giẢi phÁp quẢn lÝ hỒ sƠ lƯu trỮ phap ho so luu tru - dms 2013 v… · danh mục hồ...

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ

PHẦN MỀM LAC VIET DMS 2013 VERSION 1.0

Trung tâm Tính toán năng suất cao – HPS Center

23 Nguyễn Thị Huỳnh, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh, Vietnam

+84 8 3842 3333 (p) | +84 8 3842 2370 (f) www.lacviet.com.vn

Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS

Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 2/78

MỤC LỤC

1. CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM ............................................................................................ 3

1.1. Các từ viết tắt .............................................................................................................................................. 3

1.2. Các khái niệm .............................................................................................................................................. 3

2. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ............................................................................................................... 5

2.1. Mục tiêu giải pháp ..................................................................................................................................... 5

2.2. Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt ............................................................. 6

3. ĐẶT VẤN ĐỀ ......................................................................................................................................... 8

4. CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK ........................................................................................... 11

4.1. Công nghệ Microsoft SharePoint ...................................................................................................... 11

4.2. Giải pháp lưu trữ .................................................................................................................................... 18

4.3. Giải pháp an toàn dữ liệu .................................................................................................................... 19

5. GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS .......................................................................................................... 21

5.1. Mô hình chức năng ................................................................................................................................ 21

5.2. Mô hình triển khai ................................................................................................................................. 25

5.3. Mô hình vật lý của hệ thống ............................................................................................................... 26

5.4. Đặc điểm nổi bật của hệ thống .......................................................................................................... 28

5.5. Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống ........................................................................... 31

5.6. Các vai trò tham gia vào hệ thống .................................................................................................... 34

5.7. Mô tả chức năng các phân hệ ............................................................................................................. 36

5.8. Cấu trúc thông tin Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ ................................................................... 76

6. KẾT LUẬN ........................................................................................................................................... 78



1. CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM

1.1. Các từ viết tắt

STT Từ viết tắt, định nghĩa Diễn giải

1. CSDL Cơ sở dữ liệu

2. NSD Người sử dụng

3. CV Chuyên viên, nhân viên

4. LĐ Lãnh đạo

5. LDAP Hệ thống người dùng dùng chung

6. SMS Short Message Services

7. LDAP Lightweight Directory Access Protocol

8. WSS Windows Sharepoint Service

1.2. Các khái niệm

Stt Các khái niệm căn bản Mô tả

1. Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức

quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu

2. Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài

liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị

3. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về

một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể

4. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

5. Bản thảo văn bản là những bản được đánh máy, hình thành trong quá

trình soạn thảo một văn bản

6. Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền

duyệt và từ đó hình thành bản chính văn bản

7. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản

được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau

8. Bản trích sao là bản sao một phần nôi dung của văn bản và được



trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,

được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

10. Hồ sơ hiện hành Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt

động đang giải quyết

11. Hồ sơ lưu trữ Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt

động đã kết thúc xử lý

12. Danh mục hồ sơ Là bản kê tên các hồ sơ, tài liệu mà cơ quan cần lập

trong năm.



2. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc và

toàn thể Cán bộ nhân viên Quí Công ty đã tin tưởng và tạo điều kiện cho chúng

tôi được tham gia trìǹh bày, khảo sát và tư ván giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ.

Với uy tín và kinh nghiệm triển khai các hệ thống có quy mô lớn, phạm

vi cả nước, chúng tôi tin chắc và sẽ nỗ lực hết sức bằng tâm huyết và trí tuệ

của toàn đội ngũ để mang lại thành công cho dự án, góp phần ứng dụng CNTT

hiệu quả trong hoạt động của Quí Công ty. Đồng thời với sự hỗ trợ, tư vấn

trong suốt quá trình triền khai cũng như những chính sách tốt nhất được cam

kết từ Microsoft Việt nam chúng tôi tin rằng sẽ cung cấp những dịch vụ tốt

nhất và đảm bảo khả năng thành công cao nhất cho dự án.

2.1. Mục tiêu giải pháp

Lạc Việt DMS là giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ được thiết kế phù

hợp cho bất kỳ một hệ thống lưu trữ, cơ quan thông tin khác nhau về

quy mô, tổ chức, loại hình.

Đứng ở góc độ giải pháp, Lạc Việt DMS được đội ngũ kỹ thuật giàu

kinh nghiệm của Lạc Việt thiết kế, tùy biến (từ phần cứng, hệ thống

mạng, cho đến phần mềm) để phù hợp đến từng yêu cầu cụ thể, chi

tiết cho từng thư viện có những yêu

cầu đặc biệt.

Xét về mặt sản phẩm đóng gói, Lạc

Việt DMS có những phiên bản sẵn

sàng rất dễ dàng để cài đặt và sử

dụng thích hợp với nhiều loại hình

doanh nghiệp ở Việt Nam.

Lạc Việt DMS kế thừa và phát huy

tối đa những ưu điểm của Microsoft

SharePoint, tính dễ sử dụng được



nhấn mạnh và chăm chút bởi đội ngũ phát triển phần mềm của Lạc

Việt đảm bảo mọi thư viện có thể sử dụng dễ dàng.

Hỗ trợ ngôn ngữ tại các công cụ, chức năng dành cho người dùng,

người quản trị cổng thông tin ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, tiếng

Việt, tiếng Anh,… (kèm theo các giải thích, trợ giúp / tài liệu tham

theo khảo) giúp cho việc tiếp cận của người dùng không gặp phải bất

kỳ rào cản nào về ngôn ngữ.

Lạc Việt DMS là phần mềm tích hợp phát triển trên nền web (môi

trường Intranet, Internet) phục vụ toàn diện cho việc vận hành một

thư viện lưu trữ hồ sơ hiện đại.

2.2. Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt

Thành la ̣ p ngày 3 tháng 2 năm 1994, Lạc Vie ̣ t là nhà cung cáp hàng đàu

các sản phảm và dịch vụ chuye n nghie ̣p vè co ng nghe ̣ tho ng tin với các lì̃nh vực

hoạt đo ̣ ng chì́nh như: tư ván và triẻn khai các giải pháp Hoạch định Nguòn lực

Doanh nghie ̣p (ERP); Quản lý Tri thức (KM); Tì́ch hợp He ̣ thóng, thiét ké, láp

đa ̣ t và quản trị mạng (NSI). Co ng ty đã có chứng nha ̣ n ISO 9001 từ tháng 8

na m 2000. Lạc Vie ̣ t đang sử dụng các phương pháp quản trị chát lượng hie ̣n

đại như CMMI và BPR nhàm đáp ứng các ye u cầu đa dạng của khách hàng ở

mức cao nhát.

Chúng to i có các va n phòng đa ̣ t tại Thành phó Hò Chì́ Minh, Hà No ̣ i, Đà

Nãng với tre n 300 chuye n gia và nha n vie n chuye n nghie ̣p thành thạo trong

lì̃nh vực vè co ng nghe ̣ tho ng tin và những thực tiẽn kinh doanh trong nhièu

lì̃nh vực khác. Đo ̣ i ngũ chuye n nghie ̣p của chúng to i sẽ mang lại cho khách

hàng giá tri ̣ phụ tro ̣ i và dic̣h vụ chuye n mo n tót nhát trong tát cả các dự án

triẻn khai.

Trong suót mười lăm năm phát triẻn, Lạc Vie ̣t đã cung cáp sản phảm và

dịch vụ cho nhièu khách hàng lớn như Citibank, Standard Chartered Bank,

Deustch Bank, Grant Thornton, SilkRoad Systems, Nortel Telecoms, Baker &



Mckenzie, AT&T, Unilever, Nestle, TetraPack, RMIT, Metro Cash & Carry,

Ranbaxy Laboratories, Maersk Logistics, Oscat Aea Vietnam, Pepsi Co Viet

Nam, Sai Gon Postel, Sơn ICI, APL Logistics, Sơn Hà, Co ng ty máy tì́nh CMC,

Co ng ty kỹ thua ̣ t dàu khì́ Vie ̣ t Nam PTSC,... Ngoài ra, cho đén nay đã có hàng

chục ngàn khách hàng đã sử dụng các sản phảm phàn mèm, các giải pháp

mạng và nhièu dịch vụ kỹ thua ̣ t tìćh hợp khác.



