gobd / ersetzendes scannen / verfahrensdokumentation...= hilfe, die einem sachverständigen dritten...
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Melzer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft GmbH & Co. KG | Standorte Lahr & Freiburg | www.melzer-kollegen.de
10. April 2018 10. April 2018
GoBD / Ersetzendes Scannen /
Verfahrensdokumentation
Was Sie wissen sollten
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10. April 2018
Wer wir sind:
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Boris Melzer
Dipl.-Betriebswirt (BA)
MBA (International Taxation)
Fachberater für Unternehmens-
nachfolge (DStV e. V.)
Steuerberater
Partner
Arnold Klumpp
Steuerberater
Fachberater für Vermögens- &
Finanzplanung (DStV e. V.)
Partner
Jürgen Fahrner
Steuerberater
Fachberater für Vermögens- &
Finanzplanung (DStV e. V.)
Partner
Roland Melzer
vereidigter Buchprüfer
Steuerberater
Partner
Thomas Haegele
Dipl.-Betriebswirt (FH)
Steuerberater
Partner
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Wer wir sind:
• Gegründet 1978 als Einzelkanzlei, seit 1988 in Lahr, seit 2010 auch in Freiburg
• Seit 1990 gesamte Kanzlei mit allen Arbeitsplätzen auf aktuellstem EDV-Niveau als eine der ersten Kanzleien in der Region
• Team mit mehr als 40 Spezialisten, darunter 10 Steuerberater(innen), 1 Wirtschaftsprüfer
• Seit 2015 zertifiziert nach dem DStV-Qualitätssiegel
• April 2016 FOCUS-MONEY TOP-Steuerberater 2016 unter den TOP 100 der großen Kanzleien in Deutschland
• 25.04.2017 FOCUS-MONEY TOP-Steuerberater 2017 unter den TOP 100 der großen Kanzleien in Deutschland
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Was wir tun:
• Für Unternehmen:
• Laufende Steuerberatung
• Rechnungswesen und Controlling
• Personalwesen
• Unternehmensberatung
• Gestaltungsberatung & Transaktionen
• Unternehmensbewertung
• Unternehmensnachfolge
• Internationales Steuerrecht
• Wirtschaftsprüfung
• Vorsorge & Notfallplanung
• IT-Prozess- und Organisationsberatung
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Für Privatpersonen:
• Steuerberatung Privat
• Finanz- & Vermögensplanung
• Existenzgründungsberatung & Startups
• Testament & Erbschaft
• Vermögensübertragungen
• Immobilien
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GoBD: wirklich alles neu?
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GoBD = GOBS und GDPdU ?
Grundsätze ordnungsgemäßer
DV-gestützter
Buchführungssystem - GOBS
BMF vom 07.11.1995
Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen – GDPdU
BMF vom 14.09.2012
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form, sowie zum Datenzugriff – GoBD
BMF vom 14.11.2014 ergibt nicht 20
sondern 37 Seiten?
16 Seiten 4 Seiten
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Was bedeutet die GoBD?
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GoBD steht für:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff“.
Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße
Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten erfolgen muss – z.B.:
• Wann muss gebucht werden?
• Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
• Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
• Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
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Belege GoBD konform archivieren
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GoBD Verantwortlicher
Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer
Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall
alle Belege im vorgeschriebenen Format vorlegen zu können.
Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und
Aufzeichnungen“ vor.
Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen,
Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese
unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.
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Formelle GoBD Anforderungen
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Betriebsprüfung
Bei einer Betriebsprüfung wird die Konformität Ihrer Buchhaltung mit den
Vorgaben der GoBD abgeglichen.
Anforderungen
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitnahe Erfassung und Ordnung
• Unveränderbarkeit
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Formelle GoBD Anforderungen – Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:
Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und
überprüfen können.
Voraussetzungen
• Belegprinzip eingehalten
• Ein Sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit
einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des
Unternehmens verschaffen können
• Verfahrensdokumentation
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Formelle GoBD Anforderungen – Vollständigkeit und Richtigkeit
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Vollständigkeit und Richtigkeit:
Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos
und korrekt aufgezeichnet werden.
