GUIDELINES IWA-2 (1)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

SELASA, 14 DESEMBER 2010 09:04

Petunjuk penerapan IWA-2 dalam lembaga pendidikan memiliki klausul-klausul yang hampir sama dengan SMM ISO 9001:2008. Namun demikian, beberapa klausul yang ada pada SMM ISO 9001:2008 disesuaikan dengan kondisi yang ada pada lembaga pendidikan.1.Ruang LingkupPedoman IWA-2 memiliki ruang lingkup pada implementasi SMM ISO 9001:2008 pada dunia pendidikan. Baik itu sekolah, lembaga kursus maupun PT. Pedoman dalam IWA-2 bukanlah merupakan suatu penambahan, perubahan atau modifikasi dari SMM ISO 9001:2000, dan juga bukan diperuntukkan untuk kegiatan kontrak dan pengukuran dalam sertifikasi. Jika suatu lembaga pendidikan, khususnya PT menerapkan IWA-2 maka PT tersebut akan disertifikasi dengan SMM ISO 9001:2008. Namun demikian beberapa badan sertifikasi di Indonesia memberikan sertifikat khusus IWA-2 kepada lembaga pendidikan yang mengimplementasikanguidelinesIWA-2 selain sertifikat SMM ISO 9001:2008.Pedoman ini juga menyediakan instrumen pengukuran sendiri bagi PT yang mengimplementasikan IWA-2 (padaannex A). Dengan demikian PT dapat mengetahui sampai sejauh mana kualitas manajemen yang telah dijalankannya dibandingkan dengan standar-standar yang ada pada IWA-2. Kemudian padaannex Bdisediakan berbagai contoh proses pendidikan, pengukuran, rekaman dan peralatan.2.Referensi NormatifIWA-2 menggunakan berbagai dokumen sebagai referensi normatif. Referensi utama yang digunakan adalah ISO 9000:2005 Dasar dan Kosakata dan SMM ISO 9001:2008 Persyaratan.3.Terminologi dan DefinisiSebagaimana disebutkan dalam referensi normatif, bahwa IWA-2 menggunakan terminologi dan definisi sebagaimana yang ada pada ISO 9001:2005 Dasar dan Kosakata. Namun demikian terdapat pula hal-hal khusus yang dijelaskan pada klausul berikut.3.1Organisasi PendidikanDalam IWA-2 yang dimaksud dengan organisasi pendidikan adalah organisasi yang menyediakan layanan pendidikan. Definisi ini mengindikasikan bahwa organisasi pendidikan yang dimaksud adalah sangat luas dapat meliputi sekolah, mulai dari pendidikan pada usia dini (PAUD), sekolah dasar dan menengah sampai dengan perguruan tinggi. Di Indonesia definisi ini dapat pula berkaitan dengan madrasah, pondok pesantren, seminari, lembaga kursus, PT kedinasan dan lembaga pengembangan SDM lainnya.Sebagaimana diketahui bahwa ruang lingkup organisasi pendidikan di Indonesia sangat beragam, demikian pula struktur yang ada dalam organisasi itu sendiri. Ada organisasi pendidikan yang kecil dan simpel, tetapi ada juga organisasi pendidikan yang sangat besar yang melibatkan puluhan ribu SDM. Demikian pula dengan PT, terdapat PT yang kecil dengan hanya beberapa jurusan, tetapi ada pula PT yang besar dengan puluhan fakultas dan unit penunjang. IWA-2 dapat diimplementasikan baik pada keseluruhan lembaga pendidikan atau dapat pula diterapkan pada bagian dari lembaga pendidikan tersebut. Misalnya satu fakultas, satu jurusan atau satu program studi, namun tentu akan sangat baik jika diterapkan pada satu universitas.3.2Pelaksana PendidikanDefinisi penting kedua yang dijelaskan oleh IWA-2 adalah berkaitan dengan personal yang melaksanakan pendidikan dan pembelajaran. Tenaga edukatif ini dapat meliputi banyak hal, mulai dari tenaga laboran, asisten dosen, instruktur, dosen, sampai dengan profesor. Dalam banyak kasus pada lembaga pendidikan yang memiliki beberapa sistem pengajaran yang berbeda akan ditemui pula ustadz dan kyai. Namun yang jelas adalah pelaksana pendidikan dan pengajaran bukan hanya berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran kognitif saja, tetapi juga pelaksana pendidikan dan pengajaran pada aspek afektif dan psikomotor.4.Sistem Manajemen Mutu pada Organisasi PendidikanPada klausul ini organisasi pendidikan khususnya PT harus menggambarkan tentang ruang lingkup pelaksanaan sistem manajemen mutunya. Sebagaimana diketahui bahwa mutu dalam ISO 9001:2008 adalah diterjemahkan sebagai kemampuan dalam mencapai tujuan, oleh karena itulah pada klausul ini PT juga harus menggambarkan bagaimana proses yang akan dilakukan oleh PT dalam mencapai visi PT. Proses umum dan ruang lingkup SMM tersebut kemudian harus digambarkan dalam Manual Mutu dan dokumen-dokumen operasional lainnya. Dalam klausul ini juga digambarkan tentang pentingnya rekaman sebagai bukti dari telah diimplementasikannya pekerjaan secara benar.4.1Pedoman UmumDalam membangun SMM yang pertama harus diperjelas adalah ruang lingkup dari SMM tersebut. Ruang lingkup tersebut dapat meliputi keseluruhan PT, satu fakultas, jurusan, unit atau satu bagian tertentu saja. Namun demikian, akan sangat sulit untuk menerapkan SMM jika hanya berkaitan dengan unit kecil dalam suatu PT, karena hal tersebut tidak akan berkaitan secara signifikan dengan upaya PT dalam mencapai visi.SMM harus menggambarkan bagaimana PT mengelola proses dalam upaya mencapai visi. Dalam lembaga PT, proses pencapaian visi tersebut harus meliputi berbagai proses utama PT. Proses tersebut meliputi; a) bagaimana PT mendesain pendidikannya, b) bagaimana kurikulum dikembangkan, c) bagaimana pendidikan dilaksanakan, dan d) bagaimana proses pembelajaran dilakukan pengukuran. Berbagai proses, pengukuran, rekaman dan peralatan dalam organisasi pendidikan dicontohkan oleh IWA-2 dalamannex B1.Berkaitan dengan pencapaian visi tersebut, PT hendaknya juga membuat stuktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, melakukan pengadaan sumber daya non manusia, mengembangkan kompetensi SDM, dan memberikan jenis-jenis layanan yang sesuai.Hal lain yang juga harus diperhatikan dalam mengembangkan SMM yang sesuai dengan IWA-2 adalah perlunya diperhatikan tentang kesesuaian antara SMM yang diimplementasikan dengan sistem perundangan yang menjadi dasar pelaksanaan PT, statuta PT, pedoman-pedoman yang telah dikeluarkan atau nourma-nourma yang berlaku dalam suatu PT. Kesesuaian yang dimaksud adalah bahwa implementasi SMM tidak melanggar undang-undang dalam suatu negara, peraturan pemerintah yang mengatur tentang PT, statuta PT, atau peraturan-peraturan lain yang ditetapkan oleh PT.4.2Dokumentasi4.2.1 UmumDokumentasi utama dalam SMM adalah Manual Mutu. Manual Mutu merupakan gambaran utama tentang bagaimana SMM yang ada di PT diimplementasikan. Itulah sebabnya dalam Manual Mutu harus dinyatakan tentang berbagai persyaratan yang dibutuhkan agar supaya SMM yang direncanakan dapat dijalankan, selain itu dalam Manual Mutu juga harus dinyatakan tentang peraturan dan perundangan yang berkaitan dengan pelaksanaan PT, program akreditasi dan sertifikasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan PT, dan layanan-layanan yang dibutuhkan oleh PT sehubungan dengan upaya pencapaian mutu yang direncanakan.4.2.2 Manual MutuSebagai dokumen utama dalam SMM, Manual Mutu harus mampu menggam-barkan tentang ruang lingkup SMM dalam PT tersebut. Ruang lingkup ini penting, dan beberapa kali dinyatakan dalam pedoman IWA-2 ini dikarenakan, ruang lingkup merupakan bentuk janji PT secara terbuka tentang apa dan wilayah mana penjaminan mutu dilakukan oleh PT. Dengan demikian ruang lingkup merupakan bentukfairnessdari PT terhadap stakeholdernya. Ruang lingkup tersebut harus berkaitan dengan tugas utama PT, yaitu bidang pendidikan dan pengajaran dan bidang atau bagian-bagian lain yang terkait dengan tugas utama tersebut, misalnya pelayanan registrasi, ujian skripsi, laboratorium, praktek kerja, perpustakaan, dan layanan-layanan lainnya.Sebagai dokumen yang menggambarkan secara global keseluruhan SMM di PT, Manual Mutu dapat diturunkan dalam berbagai dokumen yang lebih implementatif, misalnyaStandart Operating Procedureatau Manual Prosedur atau Prosedur Mutu. Namun demikian dalam Manual Mutu tersebut harus terpetakan mana-mana hal yang kemudian diturunkan dalam dokumen operasional tersebut. Selain itu Manual Mutu juga harus memuat berbagai kriteria yang dijadikan rujukan dalam implementasi SMM di PT.4.2.3 Pengendalian DokumenPengendalian dokumen dalam implementasi IWA-2 adalah dimaksudkan untuk menjaga dan memastikan bahwa dokumen yang digunakan akan selalu diperbarui dan disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi di PT, selain itu juga digunakan untuk memastikan bahwa dokumen yang digunakan adalah dokumen versi terbaru.Dalam pengendalian dokumen juga harus dipastikan bahwa PT memiliki prosedur terdokumentasi untuk proses-proses yang berkaitan dengan;a)Perbaikan, tinjauan ulang, pengesahan dokumen internal, termasuk identifikasi dan status revisi;b)Pengendalian dokumen eksternal, utamanya berkaitan dengan peraturan yang sesuai, seharusnya secara terus menerus diupdate;c)Jaminan bahwa dokumen tersedia untuk personel organisasi;d)Memenej dan mengendalikan dokumen resmi peserta didik;e)Jaminan layanan pendidikan yang mampu telusur; danf)Verifikasi terhadap pemenuhan persyaratan dalam semua jenjang pendidikanProses-proses pada hal-hal di atas harus terdefinisikan dengan baik dan juga jelas bagaimana operasionalnya sebagaimana juga dinyatakan dalam klausul 7.1. Sebelum digunakan dokumen-dokumen tersebut harus dilakukan tinjauan ulang dan disahkan penggunaannya. Selain itu PT juga harus selalumelakukan peninjauan terhadap dokumen-dokumen eksternal yang digunakan dan dirujuk dalam SMM. Peninjauan dilakukan terhadap kemungkinan perubahan yang terjadi. Dokumen eksternal yang dijadikan acuan dapat berkaitan dengan dokumen-dokumen peraturan, perundangan, sistem akreditasi, dan dokumen dari pihak lain yang terkait.PT juga harus mendokumentasikan proses khusus yang berkaitan dengan pembelajaran. Penggunaan berbagai buku ajar, buku referensi, materi pembelajaran,atau sumber belajar yang lain seharusnya dapat diketahui penyebab digunakannya dan pemilihannya dalam proses perancangan pembelajaran, sebagaimana juga dinyatakan dalam klausul 7.1. Dikarenakan dalam pelaksanaan PT tidak hanya berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, tetapi juga berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat, maka PT juga harus mendokumentasikan proses-proses khusus yang berkaitan dengan hal tersebut.Selain itu, PT juga harus mendokumentasikan proses yang berkaitan dengan berbagai proses pelayanan, seperti pelayanan registrasi, perencanaan perkuliahan, dan berbagai jenis pelayanan administrtif lainnya.4.2.4 Pengendalian RekamanRekaman merupakan informasi dan bukti tentang bagaimana suatu proses telah dijalankan. Dalam dunia pendidikan, khususnya PT rekaman yang dibutuhkan adalah tentang bagaimana suatu proses pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat telah dijalankan. Contoh-contoh daftar rekaman yang dibutuhkan dalam implementasi IWA-2 dinyatakan padaannex B3. Selain itu, PT juga harus memberikan batas waktu kepada setiap jenis rekaman untuk disimpan, sehingga ada kalanya suatu rekaman harus dihancurkan.

