girón, 27 de febrero de 2021 seÑores 1. comportamiento de

COOPERATIVA DE TECNÓLOGOS E INGENIEROS DE LA INDUSTRIA

DEL PETRÓLEO Y AFINES-TIP NIT 804.000.243-1

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Centro Industrial y Logístico San Jorge Km 7 + 400 m

Anillo vial Palenque, Diagonal Floridablanca No 22-31. Bodega 11.

Girón – Santander.

e-mail: [email protected]

Teléfono: 3134669653

Girón, 27 de febrero de 2021 SEÑORES Asamblea general ordinaria de asociados 2020 de la Cooperativa de Tecnólogos e Ingenieros de la industria del petróleo y afines TIP. Estimados asociados, A continuación, presento el informe de Gerencia de la gestión realizada durante el año 2020. En cumplimiento de las normas estatutarias y legales, fue presentado y aprobado por el Consejo de Administración.

1. COMPORTAMIENTO DE LOS CONTRATOS

A continuación, se describen los contratos y áreas que estuvieron en operación durante la vigencia 2020: Contrato 3026612: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA EJECUCIÓN INTEGRAL DE DISEÑOS EXPERIMENTALES EN LAS PLANTAS PILOTO DEL CENTRO DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA INSTITUTO COLOMBIANO DE PETRÓLEO Cliente: Ecopetrol. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 366 días calendario. Personal promedio contratado: Contrato 3023069: SERVICIO DE LAVADO DE MATERIAL PARA LOS LABORATORIOS DE LA GERENCIA DE OPERACIONES DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA DEL CENTRO DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA ICP DE ECOPETROL S.A. Cliente: Ecopetrol. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 366 días calendario. Contrato 3013666: PRESTACION DE SERVICIOS TECNICOS ESPECIALIZADOS PARA EL CENTRO DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA INSTITUTO COLOMBIANO DEL PETROLEO DE ECOPETROL S.A. Cliente: Ecopetrol. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 366 días calendario.

mailto:[email protected]



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Contrato 3035773: SERVICIOS DE PRUEBAS DE ENSAYO PARA LINEA BASE DEL CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN 631 DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE APLICABLE A VERTIMIENTOS A CUERPOS DE AGUA EN LA GERENCIA REFINERÍA BARRANCABERMEJA DE ECOPETROL S.A UBICADA EN BARRANCABERMEJA, SANTANDER. Cliente: Ecopetrol. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 37 días calendario. SERVICIO DE MUESTREO PARA LA SEGUNDA Y TERCERA CAMPAÑA DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS ACEITOSOS EN ÁREAS OPERATIVAS DE ECOPETROL, EN EL MARCO DEL CONVENIO 3023616 CELEBRADO ENTRE UIS Y ECP. Cliente: UIS. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 281 días calendario. Laboratorio Cislab: SERVICIOS DE ANÁLISIS DE LABORATORIO DE AGUAS E HIDROCARBUROS. Clientes: Conyser, Gems, entre otros. Tiempo de ejecución durante el año 2020: 366 días calendario.

El 31 de diciembre del año 2020 finalizó el contrato 3035773, los demás contratos dan continuidad a su ejecución en el año 2021. La empresa participó en diferentes procesos de licitación como: Servicios para la demostración y explotación de tecnología en ECOPETROL S.A., Servicio de certificación de la calidad y cantidad de los crudos manejados (recibidos y transportados) por los Oleoductos y descargaderos operados por HOCOL en Colombia., Servicio De Inspección Y Certificación De Cantidad Y Calidad De Crudos Y/O Refinados Transportados Y Almacenados En Los Muelles Fluviales Del Departamento De Operaciones Y Mantenimiento Fluvial, Otros

$ 14.808.354.993

$ 212.399.714 $ 1.581.811.312

$ 461.404.499

Ingresos por contratos / áreas

Contrato 3013666 Contrato 3023069 Contrato 3026112 Laboratorios Cislab




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Puertos Y Áreas Requeridas Para Atender Las Necesidades Operacionales De La Vicepresidencia De Operaciones Y Logística De Ecopetrol S.A. y en diferentes procesos de licitación pública en el Secop II; además de la participación en inteligencias y sondeos de mercado con Ecopetrol, CDMB, ANH, entre otros.

2. COMPORTAMIENTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS

Durante el año 2020 se revisó la organización administrativa, y se ajustó el organigrama de acuerdo con las necesidades de la empresa. Se puede identificar una disminución significativa en los gastos por este concepto durante el año 2020.

3. GESTIÓN FINANCIERA

Durante el año 2020 se renovaron y ampliaron los cupos de crédito con entidades bancarias alidadas, logrando asegurar la liquidez para el sostenimiento de los diferentes proyectos del a organización.

Entidad Bancaria Cupos

Bancolombia $2.000.000.000 Tesorería $2.000.000.000 Factoring

Banco de Occidente $600.000.000 Tesorería $4.000.000.000 Factoring

SI.

GASTOS ADMINISTRATIVOS

2019 2020

ENERO 146,501,553.56 67,432,597.37

FEBRERO 93,460,480.72 68,134,870.57

MARZO 94,332,688.00 69,912,911.00

ABRIL 94,638,410.10 41,844,201.42

MAYO 79,430,100.48 80,814,596.00

JUNIO 78,056,043.87 45,236,710.00

JULIO 75,745,995.29 53,299,738.00

AGOSTO 77,366,689.40 53,052,180.00

SEPTIEMBRE 78,075,814.22 50,404,538.00

OCTUBRE 140,447,324.28 65,920,712.00

NOVIEMBRE 102,767,443.00 59,644,462.00

DICIEMBRE 122,121,588.00 429,379,235.99

$ 1,182,944,131 $ 1,085,076,752




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4. ANÁLISIS COMPARATIVO DE INDICADORES FINANCIEROS – DESEMPEÑO DEL NEGOCIO.




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5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Basados en el análisis de contexto externo y análisis DOFA, se establecerán las estrategias para asegurar la sostenibilidad y crecimiento del negocio a corto, mediano y largo plazo.

Se realiza el análisis de contexto externo de la Cooperativa cuantificando los aspectos en las dimensiones económica, político y legal, tecnológica y social, con el fin de identificar aquellos aspectos que impactan positivamente y negativamente la organización, valorándolos cuantitativamente.

Aspectos económicos:




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Aspectos políticos y legales:

0

1

2

3

4

5Crecimiento del sector…

Disminución del precio…

Cambios en las normas…

Reforma tributaria

Tendencia del Dólar

Tasas de intereses…

Inflación

Definición de tarifas del…Procesos de…

Liquidez

Cartera

Crecimiento de clientes…

Índice de confianza del…

Índice de confianza del…




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Aspecto tecnológico:

0

1

2

3

4

5Auditorías

Auditoriasvoluntarias

Decisiones políticas

Cumplimiento derequisitos legales…

Actualización de lasnormas ISO-ONAC

Leyes ambientales

Decisioneseconómicas…

Incumplimiento deacuerdos…




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Aspecto Social:

0

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2

3

4

5

Nuevas tecnologías deproducción

Softwareespecializado

Reemplazo de latecnología

Procesossistematizados

Seguridad de lainformación




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ANALISIS DOFA

El presente análisis DOFA nos ofrece un marco para la definición del negocio y estrategia de

marketing. Las Fortalezas, llamadas competencias básicas (core competences), son las áreas

en las que TIP tiene alguna ventaja sobre la competencia, por ejemplo, el conocimiento

técnico único, la experiencia, entre otros.

Las debilidades, son áreas en las que la empresa no logra buenos resultados. Las

oportunidades son circunstancias previstas en el entorno que puede beneficiar los objetivos

de la empresa.

Las amenazas son las circunstancias previstas en el medio ambiente que pueden ser para

detrimento de los objetivos.

Para establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas se optaron por

señalar las siguientes variables comunes:




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• La variable de Gestión comercial: Se refiere a las estrategias y mecanismos para

atraer a clientes potenciales, mantener y fidelizar a los actuales. Además de

identificar oportunidades de negocio en el entorno.