Voraussetzungen
• Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden
• Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
• Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden
• Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein
• Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalles
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Formelle GoBD Anforderungen – Zeitnahe Erfassung und Ordnung
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Zeitnahe Erfassung und Ordnung:
Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden,
sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
Voraussetzungen
• Laufende Verbuchung (innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich)
• Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden
• Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)
• Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
• Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften
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Formelle GoBD Anforderungen – Unveränderbarkeit
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Unveränderbarkeit:
Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie
muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen
müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden.
Voraussetzungen
• Protokollierung von Änderungen und Löschungen
• Durchgehende Protokollkette vom Beleg bis zur Buchung
• Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für
Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel erforderlich
• Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und
Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.
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Papierbeleg oder elektronischer Beleg?
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Aufbewahrung elektronischer Belege
Je nach Erstellung gelten die Belege als Papierbelege oder elektronische
Belege. Für elektronische Belege gilt: eine Aufbewahrung von
Rechnungen nur in Papierform nicht mehr zulässig!
Erstellung Format
Rechnungserstellung per Hand oder Schreibmaschine Papierform
Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Nach dem
Ausdruck wird die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den
Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben.
Papierform
Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Jede Rechnung
wird gedruckt und separat abgespeichert
elektronisch
Rechnungserstellung im DV-System mit Druck und Archivierung elektronisch
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Einsatz von Word und Excel
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Nicht GoBD konform
Für Unternehmen, die ihre Ausgangsbelege mit Word und Excel oder
vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen besteht
Handlungsdarf!
Achtung
• Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Sie erfüllen
die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht
• Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem
Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches)
entsprechen nicht Ordnungsmäßigkeitskriterien sind regelmäßig nicht
GoBD-konform.
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Einsatz von Word und Excel
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Anwendung Verstoß gegen GoBD
Abspeichern auf Festplatte im normalen
EDV-System
Änderungen jederzeit möglich Verstoß gegen Unveränderbarkeit
Tabellen können – auch unbeabsichtigt –
gelöscht werden
Fehlender Schutz vor Löschen Verstoß gegen Vollständigkeit
Bei Änderungen werden die alten Texte
oder Zellen überschrieben
• Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar
• Fehlende Protokollierung und Historisierung: der Zeitpunkt der
Änderung ist nicht mehr feststellbar
Verstoß gegen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Unter einem alten Dateinamen kann ein
neues Dokument abgespeichert werden
Kein Schutz vor Überschreiben Verstoß gegen Unveränderbarkeit
Daten bzw. „Belege“ gelangen nicht automatisch
vom allgemeinen EDV-System in
ein geschlossenes Buchführungssystem
Die Daten werden nicht festgeschrieben
Verstoß gegen Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit
Automatische Aktualisierungen beim
Öffnen (Einstellen des aktuellen Datums,
Verknüpfungen zu anderen Dateiinhalten)
Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar
Fehlende Protokollierung (s. o.)
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Einsatz von Word und Excel
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Maßnahmen zur Weiternutzung
Werden Belege (z. B. eine Rechnung) mit Word und Excel erstellt, werden
die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind
Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden.
Erstellung Format
Berechtigungskonzepte und
Änderungsschutz
Es muss sichergestellt sein, dass keine unberechtigten Änderungen
durchgeführt werden können.
Versionierung Dokumente dürfen nicht überschrieben werden können. Stattdessen muss
bei Änderungen eine Version erzeugt werden.
Protokollierung Änderungen an Dokumenten, Daten und Systemeinstellungen müssen
protokolliert werden. Es müssen Zusatzfunktionen zur Nachvollziehbarkeit
von Änderungen (z. B. Hashwerte, Zeitstempel) eingeführt werden.