3. ĐẶT VẤN ĐỀ

Quản lý tài liệu lưu trữ là một tác vụ quan trọng trong công việc hàng

ngày phục vụ điều hành và quản lý tại các doanh nghiệp cũng như tại các cơ

quan nhà nước các tỉnh, thành phố. Việc quản lý tài liệu có vai trò nhất định

trong hiệu quả xử lý công việc của mỗi phòng ban, đơn vị.

Trong hoàn cảnh số lượng hồ sơ tài liệu của mỗi phòng ban, đơn vị ngày

càng nhiều về số lượng và đa dạng về chủng loại, nhu cầu tra cứu nội dung tài

liệu ngày càng tăng, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu càng đòi hỏi phải được

tổ chức hợp lý, hiệu quả hơn.

Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ (QLHSLT) theo cách truyền

thống, thủ công tại các cơ quan, đơn vị là hoạt động phức tạp, chủ yếu là thủ

công trên các hệ thống sổ sách nên không đáp ứng được yêu cầu tổ chức lưu

trữ, đặc biệt là yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhiều thông tin có

trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc

tìm kiếm, tổng hợp và xử lý.

Ngoài ra, tình trạng tài liệu rời lẻ không được lập hồ sơ, bảo quản trong

tình trạng bó gói tại các cơ quan, đơn vị hiện nay rất phổ biến. Công tác quản

lý, phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công

việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Hơn nữa,

mỗi năm bộ phận văn thư lưu trữ của các cơ quan không chỉ trong các doanh

nghiệp mà trong cơ quan hành chính sự nghiệp,... đều tiếp nhận hàng ngàn tài

liệu gốc chưa được lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Do khó khăn về nhân sự, việc

thống kê, sắp xếp khoa học phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu

gặp rất nhiều khó khăn. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà hầu hết các

tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại

một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.

Cùng với xu thế chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác quản lý, việc tin học hóa công tác văn thư lưu trữ là một quá trình tất yếu

nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng xử lý công việc. Trong hoàn cảnh đó, phần



mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ - LẠC VIỆT DMS” ra đời nhằm

đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời là công cụ tra tìm,

quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm

Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ do Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu

và phát triển sẽ giải quyết tốt tất cả những vấn đề nêu trên.

Với phần mềm Lạc Việt DMS, việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ

sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý,

tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên. Không những độc giả có thể yêu cầu mượn

hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.

Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng

tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ

tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu

thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê,…

Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình,

đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại

theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng

cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.

Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời

gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài

ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ

phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài

liệu một cách nhanh chóng.

Lạc Việt DMS được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ

liệu. Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ

dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học cơ bản của nhân

viên lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

Với những ưu điểm vượt trội của mình, Lạc Việt DMS thực sự là phần

mềm cần thiết với tất cả các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các



trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành, các doanh

nghiệp tổ chức: quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ.



4. CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK

Lạc Việt DMS sử dụng công nghệ Cổng thông tin điện tử tiên tiến của

Microsoft – Công nghệ Sharepoint Server làm nền phát triển Hệ thống quản

lý hồ sơ lưu trữ.

4.1. Công nghệ Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint được phát triển bởi Microsoft - công ty phần mềm

lớn và danh tiếng số một thế giới. SharePoint là nền tảng phục vụ cho nhiều

mục đích khác nhau, áp dụng được cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau

từ những doanh nghiệp nhỏ khoảng chục nhân viên cho tới những tập đoàn, tổ

chức lớn với hàng chục nghìn nhân viên. SharePoint cũng thừa hưởng và phát

huy những ưu điểm của các phần mềm khác của Microsoft: tính tương thích

cao với hệ điều hành, phần cứng máy tính và các phần mềm chạy trên hệ điều

hành Windows, hiệu suất cao, khả năng mở rộng không giới hạn, hỗ trợ kỹ

thuật tốt từ nhà phân phối sản phẩm, tài liệu kỹ thuật và chuyên gia giàu kinh

nghiệm.

Hai ưu điểm mà người sử dụng luôn đặt niềm tin và ưu tiên chọn dùng

sản phẩm của Microsoft: Dễ sử dụng và Giá cả hợp lý.

Thành phần Portal trong nền tảng Microsoft SharePoint tuân thủ đầy đủ

và nghiêm ngặt các chuẩn công nghiệp khắt khe nhất trong lĩnh vực phần mềm

về Portal do các tổ chức lớn về trao đổi thông tin đưa ra. Portal cũng tương tác

với các thành phần khác trên nền SharePoint cho phép khả năng bổ sung, mở

rộng các tính năng gần như không có giới hạn. Do đó, cổng thông tin vận hành

rất ổn định, vấn đề tương thích, mở rộng, giao tiếp với các nền tảng công nghệ

portal (tuân thủ chuẩn) khác rất thuận tiện, dễ dàng.

SharePoint giờ đây đã đươc xem như là một sản phẩm nền tảng cho việc

trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp/cơ quan/tổ

chức và trên web. SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ

thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới intranet,



extranet của đơn vị hay có thể chia sẻ ra bên ngoài internet cho cả khách hàng

và đối tác.

Với SharePoint Server, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả

năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh

mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh

nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để phát triển những ứng dụng rất

nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một

ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải

pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin

phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. Qua

đó, Sharepoint Cho phép tích hợp thêm nhiều module theo chuẩn webpart.

Dưới đây là một số chức năng nổi bật được ứng dụng rộng rãi trong hệ

thống Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ:

Khả năng phân quyền:

Phân quyền SharePoint rất quan trọng khi sử dụng Lạc Việt-DMS, vì bạn

có thể phân quyền cho từng nhóm người như xem/tra cứu dữ liệu, chỉnh



sửa,… Trang SharePoint có bốn nhóm người dùng bao gồm Owners, Members,

Visitors và Viewers như hình bên dưới.

1- Mọi người trong nhóm Owners có thể làm được rất nhiều. Họ có thể

thiết lập các cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ cũng có thể thêm

và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện.

2- Mọi người trong nhóm Members có ít quyền hơn. Họ không có

quyền cài đặt, nhưng họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong một

thư viện.

3- Mọi người trong nhóm Visitors có thể quyền ít hơn. Họ chỉ có thể

mở tập tin từ thư viện và copy file read-only. Nhưng họ không thể

chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay đổi.

4- Mọi người trong nhóm Viewers ccó thể làm tương tự như nhóm

Visitors: họ có thể mở các file read only.

Khả năng tích hợp:

Dịch vụ nền tảng SharePoint có tính chất ổn định, thỏa mãn mọi khả

năng mở rộng cũng như tích hợp các ứng dụng được phát triển theo chuẩn

Webpart.



Ngoài ra, nền tảng SharePoint tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng

Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook, vì thế người

dùng có thể tạo và chia sẻ thông tin dễ dàng và thoải mái hơn. Microsoft Office

càng đem lại lợi ích cho người sử dụng hơn khi nó được tích hợp trong

SharePoint .

SharePoint là nên tảng cho phép bạn cộng tác và chia sẻ. Hầu hết các

máy tính cá nhân ở các tổ chức đều sử dụng Microsoft Office.

Dưới đây là các tính năng tích hợp:

- Mở, chỉnh sửa và lưu các tài liệu Office trong thư viện tài liệu. Quản trị viên SharePoint có thể sử dụng Office trong môi trường

SharePoint tương tự như ở máy tính cá nhân.

- Mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu khi sử dụng công nghệ Office Web Apps. Office Web Apps cho phép bạn có thể thao tác tài liệu Office trực tiếp

trên trình duyệt.