GUIDELINES IWA-2 (2)

5.Tanggung Jawab Manajemen dalam Organisasi PendidikanDalam menjalankan SMM di organisasi pendidikan, khususnya PT diperlukan tanggung Jawab dari manajemen PT tersebut. Manajemen yang dimaksud adalah personal-personal yang memiliki wewenang untuk menjalankan proses-proses yang ada dalam ruang lingkup SMM. Berkaitan dengan tanggung jawab manajemen ini adalah adanya komitmen dari manajemen PT untuk memastikan implementasi SMM dalam upaya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder sebagaimana yang telah dinyatakan dalam visi PT.Dalam upaya mencapai visi PT tersebut itulah manajemen PT khususnyatop managementharus membuat kebijakan mutu dan kemudian menjabarkannya kedalam bentuk yang lebih operasional dalam sasaran mutu. Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan arah yang akan dituju oleh PT, namun demikian agar supaya lebih mudah dioperasikan maka diperlukan perencanaan SMM, pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dan membuat saluran komunikasi yang baik diantara masing-masing pihak.5.1Komitmen ManajemenKomitmen utama daritop managementPT atau Rektor dalam SMM adalah adanya upaya dari pimpinan puncak PT untuk mengidentifikasi layanan pendidikan yang dibutuhkan dan diharapkan oleh peserta didik di PT. Dalam IWA-2 yang dimaksud dengan peserta didik adalah pelanggan, dan layanan pendidikan adalah produk PT. Jadi yang disebut produk bukan hanya lulusan atau hasil-hasil penelitian saja, tetapi juga layanan-layanan pendidikan dan non pendidikan yang diberikan oleh PT.Selain memiliki komitmen untuk mengidentifikasi jenis layanan yang dibutuhkan dan diharapkan peserta didik, pimpinan puncak PT juga harus memiliki komitmen terhadap pengembangan sistem pendidikan dan SMM yang diimplementasikannya. Beberapa strategi yang dapat digunakan meliputi;a)Mengkomunikasikan rencana SMM secara menyeluruh pada organisasi pendidikan;b)Perencanaan strategis dengan mempertimbangkan visi dan tujuan jangka panjang organisasi pendidikan;c)Mendorong identifikasi dan penggunaan praktek terbaik;d)Menetapkan kebijakan mutu dan menjamin semua anggota organisasi mengetahui visi dan misi dan hal tersebut berkaitan dengan anggota kerja;e)Menetapkan sasaran mutu untuk merealisasikan visi dan menggambarkan keterkaitannya dengan kebijakan mutu untuk dapat diwujudkan dalam kegiatan operasional;f)Menjamin ketersediaan SDM dan SDM non manusia, yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan; dang)Mengukur performen organisasi dengan melakukan monitoring pada pencapaian kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan.5.2Fokus PelangganFokus pelanggan harus dilakukan oleh PT dan dilakukan terhadap hal-hal yang langsung berhubungan dengan peserta didik, mulai dari proses perencanaan sampai dengan evaluasinya. Kompetensi yang harus dicapai oleh suatu jurusan atau program studi pada suatu PT harus merupakan kompetensi yang dibutuhkan dan diharapkan oleh pelanggan dan stakeholder PT. Itulah sebabnya sebelum menyusun kompetensi harus dilakukan berbagai kegiatan yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan dan harapan kompetensi lulusan dari para stakeholder PT, atau dalam proses penyusunan kompetensi tersebut dilibatkan stakeholder PT. Dari hasil penyusunan kompetensi tersebut itulah kemudian dikembangkan kurikulum jurusan atau program studi.Dalam kegiatan pelayanan administratif juga harus fokus pada pelanggan. Kegiatan registrasi akdemik, misalnya harus diupayakan untuk dapat dilakukan oleh mahasiswa semudah dan semurah mungkin, tetapi tidak menghilangkan esensi dari proses registrasi tersebut. Demikian pula dalam berbagai kegaiatan administratif lainnya, misalnya pengurusan ijin, pengurusan pelaksanaan ujian, dan lain-lain.Keseluruhan terhadap berbagai kegaiatan pelayanan tersebut, baik pada kegiatan akademik maupun kegiatan administratif, harus mengacu pada pemuasan pada kebutuhan dan harapan pelanggan utamanya peserta didik. Untuk dapat mengarah kepada hal tersebut merupakan tanggung jawab manajemen PT utamanya Rektor.5.3Kebijakan MutuPada dasarnya seluruh kegiatan dan proses yang dilaksanakan oleh organisasi apapun termasuk PT adalah diarahkan pada pencapaian visi PT. Kebijakan mutu adalah merupakan statemen penting yang dikeluarkan oleh pimpinan puncak PT dalam upaya mencapai visi PT. Itulah sebabnya pimpinan puncak hendaknya selalu menggunakan kebijakan mutu sebagai acuan dalam berbagai pengambilan keputusan, termasuk pengembangan proses pendidikan.Oleh karena Kebijakan Mutu merupakan suatu acuan utama dalam seluruh gerak PT, maka Kebijakan Mutu harus didokumentasikan dan tidak boleh bertentangan dengan berbagai jenis regulasi yang memayunginya. Sehingga Kebijakan Mutu tidak boleh bertentangan dengan standar akreditasi dan sertifikasi yang ada di suatu negara, dengan undang-undang pendidikan dan sistem perundangan lainnya, atau dengan kode etik profesi.Agar supaya kebijakan mutu tersebut juga dijadikan sebagai acuan kerja pada seluruh SDM yang ada di organisasi maka, pimpinan puncak PT harus menjamin bahwa kebijakan mutu tersebut dikomunikasikan, dipahami, diimplementasikan, dan dirawat oleh organisasi. Dengan demikian seluruh SDM dalam organisasi akan melakukan keseluruhan proses pekerjaannya dengan mengarah kepada arah yang sama yaitu kebijakan mutu. Namun yang lebih penting adalah, bahwa pimpinan puncak PT harus mampu memastikan bahwa Kebijakan Mutu diimplementasikan secara berkelanjutan. Artinya adalah bahwa jika dalam suatu periode Kebijakan Mutu tersebut belum tercapai, maka penyusunan program-program berikutnya harus merupakan kelanjutan dari program yang sudah dibuat, demikian seterusnya sampai tercapai apa yang menjadi statemen dalam Kebijakan Mutu tersebut.5.4Perencanaan5.4.1Sasaran MutuHal penting pertama dalam pembuatan perencanaan adalah menentukan arah yang akan dituju. Dalam SMM arah yang akan dituju tersebut adalah Sasaran Mutu. Sasaran Mutu merupakan turunan dari Kebijakan Mutu, oleh karena itulah Sasaran Mutu hendaknya lebih operasional dan dapat diukur ketercapaiannya. Karena merupakan turunan dan Kebijakan Mutu, maka Sasaran Mutu tidak boleh bertentangan dengan Kebijakan Mutu, persyaratan-persyaratan akreditasi dan perundangan yang memayunginya.Dalam organisasi PT yang seringkali sangat besar dan terdiri dari berbagai fakultas, jurusan, departemen, bagian, dan unit, maka Sasaran Mutu harus dibuat dalam wilayah-wilayah tersebut. Untuk itu Sasaran Mutu-Sasaran Mutu tersebut harus terintegrasi satu dengan lainnya.Sasaran Mutu yang telah terbentuk dan disahkan akan menjadi acuan dalam pembuatan berbagai program kerja. Dari program kerja inilah kemudian akan muncul berbagai kegiatan, dana, sumber daya lain, SDM, dan layanan-layanan yang dperlukan untuk dapat tercapainya Sasaran Mutu yang telah ditetapkan. Selain itu, untuk mengetahui tingkat keberhasilan Sasaran Mutu maka, dibutuhkan juga indikator-indikator pencapaian dan model pengukuran yang diperlukan. Dengan demikian manajemen PT, utamanya pimpinan puncak akan mengetahui sampai sejauh mana sasaran mutu tersebut telah tercapai. Dan bagaimana hubungan antara pencapaian Sasaran Mutu tersebut dengan pencapaian Kebijakan Mutu. Jika belum tercapai berapa kesenjangan yang ada baik terhadap Sasaran Mutu maupun terhadap Kebijakan Mutu. Dalam IWA-2 menyediakan berbagai hal yang perlu dilakukan pengukuran sebagaimana tercantum dalamannex B.25.4.2Perencanaan SMMSasaran Mutu yang telah terbentuk dan disahkan akan menjadi dasar dalam pembuatan SMM pada suatu unit atau bagian dari PT. Perencanaan SMM adalah upaya untuk membuat berbagai proses yang akan dikerjakan dan dilakukan oleh PT dalam upaya mencapai Sasaran Mutu yang telah ditetapkan. Pimpinan puncak PT harus bertanggung jawab atas terlaksananya berbagai rencana yang telah ditetapkan tersebut, pimpinan tertinggi pada fakultas/ unit/ bagian bertanggung jawab atas terlaksananya rencana pada fakultas/ uniy/ bagian dalam upaya mencapai Sasaran Mutu yang telah ditetapkannya.Dalam perencanaan tersebut akan tergambar pula berbagai kebutuhan sumber daya, besarnya anggaran, dan SDM beserta kompetensi yang dibutuhkannya. Selain itu dalam perencanaan juga akan tergambar tahapan-tahapan pekerjaan dan waktu yang dibuthkan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pimpinan puncak harus mampu memastikan bahwa sumber daya, anggaran, kompetensi SDM, waktu dibutuhkan dalam perencanaan tersebut dapat tersedia sehingga Sasaran Mutu yang direncanakan dapat tercapai.5.5Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi5.5.1Tanggung jawab dan WewenangHal penting yang harus ada ketika bekerja tim adalah adanya pembagian yang jelas pada masing-masing personal tentang tanggung jawab dan wewenang. Dalam bentuk organisasi tanggung jawab dan wewenang tersebut kemudian digambarkan dalam bentuk struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat diketahui hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Masing-masing bagian akan memiliki tanggung jawab dan wewenang yang berbeda namun saling menunjang, demikian pula orang-orang yang ada dalam satu unit/ bagian akan memiliki tanggung jawab dan wewenang.Pimpinan puncak PT harus menggambarkan struktur organisasi tersebut dan memastikan bahwa struktur organisasi yang ada adalah cukup efektif dalam menjalankan SMM dan pengembangan SMM yang ada di PT dalam upaya mencapai Sasaran Mutu dan Kebijakan Mutu yang telah ditetapkan.