Verfahrensdokumentation Der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten muss
dokumentiert beschreibt und bei Änderungen (Mitarbeiterwechsel,
Softwareänderungen, …) aktualisiert werden
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Folgen bei Nichtbeachtung
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Negative Folgen
Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung
die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder
verworfen werden.
Folgen Begründung
Verlust von Steuerbefreiungen Das Finanzamt unterstellt manipulierte Befreiungsnachweise auf der
Rechnung
Zuschätzungen der Höhe nach Das Finanzamt unterstellt:
• Bei nicht fortlaufenden Rechnungsnummern nicht verbuchte Einnahmen
• Bei nicht sachgerechter Speicherung (vgl. Unveränderbarkeit) nicht
verbuchte Rechnungen mit bereits in der Buchführung einmal vergebenen
Rechnungsnummern
• Nachträgliche Reduzierung der Mengenangaben in der verbuchten
Rechnung gegenüber dem Original
Verlust des Vorsteuerabzugs Bei nicht ordnungsmäßigen Gutschriften
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Rechtsfolgen - Schaubild
Buchführung/Aufzeichnungen
vorhanden
Mängel
formell gering
materiell
unwesentlich schwerwiegend
nichts Korrekturschätzung Vollschätzung
ja nein
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GoBD-Zertifizierung moglich?
Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung
und Kombination der DV-Systeme sowie deren individueller
praktischer Einsatz lassen keine allgemein gültigen Aussagen der
Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten
Hard- und Software zu. „Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der
Finanzverwaltung keine Bindungswirkung (GoBD Rz. 179).
Aber: Konstruktiver Umgang mit der Finanzverwaltung im Rahmen
der Planung kann helfen. Möglichkeit der „Zeitnahen Betriebsprüfung“
nutzen. GGf. BP in Abstimmung mit dem FA vorziehen! Erfahrener
Berater mit gutem Draht zu den Behörden ist hilfreich.
Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante IT-
Buchführungssystem (Gesamtheit aus Hardware / Software / Organisation)
von der Finanzverwaltung als „GoBD-konform“ zertifizieren zu lassen?
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Die Verfahrensdokumentation:
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Verfahrensdokumentation
Mit ersetzendem Scannen Ohne Ersetzendes Scannen
… … … …
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Allgemeines zur Verfahrensdokumentation (VFD)
Knüpft an den GoBD-Tatbestand der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit an
= Hilfe, die einem Sachverständigen Dritten (z. B. einem Betriebsprüfer) innerhalb
kürzester Zeit einen Überblick über die Abläufe des Unternehmens verschafft, damit er
diese verstehen, nachvollziehen und prüfen kann!
Deshalb sollte die VFD:
a. verständlich formuliert sein,
b. Prozesse transparent und lückenlos beschreiben (auch digitale Prozesse) und
c. Änderungen dokumentieren.
Die in der VFD beschriebenen Maßnahmen müssen dann auch den tatsächlichen
durchgeführten Maßnahmen unverändert entsprechen! Dies zu kontrollieren ist
Aufgabe des innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS)!
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Wesentliche Bestandteile der VFD
Die VFD besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung der Abläufe, einer
Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und der Dokumentation
der Aufbewahrung.
I. Allgemeine Beschreibung der Abläufe
Beschreibung der gesamten organisatorischen Prozesse und Abläufe des
Unternehmens, die im Zusammenhang mit der Entstehung steuerrelevanter
Daten stehen.
Beispiel:
Vorgang Beschreibung System
Auftrags-
eingang
Die Aufträge werden persönlich oder per Telefon besprochen. n. a.
…bis … …
Verbuchung
Zahlungs-
verkehr
Der Zahlungsverkehr wird anhand der Kontendaten verbucht.
Hierzu ist ein direkter Zugriff durch den Steuerberater
eingerichtet.
