Ghid Achizitii Ed II

Download Ghid Achizitii Ed II

Post on 23-Jul-2015

108 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>MINISTERUL FINANELOR PUBLICE UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN</p> <p>GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE Ediia a-II-a</p> <p>COLECTIV DE REDACTIE GHITA MARCEL Sef Serviciul pentru Strategie si Metodologie General NICOLAU CORNELIA Auditor superior AVIZAT SPRNCEAN MIHAI Director general UCAAPI Asteptam sugestiile dumneavoastra pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mfinante.ro sau cornelia.nicolau@mfinante.ro</p> <p>BUCURESTI 2009</p> <p>1</p> <p>INTRODUCERE</p> <p>Achiziiile ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin pentru auditorul intern, justificat n mare msur de ponderea acestora, de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le sunt ataate (achiziiile publice sunt activitile cele mai vulnerabile corupiei). Ghidul de audit intern privind achiziiile publice reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrui pas, ntr-o maniera didactic. Ghidul constituie un model care poate fi utilizat de entitile din sectorul public i care poate fi dezvoltat funcie de situaiile concrete ntlnite de auditori n practic. Elaborarea ghidului de audit intern privind achiziiile publice are la baza prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, referitoare la dezvoltarea i implementarea unor proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale. In conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMF nr. 38/2003, misiunea de audit intern are drept scop evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii, urmrind transparena i conformitatea cu cadrul normativ. Elaborarea ghidului privind auditul achiziiilor publice cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. - In etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevzute de Normele generale i s-au adus clarificri, in special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire al riscurilor n mari, medii i mici, clasarea i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii pe baza creia se va concentra munca pe teren i a Programului preliminar. - In etapa de intervenie la faa locului s-au elaborat teste, prin utilizarea diferitelor tehnici de eantionare, teste de verificare, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care s-au constituit n probe de audit i au stat la baza ntocmirii FIAPurilor i FCRI- urilor. - In etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit structurarea acestuia pe Tematica n detaliu obinut n procedura de Analiza riscurilor i transferarea FIAPurilor i FCRI- urilor ntr-o maniera standardizat pentru a putea fi utilizat de factorii de management. - In etapa de urmrire a recomandrilor n afara documentelor standardizate sunt propuse unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern.</p> <p>2</p> <p>Obiectivele Ghidului practic de audit intern privind achiziiile publice de produse, lucrri si servicii corespund asigurrii c: 1. n adoptarea oricrei decizii s-au avut n vedere principiile general acceptate n Uniunea Europeana n acest domeniu: principiul nediscriminrii, respectiv asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale astfel nct orice operator economic, indiferent de naionalitate, s aib dreptul de a participa la procedura de atribuire i, implicit, de a deveni, n condiiile legii, contractant; principiul tratamentului egal, respectiv stabilirea i aplicarea, n toate etapele procedurii de atribuire, a unor reguli, cerine i criterii, identice pentru toi operatorii economici, astfel nct toi participanii la procedura s beneficieze de anse egale de a deveni, n condiiile legii, contractant; principiul recunoaterii reciproce, respectiv acceptarea: - produselor, serviciilor, lucrrilor oferite in mod licit pe piaa Uniunii Europene, - diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, - specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional. principiul transparenei, respectiv aducerea la cunotina tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire; principiul proporionalitii, respectiv asigurarea corelaiei ntre necesitatea obiectiv a autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i cerinele formulate n contextul aplicrii procedurii de atribuire, principiul eficienei utilizrii fondurilor publice, respectiv aplicarea procedurii de atribuire astfel nct s se obin o maximizare a rezultatului urmrit i utilizarea unor criterii de atribuire care s reflecte n primul rnd avantajele de natura economica ale ofertelor prezentate; principiul asumrii rspunderii, respectiv determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se totodat asigurarea profesionalismului i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. 2. activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; 3. Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate; 4. exist exhaustivitatea nregistrrilor; 5. documentele sunt corect certificate i nregistrate; 6. cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; 7. funcionalitatea sistemului de control intern.</p> <p>3</p> <p>Fr a se limita la acestea, obiectivele misiunii de audit intern privind achiziiile publice sunt urmtoarele: A. Obiective generale iniiale 1. Organizarea activitii de achiziii publice 2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 3. Programul anual al achiziiilor publice 4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate</p> <p>B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice 5. 6. 7. 8. 9. Licitaie deschis Licitaie restrns Dialog competitiv Negociere Cererea de oferte</p> <p>10. Concursul de soluii</p> <p>C. Obiective generale finale 11. Atribuirea contractului de achiziie public 12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public</p> <p>4</p> <p>LIST ACTE NORMATIVE 1) Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 2) OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 3) OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, cu modificrile i completrile ulterioare; 4) HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; 5) Manual operaional pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, vol. I, elaborat de ANRMAP n 2009; 6) OMFP 2181/2007 7) OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i de dezvoltare a sistemelor de control managerial; 8) Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare. LIST ABREVIERI UTILIZATE 1) ANRMNAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice 2) BA Bcescu Ana, auditor superior; 3) CC Comnescu Cristian, auditor superior; 4) CNSC Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor; 5) FCRI Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor ; 6) FIAP Fia de Identificare i Analiz a Problemelor; 7) MFP Ministerul Finanelor Publice; 8) PA Petrescu Aurel, ef Serviciul Audit Intern; 9) RN Radu Nicolae, ef Serviciul Achiziii Publice; 10) SAI Serviciul Audit Intern; 11) SAP Serviciul Achiziii Publice; 12) SEAP Sistem Electronic de Achiziii Publice 13) UCVAP Unitatea pentru Coordonarea de Verificarea Achiziiilor Publice 14) UE Uniunea European.