GUIDELINES IWA-2 (3)

5.5.2Management RepresentativeManagement Representative (MR) atau biasa disebut juga dengan Wakil Manajemen bidang mutu merupakan satu jabatan yang harus ada ketika suatau organisasi termasuk PT mengimplementasikan SMM ISO. Itulah sebabnya pimpinan puncak PT harus menunjuk personal yang akan diserahi jabatan sebagai MR. Penunjukkan MR ini merupakan salah satu indikasi adanya komitmen mutu dari PT dan besar serta kompleksnya SMM yang harus dijaga dan dikembangkan pada organisasi PT. Semakin besar ruang lingkup yang dilakukan penjaminan mutu, atau semakin kompleks sistem yang dibangun pada SMM di PT maka akan semakin banyak yang harus dilakukan oleh MR. Oleh karena itulah dimungkinkan bagi MR untuk mengangkat beberapa staf dalam menjalankan pekerjaannya.Tugas utama MR adalah meliputi hal-hal; a) menjalin hubungan dengan badan sertifikasi ketika PT tersebut mengimplementasikan SMM, b) memonitor, mengevaluasi dan merawat serta mengambangkan SMM yang telah diimplementasikan di PT, c) menjamin bahwa persyaratan SMM ISO 9001:2008 sesuai dengan pelaksanaan, dan menjamin efektifitas pelaksanaannya, d) menguasai prinsip-prinsip pengembangan berkelanjutan yang berkaitan dengan mahasiswa, e) melaporkan kepada rektor dan mensosialisasikan kepada seluruh SDM dan mahasiswa atas berbagai perkembangan yang terjadi pada SMM, f) menyediakan masukan terhadap standar implementasi dan pengembangannya..Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut maka penguasaan MR terhadap SMM adalah sangat penting. Demikian pula penguasaan MR terhadap sistem yang dibangun dan yang sudah ada di PT tersebut juga akan sangat membantu dalam efektifitas menjalankan pekerjaan MR. Karena berbagai pekerjaan tersebut memiliki keseimbangan yang tinggi antara pekerjaan konsep dan pekerjaan sosialisasi untuk mempengaruhi dan meyakinkan orang-orang dalam organisasi, maka MR sebaiknya memiliki dan mengembangkan kemampuan keterampilan dalam bidang komunikasi dan mengembangkan hubungan inter personal.5.5.3 Komunikasi InternalKomunikasi internal merupakan bagian penting dari sistem kerja organisasi untuk memastikan bahwa organisasi melaksanakan pekerjaan yang terkoordinasi dan tidak tumpang tindih. Selain itu komunikasi internal akan dapat membangun sistem informasi yang handal dalam organisasi. Dalam beberapa kasus pada organisasi pendidikan yang besar, ketidak efektifan berbagai pekerjaan dalam organisasi tersebut sering kali disebabkan oleh tidak efektifnya komunikasi internal dalam organisasi. Mengapa demikian? Karena komunikasi internal yang tidak berjalan dengan baik, maka akan menyebabkan aliran informasi kepada pimpinan puncak atau pengambil keputusan juga tidak berjalan dengan baik, akibatnya para pengambil keputusan tidak memiliki data dan informasi yang memadai pada saat pengambilan keputusan, sehingga kemudian keputusan yang dibuat tidak mendasarkan pada data dan informasi yang benar dan valid, saling tumpang tindih dan tidak tepat sasaran.Pimpinan puncak PT harus menetapkan dan mengkomunikasikan berbagai proses yang efektif untuk memahamkan kepada seluruh SDM PT berkaitan dengan kebijakan mutu, sasaran mutu, pencapaian yang telah dilakukan dan berbagai isu-isu yang terkait dengan unjuk kerja SMM. Selain itu pimpinan puncak PT juga harus menjamin bahwa komunikasi internal terjadi lintas fakultas, departemen, unit dan tingkat organisasi yang berbeda. Berbagai contoh aktifitas komunikasi internal tersebut dapat dilihat pada IWA-2Annex B.3.5.6 Tinjauan Manajemen5.6.1 UmumTinjauan Manajemen merupakan kegiatan untuk membahas berbagai hal terkait dengan proses implementasi SMM di PT. Adanya kegiatan ini merupakan suatu wahana bagi manajemen PT untuk menyelesaikan berbagai masalah atau untuk menentukan pengembangan yang akan dilakukan PT, utamanya berbagai masalah yang penyelesaiannya membutuhkan kebijakan pimpinan puncak, atau membutuhkan koordinasi lintas fakultas atau bagian.Agar supaya wahana ini dapat berjalan secara efektif, maka pimpinan puncak PT harus mendorong dilaksanakannya kegiatan ini secara baik dan periodik, sehingga tinjauan terhadap isi SMM yang telah dilakukan benar-benar mampu menemukan kelemahan-kelemahan yang terjadi pada saat proses implementasi, kemudian memperbaikinya sesuai kebutuhan organisasi. Periode pelaksanaan tinjauan manajemen dapat ditetapkan dengan mendasarkan pada tingkat kompleksitas dan urgensi dari layanan pendidikan yang ada.Selain itu wahana ini juga harus digunakan untuk mendiskusikan tentang bagaimana PT dapat selalu memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan yang dimaksud dalam dunia pendidikan adalah kepuasan pelanggan baik yang terkait dengan bidang akademik maupun layanan-layanan administratifnya. Kualitas lulusan, masa tunggu lulusan, model pembelajaran, ketersediaan sumber belajar dan perpustakaan merupakan contoh-contoh yang penting untuk selalu dibahas dalam kaitan dengan kepuasan pelanggan pada bidang akademik. Sistem registrasi, pendaftara, penerimaan mahasiswa baru, seleksi, pengambilan mata kuliah, dan pengurusan surat-surat ijin mahasiswa merupakan contoh-contoh layanan yang penting untuk dibahas dalam kaitan dengan pemenuhan kepuasan pelanggan pada bidang administrasi.Hasil dari tinjauan manajemen harus direkam dan rekamannya dijaga. Pentingnya menjaga rekaman hasil tinjauan manajemen tersebut dikarenakan; 1) hasil tinjauan manajemen tersebut kemungkinan akan dapat digunakan lagi pada masa yang akan datang jika masalah yang sama muncul, 2) digunakan sebagai data pembanding dengan cara/ metode baru yang digunakan, 3) digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi jika terjadi kesalahan dalam proses tindak perbaikan atau pengembangan, atau 4) digunakan sebagai laporan kepada manajemen tentang hasil tinjauan manajemen yang telah dilakukan. Rekaman-rekaman tinjauan manajemen tersebut dalam IWA-2 dapat dilihat padaannex B.3.5.6.2 Input TinjauanUntuk dapat melaksanakan tinjauan manajemen dengan baik dan menghasilkan output yang efektif, maka diperlukan input tinjauan yang baik pula. Input tinjauan adalah data dan informasi yang dibutuhkan dalam kaitan dengan tinjauan tersebut. Dalam SMM input tinjauan dapat berupa data dan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen di PT harus berkaitan dengan sistem pembelajaran, alat evaluasi, kualitas lulusan, kurikulum, kepuasan peserta didik, dan sistem pendukung. Jika PT tersebut telah memberikan tekanan pada penelitian, maka tinjauan manajemen juga dapat berkaitan dengan riset-riset PT, pemanfaatan riset untuk proses pembelajaran dan pemanfaatan riset dalam kehidupan sehari-hari.Input dari tinjauan manajemen ini dapat diperoleh melalui berbagai kegiatan penilaian dan pengukuran berbagai hal misalnya, penilaian efektifitas sistem, penilaian efektifitas proses pembelajaran, penilaian efektifitas sistem penilaian, penilaian kurikulum, penilaian kepuasan peserta didik terhadap pembelajaran dan pelayanan, pengukuran terhadap masa tunggu lulusan, hasil audit internal tentang SMM, hasil audit internal tentang keuangan dan berbagai jenis pengukuran lainnya. Data hasil pengukuran tersebut seringkali saling terkait antara satu dengan yang lain, atau kemungkinan juga belum dapat dibaca langsung secara jelas, oleh karena itu harus dilakukan proses analisa data terlebih dahulu. Hasil analisis inilah yang kemudian akan menjadi input dalam kegiatan tinjauan manajemen. Terkait dengan input tinjauan ini dapat dilihat pula pada ISO 9001:2008, 5.6.25.6.3 Output TinjauanSebagai wadah dari kegiatan pembahasan terhadap berbagai hal yang berkaitan dengan SMM, maka tinjauan manajemen memiliki hasil/ output yang dapat secara langsung digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan PT khususnya berkaitan dengan mutu, atau untuk digunakan melakukan proses perbaikan secara berkelanjutan. Perbaiakan dapat berkaitan dengan SMM itu sendiri, perubahan pada sasaran/ kebijakan mutu, perbaikan dalam proses pelaksanaan, perbaikan pada sumber daya, perbaikan pada kompetensi SDM, atau perbaikan dari kebijakan yang dikeluarkan oleh pimpinan puncak PT.Keputusan/ hasil/ ouput dari tinjauan manajemen ini harus direkam, sehingga dikemudian hari akan diketahui dampak yang ditimbulkannya. Dengan demikian akan dapat dihindarkan kesalahan yang berlarut-larut sebagai hasil dari keputusan/ kebijakanyang salah sebagai hasil tinjauan manajemen.6.Manajemen Sumber Daya pada Organisasi PendidikanDalam upaya mencapai visi organisasi pendidikan khususnya PT, diperlukan berbagai sumber daya. Sumber daya tersebut biasanya dibagi menjadi dua yaitu Sumber Daya Manusia (SDM) dan sumber daya non manusia. Ketersediaan kedua sumber daya tersebut akan sangat mempengaruhi kemampuan PT dalam mencapai visinya.Ketersediaan sumber daya inipun juga sangat terkait dengan komitmen manajemen (sebagaimana dibahas pada klausul sebelumnya). Jika anggaran tersedia (juga termasuk sumber daya) namun komitmen manajemen untuk mencapai sasaran mutu atau kebijakan mutu tidak tinggi maka kemungkinan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam pencapaian sasaran mutu atau kebijakan mutu tadi juga sulit untuk dicapai. Itulah sebabnya komitmen manajemen salah satu kegunaannya adalah untuk memenuhi berbagai kebutuhan sumber daya, utamanya kebutuhan sumber daya yang harus ada untuk tercapainya sasaran atau kebijakan mutu atau bahkan visi PT.6.1Penyediaan Sumber DayaSebagai salah satu jenis organisasi pendidikan, maka PT memiliki pekerjaan utama adalah melaksanakan proses pendidikan dan pengajaran. Dalam upaya untuk melaksanakan proses tersebut maka diperlukan berbagai sumber daya. PT harus mampu menyediakan berbagai sumber daya tersebut yang diperlukan untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran, sesuai dengan kompetensi yang ingin dicapai. Oleh karena proses pendidikan dan pengajaran di PT merupakan proses yang terjadi di jurusan-jurusan maka penyediaan sumber daya tersebut merupakan tanggung jawab bersama antara pimpinan universitas, fakultas dan jurusan serta pihak-pihak terkait.Selain harus memenuhi kebutuhansumber daya untuk pelaksanaan kegiatan utama PT yaitu pendidikan dan pengajaran, PT juga harus memenuhi kebutuhan sumber daya agar implementasi SMM yang ada di PT dapat berjalan dengan efektif. Selain itu pemenuhan kebutuhan sumber daya di PT harus diarahkan untuk dapat memenuhi kepuasan peserta didik dan stakeholder PT lainnya berdasarkan persyaratan dari peserta didik dan stakeholder PT. Untuk mengetahui berbagai persyaratan tersebut dan kemudian mengupayakan pemenuhan kepuasannya maka PT harus melakukan berbagai proses pengukuran terhadap persyaratan yang diinginkan oleh stakeholder terhadap pendidikan di PT tersebut.Berkaitan dengan penyediaan sumber daya ini maka PT haruspertama,memantapkan sumber informasi untuk mendeteksi sumber daya yang dibutuhkan. Hal tersebut penting dilakukan karena ketidak tahuan terhadap sumber informasi terhadap kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan akan menjadikan organisasi tidak akan mengetahui sumber daya yang harus tersedia. Kondisi ini akan mengakibatkan gagalnya pencapaian sasaran mutu/ kebijakan mutu.Kedua, perencanaan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang. Hal tersebut penting untuk dilakukan PT karena ada kalanya pemenuhan sumber daya tidak dapat langsung dilakukan pada suatu saat, tetapi harus diadakan secara bertahap dan berkesinambungan, hal tersebut mungkin saja disebabkan oleh keterbatasan dana atau mungkin juga karena adanya regulasi terhadap proses pengadaan.Ketiga,melaksanakan tugas-tugas verifikasi dan pengukuran. Tugas ini wajib dilakukan berkaitan dengan upaya untuk mengetahui kebutuhan sumber daya yang harus ada, proses pengadaaan, penerimaan dan pemanfaatan sumber daya. Dengan dilakukannya verifikasi dan pengukuran maka berbagai hal yang berkaitan dengan hal di atas akan dapat dikembangkan dan diantisipasi jika terjadi kesalahan. Dankeempat, menyediakan sumber-sumber untuk komunikasi secara efektif untuk staf pengajar, staf administrasi, pekerja yang lain dan peserta didik, untuk merawat dan mengembangkan SMM secara efektif dan menjamin terpenuhinya kebutuhan peserta didik. Salah satu sumber daya terpenting diantara ketersediaan sumber daya adalah SDM. Pada PT yang memiliki kegiatan utama adalah pendidikan dan pengajaran SDM memiliki peran yang sangat penting. Namun demikian SDM yang ada di PT juga harus dijaga dan dirawat melalui berbagai kegiatan komunikasi. Dengan terjalinnya komunikasi yang baik antara pimpinan dengan SDM yang ada di PT maka kesamaan pandangan dan paradigma berfikir dapat dilakukan. Kondisi tersebut tentu akan memudahkan dalam pencapaian sasaran mutu atau kebijakan mutu serta visi PT.