- Tính năng kiểm tra Check in và Check out tài liệu. Khi bạn kiểm tra tài liệu lưu trữ trong SharePoint, tài liệu này sẽ bị khóa lại bởi bạn và

không ai có thể chỉnh sửa cho đến khi bạn mở nó ra.

- Xem và cập nhật thông tin tài liệu như Title and Comment.

- Xem và cập nhật các cột liên quan trong SharePoint với các loại nội dung.

- Hiển thị thông tin trong SharePoint, gồm có các cột, quản lý các từ khóa, các tag trong tài liệu.

- Mở tài liệu, chỉnh sửa từ khóa và tag

- Xem, phục hội và so sánh các phiên bản tài liệu được lưu trữ trong SharePoint.



- Bảo vệ tài liệu với tính năng Microsoft Rights Management Services (RMS). Tính năng này cho phép bạn kiểm tra được ai đã đọc hoặc

chỉnh sửa tài liệu của bạn. Ngoài ra, với những người dùng ẩn danh

hoặc khách, tài liệu sẽ được mã hóa.

- Thêm chữ kí điện tử với tính năng Microsoft RMS. Những người dùng khác không thể xác thực bằng chữ kí lên tài liệu khi nó đã được xác

thực bởi một người dùng nào đó.

- Hạn chế chỉnh sửa với tính năng Microsoft RMS, cho phép tác giả có thể thiết lập các kiểu hạn chế trên tài liệu. Ví dụ, mọi người đều được

phép đọc một tài liệu, nhưng chỉ có bạn được phép chỉnh sửa trang

đầu tiên. Một ví dụ khác là bạn có thể yêu cầu 5 người dùng khách

bình luận lên một tài liệu nào đó và cấm tất cả những người còn lại

chỉnh sửa nội dung tài liệu đó, bạn hạn chế việc chỉnh sửa đối với mọi

người, ngoại trừ bạn và chỉ cho 5 người dùng được phép thêm các

bình luận và 5 người này không thể thao tác nào khác được.

- Xuất bản tài liệu Word 2010 lên blog trong SharePoint.

- Bắt đầu SharePoint workflow với các tài liệu liên quan – chẳng hạn yêu cầu quản lý phê chuẩn để gửi một thông tin liên hệ đến khách

hàng

- Cho phép nhiều người thao tác đồng thời trên một tài liệu Office ở thời gian thực. Tính năng này chỉ làm việc trên Word, Excel,

PowerPoint và OneNote.

- Xuất bản các bảng tính Excel trên SharePoint Excel Services để chia sẻ các workbook hoặc một phần của bảng tính. Dữ liệu Excel này sẽ

được hiển thị trực tiếp trên SharePoint site và người dùng phải có

quyền mới có thể nhập các giá trị và tính toán, đặc biệt là không cần

sử dụng phần mềm Excel 2010.



- Chia sẻ tài liệu OneNote trên SharePoint. Với việc chia sẻ một sổ ghi chép OneNote trên SharePoint, nhiều người dùng có thể xem và cập

nhật các ghi chép. Tính năng này được sử dụng trong cuộc họp khi

mà những người dùng ở những nơi khác nhau.

- Truy cập và làm việc trên tài liệu ở trạng thái offline với SharePoint Workspace. Trước đây, SharePoint Workspace với tên gọi là Groove.

Với SharePoint Workspace, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa, ghi

chép tài liệu trên SharePoint ở trạng thái offline, sau khi kết nối trạng

thái online lại, những tài liệu này sẽ được tự động đồng bộ hóa lên

SharePoint server.

- Tạo và làm việc với các biểu mẫu thông minh trong SharePoint, chẳng hạn biểu mẫu chi phí du lịch hoặc biểu mẫu thuế bằng công cụ

Microsoft InfoPath. Với dịch vụ SharePoint Forms Service, những

biểu mẫu này có thể được chuyển đổi sang dạng web, vì thế người

dùng không cần phải cài đặt InfoPath vẫn có thể làm việc được với

các biểu mẫu.

- Tích hợp ứng dụng Microsoft Access trên SharePoint. Bạn có thể xây dựng một Access database bao gồm các khóa liên hệ, liên kết và biểu

mẫu sau đó xuất bản lên một website cho người dùng sử dụng. Tính

năng này là phương pháp chia sẻ Microsoft Access tuyệt vời mà

không cần cung cấp dữ liệu cũng như cài đặt Microsoft Access đến

từng người

- Đồng bộ hóa 2 chiều danh sách liên hệ, lịch làm việc, công việc, hội thảo và tài liệu với Outlook. Sự khác nhau giữa khả năng đồng bộ

trong SharePoint Workspace và Outlook là sự nhân bản. Với

Workspace tài liệu được nhân bản sau đó người dùng thao tác còn

Outlook thì người dùng thao tác trực tiếp ở tài liệu chính.



- Hiển thị trạng thái người dùng SharePoint và các liên kết truyền thông giữa những người dùng này – thông qua IM, mail, các buổi họp

trực tuyến, hoặc qua điện thoại – sử dụng Microsoft Communicator,

Microsoft Office Commnucation Server (OCS)

- Mở thư viện đa phương tiện trên SharePoint khi thêm các hình ảnh và video vào PowerPoint và Word.

Khả năng quản lý site

- SharePoint cho phép phát triển các trang Web tương thích với các trình duyệt và các chuẩn Web khác nhau rất dễ dàng và thuận tiện.

Quản trị hệ thống có thể xây dựng website nội bộ riêng cho từng bộ

phận, phòng ban hoặc chi nhánh với công cụ Office SharePoint

Designer miễn phí của Sharepoint. Các mẫu site dựng sẵn được cung

cấp nhằm tăng tốc việc tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal

riêng lẻ, các portal lớn trong nội bộ tổ chức, và liên kết với các

website có sẵn trên internet.

- Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp công cụ Site Manager nhằm giúp cán bộ quản trị hệ thống dễ dàng quản lý các site trên hệ thống. Site

Manager là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc duyệt

các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và các chuẩn cảm

quan (look and feel) thông thường. Site Manager hợp nhất các tác vụ

quản trị site cho các portal và website, chứa đựng việc quản lý các

phạm vi, các trang, việc lên danh sách, danh sách các trang

SharePoint và các thành phần của nó.

- SharePoint Server cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác

nhau lên một trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.SharePoint Server

cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các



site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác nhau lên một

trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.

Khả năng tích hợp hệ thống người dùng

SharePoint có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong các hệ

thống LDAP phổ biến: AD, Open LDAP,… nhằm đáp ứng yêu cầu:

- Đăng nhập một lần: cho phép người sử dụng chỉ cần đăng nhập

một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả các dịch vụ/nghiệp vụ

đã và sẽ đăng ký/cấp phép trên cổng thông tin.

- Quản lý người sử dụng: cho phép quản trị người sử dụng dựa trên

tiêu chuẩn LDAP để phân quyền sử dụng theo vai trò thống nhất

và xuyên suốt toàn bộ hệ thống.

- Đồng bộ dữ liệu người dùng giữa CSDL người dùng portal và CSDL

người dùng trong LDAP khi có thay đổi thông tin người dùng ở

mỗi bên.

4.2. Giải pháp lưu trữ

Hệ thống Sharepoint được thiết kế và triển khai theo mô hình Server

Farm, mỗi server farm sẽ chịu trách nhiệm làm những nhiệm vụ khác nhau để

tối ưu hóa khả năng phục vụ người dùng. Với quy mô và nhu cầu triển khai của

đơn vị, Lạc Việt đề xuất triển khai mô hình Farm Server đảm bảo khả năng

lượng dữ liệu và người dùng lớn, đảm bảo hiệu năng hệ thống khi người dùng

tăng trong tương lai. Hệ thống server Farm sẽ gồm 3 máy chủ cơ cở dữ liệu, là

trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu của hệ thống thông tin của Hệ thống quản lý

hồ sơ lưu trữ. Dữ liệu được lưu trữ trên 1 máy chủ và tự động backup theo

thời gian thực lên một máy chủ dự phòng (Mirror Server), trong trường hợp

có sự cố với máy chủ CSDL chính, máy chủ dự phòng sẽ được sử dụng thay thế

vai trò của máy chủ chính giúp hệ thống có thể vận hành liên tục. Hệ thống hỗ

trợ phân tải (Load Balance) và cấu hình Clustering.



