XMan

Công Ty Tin Học Phương Bắc

FBS

Giải pháp ERP ngành Quảng Cáo

TỔNG QUAN

Trãi qua nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát triển và triển khai ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, được trực tiếp tham gia

vào các dự án của các nhà cung cấp giải pháp quốc tế, FBS nhận thấy

các giải pháp nước ngoài thường rất mạnh về mặt nền tảng và kiến trúc công nghệ nhưng các quy trình nghiệp vụ chuẩn của nước ngoài thường

khá cứng nhắc, khó áp dụng và đôi khi không phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp Việt Nam. Ngược lại các giải pháp phần mềm ứng

dụng trong nước thường khá linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong nước nhưng thường lại khá hạn chế về mặt nền tảng

và kiến trúc công nghệ do xuất phát từ mục tiêu xây dựng các phần mềm nhỏ lẻ, rời rạc nhằm phục vụ đối tượng sử dụng cục bộ là các bộ

phận (thường thấy nhất là phòng kế toán) của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Xuất phát từ nhận định trên, khi bắt tay xây dựng giải pháp ERP XMan, một hệ thống vốn chủ yếu nhằm phục vụ đối tượng là các doanh nghiệp

lớn, FBS đã rất chú trọng đến việc kết hợp thế mạnh của nền tảng kiến trúc công nghệ tiên tiến như của giải pháp nước ngoài với thế mạnh về

đáp ứng linh hoạt các bài toán quản lý và quy trình nghiệp vụ theo các

nguyên tắc thực hành tốt (Good Practice) chung và riêng của từng lĩnh vực ngành nghề.

Về nền tảng công nghệ, FBS đã cân nhắc lựa chọn một trong những công nghệ tiên tiến hàng đầu trên thế giới đó là Oracle làm nền tảng cho

việc phát triển sản phẩm ERP XMan. Về nghiệp vụ quản lý, XMan là sự đúc kết kinh nghiệm thực hành tốt của rất nhiều chuyên viên có hàng

chục năm kinh nghiệm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Do đó về tổng quan, có thể nói Hệ thống phần mềm ERP XMan của FBS

là một sự kết hợp hữu cơ của nền tảng công nghệ tiên tiến của nước ngoài và các nguyên tắc thực hành tốt trong quản lý ở Việt Nam.

Hiệu quả hết sức to lớn và cụ thể mang đến cho các khách hàng của FBS qua thực tiễn thành công của các dự án trong suốt thời gian qua càng

khẳng định thêm cho phương châm cốt lõi này của giải pháp XMan.

Việc lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp vốn là một vấn đề rất lớn

và quan trọng đồng thời cũng khá phức tạp đối với doanh nghiệp. Tài

liệu giới thiệu này chỉ tập trung nêu bật các bài toán quản lý và kinh doanh đặc thù của Ngành Quảng cáo nhằm mục đích góp phần hỗ trợ

các doanh nghiệp trong lĩnh vực Quảng cáo có thêm thông tin trong việc lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp cho đơn vị của mình.

GIẢI PHÁP XMAN ERP NGÀNH QUẢNG CÁO

Dựa trên các yêu cầu quản lý của Ngành Quảng cáo OOH và kinh

nghiệm phát triển và và triển khai Hệ thống phần mềm Hoạch định

nguồn lực tổng thể doanh nghiệp (ERP) của mình, Công ty FBS đã xây

dựng Hệ thống phần mềm ERP - XMan dành cho Ngành quảng cáo OOH

giải quyết các bài toán quản lý trọng tâm như sau:

Stt Phân hệ /

Bài toán QL

Mô tả

1. Sản phẩm

quảng cáo

LCD

Quản lý các kênh quảng cáo OOH theo phân nhóm địa điểm như: Siêu thị, Cao ốc, Khách sạn, Bệnh

viện, Sân bay, Nhà ga, phương tiện vận tải công cộng,... và cho phép mở rộng thêm nhiều kênh sản

phẩm khác.

Quản lý các kênh quảng cáo OOH theo loại phương

tiện truyền thông như: LCD, Digital Poster, Poster Frame,... và cho phép mở rộng thêm nhiều loại

phương tiện quảng cáo khác.

Đới với mỗi kênh quảng cáo, Hệ thống phần mềm ERP XMan hỗ trợ khai báo nhiều sản phẩm dịch vụ

quảng cáo theo từng khu vực địa lý (TPHCM, Hà Nội, toàn quốc,...) hoặc một tập hợp địa điểm không

thuộc cùng một địa bàn. Điều này giúp cho chính sách kinh doanh trở nên hết sức mềm dẻo và linh

hoạt đáp ứng yêu cầu đa dạng của khách hàng mua quảng cáo.