GUIDELINES IWA-2 (4)

6.2 Sumber Daya Manusia6.2.1 UmumDalam organisasi apapun SDM merupakan sumber daya yang paling penting, sehingga keberadaannya dalam organisasi adalah sesuatu yang sangat mempengaruhi terhadap hidup matinya organisasi. Namun demikian menghitung kebutuhan dan kecukupan SDM bukanlah sesuatu yang mudah, karena dalam SDM tidak hanya berkaitan dengan kuantitas dan ukuran-ukuran yang kasat mata, tetapi juga meliputi banyak hal. Dalam ukuran-ukuran umum biasanya dilihat dari kompetensi, pengalaman, dan karakter.Namun demikian PT harus selalu mengupayakan untuk terpenuhinya kecukupan terhadap SDM dalam upaya untuk menjalankan SMM secara efektif. Hal tersebut khususnya berkaitan dengan pelaksanaan pendidikan dan pengajaran sebagai kegiatan utama dalam PT. Disinilah pentingnya masing-masing jurusan untuk dapat memiliki peta kebutuhan kompetensi sesuai dengan mata kuliah dan berbagai kegiatan pendidikan dan pengajaran yang dibutuhkan. Kebutuhan tentang SDM ini dapat dilihat padaannex B3pada IWA-2 dan klausul 6.2.1 pada ISO 9001:20086.2.2 Kompetensi, Pelatihan, dan KesadaranBagian terpenting dari kualitas SDM adalah kompetensi. Kompetensi merupakan gabungan antara kemampuan seseorang secara keilmuan, keterampilan, sikap dan watak yang dimiliki. Seorang akuntan harus memiliki ilmu akuntansi yang handal, memiliki keterampilan yang handal dalam mengerjakan berbagai pekerjaan dan kasus-kasus akuntansi, juga memiliki watak dan karakter seorang akuntan.Dalam organisasi pendidikan, khususnya PT, kompetensi tersebut tidak hanya berkaitan dengan SDM yang akan melaksanakan pekerjaan, tetapi juga berkaitan dengan produk yang akan dihasilkan. Dalam klausul ini kompetensi yang dimaksud adalah kompetensi SDM yang akan melaksanakan pekerjaan. Karena kegiatan PT adalah kegiatan menghasilkan kompetensi maka banyak pekerjaan yang membutuhkan kompetensi khusus, utamanya pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan pendidikan dan pembelajaran. Berkaitan dengan hal tersebut itulah maka pimpinan puncak PT harus menyediakan peta kompetensi bagi seluruh SDM nya. Peta kompetensi tersebut dapat saja terpusat di universitas, atau menyebar ke fakultas-fakultas atau jurusan-jurusan. Namun yang paling berkepentingan dalam kaitan dengan kompetensi personal untuk pemanfaatan bidang akademik adalah jurusan-jurusan.Kompetensi selain diperoleh melalui kegiatan pendidikan juga diperoleh melalui kegiatan pelatihan. Pelatihan biasanya untukmeng-upgradekemampuan dan keterampilan SDM sehingga ilmu dan keterampilan yang dimilikinya masih relevan untuk menangani pekerjaan sesuai dengan persyaratan pelanggan. Dalam kaitan dengan PT, dimana kegiatan utamanya adalah menghasilkan kompetensi pada SDM,meng-upgradekompetensi melalui pelatihan merupakan kegiatan yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan kualitas dari lulusan yang akan dihasilkan sangat tergantung dari kompetensi para dosen yang menjadi tenaga pendidikan pada PT tersebut. Namun demikian kebutuhan akan kompetensi tidak hanya berkaitan dengan kegiatan akademik, tetapi juga berkaitan dengan kegiatan administratif. Itulah sebabnya kegiatan pelatihan juga harus dilakukan terhadap personal-personal yang menangani kegiatan administratif. Dengan demikian kecepatan, kenyamanan, dan ketepatan kegiatan pelayanan dalam bidang administratif dapat dilakukan.Kesadaran merupakan bagian dari rasa memiliki pada pekerjaan yang diembannya. Dengan adanya kesadaran pekerja tersebut akan memiliki tanggung jawab yang tinggi. Kesadaran dapat timbul jika orang tersebut menganggap bahwa pekerjaannya merupakan pekerjaan yang baik, terhormat, memiliki gengsi, memiliki masa depan yang bagus, memiliki status yang tinggi. Seorang dosen yang memiliki anggapan bahwa mata kuliahnya merupakan mata kuliah yang bagus, yang bergengsi akan memiliki semangat mengajar yang tinggi, dibanding dengan seorang dosen yang memiliki anggapan bahwa mata kuliahnya merupakan mata kuliah yang hanya bersifat tambahan dan pelengkap, tidak bergengsi, dan tidak memiliki status mata kuliah yang tinggi.Rektor atau para pemimpin lainnya di PT harus mampu meyakinkan kepada seluruh tenaga akademik dan administratif bahwa pekerjaannya merupakan pekerjaan yang penting dan bergengsi. Setiap orang harus merasa bahwa apa yang dikerjakannya merupakan pekerjaan yang penting dan memiliki sumbangan yang tinggi dalam pencapaian keberhasilan PT. Tingginya kesadaran tersebut akan membangun produktifitas kerja yang tinggi bagi PT.6.3 InfrastrukturSumber daya lain yang penting untuk dinyatakan dalam kaitan dengan implementasi SMM adalah infrastruktur. Sebagai lembaga yang menyelenggarakan kegiatan utama pengembangan SDM, maka PT harus memprioritaskan infrastruktur yang berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran. Namun demikian kebutuhan akan infrastruktur tersebut tidak akan tepat guna jika tidak dilakukan identifikasi kebutuhan pada infrastruktur sesuai dengan karakteristik ilmu yang diajarkan pada masing-masing jurusan. Misalnya jurusan bahasa dan sastra yang memiliki mata kuliah drama, maka harus tersedia infrastruktur yang dapat digunakan untuk berbagai kegiatan yang berhubungan dengan pementasan, demikian pula pada jurusan-jurusan lainnya. Pada dasarnya PT harus mampu mengidentifikasi infrastruktur khusus yang berkaitan dengan kebutuhan proses pendidikan dan pembelajaran, fasilitas, lingkungan dan berbagai peralatan yang berkaitan dengan proses pembelajaran.Disamping itu, PT juga harus mendefinisikan berbagai hal yang berkaitan dengan infrastruktur tersebut, mulai dari tanggung jawab dan wewenang untuk melaksanakan proses penawaran pada saat pengadaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengamanan, instalasi, penggunaan dan aktifitas perawatan. Kegiatan tersebut tentu berkaitan dengan pemberian wewenang dan tanggung jawab SDM.PT juga harus membuat program-program perencanaan, penyediaan dan perawatan infrastruktur dan juga menganalisis resiko-resiko yang berkaitan dengan pengamanan orang-orang yang menggunakan infrastruktur tersebut. Resiko yang dimaksud juga harus meliputi resiko yang berkaitan dengan keamanan dan keselamatan serta kebersihan yang harus selalu terjaga sebagai dampak dari penggunaan infrastruktur tersebut.Yang dimaksud infrastruktur dalam IWA-2 tidak hanya berkaitan dengan bangunan dan ruang kelas saja, tetapi juga meliputi hal-hal yang berkaitan dengan kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, ruang hijau,komponen online, hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan, seperti fasilitas kesehatan, alat-alat pengamanan, transportasi, toko buku, kafetaria, dan lainnya.6.4 Lingkungan kerjaLingkungan kerja adalah salah satu hal yang berpengaruh penting terhadap kualitas kerja. Oleh karena itu PT yang akan mengimplementasikan IWA-2 harus mampu memastikan bahwa lingkungan kerja yang ada terawat dan kondusif untuk pelaksanaan proses pendidikan dan pengajaran sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh stakeholders PT, utamanya mahasiswa.Upaya untuk merawat dan menjaga lingkungan kerja tersebut juga harus dilakukan oleh PT. Pekerjaan merawat dan menjaga lingkungan kerja harus dilakukan proses perekaman dan pengukuran secara periodik. Hasil pengukuran terhadap lingkungan kerja tersebut merupakan salah satu masukan dalam kegiatan tinjauan manajemen. Lingkungan kerja yang paling penting dalam kaitan dengan PT adalah berkaitan dengan suasana akademik. Suasana akademik merupakan iklim pada suatu PT yang mana nuansa akademik sangat dominan dalam berbagai kegiatan di PT. Nuansa tersebut dapat berkaitan dengan kegiatan pengembangan keilmuan semacam, seminar-seminar atau diskusi-diskusi ilmiah, pengembangan minat dan bakat, pengembangan seni budaya, pengembangan kegiatan penelitian atau pengabdian pada masyarakat. Suasana akademik inipun seharusnya dilakukan proses pengukuran, sehingga manajemen PT dapat melakukan beberapa hal yang tepat dalam kaitan dengan penumbuhan dan pengembangan suasana akademik.

