Gestin de las Comunicaciones

Gestin de las Comunicaciones del ProyectoFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

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Objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de una buena comunicacin en los proyectos Explicar elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto, incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las comunicaciones y realizar un anlisis de las comunicaciones con los interesados Describir varios mtodos de distribucin de informacin del proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de comunicacin en un proyecto Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilizacin del correo electrnico y otras tecnologas de manera eficaz y el uso de plantillas Describir cmo el software es una ayuda en la gestin de las comunicaciones del proyecto

No en P2

Importancia de buenas comunicacionesLa falta de comunicacin, para muchos proyectos es la mayor amenaza Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus posiciones Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promocin para profesionales de TI

Procesos de la gestin de las comunicacionesPlanificar la Gestin de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de informacin de los interesados y los activos de la organizacinGestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la informacin segn el plan de gestin de las comunicaciones.Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de informacin de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medicin del avance y proyecciones

Plan de Gestin de las Comunicaciones - ContenidoRequerimientos de comunicaciones de los interesados Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la informacin Persona o grupos que recibirn la informacin Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que avanza y se desarrolla el proyectoGlosario de terminologa comn

Ejemplo de anlisis de comunicaciones con los interesados del proyectoInteresadosNombre del documentoFormato del documentoPersona de contactoFrecuenciaGerencia del clientes Reporte mensual de estadoCopia ImpresaTom SilvaPrimer da del mesEquipo de negocios del clienteReporte mensual de estadoCopia ImpresaJulie GrantPrimer da del mesEquipo tcnico del clienteReporte mensual de estadoEmailLi ChauPrimer da del mesGerencia InternaReporte mensual de estadoCopia ImpresaBob ThomsonPrimer da del mesEquipo tcnico y de negocios internoReporte mensual de estadoIntranetAngie LiuPrimer da del mesSubcontratista de capacitacinPlan de capacitacinCopia ImpresaJonathan KrausNoviembre 1, 2008Subcontratista de softwarePlan de implementacin de softwareEmailNajwa GatesJunio 1, 2008Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo

Planificar la Gestin de las Comunicaciones

4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones

10.2Gestionar las Comunicaciones

13.1Identificar a los Interesados

13.3Gestionar los compromisos de los Interesados

Gestin de Comunicaciones del ProyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosRegistro de interesadosEmpresa/Organizacin

Documentos del proyectoPlan de gestin de las comunicaciones

Plan Communications Management

4.2Develop Project Management Plan

10.1Plan Communications Management

10.2Manage Communications

13.1Identify stakeholders

13.3Manage Stakeholder Engagement

Project Communications ManagementOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject management planProject documents updatesStakeholder registerEnterprise/Organization

Project documentsCommunications management plan

Planificar la Gestin de las ComunicacionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del proyecto

EntradasPlan para la Direccin del ProyectoRegistro de InteresadosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la Organizacin

SalidasPlan de Gestin de las comunicacionesActualizaciones a los Documentos del Proyecto

Herramientas y tcnicasAnlisis de requisitos de comunicacionesTecnologa de comunicacionesModelos de comunicacinMtodos de comunicacinReuniones

Plan Communications Management

InputsProject management planStakeholder registerEnterprise environmental factorsOrganizational process assets

OutputsCommunications management planProject documents updates

Tools & TechniquesCommunication requirements analysisCommunication technologyCommunication modelsCommunication methodsMeetings

Distribuir la informacinOfrecer la informacin correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno y en un formato til es tan importante como el contenido de la informacinConsideraciones importantes: Utilizar la tecnologa para mejorar la distribucin de la informacin Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de informacin

Distribuir informacin de una manera eficaz y oportuna No esconder informacin crucial No tener miedo de reportar mala informacin La comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la luz pblica

Importancia de la comunicacin cara a caraInvestigaciones indican que en una interaccin cara a cara: 58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del cuerpo 35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se dicen las palabras 7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las palabras que se dicenPrestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien diceEl tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca de cmo l o ella realmente se siente

