Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 1

Training Document

By CRM Charity,

www.crm-c.com

support@crm-c.org

+662-207-8612

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 2

สารบญ

Google Mail 5

Apps mail labs 5

การสงและรบเมล 9

การแนบไฟล 12

การ Save Draft 13

การจดกลมอเมลโดยบทสนทนา 14

การตอบเมล 16

การ Print mail (เฉพาะบทสนทนานน) 18

อเมลจากหลาย account เขา inbox 18

การเพม Signature 20

Vacation responder 20

การ Enable vacation time 21

Chatting and Talk 22

การสง SMS 23

จดการและจดเกบอเมล 24

Default Labels 25

การสรางหรอแกไข Labels 26

การใช filter 27

การตง Forward mail ไปยงเมลอน 30

เคลดลบการหาอเมล 32

Search autofill 34

การสราง Task 35

การสรางและจดระเบยบ multiple task lists 36

การพมพ และสง Task ใหกบคนอน 37

การเชอมตอ Task กบ Google Calendar 38

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 3

Google Calendar 39

การเปด Calendar 41

การเพมตารางนดหมาย และ สราง Events 42

การเพมปฏทนเวลาทจะมการเกดขนซ าๆ 46

การเพมขอมลลงในปฏทน โดยสามารถเพมไดหลากหลาย 48

การสราง Multi Calendar 50

การเลอกใชปฏทน Multi Calendar 53

Practices Google Calendar 54

การเพมการ Reminder ผานทาง SMS 55

การตงคาปฏทนโดยทวไป 58

แบงปนปฏทนกบคนอนๆ 59

การเชญคนทไมไดใช Google Calendar แลวใหเคาตอบกลบ 60

การเพมปฏทนของเพอนรวมงาน 61

Google Docs 61

การเรมใชงาน Google Docs 62

การสรางเอกสาร 63

การเปลยนชอเอกสาร 63

Format ทวๆไปใน Google Docs 63

Format ตางๆ บน Tool bars 66

การแชรเอกสารใน Google Docs 69

Comment Feature ใน Google Docs 71

การตงการแจงเตอน เมอมคนคอมเมนตใน Google Docs 71

การเลอกใช Template บน Google Docs 73

การแปลเอกสารดวย Function การ Translate บน Google Docs 74

Google Docs บนมอถอ 76

Google Spreadsheet 77

Advance format ใน Google Spreadsheet 77

การสราง Chart จากขอมล 80

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 4

Google Presentation 85

การสราง Presentation ดวย Template 85

การสราง Animation 86

การใช Google Presentation ในการพรเซนตงานจรงๆ 88

Google Forms 89

รปแบบของ Form ทง 7 แบบ (ดงภาพ) 89

การสราง Form 90

การสราง Form จาก Spreadsheet ทมอยแลว 90

การตงชอ Form 91

การเลอก Theme ของ Form 91

สญลกษณการแกไข หรอ ลบค าถาม หรอ สรางค าถามทมรปแบบเหมอนๆกน 92

การเพมค าถาม 92

การจดหนาของค าถามใน Form 93

การแกไขค า confirmation 93

การสงอเมลถงผทเราตองการใหตอบ Form 94

การ embed form ลงในเวบไซต 94

การอนญาตใหผตอบ form สามารถเขามาแกไขค าตอบได 95

การดขอมลสรปใน spreadsheet 95

การดขอมลสรปทเปน Chart 96

Google Sites 96

การสราง Google site 97

การ Manage Site 98

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 5

Google Mail

Custom Apps logo โลโกทอพโหลดโดย admin

Compose Mail ส าหรบการเขยนเมลใหม

Inbox ส าหรบเชคอเมล (เลขทอยในวงเลบนนหมายถงวามขอความจ านวนเทาใดทคณยงไมได เปดอาน)

Starred ไวโชวขอความทคณตองการใหมนส าคญ

Chats แสดงรายชอส าหรบแชท

Sent Mail กลองขอความทสงออกไป

Drafts ขอความทคณรางไวจะถกเกบบนทกไวทน

Spam เปนเมลทไมนาไววางใจ

Trash เมลทคณลบทงจะไปอยทน คณสามารถลางขอความทนเมอใดกได

Custom labels ใชในการแบงประเภทของอเมล

ตามทคณตองการ (ตวเลขในวงเลบจะหมายถงขอความทคณยงไมไดอาน)

Contacts เปนลสตของอเมลทคณเคยตดตอ

Tasks ไวส าหรบการสราง Things to do lists

Apps mail labs

เปนฟเจอรททาง Google ไดทดลองปลอยเวอรชน beta ออกมาเพอทดลองใชงานฟร

โดยสามารถสง feedback กลบไดเพอรายงานความผดพลาดตางๆได

ตวอยาง Apps mail labs

- Canned responses เปนตวอยางฟเจอรทตอบโจทยส าหรบ คนทตองตอบเมลรปแบบเดมซ าๆ ซงเราสามารถบนทกขอความเหลานนไวเปน pattern ส าหรบใชได

1. เขยนเมลใหมข นมา (ส าหรบไฟลรปภาพไมสามารถท าได) 2. หลงจากเขยนขอมลทตองการสรางเปน template เสรจแลว คลก “New

Canned Response” ใตหวขอ Save

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 6

3. พมพชอของอเมล Template แลวคลก “OK.”

4. ตอนน email template กพรอมใชงานใน canned responses แลว

หมายเหต; email template ไมสามารถบนทกในขอมล ‘To:’ หรอ ‘Subject:’ ขอมลทสามารถบนทกไดมเฉพาะกลองขอความเทานน

คณสามารถใช Email template ในการสรางเมลใหมหรอ forward mail โดยมขนตอนดงน

1. เขยน e-mail ใหม 2. ไปยง Canned responses

3. ขางลางหวขอ Insert เลอก email template ทตองการเลอกใช

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 7

4. หลงจากนน email template กจะแสดงขนมาใน message box

การแกไขขอมลใน email template ท าได 2 วธคอ

1. เขยนเมลใหมแลว insert canned response

หรอ สรางเมลใหมและพมพขอมลใหมทงหมด

2. แกไขจนเปนทพอใจ

3. ไปยงเมน Canned response เลอกคลกท email template เดมใตหวขอ Save

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 8

- Undo เปนฟเจอรส าหรบคนทชอบเผลอไปกดโดนป ม send หรอดนสงเมลหรอไฟลผด โดยเราสามารถ undo ได แตมขอแมอยวาเราตองรตวภายในไมกวนาท

ส าหรบการตดตง App mail labs สามารถท าไดโดย คลกท Settings>Labs>คนหา feature ทตองการ>Enables

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 9

การสงและรบเมล

เขยนและสงขอความ

เรมจากการกรอก e-mail address ของผรบ

Tip; เราสามารถกดตรง To เพอเลอกรายชอทตองการสงได

จากนนพมพขอความแลวกดสง

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 10

Tip;

Add CC

E-mail ทกรอกอยในชอง Cc จะไดรบขอความเหมอนกบในชอง To ทกประการ แตจะมจดท

แตกตางกน คอ ผรบไมจ าเปนตองตอบกลบ เพราะ E-mail ฉบบนเปนเพยงแคส าเนาทตองการแจงใหทราบเพยงเทานน

Add BCC

E-mail ทกรอกอยในชอง Bcc จะไดรบขอความทเหมอนกบในชอง To และ Cc ทกประการ แตจะมจดพเศษและไมเหมอนอยท ผรบในชอง To และ Cc จะไมเหน E-mail ในชองน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 11

