giÁo trÌnh ĐÀo tẠo

GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠO

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)


I. Thành phần của bảng

Tên bảng (Table Name) Cột hay trường (Field) Dòng hay mẫu tin (Record) Khóa chính (Primary Key) : là tập hợp của một hay

nhiều cột, dùng để phân biệt giữa các dòng khác nhau trong cùng một bảng. Khóa chính phải là duy nhất, không được phép trùng và không được phép rỗng.

Khóa ngoại (Foreign Key) : là tập hợp của 1 hay nhiều cột, các cột này phải là khóa chính của một bảng khác

Khái niệm: là thành phần cơ sở, dùng để lưu trữ dữ liệu của một ứng dụng, do đó phải được tạo ra đầu tiên trong cơ sở dữ liệu


II. Các bước thiết kế bảng

1. Tạo mới một bảng Chọn đối tượng Tables trên cửa sổ Database. Click nút lệnh New Design View Click OK,

hoặc Double Click vào Create table in Design view. Ghi các thông tin cho mỗi cột trên một dòng của

màn hình thiết kế: Tên trường (Field Name). Kiểu dữ liệu (Data Type). Mô tả về trường (Description).


II. Các bước thiết kế bảng2. Tạo khóa chính cho bảng

Chọn thông tin của khoá chính. Chọn Menu Edit Primary Key, hoặc Click vào

biểu tượng (Primary Key) trên thanh Table Design.

3. Lưu lại bảng Chọn Menu File Save, hoặc Click biểu tượng

(Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S sẽ xuất hiện hộp thoại cho ta cho ta gõ tên bảng vào.

Click OK.

4. Đóng bảng Chọn Menu File Close.



5. Ví dụ Tạo bảng DSHOCVIEN (viết tắt của danh sách học

viên) của CSDL tên QLHV.MDB Chọn đối tượng Tables trên cửa sổ Database.



5. Ví dụ Click nút lệnh New Design View Click OK, hoặc

Double Click vào Create table in the Design view. Ghi các thông tin cho mỗi cột trên một dòng của màn

hình thiết kế bảng: Tên cột (Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), mô tả về cột (Description).



5. Ví dụ Tạo khoá chính cho bảng

Chọn dòng MAHV làm khóa chính. Chọn Menu Edit Primary Key, hoặc Click vào

biểu tượng (Primary Key) trên thanh Table Design.



5. Ví dụ Lưu cấu trúc của bảng với tên là DSHOCVIEN

Chọn Menu File Save, hoặc Click biểu tượng (Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Gõ chữ DSHOCVIEN vào mục Table Name của hộp thoại Save As.

Click OK.


III. Thuộc tính của trường (Field Properties)1. Tên trường (Field Name)

Tên cột dài tối đa 64 ký tự, nên đặt ngắn gọn, gợi nhớ, không có khoảng trắng và không có dấu tiếng Việt.

2. Kiểu dữ liệu (Data Type)

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Kích thước lưu trữ

Text Kiểu chuỗi 255 ký tự

Memo Kiểu chuỗi 65,535 ký tự

Number Kiểu số. 1, 2, 4, 8 hoặc 16 Bytes

Date/Time Kiểu ngày giờ. 8 Bytes

Currency Kiểu tiền tệ. 8 Bytes

AutoNumber Kiểu số tự động tăng. 4 hoặc 16 Bytes

Yes/No Kiểu Logic. 1 Bit

OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng. 1 GB


III. Thuộc tính của trường (Field Properties)

3. Độ lớn cột (Field Size)

1. Về số

Tên Ý nghĩa Kích thướclưu trữ

Miền giá trị

Byte Số nguyên dương

1 Byte 0 đến 255

Integer Số nguyên 2 Bytes -32,768 đến 32,767

Long Số nguyên 4 Bytes -2,147,483,648 đến 2,147,483,647

Single Số thực 4 Bytes Âm:

-3.402823E38 đến -1.401298E-45

Dương:

1.401298E-45 đến 3.402823E38




1. Về số

Tên Ý nghĩa Kích thướclưu trữ

Miền giá trị

Double Số thực 8 Bytes Âm: -1.79769313486231E308

đến - 4.94065645841247E-324

Dương:

4.94065645841247E-324

đến

1.79769313486232E308




2. Về chuỗi Text (255). Memo (65,535).

4. Định dạng (Format)

1. Dữ liệu kiểu ngày giờ (Date/Time) Chọn trong hộp danh sách hoặc tự định dạng trong

khung Format.

