1Google Apps應用服務可以為我做什麼？

� 平衡工作與生活。

� 了解 Google對工作的幫助，用 Google輕鬆完成公司每天的商業活動，例：開會、找資料、

寫計劃、上台報告、目標管理、工作進度管理、時間管理、工作日誌、拜訪客戶、客服電話、

重要數據⋯，將每一天的商業活動，與 Google應用服務串連在一起。

� 了解「時間管理」的重要思維，合理分配時間，提早下班不加班。

� 用 Google架設網站，Google+建立與粉絲的互動，創造品牌價值與提高收益。

� 把休閒活動也整合進來，自由切換時間，放鬆心情。

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應用服務大解密

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應用服務可以為我做什麼？

現代人的生活離不開網路，網路幫我們工作與生活更精彩，Google推出的 Apps應用服務就像是一個小幫手，工作與生活中的大小事情都可以透過 Google幫忙處理，讓我們節省更多時間，彈性自由自在的生活，達到工作與生活的平衡。

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Google辦公，樂在其中1-1

雲端的時代，人與人之間的互動經常會透過各種雲端軟體，可以用上圖比喻，A透過電腦、智慧型手機、平板電腦等終端設備，接上網路後即可使用 Google Apps應用服務平台（Application software），透過 Google Apps應用服務平台即可與 B互動。

最常見的互動方式就是 E-mail，A寄一封 E-mail給 B，雙方就可以有資訊交流，產生互動。

網路購物也是相同的概念，A上網搜尋商品，貨比三家後，決定向 B詢問，只要產品品質與價格符合自己的期待，就可以向 B下訂單，中間也是透過網站平台才達成交易。

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應用服務可以為我做什麼？

除了區分輕重緩急，也該思考那些是我份內的事，那些不是？那些是一定要我

做，非我不可？否則可以請別人協助您。

每天、每週可以檢視您的時間都花在那一個象限？時間在那裡，成就就在那裡，

因此可以適度拒絕一些工作，讓自己時間更充裕。

（5）執行力

優先執行重點工作，由於中小企業的資源、人力、時間有限，在這些限制的情況

下，不要成為完美主義，容忍不完美的存在，我自己的原則是達到 70分水準就往前推進工作，如果沒有嚴重問題，先上市再逐項修正達到完美的境界。

（6）檢查

想一想時間浪費在那裡了？工作所需的知識與技能不夠？是否今日事今日畢？是

否有抓重點工作？

有些上班族，上班打開電腦，就連上社交網站，開始閒逛，對於今天要做什麼工

作也沒規劃安排，安排好了也不執行，浪費時間在網路聊天，或是看與工作無關

的網路文章、影片，都是造成工作沒績效，下班前工作還沒做完的問題。

我們在工作上所面臨的問題，在這世界上己經有人想出很棒的解決方法，所以建

議別自己想了，因為就是自己不知道，才會是問題，只要上網搜尋相關資訊、買

書來看，用別人證明有效的方式來做，再加上自己的經驗、現況不同微調，就可

以有很棒的效果。因此，要先找對工作方法，再來提升工作效率，不再加班受累。

如何避免盲忙茫呢？盲目、忙碌、茫然是我們要避免的工作方式，要從工作中反

思、檢討與改進，這是很重要的提升自己的過程，「成功者找方法，失敗者找理

由」，我們可以經常自問：我們投入的時間和產出是否呈正比？效率不佳的原因

是什麼？如何改進？是否有更好的做事方式？

針對重要的事情，想辦法在自己身心狀態最佳的高效率時段處理，有些人是早上

最有效率，可以進行複雜的規劃與思考，有些人是晚上最有效率，把那些最重

要、最有價值的工作，分配到您最佳的時間段去完成，也是一個關鍵作為。

找出自己做事的標準流程，有些事情只要把方法寫下來，放到雲端，下次再做

時，有一個可以參考的標準流程，效率自然提升，筆者寫書時就有建立一個標準

流程，把該注意的事項記下來，寫作過程的心得，下次要再寫書時，只要開啟這

個檔案，就能很快的回到上一次的工作水平。

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用Google

串連公司與客戶

1-4─

提升工作技巧很重要，如果您對於軟體工具很熟，則效率就會大幅提升，例：

WORD有目錄自動編排功能，懂這個技巧，編排目錄不到 10秒，如果要修改目錄也是 3秒鐘的事情，但不懂的人就要花 30分鐘，每改動一個標題、頁數變動，又要再花 30分鐘整理目錄，兩者效率相差 180倍。