Format Email

เปนการเซตรปแบบของขอความทพมพ

Paint Text เปนการยอหนาตางของ Format email toolbar เขาไป

Rich Text เปนการขาย Format email toolbar ออก

Google Mail's Formatting Options

Bold – ท าตวหนาบางสวน หรอทงหมด

Italics – ท าตวเอยงบางสวน หรอทงหมด

Underline – ขดเสนใตบางสวน หรอทงหมด

Font – เลอกเปลยนรปแบบตวอกษร

Font Size – เปลยนขนาดของตวอกษรบางสวนหรอทงหมด

Font Color – เปลยนสของขอความบางสวน หรอทงหมด

Highlight Color – เนนขอความดวยสตางๆ

Remove Formatting - ลบรปแบบออกจาก

ขอความทเลอก

Hyperlink Text – ท า hyperlink กบขอความทเลอก

Numbered List – สราง list number ในขอความ

Bulleted List – สราง bulleted list ในขอความ

Indent Less – ยายขอความเขามาใกลทางซาย

Indent More – ยายขอความเขาไปทางขวามากขน

Quote Text – ใสขอความในรปแบบของ quote

Left Align – จดขอความชดซายของหนา

Center Align – จดขอความใหอยตรงกลางหนา

Right Align – จดขอความใหชดขวาของหนา

Right to left* - เปลยนทศทางของต าแหนงขอความไปทางซาย

Left to right* - เปลยนทศทางของต าแหนง

ขอความไปทางขวา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 12

การแนบไฟล

1.คลก attach a file

2.หนาตาง Browse show ขนมาใหเลอกไฟล เราสามารถเลอกไฟลไดหลาย file โดยใช Shift หรอ Ctrl

3.กด open ระบบจะท าการ upload files

นอกจากนนเรายงสามารถเพมไฟลทตองการได ตรง Attach another file

ตวอยาง

ถาคณเขยน email แลวพมพวา "Hi Mike, I'm attaching the latest reports"

แลวคลก send แตคณไมไดแนบไฟลใดเลย Gmail จะท าการเตอนคณดวยpopup ขางลางน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 13

การ Save Draft

ไมตองกงวลเรองขอมลหายเพราะ Apps mail จะท าการบนทกรางเมลไวภาย

ไมกวนาท หรอหากคณตองการบนทก draft เพยงแคกด Ctrl+S (Cmd+S for Macintosh users)

ถาคณออกจาก drafted คณสามารถดหรอแกไขอกครงหนงดงน

1. คลก Drafts

2. คลกเลอกเมลทคณตองการเขยนเมลตอ

3. เลอก Edit the message หลงจากนนสามารถ Send, Save Changes หรอ Discard

แตหากวาคณไมตองการ draft นนแลว เพยงท าตามดงน

1. คลก Draft 2. เลอก draft ทตองการลบ

3. คลกเลอก discard drafts

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 14

การจดกลมอเมลโดยบทสนทนา

คณเคยเจอหรอไมทบางครง เมลทสงมามความเกยวของหรอพดถงเรองเดยวกน แต

กลบสงแยกออกมาเปนเมลหลายฉบบตามภาพดานลาง

App mail groups จะตอบเมลกลบเปนลกษณะ conversation หรอบทสนทนา ท าใหเขาใจงาย

เมลในลกษณะบทสนทนา คอ แตละขอความจะแสดงออกเปนกองซอนกน เมลทอย

บนสดเปนเมลทสงมาแรกสด สวนเมลทใหมสดจะแสดงใหคณเหนกอนเสมอดงภาพ และถาหากสงมาจากหลายคนชอเมลกจะมสทแตกตางกนดวย

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 15

ถาคณตองการดขอความทงหมดในบทสนทนา เพยงแคคลก Expand all แตหากตองการดแคขอความใดขอความหนงทกองซอนกน เพยงแคคลกกด ขอความนนกจะขยาย

ออกมา และหากตองการปดกเพยงแคกดตรงขอความนนอกครงหนง

และหากตองการ Forward อเมลแบบสนทนาทงหมดกเพยงแคเลอก forward all

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 16

ตวอยาง mail ทมการแนบไฟล

การตอบเมล

เราสามารถตอบได 2 แบบคอ

1. ตอบเฉพาะคนทสงเมล

2. ตอบเมลกลบไปหาทกคน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 17

หรอจะเลอก Forward mail กได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 18

การ Print mail (เฉพาะบทสนทนาน น)

คลก More>print

อเมลจากหลาย account เขา inbox

ตงคาโดยไปท Setting>accounts>add a mail account you own

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 19

กรอก Email ทตองการเพม

เลอก Send through Gmail เพอให Gmail สง verify code ยนยนความเปนเจาของเมลนน

เลอก Send verification

หลงจากนนใหน า Verify code จากเมลทเราตองการเพมมาใสแลวกด verify

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 20

การเพม Signature เปนการเพมลายเซน หรอลงชอไวยงตอนทายของเมลโดยอตโนมต โดยสามารถเลอก

ใหสวนนท างานไดโดย Setting>General>Signature> แลวกรอก Signature ทคณตองการ

ลงไป

Vacation responder

หากวาเราอยในชวงพกรอน พกผอน หรอจะไมสามารถใชอนเตอรเนตได เราสามารถตงคาให Google Apps mail vacation responder บอกกบผอ นรวาเราไมสามารถตอบเมลได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 21

วธการตงคา Google Apps mail vacation responder

1. Sign in ไปยง App mail account 2. เลอก Setting

3. จาก general tab, เลอก vocation responder on

4. กรอกหวขอ(Subject) และขอความ (Message) 5. หากตองการบอกใหเฉพาะคนทอยในรายชอตดตอคณสามารถเลอกตรง only send

a response to people in my Contacts แตหากคณไมเลอกคนทกคนทสงเมลถง

คณกจะไดรบ auto-response น 6. คลก save changes

การ Enable vacation time

วธการตงคา Setting>Lab>Vacation Time>Enable

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 22

ตวอยางหนาตาของ Vacation responder ท Enable vacation time แลว

Chatting and Talk

1. ตรงชอง Search, chat, or SMS

2. กรอกเมลผทตอง invite to chat

3. เลอกตรง Profile > Invite to chat

4. หลงจากนนผทถก Invite จะตองตอบตกลงถงจะแชทกนได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 23

การสง SMS

1. ตรงชอง Search, chat, or SMS

2. กรอกเมลผท ตองการสง SMS 3. เลอก Send SMS

4. กรอกหมายเลขโทรศพทพรอมระบประเทศ

หมายเหต

ส าหรบการใชงานท Google ให credit ไวแค 50 ครงหมายความวา หากคณสง SMS ออกไปแลวมการตอบกลบ Credit ของคณกยงคงมเทาเดม (คอคงเหลอ 50 ครง) แตหากคณ

สงไปแตไมมการตอบกลบ credit ของคณกจะลดลง เหลอแค 49 ครงเปนตน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 24

+++ ขอดของ SMS นคอชวยใหคณตดตอกบคนในทมงานท offline อยไดอยางมประสทธภาพมากยงข น และยงชวยประหยดคาใชจายอกดวย

จดการและจดเกบอเมล

● การใช labels เพอจดการกบอเมล

ใน Google App Mail เราใช Labels ในการจดการกบเมลแทนการใช Folders

ท าไมถงใช Labels ไมใช folders?