Cung cấp nhiều báo cáo thống kê phân tích số liệu kinh doanh và tài chính theo kênh quảng cáo và sản

phẩm dịch vụ quảng cáo.

2. Sản phẩm

quảng cáo

Pano,

Billboard

Theo dõi từng loại biển quảng cáo trên các tuyến đường, các tòa nhà: biển cột, ốp hông, nóc, biển

trong khuôn viên,…

Cập nhật và theo dõi quy trình công việc phát triển vị

trí biển quảng cáo: khảo sát địa điểm, chụp ảnh, thu thập thông tin về địa điểm, kích cỡ cho phép của biển

quảng cáo, các thủ tục, giấy phép và hồ sơ của địa điểm.

Cập nhật và theo dõi thanh toán các chi phí định kỳ của từng biển quảng cáo: Chi phí điện, Chi phí bảo vệ

biển, Chi phí sửa chữa, sơn, thay bạt,…

Quản lý hồ sơ biển quảng cáo như là tài sản cố định

và tính khấu hao cho từng biển quảng cáo.

Cập nhật và theo dõi các hợp đồng thuê địa điểm và tình hình thanh toán cho chủ địa điểm. Phân bổ chi

phí theo từng tháng.

Dự kiến kế hoạch các vị trí có thể bán quảng cáo hiện tại và trong tương lai.

Báo cáo những vị trí quảng cáo còn trống hiện tại và sắp trống hoặc sắp hoàn thành mới trong các tuần kế

tiếp để các sale team có kế hoạch bán hàng.

Quản lý quy trình bán hàng của các AE: giữ chỗ vị trí quảng cáo -> tiếp cận khách hàng -> soạn thảo hợp

đồng quảng cáo -> ký kết hợp đồng.

Theo dõi hợp đồng quảng cáo pano, billboard và toàn

bộ các thông tin liên quan.

3. Quản lý Bán

hàng

Cung cấp các chức năng theo dõi xuyên suốt quy

trình bán quảng cáo: nhân viên kinh doanh đăng ký kế hoạch bán hàng -> Sales Manager duyệt kế hoạch

bán hàng -> nhân viên kinh doanh tiếp thị khách hàng -> Lập hợp đồng -> Phê duyệt hợp đồng và ký

kết -> Nhận Media Plan -> Xác nhận và lập Broadcast

List -> Theo dõi chạy quảng cáo -> Nghiệm thu & thanh toán

Hỗ trợ nhân viên kinh doanh lập kế hoạch bán hàng theo từng nhãn hàng do mình phụ trách theo từng

tháng. Hệ thống tự động giữ chỗ thời lượng đăng ký ngay sau ký kế hoạch được sales manager duyệt và

tự động trả chỗ thời lượng nếu kế hoạch bị bác bỏ.

Hỗ trợ các chức năng phục vụ xuyên suốt quá trình

tạo lập và ký kết hợp đồng: Bộ phận Kinh doanh tạo lập bản thảo hợp đồng -> Các bên liên quan tương

tác phản hồi -> Bộ phận Tài chính soát xét và xác nhận -> Tổng giám đốc ký duyệt hợp đồng. Toàn bộ

quá trình được thực hiện tương tác trực tuyến và tức thời trên Hệ thống ERP XMan.

Hỗ trợ quản lý, cập nhật bảng giá thống nhất và tự

động. Cách tính chiết khấu chung và riêng áp dụng

cho từng khách hàng, từng hợp đồng. XMan có chức

năng giúp bộ phận tài chính hoặc ban giám đốc kiểm soát phê duyệt mức chiết khấu cho từng hợp đồng.

Cung cấp thông tin tức thời về tình trạng của quỹ thời lượng ở bất kỳ thời nào cho nhân viên kinh doanh

hoặc cán bộ quản lý nhằm khai thác tối đa tồn quỹ

thời lượng, giảm thiểu thời gian trống, hạn chế tối đa các trường hợp bán trùng thời gian hoặc bán vượt quá

thời lượng tối đa cho phép, tạo điều kiện doanh thu bán hàng.

4. Theo dõi

hợp đồng

quảng cáo

Cập nhật và theo dõi chi tiết hồ sơ khách hàng phân loại theo nhiều nhóm khách hàng: đại lý, doanh

nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp quốc doanh,... có chi tiết thông

tin liên hệ và thể hiện lịch sử giao dịch của mỗi khách hàng.