GUIDELINES IWA-2 (5)

7.Realisasi Pelayanan PendidikanDalam kaitan dengan istitusi pendidikan, sangat banyak jenis pelayanan yang dapat dihasilkan. Namun demikian realisasi pendidikan utama adalah berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan akademik dalam proses pendidikan dan pengajaran. Pada institusi pendidikan tinggi, kegiatan tersebut dapat diperluas pada pendidikan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.Pada setiap jurusan dengan karakteristik ilmu yang berbeda akan memberikan berbagai proses akademik yang mungkin berbeda. Demikian pula perbedaan jenjang pendidikan juga akan memberikan proses akademik yang berbeda baik berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.Jasa pendidikan merupakan jenis layanan yang tidak langsung dapat dirasakan dampaknya, itulah sebabnya implementasi kegiatan pendidikan harus semampu mungkin mendekatkan pada kegiatan nyata, dan upaya untuk memberi kesempatan kepada mahasiswa menerapkan ilmu yang telah didapatnya.7.1Perencanaan RealisasiPerencanaan realisasi merupakan langkah awal untuk merealisasikan kegiatan pendidikan. Organisasi pendidikan apapun termasuk PT harus melakukan tahapan perencanaan realisasi ini. Dalam pendidikan perencanaan realisasi ini disebut dengan kurikulum. Dalam perencanaan tersebut harus tergambar tentang rencana pada setiap tingkatan, desain dan pengembangan metode pembelajaran, pengukuran dan penilaian proses belajar, sumber daya dan aktifitas layanan pendukung.Rencana pada setiap tingkatan adalah upaya untuk menggambarkan rencana pendidikan dan pengajaran yang akan diberikan kepada mahasiswa pada setiap semester. Pada rencana setiap semester ini akan dirinci lagi pada rencana setiap mata kuliah. Dalam rencana mata kuliah inilah akan tergambar tentang komptensi yang akan dicapai, materi yang akan diajarkan, proses belajar yang akan dilakukan, sumber daya yang dibutuhkan, kriteria penilaian yang akan dilakukan, dan waktu yang dibutuhkan. Pada perencanaan inilah yang kemudian akan tergambar bagaimana suatu proses pembelajaran mampu menghasilkan perubahan tingkah laku baru bagi mahasiswa, Layanan-layanan yang dibutuhkan dalam mencapai kompetensi, proses pengukuran kebutuhan, desain pembelajaran, pengembangan, dan pengukuran hasil. Contoh-contoh layanan tergambarkan sebagaimanaannexB.1.Dalam proses penyusunan tersebut yang penting untuk diperhatikan adalah ketersediaan sumber daya dalam proses untuk menghasilkan kompetensi yang direncanakan. Dengan mendasarkan pada kurikulum inilah kemudian PT menyusun berbagai kebutuhan sumber daya. Namun demikian, seringkali proses pengadaan sumber daya tidak bisa langsung diadakan dalam satu kali pengadaan atau dalam kurun waktu tertentu, namun PT harus memiliki prioritas terhadap pengadaan sumber daya ini, dan melakukannya secara berkesinambungan, utamanya berkaitan dengan SDM.Selain berkaitan dengan perkuliahan dan proses pembelajaran, dalam kurikulum atau rencana realisasi pendidikan juga harus tergambar bagaimana kurikulum tersebut dikembangkan dan diimplementasikan. Sebagai institusi pengembang kompetensi dan peningkatan SDM, maka institusi pendidikan khususnya PT tidak hanya berkaitan dengan menghasilkan orang-orang yang memiliki ilmu dan keterampilan tetapi juga memiliki nilai-nilai luhur dan budaya bangsa. Ilmu pengetahuan dan teknologi yang harus dikuasai oleh mahasiswa memiliki pertumbuhan dan perkembangan yang sangat cepat, kondisi tersebut seringkali juga harus diikuti dengan pergeseran nilai-nilai (walaupun dalam beberapa hal, nilai-nilai lebih stabil dibandingkan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi). Untuk itulah agar lulusan yang dihasilkan oleh PT tidak memiliki kompetensi yang tertinggal dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta nilai-nilai yang berkembang di masyarakat, maka kurikulum juga harus sering dilakukan proses pengembangan. Nah, bagaimana kurikulum harus dikembangkan itulah yang harus memiliki kejelasan dalam kurikulum yang disusun.7.2 Proses yang Berhubungan dengan Peserta DidikFaktor yang penting untuk diperhatikan dalam implementasi IWA-2 di PT adalah berkaitan dengan proses yang berhubungan dengan peserta didik. Sebagai lembaga dengan kegiatan utama mengembangkan kompetensi SDM, maka pekerjaan utama yang dilakukan oleh PT adalah akan berhubungan dengan peserta didik. Pada dasarnya hubungan tersebut adalah berkaitan dengan keharusan PT untuk memberikan kesempatan belajar peserta didik dalam mempelajari ilmu pegetahuan dan teknologi dan mempraktekkannya.Dalam proses belajar ini terdapat beberapa harapan dari peserta didik terhadap PT, walaupun mungkin harapan tersebut jauh lebih luas, namun harapan-harapan berikut ini wajib untuk dipenuhi. Harapan-harapan tersebut meliputi; a) keamanan, fasilitas yang mudah diakses, termasuk dekan dan orang-orang di fakultas, b) adanya komunikasi dua arah antara pihak-pihak yang berkepentingan dengan PT, c) Para dosen dan karyawan PT yang memberlakukan mahasiswa dengan hormat, d) berbagai aktifitas yang tersedia dilaksanakan oleh orang yang kompeten.7.2.1 Penentuan Layanan Pendidikan yang Berhubungan dengan PersyaratanPersyaratan pendidikan pada dasarnya adalah perubahan perilaku yang dibutuhkan sesuai dengan patokan akademik, harapan profesional dan sosial. Linier dengan hal tersebut, di Indonesia lulusan PT diharapkan memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan dan harapanuser/ industrial,profesional dan sosial. Itulah sebabnya PT harus mampu mengetahui kebutuhan dan harapan dari ketiga hal tersebut. Untuk mengetahui kebutuhan dan harapan pihak-pihak tersebut PT harus memiliki mekanisme yang dapat dilaksanakan secara periodik untuk melakukan pengukuran kebutuhan dariuser, profesional dan sosial.Hal kedua yang perlu diperhatikan adalah berkaitan dengan persyaratan khusus peserta didik. Untuk mengikuti suatu pendidikan pada suatu jenis/ bidang ilmu seringkali diperlukan persyaratan peserta didik. Artinya tidak semua orang dapat mengikuti pendidikan pada jenis/ bidang ilmu tertentu, tetapi diperlukan persyaratan-persyaratan. Misalnya, nilai sebelumnya atau rekomendasi-rekomendasi pada pendidikan sebelumnya. Selain itu juga diperlukan persyaratan-persyaratan yang harus dijalankan/ dilakukan oleh peserta didik dalam upaya mencapai kompetensi yang dipersyaratkan. Persyaratan tersebut dapat terkait dengan kurikulum yang harus ditempuh, dan berbagai layanan pendidikan yang tersedia.Ketiga adalah persyaratan yang berkaitan dengan regulasi dan perundangan disuatu negara. Penyelengga pendidikan yang ingin mengimplementasikan SMM harus mengikuti peraturan dan perundangan yang telah disahkan pada suatu negara. Sistem perundangan tersebut misalnya berkaitan dengan persyaratan peserta didik, kurikulum, pengelolaan dan lain sebagainya. Selain itu persyaratan juga dapat ditentukan oleh organisasi pendidikan yang bersangkutan, yang mungkin saja tidak menjadi persyaratan di PT lainnya. Hal tersebut dapat meliputi, dokumen personal yang harus disediakan oleh peserta didik, aturan administrasi dalam organisasi, dan kode etik peserta didik.7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan PembelajaranPT harus memastikan bahwa persyaratan pembelajaran tersebut telah dilakukan proses peninjauan. Hal tersebut dilakukan untuk menjamin bahwa; a) persyaratan didefinisikan, b) persyaratan yang berbeda dari sebelumnya, c) kemampuan yang diperlukan yang sesuai dengan persyaratan yang didefinisikan. Pendefinisian persyaratan penting untuk dilakukan sehingga setiap orang memiliki penafsiran yang sama terhadap persyaratan tersebut. Kejelasan dalam pendefinisian akan menghindarkan berbagai komplain bahkan konflik pada saat berikutnya.Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya juga harus dinyatakan, hal tersebut penting dilakukan seiring dengan berbagai tuntutan akan berbagai perubahan yang terjadi. Persyaratan dapat meliputi persyaratan akademik maupun administratif. Dengan telah dinyatakannya perubahan persyaratan tersebut, maka akan menghindarkan PT dari inputan yang tidak sesuai. Demikian juga berkaitan dengan persyaratan kemampuan yang diperlukan, merupakan satu hal penting yang harus dinyatakan, untuk menghindarkan berbagai kesulitan saat proses nantinya.Perubahan persyaratan tersebut harus pula diikuti dengan berbagai perubahan pada dokumen yang sesuai, termasuk kemungkinan melakukan perubahan pada personal yang menangani pekerjaan tersebut. Perubahan personal seringkali dilakukan dengan penyesuaian pada kompetensi. Rekaman terhadap peninjauan persyaratan pembelajaran tersebut dapat dilihat padaannexB.2.7.2.3 Komunikasi dengan Peserta DidikUntuk menjaga agar supaya berbagai proses pembelajaran dapat dilakukan dengan baik, dan pencapaian kompetensi dapat dicapai secara efektif maka PT melalui fakultas dan jurusan harus menetapkan dan mengimplementasikan secara efektif komunikasi dengan peserta didik berkaitan dengan; a) informasi mata pelajaran, b) rencana pembelajaran termasuk kurikulum, dan c) umpan balik peserta didik, termasuk komplain peserta didik.Informasi mata pelajaran biasanya dilakukan oleh PT dengan melalui proses pemrograman. Pada kegiatan pemrograman inilah mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa dalam satu semester dinyatakan. Pada beberapa PT bahkan telah menyatakan informasi mata kuliah tersebut pada brosur yang diedarkan, atau pada saat pendaftaran. Namun, berkaitan dengan jenjang pendidikan S1 yang memiliki mata kuliah yang sangat banyak, maka sebaran mata kuliah-mata kuliah tersebut dalam satu semester dapat dilihat pada berbagai media yang disediakan oleh PT.Rencana pembelajaran/ perkuliahan merupakan suatu jenis perencanaan mata kuliah yang dikembangkan oleh dosen pengampu. Jurusan harus menyediakan berbagai rencana perkuliahan yang dapat diakses oleh peserta didik. Selain jurusan, dosen pengampu juga harus memiliki rencana perkuliahan tersebut. Dalam rencana perkuliahan tersebut tergambar tentang; a) beban belajar yang harus dilakukan oleh mahasiswa, b) kompetensi yang harus dicapai oleh mata kuliah tersebut, c) uraian materi yang akan diajarkan, d) proses pembelajaran yang akan dilaksanakan, e) sumber belajar yang dibutuhkan, f) alokasi waktu yang diperlukan untuk mencapai kompetensi, dan g) sistem penilaian yang akan digunakan.Umpan balik peserta didik dapat dilakukan dengan melakukan pengukuran terhadap kinerja dosen. Proses pengukuran akan sangat efisien jika dilakukan oleh jurusan. Jurusan harus memiliki skor kinerja dosen menurut mahasiswa dalam setiap semester dan menganalisis perubahan atau perkembangan yang terjadi pada kurun waktu tertentu. Selain itu, jurusan juga harus menyediakan saluran yang dapat digunakan oleh mahasiswa dalam melakukan komplain. Saluran dapat berbentuk kotak komplain atau menggunakan media lain, semisal kotak komplain di internet dan kotak komplain melalui SMS Box.