เพราะถาเราเกบเมลเปนโฟลเดอร กเหมอนกบแคเราแยกเมลเปนกองๆ ลองนกดเลนๆ วาถาเกดเมลทกองๆ อยนนเปนเมลตอบกลบ เมลท forward มาบาง แตเปนเรองทสมพนธกน

หมายความวาเราตองมานงคดกรองเมลเอง

แตถาเปน Labels คอสงทท าไดเหมอน folder ทกอยางทตางกนตรงทวา Google App

Mail มลกษณะการสงเมลเปนแบบ conversation หรอบทสนทนา ซงหมายความวา เพยงแคเรา แยกเมลนนเมลเดยวลง Label ใด Label หนง ทก conservation ทเกยวกบเมลนนจะเกบไว ใน Label ทนท

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 25

เพอใหเหนความแตกตางของ Labels และ Folders ชดเจนขนสามารถอานตารางดานลางน

Labels Folders

หนง Conversation สามารถมไดมากกวาหนง

Label

คณสามารถใสไดเฉพาะหนงขอความตอหนง

Folder เทานน

หนง Conversation สามารถมไดหลาย

locations (ทง Inbox, All mail, Sent Mail,

etc.) ซงท าใหงายตอการหาในภายหลง

คณตองจ าวาคณเกบเมลนนไวใน Folder ไหน

คณสามารถคนหา Conversation ดวย Label คณไมสามารถคนหาโดยระบ Folder นนๆได

ถงแมวาคณลบ label นนทง เมลทเกยวของกยงอยไมหายไปไหน

Default Labels

โดยปกตแลว Apps mail ม Labels ทสรางขนอตโนมตอยแลวดงน

1. Inbox เปน label ทแสดง conversations (ซงตวเลขท

แสดงในวงเลบหมายถงจ านวน เมลทคณยงไมไดอาน). 2. Starred label นจะแสดงเฉพาะขอความทคณไดท า

สญลกษณรปดาวเอาไว ซงการใหดาวคอการใหความส าคญกบ

conversations หรอ ขอความ หรอใชเพอเปนเครองหมายเตอนให รวาคณตองการตดตามขอความ หรอ Conversation นนในภายหลง

**การเพมสญลกษณรปดาวท าไดโดยคลก "star" บนหนาขอความ

3. Chats เปน label ทเกบรายชอผตดตอ 4. Sent Mail เปน label ทเกบขอความทคณออกไป.

5. Drafts เปน label ส าหรบเกบรางเมล 6. All Mail เปน label ส าหรบเกบเมลทงหมด ทงกลองขาเขา กลองขาออก

7. Spam เปน label ทเกบเมลทสงเขามาแลวสงสยวาเปนเมลไมนาไววางใจ 8. Trash เปน label ทเกบขอความทคณไดลบไปแลว คณสามารถท าให label นวางได

หากคณตองการ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 26

การสรางหรอแกไข Labels

1. เปดเมลทตองการสราง label เลอก label > create new

2. ใสชอ label ใหมแลวกด create

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 27

3. หากตองการแกไขขอมลของ label ดตรงหวเมลทมสญลกษณ label คลกหนงครงแคนเรากสามารถก าหนดสของ label เปลยนชอ ปดการแสดง label น หรอลบทงเลยกได

การใช filter

Filter ถาแปลเปนไทยตรงๆเลยคอ เครองกรอง หรอกระดาษกรอง

แตถาส าหรบ Apps mail แลว Filter จะท าตามค าสงตามเกณฑทคณสรางขน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 28

ท าไมถงตองม Filter แลว Filter ชวยอะไร? ลองนกดเลนๆวา หากเมลทคณรบมาจากหองสมดเพอเตอนค าจ าคณวาคณตองคน

หนงสอภายในอกสามวน หนงเทอมคณยมไปกเลมแลวตองมเมลแจงเตอนนเขามากฉบบ Filter จะชวยท าใหคณสามารถรบมอกบอเมลทคณรวาจะสงมาโดยใคร หวขอหรอเนอหาแบบไหน แลวจะท าไหนกบมน พอเหนภาพแลวนะครบ เราลองมาสราง Filter กนเลย

1. คลกตอง Settings (บนมมบนขวาของหนา Apps mail). 2. คลก Filters

3. คลก Create a filter

4. กรอก filter criteria ทคณตองการ ตวอยางเชน, 'Has the words: Newsletter'.

5. คลก Test Search เพอดวามขอความไหนทเขากนกบ filter term ทกรอกลงไปหรอเปลา

6. หลงจากนนกสราง Filter (Create filter with this search)

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 29

7. เลอกวาตองการทจะท าอยางไรกบเมลน 8. สมมตวาเราตองใหทกขอความทเกยวกบ Newsletter ใหเกบไปยง label PR &

Marketing เรากคลกเลอกตรงชอง Apply the label: > เลอก Label Pr & Marketing

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 30

9. หลงจากนนเราสามารถเขาไปแกไขหรอลบ Filter นไดใน Setting > Filters จะมป มให edit กบ delete อย

การต ง Forward mail ไปยงเมลอน

เปนทางเลอกส าหรบกรณทคณมหลายอเมล การ Forward mail ไปยงเมลอนจะชวยให

คณสามารถจดการกบทกเมลไดงายขน ซงวธการตงคามดงน

1) คลก Settings บนมมขวาบนหนาApps mail และเปดไปยงหนาแถบ Forwarding

and POP/IMAP ดงภาพ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 31

2) เลอก Add a forwarding address แลวกรอกเมลทตองการ Forward ลงไปแลวกด

Next

3) หลงจากนนใหน า verify code จากเมลทเราตองการ forward mail ไปมาใส แลวกด

Verify

4) หลงจากท Verify แลวเราสามารถระบไดวา Forward mail ทสงไปยงเมลนน เราจะท าอยางไรตอด

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 32

ระหวาง Keep mail’s copy in the inbox : เกบเมลไวท inbox หรอ

Mark mail’s copy as read : ใหเกบเมลไว และ ท าใหเปนอานแลว หรอ Archive mail’s copy : ให archive เกบไว หรอ Delete mail’s copy : ให delete เมลนน

พอท าการตงคาทกอยางเสรจแลวกกด Save Changes เปนอนเสรจเรยบรอย

เคลดลบการหาอเมล

Operator Definition Example(s)

from: ใชระบคนสงเฉพาะเจาะจง Example - from:amy

Meaning - ขอความจาก Amy

to:

ใชระบคนรบเฉพาะเจาะจง Example - to:david Meaning – ทกขอความทสงถง David

subject: คนหาค าในบรรทด subject Example - subject:dinner

Meaning – ขอความทมค าวา "dinner" อยใน subject

OR

คนหาส าหรบขอความทเขากน

ระหวาง 2

*OR จะตองตวใหญเทานน

Example - from:amy OR

from:david Meaning – ขอความจาก Amy หรอ จาก David

- (hyphen)

ใชส าหรบลบค าทไมตองการออกจาก

การคนหา

Example - dinner -movie

Meaning – ขอความทมค าวา "dinner" แตไมมค าวา "movie"

label:

คนหาขอความดวย label*

*ซงการคนหานจะไมแสดง label ท

ไมเกยวของกบขอความน

Example - from:amy label:friends

Meaning – ขอความจาก Amy ทอยใน label "friends" Example - from:david label:my-

family Meaning – ขอความจาก David ทอยใน label "My Family"

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 33

has:attachment

คนหาขอความทมการแนบไฟล Example - from:david

has:attachment Meaning – ขอความจาก David ทมการแนบไฟล

list:

คนหาขอความทอยในรายชอผตดตอ Example - list:info@example.com

Meaning – ขอความทมค าวา info@example.com อยใน headers, sent to หรอ from รายชอน

filename:

คนหาวามการแนบไฟลดวยชอหรอ

ประเภทไฟลนหรอเปลา

Example -

filename:physicshomework.txt Meaning – ขอความทมการแนบไฟลดวยชอ "physicshomework.txt"

Example - label:work filename:pdf Meaning – ขอความใน label "work"

ทมไฟลประเภท PDF แนบอย

" " (quotes)

ใชส าหรบคนหาวล*นนๆโดยเฉพาะ

*จะตวใหญตวเลกกได

Example - "i'm feeling lucky" Meaning – ขอความทมวล "i'm feeling lucky" หรอ "I'm feeling

lucky" Example - subject:"dinner and a movie"

Meaning – ขอความทมวล "dinner and a movie" ใน subject

( )

ใชส าหรบตองการรวมกลมค า ใชในการระบ terms ทไมตองการให

หายไป

Example - from:amy(dinner OR movie)

Meaning – ขอความจาก Amy ทมทงค าวา "dinner" หรอค าวา "movie" Example - subject:(dinner movie)

Meaning – ขอความใน Subject ทมทงค าวา "dinner" และค าวา "movie"

in:anywhere

คนหาส าหรบขอความทกทในGmail*

*รวมถงขอความใน Spam และ Trash

Example - in:anywhere movie Meaning – ขอความทงหมดใน

Mail, Spam, และ Trash ทมค าวา "movie"

in:inbox in:trash

in:spam

คนหาขอความใน Inbox, Trash, or Spam

Example - in:trash from:amy Meaning - ขอความจาก Amy ทอยใน

Trash

is:starred is:unread

is:read

คนหาขอความทเปน starred, unread หรอ read

Example - is:read is:starred from:David Meaning - ขอความจาก David ทอาน

แลว และมการมารคเครองหมาย star

cc: bcc:

ใชระบผรบเฉพาะเจาะจงในการ cc: หรอ bcc:*

*การคนหาใน bcc: ไมสามารถท าได

Example - cc:david Meaning - ขอความทถก cc-ไปยง David

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 34

after: before:

คนหาขอความทถกสงระหวาง

ชวงเวลานนๆ * *วนจะตองอยในรปแบบ yyyy/mm/dd เทานน.