DATEV
Schnittstelle
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Wesentliche Bestandteile der VFD
II. Anwenderdokumentation
Zuordnung der Zuständigkeit der Mitarbeiter zu den einzelnen Teilprozessen,
inklusive entsprechender Vertretungsregelungen
Eine Ergänzung der allgemeinen Beschreibung um die jeweiligen Anwender ist dabei
ausreichend:
*Allgemeine Vertretungsregelung: Sollte sowohl der Anwender als auch seine Vertretung
verhindert sein, wird der jeweilige Teilprozess entweder von der Geschäftsführung selbst
durchgeführt oder es wird ein Mitarbeiter bestimmt der die Vertretung übernimmt.
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Vorgang Beschreibung System Anwender Vertretung
Auftrags-
eingang
Die Aufträge werden persönlich oder per Telefon
besprochen.
n.a. Herr Müller Frau Weber
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Wesentliche Bestandteile der VFD
III. Technische Systemdokumentation/Systemkontrollen
Dokumentation der im Unternehmen eingesetzten Hard- und Software, inklusive
deren aktuelle Versionen und Programmierungen.
Wichtiger Bestandteil: Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS), sowie deren
Ausübung und Protokollierung.
Beispiel:
Programm Beschreibung Version/Pro-
grammierung
Auftrags-
wesen pro
Anbieter ist die AW GmbH mit Sitz in Hamburg.
Das Anwenderhandbuch liegt in gedruckter Version vor und befindet sich
in Zimmer 06. Zusätzlich ist eine Hilfefunktion im Programm eingerichtet.
Die Installation wurde durch die Firma IT-Tech AG vorgenommen. Die
Programmieranleitung liegt ebenfalls in gedruckter Form vor und wird mit
dem Anwenderhandbuch aufbewahrt. Der Zugriff erfolgt online mit
persönlichen Zugangs-Passwörtern.
6.1.4/2
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Wesentliche Bestandteile der VFD
III. Technische Systemdokumentation/Systemkontrollen
Die Systemkontrollen bzw. das innerbetriebliche Kontrollsystem beinhaltet folgende
Bestandteile:
a. Zugangs- und Zugriffskontrollen
b. Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen
c. Verarbeitungskontrollen
d. Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte sowie unbeabsichtigte Verfälschung
von Programmen, Daten und Dokumenten (Datensicherung)
Auslagerungen:
z. B.: Buchführung und Steuerberatung
„Sämtliche Buchführungsarbeiten sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung,
Steueranmeldungen und Steuererklärungen sind ausgelagert an den StB B. Melzer in 77933
Lahr. Ein Steuerberatungsvertrag mit allen notwendigen Regelungen liegt vor und wird in
Zimmer 06 aufbewahrt.“
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Wesentliche Bestandteile der VFD
IV. Belegablage/Aufbewahrung
Beschreibung wie steuerlich relevante Dokumente und Informationen abgelegt und
aufbewahrt werden.
Dabei werden Grundregeln für die Aufbewahrung festgelegt sowie Regelungen zum Schutz
der Daten vor Verlust.
a. Grundregel
Steuerrelevante Dokumente werden grds. In Papierform aufbewahrt. Digitale
Dokumente werden sofern möglich vermieden. Die Belegverarbeitung erfolgt
ausnahmslos auf Papier.
b. Ausnahmeregelungen
(…)
c. Datensicherung
Die Daten des Auftragswesen pro sowie des Zahlungsverkehrs werden vierteljährlich
als gesonderte Sicherung abgespeichert und aufbewahrt. (…)
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Die VFD zum ersetzenden Scannen
In ihren Bestandteilen sind die allgemeine VFD und die zum ersetzenden Scannen
nahezu gleich
Die Zielsetzung macht den Unterschied:
Während die allgemeine VFD dazu ausgelegt ist einem Sachverständigen Dritten in
angemessener Zeit einen Überblick über die Betriebsabläufe zu verschaffen, liegt die
Intention der VFD zum ersetzenden Scannen einzig in der Vernichtung der Papierbelege
(Papierloses Büro).