Fomentar ms interacciones cara a caraReuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos de TI Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante varios das de la semana

Ejemplo de tabla de eleccin de medioComo un buen medio se adapta a:Copia ImpresaLlama da telefnicaMensaje de vozEmailReuninSitio WebCompromiso de evaluacin323313Crear consensos323313Mediar en un conflicto323313Resolver malentendidos313323Abordar comportamiento negativo323213Expresar apoyo o aprecio122123Fomentar pensamientos creativos233133Hacer una afirmacin irnica322313Trasmitir un documento de referencia133331Reforzar la autoridad123312Suministrar registros permanentes133131Mantener la confidencialidad212313Transmitir informacin simple321123Hacer preguntas informales321133Hacer preguntas simples331133Dar instrucciones complejas333212Dirigir mucha gente233 o 1*231Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado* Depende de la funcionalidad del sistemaVer: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com

Entender necesidades de comunicacin grupales e individualesLas personas no son partes intercambiables No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*, Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes! * Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las necesidades de comunicacinLos introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblicoA las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a pasoA los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicacionesRara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitenteLa ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborablesBarreras idiomticasDiferentes normas culturales

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Preparar el escenario para dar malas noticiasQueridos pap y mam, o debera decir abuelo y abuela: S, estoy embarazada. No, no estoy casada an. Larry, mi novio, dej su trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dej la escuela secundaria. Larry se ve mucho ms joven que t, pap, aunque l es tres aos mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el beb. He encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparacin de autos 24 horas. Con un buen aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestar. Estoy muy feliz. Pens que ustedes tambin lo estaran. Con amor, Ashley

P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una psima calificacin en Qumica. Slo quera darles un poco de perspectiva.

Nmero de canales de informacinA medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta la complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de comunicacin o caminos a travs de los cuales las personas pueden comunicarse Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2Donde n es el nmero de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicacin4 Personas, 6 canales de comunicacin3 Personas, 3 canales de comunicacin

Sugerencias para mejorar las comunicacionesManejar efectivamente los conflictosDesarrollar mejores habilidades de comunicacinRealizar reuniones efectivasUsar email y otras tecnologas de forma eficienteUsar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Desarrollar mejores habilidades de comunicacinLas empresas y los programas formales para profesionales de TI a menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresin oral, escrita y para escucharA medida que las organizaciones se vuelven ms globales, se dan cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicacin con personas de diferentes pases y culturas Se requiere liderazgo para mejorar la comunicacin

Reuniones eficacesDeterminar si una reunin se puede evitar Definir el propsito y resultados esperados de la reuninDeterminar quin debe asistir a la reunin Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos antes la reuninEjecutar la reunin profesionalmente Construir relaciones

Gestionar las Comunicaciones

4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones

10.2Gestionar las Comunicaciones

10.3Controlar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del ProyectoFactores ambientales de la EmpresaActivos de procesos de la organizacinInformes sobre el desempeo del trabajoActivos de procesos de la organizacin actualizadosPlan de direccin del proyecto actualizadoEmpresa/Organizacin

Documentos del proyectoPlan de gestin de las comunicacionesDocumentos del proyecto actualizadosComunicaciones del proyecto

Manage Communications

4.2Develop Project Management Plan

4.4Monitor and Control Project Work

10.1Plan Communications Management

10.2Manage Communications

10.3Control Communications

Project Communications ManagementEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsWork performance reportsOrganizational process assets updatesProject management plan updatesEnterprise/Organization

Project documentsCommunications management planProject documents updatesProject communications

Gestionar las Comunicaciones

EntradasPlan de Gestin de ComunicacionesInformes de rendimiento del TrabajoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la Organizacin

SalidasComunicaciones del ProyectoActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y tcnicasTecnologa de ComunicacionesModelos de ComunicacinMtodos de ComunicacinSistemas de Gestin de InformacinInformes de Rendimiento