Example - after:2004/04/16

before:2004/04/18 Meaning – ขอความทสงระหวาง April 16, 2004 และ April 18,

2004.* *โดยสามารถระบใหละเอยด: Messages sent after 12:00 AM (or

00:00) April 16, 2004 and before April 18, 2004.

is:chat

คนหาส าหรบขอความในแชท Example - is:chat monkey

Meaning – ทกๆchat message ทมค าวา "monkey".

deliveredto:

คนหาขอความโดยเฉพาะทใช email address ในการสงในหวขอความ

Example - deliveredto:username@gmail.com

Meaning – ทกขอความทใช username@gmail.com ในการสงไปยงทกๆหวขอความ

Search autofill

ตรงชอง Search Mail นนมฟงกชนทเรยกวา Search autofill ซงชวยใหเราคนหาไดงายขนดงน

มขอมลท recommened

เพยงคณเลอก has เราสามารถคนหาไดขอความทมการแนบไฟล ภาพ เอกสาร วดโอ

หรอปฏทนได หรอจะระบชอประเภทของไฟลกยงได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 35

การสราง Task

เปนการตดตามกระบวนการของภารกจหรองานทส าคญ เพอใหรวามการตอบกลบหรอวา

ยอมรบหรอยง

● การสราง Tasks สามารถท าไดโดย เปดเมลทตองการสราง Task คลก More actions> Add to Tasks จากภาพจะเหนวามการสบสนเรองนดหมายส าคญ ซงหากมการท าเปน Task จะชวยใหเราตดตามนดหมายนนไดอยางรวดเรว

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 36

การสรางและจดระเบยบ multiple task lists

หากเราม Task ทตองท ามากมายเราสามารถยอมรบ และปฏเสธ Task นนได โดยคลก More ดงภาพ

เราสามารถก าหนดไดวา Task ไหนทไดรบการยนยอมแลวอนไหนยงไมผานได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 37

การสราง task list ใหมสามารถท าไดโดย: 1. คลก Tasks ทางดานซายของ Apps mail 2. คลกป ม 'list'

3. เลอก 'New list' 4. กรอกชอ new list และกด OK.

การพมพ และสง Task ใหกบคนอน บางครงคณตองการสง Task list ทคณสรางไปบอกคนในทมวา Tasks ทมความจ าเปน

นนมอะไรบางทตองท าเพอใหโปรเจคสมบรณ

การสง email ทม task list ท าไดโดย:

1. เปด Tasks จากทางดานซายของหนาตาง Apps mail

2. คลก Actions และเลอก 'Email task list' ตามภาพ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 38

การเชอมตอ Task กบ Google Calendar

สามารถท าไดดงน

1. คลกดงภาพ

2. คลกสญลกษณ Calendar

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 39

เพยงเทานคณกสามารถเชอมตอ Task กบ Calendar ไดแลว

Google Calendar

Google Calendar เปนการท างานแบบเวบจะชวยใหเรา และเพอนรวมงานสามารถท างาน

รวมกนไดอยางมประสทธภาพ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 40

ก าหนดการนดหมายอยางงายดาย

วางปฏทนหลายรายการซอนกนเพอดวาใครวางเมอใด Google ปฏทนจะสงค าเชญและจดการ

การตอบกลบ

ท างานรวมกบระบบอเมล

มการผสานรวม Google ปฏทน เขากบ Gmail และท างานรวมกบแอปพลเคชนปฏทนทไดรบ

ความนยม

แบงปนปฏทนโครงการ

คณสามารถแบงปนปฏทนใหกบทงบรษท หรอกบเพอนรวมงานทเลอกไว การควบคมสทธการ

แบงปนขอมลทมมากมายจะชวยรกษาความปลอดภยและความเปนสวนตว

เขาถงจากโทรศพทมอถอ

ดและแกไขรายละเอยดกจกรรม เพมกจกรรมใหม และเชญผเขารวมจากทางโทรศพทมอถอ

เชน BlackBerry และ iPhone รวมทงรบขอความแจงเตอนของปฏทนผาน SMS

ท าปฏทนใหเปน Public

แสดงกจกรรมภายนอกของบรษทสสาธารณชนดวยการเผยแพรปฏทนเพอใหสามารถคนหาได

ในแกลเลอรของ Google ปฏทน ซงจะสามารถฝงปฏทนลงในหนาเวบไดอยางงายดาย

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 41

การเปด Calendar

การเปดด Google Calendar ของเราสามารถท าไดหลายวธ

แบบท 1

1. เปดจากมมซายบนของกหนา Google Apps 2. คลกเลอก Calendar

3. Google Calendar จะถกเปดในหนาตางใหม

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 42

หรอจะเปดผาน URL กได ซงกคอ calendar.google.com/a/yourcompany.com

การเพมตารางนดหมาย และ สราง Events

แบบท1

1) คลกทป ม Create ตรงแถบซายมอ

2) พบหนาตางใหม เพอกรอกขอมลตารางนดหมาย

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 43

แบบท 2

หรอ จะไปเลอกวนบนปฏทน โดยการ

1) คลกเลอกวนทเราตองการสราง event

2. ในชองทเขยนวา What ใหใสขอมลการนดหมายสนๆ ไว เชน Meeting with ABCD Company และกด Create event เปนการเสรจสน

2) Event นนจะไปปรากฏอยบนปฏทนของคณ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 44

แบบท 3 อกหนงวธทคณสามารถสรางปฏทนไดคอ การใช Quick Add

ในกรณใช Quick add ควรพยายามทจะตองบอกวา การนดหมายนนเกยวกบอะไร, เมอไร , กบใคร , และ ทไหน

เชน Meeting with Dan 10AM Friday at Four Seasons Hotel

คลก Add จะพบวาเครองมอนจะชวยเลอกใหวา Meeting with Dan 10AM Friday at Four Seasons Hotel , Bangkok จะมข นในวนศกรทใกลทสด และadd อตโนมตทนท

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 45

เมอไปคลกดขอมลเพมเตม เครองมอนจะยงเชอมตอไปยง Google Maps เพอบอกอกวาทนดหมายท Four Seasons Hotel, Bangkok นนอยทไหน

ถาเราตองการจะดแผนทของ Four Seasons Hotel, Bangkok กคลกลงค Map กจะปรากฏหนา Google Map ของFour Seasons Hotel Bangkok ขนมา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 46

การเพมปฏทนเวลาทจะมการเกดขนซ าๆ

1) เปดหนา Event นนขนมา

2) คลกท Repeat

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 47

3) จะเกดกลอง Repeat ปอปอพขนมา ใหกรอกขอมลดงน

ในหนานใหเราเลอกวาจะให event นเกดซ าในลกษณะใด เชน ทกๆสปดาห

เชนทกๆวนจนทร เราจะเลอกท M ซงหมายถง Monday Starts on : หมายถงเรมตงแตวนทเทาใด

Ends : หมายถงจะการตงคา event นท าซ าไปมาจนถงเมอไร

Never จะหมายถงวาให event นลงในปฏทนของเราไปเรอยๆ After …………………Occurrences หมายถงใหหยดเมอม event นเปน

จ านวน …………ครง On…………………….หมายถงใหส นสดในวนท…………………………..