Trong tương lai, khi mở rộng quy mô của hệ thống, mỗi phòng ban, chi

nhánh cần triển khai một server farm liên kết với hệ thống hiện tại để phục vụ

công tác chuyên môn nội bộ và cung cấp nhiều ứng dụng hơn. Ngoài ra, có thể

mở rộng hệ thống, chia nhỏ vai trò cho từng máy chủ để chia tải nhằm tối ưu

khả năng cung cấp dịch vụ.

4.3. Giải pháp an toàn dữ liệu

4.3.1. An ninh bảo mật cấp mạng

Hệ thống mặc định sử dụng giao thức chứng thực Kerberos để xác thực

người dùng truy cập vào hệ thống, người dùng có thể cấu hình hệ thống sử

dụng các giao thức chứng thực khác như NTLM hay một hệ thống chứng thực

khác

4.3.2. An toàn dữ liệu

Các thiết bị được bảo vệ hạn chế hỏng do điện áp không ổn định:

trang bị ổn áp, lưu điện.

Sao lưu thường xuyên: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày và

hàng tháng, hạn chế những mất mát khi hệ thống gặp sự cố. Khi hệ

thống bị sụp đổ hoàn toàn, chúng ta vẫn có thể hồi phục lại số liệu

gần nhất có thể.

Thiết bị dự phòng: bao gồm các công nghệ RAID, clustering cho hệ

thống máy tính.



Ngoài ra còn cần dự phòng cho các thiết bị mạng, UPS hay thậm chí cả

đường truyền cũng phải được đảm bảo.

Hệ thống có chức năng sao lưu định kỳ theo lịch đặt sẵn của người

quản trị hệ thống.

Hệ thống backup hỗ trợ các loại media khác nhau như: tape-backup,

CD, DVD, Harddisk.

Hệ thống cho phép thực hiện backup một phần hoặc toàn bộ hệ thống

Server Farm, ở mức Server Farm hệ thống tiến hành sao lưu tất cả dữ liệu từ

dữ liệu của các web ứng dụng đến dữ liệu chứa trong cơ sở dữ liệu liên quan

đến web ứng dụng đó, các cơ sở dữ liệu index, dữ liệu cấu hình hệ thống cũng

được sao lưu giúp cho việc tái thiết hệ thống trong trường hợp gặp sự cố dễ

dàng và trong thời gian ngắn nhất.

Người quản trị cũng có thể lựa chọn backup từng thành phần trong

Server Farm như chỉ backup dữ liệu thông tin, hay dữ liệu cấu hình,… linh

động phù hợp với nhu cầu thực tế hoạt động.

Với khả năng cho phép thực hiện backup hệ thống linh hoạt, người quản

trị có thể thiết lập các chiến lược backup định kỳ hiểu quả và an toàn nhất cho

hệ thống thông tin của mình.



5. GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS

5.1. Mô hình chức năng

Hình: Kiến trúc giải pháp

Kiến trúc tổng thể của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ gồm các tầng như sau:

Tầng dữ liệu: là nền tảng của toàn bộ hệ thống thông tin: gồm cơ sở dữ

liệu người dùng chung từ hệ thống LDAP, cơ sở dữ liệu hệ thống portal

và cơ sở dữ liệu ứng dụng.

Tất cả hệ thống thông tin được lưu trữ trong khu vực này, thông

tin được kết xuất từ các nguồn dữ liệu (được quản lý với nhiều loại hệ

quản trị khác nhau như: ORACLE, DB2, MS SQL ..) của các ứng dụng

nghiệp vụ khác nhau một cách tự động lên cổng thông tin theo các hình

thức như: kết xuất thông tin trực tiếp từ CSDL nguồn hoặc thông qua các

web-service nghiệp vụ. Song song các hình thực kết xuất đó hệ thống

còn có thể kết xuất dữ liệu thống qua các kênh trao đổi thông tin theo

chuẩn tích hợp khác.



Tầng Portal lõi cung cấp hầu hết các dịch vụ cho tầng ứng dụng như:

o Quản lý người dùng và cá nhân hóa:

Thiết lập các thông tin khác nhau cho các đối tượng khác

nhau theo các yêu cầu khác nhau của người sử dụng

Người sử dụng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền,

phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn. Việc tùy biến

phụ thuộc hoàn toàn về phía người sử dụng

o Đăng nhập một lần (SSO)

Người sử dụng đăng nhập một lần sau đó truy cập sử dụng

các dịch vụ trên cổng thông tin một cách thống nhất.

Áp dụng cơ chế phân quyền truy cập theo vai trò dựa trên

quy trình công việc xuyên suốt trong hệ thống cổng lõi và

tầng các dịch vụ ứng dụng

o Bảo mật mức ứng dụng

Cung cấp cơ chế bảo mật và xác thực quyền hạn cho các ứng

dụng dụng bên ngoài đối với các tài khoản đăng nhập.

Cung cấp các chuẩn phân quyền cho việc phát triển ứng dụng

mới.

o Bộ tìm kiếm

Cung cấp công cụ đánh chỉ mục (Index) dữ liệu một cách tự

động trên hệ thống, làm nền tảng cho các bộ tìm kiếm.

Cung cấp công cụ tìm kiếm toàn văn có phân loại theo loại

thông tin, chuyên mục, thời gian đưa thông tin

o Bộ quản lý quy trình động

Cho phép xây dựng một cách tự động các quy trình nghiệp vụ

sẽ triển khai trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ.



Cung cấp các giao diện tích hợp thông tin quy trình vào các

phân hệ ứng dụng.

o Công cụ quản trị tổng thể portal

Quản trị cổng

Quản trị kênh thông tin

Quản trị các trang

Quản trị các module chức năng

Quản trị các mẫu giao diện

Quản trị các mẫu hiển thị nội dung

Quản trị ngôn ngữ

Quản trị các quy trình và luồng kiểm duyệt các nội dung

thông tin

Thiết lập và quản trị danh sách danh mục nội dung thông tin

Thiết lập và quản trị các loại menu

Hệ thống Lõi được cài đặt duy nhất tại máy chủ đóng vai trò

Server cổng thông tin, các máy khác không cần cài đặt chương trình ứng

dụng chỉ cần trình duyệt để truy cập.

Khi có nhu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống , có thể triển khai thêm

nhiều máy chủ server Front end làm nhiệm vụ phân tải và backup cho

hệ thống Server portal chính, điều này cần thiết để đảm bảo hệ thống có

thể cùng lúc đáp ứng được nhiều yêu cầu thông tin từ người dùng.

Hệ thống quản lý hệ thống người dùng dùng chung LDAP: hệ

thống này ngoài việc giúp định danh người dùng trên cổng thông tin mà

còn cung cấp khả năng mở rộng ra các hệ thống thông tin khác như

email, file server, ... một cách có hệ thống và nhất quán.



Tầng ứng dụng cung cấp các dịch vụ cho người dùng cuối gồm 5 phân

hệ: Lập kế hoach, Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác,

Quản trị hệ thống. Trong tài liệu này sẽ tập trung trình bày 4 phân hệ:

Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác, Quản trị hệ thống.

Phân hệ Lập kế hoạch sẽ được trình bày ở giải pháp của phiên bản nâng

cao.

Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý: bao gồm các chức năng phục vụ

công tác tổ chức kho dữ liệu, công tác phân loại dữ liệu và công tác chỉnh

lý hồ sơ lưu trữ. Phân hệ còn cung cấp công cụ giúp chuyển toàn bộ dữ

liệu đã được chỉnh lý bởi hệ thống bên ngoài vào hệ thống bằng file

excel, giúp cán bộ thủ thư nhập liệu nhanh chóng và thuận tiện.