GUIDELINES IWA-2 (6)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

SABTU, 18 DESEMBER 2010 10:06

7.3Desain dan Pengembangan dalam Organisasi PendidikanDesain dan juga pengembangan desain merupakan bagian penting dalam organisasi pendidikan, khususnya PT. Melalui desain tersebut itulah sebenarnya proses pengembangan SDM sebagai esensi dari organisasi pendidikan dilakukan. Namun demikian, jika suatu organisasi pendidikan berkeinginan untuk mengimlementasikan SMM maka dalam desain tersebut harus mampu menggambarkan bagaimana perencanaan dilakukan, sejauh mana perencanaan tersebut mampu mencapai kompetensi yang diharapkan dan bagaimana perencanaan tersebut dilakukan pengukuran proses pencapaiannya dan dikembangkan. Organisasi pendidikan yang akan mengimplementasikan SMM harus mampu menjelaskan poin-poin desain sebagaimana yang disyaratkan dalam klausul-klausul dibawah ini.7.3.1Desain dan Rencana PengembanganRektor harus memiliki komitmen untuk membuat desain dan rencana pendidikan di PT dengan memperhatikan kebutuhan dan keuntungan yang dapat diperoleh peserta didik. Oleh karena itu, analisis kebutuhan sumber daya untuk pelaksanaan pendidikan harus sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan dalam proses pembelajaran tersebut. Proses pembelajaran harus mengarah kepada pencapaian kompetensi, sedangkan kompetensi yang akan dicapai merupakan rumusan kompetensi yang diharapkan oleh stakeholder.Untuk mengetahui harapan dan kebutuhan stakeholder tersebut maka sebelum melaksanakan proses desain harus dilakukan analisa kebutuhan. Laporan dari hasil analisis kebutuhan inilah yang kemudian digunakan sebagai bahan dalam pembuatan rancangan pembelajaran dan perumusan kompetensi.Dalam proses desain harus ada pengendalian. Pengendalian pada proses desain harus sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh pelaksanaan pendidikan tersebut dan lamanya waktu pelaksanaan pendidikan. Pengukuran yang dilakukan pada pengendalian harus meliputi pengukuran tentang prestasi pencapaian peserta didik dan efektifitas sistem. Selain itu pengukuran harus meliputi unjuk kerja yang potensial berkaitan dengan; a) bagaimana pembelajaran dapat membantu peserta didik untuk menjadi kompeten, b) bagaimana persyaratan baru dapat sesuai, c) pengukuran spesifik efektifitas dan ketepatan pembelajaran, dan d) keterampilan yang sesuai dengan persyaratan kurikulum. Informasi yang dapat dihimpun dari proses pengukuran tersebut dapat digunakan dalam proses tinjauan pembelajaran.7.3.2 Desain dan Masukan PengembanganProses desain dan pengembangan membutuhkan data yang akan dijadikan sebagai patokan dalam proses perancangan dan pengembangan kurikulum. Input tersebut pada dasarnya merupakan data tentang kebutuhan dan harapan stakeholder. Dalam kaitan dengan pendidikan ini stakeholder dapat berupa calon mahasiswa/ orang tua mahasiswa, pemerintah, tokoh masyarakat, tokoh agama, pengguna lulusan, atau pihak-pihak lain yang berkepentingan. Data masukan tersebut dijadikan dasar sebagai penyusunan kompetensi pendidikan di PT, dan kompetensi tersebut merupakan kompetensi yang berkaitan dengan; a) kompetensi profesional, b) kompetensi sosial, dan c) kompetensi yang dibutuhkan olehusers.Hal-hal yang berkaitan dengan desain dan masukan pengembangan ini dapat dilihat padaannexB3 dan ISO 9001:2008 klausul 7.3.27.3.3Desain dan keluaran PengembanganDesain dan keluaran pengembangan merupakan hasil dari perencanaan kurikulum dengan mendasarkan pada data inputan dari stakholders. Keluaran dari proses desain dan pengembangan, atau kurikulum yang dihasilkan dari perencanaan harus mampu menggambarkan sekurang-kurangnya adalah keterampilan dan ilmu yang didapat, strategi pembelajaran dan pengukuran unjuk kerja, dan lainnya, sebagaimana yang dicontohkan dalamannexB.37.3.4Desain dan tinjauan PengembanganPeninjauan terhadap desain pengembangan harus dilakukan pada masing-masing unit atau bagian yang terkait dengan proses pendidikan. Peninjauan dilakukan utamanya dengan membandingkan dengan persyaratan yang diperlukan untuk pencapaian desain tersebut. Persyaratan tersebut dapat berkaitan dengan kompetensi SDM yang diperlukan, sertifikat yang harus dimiliki oleh pendidik atau tenaga kependidikan lainnya, sumber daya lain yang dibutuhkan, atau jenis persyaratan lainnya yang diperlukan untuk dapat mencapai desain pengembangan tersebut. Dikarenakan proses pendidikan merupakan proses yang panjang,maka proses peninjauan yang komprehensif terhadap persyaratan desain tersebut dimungkinkan harus dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kewenangan pada setiap unit/ bagian. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang bertanggung jawab untuk berpartisipasi dalam tinjauan seharusnya diidentifikasi. Agar supaya proses tinjauan tersebut komprehensif maka proses peninjauan dapat dilakukan dalam forum resmi yang dibentuk khusus untuk melakukan peninjauan terhadap desain tersebut.Karena prosesnya yang panjang tersebut, desain dan pengembangan pendidikan merupakan sesuatu yang kompleks. Itulah sebabnya orang-orang yang harus bertanggung jawab terhadap tinjauan desain harus dinyatakan secara jelas. Selain itu didalam desain pendidikan juga harus dinyatakan tentang stakeholder-stakeholder yang berkepentingan dengan PT. Dalam proses tinjauan desain ini, orang-orang yang bertanggung jawab terhadap tinjauan desain harus memastikan bahwa tinjauan desain telah memperhatikan kesesuaian desain dengan persyaratan stakeholder PT, outcome yang diinginkan, proses yang mendasarkan pada pekerjaan-pekerjaan lalu yang telah berhasil, dan informasi dari tahapan proses pengembangan dan tahapan-tahapan implementasi.Tinjauan desain pengembangan juga harus memperhatikan proses pembelajaran. Tekanan utama dalam melakukan tinjauan desain adalah upaya untuk memastikan bahwa pembelajaran yang dilakukan sesuai dengan spesifikasi desain khususnya berkaitan dengan spesifikasi kompetensi yang direncanakan. Tinjauan pada proses pembelajaran hendaknya menyeluruh pada seluruh mata kuliah, baik itu pembelajaran di kelas, di laboratorium atau di tempat praktek kerja lainnya.Fungsi yang bertanggung jawab terhadap kemajuan desain untuk tahap selanjutnya harus diidentifikasi. Kriteria untuk penerimaan pembelajaran harus meliputi hal-hal yang berkaitan dengan: a) Persetujuan terhadap akurasi isi dari satu atau lebih spesialis. reviewer yaitu orang yang tidak berpartisipasi dalam pengembangan pembelajaran, b) Persetujuan terhadap tata bahasa, ilustrasi, dan pertunjukan mendasarkan pada editorial dan spesialis grafis, c) Persetujuan terhadap teknologi kesehatan mendasarkan pada teknologi spesialis; percobaan baik terhadap pembelajaran maupun pengukurancriterion-referencedterhadap siswa dari populasi target, dan revisi dibuat mendasarkan atas pengalaman pembelajaran, d) Sekurang-kurangnya satu percobaan seharusnya dalam lingkungan yang sesuai untuk pembelajaran yang akan disampaikan, termasuk dukungan material untuk pembelajaran sebaik prosedur dan dukungan material untuk persiapan pembelajaran.7.3.5Desain dan Verifikasi PengembanganVerifikasi desain seharusnya diselenggarakan dalam satu atau beberapa tahapan, disesuaikan dengan desain dan rencana pengembangan. Proses verifikasi desain pengembangan seharusnya dilaksanakan secara internal oleh orang dengan spesifikasi khusus. Verifikator adalah orang yang tidak berpartisipasi pada desain dan tinjauan pengembangan, atau dapat juga mengambil pihak eksternal yang memiliki independensi dalam melakukan verifikasi. Rekaman hasil verifikasi harus dijaga. Sebagaimana padaannexB.37.3.6Desain dan Validasi PengembanganValidasi merupakan suatu proses yang harus dilaksanakan pada akhir tahapan dari proses desain. Proses validasi dilaksanakan untuk menjamin bahwa karakteristik perencanaan layanan pendidikan adalah sesuai dengan kurikulum atau desain produk dari pendidikan tersebut. Rekaman hasil validasi harus dijaga, sebagaimana padaannexB.3.7.3.7Pengendalian Desain dan Perubahan PengembanganSebagai lembaga pendidikan yang mengembangkan kompetensi SDM, PT sangat rentan sekali dengan perubahan ilmu pengetahuan dan teknologi. Beberapa ilmu pengetahuan atau teknologi yang diajarkan pada beberapa tahun yang lalu mungkin sekarang telah menjadi ketinggalan zaman. Oleh karena itu perubahan kurikulum dan pengembangan kurikulum harus selalu dilakukan. Dalam melakukan perubahan tersebut laju evolusi ilmu pengetahuan dan teknologi dapat dipakai sebagai acuan. Revisi dapat dilakukan sampai dengan dampak dari perubahan kurikulum yang nantinya akan ditimbulkan.Dalam melakukan perubahan desain maka perubahan yang dilakukan harus diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Rekaman terhadap perubahan desain dan pengembangan harus dirawat.7.4PembelianRektor atau pimpinan puncak organisasi pendidikan harus memastikan bahwa proses pembelian adalah efektif dan memiliki kepastian yang tinggi. Proses pembelian yang berkaitan dengan pelayanan pendidikan harus dilakukan pengendalian dan evaluasi yang diarahkan untuk menguji apakah pembelian yang dilakukan terkait dengan kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan oleh PT. Termasuk persyaratan legalitas.7.4.1 Proses PembelianProses pembelian harus efisien dan memiliki fokus pada pemenuhan hal yang prioritas. proses pembelian seharusnya terjadwal, efektif dan diidentifikasi secara akurat terhadap kebutuhan layanan pendidikan dan kesesuaian spesifikasinya dengan layanan pendidikan yang akan diselenggarakan oleh PT.Evaluasi terhadap harga pembelian yang akan dimanfatkan untuk layanan pendidikan seharusnya menggunakan laporan unjuk kerja layanan pendidikan, biaya, dan pengiriman. Seleksi dan evaluasi pemasok layanan pendidikan seharusnya mendasarkan pada kriteria yang menjamin kesesuaian persyaratan organisasi pendidikan sesuai dengan perundangan yang berlaku.7.4.2 Informasi PembelianInformasi pembelian harus menggambarkan ketepatan layanan pendidikan untuk menjamin bahwa hal tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi pendidikan dan untuk menetapkan komunikasi yang efektif dengan pemasok.7.4.3Verifikasi PembelianPenilaian pembelian produk-produk atau layanan pendidikan harus menjamin bahwa pembelian sesuai dengan spesifikasi persyaratan pembelian, Rekaman terhadap pengukuran suplier dan keseluruhan tindakan harus dijaga. Lihat B.3

