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Governança de TIGovernança de TI

Funções Gerenciais e Estrutura Organizacional

Raimir [email protected]

Agenda

Componentes de uma empresaObjetivos Organizacionais X Processos de negóciosGerenciamento integrado de ProcessosHierarquia administrativa e Ambiente de negóciosInfluência da TI nas organizações:

Processos de negóciosCompetiçãoEstratégiaSistemas de Informação

Componentes de uma EmpresaCaracterísticas em uma Organização

Uma empresa é uma organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro;

Vender produtos a um preço superior aos custos da produção;

As empresas compram insumos e recursos de fornecedores (outras empresas);

Os insumos são transformados em produtos pela empresa agregando valor durante o processo de produção;

Organizações e empresas sem fins lucrativos também têm as mesmas características

Componentes de uma EmpresaFunções Empresariais Básicas

Abrir uma empresa significa planejar estrategicamenteO que produzir?Qual serviço prestar?

A decisão estratégica determina quais serão seus prováveis consumidores, tipos de funcionários, máquinas, métodos de produção, instalações físicas, política de marketing, planejamento financeiro, investimentos, insumos, fornecedores, etc

Componentes de uma EmpresaFunções Empresariais Básicas

Manufatura e produção: definir um arranjo de pessoas, máquinas e processos (procedimentos) de negócios capaz de produzir;

Vendas e marketing: atrair clientes, vender o produto (ou serviço) e cuidar das questões pós-vendas, como garantias e manutenção;

Finanças e contabilidade: cuidar das transações financeiras correntes – pedidos e faturas, desembolsos, folha de pagamento, etc;

Recursos humanos: recrutar, contratar, capacitar e reter funcionários;

Componentes de uma Empresa

Entidades Básicas de uma Empresa

FornecedoresClientesFuncionáriosFaturas e SalárioProduto / Serviço

Outras entidades também existem, porém estão relacionadas às entidades básicas.

Componentes de uma Empresa

Funções Empresariais Básicas

Produto /Serviço

Manufaturae Produção Marketing

e Vendas

RecursosHumanos

Contabilidadee Finanças

Fornecedores

Funcionários Faturas e Salários

EntidadesBásicas

Objetivos Organizacionais X Processos de Negócios

Como você quer que seus funcionários executem as funções empresariais?

Quais tarefas específicas devem ser feitas durante a venda?

Como os produtos devem ser produzidos a partir das matérias-primas?

Como os pedidos dos clientes devem ser processados?

Como ...

Objetivos Organizacionais X Processos de Negócios

A eficiência de uma empresa depende de seus processos de negócios serem planejados e coordenados adequadamente para atingir os objetivos organizacionais definidos

Processos de Negócios

Os processos de negócios ou processos organizacionais são tarefas e passos concretos que descrevem como o trabalho é organizado em uma empresa;

Um processo de negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas;

Qualquer empresa pode ser vista como uma coleção de processos de negócios

Gerenciamento integrado de Processos de Negócios

Muitos processos de negócios estão vinculados a uma área funcional específica enquanto outros abrangem várias áreas funcionais e exigem coordenação interdepartamental;

As áreas funcionais tem tarefas e responsabilidades específicas; Cada função é formada por diversas atividades ou sub-sistemas


Exemplo: Processar um pedido do cliente


Processos aparentemente simples tornam-se complexos e exigem uma seqüencia de passos bem coordenados entre os principais grupos funcionais de uma empresa;

São necessárias informações em grandes quantidades com rápida comunicação;

O fluxo de informações deve ser rápido não apenas dentro da empresa, mas também na comunicação com parceiros de negócios, com as empresas de entrega e com clientes;

Todos os sub-sistemas pertencentes a cada uma das funções empresariais são interdependentes, relacionando-se através de um fluxo contínuo de informação;

Gerenciamento integrado de Processos de NegóciosEx. Planejamento e controle de Produção (Interligações)