Phân hệ Báo cáo – Thống kê: bao gồm các loại báo cáo, thống kê

theo từng loại sau: Báo cáo hồ sơ hết giá trị, Hồ sơ nộp lưu trữ, Diện tích

kho bảo quản, Thống kê truy cập, Thống kê khai thác.

Phân hệ Khai thác: bao gồm các chức năng phục vụ cho bạn

đọc/cán bộ các bộ phận, phòng ban của cơ quan có thể khai thác kho lưu

trữ phục vụ việc xử lý công việc hàng ngày. Phân hệ bao gồm các chức

năng chính sau: Tìm kiếm, Đăng ký mượn, Phê duyệt Yêu cầu, Hoàn trả

hồ sơ, Gia hạn sử dụng, Hồ sơ cá nhân, Bàn giao hồ sơ.

Phân hệ Quản trị hệ thống: bao gồm các chức năng giúp cán bộ

quản trị hệ thống phần mềm thiết lập các tham số hệ thống, thiết lập các

danh mục dùng chung, quản lý và phân quyền người dùng, chính sách

mượn trả,….

Ứng dụng được phát triển trên nền Web nên toàn bộ các phân hệ

phần mềm được truy cập qua các trình duyệt web (Internet Explorer,

Firefox, Chrome,…). Với kiến trúc này, tất cả các ứng dụng nghiệp vụ sẽ

hoạt động trong môi trường máy chủ ứng dụng (Application Server),

không cần thiết phải cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào tại các máy trạm

làm việc.



Cách hiện thực này sẽ giảm thiểu các nguy cơ khi triển khai hệ

thống, giảm thiểu áp lực cho quản trị viên hệ thống. Việc triển khai thêm

các máy trạm mới không tốn nhiều thời gian, quản trị hệ thống chi cần

cấp phát thêm tài khoản truy cập hệ thống, phân quyền truy cập vào

chức năng tương ứng với nghiệp vụ của nhân viên mới.

5.2. Mô hình triển khai

Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được cài đặt trên hệ thống máy chủ tại

Trung tâm dữ liệu của đơn vị. Các phòng ban, cán bộ quản lý kho tham gia sử

dụng hệ thống thông qua hệ thống mạng nội bộ Thư viện hoặc qua môi trường

Internet.

Các đơn vị thành viên sẽ cử nhân sự tham gia như một phần của hệ

thống điều hành đặt tại Trung tâm dữ liệu. Việc đào tạo, triển khai hệ thống

được tiến hành tập trung tại Văn phòng đơn vị.

Mô hình triển khai như sau:



Hình: Mô hình triển khai tổng thể

5.3. Mô hình vật lý của hệ thống

Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ

SharePoint Portal của hãng Microsoft, ứng dụng các công nghệ ảo hoá nhằm

tối ưu hoá năng suất hoạt động của hệ thống và khả năng mở rộng hệ thống

trong tương lai.

Kiến trúc của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ hỗ trợ cơ chế xử lý phân

luồng, mô hình dữ liệu phân tán, cấu hình dự phòng,… đảm bảo tính sẵn sàng

cao. Hệ thống hỗ trợ cơ chế Farm Server đảm bảo khả năng lượng dữ liệu và

người dùng tăng trong tương lai.



Hệ thống có khả năng cấu hình đa lớp, hỗ trợ phân tải và cấu hình

cluster đối với các thành phần như máy chủ Web, máy chủ CSDL. Cụ thể, hệ

thống được thiết kế theo kiến trúc vật lý bên dưới:

Hình: Mô hình vật lý

Giải thích mô hình:

- Hệ thống hạ tầng mạng được chia làm ba vùng: Internet, DMZ, Intranet

Khối mạng Intranet là nơi chứa các dữ liệu và các hệ thống thông tin

của đơn vị (data center), các ứng dụng nghiệp vụ được triển khai trên

vùng mạng này. Các thông tin được tổng hợp lên server Hệ thống

quản lý hồ sơ lưu trữ.

Một bản copy của dữ liệu được chuyển đến máy chủ Front end trên

vùng mạng DMZ trước khi thông tin được chuyển ra bên ngoài (vùng

mạng internet) thông qua hệ thống bảo firewall, vùng mạng này được

thiết kế nhằm năng khả năng bảo mật của hệ thống .



Kết hợp với mô hình kiến trúc tổng thể hệ thống thông tin, có thể hình

dung phần mềm ứng dụng gồm các thành phần chính như sau:

- Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được cài đặt duy nhất tại máy chủ đóng vai

trò Server ứng dụng, các máy khác không cần cài đặt chương trình ứng

dụng chỉ cần trình duyệt Internet Explorer để truy cập.

- Khi có nhu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống, có thể triển khai thêm nhiều

máy chủ server Front end làm nhiệm vụ phân tải và backup cho hệ thống

Server portal chính, điều này cần thiết để đảm bảo hệ thống có thể cùng lúc

đáp ứng được nhiều yêu cầu thông tin từ người dùng.

- Hệ thống quản lý hệ thống người dùng dùng chung LDAP, hệ thống này

ngoài việc giúp định danh người dùng trên cổng thông tin mà còn cung cấp

khả năng mở rộng ra các hệ thống thông tin khác như email, file server, ...

một cách có hệ thống và nhất quán.

- Máy chủ cơ sở dữ liệu, là trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu của hệ thống

thông tin của công. Dữ liệu được lưu trữ trên 1 server và tự động backup

theo định kỳ lên một server dự phòng (Mirror Server), trong trường hợp có

sự cố với server csdl chính, server dự phòng sẽ được sử dụng thay thế vai

trò của server chính giúp hệ thống có thể vận hành liên tục.

5.4. Đặc điểm nổi bật của hệ thống

5.4.1. Đáp ứng các quy định về văn thư lưu trữ

Phần mềm đáp ứng đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ, công nghệ trong

lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Đặc biệt là tuân

thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do

Cục văn thư lưu trữ ban hành.

Đáp ứng các quy định tại Nghị định 1112004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một

số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.



5.4.2. Phát sinh số và ký hiệu hồ sơ tự động

Ký hiệu hồ sơ được phát sinh dựa trên nguyên tắc khoa học thống

nhất, ngắn gọn, dễ nhớ, phù hợp với thực tế và đặc biệt là không trùng

lắp.

Số và ký hiệu hồ sơ gồm 4 thành phần:

1: Ký hiệu viết tắt của danh mục hồ sơ (loại hồ sơ)

2: Số thứ tự trong danh mục hồ sơ (thứ tự trong loại hồ sơ)

3: Năm lập hồ sơ

4: Ký hiệu viết tắt của đơn vị

Ví dụ: 01-02-2012-DBP: Hồ sơ hành chính văn thư. Hồ sơ số 1

năm 2010 của chi nhánh Điện Biên Phủ: 01.01-01-2012-HN.

5.4.3. Khả năng tìm kiếm

Hệ thống cung cấp nhiều tiêu chí tìm kiếm như: Tìm kiếm cơ bản,

nâng cao, tìm kiếm toàn văn, theo kho lưu trữ,... Cung cấp nhanh chóng

và chính xác đầy đủ thông tin về hồ sơ lưu trữ.

5.4.4. Khả năng khai thác

Cung cấp các công cụ giúp các cán bộ có thể tra cứu, đăng ký sử

dụng trực tuyến trên mạng thay vì phải đến trực tiếp Bộ phận lưu

trữ/quản lý kho để thực hiện các thủ tục mượn hồ sơ.

Khả năng khai thác tài nguyên thông tin số triệt để mọi lúc, mọi

nơi thông qua môi trường web, hỗ trợ người dùng đọc tài liệu online các

định dạng tập tin như PDF, Word, Excel, Powerpoint.

