God  kommunikasjon  i  oms-llingsprosesser  

29  april  2014  

Om  oms-lling  

”Det  er  ikke  noe  som  er  så  vanskelig  å  u>øre,  har  så  liten  sjanse  -l  å  lykkes,  eller  er  så  farlig  å  håndtere,  som  innføringen  av  en  ny  -ngenes  -lstand”    

Machiavelli    

29  april  2014  

Hva  er  en  oms-lling?  

Med  oms-lling  menes  virksomhetens  -lpasning  -l  endringer  som  skjer  i  virksomhetens  eksterne  miljø  som  fører  -l  forandring  av:    – mål  og  oppgavestruktur  – organisasjons-­‐  og  styringsformer,  så  vel  som  – arbeids-­‐  og  serviceformer  

29  april  2014  

Definisjon  på  organisasjon  

”En  organisasjon  er  to  eller  flere  mennesker  som  arbeider  sammen  og  u>ører  oppgaver  for  å  oppnå  et  mer  eller  mindre  klart  definert  mål”    (Wikipedia)    ”Organisasjonen  er  rammen  for  kommunikasjon  mellom  en  gruppe  mennesker”  (Pål  KraS,  professor,  Handelshøyskolen  BI)  

29  april  2014  

Mål  for  en  oms-llingsprosess  

•  Å  komme  igjennom  en  oms-llingsperiode  og  siWe  igjen  med  den  kompetansen  en  har  bruk  for  i  det  frem-dige  markedet  

•  Å  gjennomføre  en  oms-llingsprosess  med  høy  grad  av  aksept,  slik  at  det  blir  minst  mulig  støy  og  tap  av  produk-vitet  i  løpende  driS  

•  Unngå  riper  i  lakken,  og  tap  av  rennomé    

(Ingfrid  Landsnes,  Organisasjonsrådgiveren)  

29  april  2014  

Grunnleggende  prinsipper  

•  Prosessen  må  være  vel  fundert  •  Prosessen  må  ivareta  menneskelige  behov  •  Prosessen  må  gjennomføres  innenfor  de  rammer  som  lover  og  avtaler  seWer  

(Ingfrid  Landsnes,  Organisasjonsrådgiveren)  

29  april  2014  

Hvorfor  kommunikasjon  er  sentralt  i  en  oms-llingsprosess  

•  Forstå  behovet  for  oms-llingen  •  Forstå  effektene  av  oms-llingen  •  Minske  motstand  mot  oms-llingen  •  Redusere  usikkerhet  •  Øke  involvering  og  engasjement  for  endringen  

29  april  2014  

Tre  syn  på  oms-llingskommunikasjon  

Kommunikasjon  som  verktøy  

Kommunikasjon  som  prosess  

Kommunikasjon  som  sosial  forandring  

Åpen  og  rik-g  informasjon   Forandringer  skjer  i  kommunikasjonen  

Forandringer  skjer  gjennom  kommunikasjonen  

Kommunikasjon  er  vik-g  for  å  forklare  oms-llingen  

Informasjonen  gir  mening  -l  oms-llingene/endringene  

Maktbalansen  påvirkes  av  kommunikasjonen  

Sikre  effek-vitet   Skape  mening   Relasjon  mellom  kommunikasjon  og  forhandling  

29  april  2014  

God  kommunikasjon  er…  

•  Aktuell  •  Nøyak-g  •  Tillitsvekkende  •  Systema-sk  •  Planlagt  •  To-­‐veis  

29  april  2014  

10  suksesskriterier  for  god  kommunikasjon  i  en  oms-llingsprosess  1.  Tillit  2.  Utarbeid  en  kommunikasjonsplan  3.  Kommunisere  oms-llingsprosessen  i  detalj  4.  Anerkjenn  økt  behov  for  informasjon  5.  Anerkjenn  reaksjoner  på  oms-lling  6.  Medvirkning  7.  Ak-vering  av  mellomledere/-llitsvalgte  8.  Dialog  9.  Regelmessig  og  lik  informasjon  -l  alle  10. Verdien  av  uformelle  kanaler  

29  april  2014  

1.  Tillit  

•  Definere  utgangspunkt  og  mål  for  -llit  i  oms-llingsprosessen  

•  Vurdere  -llitsgrad  i  egen  organisasjon  på  alle  nivåer  – Management  – Mellomledere  – AnsaWe  

29  april  2014  

2.  Utarbeid  en  kommunikasjonsplan  

•  Utarbeide  en  kommunikasjonsplan  med  utgangspunkt  i  prosjektplanen  

•  Definere  mål  •  Lag  en  -dslinje  med  en  sluWdato,  bruk  den  ak-vt  i  kommuniksjonen  

•  Utarbeide  budskapsplamorm  •  Utarbeide  en  ”levende”  FAQ  •  Vurder  kanaler  og  hvordan  disse  skal  brukes  •  Gjenta  vik-g  budskap  