Faturamento - pedidos de produtos contabilidade - lançamentos contábeis automáticos no momento da produção estoque - quantidade em estoque de produto acabado no momento da produção compras - solicitações de compras no momento da projeção de estoques engenharia de produtos - estrutura de produtos custos - lançamento das requisições de matéria-prima


Ex. Planejamento e controle de Produção (Interligações)

Uma nota fiscal-fatura contém dados de venda, que saíram do subsistema de Faturamento, onde a quantidade vendida dever ser baixada do Subsistema de Estoque. Em seguida, os dados sobre receitas precisam ser alimentados e processados no Subsistema de Contas a Receber, os lançamentos de débito e créditos no Subsistema de Contabilidade realizados e finalmente os dados legais de saída no Subsistema de Livros fiscais de Saída. Caso o estoque fique abaixo do valor mínimo, o Subsistema Planejamento e Controle de Produção é acionado, determinando ao Subsistema Produção o que e quanto fabricar, e ao Subsistema Compras os insumos a serem adquiridos.


CONTABILIDADE FATURAMENTO E COMERCIAL

FLUXO DE CAIXA

CUSTOS

ESTOQUE

COMPRAS ENGENH. DE PRODUTOS

VENDAS

FORNECEDORES

FOLHA DE PAGAMENTO

PLAN. CONTROLE DE PROD. FATURAMENTO

ADM. DE VENDAS

CONTAS A PAGAR

ADM. DE PESSOAL

CONTAS A RECEBER

ATIVO FIXO

MOV. BANCARIOS

FINANCEIRO ESPECIAIS

ESTOQUES E COMPRAS

CLIENTES

CONTABILIDADE

IMPOST. E RECOLHIM.

LIVROS FISCAIS

MARKETING

CONTABILIDADE FATURAMENTO E COMERCIAL

FLUXO DE CAIXA

CUSTOS

ESTOQUE

COMPRAS ENGENH. DE PRODUTOS

VENDAS

FORNECEDORES

FOLHA DE PAGAMENTO

PLAN. CONTROLE DE PROD. FATURAMENTO

ADM. DE VENDAS

CONTAS A PAGAR

ADM. DE PESSOAL

CONTAS A RECEBER

ATIVO FIXO

MOV. BANCARIOS

FINANCEIRO ESPECIAIS

ESTOQUES E COMPRAS

CLIENTES

CONTABILIDADE

IMPOST. E RECOLHIM.

LIVROS FISCAIS

MARKETING

Fluxo sistêmico de informações

Hierarquia da adminisraçãoFunções Empresariais Básicas

Gerência SeniorPresidente e altos executivos

Gerência MédiaCientistas e trabalhadores do conhecimento

Gerência OperacionalTrabalhadores dos serviços e da produçãoTrabalhadores de dados

Hierarquia da adminisraçãoGerência SeniorTomar decisões estratégicas de longo prazoGarantir o desempenho financeiro da empresa

Gerência MédiaConduzir os programas e planos determinados pela gerência seniorProjetar produtos ou serviçosCriar novos conhecimentos para a empresa

Gerência OperacionalMonitorar as atividades diáriasAuxiliar os demais níveisRealizar os serviçosFabricar os produtos

Ambiente de Negócios

Dependência da empresa do seu entorno para:Acesso a capitalMão-de-obraClientesNovas tecnologiasServiços e produtosMercados estáveisSistemas jurídicosRecursos educacionaisEtc.


Ações necessárias para uma empresaMonitorar mudanças no ambienteCompartilhar as informações com as entidades-chaveResponder a alterações políticas e econômicasIdentificar e usar novas tecnologiasIdentificar informações e compartilhar com fornecedores, clientes, acionistas, órgãos reguladores, parceiros, etcResponder a modificações no ambiente de negócios

Influência da TI nas organizaçõesTratar e compartilhar informaçõesTecnologia da Informação (TI) serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informaçãoTI se refere a todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionaisUso cada vez mais intenso dos Sistemas de Informação