Khả năng tùy biến, linh hoạt trong việc cấu hình chính sách, dịch

vụ của kho lưu trữ; tạo lập và trích xuất các mẫu báo cáo theo đặc thù

riêng của cơ quan/đơn vị.



5.4.5. Khả năng thiết lập dữ liệu đầu kỳ

Cung cấp công cụ chuyển dữ liệu từ file Excel – là kết quả chỉnh lý

từ các hệ thống bên ngoài vào hệ thống, giúp cán bộ thủ thư dễ dàng

nhập liệu với khối lượng dữ liệu lớn.

5.4.6. Khả năng tích hợp và mở rộng

Khả năng quản lý tập trung, tích hợp và mở rộng hệ thống không

hạn chế trong tương lai được thực hiện dễ dàng và an toàn với sự hỗ trợ

của các công nghệ hiện đại, tiến tiến như: Công nghệ Cloud Computing,

Web Silverlight, Web Sharepoint trong phát triển phần mềm.

Khả năng tích hợp dễ dàng và an toàn với các thiết bị chuyên dụng

như: Máy scan, máy đọc barcode,…

5.4.7. Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign On - SSO)

Tính năng đăng nhập một lần cho phép người dùng không phải lặp

lại các thao tác đăng nhập mỗi khi sử dụng một dịch vụ khác giúp tiết

kiệm thời gian và tạo cảm giác thoải mái nhất đối với người dùng.

Hệ thống có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong các hệ

thống LDAP phổ biến: AD, Open LDAP,… nhằm cung cấp dịch vụ đăng

nhập 1 lần cho mọi ứng dụng phát triển trên nền tảng Sharepoint portal.

Người dùng chỉ cần đăng nhập một lần vào hệ thống sau đó sử

dụng tất cả các phân hệ phần mềm theo phân quyền mà không cần đăng

nhập lại khi chuyển sang phân hệ khác.

5.4.8. Quản trị & phân quyền người dùng

Hệ thống có khả năng tích hợp hệ thống người dùng từ AD, LDAP

và sử dụng phương pháp phân quyền dựa trên vai trò người dùng (Role-

based security).

Việc phân quyền truy cập các hồ sơ, tài liệu số được thiết lập bằng

cơ chế cấp độ. Mỗi người dùng, nhóm người dùng sẽ được gán với mỗi



cấp độ (level). Mỗi cấp độ sẽ có quyền truy cập đến các cấp tài liệu khác

nhau.

5.5. Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống

Stt Chức năng Mô tả

Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý

1. Quản lý kho lưu trữ Thêm, xóa, kho lưu trữ. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có.

Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm,…

2. Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ

Thêm, xóa Kệ trong kho. Hiệu chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có.

Mỗi kho chứa nhiều kệ. Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ. Kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp trong kệ.

3. Quản lý hộp hồ sơ Thêm, xóa hộp hồ sơ trong kệ. Hiệu chỉnh các thuộc tính của hộp hiện có.

Mỗi kệ chứa nhiều hộp hồ sơ. Mỗi hộp có thể chứa nhiều hồ sơ. Kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hồ sơ trong hộp.

4. Tạo mới hồ sơ lưu trữ Hồ sơ lưu trữ bao gồm nhiều thành phần hồ sơ. Cán bộ tạo hồ sơ có thể in ngay phiếu tin (dạng mục lục của hồ sơ).

5. Hiệu chỉnh hồ sơ lưu trữ

6. Xóa hồ sơ lưu trữ

7. Chuyển dữ liệu (import) hồ sơ lưu trữ

Import danh sách hồ sơ lưu trữ (bao gồm thành phần hồ sơ) từ file excel. File excel này phải tuân theo chuẩn của phần mềm: chứa các trường (cột) thông tin theo đúng yêu cầu của phần mềm

8. In mã vạch cho hồ sơ Mỗi hồ sơ có 1 mã vạch phục vụ cho công tác phân loại, nhận dạng và mượn/trả

9. In mã vạch cho thành Mỗi thành phần hồ sơ có 1 mã vạch phục vụ cho



phần hồ sơ công tác mượn/trả

10. In mã vạch cho hộp hồ sơ

11. Cây lưu trữ hồ sơ Hiển thị các kho lưu trữ theo dạng cây

Khai thác

12. Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ

Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ theo nhiều thuộc tính như: kho, kệ, loại,…

13. Đăng ký mượn/sử dụng hồ sơ lưu trữ

Đơn đăng ký sẽ được phê duyệt trước khi chuyển đến bộ phận bàn giao hồ sơ cho người mượn

14. Phê duyệt Yêu cầu đăng ký sử dụng tài liệu

15. Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn

Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn được phân quyền theo người dùng đăng nhập và trạng thái: Tất cả; Trong hạn; Quá hạn

16. Danh sách hồ sơ, tài liệu phê duyệt

Danh sách hồ sơ, tài liệu phê duyệt được phân quyền theo người dùng đăng nhập và trạng thái: Đã duyệt; Chờ duyệt; Hủy duyệt

17. Quản lý danh sách hồ sơ, tài liệu chờ đăng ký

Danh sách các hồ sơ, tài liệu được chọn đăng ký sử dụng nhưng chưa chính thức đăng ký

18. Hoàn trả hồ sơ lưu trữ

Sau khi hoàn tất việc tham khảo hồ sơ đã mượn, người mượn mang hồ sơ đến Bộ phận thủ thư để thực hiện thủ tục hoàn trả

19. Gia hạn sử dụng hồ sơ lưu trữ

Người sử dụng chỉ được gia hạn với số lượng lần gia hạn và thời gian 1 lần gia hạn được quy định trong chính sách mượn trả hoặc được Thu thư đặc cách gia hạn

20. Bàn giao hồ sơ lưu trữ Cán bộ Thủ thư sử dụng chức năng này để thực hiện thủ tục bàn giao các hồ sơ, tài liệu cho người khai thác

21. Hồ sơ cá nhân Hiển thị thông tin cá nhân của người đang đăng nhập và cho phép thay đổi mật khẩu

Báo cáo – Thống kê



22. Báo cáo hồ sơ, tài liệu hết giá trị

Danh mục hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị lưu trữ

23. Báo cáo hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ

Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ được phân loại theo đơn vị

24. Báo cáo diện tích kho bảo quản tài liệu

Báo cáo tình hình sử dụng các kho theo diện tích

25. Thống kê tổng hợp công tác truy cập và khai thác sử dụng tài liệu

Thống kê tổng hợp:

- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng

- Tổng số tài liệu được sao chụp

- Số tài liệu được sao y/sao lục/trích sao

- Số file mềm cung cấp

- Tổng số yêu cầu khai thác trong năm

26. Thống kê công tác truy cập và khai thác sử dụng tài liệu theo tháng

Tổng hợp tình hình truy cập vào tra cứu các hồ sơ theo tháng

27. Thống kê công tác truy cập và khai thác sử dụng tài liệu theo đơn vị

Tổng hợp tình hình truy cập vào tra cứu các hồ sơ theo đơn vị

28. Thống kê công tác truy cập và khai thác sử dụng tài liệu của người

Tổng hợp tình hình truy cập vào tra cứu các hồ sơ theo từng người trong đơn vị

Quản trị hệ thống

29. Quản lý loại kho Thêm, xóa, sửa loại kho

30. Quản lý danh mục kệ Thêm, xóa, sửa kệ của 1 kho

31. Quản lý danh mục hộp Thêm, xóa, sửa hộp của của kệ

32. Phân quyền vai trò Phân quyền các chức năng cho vai trò

33. Phân quyền người dùng

Phân bổ người dùng vào các vai trò

34. Quản lý loại TPHS Thêm, xóa, sửa loại thành phần hồ sơ

35. Quản lý loại hồ sơ Thêm, xóa, sửa loại hồ sơ



36. Quản lý loại kệ Thêm, xóa, sửa loại kệ

37. Quản lý cáp đo ̣ truy ca ̣ p

Thêm, xóa, sửa cấp độ truy cập

38. Chính sách hệ thống Cập nhật các chính sách của hệ thống

39. Quản lý sơ đồ tổ chức Thêm, xóa, sửa phòng ban, nhân viên

40. Cấu hình số hiệu Thêm, xóa, sửa các format số hiệu

41. Quản lý ngày nghỉ

42. Quản lý báo cáo Quản lý danh sách các báo cáo

5.6. Các vai trò tham gia vào hệ thống

5.6.1. Lãnh đạo cơ quan

- Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của toàn cơ quan.