Hỗ trợ cập nhật và theo dõi các hợp đồng bán quảng

cáo với đầy đủ các thông tin về Khách hàng, Nhãn hàng, Loại dịch vụ quảng cáo, Giá cả, Mức chiết khấu,

Nội dung TVC, Media Plan, Địa điểm, Lịch thanh toán,...

Theo dõi và hiển thị tình trạng của từng hợp đồng theo từng giai đoạn giao dịch với khách hàng: Giữ

chỗ, Bản thảo, Xác nhận, Đã ký, Đã thanh lý.

Cập nhật và thể hiện tình hình tiến độ thanh toán

thực tế của hợp đồng bao gồm tiền ứng trước và tiền thanh toán hóa đơn cũng như tình hình phát hành

hóa đơn cho khách hàng.

Cập nhật và thể hiện toàn bộ lịch sử thương thảo và ý

kiến của từng người có liên quan trong giao dịch trước và sau khi ký hợp đồng,...

5. Phát triển Lập và quản lý kế hoạch công việc phát triển địa

điểm của từng nhân viên phụ trách

địa điểm

quảng cáo

Cập nhật thông tin các địa điểm mới, địa điểm tiềm

năng đang xây dựng, lên kế hoạch khảo sát địa điểm và làm việc với chủ đầu tư.

Quản lý được thông tin chi tiết của từng địa điểm như số tầng, diện tích, số căn hộ, số lượng người bình

quân của toà nhà, số người bình quân mỗi tầng, số lượt người bình quân hàng tuần, số lượng thang máy,

giờ mở cửa/đóng cửa,... giúp lượng hóa được và cung cấp cho các khách hàng quảng cáo các con số về

mức độ tác động của sản phẩm quảng cáo ở từng địa điểm hay khu vực.

Quản lý chặt chẽ quy trình lập và ký kết các hợp đồng, theo dõi các hợp đồng thuê địa điểm một cách

chi tiết về phí thuê, lịch thanh toán, thời điểm gia

hạn, các quy định hạn chế nội dung quảng cáo,... Phân loại và thống kê các trường hợp ký kết hợp

đồng mới, gia hạn hợp đồng, hợp đồng tái ký

Theo dõi tình hình thanh toán thực tế của từng hợp

đồng và tình trạng nhận hóa đơn đầu vào của từng hợp đồng.

6. Quản lý thời

lƣợng

(Airtime)

Tự động cập nhật bảng thời lượng LCD, DP từ các

thông tin đăng ký giữ chỗ theo kế hoạch bán hàng,

hợp đồng đã ký kết theo từng kênh sản phẩm và khu

vực.

Hiển thi bảng thời lượng hiện thời chi tiết theo các

khoảng thời lượng như Landlord, thời lượng đã giữ

chỗ, thời lượng đã bán, FOC, khuyến mãi và thời

lượng tồn khả dụng theo các màu sắc khác nhau.

Liệt kê chi tiết việc bố trí thời lượng theo từng nhãn

hiệu quảng cáo theo các tình trạng: Đã giữ chỗ, Đã

duyệt chỗ, Đã lên bản thảo hợp đồng, Đã ký hợp

đồng, Đã xác nhận media plan,…

Cảnh báo các trường hợp vượt quá thời lượng phát

tối đa mỗi ngày đồng thời cung cấp các khoảng trống

thời lượng trong tương lai để tăng cường kế hoạch

bán hàng hoặc bố trí các khoản khuyến mãi hoặc

FOC nhằm tối ưu hóa việc khai thác quỹ thời lượng

quảng cáo.

7. Quản lý lịch

phát

(Broadcast

List)

Tự động kết xuất Broadcast List từng bảng theo dõi

thời lượng chính xác theo từng kênh sản phẩm như: siêu thị, cao ốc, bệnh viện, sân bay,... và theo từng

khu vực như: TPHCM, Hà Nội, các tỉnh khác,...

Lưu trữ và theo dõi nội dung các TVC của các nhãn

hàng quảng cáo và nội dung chép thẻ chi tiết theo từng kênh sản phẩm như: siêu thị, cao ốc, bệnh viện,

sân bay,... và theo từng khu vực như: TPHCM, Hà

Nội, các tỉnh khác,...

8. Thị trƣờng

quảng cáo

OOH

Cập nhật và thống kê thông tin khách hàng tiềm

năng, bán tiềm năng,… Phân loại đối tượng theo nhóm khách hàng: đại lý, doanh nghiệp có vốn đầu

tư nước ngoài, doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp quốc doanh,...