Influência da TI nas organizaçõesSistemas de Informação

São conjuntos de componentes que geram informações, que são dados trabalhados (ou com valor atribuído ou agregado a eles) para execução de ações diversas e para auxiliar o processo decisórioConjunto de componentes-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações para dar suporte à tomada de decisão e ao controle da organizaçãoÉ uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback

Influência da TI nas organizações

ProcessarClassificarOrganizarCalcular

ENTRADA SAÍDA

feedback

Sistemas de Informação

AmbienteFornecedores Clientes

Agências Reguladoras Concorrentes Acionistas


Influência da TI nas organizaçõesUso dos Sistemas de Informação para

Atingir a excelência operacional (produtividade, eficiência e agilidade)Desenvolver novos produtos e serviçosEstreitar o relacionamento com o cliente e atendê-lo melhorMelhorar a tomada de decisão (precisão e rapidez)Promover a vantagem competitivaAssegurar a sobrevivência

Influência da TI nas organizaçõesDimensões dos Sistemas de Informação

Sistemas de Informação são muito mais do que computadoresPara usar os SI com eficiência, é preciso entender as dimensões

OrganizacionalHumana (Pessoas)Tecnológica

Sistema de Informação

Pessoas Tecnologia

Organizações

Sistema de Informação

Pessoas Tecnologia

Organizações

Influência da TI nas organizaçõesDimensão Organizacional

As organizações moldam os sistemas de informação de várias formas, de acordo com suas características e especificidadesAs organizações são hierárquicas e estruturadas, havendo pessoas em níveis crescentes de autoridadeProcedimentos formais, ou regras para o cumprimento das tarefas, devem ser seguidos por todosCada organização tem uma cultura específica, ou premissas fundamentais, valores e uma maneira de fazer as coisas que foram aceitas pela maioria dos membros da organização

Influência da TI nas organizaçõesDimensão Pessoas

As pessoas usam informações vindas de SI em suas atividades de trabalhoManipular estes SI são tarefas realizadas pelas pessoas, de acordo com cargo, perfil e atividades realizadas em uma organizaçãoTreinamento adequado para uso dos SI e as novas tecnologias são necessárias para o melhor rendimento de trabalho de todosA forma como as pessoas interagem nos SI é importante para um bom desempenho do trabalho, sendo a Interface essencial para uma boa receptividade e produtividade dos funcionários

Influência da TI nas organizaçõesDimensão Tecnologia

A tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoasOs computadores permitem aumentar a produtividade realizando milhões de operações ininterruptamente.Os SIs utilizam a tecnologia para entrada, processamento, armazenamento e saída de dadosTecnologias de hardware, software, comunicações e armazenamento de dados são essenciais para a construção de Sistemas de Informação

Influência da TI nas organizaçõesImportância dos SI nas organizações

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Integração entre áreas

Estratégia Em presarial

Processo Decisório

Apoio às Operações e Processos Rotineiros

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Integração entre áreas

Estratégia Em presarial

Processo Decisório

Apoio às Operações e Processos Rotineiros

Influência da TI nas organizaçõesBases para o desenvolvimento de SI

Identificação clara da filosofia administrativa da empresa

Análise das estratégias de crescimento e fortalecimento da empresa

Analise do posicionamento estratégico da empresa

Análise da informação na empresa

Análise da estrutura da empresa

PLANEJAR O USO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÕES NA EMPRESA

Influência da TI nas organizações

Bases para o desenvolvimento de SI

PLANEJAR O USO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÕES NA EMPRESA VISANDO:

Aumento da competitividade

Integração operacional e organizacional

Dinamismo

Sobrevivência da empresa

Avaliação dos impactos sobre a estrutura organizacional

Influência da TI nas organizaçõesEsquema para o planejamento geral em TI

Filosofia de informações e diretrizes gerais

Pesquisa das aplicações potenciais para as T.I.

Levantamento de dados da situação atual

Seleção e priorização de aplicações

Projeto dos S.I e integração das T.I.