29  april  2014  

3.  Kommuniser  oms-llingsprosessen  i  detalj  

•  Kommuniser  behov  og  mål  for  oms-llingen  •  Forklar  i  detalj  hvordan  prosessen  vil  skje  •  Bruk  -dslinjen  ak-vt  gjennom  kommunikasjonen  i  oms-llingsprosessen  

•  Gjenta  budskapet  i  alle  kanaler  

29  april  2014  

4.  Økt  kommunikasjonsbehov  

•  Medarbeidernes  opplevelse  av  usikkerhet  i  forhold  -l  prosessen  og  u>allet,  er  en  avgjørende  faktor  for  suksess  i  en  oms-lling  

•  Manglende  informasjon  skaper  sladder  og  rykter  

•  Forutsigbarhet  demper  stress,  mens  usikkerhet  hindrer  arbeidsinnsats  

•  God  kommunikasjon  er  forebyggende  for  sykefravær  og  oppsigelser  

29  april  2014  

5.  Anerkjenn  reaksjoner  på  oms-lling  

•  Hvilke  reaksjoner  de  involverte  får  underveis  i  endringsprosessen  er  avgjørende  for  u>allet  

•  Anerkjenn  eventuell  motstand  •  Vurder  å  engasjere  potensielt  motvillige  i  u>ormingen  av  endringene  

•  God  ivaretakelse  av  enkeltmennesket  •  Tid  er  vik-g  

29  april  2014  

6.  Medvirkning  

•  Medvirkning  i  prosessen  skaper  -llit  og  trygghet  

•  Medvirkning  skaper  større  engasjement  og  posi-vitet  rundt  endringsprosessen  

•  Involvering  og  medvirkning  kan  også  skape  bedre  løsninger  fordi  man  utnyWer  kunnskapen  -l  flere  

29  april  2014  

7.  Ak-vering  av  mellomledere/-llitsvalgte  

•  God  forankring  og  forståelse  for  oms-llingen  hos  mellomledere/-llitsvalgte  er  et  av  de  vik-gste  kriteriene  for  et  vellykket  resultat  i  en  oms-llingsprosess  

•  Det  motsaWe  kan  være  fatalt!  •  Gir  mulighet  for  dialog  og  omvendt  kommunikasjon,  som  igjen  kan  forbedre  kommunikasjonsprosessen  

29  april  2014  

8.  Dialog  

•  Sikre  mulighet  for  dialog  (gjennom  mellomledere/-llitsvalgte)  

•  Dialog  gir  mulighet  for  omvendt  kommunikasjon  •  Vik-g  for  ledelsen  å  ta  imot  signaler  fra  organisasjonen  •  Sikre  at  kommunikasjonen  er  god  nok  og  blir  forståW  •  Forebygge  og  redusere  rykter  og  sladder  •  Øke  medarbeidernes  opplevelse  av  kontroll  over  egen  situasjon  

•  TilreWelegge  for  eventuelle  -lpasninger  og  løsninger  for  den  enkelte  

29  april  2014  

9.  Regelmessig  og  lik  informasjon  -l  alle  

•  Informere  regelmessig  slik  at  medarbeiderne  opplever  at  de  får  informasjon  -l  faste  -der  

•  Etabler  gjerne  nye  kanaler,  for  eksempel  lederblogger,  torsdagskommentaren  osv.  

•  Sikre  at  vik-g  informasjon  formidles  medarbeidere  -l  samme  -d  

•  Vik-g  å  informere  selv  når  det  ikke  foreligger  noe  nyW  –  det  er  også  informasjon!  

29  april  2014  

10.  Verdien  av  uformelle  kanaler  

•  Tillit  og  forståelse  skapes  best  gjennom  uformell  kommunikasjon  

•  Vær  klar  over  verdien  av  uformelle  samtaler,  bruk  verktøyet  ak-vt  

•  Skap  samlingspunkter  for  sosialt  og  uformelt  samvær  under  oms-llingsprosessen  (men  vær  varsom  dersom  det  foreligger  stor  motstand,  da  slike  samlingspunkt  kan  skape  rom  for  mer  sladder  og  ryktespredning)  

29  april  2014  

Kilder:  

•  Professor  II  Pål  KraS,  Handelshøyskolen  BI,  ins-tuW  for  kommunikasjon  og  kultur  

•  Leder-­‐  og  organisasjonsutvikler  Ingfrid  Landsnes,  Organisasjonsrådgiveren  

•  Hvordan  organisasjoner  fungerer  (2009),  Dag  Ingvar  Jacobsen  og  Jan  Thorsvik  

•  Samt  en  god  slump  egen  erfaring  og  læring…  

29  april  2014  

Gjerne  ta  kontakt  for  en  prat!  Alle  -ders  kommunikasjon  as  Hilde  Fredheim  Høgberg  Gründer  og  prosjektleder    Telefon:  +47  40  80  54  54  E-­‐post:  hilde@at-­‐k.no  www.alle-derskommunikasjon.no    

hWps://www.facebook.com/alle-derskommunikasjon  hWps://twiWer.com/ATkommunikasjon  

   

       

29  april  2014