คลกท Done เมอเลอกเรยบรอยแลว ในปฏทนจะปรากฏขอมลตารางนดหมายตามทเราเลอก คอ Repeat: Weekly on Monday

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 48

การเพมขอมลลงในปฏทน โดยสามารถเพมไดหลากหลาย

Where : ใสสถานทลงไป

Description : ใสรายละเอยดเกยวกบ event นนๆ

Attachment : add attachment เมอเรามขอมลทตองใชในการดเพมเตม เชน Agenda งานนนๆ ไฟลนนอาจจะอยใน Google Docs ของเราอยแลว

ถาเรามการแชร Event นใหกบ Guest คนอนๆ เราตองตรวจสอบดวา เอกสารใน Google Docs ทเราแนบไวนไดมการอนญาตให Guest เหลานนสามารถเขาถง

เอกสารได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 49

นอกจากนนเรายงสามารถทจะเลอก Event color เพอทจะสรางความแตกตางของ Event นนๆไดดวย

Reminders: เราสามารถเลอกการแจงเตอนไดถง 3 แบบ คอ

1) การสง Email แจงเตอน

2) Pop-up ขนมาทหนาจอ 3) สง SMS มาทมอถอของเรา (เราตองมการตดตงเบอรมอถอ กบอเมลนกอน)

การ Pop-up ขนมาทหนาจอจะขนมาเปนดงภาพ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 50

การสราง Multi Calendar

Google Calendar จะอนญาตใหเราม ปฏทนหลายๆ อน เราอาจจะมปฏทนเรอง งาน, สวนตว, กฬา เราสามารถเลอกทจะใส event ของเราในปฏทนอนไหนกได เชน เราอาจจะเลอกevent ท

เกยวกบ Meeting ไวในปฏทนงาน(work) และ event ทเกยวกบ การประชมผปกครอง ไปไวในปฏทนสวนตว(Personal) ซงปฏทนทโชวกสามารถแยกแยะดวยสสนทแตกตางกน ท าใหเราสามารถบรหารจดการเวลาไดมประสทธภาพยงข น

ในการสราง Multi Calendar สามารถท าไดโดยการ

1. เลอกท My Calendar คลกทป ม drop down

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 51

2. ใหเลอกค าวา Create new calendar 3. เกดหนา Page “Create Calendar” ขนเพอใสขอมล

Calendar Name : ใหใสชอปฏทนลงไป เชน Personal เพอเปนการระบวาเปนปฏทนสวนตวของเรา

Description : ใหรายละเอยดเพมเตมเกยวกบปฏทนน สามารถเวนวางไวได

Location : เลอก Bangkok อนนจะเปนประโยชนส าหรบถาเราแชรปฏทนของเราเปนลกษณะ Public

Calendar Time Zone: เลอก Thailand time zone อนนจะส าคญมาก เพราะบางทเราอาจจะมการนดหมายกบคนตางชาตทอยคนละ Time Zone กน

Now select a time zone: เลอก GMT +7.00 Bangkok

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 52

และในสวนขางลางจะมใหเราเลอกวา จะ Share this calendar with others ในชองนจะหมายถงวา เราะจะเลอก วาเราจะแชรปฏทนอนนกบคนอนหรอเปลา

ถาเราตองการใหทกคนในองคกรของเราเหนปฏทนของเรา เพอททมงานจะไดรบทราบถงวาเราวางหรอไมวางในชวงนน ใหเราเลอกค าวา

Share this calendar with everyone in this organization และเลอกท drop down ลงมาวาให

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 53

See all event details: หมายถง ทกคนในองคกรจะเหนตารางนดหมาย และรายละเอยดตารางนดของเราทงหมด

See only free/busy (hide details): หมายถง ทกคนในองคกรเราจะเหนเฉพาะวาชวงเวลานนๆของปฏทนเราจะ free หรอ busy ซงคนอนจะไมเหนรายละเอยดตารางนดของเรา

นอกจากนนเรายงสามารถเลอกทจะ Share with specific people คอ เลอกทจะแชรเฉพาะบางคนเทานน โดยเราสามารถใสอเมลของคนทเราตองการจะแชรและกด Add People กจะท าใหคนทเราแชรไปสามารถเลอกดปฏทนได

การเลอกใชปฏทน Multi Calendar

เมอเรามปฏทนหลายๆอนแลว เชน Work, Personal, Sport เวลาทเราสราง Event จะ

ใหเลอกวา Event นนๆ อยในปฏทนแบบไหนของเรา

ในขนตอนของการทเราสราง Event จะมใหเราเลอกวา Calendar: และม drop down ใหเลอก เชน การ Meeting with Sam ซงเปนลกคา กจดสรรใหอยใน ปฏทน Work ของเรา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 54

เมอเราคลกเลอก Create Event: Meeting with Sam จะไปปรากฏอยในวนทเราเลอกไวคอ Tue, Feb 21, 10.30-11.30 และจะไปอยในปฏทน Work ของเรา ซงเปนสฟาดงภาพ

ซงจะชวยใหเราเหนภาพของตารางงานเราไดชดเจนยงข น

Practices Google Calendar

1) ใหสรางปฏทนแบบ Multi Calendar ขนมา 3 แบบคอ Work , Personal, Sport

โดยใหเลอกแชรปฏทน Work ใหกบคนในองคกรใหคนในองคกรเหนแบบ Detail

และทจะไมแชรปฏทน Personal ใหกบใครเลย

และเลอกทจะแชรปฏทน Sport ใหเปน Public

2) สราง Event ในปฏทนนน ๆ ดงน

Team Meeting: ใหสรางปฏทนน เปนแบบ Repeat ทกๆ วนจนทรเวลา 8.30-

9.30 โดยใหอยในปฏทนแบบ Work VAT Payment Preparation: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆวนท 15

ของทกเดอนเวลา 9.00-10.00

Kid’s homework: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆวนจนทร – ศกร เวลา 19.00-20.00 โดยใหอยในปฏทนแบบ Personal

Badminton lesson: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆ วนเสารเวลา 19.00 – 20.00 โดยใหอยในปฏทนแบบ Sport

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 55

การเพมการ Reminder ผานทาง SMS

กอนทเราจะสามารถตงการแจงเตอน Reminder ผาน SMS ไดเราตองตดตงมอถอเราใหผกกบอเมลของเรากอนดงน

● เขาทไปทหนา Calendar ● เลอกทป มเครองมอทเปนรป Gear และเลอก Calendar Setting

● เลอกเมนทเรยกวา Mobile Setup

● เลอก Country: Thailand ● กรอกเบอรโทรศพท Phone number : กรอกหมายเลขโทรศพทมอถอของเรา

● กดทป ม Send Verification Codeเพอใหระบบสง Verification Code มาทมอถอของเรา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 56

● เชคขอความในมอถอของเราจะพบวามขอความแจง Verification code กลบมา ● Your Google Calendar verification code is xxxxxx.

● ใหเราน า Code นนมาใสในกลองขอความ Verification code และกดป ม Finish setup ● สกพกกจะไดรบขอความสงมาวา Your device at +6681xxxxxxx has been verified.

