando sea esta la preferencia de la otraparte.


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Negociar e influenciar En otras palabras, es la posibilidad de

convencer a las personas a tomar

actitudes que, de otra forma, notomaran, como tambin de cambiar deidea y alterar el rumbo de losacontecimientos, influyendo en losresultados.

Tales habilidades sern aplicadas entodas las reas de la gerencia deproyectos.


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Liderazgo Liderazgo y gerencia no son sinnimos.

Los lderes expresan su visin, obtienen

consentimiento para las metasestratgicas, establecen directrices einspiran y motivan a otras personas.

Los gerentes se concentran en los

resultados y se preocupan en finalizarel trabajo de acuerdo con lasexigencias.


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Liderazgo A pesar de que los trminos lder ygerente no tienen el mismo significado,

los gerentes de proyecto deben tener lascaractersticas de ambos, en diferentesetapas.

Saber cundo es necesario alternar del

liderazgo a la gerencia y viceversa es untalento bastante armonioso y necesario.


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Formacin de Equipos y RecursosHumanos Los gerentes de proyecto dependern mucho

de sus habilidades para la formacin deequipos y gestin de recursos humanos.

Generalmente, los equipos son formados porpersonas de diferentes reas de laorganizacin y que pueden haber trabajadojuntas o no anteriormente

As, puede existir un componente de la base dela formacin del equipo que envuelva algerente de proyecto.


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Formacin de Equipos y RecursosHumanos El gerente de proyecto definir el espritu del

equipo y lo ayudar a tornar totalmentefuncionales las diversas etapas de suformacin, mediante la aplicacin de variasnormas en ese proceso inicial.

Muchas veces los gerentes de proyecto son

responsables por motivar a los integrantes delequipo que no son sus subordinados directos.


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Formacin de Equipos y RecursosHumanos Ello tiene sus propios dilemas y desafos. Una

manera de contornear la situacin es pedir algerente funcional que le permita participar enlas evaluaciones de desempeo de losintegrantes del equipo de proyecto.

Es necesario usar las habilidades de

negociacin e influenciar, para tener certezade que ser parte de ese proceso.


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Un Poquito de todo Los gerentes de proyecto son personas

interesantes. Conocen un poquito de

todo y son excelentes comunicadores;son personas del tipo "sbelo-todo"

Consiguen motivar a las personas,inclusive aquellas que no tienencualquier motivo para ser leales alproyecto, y pueden hacer aquellasligaciones difciles, cuando esnecesario.


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Los gerentes de proyecto pueden versefrente a situaciones poco confortables, lasque, a veces, exigen decisionesfavorables a la empresa (o al cliente),pero que no son buenas paradeterminados stakeholders.

Por consiguiente, esas personas podrnsentirse ofendidas y el gerente de

proyecto necesitar hacer algn esfuerzopara motivar y rescatar la colaboracin deellas.


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Algunas organizaciones admitengerentes de proyecto por contratopara administrar grandes proyectos

de cambios en la empresa sloporque no desean "quemar" unfuncionario-clave en esa funcin.

Felizmente, eso no acontece confrecuencia.


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El equipo del proyecto Papeles y Responsabilidades.

El equipo de proyecto es una estructura

organizacional temporal, formada deacuerdo con la complejidad del proyecto ycon conocimientos y habilidadesindividuales.

Por medio de esta estructura se establecela autoridad y competencia y se minimizanlos conflictos.


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