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt các văn bản liên quan đến công tác lưu

trữ tại cơ quan.

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt đề nghị khai thác hồ sơ, tài liệu ở cấp

mật (cấp cao nhất).

5.6.2. Lãnh đạo đơn vị

- Chỉ đạo và chỉ đạo công tác lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách.

- Phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm (danh mục loại hồ sơ) của đơn vị

mình quản lý.

5.6.3. Trưởng phòng Hành chính/Văn phòng

- Chỉ đạo và chỉ đạo công tác lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt đề nghị khai thác hồ sơ, tài liệu ở cấp

thông thường.



- Đề xuất Ban lãnh đạo cơ quan và tổ chức việc soạn thảo ban hành mới hoặc

chỉnh sửa các quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ lưu

trữ.

- Phụ trách công tác đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị khác.

5.6.4. Trường bộ phận VTLT

- Trực tiếp giám sát và đảm bảo an toàn, hiệu quả cho hoạt động lưu trữ, khai

thác kho hồ sơ.

- Lên danh mục loại hồ sơ lưu trữ hàng năm ch cơ quan

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ đến hạng nộp lưu trữ

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

5.6.5. Nhân viên lưu trữ

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Thực hiện công tác bàn giao hồ sơ đã được phê duyệt mượn.

- Thực hiện công tác thu thập hồ sơ đã mượn qua việc bàn giao hồ sơ của

người mượn.

- Kiểm kê các tài liệu hết giá trị lưu trữ.

5.6.6. Cán bộ, nhân viên cơ quan

- Lập hồ sơ lưu trữ được giao theo trình tự giải quyết công việc; Bảo quản

các hồ sơ trong thời hạn đã được xác định.

- Đăng ký khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ đã được nộp kho.

- Hoàn trả các hồ sơ đã mượn đúng thời hạn hoặc gia hạn thời gian sử dụng

trong phạm vi chính sách lưu trữ của cơ quan.



5.7. Mô tả chức năng các phân hệ

5.7.1. Quản lý kho lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo kho. Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một

kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên

dụng, kho tạm,… Mỗi loại kho sẽ có quy định về diện tích khác nhau.

Bộ phận Quản trị có thể điều chỉnh danh sách loại kho này theo thực tế

vận hành, tham khảo thêm tại mục 5.7.29. Quản lý loại kho.

Mỗi kho lưu trữ sẽ được phân quyền cho một hoặc 1 nhóm người dùng

làm vai trò quản trị. Nhân viên quản trị này có thể hiệu chỉnh thông tin kho lưu

trữ, điều chỉnh danh mục kệ và hộp của kho.

Bộ phận quản trị phần mềm có thể thêm, xóa, kho lưu trữ. Hiệu chỉnh

các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có.

Chức năng quản trị Kho: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình

cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con.



5.7.2. Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ

Mỗi kho chứa nhiều kệ. Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ. Các kệ trong

kho lưu trữ được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện

trong việc tổ chức lưu trữ cũng như tìm kiếm hồ sơ.

Mỗi kệ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới kệ, hệ thống tự động phát

sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước.

Mỗi kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp trong kệ. Dựa

vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hộp còn có thể chứa của kệ

nhằm giúp nhân viên quản lý kho xác định được ngay sức chứa còn lại của kệ

trên phần mềm mà không cần đến trực tiếp kiểm tra kệ.



Module quản lý kệ cung cấp các chức năng: thêm, xóa Kệ trong kho. Hiệu

chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có.



5.7.3. Quản lý hộp hồ sơ

Mỗi kệ hồ sơ chứa nhiều hộp hồ sơ. Mỗi hộp hồ sơ chứa nhiều hồ sơ. Các

hộp trong kệ lưu trữ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới hộp hồ sơ, hệ thống tự

động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước.

Mỗi hộp hồ sơ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hồ sơ trong

hộp. Dựa vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hồ sơ còn có thể

chứa của hộp và trạng thái (Còn trống, đã đầy) nhằm giúp nhân viên quản lý

kho xác định được ngay sức chứa còn lại của hộp hồ sơ trên phần mềm mà

không cần đến trực tiếp.

Module quản lý hộp hồ sơ cung cấp các chức năng: Thêm, xóa hộp hồ sơ

trong kệ. Hiệu chỉnh các thuộc tính của hộp hiện có.



5.7.4. Tạo mới hồ sơ lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm

chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc

những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

Hồ sơ lưu trữ thường được chia làm 2 loại: hồ sơ mật và hồ sơ thông

thường. Trong hồ sơ mật phải có ít nhất một tài liệu/thành phần hồ sơ được

xác định là mật.

Lập hồ sơ lưu trữ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và

phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ công việc đòi hỏi phải đảm bảo các quy

định của Cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Một hồ sơ công việc

được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công

tác tại cơ quan, đơn vị và của bản thân người lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện

cho việc tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng theo yêu cầu của cán bộ

trong cơ quan hoặc của các đối tượng khác có liên quan.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng

chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu

được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh



đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản,

tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ lưu trữ, cán bộ các phòng ban tiến hành

giao nộp cho bộ phận lưu trữ. Tại đây, bộ phận lưu trữ tiến hành công tác rà

soát, chỉnh lý và biên mục hồ sơ trước đi đưa vào kho lưu trữ.

Sau khi hồ sơ đã được biên mục, cán bộ lưu trữ sử dụng chức năng tạo

mới hồ sơ lưu trữ trên phần mềm để tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống.

Thành phần thông tin của một hồ sơ lưu trữ như hình bên dưới.

Tên (hoặc mã) kho lưu trữ

Loại hồ sơ

Số lưu trữ:

- Mục lục số.

- Hộp số

- Hồ sơ số

Ký hiệu thông tin

Tiêu đề hồ sơ

Chú giải

Thời gian của tài liệu: Bắt đầu, Kết thúc

Ngôn ngữ

Bút tích

Số lượng tờ

Thời hạn bảo quản

Chế độ sử dụng

Tình trạng vật lý

Ghi chú



Cán bộ lưu trữ có thể hiệu chỉnh nội dung của hồ sơ hiện hành hành

hoặc xóa hồ sơ khỏi hệ thống.

5.7.5. Chuyển dữ liệu (import) hồ sơ lưu trữ

Thông thường, công tác biên mục hồ sơ lưu trữ do một dịch vụ bên

ngoài thực hiện hoặc do cán bộ lưu trữ thực hiện trên file excel bên ngoài hệ

thống.

Với đa số cơ quan/tổ chức, việc biên mục hồ sơ lưu trữ được phân công

đến các đơn vị thực hiện. Kết quả biên mục được lưu trữ trong file excel đi

kèm với khối lượng hồ sơ đã biên mục gởi đến cho bộ phận Quản lý kho lưu

trữ.

Do đó, để hỗ trợ cán bộ lưu trữ nhanh chóng chuyển dữ liệu đã biên mục

trên file excel vào hệ thống, phần mềm cung cấp chức năng Import dữ liệu hồ

sơ lưu trữ từ file excel. File excel import cần được định theo mẫu do phần

mềm quy định. Cụ thể gồm các cột thông tin sau:

Thông tin hồ sơ:



- Tiêu đề

- Người lập hồ sơ

- Cơ quan

- Ký hiệu

- Thời gian từ

- Thời gian đến

- Tổng số tờ

- Ngôn ngữ

- Chế độ sử dụng

- Kho lưu trữ

- Kệ hồ sơ

- Hộp hồ sơ

- Thời gian bảo quản

- Mô tả

- Tình trạng vật lý

- Bút tích

- Ngày tạo

Thông tin Thành phần hồ sơ:

- Ký hiệu TP

- Tiêu đề TP

- Loại

- Bản mềm

- Tác giả

- Cấp độ truy cập

- Ghi chú

- Độ gốc

- Số tờ

- Ngày tạo

- Người tạo

Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thực hiện qua 3 bước:

Bước 1: Chọn tập tin chứa dữ liệu – tập tin excel với cấu trúc các cột

thông tin như bên trên. Xác định dòng dữ liệu bắt đầu.

