GIS in SPLETNE REŠITVE za obvladovanje projekta

– primer POPISA KMETIJSKIH GOSPODARSTEV

Matjaž GRILC, univ.dipl.inž. geod.

Digi data d.o.o., Opekarska 11, 1000 Ljubljana

matjaz@digidata.si

Povzetek:

V letu 2010 je potekal v celotni EU popis kmetijskih gospodarstev. Akcijo je izvajal tudi Statistični urad RS in kot prvi v EU izvedel kompletni popis 96.000 kmetij z računalniki na terenu. Projekt je izvajalo preko 600 popisovalcev, ki so imeli vsak svoj prenosni računalnik. Namen prispevka je pokazati priprave in »krizno vodenje« terenskega zajema podatkov, ki je moral biti podprt s sofisticiranimi spletnimi orodji za vodenje (spletni portal popisa), saj se je projekt lahko izvajal na terenu natanko 45 dni in v tem času je bilo potrebno izvesti terenski popis, centralno kontrolo podatkov po predpisani metodologiji in opraviti vse potrebne popravke na terenu.

Abstract:

In the year 2010 a agricultural census was made throughout the EU. Statistical Office of Slovenia was also part of the action and has completed the register of 96.000 farms as the first in EU. The register was carried out by more than 600 field workers – each one of them had a portable computer on the terrain. The purpose of this report is to show the preparations and crisis management of acquisition of data on the field which had to be supported by sofisticated internet tools for managing of the project (web portal for register). The whole project on the terrain had to be finished in 45 days and during that period all the acquisiton of the data, central control of the data following prescribed methodology and all the corrections on the field had to be made.

Ključne besede :

popis kmetijstva z računalniki, popisovalci, spletni portal, help desk, logistika

Key words:

computerized census of agriculture, interviewers, web portal, help desk,

logistics

1. OSNOVNI ATRIBUTI PROJEKTA

Projekt, ki ga bom opisal v nadaljevanju, si zasluži predstavitev na tako eminentnem zboru

najboljših projektov in projektnih vodij zaradi naslednjih lastnosti:

- Bil je največji statistični projekt v letu 2010 v Sloveniji,

- bil je prvi uspešno zaključen evropski projekt popisa kmetijskih gospodarstev z

računalniki na terenu,

- bil je projekt, ki je v celoti zadovoljil strogim slovenskim in evropskim normam zaščite

osebnih podatkov,

- v projektu je sodelovalo preko 650 udeležencev,

- popisano je bilo preko 96.000 kmetijskih gospodarstev na teritoriju Republike

Slovenije

- terensko delo je bilo končano v 45 dneh v obdobju od 1. junija 2010 do 15. julija 2010

- proračun projekta je bil preko 2 milijona EUR,

- končan je bil pravočasno, v predvidenem roku, ob zadovoljstvu naročnika.

2. VSEBINA PROJEKTA

Popis kmetijstva je osnovno statistično raziskovanje, s katerim zbiramo podatke o stanju na področju kmetijstva: o strukturi kmetijske proizvodnje in zemljišč, o tehnološki opremljenosti ter delovni sili na kmetijskih gospodarstvih. Izvaja se vsakih deset let in je v državah EU zakonsko določeno. Priporoča ga tudi Organizacija Združenih narodov za prehrano in kmetijstvo (FAO) in po njenih priporočilih ga poleg evropskih držav, izvajajo tudi mnoge druge države sveta. Popis kmetijstva 2010 je bil prelomni projekt za Statistični urad Republike Slovenije v mnogih pogledih. Prvič so tako velik projekt izvajali izključno z zunanjim pogodbenim izvajalcem in prvič so poskusili linijo zajema podatkov popolnoma avtomatizirati – izvedbo terenskega dela podpreti s prenosnimi računalniki. Izvajalcem projekta, ki smo bili izbrani na javnem razpisu, je bilo to oranje ledine še dodaten motiv, da nalogo izvedemo odlično in izpolnimo zaupanje naročnika. Danes lahko trdimo, da nam je to uspelo. Uspešno smo izpolnili vse pogodbene obveze in pravočasno predali digitalno bazo popisnih podatkov na Statistični urad RS. Da smo z limitiranimi denarnimi sredstvi lahko uspeli, smo morali uporabiti mnoge inovativne pristope, tako v organizaciji projekta, logistiki popisovalcev, kot tudi pri izbiri računalniške opreme in uporabljeni informacijski rešitvi. Naša inovativnost se je kazala že v prijavi projekta, saj smo sestavili konzorcij treh podjetij in v njem združili vsa pomembna znanja, ki so zagotavljala uspešno izvedbo. Sestavili smo kombinacijo podjetja z veliko kompleksnimi informacijskimi izkušnjami, podjetja z izkušnjami na področju kontrole kmetijskih subvencij za Eurostat in podjetja z izkušnjami iz vodenja velikih projektov, izobraževanja in organizacije centrov za pomoč uporabnikom. Kljub na videz idealno sestavljeni ekipi, smo se na začetku morali ukvarjati z naslednjimi dilemami:

- kako dobiti 600 dobrih terenskih popisovalcev - kako razdeliti Slovenijo na optimalna območja za popisovanje - kakšen bo osip popisovalcev, kolikšno število rezerv moramo imeti - kakšni računalniki so optimalni za terensko delo - ali bo prenos podatkov preko mobilnega omrežja deloval po celotni Sloveniji

- ali bo aplikacija dovolj enostavna in hitra za uporabo - ali bodo kmetje znali odgovoriti na vsa vnaprej določena vprašanja - ali bodo kmetje sploh želeli sodelovati, ali bomo na terenu naleteli na odpor - ali bomo s 600 popisovalci uspeli zagotavljati pravilno dinamiko izvajanja - ali bo svetovno nogometno prvenstvo vplivalo na izvajanje projekta - .........

In na koncu nam je uspelo! Kako ? Z dobro in inovativno organizacijo in vodenjem projekta, ki je bila podprta z najnovejšimi spletnimi tehnologijami in v kontaktih s popisovalci usmerjena v najnovejša socialna omrežja...

3. PLANIRANJE PROJEKTA

Planiranje projekta je potekalo v interakciji z naročnikom. Na skupnih delavnicah smo

postavili ogrodje projekta in pri tem kot pomoč uporabljali orodje Mind Manager.

Ko smo dosegli soglasje o načinu izvedbe z naročnikom, smo nadaljevali s strukturiranjem projekta v Zagonskem elaboratu projekta in detajlnim planiranjem projekta v orodju Microsoft Project. Projekt je imel preko 150 projektnih aktivnosti. V tem primeru projektnega plana in pogodbeno dogovorjenih terminskih omejitev nismo spreminjali do konca projekta, saj je bila izvedba projekta vezana tudi na izvedbo v

ostalih državah UE, kakor tudi na terenske podatke, ki so morali biti obvezno zbrani na časovni presek – 1. junij 2010. Pretekle izkušnje iz velikih projektov Svetovne banke in Geodetske uprave RS, so nas izučile, da je potrebno projektni organizaciji posvetiti izredno pozornost. V konkretnem primeru se je izkazalo za pravilno, da smo od vsega začetka razdelili aktivnosti v tri, na videz nepovezane, sklope: INFORMATIKA, VSEBINSKA PODPORA in LOGISTIKA. Vsak sklop je imel svojega vodjo, ki je usklajeval aktivnosti z direktorjem celotnega projekta. INFORMATIKA je:

- skrbela za izbor in nabavo računalniške opreme - naredila izbor tehnologije za prenos podatkov - poskrbela za varnost podatkov - programirala aplikacijo za terenski popis – vprašalnik - programirala aplikacijo za delo na centru – help desk in logistika - izvajala dnevni prenos podatkov k naročniku

VSEBINSKA PODPORA je:

- izvajala strokovno usklajevanje z naročnikovo ekipo - pripravljala »notranje in zunanje« materiale popisa - izvajala izobraževanje popisovalcev - izvajala izobraževanje notranje ekipe za delo na help desku - organizirala in podpirala help desk med terenskim popisom - izvajala zaključno kontrolo kvalitete