Projeto e dimensionamento dos recursos técnicos

Influência da TI nas organizaçõesEsquema para o planejamento geral em TI

Projeto e dimensionamento dos recursos técnicos

Projeto de segurança de sistemas / dados

Projeto físico das instalações de T.I.

Aspectos organizacionais

Avaliação econômico-financeira do projeto

Implementação e avaliação do ambiente

Influência da TI nas organizaçõesUso Estratégico dos SI

As organizações usam sistemas de informação para darem apoio às suas metasO uso bem-sucedido de sistemas de informação envolve a identificação de áreas decisivas para o sucesso, empenho para melhorar a produtividade, ênfase ao aperfeiçoamento contínuo e desenvolvimento de sistemas de informação que podem oferecer vantagem competitivaO conhecimento da tecnologia da informação e do uso eficaz dos sistemas de informação será fundamental para os administradores, tanto no presente quanto a longo prazo

Influência da TI nas organizaçõesBenefícios dos SI

maior precisão das informaçõesgeração e difusão do conhecimento organizacionalsuporte ao processo decisóriovalor agregado ao produto (bens e serviços)produtos de mais qualidadeserviços de qualidade e vantagens competitivasoportunidade de negócios e aumento da lucratividadeaperfeiçoamento nos demais sistemas internos, eficiência, eficácia, efetividade, produtividaderedução da carga de trabalhodiminuição de custos e desperdíciosmaior controle das operaçõesagilização dos processosmaior interação dos funcionários

Sistemas de InformaçãoExemplos de Sistemas de Informação sob a perspectiva funcional

Sistemas de Vendas e MarketingSistemas de Manufatura e ProduçãoSistemas Financeiros e ContábeisSistemas de Recursos Humanos

Sistemas de InformaçãoSistemas de Vendas e Marketing

SISTEMA DESCRIÇÃO GRUPOS ATENDIDOS

Processamento de Pedidos

Registra, processa e acompanha pedidos

Gerência OperacionalFuncionários

Análise de Preços Determina preços para produtos e

serviços

Gerência Média

Previsão de tendências de

vendas

Prepara previsões quinquenais de

vendas

Gerência Sênior


Ajudam a gerência sênior a monitorar as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendasApóiam o planejamento de novos produtos e serviçosMonitoram o desempenho dos concorrentesAuxiliam a pesquisa de mercado, análise de campanhas promocionais e propagandaDecisões sobre preços e desempenho de vendasLocalizar e contatar clientes potenciaisProcessar pedidos de vendasControlar receitaMonitorar itens vendidosIdentificar tendênciasDar suporte ao serviço de atendimento aos clientes

Sistemas de InformaçãoSistemas de Manufatura e Produção


Controle de maquinário

Controla os movimentos das

máquinas e equip.


Planejamento da produção

Decide quando e em que qtde os produtos devem ser produzidos

Gerência Média

Localização de instalações

Decide onde montar novas instalações

industriais

Gerência Sênior


Planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produçãoEstabelecimento de metas de produçãoAquisição, armazenagem e disponibilidade de materiais de produção (controle de estoque)Programação de equipamentos, instalações, matérias-primas e trabalhos exigidos para fabricar produtosApoio na definição da localização de novas fábricasApoio no investimento de novas tecnologias de manufaturaMonitorar custos e recursos de manufatura e produçãoExecutar tarefas relacionadas ao andamento da produção

Sistemas de InformaçãoSistemas Financeiros e Contábeis


Contas a receber Relaciona as contas a receber


Orçamento Prepara orçamentos de curto prazo

Gerência Média

Planejamento de lucros

Planeja lucros de longo prazo

Gerência Sênior


Função Financeira:Gestão dos ativos financeiros da empresa (dinheiro em caixa, ações, títulos, investimentos, etc.)Maximizar o retorno dos ativos financeirosGerenciamento da capitalização da empresa (identificação de novos ativos financeiros)Obter informações confiáveis de fontes externas

Contabilidade:Manutenção e gerenciamento dos registros financeiros da empresa (recibos, desembolsos, depreciação, folha de pagamento, etc.)