GUIDELINES IWA-2 (7)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

SENIN, 20 DESEMBER 2010 11:18

7.5 Penyediaan Layanan PendidikanKegiatan utama lembaga pendidikan apapun yang paling nampak adalah berkaitan dengan bagaimana proses pendidikan dilaksanakan. Proses pendidikan ini meliputi berbagai hal, mulai dari perencanaan sampai dengan bagaimana proses penilaian dilaksanakan.Namun, karena beragamnya jenis pendidikan, maka untuk dapat mengikuti pendidikan tertentu seringkali membutuhkan berbagai persyaratan-persyaratan khusus. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang harus diperhitungkan dan mampu dijelaskan serta dibuktikan dengan baik oleh PT yang bermaksud untuk mengimplementasikan SMM di PT.7.5.1 Pengendalian PenyediaanRektor dan para pimpinan lainnya di PT harus mengidentifikasi jenis-jenis mata kuliah yang harus diajarkan di PT, metode yang harus digunakan dalam proses pembelajaran, dan sistem penilaian yang akan digunakan dalam proses penilaian pada mata kuliah-mata kuliah tersebut. Setiap mata kuliah seringkali memiliki karakteristik khusus dan hanya dapat diajarkan dengan baik jika menggunakan metode dan media tertentu. Selain itu mata kuliah-mata kuliah tertentu juga membutuhkan proses penilaian yang berbeda. Misalnya mata kuliah-mata kuliah jenis keterampilan akan sesuai jika dilakukan pengujian dengan uji praktek, tetapi mata kuliah-mata kuliah jenis sikap akan tidak sesuai dilakukan dengan uji praktek, tetapi harus dilakukan melalui pengamatan dalam rentang waktu yang lebih lama. Berbagai kegiatan dalam proses pendidikan tersebut harus dilakukan perekaman agar supaya dapat diketahui proses pembelajaran yang tepat dan aktual untuk mencapai kompetensi yang telah ditetapkan. Rekaman yang diperlukan dapat dilihat padaannexB.3.Kompetensi yang ingin dicapai oleh PT tersebut dan prioritas-prioritas yang ingin dicapai dalam kaitan dengan pencapaian kompetensi, mata kuliah yang akan diajarkan, pengalaman belajar yang akan didapat serta sumber daya yang tersedia sangat penting untuk dikemukakan secara terbuka kepada stakeholder, misalnya melalui brosur, liflet, poster atau media-media komunikasi lainnya.Pada lembaga-lembaga pendidikan tertentu memiliki persyaratan yang ketat untuk dapat mengikuti pendidikan di lembaga tersebut. Oleh karena itulah maka lembaga pendidikan tersebut harus melakukan proses pengukuran terlebih dahulu kepada calon mahasiswa yang akan menempuh pendidikan di lembaga tersebut. Proses pengukuran bagi calon mahasiswa harus meliputi sikap, pengetahuan dan keterampilan yang akan diperlukan untuk dapat mengikuti pendidikan di lembaga atau jurusan tersebut. Walaupun untuk menempuh pendidikan di PT tersebut tidak membutuhkan persyaratan khusus, namun pengukuran kebutuhan peserta didik tetap harus dilakukanBagi lembaga-lembaga yang mempersyaratkan dukungan setelah selesainya pelaksanaan pendidikan, maka lembaga pendidikan tersebut harus menjelaskan dan melaksanakan proses monitoring terhadap dukungan yang akan diberikan setelah dilaksanakannya proses pendidikan.7.5.2 Validasi ProsesValidasi dari proses pembelajaran digunakan untuk memastikan bahwa hasil pembelajaran yang akan dihasilkan setelah proses pembelajaran telah mengarah kepada kompetensi yang akan dicapai. Proses bagaimana validasi harus dilakukan terhadap proses pendidikan harus mencakup tentang; 1) kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses, 2) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel, 3) pemakaian metode dan persyaratan tertentu, 4) persyaratan rekaman, dan 5) validasi ulang.Pertama, validasi terhadap berbagai kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses penting untuk dilakukan, sehingga dari hasil validasi tersebut akan diketahui ukuran tentang keberhasilan dari suatu proses pendidikan yang akan dilakukan di PT tersebut. Kedua, validasi juga harus dilakukan terhadap berbagai peralatan dan kualifikasi personel yang akan melaksanakan proses pendidikan. Tujuan validasi ini adalah untuk memastikan bahwa peralatan yang digunakan adalah tepat dan kualifikasi personel yang akan melaksanakan pekerjaan adalah personel dengan kualifikasi yang tepat. Ketiga, adalah pelaksanaan validasi terhadap metode dan persyaratan tertentu. Dalam beberapa kegiatan, pendidikan membutuhkan metode tertentu dan juga persyaratan tertentu. Ketepatan metode dan persyaratan yang akan digunakan tersebut akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pendidikan, sehingga validasi terhadap hal tersebut sangat penting. Keempat, adalah validasi yang berkaitan dengan persyaratan rekaman. Pada beberapa kegiatan pendidikan akan sangat penting diketahui apa yang telah dilakukan dalam prosesnya, sehingga proses tersebut harus dilakukan proses perekaman. Rekaman tersebut itulah yang akan digunakan untuk melakukan proses perbaikan atau untuk mengajarkan dengan metode dan proses yang sama jika materinya sama. Kelima, adalah berkaitan terhadap validasi ulang, untuk memastikan bahwa proses yang akan dilakukan adalah tepat.7.5.3 Identifikasi dan Mampu TelusurDikarenakan proses pendidikan merupakan proses yang panjang dan meliputi berbagai rangkaian kegiatan yang kompleks, maka seringkali identifikasi dan mampu telusur terhadap berbagai proses pendidikan yang telah dilakukan sangat diperlukan. Identifikasi dan mampu telusur seharusnya menginformasikan hal-hal yang meliputi; 1) kurikulum, mata pelajaran/ bidang studi dan isi, 2) rekaman identifikasi peserta didik, 3) jadwal kelompok peserta didik, 4) buku teks/ catatan, 5) peralatan perpustakaan, dan 6) kontrak penelitian.Penyusunan dan pengembangan kurikulum harus dilakukan perekaman dalam proses pengerjaannya. Rekaman tersebut harus dijaga dan dirawat sehingga dapat diketahui dengan mudah bagaimana kurikulum yang digunakan dilembaga pendidikan tersebut dihasilkan. Dari rekaman tersebut akan diketahui bagaimana berbagai bidang studi dan materi yang akan diajarkan dikembangkan, siapa yang mengembangkan, asumsi-asumsi apa yang dipakai dalam proses pengembangan. Hal tersebut menjadi penting untuk diketahui ketika proses pengembangan berkelanjutan diperlukan. Selain itu rekaman tersebut akan dapat digunakan untuk melakukan berbagai analisis tentang perkembangan keilmuan PT dalam kaitannya dengan visi dan misi PT.Rekaman identifikasi peserta didik penting untuk dilakukan berkaitan dengan beberapa hal antara lain, kesesuaian persyaratan peserta didik dengan keilmuan yang diambil, kualifikasi-kualifikasi khusus yang dimiliki oleh peserta didik, dan beberapa catatan penting dari peserta didik yang akan dapat digunakan untuk menentukan berbagai desain pendidikan selanjutnya. Pada banyak hal di PT, rekaman tentang peserta didik ini seringkali diperlukan dalam jangka waktu yang panjang, bahkan setelah menjadi alumni.Jadwal kelompok/ kelas bagi peserta didik pada kegiatan di PT akan sangat penting untuk dilakukan penyimpanan dan perawatan dengan baik, utamanyaberkaitan dengan penyimpanan nilai dan berbagai kegiatan pembelajaran dan praktikum yang dilakukan.Buku teks/ catatan, penting untuk dilakukan penyimpanan berkaitan dengan pengembangan berbagai keilmuan yang dipelajari. Sama dengan kurikulum, pengembangan penggunaan buku teks harus dapat diketahui waktu per waktu sehingga pengembangan keilmuan dari suatu bidang studi juga dapat diketahui dengan baik.Berbagai jenis peralatan, utamanya peralatan perpustakaan juga memerlukan identifikasi mampu telusur yang baik. Bukan saja karena kepentingan akademik dan pelayanan, tetapi juga dikarenakan berbagai jenis peralatan tersebut adalah milik organisasi, sehingga harus selalu siap untuk ditunjukkan jika sewaku-waktu diperlukan.Terakhir yang dipersyaratkan oleh organisasi yang menerapkan SMM berkaitan dengan mampu telusur ini adalah berkaitan dengan kontrak penelitian. Sebagaimana diketahui bahwa dilembaga pendidikan, khususnya PT, terdapat 3 hal penting yang biasa disebut dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Pendidikan dan pengajaran, memerlukan berbagai syarat mampu telusur sebagaimana telah dijelaskan di atas, penelitian juga membutuhkan penyimpanan dan perawatan, sehingga berbagai hasil penelitian masih tetap dapat digunakan dan dipelajari perkembangannya. Hasil penelitian merupakan suatu data atau informasi yang dapat digunakan sebagai pijakan untuk penelitian berikutnya. Demikian juga rekaman kegiatan pengabdian masyarakat, juga harus dilakukan proses penyimpanan dan perawatan untuk mengetahui dampak yang ditimbulkan dari kegiatan pengabdian masyarakat dan kesesuaian dengan proses yang dilakukannya.7.5.4 Property PelangganSebagaimana telah diketahui bahwa proses pendidikan seringkali merupakan proses yang panjang. Dalam proses yang panjang tersebut seringkali akan membutuhkan berbagai kegiatan yang memerlukan penyimpanan barang milik peserta didik. Barang milik palanggan, khususnya peserta didik tersebut dapat meliputi banyak hal yang terdiri dari; item-item, buku teks, buku kerja, studi kasus, penyediaan pendidikan khusus, komputer, software, pasokan seni, atau fasilitas pasokan dari perusahaan yang membeli pembelajaran untuk para pekerjanya.Dalam kasus di PT barang milik pelanggan tersebut dapat berupa data mahasiswa di komputer, ijazah dan transkrip mahasiswa, skripsi mahasiswa dan beberapa karya akademik dan seni dari mahasiswa. Pada beberapa hal property pelanggan di PT akan disimpan seumur hidup, karena sekali seseorang pernah menempuh pendidikan di suatu lembaga maka rekaman tentang pendidikan orang tersebut selama dilembaga pendidikan tersebut harus selalu tersedia dan dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan dalam waktu yang lama, bahkan seumur hidup. Beberapa jenis property pelanggan dapat dilihat pada B.3.