Nhập kiểu định dạng




2. Dữ liệu kiểu số (Number)Với dữ liệu kiểu số, ta có thể chọn một trong các dạng được cung cấp sẵn từ cửa sổ Format.

Ký tự Ý nghĩa

. (dấu chấm) Dấu chấm thập phân

, (dấu phẩy) Dấu phẩy cách ngàn

0 Ký tự từ 0 đến 9

# Ký số hoặc khoảng trắng

$ Dấu tiền tệ

“Chuỗi văn bản” Chuỗi văn bản




3. Dữ liệu kiểu lý luận (Yes/No) Access cung cấp sẵn một số định dạng sau:

Yes/No Đúng/Sai

True/False Đúng/Sai

On/Off Bật/Tắt




3. Dữ liệu kiểu lý luận (Yes/No) Tự định dạng cho cửa sổ Format với các ký tự sau:

Chuỗi định dạng Ý nghĩa

True False

;”Có”;”Không” Có Không

;”Đúng”;”Sai” Đúng Sai

;”Nam”;”” Nam




4. Số chữ số thập phân (Decimal Places)Số chữ số thập phân chỉ có cho dữ liệu là số thực.

5. Mặt nạ nhập liệu (Input Mask)Dùng để bắt buộc người dùng nhập dữ liệu vào cột theo một định dạng nhất định nào đó.

Ký tự Cho phép nhập

0 Số từ 0 đến 9, không nhập dấu, không có khoảng trắng.

9 Số từ 0 đến 9, không nhập dấu, có khoảng trắng.

# Số từ 0 đến 9, có nhập dấu, có khoảng trắng.

L Ký tự từ A đến Z, bắt buộc nhập.

? Ký tự từ A đến Z, không bắt buộc nhập.




5. Mặt nạ nhập liệu (Input Mask)

Ký tự Cho phép nhập

A Ký tự và ký số, bắt buộc nhập.

a Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập.

> Đổi dữ liệu chuỗi sang chữ in.

< Đổi dữ liệu chuỗi sang chữ thường.

\ Ký tự theo sau là hằng.

& Vị trí bắt buộc nhập ký tự bất kỳ

! Canh phải dữ liệu




6. Tiêu đề cột (Caption)Xuất hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu Datasheet, tạo Forms, Reports, … (có thể dùng tiếng Việt). Nếu không ghi thì sẽ lấy tên cột làm tiêu đề.

7. Giá trị mặc định (Default Value) Giá trị mặc định là giá trị ban đầu được tự động

đưa vào cộttrường khi ta nhập dữ liệu. Ví dụ: Ngày lập hoá đơn Date().




8. Qui tắc hợp lệ (Validation Rule) Qui tắc kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu khi ta nhập

vào cho bảng. Ví dụ: Chuỗi nhập vào phải bắt đầu bằng ký tự

"A": Like "A???" hay Like "A*".

9. Thông báo lỗi (Validation Text)Câu thông báo khi có dữ liệu sai với qui tắc dữ liệu đã qui định.




10.Trường (Field) bắt buộc (Required)Có yêu cầu bắt buộc phải có dữ liệu nhập vào trong cột hay có thể để trống.

11.Độ dài dữ liệu là 0 (Allow Zero Length) Đối với những vùng có kiểu dữ liệu văn bản, khi ta

không nhập giá trị, Access lưu giá trị Null vào vùng này. Trong trường hợp ta cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Allow Zero Length (và cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Required), Access tự động tạo một chuỗi có chiều dài là 0 cho vùng có thuộc tính này khi ta nhấn Spacebar hoặc 1 chuỗi giá trị “” (dấu nháy đôi).

Thuộc tính Allow Zero Length có giá trị là Yes hoặc No. Giá trị mặc định là No.




12.Sắp xếp chỉ mục (Indexed) Muốn tạo chỉ mục cho Field đó hay không. Field

này cực kỳ quan trọng, nếu dữ liệu có số mẫu tin lớn và Field này dùng để truy tìm thông tin thì phải tạo chỉ mục cho nó, như vậy chương trình sẽ chạy nhanh hơn rất nhiều lần.

Chỉ mục này có 3 giá trị: No, Yes (Duplicates OK), Yes (No Duplicates).


IV. Sửa đổi cấu trúc bảngMở bảng ở chế độ thiết kế (Design). Chọn một hoặc nhiều dòng khai báo cột: Click hoặc Drag

vào ô đầu tiên bên trái của dòng khai báo cột.

Chèn dòng khai báo cột trống:

• Chọn vị trí cần chèn.

• Chọn Menu Insert Rows, hoặc Click phải chọn Insert Rows.

Xóa dòng khai báo cột:

• Chọn các dòng khai báo cột cần xóa.

• Chọn Menu Edit Delete Rows, hoặc Click phải chọn Delete Rows, hoặc nhấn phím Delete.