LOGISTIKA je:

- s pomočjo GIS sistemov in razpoložljivih prostorskih podatkov razdelila Slovenijo na 600 območij popisa

- permanentno izvajala akcijo pridobivanja popisovalcev - razdelila računalnike in ostalo opremo - izvajala koordinacijo s popisovalci iz dveh logističnih centrov – Ljubljana in

Celje - operativno podprla terensko izvedbo

Shema delovanja sistema

4. IZBOR POPISOVALCEV

Izbor popisovalcev je bil eden trših orehov tega projekta. Popis se je namreč izvajal v času zaključka šolskega leta, času matur, izpitov na fakultetah, v času odhodov na morje in ne nazadnje v času svetovnega prvenstva v nogometu, kar se je izkazalo za zelo moteč faktor pri izvajanju projekta. Osnovno orodje pri iskanju popisovalcev, je bila spletna stran, na kateri so potencialni popisovalci dobili vse potrebne informacije in v primeru interesa izpolnili spletno anketo. Na osnovi podatkov iz ankete smo prijavljene popisovalce rangirali in ugotovili njihovo primernost za izvajanje popisa.

Za iskanje popisovalcev smo poleg klasičnih oglasov na študentskih servisih uporabili vse »moderne« spletne metode pridobivanja kandidatov, kot so facebook, twiter, spletne strani, SMS-i, oglasi na fakultetah in srednjih šolah....

Oglas na facebooku

Na vse zgoraj opisane načine nam je uspelo pridobiti preko 1000 kandidatov, ki so se po izvedenih informativnih izobraževanjih v Ljubljani, Celju in Mariboru, reducirali na 600 popisovalcev in 200 rezerv, kar pa po naknadnih vsebinskih izobraževanjih in po začetku terenskega dela še vedno ni bilo dovolj. Akcija iskanja popisovalcev in permanentnega izobraževanja je potekala praktično ves čas projekta, tudi po začetku izvajanja projekta na terenu, praktično do 14 dni pred koncem, ko smo po principu kriznega managementa reševali primanjkljaj popisovalcev na drugačne načine. Velik osip popisovalcev, odstopi po končanem izobraževanju in tudi po začetku terenskega dela, so bili presenečenje tudi za nas izvajalce, saj je končna številka osipa popisovalcev presegla 40 %.

5. DOLOČEVANJE POPISNIH OBMOČIJ

Eden od ključnih, inovativnih pristopov k izvedbi projekta je bilo določevanje popisnih območij. Uporabili smo vse dostopne prostorske baze podatkov in z obvladovanjem tehnologije geografskih informacijskih sistemov (GIS) in metod prostorskih presekov, določili 600 popisnih območij, ki so bila razdeljena v tri kategorije – v odvisnosti od razdalje med posameznimi kmetijami. Na tak način smo postavili pravični cenik in želeli uravnotežiti zaslužek popisovalcev, ne glede na to, na katerih območjih so delali. Kmetije v območju A so bile plačane slabše (kilometrina !!), kot kmetije v območjih B in C. Število kmetij znotraj območij se je gibalo od 145 v območju C, do 165 v območju A. Ker smo imeli lokacije prebivališča posameznih popisovalcev prav tako prikazane v GIS sistemu, smo poskusili vsakemu popisovalcu pripisati območje, do katerega bo imel najkrajšo razdaljo od kraja njegovega prebivanja in s tem posledično najmanj stroškov s kilometrino. Tak pristop se je na koncu izkazal kot najbolj racionalen in je v stroškovnem smislu »rešil« projekt.

Prikaz razpršenosti prijavljenih popisovalcev

Razdelitev na območja različnih popisnih kategorij in razdelitev Slovenije na različne kategorije

6. INFORMACIJSKA PODPORA PROJEKTA

Velik izziv in ena bolj pogumnih odločitev v projektu je bila izbrati pravilno strojno

opremo – prenosne računalnike, ki bodo zanesljivi, lahki in hitri za delo ter ustrezno

komunikacijsko opremo za prenos podatkov med prenosnimi računalniki in centralno

bazo podatkov.