To stop visit google.com/calendar แสดงวาเราไดผกเบอรมอถอของเรากบ Google

Apps account ของเราแลว ● ตอไปเรากสามารถทจะตง Notification หรอ reminder ใหเปน SMS ไดดงน ● ไปทเมน My Calendars > ท Drop down ใหเลอก Settings

● Calendar Settings > คลกเลอก Notifications ของปฏทนของเราแตละอน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 57

● กดเลอก Notification ของปฏทน Work ● ในชอง Event reminders ใหเราเลอกการเตอน

● By default, reminder me via

Email 10 minutes before each event : หมายถงใหเตอนเราลวงหนากอนจะถงเวลาของ

แตละ event 10 นาท

เราสามารถทเลอกท Drop down menu เปน SMS แจงเตอนกอนevent 10 นาท

● ถาเราไมตองการเรากกด Remove เพอยกเลกการตงคาแจงเตอนน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 58

หมายเหต : เมอคณเปลยนแปลง reminder setting ส าหรบ events บนปฏทนของคณ การเปลยนแปลงตางๆ ของ reminder setting จะเปลยนเฉพาะคณเทานน guest ทไดรบเชญเขา

รวม event นนๆ จะไดรบการแจงเตอนตามทเคา setting ตว Google Calendar reminder settings เทานน

การต งคาปฏทนโดยท วไป

1) My calendar > Settings > General

2) เลอกขอมลใหถกตอง

Languages : เลอก English หรอ ภาษาไทย หรอ ภาษาอนๆ ตามทเราถนด

Country : เลอก Thailand

Your current time zone : ถาปกตอยทเมองไทยใหเลอก GMT+7.00 Bangkok

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 59

ส าหรบคนทตดตอกบชาวตางชาตบอย อาจจะเลอก Timezone มากกวา 1 อน เพอทจะไดรบวาเวลาทเรานดหมายประชมกบลกคาตางชาตนนเปนเวลากโมง เชนกรณนเลอก timezone :

GMT+7 Bangkok พรอมกบ GMT-5 Eastern Time-Toronto

เมอตง Current time zone หลายอน ปฏทนของคณกจะมเวลาทเพมข นมาดงน จะท าใหเรา

สงเกตไดวาเวลาทเรานดหมายนนเปนเวลากโมงของเคา ดงภาพ

แบงปนปฏทนกบคนอนๆ 1) Edit event > Add Guest

.

2) ในสวนทเปน Add Guests section ใหคลกลงคทเปน Guests

3) ใส Email Address ของ Guests โดยใชเครองหมายคอมมา “,” ในการแบงแตละอเมล

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 60

4) ใตกลองขอความนนคณจะสงเกตเหนวาคณสามารถเลอก การใหสทธของ guest แตละคนดงน

○ Modify the event: สามารถเปลยนแปลงแกไข event ได ○ Invite others: สามารถเชญ guest คนอนเพมเตมได

○ See the guest list: สามารถเหนไดวาม guest คนไหนมารวมงาน หรอไมมารวมงานบาง

5) คลกท Save เพอบนทกการตงคา

การเชญคนทไมไดใช Google Calendar แลวใหเคาตอบกลบ

เราสามารถเชญใครกตามทไมไดใช Google Calendar ตราบใดทเคาม Email address เมอ

คนๆนนไดรบจดหมายเชญจาก Google Calendar เคาสามารถตอบกลบวาสามารถเขารวมได หรอไม ตามลงคทสงไปจาก Google Calendar ของเรา

1) เมอ Guest ไดรบ Google Calendar invitation แลว เขาเหลานนจะไดรบอเมลแจง

เกยวกบ Event name, วนและเวลา, สถานท และขอมลเพมเตมทผเชญสงไปให

2) ในอเมลฉบบนนจะมลงคทใหผรบเชญสามารถ RSVP เพอทจะบอกวา

Yes: เขารวม, NO: ไมเขารวม , Maybe: อาจจะเขารวมหรอไมเขารวม

และยงมชองใหกรอก Comment ส าหรบ Status ทตอบกลบมา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 61

การเพมปฏทนของเพอนรวมงาน

หลายๆครงเราอยากรวาเพอนรวมงาน เจานายวางเวลาไหนบาง จะไดนดประชมไดถกตองถก

เวลา เราสามารถเพมปฏทนของเพอนรวมงานได โดยการขอใหเคาแชรปฏทนของเคากบเรา

1. ทดานบนของรายการปฏทนทางซาย ใหคลกป มลกศรลง add และเลอก add friend

calendar

2. ปอนทอยอเมลทเหมาะสมในชองทมให จากนนคลก add

ถาเพอนของคณไดเลอกทจะแบงปนปฏทนของตนแบบสาธารณะ ปฏทนกจะปรากฏใต Other

Calendar ในคอลมนทางซาย มฉะนน คณจะพบขอความขอใหคณเขาถงปฏทนของเพอน

คณสามารถเพมขอความในค าขอน จากนนคลก Send request

ถาคณไมพบปฏทนของเพอน คณสามารถขอใหเพอนสงค าเชญถงคณ โดยใหเพอนท าตาม

ขนตอนตอไปนเมอลงชอเขาใช Google ปฏทนของตน:

1. ในรายการ My calendar ทางซาย ใหคลกป มลกศรชลงถดจากปฏทนทตองการ

จากนนเลอก Share this calendar

2. ในสวน Share to specifi person ใหปอนทอยอเมลของบคคลทคณตองการแบงปน

ปฏทนดวยภายในฟลดทมให เลอกระดบสทธทตองการ และคลก add user

Google Docs

Google docs มหลายประเภททง text documents, spreadsheets, presentations,

drawings, and forms โดยมขอดหลายๆ อยางทจะชวยใหคณท างานไดอยางมประสทธภาพ

มากขน

1) ท างานรวมกนได และ แชรเอกสารใหเพอน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 62

คณสามารถรวมกนท าเอกสาร กบเพอนรวมงานของคณ โดยทไมจ าเปนตองอยในทท

เดยวกน จะแก Document หรอ Presentation กท างานไดพรอมๆ กนเลยทเดยว

2) จดเกบงานของคณไดอยางปลอดภย

อปกรณเกบขอมลแบบออนไลนและการบนทกอตโนมตชวยใหคณไมตองกงวลเรอง

ฮารดไดรฟเสยหรอไฟดบ

3) บนทกและสงออกส าเนาไดอยางงายดาย

คณสามารถบนทกเอกสารและสเปรดชตของคณไปยงเครองคอมพวเตอรของคณเองใน

รปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได

4) เขาถงจากทไหนกได

ไมตองมการดาวนโหลดสงใด คณสามารถเขาถงเอกสาร สเปรดชต และงานน าเสนอ

ของคณไดจากคอมพวเตอรเครองใดกไดทมการเชอมตออนเทอรเนตและมเบราวเซอร

มาตรฐาน โดยไมมคาใชจายใดๆ

5) จดระเบยบเอกสาร

คนหาเอกสารของคณไดอยางงายดายดวยการจดระเบยบเอกสารในโฟลเดอรตางๆ ลาก

และวางเอกสารตางๆ ของคณลงในหลายโฟลเดอรไดตามทคณตองการ

การเรมใชงาน Google Docs

1) เขาไปท Google docs โดยตรง โดยใส

https://docs.google.com/a/your_domain.com ในเบราเซอรของคณ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 63

(อยาลมเปลยน your_domain.com เปนโดเมนของคณเอง) หรอ เขาไปท

Docs.google.com และใส user name , password ของคณลงไป

2) หรอเขาใชงานทาง Google appsอนๆ เวลาคณใช Google Apps คณจะเหนรายการ

Google apps อนๆทดานบนซายของหนา.ใหคลกท Documents เพอเขาใชงาน

Docs ของคณ

การสรางเอกสาร 1) จากรายการ Docs ของคณ ใหคลกท Create และเลอก Document

2) จากนนจะมเอกสารทไมมช อปรากฏขน--ตอนนคณสามารถแกไขหรอจดการเอกสารของ

คณไดแลว

การเปลยนชอเอกสาร คลกทช อของเอกสารเพอเปลยนมน(ชอเอกสารตอนทเพงสรางคอ “Untitled document”)

