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Universitat Politècnica de Valènciawww.upv.es

Gobierno TICCartera de proyectos

Vicerrectorado Recursos Digitales y documentación


Agenda1. Estado actual de los servicios2. Gobernanza TIC3. Objetivos4. Cartera de proyectos5. ¿ Qué es un proyecto?6. Participantes7. Funcionamiento8. Calendario9. Criterios10. Diagrama de estados11. Conclusiones12. Dudas y preguntas


Estado actual de los proyectos

Área sistemas y redes: 28 proyectos activos

Área aplicaciones:

• 136 activos relacionados con desarrollo de

aplicaciones

• 12 activos relacionados con servicios

• 23 activos relacionados con integración

Casi 200 proyectos en distintos estados


Algunos datosMayo 2018

Análisis Desarrollo Estable

Evolutivo/

Correctivo Obsoleto PropuestoPrueba

sSolicitad

o Requisitos TotalED 1 1

GABREC 3 3GERENCIA 1 2 5 1 2 11

SG 2 4 3 2 11VA 23 13 1 1 38

VCS 1 1 2VECE 1 8 2 1 3 15VIIT 1 4 1 6VOAP 1 4 3 8VPP 1 5 1 7

VRED 2 9 1 14 2 11 39

VRSC 3 1 1 5OTROS 1 1 2 1 1 6Total 5 14 4 74 8 37 1 8 1 152


Percepción del ASIC• Trabajadores del servicio con sensación

constante de saturación

• Sin planificación anual de proyectos

• Cambios constantes en alcance del

proyecto

• Cambios constantes en la priorización

• Proyectos parados en fase de

aceptación por usuario final

• Resistencia al cambio

• Procesos y metodología descentralizada

• Dificultad para unificar forma de trabajo

• Criterios de aceptación no normalizados

• Falta de tiempo para testeo

• Falta de coordinación y documentación

• Escasa cultura de reporting

• Usuarios descontentos

• ENTRADA DE PROYECTOS CAÓTICA

Escasa planificación infravaloración esfuerzo realizado


Percepción del usuario

• Desconocimiento plazos ejecución y

estado de proyectos

• Desconocimiento de recursos asignados

• Incumplimiento de plazos entrega

• Usuarios descontentos

• Procesos y metodología descentralizada

• Equipos de proyectos poco definidos

• Falta de documentación

Desconocen los recursos utilizados


Acciones a realizar Establecer claramente cuál es la estrategia de TIC y alinearla con la estrategia

global de la universidad.

Determinar quiénes son los responsables de la planificación estratégica delas TIC, de la toma de decisiones y de la explotación de las TIC.

Establecer una gestión por proyectos y priorizar las inversiones, de maneraque se ahorren costes.

Gestionar los riesgos para conseguir que cada vez afecten menos alrendimiento de la universidad.

Disponer, en todo momento, de una evaluación y seguimiento delrendimiento de los procesos y servicios basados en TIC mediante losindicadores adecuados (cuadro de mandos de TIC).

Alcanzar el cumplimiento normativo (LOPD, convergencia al EEES, etc.) eimplantar estándares internacionales y certificaciones relacionadas con elgobierno de las TIC.


Gobernanza TIC

El futuro de la universidad pasa por la transformación digital.

Las TIC deben evolucionar y alinearse con los objetivos de la Universidad

Las TIC deben de jugar un papel clave en el aumento de la eficacia y eficiencia de los procesos y servicios ofrecidos por la Universidad

La gobernanza de las TIC proporciona un conjunto de principios, reglas yprocedimientos que permiten la priorización, coordinación y correctaejecución de los servicios y proyectos TIC.

LAS TIC ESTÁN ALINEADAS CON LA ESTRATEGIA DE LA UNIVERSIDAD

Apertura Cartera

Proyetos

Solicitar Proyectos

ValorarProyectosPriorizar

Planificar

Ejecutar


ObjetivosAsumir el gobierno de las TIC, estableciendo un modelo de toma de decisiones quepermita la máxima eficiencia en el uso de los recursos disponibles asegurando unatransparencia completa en el proceso

Crear una estructura para el gobierno estratégico y coordinación de las TIC, a través deun Comité de Dirección TIC

Elaborar una estrategia TIC para la Universidad

Asegurar el alineamiento de la estrategia TIC con la estrategia de la Universidad

Dotar de suficientes recursos y procedimientos para la consecución de la estrategia TIC

Supervisar el cumplimiento de la estrategia TIC de la Universidad

Realizar el seguimiento del rendimiento de los Servicios TICCrear una Cartera de Proyectos TIC.

Crear una Oficina de Proyectos TIC que promueva una gestión y consecución de losproyectos TIC basada en estándares y procedimientos formales

Elaboración de planes de seguimiento y de mejora de los servicios TIC y de la oficina deproyectos TIC.


• Planificación de proyectos,

personas, esfuerzos y presupuestos

• Cumplimiento de plazos

• Metodologías de documentación,

seguimiento, testeo, aceptación

• Usuario activo e involucrado

• Obtención de métricas

• Técnicas de asignación de recursos

y de programación de proyectos

• Gestión del ciclo de vida de las

aplicaciones

• Transparencia, visibilidad

• Compromiso, motivación

• Formación

• Evolución metodológica, mejora

continua

• Evaluación continua

• Capacidad de reacción

• …

Beneficios


Cartera de Proyectos

Las Carteras de proyectos forman parte de las buenas prácticas engobernanza TIC.

La Cartera de Proyectos TIC, CARTIC-UPV contendrá los proyectos aprobadospara desarrollar en un ejercicio determinado.

La propia existencia de la Cartera permite tener recogidas las necesidadesglobales, además de planificar las soluciones con antelación, controlarpresupuestariamente la ejecución de los proyectos y, en definitiva, optimizarlos recursos disponibles de la Universidad.