Cập nhật thống kê thông tin mạng lưới các địa điểm hiện hoạt động, các địa điểm trong giai đoạn dự án

với đầy đủ các thông tin chi tiết của từng địa điểm như số tầng, diện tích, số căn hộ, số lượt người bình

quân hàng tuần, số thang máy, giờ mở cửa/đóng

cửa,... và tình trạng của các đối thủ cạnh tranh tại từng địa điểm

Cập nhật danh mục các nhãn hàng quảng cáo phân loại theo các nghành nghề

Phân tích và vẽ biểu đồ so sánh thị phần chiếm giữ ở từng kênh sản phẩm và từng khu vực; thị phần và tỷ

trọng do các đối thủ cạnh tranh chiếm giữ.

Phân tích, so sánh doanh số quảng cáo và tỷ trọng

theo nhãn hàng, theo ngành nghề, theo thời gian

9. Quản lý các

thiết bị,

phƣơng tiện

quảng cáo

Cập nhật và theo dõi danh mục các thiết bị quảng cáo

như: LCD, DP,... chi tiết đến từng số serial cùng với đầy đủ thông số kỹ thuật của từng thiết bị.

Cập nhật và theo dõi lịch sử suốt dòng đời của thiết bị: mua sắm, lắp đặt, di chuyển, bảo dưỡng, thanh lý

của từng thiết bị LCD, DP,...

Lập kế hoạch và ghi nhận quá trình thực hiện các việc

lắp đặt, tháo dỡ, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc di chuyển

của LCD, DP,... tại các địa điểm.

Theo dõi, ghi nhận các sự cố về thiết bị và quá trình

xử lý sự cố tại các địa điểm.

Theo dõi, ghi nhận công việc của các nhân viên phụ

trách vận hành và bảo trì màn hình tại các địa điểm.

10. Kế toán -

Tài chính

Tự động tính toán chính xác và chi tiết doanh thu

quảng cáo đã thực hiện, doanh thu phân bổ hàng tháng và doanh thu dự kiến trong các tháng sắp tới.

Hỗ trợ xem số liệu tổng doanh số của tháng và chi

tiết đến từng hợp đồng quảng cáo.

Tự động tính toán chính xác và chi tiết chi phí thuê

địa điểm đã thanh toán, chi phí phân bổ hàng tháng, chi phí trích trước hàng tháng và chi phí dự kiến trong

các tháng sắp tới. Hỗ trợ xem số liệu tổng doanh số của tháng và chi tiết đến từng hợp đồng thuê địa

điểm.

Theo dõi công nợ phải thu theo từng hợp đồng quảng

cáo, chi tiết từng số tiền khách hàng ứng trước, các hóa đơn đã phát hành, số tiền còn tồn phải thu

Theo dõi công nợ phải trả theo từng hợp đồng thuê địa điểm, chi tiết từng số tiền đã ứng trước, số tiền

đã nhận được hóa đơn, số tiền còn tồn phải trả

Tính khấu hao thiết bị LCD, DP và ghi nhận chi phí khấu hao chính xác theo lịch sử địa điểm lắp đặt khai

thác thiết bị.

Lên báo cáo dự báo dòng tiền (Cash flow) cho các

tháng tới trong năm.

CÁC ƢU ĐIỂM VƢỢT TRỘI

So với các giải pháp ERP trong nước và quốc tế hiện có mặt trên thị

trường Việt Nam, Giải pháp ERP XMan của FBS có các ưu điểm nổi bật

như sau:

Ƣu điểm Mô tả

Tập trung – Trực

tuyến – Tức thời (Centralised -

Online - Realtime)

XMan được thiết kế theo mô hình hệ thống thông tin

tập trung – trực tuyến (online) nhằm giải quyết bài toán quản lý tập trung của các tập đoàn, công ty lớn

có nhiều cấp đơn vị con trực thuộc. Thông tin được nhiều nguồn cập nhật và khai thác hoàn toàn trực

tuyến và theo thời gian thực. Người quản lý có thể truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi tại văn phòng, ở

nước ngoài hay đang trên đường công tác để điều hành và ra quyết định một cách kịp thời.

100% Web based XMan được thiết kế để người sử dụng đầu cuối vận

hành hoàn toàn thông qua các trình duyệt web, không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào. Điều

này giúp việc triển khai trở nên hết sức đơn giản và nhanh chóng, tiết kiệm rất nhiều nhân lực và chi phí

trong việc vận hành, bảo trì.