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Die VFD zum ersetzenden Scannen
Grundlegend gelten die gleichen Regeln wie bei einem traditionellen Aktenordner:
a. Unveränderbarkeit (nach Scanvorgang), falls doch: genaue Protokollierung
b. Vollständigkeit
c. Nachvollziehbarkeit geordnete Aufbewahrung, Daten lassen sich zeitlich
und logisch einordnen!
d. Verfügbarkeit D. h. Daten sind aufbewahrt und es kann effizient
darauf zugegriffen werden!
Möglichkeiten des Betriebsprüfers zur Überprüfung der Daten:
i. Direkt aus dem System
ii. Mitarbeiter des Unternehmens recherchiert
iii. Aushändigung maschinenlesbarer Datenträger
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Wesentliche Bestandteile der VFD zum ersetzenden
Scannen a. Beschreibung der Art & Weise wie steuerrelevante Dokumente empfangen, erfasst,
verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden
Dringend benötigt wird ein GoBD – konformes digitales Archiv zur
Aufbewahrung!
Exkurs: Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig bzw. steuerrelevant?
a. Steuerrelevant sind bspw. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, etc.
b. Nicht relevant sind bspw. Erfolglose Angebote, Werbebriefe, Prospekte und
Terminkalender
Achtung! Folgende Dokumente können gescannt dürfen jedoch nicht vernichtet werden:
a. Notariell beurkundete Verträge
b. Wertpapiere
c. Vollmachten
d. Dokumente mit besonderer Haftung, Siegel, Prägestempel oder
Wasserzeichen
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Wesentliche Bestandteile der VFD zum ersetzenden
Scannen
b. Eingesetztes IT-System
c. Indizierung & Speicherung der Dokumente
d. Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschungen, Datenverlust oder
unautorisierten Änderungen (Datenschutz)
e. IKS
f. Gesamter Prozess der digitalen Archivierung, inklusive Posteingang, Scanvorgang &
Belegvernichtung
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Wesentliche Bestandteile der VFD zum ersetzenden
Scannen
Beispiel:
„Die Vornahme der Digitalisierung erfolgt an folgenden Orten: (…)“
„Die Ablage der Originalbelege bis zur Vernichtung erfolgt an folgenden Orten: (…)“
„Für die Ablage bzw. Archivierung der digitalisierten Belege kommt folgende Software zum
Einsatz: (…)“
„Für den Schutz vor Schadprogrammen wird das folgende Viren-Schutzprogramm eingesetzt:
(…)“
„Die Digitalisierung, Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle ist nur folgenden
Personen gestattet: (…)“
„Der Zugang auf den Export-Datenpfad ist nur diesen Personen gestattet: (…)“
„Die Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege erfolgt wöchentlich durch: (…)“
„Stichprobenartige Kontrollen des Archivierungsprozesses, die regelmäßig monatlich
durchgeführt werden, obliegen folgenden Personen: (…)“
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Wesentliche Bestandteile der VFD zum ersetzenden
Scannen g. Die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, Abteilungen & externen Dienstleister und deren
Aufgaben (Auslagerungen)
h. Bestehende Zugriffsrechte
i. Eingesetztes Datensicherungskonzept
Wichtig!
Die VFD zum ersetzenden Scannen ist immer auf dem neusten Stand zu halten!
Wechseln zum Beispiel Zuständigkeiten oder das Personal, ist umgehend eine
neue Version der VFD zu erstellen und diese zu archivieren!
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Referenten
Boris Melzer
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Partner
Telefon: 0 78 21 / 91 83 - 0
Mail: [email protected]
Johannes Pilgram
Bachelor of Arts
Telefon: 0 78 21 / 91 83 - 111
Mail: [email protected]
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Meine Mitarbeiter und ich stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
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Standort Lahr Schwarzwaldstraße 32
77933 Lahr
+49 (0) 7821/91 83 - 0
+49 (0) 7821/91 83 - 83
Standort Freiburg Heinrich-von-Stephan-Straße 20
79100 Freiburg
+49 (0) 761/611 6479 – 0
+49 (0) 761/611 6479 – 49
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