3. 工作與生活的平衡

當我們能在預定的工作時間內能達成目標，就表示工作成效佳，多出來的時間就

可以減少不必要的加班，有更多的時間與家人相處，投入休閒活動，增加生活的

體驗。

下班後要享受多重身份帶來的成就感，在現實世界有一份職業，在虛擬世界又是

另一個身份，例：美食部落客，不同的世界，一樣的精彩。

本書將告訴您如何運用 Google雲端應用服務把事情做好，有效率的管理時間與工作。

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用 Google串連公司與客戶1-4

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Gm

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這樣最好用

規則 1： 簡單不複雜的信件，盡量當場立即回信，回信所需花費的時間：閱讀、思考、寫信回覆。若需要較長時間思考或找資料才能回覆，無法當場回信，則可以用

Gmail列入「工作表」，一有空閒就看一下「工作表」，立刻處理信件，減少信件累積。

規則 2： 依寄件人、主旨，判斷是否閱讀此信，通常時間不超過 5秒，省略不重要的信不讀。

規則 3： E-mail文章分段書寫不要連續書寫太長的文章，這樣收件者很難閱讀，建議以條列示書寫，文字簡單、易讀，要在 20行以內結束交待清楚。

規則 4： 準備 2個選項讓對方回覆，減少 E-mail往返次數。例：我有空的時間 a或時間 b，請您選一個合適的時間。

規則 5： 信件不一定要分類，因為分類很佔時間，可以善用搜尋引擎，輸入關鍵字找尋信件也是很有效率。

Tips 使用 E-mail的幾個重要原則

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同時使用多個 Google帳號3-5

若同時擁有超過一個 Google帳號時，可以使用多帳號登入，即可在同一瀏覽器自由切換帳戶。

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01 點選新增帳戶

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多個G

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轉寄到同一個收件人

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02 輸入帳密

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03 帳戶切換

點選帳戶名稱，即可切不同帳號的畫面。

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多個 Gmail轉寄到同一個收件人3-6

Gmail帳戶轉寄管理

幾乎每個人都有一個 Gmail帳戶，但因為工作需求而擁有多個不同帳戶，變成每天都必須登入數個帳戶檢查是否有信件，此時可以使用 Gmail的轉寄功能，把所有Gmail轉寄到其中一個常用信箱，即可省去登入多個帳號的麻煩。

第 1個帳戶

第 2個帳戶

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銷售網站~

與網拍整合應用

6-4─

6-4-9 加入品牌標誌 Logo，創造獨特識別證

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01 進入管理協作平台

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02 變更標誌

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社團網站~

踴躍報名活動，人氣強強滾！

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05 完成頁面

6-5-10 公開社團「日曆」，活動聚會一清二楚

社團總是有不少活動，使用 Google日曆的好處：

1. 秘書記下社團每月的活動行程，放置網站讓會員查看。

2. 使用日曆邀請會員參加活動、會議，由日曆自動統計出席人數。

3. 對內部：公司成員互相分享日曆，方便了解彼此成員的時間安排情況。

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01 進入日曆

ACV028200.indb 79 2013/7/11 上午 12:23:36

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7我的網站排名在第一頁

終於架設好網站了！網站的目的是影響訪客的購買決策，首先要了解消費者的購買

決策過程，如下圖所示，消費者來到「搜尋引擎」，輸入「關鍵字」，關鍵字帶出「前

三頁網頁」，這是消費者最多接觸的網頁，因此網站的目的就是要排入前三頁，才能

進入消費者評估的過程，這個階段我們稱為「導入流量」，流量愈多愈好。

有了流量人潮進入網頁，接下來就是網頁要有足夠的吸引力讓消費者產生「消費活

動」，例：線上訂購、參加活動，這個階段我們稱為「成交率」，當然成交率愈高愈 好、消費的金額愈多愈好。

導入流量是首要條件，如何建立持續增加的流量，有以下三個原則：

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讓訪客可以輕鬆的找到您的網站。例：好記的站名、關鍵字佈局完整。