Izbrali smo:

- 600 prenosnikov Dell Inspiron 1012 z instalirano programsko podporo za podporo terenskega dela popisa

- Prenosniki so bili za potrebe popisa »predelani« in namensko instalirani - Onemogočena je bila vsaka nenamenska uporaba, blokirani so bili vsi vhodi in

izhodi, skratka prenosnik je bilo možno uporabiti zgolj in samo za popis kmetij.

Uporabljeni prenosni računalniki DELL

Za komunikacijo med prenosniki in računalniškim centrom v Ljubljani, je bila izbrana

mobilna tehnologija:

- dvosmerni mobilni (GPRS, UMTS) prenos podatkov med prenosniki in centralno podatkovno zbirko

- komunikacije preko navideznih privatnih omrežij - preverjanje vnesenih podatkov v realnem času - dnevni prenos vnesenih podatkov do naročnika

Shematski prikaz omrežja

Pravilno načrtovanje programske opreme je bilo še kako pomembno. Mesec in pol je praktično 600 popisovalcev hkrati, preko mobilnega omrežja pošiljalo izpolnjene ankete na centralni strežnik, v obratni smeri pa prejemalo obvestila in odgovore na vprašanja v aplikacijo, ki je tekla na prenosnih računalnikih. Če danes pogledamo nazaj, lahko ugotovimo, da smo imeli zelo malo težav, tako s prenosnim omrežjem, kot z delovanjem, v ta namen razvite programske opreme. Značilnosti programske opreme:

- namensko za to nalogo razvita programska podpora - delo je potekalo v nepovezanem načinu (off-line) - uporabljen je bil način dela pametnega odjemalca (Smart client) - neodvisno delo na prenosniku - dvosmerna izmenjava podatkov med odjemalci in strežnikom s pomočjo

protokola »shrani in posreduj« (store and forward mesaging) - podpora izpolnjevanju vprašalnikov popisa - podpora delu na centrali in centrih za podporo (help desk in logistika) - podpora paketnih izvozov podatkov k naročniku, izdelava statističnih analiz,

vsebinske in logične kontrole vnesenih podatkov

7. OPERATIVNA IZVEDBA PROJEKTA

45 dni je potekalo terensko izvajanje popisa in za vse ključne ljudi v projektu se je začelo obdobje kriznega vodenja projekta. Izvedba je bila porazdeljena na podporo vsebini (help desk), podporo logistiki (dinamika popisa in manageriranje resursov) in kontrolo kvalitete popisanih podatkov (quality control).

7.1. Vsebinska podpora projektu Help desk smo fizično vzpostavili v Ljubljani. Inštaliranih je bilo 8 delovnih mest, opremljenih z osebnimi računalniki in kompletom za telefoniranje (slušalke in mikrofon) in vzpostavljena je bila brezplačna telefonska številka za informacije, ki smo jih 12 ur na dan posredovali kmetom.

Help desk je imel v svoji zasnovi naslednje funkcije:

- pomoč gospodarjem kmetij na brezplačni telefonski številki - pomoč popisovalcem na terenu - odgovarjanje na vprašanja poslana po e-mailu - odgovarjanje na vprašanja postavljena skozi aplikacijo na prenosnih

računalnikih - v sodelovanju s kontrolo kakovosti, sprotno obveščanje popisovalcev o

napakah in dajanje pojasnil V povprečju so na help desku neprekinjeno delale 4 osebe – izjema so bili vikendi, ko se je dinamika popisa zmanjšala – takrat smo ekipo zmanjšali na 3 osebe. Količine opravljenega dela:

- odgovori na e-mail popishelp@digidata.si: 396 odgovorov - poslana obvestila popisovalcem (vsebina in logistika) 635 obvestil - sprejeti telefoni – kmetje – 080 1186 2766 klicev - sprejeti telefoni popisovalci 7080 klicev