• Diversificación de servicios: Hace referencia a la variedad en el portafolio de

servicios ofrecido por la empresa y al valor agregado.

• Diversificación de segmentos: Se refiere a la diversidad de nichos de mercado en los

cuales existe un potencial de penetración y posicionamiento; a la medición de ese

potencial y la planificación de mercados u oportunidades de negocio en los niveles

local, nacional e internacional.

• Alianzas y convenios: Se incluye en esta variable la actitud de la organización hacia

el trabajo en equipo con socios estratégicos de tipo académico, empresarial,

político, financieros entre otros, a nivel local, regional, nacional e internacional.

Igualmente la efectividad con que en estas alianzas son operadas en favor de la

innovación.

• Investigación y desarrollo: Se refiere al conjunto de procedimientos sistemáticos en

pro de la innovación en procesos, productos y servicios, lo sistemas de detección de

señales del entorno, vigilancia, experimentación, entre otros. Así como el nivel de

inversión en estas actividades.

• Solvencia Económica: Es la disponibilidad de fuentes de asignación de recursos

propios, capital de riesgo y apalancamiento externo para las actividades operativas,

administrativas y de investigación y desarrollo de la empresa.

Proceso de Planificación: se refiere a la dedicación (en tiempo y dinero) a la reflexión

sistemática conjunta en el corto, mediano y largo plazo en cada una de las unidades

funcionales a nivel global en la empresa, basados en el diagnóstico veraz y oportuno

y encaminada hacia la acción proactiva, prospectiva y al fortalecimiento de la

estrategia.




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Infraestructura tecnológica: Maquinaria, equipos, herramientas, licencia de

software y demás tecnología necesaria para llevar a cabo la oferta de servicios en el

sector de operación.

Aspectos internos Aspectos externos

Aspectos

negativos

DEBILIDADES

• Relaciones comerciales con pocos clientes.

• Escasa comercialización de los servicios prestados.

• La acreditación bajo la norma ISO 17025 no incluye muestreo y agua y lodos, y algunos análisis de la Resolución 631 y de hidrocarburos.

• No hay alianzas estratégicas para la prestación del servicio.

AMENAZAS

• Competencia del mercado.

• Desarrollo tecnológico de los competidores.

• Posicionamiento en el mercado (Lab. Cislab).

• Liquidez para apalancar proyectos.

Aspectos

positivos

FORTALEZAS

• Buena imagen y credibilidad en los servicios para el sector.

• Personal con amplia experiencia.

• Conocimientos técnicos.

• Instalaciones, maquinaria y equipo.

• Calidad del servicio.

• Diversificación de segmentos por la amplia experiencia adquirida por la empresa.

OPORTUNIDADES

• Empresa pequeña. Facilidad para implantar soluciones.

• El sector demanda asesoramiento técnico.

• Los servicios ofrecidos soportan el cumplimiento legal ambiental de los clientes potenciales.

Finalmente, y basados en todos los conceptos que hemos desarrollado hasta este momento, establecimos un plan de acción alineado con lo que somos y con lo que queremos ser.




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6. GESTIÓN EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LABORATORIO CISLAB

GESTIÓN EN TALENTO HUMANO

• Cumplimiento al procedimiento de contratación.

• Publicación de vacantes en las zonas de influencia dando cumplimiento al Decreto 1668 de

2016.

• Vinculación con el servicio público de empleo dando cumplimiento a la Ley 1636 de 2013.

• Actualización del manual de perfiles y responsabilidades de todos los procesos.

• Revisión y actualización del reglamento interno de trabajo.

• Procesos administrativos con los trabajadores.

• Revisión y actualización del procedimiento de talento humano y actualización de manual de

funciones del área.