Finanças e contabilidade trabalham juntas para acompanhar os ativos financeiros e fluxos de recursos da empresa

Sistemas de InformaçãoSistemas de Recursos Humanos


Treinamento e desenvolvi-mento

Acompanha a capacitação, as habilidades e as avaliações de desempenho dos funcionários


Análise de remuneração

Monitora as faixas e a distribuição das comissões, dos

salários e dos benefícios

Gerência Média

Planejamento de recursos humanos

Planeja as necessidades de longo prazo da organização

quanto aos recursos humanos

Gerência Sênior


Identificar funcionários potenciaisManter registros completos sobre funcionários existentesCriar programas para desenvolver talentos e capacidadesIdentificar requisitos (habilidades, cargos, custos) e planejar futuras alocaçõesMonitorar e analisar o recrutamento, a alocação e a remuneração dos funcionáriosRegistrar o recrutamento e a colocação dos funcionários da empresa


Exemplos de Sistemas de Informação sob a perspectiva de grupos de usuários

Sistemas de Processamento de Transações (SPT)Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)Sistemas de Apoio à Decisão (SAD)Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE)Sistemas de Controle de ProcessosSistemas ColaborativosAplicativos IntegradosSistemas Integrados

Sistemas de InformaçãoSistemas de Processamento de Transações - SPT

É um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresaOs SPT são usados para monitorar as operações internas e as relações da empresa com o ambiente externoExemplos:

Registro de pedidos de vendaSistemas de reserva de hotelFolha de pagamentoManutenção do registro de funcionáriosEtc

Sistemas de InformaçãoSistemas de Informações Gerenciais - SIG

São sistemas que atendem aos gerentes de nível médioFornecem relatórios sobre o desempenho corrente da organização, permitindo monitorar e controlar a empresa, além de prever seu desempenho futuroOs SIG usualmente atendem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais e anuaisA maior parte dos SIG usa rotinas simples, como resumos e comparações, em vez de modelos matemáticos sofisticados ou técnicas estatísticas avançadas

Sistemas de InformaçãoIntegração entre SPT e SIG

Sistemas de InformaçãoSistemas de Apoio à Decisão - SAD

Ajudam os gerentes de nível médio a tomar decisões não usuais, ajudando a resolver problemas nos quais não existe um procedimento padrão de soluçãoAlém do uso dos SPT e SIG, frequentemente os SAD recorrem a informações externasO foco do SAD é a eficácia da tomada de decisão.Os SAD são usados quando o problema é complexo e a informação necessária à melhor decisão é difícil de ser obtida e usada

Sistemas de InformaçãoSistemas de Apoio ao Executivo - SAE

Ajudam a gerência sênior a tomar decisões não usuais, ajudando a resolver problemas nos quais não existe um procedimento padrão de soluçãoExigem bom senso e capacidade de avaliação e percepçãoAbordam questões estratégicas e tendências de longo prazo, usando informações dos sistemas internos (SPT, SAD, …) e fontes externasFiltram, comprimem e rastreiam dados críticos, de várias fontes e os apresentam de forma “amigável” à gerência sênior

Sistemas de InformaçãoSistemas de Controle de Processos

Monitoram e controlam processos industriais (refinamento de petróleo, geração de energia, produção de aço, etc.)Uso de sensores eletrônicos conectados a computadores e equipamentos de rede

Sistemas de InformaçãoSistemas Colaborativos

Apóiam equipes, grupos de trabalho, comunicação e colaborações na empresa e entre empresasAumentam as comunicações e a produtividade de equipes e grupos de trabalhoTambém conhecidos como sistemas de automação de escritóriosSistemas de vídeoconferência, comunicações internas, correio eletrônico, ferramentas de comunicação on-line e ferramentas colaborativas

Sistemas de InformaçãoClassificação dos Sistemas de Informação

Sistemas de Apoio às OperaçõesSistemas de Processamento de Transações - SPTSistemas de Controle de ProcessosSistemas ColaborativosSistemas de Apoio Gerencial