Format ท วๆไปใน Google Docs สามารถเลอกทจะ Undo, redo, and paint format ได

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 64

การแกขอความใน Google Docs จะคลายๆกบ การใช word processing software เพราะ

สไตลของ Toolbar menu ทอยบนเอกสารกจะคลายๆกน

การเปลยนฟอนต หรอขนาดของตวอกษร ท าไดงายๆ เพยงแคคลกตรง Drop down menu ลง

มาและคลกเลอก ปกตแลวมนจะตงคาเปน Arial ไซต 11pt

สามารถทจะท าตวหนา ตวเอยง ขดเสนใตได รวมถงเปลยนสฟอนต และไฮไลทตวอกษรได

พรอมทงยงสามารถใส Hyperlink ไดดวย

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 65

การใสลงคใหเราเลอกตรงขอความหรอรปภาพทเราตองการท าใหเปนlink และกดทเมนทเปน

รปโซ

และจะเกดกลองขอความ เพอใหกรอกขอมลเวบไซตทเราตองการสรางลงคไปส …

ใหเราพมพ url ของเวบไซต และกด OK

เราจะได Link ส าหรบขอความนนดงน ซ งเราสามารถทจะแกไข หรอ ลบลงคนนไดตลอดเวลา

เพยงน าcurser ไปวางไวใกล ๆ ขอความนน กจะปรากฏหนาตางเลกๆ ใหคลกท Change เพอ

แกไข หรอ remove เพอลบลงคนน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 66

Format ตางๆ บน Tool bars

File

Share… ใชเพอแชรเอกสารน

New : เพอสรางเอกสารใหม

Open : เพอเปดเอกสาร

Rename : เปลยนชอเอกสาร

Make a copy : เพอสราง copy

ของเอกสารนน

See revision history : เพอด

ประวตการแกไขเอกสาร

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 67

Language : เลอกภาษา

Download as : เพอทจะดาวน

โหลดเอกสารฉบบน ซ งสามารถ

download เปน format ตางๆ

เชน PDF, DOC

Publish to the Web : เพอท าให

เอกสารนเปดเปน publish

Email collaborators : เพอทจะ

สงเมลแชรเอกสารฉบบนใหผอ น ,

คนทจะชวยกนแกไข หรอรวว

เอกสารฉบบนรวมกน

Email as attachment : เพอสง

อเมล โดยแนบไฟลเอกสารฉบบน

โดยเราสามารถเลอกวาจะใหแนบ

ไฟลเปนลกษณะใด เชน HTML,

Word

Page setup : การจดหนา

Print : เพอสงพมพเอกสารฉบบน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 68

Insert

Image : แทรกภาพ

Link : เพมลงค

Equation : ใสสตรทางคณตศาสตร

Drawing : ใสการวาดรป เชน วงกลม ,

สเหลยมตางๆ

Comment : เพมคอมเมนต

Footnote : ท า footnote

Special Characters : เพมตวอกษรทพเศษ

Horizontal line : เพมเสนแนวนอน

Page number : เพมเลขหนา

Page count : นบจ านวนหนา

Page break : ขนหนาใหม

Header : สราง Header

Footer : สราง Footer

Bookmark : ท าบคมารค

Table of contents : สรางสารบญ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 69

การแชรเอกสารใน Google Docs การแชรเอกสารจะชวยใหคณสามารถท างานกบเพอนรวมงานของคณบนเอกสารไดพรอมๆกน

ถง 50 คน

การแชรเอกสารสามารถแชรได 3 รปแบบคอ

เลอกแชรเฉพาะคน เพยงใส email address ของคนๆนน

เลอกแชรใหกบคนทไดรบ link น

เลอกแชรเปนลกษณะ Public คอ เปดใหกบทกๆคนสามารถดได

เราสามารถทจะตรวจสอบดวาเอกสารเราตอนนไดแชรใหใครบาง โดยการน าเมาทไปวางไวบน

ป ม Share สฟาบนมมขวาของเอกสารของคณ

ถาพบวา Private to only me แสดงวา เอกสารนยงไมไดท าการแชรใหกบใครเลย

Format

Bold : ท าตวหนา

Italic : ตวเอยง

Underline : ขดเสนใต

Strikethrough : ขดฆา

Superscript : ยกก าลง

Subscript : เลขหอยขางลาง

Paragraph styles : จด paragraph

Align : การจดหนา

Line space : ความหางระหวางบรรทด

List styles : การท าลสต เชน การท า bullet

Clear formatting : ลาง format

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 70

การแชรแบบใหเฉพาะคนทไดรบลงคน (Anyone with the link)

คนทไดรบเอกสารการแชรแบบนจะเปดดไดกตอเมอไดรบลงคทถกตองมาเทานน กจะเหมาะ

ส าหรบการแชรแบบตองการใหคนมากๆดได เชน อาจารยตองการแชรเนอหาวชาเรยนคราวๆ

และหนงสอทตองอานใหกบนกศกษากลมนน อาจารยสามารถเลอกทจะใชวธการน และสงลงค

นใหกบนกศกษา

แชรแบบเปน Public บนเวบไซต (Public on the web)

เปนการเลอกไวส าหรบเอกสารทคณตองการทจะใหคนมาดได และสามารถ Search เจอ เชน

เอกสารการตลาด โบรชวรงานละครเวท

วธการแชร

น าเมาทไปวางทป ม Share และคลกเพอเลอกวาตองการทจะแชรแบบไหน

เราสามารถเลอกคนทเราแชรใหเปน

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 71

Is owner: เปนเจาของเอกสาร มสทธสงสดในเอกสารนน

Can edit: สามารถแกไขเอกสารได

Can comment: สามารถใหคอมเมนตบนเอกสารได

Can view: ดเอกสารไดอยางเดยว ไมสามารถแกไข หรอ comment เพมเตมใดๆได

Comment Feature ใน Google Docs Comment feature จะชวยใหคณท างานบนเอกสารกบเพอนรวมงานของคณไดดข น โดยท

Docs Stamps ทอยในคอมเมนตจะบอกวา ใครเปนคนใหคอมเมนตนน และเมอเวลากโมงของ

วนทเทาใด

คอมเมนตทปรากฏอยจะอยบนเอกสารนนๆ แตจะไมปรากฏเมอเราท าการสงพมพ

การต งการแจงเตอน เมอมคนคอมเมนตใน Google Docs

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 72

1) คลกท Comment ทมมขวาบนของเอกสาร > Notification Settings

2) เลอกการ setting ดงน

Don’t send me any email notifications for this doc (not recommend)

ไมใหสงการแจงเตอนมาเลย ซงไมแนะน า เพราะเราจะไมรไดเลยวามใครเขยน คอม

เมนตอะไรใหเราในเอกสารบาง

Enable email notifications for this document’s threads สงการแจงเตอน

มายงอเมล

Notify me of all new comments and replies on this document: เลอกขอ

นเมอเราตองการไดรบทกๆ คอมเมนตบนเอกสารฉบบน

Notify me of replies to my comments: เลอกขอนเมอเราตองการไดรบการแจง

เมอมคนมาเขยนใตคอมเมนตของเรา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 73

Notify me of replies to threads that I have commented on : เลอกขอน

เมอเราตองการไดรบการแจงเตอน เมอคนมาตอบกลบในสงทคณไดคอมเมนตลงไป

Notify me when I am @mentioned in a comment: เลอกขอนเมอเรา

ตองการไดรบการแจงเตอน เมอคนคอมเมนตเลอกทจะใช @mentioned ชอของคณใน

คอมเมนตดงกลาว

การเลอกใช Template บน Google Docs 1) ใหเขาไปท File > New > from template… หรอ เขาไปท

https://docs.google.com/templates

2) จะปรากฏหนาตาง ใหเลอก template ทเราตองการโดยการคลกท Use this template

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 74

การแปลเอกสารดวย Function การ Translate บน Google

Docs เราสามารถแปลเอกสารทงหนาได แตตองยอมรบวาภาษาทแปลจะใช Google Translate การ

แปลจะไมสมบรณแบบ เพราะเปนเพยงการแปลคราวๆ ดวย Google Translate

1) เปดเอกสารนนขนมา

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 75

2) Click ท Tools > Translate document

3) เลอกภาษาทเราตองการ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 76

4) Google docs จะท าการแปล ไปทหนาใหมของเรา

Google Docs บนมอถอ เขาไปท Browser บนมอถอเรา และเขาส docs.google.com

คณสามารถแกไขขอมลบน Google Docs ผานมอถอได ดไดจากขอมลขางลางน

(UPDATE 10 มนาคม 2555)