Bước 2: Ánh xạ các trường thông tin tương ứng giữa cơ sở dữ liệu của

phần mềm và các cột thông tin trong file excel.



Bước 3: Thực hiện việc chuyển dữ liệu.

Kết quả chuyển dữ liệu sẽ được thông báo trên màn hình ở bước 3. Đối

với các dòng dữ liệu chưa chuyển được do lỗi hoặc dữ liệu, hệ thống cho phép

kết xuất các dòng thông tin này thành file excel để cán bộ lưu trữ có thể điều

chỉnh các sai sót và chuyển (import) lại vào hệ thống.



5.7.6. In mã vạch

Để quản lý và định danh các tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ, phần mềm

sử dụng mã vạch làm định danh cho mỗi đơn vị lưu trữ. Mã vạch được gắn cho

các loại sau: hộp hồ sơ, hồ sơ và thành phần hồ sơ.

Mã vạch còn giúp việc quản lý mượn/trả tài liệu một cách nhanh chóng,

thuận tiện thông qua thiết bị đọc mã vạch. Để bàn giao/hoàn trả hồ sơ, tài liệu,

cán bộ thủ thư chỉ cần quét hồ sơ/tài liệu qua máy đọc mã vạch, phần mềm sẽ

tự động ghi nhận.

Để hỗ trợ cho bộ phân biên mục hồ sơ, phần mềm cung cấp 3 chức năng

in mã vạch gồm: in mã vạch cho hộp hồ sơ, in mã vạch cho hồ sơ, và in mã vạch

cho thành phần hồ sơ. Cán bộ biên mục sử dụng các chức năng này trong quá

trình biên mục hồ sơ. Cụ thể quy trình biên mục hồ sơ như sau:

Quá trình Biên mục/biên tập hồ sơ lưu trữ được thực hiện khi hồ sơ kết

thúc xử lý, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy

trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ theo trình tự sau:

1. Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm

cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Mỗi trang văn bản,

tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen

mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

Khi đánh số trang cần lưu ý:

- Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

- Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa

được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.

- Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì

bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì

hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.



Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài

liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh

số.

- Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của

trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các

trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền

kề trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b,

10c ..).

- Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) thì chỉ cần đánh một số

chung cho tư liệu đó. (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu).

2. In mục lục hồ sơ

In mục lục văn bản, tài liệu vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm

thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số.

Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt

ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa.

3. In bìa hồ sơ bao gồm mã vạch

In bìa hồ sơ đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên loại hồ sơ; tên đơn vị,

tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; loại

hồ sơ, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

4. In mã vạch hộp hồ sơ

Các hồ sơ được gom nhóm và đóng gói thành hộp hồ sơ, cán bộ lưu trữ tiến

hành in mã vạch để dán lên hộp hồ sơ.



5.7.7. Cây lưu trữ hồ sơ

Màn hình chính của người biên tập hồ sơ gồm 3 cửa sổ:

Cửa sổ cây kho lưu trữ: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình

cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con.

Cửa sổ danh sách hồ sơ: hiển thị danh sách các hồ sơ được gom nhóm

theo kệ. Bên trên danh sách có chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng

cao.

Cửa sổ hiển thị chi tiết hồ sơ: hiển thị chi tiết thông tin của hồ sơ đang

được chọn ở cửa sổ Danh sách hồ sơ. Ở cửa sổ này, người biên tập hồ sơ có thể

tạo mới một hồ sơ, cập nhật hoặc xóa hồ sơ đang hiển thị.



5.7.8. Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ

Phần mềm cung cấp hai chức năng tìm kiếm: tìm kiếm nhanh và tìm

kiếm nâng cao. Có thể xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel nhằm tái sử dụng

cho các hoạt động xử lý công việc

Tìm kiếm nhanh:

Tìm kiếm nâng cao: cung cấp nhiều tiêu chi tìm kiếm giúp cán bộ thư

viện và người khai thác dễ dàng tra cứu và khai thác các hồ sơ trong các kho

lưu trữ của cơ quan.



5.7.9. Đăng ký mượn/sử dụng hồ sơ lưu trữ

Để mượn khai thác hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, cán bộ khai thác phải thực

hiện các thủ tục đăng ký và chuyển phê duyệt đơn. Người khai thác có thể

mượn hồ sơ hoặc chỉ một số thành phần trong hồ sơ. Để đăng ký khai thác hồ

sơ, cần thực hiện các bước sau:

1- Tìm kiếm các hồ sơ, tài liệu trong kho. Sử dụng chức năng tìm kiếm

nhanh hoặc tìm kiếm nâng cao.

2- Chọn hồ sơ, hoặc thành phần hồ sơ cần mượn: Trong màn hình hiển

thị chi tiết hồ sơ, chọn “Đăng ký sử dụng”:

3- Duyệt danh sách hồ sơ, tài liệu đã chọn để đăng ký mượn: duyệt danh

sách hồ sơ, tài liệu đã chon trước khi quyết định đăng ký sử dụng. Tại

đây, người dùng có thể xóa các hồ sơ không cần mượn.



4- Đăng ký mượn các hồ sơ lưu trữ

Sau khi đăng ký thành công, phần mềm gởi 1 email thông báo

đến cho người phê duyệt.



5.7.10. Phê duyệt Yêu cầu đăng ký sử dụng tài liệu

Đơn đề nghị khai thác hồ sơ lưu trữ phải được chuyển đến các cấp phê

duyệt theo quy trình hành chính tại mỗi đơn vị.

Trong quá trình soạn thảo đơn đăng ký (mục 5.7.9. Đăng ký mượn/sử

dụng hồ sơ lưu trữ), người đăng ký phải chọn người duyệt. Sau khi đăng ký

thành công, đơn đăng ký được chuyển đến người duyệt với trạng thái “Chờ

phê duyệt”.

Người duyệt có thể duyệt hoặc chuyển đơn đăng ký đến một người khác

để phê duyệt. Quá trình duyệt và chuyển duyệt được phần mềm ghi nhận và

hiển thị trong đơn đăng ký.

Tại các bước duyệt hoặc chuyển duyệt, phần mềm gởi 1 email thông báo

đến cho người đăng ký, người chuyển duyệt và người duyệt để nhắc

nhở/thông báo.



5.7.11. Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn

Người khai thác có thể xác định ngay số lượng hồ sơ, tài liệu của mình

đang mượn trên trang chủ và có thể truy cập nhanh danh sách này.

Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn được phân quyền theo người dùng

đăng nhập và trạng thái: Tất cả; Trong hạn; Quá hạn



Danh sách hồ sơ đang mượn:



5.7.12. Danh sách hồ sơ, tài liệu phê duyệt

Danh sách hồ sơ, tài liệu phê duyệt được phân quyền theo người dùng

đăng nhập và trạng thái: Đã duyệt; Chờ duyệt; Hủy duyệt

- Đã duyệt: danh sách các hồ sơ của mình đăng ký đã được duyệt và

các hồ sơ do mình phê duyệt.

- Chờ duyệt: danh sách các hồ sơ của mình đăng ký nhưng chưa

được duyệt và các hồ sơ được chuyển đến cho mình phê duyệt.

- Hủy duyệt: danh sách các hồ sơ của mình đăng ký nhưng không

được duyệt.

giẢi phÁp quẢn lÝ hỒ sƠ lƯu trỮ phap ho so luu tru - dms 2013 v… · danh mục hồ...

Documents