Sistemas de Informação Gerencial – SIGSistemas de Apoio à Decisão – SADSistemas de Apoio ao Executiva - SIE

Sistemas de InformaçãoAplicativos Integrados

Sistemas que abrangem todas as áreas funcionais, executam processos de negócio que atravessam toda a empresa, e incluem todos os níveis de gerênciaAjudam as empresas a serem mais flexíveis e produtivas, ao coordenar seus processos de negócios de maneira mais integradaTem como foco a administração eficiente dos recursos e no atendimento ao cliente

Sistemas de InformaçãoAplicativos Integrados

Os SPT são os maiores produtores das informações requisitadas pelos outros sistemas, que por sua vez produzem informações para outros sistemasNa maioria das organizações, as ligações entre esses diferentes tipos de sistemas são menos rígidas

Sistemas de Processamento de Transações

Sistemas de Apoio à Decisão

Sistemas de Apoio ao Executivo

Sistemas de InformaçõesGerenciais


Aplicativos Integrados

Arquitetura de um aplicativo integrado

Sistemas de InformaçãoSistemas Integrados

São conhecidos como Sistemas Integrados de Gestão ou Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP – Entreprise Resource Planning)Coletam dados de vários processos de negócio importantes nas áreas de manufatura e produção, finanças e contabilidade, vendas e marketing e recursos humanosA informação, anteriormente fragmentada em sistemas distintos, pode ser compartilhada por toda a empresa usando uma única central de dadosMelhora na cooperação entre os diferentes setores de uma organização

Sistemas de InformaçãoSistemas Integrados de Gestão - ERP

ERP é um termo genérico que pretende identificar o conjunto de atividades executadas por um pacote de software integrado e modular, que tem por objetivo primário o auxílio aos processos de gestão de uma empresa nas mais importantes fases de seu negócio, assim como facilitar a realização de algumas atividades rotineirasEste sistema permite a eliminação da redundância de operações e a burocracia, por meio da automatização de processos e da integração das diversas áreas da empresa


Trata-se de um SISTEMA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA, que apresenta as seguintes características:Trabalha de acordo com abordagem por processosGrande abrangência funcionalSoftware multi-modularUso de banco de dados únicoTecnologia cliente-servidorPrincipais objetivos:Melhorar fluxo de informações entre as várias áreasPossibilitar visão global ao gestor

Sistemas de InformaçãoSistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento – SCM (Supply Chain Management)

Ajudam as empresas a administrar suas relações com os fornecedoresAuxiliam fornecedores, empresas de compra, distribuidores e empresas de lógistica a compartilhar informações sobre pedidos, produção, níveis de estoque e entrega de produtos e serviços, de maneira que possam buscar insumos, produzir e entregar mercadorias e serviços com eficiência


Tem como objetivo levar a quantidade certa de produtos da fonte para o ponto de consumo, com o mínimo de dispêndio de tempo e o menor custo possívelEvitar (ou diminuir) estoques excessivos, planos de produção inexatos e prazos descumpridos pois implicam em aumento dos custos e impactos negativos no atendimento ao cliente


Auxiliam a empresa a:Decidir o que e quando produzir, estocar e transportarComunicar pedidos rapidamenteAcompanhar o andamento dos pedidosVerificar a disponibilidade de estoque e monitorar os níveis de estoqueReduzir custos de estoque, transporte e armazenamentoMonitorar a expediçãoPlanejar a produção com base na demanda realComunicar rapidamente mudanças no design de produtos

Sistemas de InformaçãoSistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente – CRM (Customer Relationship Management)

Ajudam as empresas a administrar suas relações com os clientes;Fornecem informações para coordenar todos os processos de negócios

que lidam com o cliente, em termos de vendas, marketing e serviços;Visa otimizar a receita, a satisfação e a retenção de clientes; identificar,

atrair e reter os clientes mais lucrativos; prestar serviços de melhor qualidade aos clientes atuais e aumentar as vendas;

Integram informações de vendas, marketing e atendimento ao cliente;

DÚVIDAS ?

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