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 77

Google Spreadsheet

การใชงานจะเหมอนๆ กบ Google Docs สามารถแชร และท างานรวมกบผอ นๆ ได

Advance format ใน Google Spreadsheet

การประมวลขอมลดวย Pivot table ใน Google Spreadsheet

1) เปดหนาขอมลทอยใน Spreadsheet

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 78

มขอมลดงน Student Name, Gender, Class level, Home State, Major, Extracurricular

Activity

เพอทจะท ารายงานสรปวา มนกเรยนแตละชนปกคน และแตละชนปแบงเปนผหญง และ ผชายก

คน

1) Data > Pivot table report…

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 79

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 80

2) จากตวอยาง Spreadsheet นเราตองการท ารายงานสรปว มนกเรยนแตละชนป ทเปน

ผหญง และ ผชาย กคน

Rows- Add field : เลอก Gender

Columns –Add field : เลอก Class Level

Values-Add field: เลอก Class Level , Summarize by : COUNTA

การสราง Chart จากขอมล

1) Insert > Chart

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 81

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 82

2) คลกเลอก Switch rows/columns เมอเราตองการสลบระหวาง rows กบ column เพอ

การสราง Chart

3) คลกเลอก Use column A as headers เมอเราตองการใหขอความใน Column A เปน

Header ใน Chart

เลอกแบบ Chart > Column เพอท าใหเปนกราฟแทง

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 83

4) เลอกทปรบรายละเอยดของ Chart โดยคลกทป ม Customize > Title > ขอมล

นกศกษาป 1-4 [หวขอของ Chart] > Update

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 84

5) ถงตอนนเรากไดขอมล พรอม chart เพอใชในการ Present เปนทเรยบรอยแลว เรา

สามารถทเลอกทจะน า Chart บนทกเปน Image หรอ copy chart ไปไวทอ น

6) สามารถทจะแกไข Chart นไดตลอดเวลา โดยการคลกท Edit Chart…

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 85

Google Presentation

การสราง Presentation ดวย Template 1) Create > Presentation

2) Choose a theme > เลอก Theme > Update

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 86

การสราง Animation 1) View > Animations

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 87

2) เกด Box ทางขวามอ ดงน

ใหเลอก animations ทตองการ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 88

เชน เลอก Slide from left : เพอให slide ปรากฏมาจากทางดานซาย

3) สามารถเลอกจะใหทกๆ slide ม animations แบบเดยวกนดวยการคลก Apply to all

slides และ กด Play เพอทดลอง animations ทเพงใสเขาไป

การใช Google Presentation ในการพรเซนตงานจรงๆ คลกท Start Presentation และกเรมไดทนท

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 89

Google Forms

สามารถท าแบบสอบถามงาย ๆทดแลวเปนมออาชพผาน Google Forms ซงมขอดอยหลายๆ

อยาง

1) Template อยถง 60 template และกมรปแบบค าถามถง 7 แบบ

2) จากเกบขอมลเรยบรอยแลว ขอมลจะไดรบการสรปอยใน Google Spreadsheet

3) เราสามารถน าขอมลเหลานนไปท าเปน Chart เปน Graphs ทเราตองการไดอยาง

งายดาย

รปแบบของ Form ท ง 7 แบบ (ดงภาพ)

I. Drop-down lists with options II. Single line text box

III. Multiple choice IV. Scale, to ask your invitees to grade something in a scale from 1-5, for

instance.

V. Checkboxes VI. Paragraph text, which allow for long answers

VII. Grid

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 90

การสราง Form Create > Form

การสราง Form จาก Spreadsheet ทมอยแลว File > New > Form

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 91

การต งชอ Form ตงชอ Form โดยการคลกทค าวา Untitled form เพอเปลยนเปนชอทเราตองการ

เขยนค าบรรยายสนๆเกยวกบ Form ทเราสรางขนมา

การเลอก Theme ของ Form 1) คลกท Theme ทมมบนซาย ของฟอรมทเราสราง

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 92

2) เลอก Theme ทตองการ > Apply

สญลกษณการแกไข หรอ ลบค าถาม หรอ สรางค าถามทมรปแบบ

เหมอนๆกน

Edit: เพอทจะแกไขค าถามปจจบน

Delete: เพอทจะลบค าถามนนๆ .

Duplicate: เพอทจะสรางค าถามทมลกษณะเหมอนๆ กน .

การเพมค าถาม Add item > เลอกรปแบบค าถามทเราตองการ

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 93

เราสามารถเลอกทจะใหค าถามนนเปนค าถามททกคนตองตอบโดยการคลกเลอกท Make this

a required question

การจดหนาของค าถามใน Form เราสามารถ drag ค าถามขนลงตามทเราตองการได

การแกไขค า confirmation 1) ไปทเมน More action > Edit confirmation

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 94

2) แกไขขอมล > save

การสงอเมลถงผท เราตองการใหตอบ Form

Email this form > ใสอเมลทคณตองการสงถง

หมายเหต คณสามารถใชประโยชนจาก Groups in Google Apps or Google Groups เพอทจะ

สง form นไปยงเพอนรวมงาน เพอนนกเรยนของคณ

การ embed form ลงในเวบไซต More actions > embed

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 95

การอนญาตใหผตอบ form สามารถเขามาแกไขค าตอบได บนมมซายดานบน ของ form จะมใหเราเลอกวา allow users to edit responses ใหเราเลอก

ป มน กจะท าใหผตอบสามารถ edit response ได โดยคลกท Edit your response (ดงภาพ)

การดขอมลสรปใน spreadsheet

See responses> spreadsheet

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 96

การดขอมลสรปทเปน Chart

See response > summary

Google Sites

เราสามารถสรางเวบไซตงายๆโดยไมจ าเปนตองรเรอง programming ใดๆเลย ขอดหลายๆ

อยางของ Google Sites คอ

1) ใช Google Sites เพอรวมเอกสาร สเปรดชต งานน าเสนอ วดโอ ภาพสไลด และอก

มากมายไวทศนยกลาง เพอชวยใหทมท างานอยางเปนระเบยบ

2) มเทมเพลตหลากหลาย

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 97

3) เขาถงไดทกท ทกเวลา

4) ท างานไดในหลายระบบปฏบตการ Google Sites ท างานในเบราวเซอรบนคอมพวเตอร

PC, Mac และ Linux

5) การควบคมการรกษาความปลอดภยของระบบและระดบเวบไซต โดยผดแลระบบ

สามารถจดการสทธการแบงปนไซตใหกบทงธรกจ และผเขยนสามารถแบงปนและ

ยกเลกการเขาถงไฟลเมอใดกได

การสราง Google site 1) Site > Create

2) เลอกขอมลตางๆ เชน Blank template หรอ Browse the gallery template

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 98

3) ตงชอ site และ URL (ไดเฉพาะ A-Z, a-z, 0-9)

4) เลอก Theme

5) More options เพอใสขอมลของ

a. Site categories

b. Site description

c. การตงการแชรเวบไซต

6) Create site

การ Manage Site การจดการเวบไซต ใหเขาไปทเขาไปเลอกท More > Manage site

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 99

เมอเขาไปทหนา Manage site คณสามารถทจะแกไข site ไดทงหมด เชน การ sharing and

permission, Page template, Colors and fonts , attachment, Apps script , site layouts

Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 100

……………………………………………………………