IV. Sửa đổi cấu trúc bảngMở bảng ở chế độ thiết kế (Design). Phục hồi dòng khai báo cột vừa xoá:

Chọn Menu Edit Undo Property Setting, hoặc Click vào biểu tượng (Undo) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.

Sao chép dòng khai báo cột: • Chọn dòng khai báo cột cần sao chép. • Chọn Menu Edit Copy, hoặc Click vào biểu tượng

(Copy) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

• Chọn vị trí dòng khai báo cột mới.• Chọn Menu Edit Paste, hoặc Click vào biểu tượng

(Paste) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.


IV. Sửa đổi cấu trúc bảngMở bảng ở chế độ thiết kế (Design). Thay đổi vị trí các dòng khai báo cột:

• Chọn các dòng khai báo cột cần thay đổi.

• Drag đến vị trí mới.

Lưu những thay đổi:

• Chọn Menu File Save, hoặc Click biểu tượng (Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

• Click OK.

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)V. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

1. Các quan hệ Quan hệ 1 – 1 (One to One)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)V. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

1. Các quan hệ Quan hệ 1 – nhiều (One to Many)


V. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

2. Các bước tạo quan hệ

Thiết kế xong các bảng cần thiết. Chọn Menu Tools Relationships, hoặc Click vào

biểu tượng (Relationships) trên thanh Database. Xuất hiện hộp thoại Show Table chọn Tab Table

chọn tên bảng (Table) cần tạo quan hệ Click Add.

Click Close. Drag tên trường (khoá chính) của bảng một đến tên

trường của bảng thứ hai (khóa ngoại).



2. Các bước tạo quan hệ Trong cửa sổ Edit Relationships, xác định kiểu quan hệ:

• Chọn Enforce Referential Integrity: Xác định các ảnh hưởng của sự ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.

• Chọn Cascade Update Related Fields: Giá trị của bên "một" thay đổi thì sẽ tự động thay đổi các giá trị bên nhánh "nhiều" theo.

• Chọn Cascade Delete Related Records: Giá trị của bên "một" bị xoá thì sẽ tự động xóa các giá trị bên "nhiều" theo.

Lưu ý: Khi xây dựng các CSDL, ta không nên nhập dữ liệu ngay

sau khi thiết kế mà phải thiết lập quan hệ trước.



2. Các bước tạo quan hệ Ví dụ: Tạo quan hệ cho CSDL cơ sở dữ liệu QLSV.MDB

• Bảng DMKETQUA (danh mục kết quả) gồm các trường (Field): MASINHVIEN, MAMONHOC, DIEM.

• Bảng DMKHOA (danh mục khoa) gồm có các trường (Field): MAKHOA, TENKHOA.

• Bảng DMMONHOC (danh mục môn học) gồm có các trường (Field): MAMONHOC, TENMONHOC, SOTIET.

• Bảng DMSINHVIEN (danh mục sinh viên) gồm có các cột (Field): MASINHVIEN, HOSINHVIEN, TENSINHVIEN, PHAI, NGAYSINH, NOISINH, DIACHI, QUAN, MAKHOA, HOCBONG, HINH, LYLICH.



2. Các bước tạo quan hệ

Ví dụ: Tạo quan hệ cho CSDL cơ sở dữ liệu QLSV.MDB


VI. Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

1. Định dạng Font Đảm bảo Table đang ở chế độ Datasheet View. Chọn Menu Format Font, xác định chữ cho dữ liệu. Click OK.

2. Hiện/ẩn các đường kẻ ô (Gridline) Chọn Menu Format Datasheet. Chọn/bỏ chọn mục Horizontal trong khung Gridlines

Shown để bật/tắt đường kẻ ngang. Chọn/bỏ chọn mục Vertical trong khung Gridlines

Shown để bật/tắt đường kẻ dọc. Click OK.



3. Ẩn/hiện các cột Ẩn cột:

• Chọn cột cần thiết.

• Chọn Menu Format Hide Columns. Hiện các cột bị ẩn:

• Chọn Menu Format Unhide Columns.

• Chọn các cột muốn hiện.

• Click Close.



4. Thay đổi vị trí các cột Chọn cột cần thay đổi. Nhấn và giữ chuột kéo sang vị trí khác.

5. Cố định cột khi cuộn màn hình Chọn cột muốn cố định. Chọn Menu Format Freeze Columns.


VII.Thao tác dữ liệu trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

1. Sắp xếp dữ liệu (Sort) Chọn cột cần sắp xếp dữ liệu. Chọn Menu Records Sort Sort Ascending (sắp

xếp dữ liệu tăng dần) hoặc chọn Sort Descending (sắp xếp dữ liệu giảm dần).