GUIDELINES IWA-2 (8)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

RABU, 29 DESEMBER 2010 10:12

7.5.5 PreservasiOrganisasi pendidikan khususnya PT harus menyediakan teknik perawatan dan penyimpanan yang tepat khususnya berkaitan dengan silabus, kurikulum, bahan elektronik atau cetak. Kurikulum dan silabus sangat penting untuk dilakukan perawatan agar supaya kemajuan atau kemunduran pendidikan yang akan terjadi di lembaga pendidikan tersebut dalam skup mikro atau dalam lingkup negara dalam skup makro dapat diketahui dan diidentifikasi.Perawatan juga diperlukan terhadap berbagai peralatan laboratorium dan berbagai perawatan kantor lainnya. Ketepatan dalam perawatan dokumen dan peralatan ini, selain memberikan kemudahan dalam berbagai akses data dan analisa data, juga akan dapat digunakan sebagai upaya untuk melakukan efisiensi dalam penggunaan peralatan dan bahan. Dalam melakukan proses perawatan kemungkinan juga akan dibutuhkan orang dengan kompetensi khusus. Oleh karena itu organisasi pendidikan harus menetapkan orang dengan kompetensi yang sesuai untuk melakukan perawatan pada bidang-bidang tertentu.Pada lembaga pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan dengan sistem menginap/ berasrama/ pondok, maka peserta didik harus diberikan layanan-layanan yang berkaitan dengan kesehatan, konseling, keamanan personal, dan layanan makan di asrama atau pondok.7.6 Pengendalian Sarana Pemantauan dan PengukuranSarana pemantauan dan pengukuran merupakan satu hal penting yang harus tetap memiliki ketepatan dalam penggunaannya. Lembaga pendidikan, termasuk PT harus selalu mengupayakan agar supaya pengukuran pembelajaran memiliki validitas yang tinggi. Jika PT menemukan bahwa alat ukur yang digunakan dalam proses pengujian suatu mata kuliah tidak memiliki validitas yang bisa dipertanggung jawabkan, maka proses monitoring dan pengukuran pembelajaran harus dilakukan perekaman terhadap tindak perbaikan terhadap ketidak validan tersebut. Lihat 8.3Pengukuran pembelajaran harus mengarah kepada ketercapaian kompetensi yang telah direncanakan dalam kurikulum dan spesifikasi keilmuan yang dipelajari. Proses pengukuran terhadap peserta didik harus meliputi kemampuan unjuk kerja yang diperlukan dalam suatu rumpun ilmu. Proses pengukuran harus dilakukan dengan menggunakan berbagai instrumen dan metode pengukuran yang sesuai. Dalam diunia pendidikan, kompetensi yang akan diukur pada dasarnya meliputi pada tiga hal yaitu berkaitan dengan kognitif (logika keilmuan), psikomotor (keterampilan dalam mengerjakan pekerjaan), dan afektif (nilai-nilai dan sikap yang diperlukan dalam menangani pekerjaan tertentu). Dalam menangani suatu pekerjaan seringkali ketiga bagian dari kompetensi tersebut tidak akan terpisah satu dengan lainnya, namun masih saling terhubung antara kognitif, afektif dan psikomotor. Namun demikian dalam proses pengujian, masing-masing bagian harus dilakukan proses pengujian baik secara terpisah maupun secara bersama-sama. Untuk menguji kognitif, afektif dan psikomotor diperlukan metode dan instrumen yang berbeda.8.Pengukuran, Analisis dan Pengembangan dalam Organisasi Pendidikan8.1 Panduan UmumUntuk dapat melaksanakan berbagai pengembangan dalam organisasi pendidikan, termasuk PT diperlukan upaya monitoring dan pengukuran terlebih dahulu. Hasil monitoring dan pengukuran akan memberikan informasi terhadap keadaan yang ada di organisasi pada saat ini. Analisis dilakukan terhadap hasil monitoring dan pengukuran tersebut untuk mengetahui berbagai makna yang ada atas berbagai data dan fakta yang terjadi pada saat ini. Dengan demikian proses pengembangan dilakukan dengan mendasarkan berbagai hasil analisis terhadap fakta dan data yang ada di organisasi.8.2 Monitoring dan Pengukuran8.2.1 Kepuasan Pelanggan (peserta didik)Organisasi pendidikan, khususnya PT harus menetapkan tingkat persepsi kepuasan peserta didik terhadap berbagai layanan yang diberikannya. Hasil pengukuran kepuasan terhadap peserta didik tersebut dilakukan analisis untuk mengetahu tren yang berkembang dari periode ke periode. Perkembangan tren tersebut harus dilakukan analisis untuk mengetahui pertumbuhan persepsi kepuasan peserta didik.Pengukuran kepuasan peserta didik dapat dilakukan dengan berbagai instrumen. Hasil-hasil pengukuran dengan berbagai instrumen tersebut dapat dibandingkan antara satu dengan lainnya untuk mengetahui lebih tepat terhadap tingkat persepsi kepuasan peserta didik.Hasil dari pengukuran kepuasan terhadap peserta didik tersebut dapat digunakan sebagai dasar bagi manajemen PT untuk mendiskusikan dengan peserta didik faktor-faktor yang menjadi kepuasan dan ketidakpuasan berkaitan dengan pelayanan pendidikan di PT.8.2.2 Audit InternalOrganisasi pendidikan harus melakukan proses audit internal terhadap organisasinya, utamanya digunakan untuk mengetahui unjuk kerja dari sistem manajemen mutu dan unjuk kerja dari proses pendidikan. Proses audit internal harus dipastikan menggunakan metode yang handal terhadap bidang yang akan dilakukan audit dalam berbagai layanan di PT, baik yang berkaitan dengan kegiatan akademik maupun yang berkaitan dengan kegiatan administratif. Umpan balik dari hasil audit harus digunakan sebagai pijakan untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan tindakan korektif dan tindakan preventif. Rekaman hasil audit harus dijaga. Lihat B.38.2.3 Monitoring dan Pengukuran ProsesOrganisasi pendidikan harus melakukan monitoring dan pengukuran terhadap unjuk kerja dan efektifitas proses yang digunakan untuk memenej dan menyelenggarakan layanan pendidikan. Proses pengukuran harus dilakukan pada saat yang tepat baik itu pada proses inti maupun pada proses pendukung. Pengukuran proses pembelajaran di PT misalnya akan sangat tepat jika dilaksanakan pada 1 sampai 2 bulan setelah dilaksanakannya perkuliahan, sehingga diketahui betul berbagai kemampuan dan kehandalan dosen dalam proses pembelajaran, kekurangan-kekurangan sumber daya dalam pembelajaran, dan suasana-suasana yang dibutuhkan dalam proses pembelajaran. Proses registrasi dan perwalian misalnya juga harus dilakukan pengukuran pada saat pelaksanaan proses registrasi dan perwalian. Dengan demikian kehandalan sistem pada kegiatan tersebut dapat diketahui secara tepat.Berbagai metode pengukuran yang digunakan dalam berbagai proses pendidikan yang sangat beragam tersebut, tentu saja akan membutuhkan berbagai metode yang berbeda. Metode yang digunakan dalam berbagai proses pengukuran tersebut hendaknya disimpan. Lihat B.1 dan B.3.

GUIDELINES IWA-2 (9)

WRITTEN BY LPMP FORUM

THURSDAY, 13 JANUARY 2011 09:34

8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Layanan PendidikanOrganisasi pendidikan harus menetapkan proses monitoring dan pengukuran terhadap layanan pendidikan yang direncanakan mulai dari realisasi awal sampai dihasilkannya produk akhir. Pengukuran tersebut diarahkan untuk melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan berbagai layanan pendidikan tersebut dan kesesuaiannya dengan statuta, persyaratan perundangan, dan persyaratan akreditasi yang dianut.Lembaga pendidikan, termasuk pada tingkat PT memiliki tingkat keberagaman yang sangat tinggi sesuai dengan karakteristik keilmuannya. PT pada fakultas yang mengajarkan filsafat akan sangat berbeda sekali dengan PT yang mengajarkan ilmu maritim atau kelautan. Pada beberapa jenis PT tertentu, peralatan evaluasi khusus, seperti pengukuran tes, ujian, atau demonstrasi unjuk kerja seharusnya diukur untuk mengetahui tingkat kesesuaiannya dengan kurikulum pada PT tersebut. Penilaian juga harus meliputi unjuk kerja dari penyelenggara pendidikan, sehingga dapat diketahui efektifitas dan efisiensi pada masing-masing penyelenggara layanan pendidikan. Pada PT yang seringkali memiliki sub sistem-sub sistem penyelenggara layanan pendidikan, penilaian pada sub sistem-sub sistem tersebut akan sangat membantu dalam upaya untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem secara keseluruhan. Itulah sebabnya hasil monitoring dan pengukuran tersebut harus direkam dan disimpan. Analisis terhadap rekaman hasil monitoring dan pengukuran tersebut dapat digunakan untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan proses pembelajaran. Lihat B.38.3 Pengendalian Produk Tidak SesuaiOrganisasi pendidikan, khususnya PT harus mendokumentasikan secara jelas definisi dari produk tidak sesuai, sesuai dengan statuta, persyaratan perundangan, visi dan misi organisasi, dan kurikulum. Adanya definisi yang jelas tentang produk tidak sesuai ini akan memberikan batasan yang jelas tentang produk akhir atau layanan pendidikan yang tidak boleh terjadi atau tidak boleh ada. Orang yang berhak atau memiliki otoritas untuk menyatakan produk tidak sesuai harus dinyatakan dengan jelas, termasuk juga persyaratan kompetensi yang diperlukan jika dibutuhkan.Tindakan koreksi terhadap produk tidak sesuai harus dilakukan, jika produk tidak sesuai tersebut berkaitan dengan peserta didik, maka upaya yang dilakukan harus berkaitan dengan upaya untuk menjaga agar peserta didik tidak tertinggal studi. Rekaman harus dijaga terhadap ketidak sesuaian dan tindakan perbaikan yang dilaksanakan. Lihat B.3.8.4 Analisa DataAnalisa data merupakan hal penting yang harus dilakukan setelah dilakukannya proses monitoring, pengukuran dan penilaian. Analisa data digunakan untuk mengetahui berbagai makna yang ada dari serangkaian data dan fakta yang ditemukan dari hasil pengukuran. Agar makna yang dihasilkan tepat maka proses analisa data yang dilakukan harus dipastikan menggunakan metode yang tepat.Informasi yang dihasilkan dari proses analisa data digunakan untuk berbabagi proses pengembangan berkelanjutan maupun untuk proses tindak perbaikan dan pencegahan sebagaimana dalam klausul 8.5.2 dan 8.5.3. Analisa data yang menggunakan statistik seyogyanya digunakan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik juga diperlukan untuk melakukan analisa terhadap indikator unjuk kerja, tingkat drop-out, tingkat pencapaian, kepuasan peserta didik, dan tren dari berbagai hasil pengukuran. Hasil analisis ini akan membantu menjamin penyelenggaraan proses manajemen yang efektif dalam sistem manajemen mutu.Pengukuran dan evaluasi harus dilakukan secara berkelanjutan dan langsung pada proses pembelajaran. Efektifitas SMM seringkali tidak selalu diketahui selama penerapan proses pembelajaran dalam rangka meningkatkan keterampilan dan ilmu pengetahuan. Itulah sebabnya, organisasi pendidikan haru melakukan analisa data dari berbagai sumber untuk dibandingkan dengan unjuk kerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan agar supaya dapat diidentifikasi area-area yang perlu untuk dikebangkan. Lihat B.4 dan ISO 9001:2008, 8.48.5 PengembanganProses pengembangan merupakan proses perubahan untuk menjaga agar organisasi tidak ditingalkan stakeholdernya. Atau dengan kata lain pengembangan harus selalu dilakukan untuk selalu menjaga kelangsungan hidup organisasi pendidikan.8.5.1 Pengembangan BerkelanjutanOrganisasi pendidikan harus mengembangkan secara terus menerus efektifitas sistem manajemen mutu dan proses pendidikan dengan mendorong personel untuk melakukan identifikasi dan menetapkan proyek pengembangan di wilayah mereka yang potensial untuk dikembangkan. Metode yang digunakan untuk mengidentifikasi pengembangan yang potensial didasarkan pada analisa mutu dan metode statistik. Lihat B.4. Proses pengembangan seharusnya juga termasuk mempertimbangkan data-data tindakan yang diambil dari komplain stakeholders, saran dan komentar-komentar peserta didik dan pihak lain yang berkepentingan. Lihat B.38.5.2 Tindakan PerbaikanTindakan perbaikan merupakan tindakan yang harus diambil setelah diketemukannya masalah, dan tindakan tersebut memiliki tujuan untuk menghilangkan masaah yang timbul tersebut. Organisasi pendidikan haru menetapkan prosedur terdokumentasi untuk mengatasi berbagai masalah tersebut. Tindakan perbaikan yang diidentifikasi adalah mendasarkan pada analisa penyebab ketidak sesuaian dan kesempatan pengembangan yang timbul.Tindak pencegahan harus diarahkan untuk mengurangi ketidaksesuaian yang terjadi, baik itu ketidak sesuaian proses, sasaran maupun produk pada unjuk kerja sistem manajemen mutu dan layanan pendidikan. Lihat B1 dan B2. Tindak pencegahan harus dilakukan perekaman. Lihat B.3.8.5.3 Tindak PencegahanTindakan pencegahan merupakan tindakan yang diambil untuk mencegah timbulnya suatu masalah muncul. Diketahuinya akan munculnya suatu masalah tersebut didasarkan pada kegiatan analisis dari data hasil monitoring dan pengukuran. Berkaitan dengan tindak pencegahan ini, organisasi pendidikan harus menetapkan prosedur terdokumentasi. Tindak pencegahan dalam bentuk yang berat dan kompleks dimungkinkan untuk dilaksanakan perencanaanya lintas fakultas/ unit/ bagian, sehingga kepentingan berbagai pihak dapat dilakukan koordinasi. Selain itu dimungkinkan juga bahwa tindak pencegahan membutuhkan wewenang dari pimpinan puncak.