Công nghệ ưu việt Một trong những thế mạnh quan trọng của XMan là xây dựng trên một nền tảng và kiến trúc công nghệ

tiên tiến hàng đầu hiện nay hoàn toàn tương đương với các giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới như SAP

R/3 và Oracle EBS. Công nghệ này đảm bảo cho XMan có thể đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp

tầm cỡ hiện tại và cả về lâu dài.

Thực tế thanh công của XMan tại các doanh nghiệp

niêm yết trên sàn có doanh số hàng năm lên đến hàng chục ngàn tỷ là minh chứng rõ ràng nhất cho

luận điểm này.

Khả năng thành công cao

Theo thống kê chung của các tổ chức nghiên cứu quốc tế, chỉ có khoảng 28% dự án ERP được triển khai

thành công. Do đó dự án ERP sẽ thành công hay thất bại là một câu hỏi rất lớn đối với doanh nghiệp đang

có kế hoạch triển khai ERP.

Một trong những yếu tố quyết định, có ảnh hưởng rất

lớn đến khả năng thành công của dự án đó là tính sẵn sàng và mức độ phù hợp của hệ thống phần mềm đối

với đặc thù ngành nghề và quy mô của chủ đầu tư và

nhà cung cấp cần hiểu rõ đặc thù ngành nghề của khách hàng.

Từ khi ra đời đến nay, giải pháp ERP XMan đã từng

được FBS triển khai thành công liên tiếp ở nhiều

doanh nghiệp có quy mô lớn thuộc nhiều lĩnh vực. Qua đó, FBS đã hình thành các phiên bản XMan ERP

cho từng chuyên ngành đồng thời đội ngũ chuyên viên triển khai của FBS đã tích lũy được rất nhiều kiến

thức và kinh nghiệm theo các đặc thù ngành nghề

khác nhau. Do đó, FBS rất tự hào và tự tin về năng lực thành công về giải pháp XMan ERP của mình.

Ổn định – Tin cậy Giải pháp XMan cung cấp cơ chế an toàn rất cao nhờ khai thác công nghệ máy chủ liên kết (clustering) +

Tủ đĩa cứng SAN giúp Hệ thống vẫn hoạt động liên tục ngay cả trong những tình huống một trong số

máy chủ bị hỏng hoặc một trong các đĩa cứng hỏng.

Đơn giản – Thân thiện

Tính đơn giản là yếu tố luôn được FBS quan tâm hàng đầu trong suốt quá trình thiết kế và xây dựng XMan.

Các giao diện trong XMan đều được thiết kết gần giống các form giấy thủ công và quen thuộc một cách

tự nhiên với người sử dụng. Các thao tác sử dụng rất đơn giản và thân thiện đối với người sử dụng.

Tính kế thừa Trong XMan, thông tin được tổ chức luân chuyển theo

các quy trình phù hợp tự nhiên với các yêu cầu quản lý trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau.

Thông tin đầu vào ở bước sau kế thừa thông tin đầu ra ở các bước công việc trước đó. Hầu như không có

thông tin nào phải nhập lại hai lần trong hệ thống. Điều này không chỉ giúp đơn vị tiết giảm thời gian và

nhân lực mà còn giúp tăng cường sự chính xác và việc kiểm tra, giám sát chéo công việc giữa các nhân viên

hoặc giữa các bộ phận với nhau.

Tính linh hoạt Trong điều kiện môi trường kinh doanh và pháp quy ở Việt Nam thay đổi khá thường xuyên, FBS rất chú

trọng đến tính mềm dẻo và linh hoạt của hệ thống XMan ERP trước những sự biến động này qua việc

thiết lập rất nhiều tham số cho từng yếu tố thường hay biến động nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhanh

chóng cấu hình lại hệ thống một cách kịp thời và phù

hợp với các thay đổi mà không cần phải chỉnh sửa hay cập nhật lại hệ thống phần mềm.

FBS Co., Ltd. 47B Nguyen Thuong Hien, Binh Thanh Dist. Ho Chi Minh City Vietnam

Tel: (84) 8 3550 0116 Fax: (84) 8 3550 0115 Email: fbs@fbs.com.vn URL: www.fbs.com.vn

FBS is the software development company, especially in ERP and core banking applications.

Copyright FBS 2012

All Rights Reserved

Future Business Solutions

Thông tin chi tiết về Giải pháp ERP XMan

xin vui lòng liên hệ

CÔNG TY TIN HỌC PHƢƠNG BẮC (FBS)

Director: Mr. Lý Hiền Trung

Mobile: 0987 828386

Email: trunglh@fbs.com.vn