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讓訪客很滿意瀏覽網站的經驗，覺得很有收獲。例：視覺很舒服、文章新奇有趣。

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必須讓訪客有強烈的意願再度造訪，或是告訴其他朋友。例：社群互動、經常更新文章。

透過上圖可以清楚知道架設網站的目的與消費者決策過程，就是為了讓訪客能看

到，進而達到銷售目的，所以網站設計的邏輯如下：

ACV028200.indb 2 2013/7/11 上午 12:24:36

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7

活用G

oogle

分析，掌握客戶行蹤

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05 訪客流量

� 目標對象→訪客流量。

� 來自台灣的訪客 740位，主要集中在「專利拉筋凳」網頁，共有 286次造訪。有 252次落跑，主要是在網頁設計直接連結到 Yahoo拍賣，讓客戶看到拍賣賣場評價、產品價格、網友評價，讓客戶知道我們不是詐騙集團，拍賣賣場經營的信用度高，可以放

心跟我們購買產品。

7-3-4 流量來源分析

學習重點：

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認識三種流量：搜尋流量、推薦流量、直接流量。

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客戶為什麼想來店面？想找什麼東西？在網路上則是輸入什麼關鍵字來的？

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社交來源報表：快速瀏覽對您品牌重要的社交網路、查看哪些網路為您帶來流量、透過圖表來呈現訪客從社交網路來到您網站的過程、根據社交來源，找出最

適合您網站的社交平台。

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01 流量來源總覽

1. 總共有 939人造訪網站，其中有 51.44%的訪客是透過搜尋引擎、16.4是透過推薦連結、32.16%是直接流量，例：直接輸入網址、把網址加入我的最愛，屬於老客戶，此比例愈高愈好。

2. 那 51.44%的訪客在搜尋引擎是打什麼關鍵字呢？可以看出約 36%是「拉筋凳」有關。

3. 若點選拉筋凳，則可以看到更詳細的報表。

ACV028200.indb 21 2013/7/11 上午 12:25:15

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開通G

oogle+

，將訪客變粉絲

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06 新增專頁封面圖片、標誌、介紹、E-mail

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07 完成頁面

專頁和個人的 G+是為獨立個體，因此社交圈部分也是獨立分開。

Tips

ACV028200.indb 5 2013/7/11 上午 12:25:41

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9-2

9打造雲端辦公室，提升10

倍效率

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月租型雲端 ERP，公司獲利新武器9-1

9-1-1 台灣雲端產業發展新趨勢

雲端運算近年來快速發展，以往企業花費數千萬的資金投入機房設備、頻寬、IT維護人員等費用，資源的使用率不到 15％，有將近 85％的資源白白浪費了。

資策會MIC預估台灣雲端運算市場規模將從 2009年的 153億台幣成長至 2014年的412億台幣，年複合成長率達 21.8%，雲端運算產業將快速成長。

經濟部在 2010年 4月經院會核定通過「雲端運算產業發展方案」，「雲端運算產業發展方案」規劃以 5年共 240億元經費，目標達成雲端服務應用體驗 1,000萬人 次、帶動企業研發投資 127億，促成投資（含製造、服務）新台幣 1,000 億、新增就業人口 5萬、雲端運算產值計達 1兆，讓台灣以運用雲端新科技，創造智慧好生活，朝科技強國之路，邁開大步。

「雲端運算產業發展方案」中，為了推動「中小企業運用雲端服務」，成立了 「雲

端服務推廣中心」 （http://cloud.moeasmea.gov.tw），有興趣的讀者可以上網查看相關資料。

ACV028200.indb 2 2013/7/11 上午 12:26:32