2. Tìm kiếm và thay thế Chọn Menu Edit Replace. Nhập thông tin cần tìm vào hộp Find What. Nhập thông tin muốn thay thế vào hộp Replace With. Nếu muốn thay thế tất cả chọn nút Replace All.



3. Lọc dữ liệu (Filter) Chọn Menu Records Filter.

• Chọn Filter By Form (lọc theo mẫu): Điều kiện lọc (=, And, Or).

• Chọn Filter By Selection: Lọc theo thông tin chung của dòng đang chọn.

• Chọn Filter Excluding Selection: Lọc thông tin khác với thông tin chung của dòng đang chọn.

• Chọn Advanced Filter/Sort (lọc theo cách khác): Nhập điều kiện vào các cột Criteria, Or… Cách này được dùng phổ biến.

Thực hiện lọc: Chọn Menu Records Apply Filter/Sort. Xóa chế độ lọc: Chọn Menu Records Remove

Filter/Sort.



4. Xóa cột Chọn cột cần xóa. Chọn Menu Edit Delete Column, chọn Yes.

5. Xóa mẫu tin Chọn mẫu tin cần xoá. Chọn Menu Edit Delete Record, chọn Yes.



6. Chèn cột Đánh dấu chọn cột chèn. Chọn Menu Insert Column.

7. Đổi tên cột Chọn cột muốn đổi tên. Chọn Menu Format Rename Column. Nhập tên mới vào, nhấn phím Enter.


VIII.Xuất, nhập, liên kết các thành phần

1. Nhập dữ liệu (Import) Chọn Menu File Get External Data Import. Chọn tập tin cần đưa vào. Click Import.

2. Kết xuất dữ liệu (Export) Chọn đối tượng muốn kết xuất. Chọn Menu File Export. Chọn tập tin muốn kết xuất, Click Export. Click OK.


VIII.Xuất, nhập, liên kết các thành phần

3. Liên kết (Link) với một bảng của CSDL Access khác Chọn Menu File Get External Data Link Tables. Chọn tập tin có chứa Table muốn Link, Click Link. Chọn Table muốn Link, Click OK.


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

1. Đối tượng nào sau đây để lưu trữ dữ liệu:a. FORM

b. TABLE

c. QUERY

d. REPORT


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

2. Khi nhập dữ liệu cho 1 Table thì Field được gọi là khóa chính (Primary Key).a. Cho phép để trống

b. Bắt buộc phải nhập

c. Cho phép trùng giữa các Record trong cùng bảng đó

d. Chỉ cho phép kiểu Text


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

3. Trong cửa sổ Design View của 1 Table, muốn 1 trường (Field) phải được nhập (không để trống) ta sử dụng thuộc tính nào sau đây:a. Thuộc tính Required

b. Thuộc tính Validation Rule

c. Thuộc tính Validation Text

d. Thuộc tính Default Rule


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

4. Kiểu dữ liệu nào mà Access chấp nhận khi thiết kế 1 Table:a. Text

b. Number

c. Date/Time

d. Các câu trên đều đúng


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

5. Các kiểu quan hệ giữa 2 Table:a. 1 – nhiều

b. 1 – 1

c. Các câu trên đều đúng

d. Các câu trên đều sai


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

6. Trong cửa sổ Design View của 1 Table, muốn ghi 1 dòng thông báo lỗi cho 1 trường (Field) của Table ta điền thông báo nào vào:a. Thuộc tính Required

b. Thuộc tính Validation Rule

c. Thuộc tính Default Rule

d. Thuộc tính Validation Text


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

7. Trong cửa sổ Design View của 1 Table, ta muốn giá trị nhập vào sẽ được đổi ra chữ in: a. Thuộc tính Input Mask ta ghi >

b. Thuộc tính Format ta ghi >

c. Thuộc tính Format ta ghi <

d. Các câu trên đều sai


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

8. Kiểu dữ liệu nào mà Access chấp nhận khi thiết kế 1 Table: a. Memo

b. AutoNumber

c. Yes/No

d. Cả 3 câu trên đều đúng


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

9. Trong 1 Table nếu không có 1 trường nào trong bảng chứa thông tin duy nhất ta có thể: a. Chọn nhiều hơn 1 trường để tạo khoá chính.

b. Tạo thêm 1 trường kiểu AutoNumber làm khoá chính.

c. Để tự Access tạo thêm 1 trường làm khoá chính.

d. Các câu trên đều đúng.


IX. Tóm tắt

1. Câu hỏi

10.Khóa chính trong 1 Table dùng để phân biệt giữa Record này với Record khác trong a. Cùng 1 Table

b. Giữa Table này với Table khác

c. Giữa 2 Table có cùng mối quan hệ

d. Giữa 2 Table bất kỳ

giÁo trÌnh ĐÀo tẠo

Documents