Manage Communications

InputsCommunications management planWork performance reportsEnterprise environmental factorsOrganizational process assets

OutputsProject communicationsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updates

Tools & TechniquesCommunication technologyCommunication modelsCommunication methodsInformation management systemsPerformance reporting

Informar el desempeoLos Informes de desempeo mantienen a los interesados informados sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especfico en el tiempo Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado perodo de tiempo Pronsticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la informacin del pasado y las tendencias

Utilizar email, mensajera instantnea y herramientas colaborativas de forma efectivaAsegurarse de que el correo electrnico, mensajera instantnea, y/o herramientas de colaboracin sean un medio apropiado para lo que usted quiere comunicar Asegurarse de enviar la informacin a las personas adecuadasUtilizar lneas de asunto significativas y limitar el contenido de los mensajes de correo electrnico a un tema principal, y ser lo ms claro y conciso posible Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y editar sus documentos de colaboracin

Usar plantillas para las comunicaciones del proyectoMuchas personas tienen miedo de pedir ayuda Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del proyecto ahorra tiempo y dinero Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de ejemplos de librosMuchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillas

Ejemplo de plantilla para la descripcin del proyectoDescripcin Proyecto XObjetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en los beneficiosAlcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyectoCosto: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto, enfocndose en las tareas globales y en los hitos

Ejemplo de informe mensual de progresoI. Logros para el mes de mes:Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de Gantt.Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lstelo como logro.II. Planes para mes siguiente:Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relacinelos con el diagrama de Gantt.Describa otros tems importantes a lograr.III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas.IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.

Ejemplo de elementos finales de documentacin del proyectoI. Descripcin del proyectoII. Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldoIII: Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del clienteIV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)V. Documentos de diseoVI. Reporte final del proyectoVII. Entregables, si aplicanVIII. Reportes de auditoraIX. Informe de lecciones aprendidasX. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones escritas y electrnicas

Archivos del proyectoEs muy importante organizar y preparar los archivos del proyectoArchivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros proyectos

Sitio Web del proyectoMuchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin

Ejemplo usando Microsoft Project

Software en la gestin de las comunicacionesHay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyectoHoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmenteEl software de gestin de proyectos generalmente incluye caractersticas para facilitar las comunicaciones virtualesHerramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyecto

Controlar las Comunicaciones

4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

4.3Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

4.5Realizar el Control Integrado de Cambios

10.2Gestionar las Comunicaciones

10.3Controlar las Comunicaciones

13.3Gestionar los compromisos de los Interesados

Gestin de Comunicaciones del ProyectoPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosDatos sobre el desempeo del trabajoInformacin sobre el desempeo del trabajoSolicitud de cambiosActivos de procesos de la organizacin actualizadosActivos de procesos de la organizacinPlan de direccin del proyecto actualizadoEmpresa/Organizacin

Documentos del proyectoComunicaciones del proyectoRegistro de asuntos

Control Communications

4.2Develop Project Management Plan

4.3Direct and Manage Project Work

4.4Monitor and Control Project Work

4.5Perform Integrated Change Control

10.2Manage Communications

10.3Control Communications

13.3Manage Stakeholder Engagement

Project Communications ManagementProject management planProject documents updatesWork performance dataWork performance informationChange requestsOrganizational process assets updatesOrganizational process assetsProject management plan updatesEnterprise/Organization

Project documentsProject communicationsIssue log

Controlar las Comunicaciones

EntradasPlan para la Direccin del ProyectoComunicaciones del ProyectoRegistro de IncidentesDatos de rendimiento del trabajoActivos de los Procesos de la Organizacin

SalidasInformes de rendimiento del trabajoSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y tcnicasSistemas de gestin de informacinJuicio de ExpertosReuniones

Control Communications

InputsProject management planProject communicationsIssue logWork performance dataOrganizational process assets

OutputsWork performance reportsChange requestsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updates

Tools & TechniquesInformation management systemsExpert judgmentMeetings