</p> <p>5</p> <p>Prezentarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice prevzute de OUG nr. 34/2006 Licitaie deschis - procedura la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. Licitaie restrns - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmnd ca numai candidaii selectai s aib dreptul de a depune oferta. Dialog competitiv - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final. Negociere - procedura prin care autoritatea contractanta deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muli dintre acetia. Negocierea poate fi: - cu publicare prealabil a unui anun de participare; - fr publicarea prealabil a unui anun de participare. Cerere de oferta - procedura simplificat prin care autoritatea contractant solicit oferte de la mai muli operatori economici. Autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur numai n cazul n care valoarea estimat, fr TVA, a contractelor de achiziii publice nu depesc anumite praguri valorice. Concurs de soluii - procedura prin care se achiziioneaz, n special n domeniul amenajrii teritoriului al proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii. Achiziia direct - Autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei estimat nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. (art. 19, OUG 34/2006). - reprezint o modalitate simpl de a cumpra produse, servicii sau lucrri a cror valoare, fr TVA, cumulat pe parcursul unui an, nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro vezi Manualul operaional ANRMAP - Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea achiziiei directe.</p> <p>6</p> <p>Not: n acest ghid sunt auditate numai modalitile tradiionale de atribuire a contractului de achiziie public (licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere, cerere de ofert i concurs de soluii). Procedurile de licitaie deschis i licitaie restrns reprezint regula de atribuire a oricrui contract de achiziie public, indiferent de valoarea estimat a acestuia. Celelalte reprezint excepii de la regula de atribuire a contractului de achiziie public i intr n responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante. Modalitile speciale de atribuire a contractului de achiziie public sunt: acordulcadru, sistemul de achiziie dinamic i licitaia electronic. Acordul-cadru reprezint nelegerea scris intervenit ntre una sau mai multe autoriti contractante i unul sau mai muli operatori economici, al crei scop este stabilirea elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public ce urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i, dup caz, cantitile avute n vedere. Acordul-cadru este ncheiat de regul, prin aplicarea procedurilor de licitaie deschis sau licitaie restrns. Sistemul de achiziie dinamic este procesul n ntregime electronic, limitat n timp i deschis pe ntreaga sa durat oricrui operator economic care ndeplinete criteriile de calificare i selecie i care a prezentat o ofert iniial conform cu cerinele caietului de sarcini. Sistemul dinamic se utilizeaz numai pentru produse de uz curent ale cror caracteristici sunt general disponibile pe pia (exemple: articole de papetrie, suporturi de date - dischete, CD, DVD - produse de uz gospodresc, baterii electrice i acumulatori, unelte de mn) Licitaia electronic este procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i /sau de a mbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate. ncepnd cu anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de aceasta n cursul anului respectiv. Pn n 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene vor trebui realizate prin aceste mijloace.</p> <p>7</p> <p>Etapele de derulare ale misiunii de audit intern Modul de desfurare a unei misiuni de audit intern si documentele elaborate pe parcursul acesteia sunt prezentate in urmtorul tabel: Fazele Activiti/ operaiuni Documente elaborate misiuniiElaborarea Ordinului de serviciu ntocmirea Declaraiei de independen Notificarea nceperii misiunii Colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare Analiza aspectelor pozitive i negative PREGTIREA MISIUNII Stabilirea eantionului pentru realizarea interveniei la faa locului i ntocmirea calendarului interveniei Elaborarea programului de audit edina de deschidere Notificarea interveniei la faa locului Colectarea dovezilor i utilizarea instrumentelor aplicabile INTERVENIA LA FAA LOCULUI Analiza si prelucrarea informaiilor colectate Revizuirea documentelor de lucru edina de nchidere Elaborarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice (proiect) Transmiterea proiectului Raportului de audit intern privind achiziiile publice Analiza observaiilor i punctelor de vedere ale structurii auditate Reuniunea de conciliere Finalizarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice Difuzarea Raportului de audit intern privind achiziiile publice Arhivarea raportului i documentelor misiunii Urmrirea stadiului implementrii recomandrilor Supervizarea misiunii Ordinul de serviciu Declaraia de independen Notificarea i anexa Teste modele Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile Situaia aspectelor negative semnificative identificate Calendarul preliminar al interveniei la faa locului Programul de audit Programul interveniei la faa locului Minuta edinei de deschidere Notificarea interveniei la faa locului Liste de verificare Chestionare Teste FIAP- uri FCRI- uri Rezumatul informativ Minuta edinei de nchidere Raport de audit public intern privind achiziiile publice (proiect) Adres de transmitere Raport de audit intern privind achiziiile publice (proiect actualizat) Minuta reuniunii de conciliere Raportul de audit intern privind achiziiile publice (forma finala) Nota de prezentare a raportului spre apro...</p>