Priorizar las actuaciones TIC segúnlos recursos disponibles alineadoscon la estrategia de la universidad

TIC


¿Qué es un proyecto TIC?

• Nuevos desarrollos aplicaciones • Mantenimiento evolutivo de las aplicaciones

para incorporar nuevas funcionalidades• Nuevas Infraestructuras (sistemas-redes)• Mantenimiento evolutivo de infraestructuras

(sistemas-redes)• Servicio coordinación - integración

Aplicaciones Sistemas Redes


ParticipantesSolicitanteDirector/a de Área, servicio, unidad, centro; departamento

Promotor/aMiembros del Equipo de Gobierno.

Director/a del proyectoDirector/a de Área, servicio, unidad, centro; departamento

Comité de dirección TICVicerrectora VRED, que actuará comopresidenta, Gerente, Vicerrectora PP,Director/a de Área TI, que actuará desecretario/a, Director/a de Área ASICAplicaciones, Director/a de Área ASICRedes y Comunicaciones.

Vicerrector/a responsable de las TICVicerrector/a y/o Director/a Área TI.

Usuarios/as Equipo funcionalFunctionless del servicio, centro o departamento

ASICPersonal técnico del Área de Información y Comunicaciones

Oficina de la Cartera de ProyectosDirector/a de Área ASIC Aplicaciones, Director/a de Área ASIC Redes y Comunicaciones y equipo de apoyo


FuncionamientoConvocatoria

•Publicación Convocatoria•Publicación criterios valoración

Solicitud de proyectos•Propuestas de proyectos•Asesoramiento del ASIC

Valoración y priorización•Valoración Técnica por PMOTIC-UPV•Priorización por promotor•Aprobación y planificación por COMTIC-UPV

Publicación•BOUPV•Web de VRED

Ejecución•Desarrollo proyecto por ASIC•Seguimiento COMTIC-UPV


Calendario convocatoria 20194 oct 2018

• Anuncio de la convocatoria. Publicación BOUPV

5-oct9-nov 2018

• Solicitud de proyectos

10-nov9-dic 2018

• Reuniones con los solicitantes y valoración de los proyectos

10 - 21 dic 2018

• Reuniones con los promotores/as

21- ene 2019

• Presentación a cartera de proyectos TIC 2019 al COMTIC-UPV

23 ene 2019

• Aprobación cartera de proyectos TIC 2019 por COMTIC-UPV

24 –ene 2019

• Publicación CARTIC-UPV 2019


Criterios de priorización (I)Criterio Peso Descripción Escala

Prioridad 15% Prioridad asignada por el promotor del proyecto.

5: Para el proyecto más prioritario,0: Para el que menos.

Necesidad 10% ¿El proyecto busca resolver una necesidad importante?

5: Muy necesario0: No es necesario

Urgencia 10% ¿Es urgente la prioridad a cubrir? 5: Legislativa, 4: Técnica, 3. Alta,2: Media, 1: Baja, 0: No urgente.

Alineación 15% ¿El proyecto está alineado con la estrategia de la Universidad?

5: Totalmente alineado, 0: No alineado.

Impacto 15% ¿Cómo de grande es el colectivo de usuarios beneficiados por el proyecto?

5: Toda la comunidad universitaria, 4: Colectivo grande, 3: Área-servicio, 2: Colectivo mediano, 1: Colectivo pequeño,0: Usuarios concretos.

Beneficio 15% El proyecto conduce a mejoras en la calidad de los procesos, mejoras en la gestión, ahorros de tiempo y/o económicos?

5: Grandes ahorros/mejoras fácilmente cuantificables, 4: Grandes ahorros/mejoras no fácilmente cuantificables, 3: Ahorros/mejoras moderadas pero cuantificables, 2: Ahorros/mejoras moderadas no cuantificables, 1: Algunos ahorros/mejoras, 0: Sin ahorros/mejoras.


Criterios de priorización (II)Criterio Peso Descripción EscalaRiesgo 5% ¿El proyecto contiene

dimensiones (técnicas,organizativas,normativas,presupuestarias, dedatos,interdependencias) quepuedan dificultar suejecución o condicionarsu éxito?

0: Riesgo muy alto, 5: Riesgo muy bajo.

Complejidad 5% Dimensiones del proyecto enhoras de desarrollo y costesasociados.

0: Proyecto de gran tamaño(más de 1000 horas), 5:Proyecto de pequeño tamaño(menos de 100 horas).

Corrección 5% La memoria de proyecto presentada es completa y detallada.

5: Memoria completa y bien especificada,0: Memoria muy pobre.

Programación 5%

El equipo del proyectoestá bien identificado asícomo los hitos,entregables yprogramación de tareas.

5: Equipo, hitos,entregable yprogramaciónperfectamenteidentificados0: No existeprogramación delproyecto ni equipodefinido.


30%60% 50%

Distribución tiempo técnicos

Nuevos proyectos Resolución incidencias

10%

Otros


Solicitado

Valorado

Priorizado

Aprobado

Ejecución

Finalizado

Estados Cartera de Proyectos


¿ Qué queremos conseguir?1. Implantar cultura de gestión de proyectos TIC

2. Evitar la implosión en un futuro cercano si no se implanta una PMO

3. Normalizar la entrada de proyectos y priorizar la ejecución de

proyectos en cartera

4. Planificación anual

5. Transicionar de un modelo donde se abusa del software a medida a

un modelo de integración de software comercial

6. Mejorar calidad de los productos/servicios del ASIC

7. Aumentar la implicación de dirección y de los usuarios en los

proyectos TIC

Transparencia, participación, calidad y corresponsabilidad


https://www.upv.es/entidades/VRED/gobtic

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