7.2. Kontrola kvalitete popisanih podatkov Kontrola kakovosti je potekala v kontrolnem centru v Celju. Vsakodnevno izvajanje kontrole je potekalo na osnovi vnaprej pripravljenega protokola, ki je bil detajlno predpisan v elaboratu kontrol, ki ga je pred začetkom terenskega dela potrdil tudi naročnik. Permanentno smo izvajali naslednje kontrole:

- dnevno telefonsko preverjanje popisovalcev - vsebinsko preverjanje anket na osnovi vnaprej pripravljenih algoritmov - časovna kontrola – preverjanje sistemskih računalniških časov o trajanju

izpolnjevanja ankete - naključno terensko preverjanje popisovalcev - zaključna kontrola podatkov po končanem terenskem delu

Dnevna dinamika popisa

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

1.6.2010

3.6.2010

5.6.2010

7.6.2010

9.6.2010

11.6.2010

13.6.2010

15.6.2010

17.6.2010

19.6.2010

21.6.2010

23.6.2010

25.6.2010

27.6.2010

29.6.2010

1.7.2010

3.7.2010

5.7.2010

7.7.2010

9.7.2010

11.7.2010

13.7.2010

15.7.2010

Dnevno-LJ

Dnevno-CE

7.3. Logistična podpora projektu Logistično podporo terenskemu delu smo nudili iz dveh logističnih centrov:

- zahodni del Slovenije je pokrival logistični center Ljubljana - vzhodni del Slovenije je pokrival logistični center Celje

Izvedba terenskega dela popisa je bila po pričakovanjih najbolj dinamičen del celotnega projekta. Pa vendar nas je turbulentnost v posameznih trenutkih, kljub dobri pripravi ekipe, še vedno presenetila. Omenimo naj samo glavne probleme, ki so se izkazali pri izvedbi:

- neprimeren čas anketiranja zaradi kopice kmečkih opravil v tem času... - neprimeren čas anketiranja za angažiranje dobrih popisovalcev (izpiti na

fakultetah, matura, dopusti...) - izredno lepo in ekstremno vroče vreme - svetovno prvenstvo v nogometu - poziv na bojkot popisa s strani Sindikata kmetov Slovenije in s tem povezana

negativna medijska kampanija - izredno aktivna razprava v medijih o davku na nepremičnine – povezava

popisa nepremičnin in popisa kmetijstva na točki davka - eksponirana trditev, da ima država glavnino podatkov že zbranih v drugih

evidencah in da je popis nesmiseln - odgovornosti do končnega rezultata in kvaliteta izvedbe sta bila obratno

sorazmerna z mladostjo popisovalcev Poleg vseh naštetih težav je bil ključni problem dejstvo, da smo morali v fazi po začetku terenskega popisa zamenjati še vsaj 100 popisovalcev in jih nadomestiti z novimi oz. njihove kmetije razporediti tistim, ki so svoje delo že opravili in so bili pripravljeni vzeti še dodatne kmetije. Dinamiko izvajanja popisa smo spremljali tako na nivoju celotne Slovenije, kot tudi po vsakem posameznem logističnem centru za zahodni oz. vzhodni del Slovenije. Takšne so bile tudi narejene statistike, ki kažejo določene značilnosti poteka popisa in so predstavljene na naslednji sliki:

Help desk in logistika Ljubljana in Celje so bili centralni del ekipe v njegovi najbolj aktivni fazi – v fazi terenskega popisovanja kmetijskih gospodarstev. Še kako se je za pravilno izkazalo dejstvo, ki smo ga postavili na samem začetku projekta – stroga ločitev vsebine od logistike – posledično help deska od logistike. Problematika je bila tako različna, da bi bilo kakršno koli mešanje vsebin neproduktivno. V centralno mesto komunikacije, ki se je že na začetku zdela najbolj težak problem smo postavili:

- GIS obdelavo podatkov in grafično prezentacijo rezultatov - Spletni portal popisa, kot centralno mesto komunikacije help deska z logistiko

in popisovalci GIS obdelava podatkov Izredno pomembne, za sprotno odločanje vodstva o doseganju dinamike popisa, so bile dnevne kontrole dinamike, ki smo jo opravljali na osnovi analize poslanih končanih popisov v centralno bazo. Dobljene rezultate smo analizirali in jih prikazovali tabelarično, hkrati pa smo jih dnevno obdelali v GIS sistemih in jih grafično prikazovali na nivoju celotne države, na popisno enoto natančno. Tako smo sproti dobivali območja oz. tiste popisovalce, ki niso dosegali vnaprej postavljenih dnevnih oz. tedenskih norm. Takšne popisovalce smo iz logističnega centra dnevno klicali in sproti preverjali razloge za nedoseganje norme. Če se dinamika popisa na osnovi intervencije logističnega centra ni popravila, smo popisovalca zamenjali oz. smo njegove kmetije dodelili tistemu popisovalcu, ki je delal v bližini in je normo presegal. Omenjeno delo je celodnevno opravljalo 6 zaposlenih v obeh logističnih centrih. Njihovo osnovno orodje je bilo:

- centralna aplikacija popisa, - spletni portal popisa in - telefon.

Bili smo v stalni komunikaciji s popisovalci preko SMS sporočil in telefonskih klicev.

Spletni portal popisa Ključ za uspešno obvladovanje vseh logističnih težav in medsebojnega komuniciranja vseh aktivnih udeležencev projekta je bil SPLETNI PORTAL POPISA, ki smo ga razvili izključno za ta namen. Vse informacije, pripombe, vprašanja in sugestije s strani popisovalcev oz. kmetov in medsebojna komunikacija help deska, kontrole kvalitete in logistov je potekala preko tega spletnega portala. Na ta način smo dosegli potrebno transparentnost in sproti ugotavljali stopnjo rešenih problemov. Vodstvu projekta je bil ta portal osnovni vir informacij, preko katerega je lahko »krizno« vodilo projekt v času terenskega izvajanja projekta. Spletni portal popisa je omogočal podporo koordinaciji naslednjih aktivnosti:

- on line spletno povezavo celotne ekipe, ki je delovala na treh različnih lokacijah v Ljubljani in Celju

- beleženje zahtevkov za obisk kmetijskega gospodarstva - beleženje zahtev kmetov - beleženje vsebinskih in tehničnih težav popisovalcev - logistična sporočila - vodenje baze kmetijskih gospodarstev - vodenje baze popisovalcev - direktno pošiljanje SMS sporočil popisovalcem (posamezno ali vsem naenkrat) - shranjevanje dnevnih poročil o napredovanju izvedbe - implementacija baze znanja - administracijo postopkov s popisovalci (pogodbe, dogovori, obračuni,

izplačila…) - izdelava sumarnih poročil

Osnovni zgled spletnega portala popisa

Modul za sestavljanje zahtevka

In modul za pisanje SMS sporočil

8. NAMESTO ZAKLJUČKA

Projekt popisa kmetijskih gospodarstev je bil za družbo Digi data d.o.o., kakor tudi zame

osebno, tisti presežek, ki si ga pravi projektni vodja vedno želi. Bil je najpomembnejši v široki

paleti projektov, ki smo jih izvajali do sedaj in so bili financirani iz državnega proračuna ali pa

z denarjem EU oz. Svetovne banke.

Bil je izziv predvsem zato, ker smo morali pri izvedbi uporabiti mnoge inovativne rešitve in

pristope, ki jih do tedaj nismo še nikoli in prav zaradi teh rešitev nam je uspelo uspešno

zaključiti projekt v predvidenih denarnih in časovnih okvirih.

Ne nazadnje pa je bil ta projekt izredna izkušnja tudi zaradi ekipe, ki je dva meseca živela za

uspešno izpeljavo projekta in brez katere nam tudi inovativne rešitve ne bi nič pomagale.

Kdo ve, kdaj se nam spet ponudi priložnost delati tako velik projekt, s tako izvrstno ekipo ?

Matjaž GRILC