• Normativas aplicadas durante el proceso de selección y contratación del personal:

• Aplicación del SARLAFT para trabajadores




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• Recobro de Incapacidades

Capacitaciones

• Diplomado en SAGRILAFT

• Capacitación en la Norma ISO 17025:2017, Sistema de gestión de laboratorios

• Capacitación en la Norma ISO 45001:2018, Sistemas de seguridad y salud en el trabajo

• Curso de Cooperativismo nuevos asociados y personal administrativo

Bienestar Social • Bonificación entregada a los trabajadores a fin de año

• Celebración de fin de año cumpliendo con protocolos de bioseguridad

• Celebración de cumpleaños de personal

• Donación de equipos de cómputo a colegio del municipio de Piedecuesta y escuela rural.

GESTIÓN EN SEGURIDAD, AMBIENTE Y CALIDAD

• Recertificación del sistema de gestión bajo la norma ISO 14001:2015, ISO 9001:2015, OHSAS

18001:2007.

• Establecimiento de protocolos de bioseguridad dando cumplimiento a los lineamientos

definidos por el gobierno nacional.

• Cumplimiento de normatividad legal relacionada con seguridad y salud en el trabajo,

ambiente y calidad.

• Actualización del sistema integrado de gestión.

GESTIÓN EN SISTEMAS Y COMUNICACIONES

• Atención de solicitudes del departamento.

• Certificación de cumplimiento de proceso de revisión de licenciamiento de Microsoft.

• Aseguramiento en todos los equipos suministrados por TIP para identificar instalación de

software legal. (Anydesk).

• Reparación y mantenimiento de equipos de cómputo de TIP




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GESTIÓN EN COMPRAS Y CONTRATACIÓN

• Revisión, ajuste y aplicación del procedimiento de compras y contratación.

• Aplicación de Sagrilaft a todos los proveedores.

• Atención del proceso de gastos reembolsables de contratos.

• Importación de productos por medio de agente aduanero.

• Revisión periódica de proveedores

GESTIÓN CONTABLE

• Presentación de impuestos oportunamente

• Cumplimiento en el envío de informes a la Supersolidaria

• Presentación mensual de estados financieros

• Revisión y actualización de procedimientos contables

• Facturación electrónica

GESTIÓN COMERCIAL

• Búsqueda de procesos en Secop y actualización como proveedores en Cenit, Hocol,

Terpel, Siproe, Gran Tierra, entre otros.

• Estrategias de introducción y posicionamiento a través de acciones dirigidas a las

agremiaciones de empresas y estrategia uno a uno.

• Empresa a empresa.

• Agremiaciones.

Inversiones.

• Ampliación del laboratorio de hidrocarburos.

• Inversión en soporte comercial para búsqueda de procesos de licitación pública.




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LABORATORIO El laboratorio CISLAB atendió servicios para diferentes clientes y contratos, entre otros:

• SERVICIOS DE PRUEBAS DE ENSAYO PARA LINEA BASE DEL CUMPLIMIENTO A LA

RESOLUCIÓN 631 DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

APLICABLE A VERTIMIENTOS A CUERPOS DE AGUA EN LA GERENCIA REFINERÍA

BARRANCABERMEJA DE ECOPETROL S.A UBICADA EN BARRANCABERMEJA,

SANTANDER.

• SERVICIO DE MUESTREO PARA LA SEGUNDA Y TERCERA CAMPAÑA DE RECOLECCIÓN

DE RESIDUOS ACEITOSOS EN ÁREAS OPERATIVAS DE ECOPETROL, EN EL MARCO DEL CONVENIO 3023616 CELEBRADO ENTRE UIS Y ECP.

Durante el año 2020 se gestionó la acreditación de 10 pruebas de hidrocarburos con el organismo nacional de acreditación ONAC, atendiendo la primera fase de la auditoría externa con el organismo evaluador. Asimismo, se gestionó la extensión de la acreditación del laboratorio ambiental enfocados en acreditar análisis para dar certificar el cumplimiento a la Resolución 631 de 2015 a los diferentes sectores de la industria. Se continúa trabajando en la ampliación del portafolio de servicios del laboratorio y la gestión comercial buscando incremento de participación en el mercado local y nacional. 7. SITUACIÓN JURÍDICA


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