gfos.workforce | workflow · pdf filegfos mbh am lichtbogen 9 45141 essen [email protected] ...
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• Verbesserte Information von Mitarbeitern und Vorgesetzten
• Einfache Abbildung von Vertretungsregelungen
• Minimierung von Routineaufgaben
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
• Verschlankung von Prozessen
• Internet & Intranet fähig
• Hohe Datenaktualität
• Papierarmes Büro
iHr nuTzen
In modernen Unternehmen müssen In-
formationen aktuell und jederzeit ein-
sehbar sein. Zu diesen Informationen
zählen ebenfalls Administrationsvorgän-
ge der Personalabteilung wie beispiels-
weise Genehmigungen für Urlaubsanträ-
ge oder auch Korrekturbelege. Um einen
weiteren Schritt Richtung papierarmes
Büro gehen zu können, ist neben der
Online-Erstellung von Anträgen und Be-
legen die elektronische Unterschrift es-
sentiell. Hier setzt die GFOS an. Mit dem
Modul gfos.Workforce | Workflow opti-
mieren und minimieren Sie die täglichen
Routine- und Administrationsaufgaben
innerhalb der Personalabteilung.
Workflow
Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsan-
träge, Fehlzeitenformulare und Korrek-
turbelege für fehlende Buchungen oder
Mehrarbeitsgenehmigungen direkt im
Internet oder Intranet erfassen und au-
tomatisiert per Mailsystem an die Vor-
gesetzten versenden. Genehmigungen
und Verbuchungen erfolgen ebenfalls
online mit direkten Änderungen im Sys-
tem. Über die Bildschirmerfassung im
Web können ebenfalls eine Vielzahl von
Auswertungen für Mitarbeiter und Vor-
gesetzte bereitgestellt werden. Saldoab-
fragen bzw. Kommt-/Geht-/Dienstgang-
buchungen etc. sind ohne Einsatz eines
ZDE-Terminals durchführbar.
Die eingesparte Zeit kann von den Mit-
arbeitern für andere Tätigkeiten sinnvoll
genutzt werden. Zudem ermöglicht die
Integration moderner Kommunikati-
onssysteme wie MS Outlook oder Lotus
Notes die Online-Bearbeitung der unter-
schiedlichsten Administrationsvorgänge.
Die Aktualität der Daten wird erhöht und
bildet somit eine geeignete Grundlage
für ein Mitarbeiter- und Management-
Informations-System.
Fehlzeiten & Korrekturbelege
Fehlzeitenanträge für Urlaub o. Ä. wer-
den online beantragt und vom Vorge-
setzten genehmigt. Bereits gestellte
Anträge können auf dem gleichen Weg
wieder storniert werden. Der Mitarbei-
ter erhält aufgrund der elektronischen
Bearbeitung stets den Überblick über
Urlaubsstand und Urlaubsanspruch. Ein
aktueller Status kann somit schnell er-
mittelt und Urlaub ggf. zeitnah beantragt
werden. Genehmigungen beziehungs-
weise Ablehnungen werden per E-Mail
an den Mitarbeiter weitergeleitet, wenn
gewünscht mit einem Eintrag in seinen
Kalender. Bei Korrekturbelegen (Fehlen
der Kommt-/Gehtbuchung oder Nacher-
fassung von Dienstgangzeiten etc.) wird
wie bei den Fehlzeiten vorgegangen.
Zeitnachweis & Wunschbuch
Der Mitarbeiter kann sich seine Arbeits-
zeiten in einer Übersicht anzeigen lassen
und so genau ermitteln, wie viele Stun-
den er in der laufenden oder der vorhe-
rigen Abrechnungsperiode geleistet hat.
Zudem kann über gfos.Workforce | Work-
flow den Mitarbeitern ein Online-Zugriff
auf das integrierte Wunschbuch des
Moduls Personaleinsatzplanung einge-
richtet werden. Im Wunschbuch können
Arbeitszeitwünsche hinterlegt und zu-
gleich Dienstpläne eingesehen werden.
Die Dienstpläne können dann ebenfalls
über die Workflowfunktionalität aufgeru-
fen werden.
gfos.Workforce | WORKFLOW
GFOS mbHAm Lichtbogen 945141 Essen
TecHniScHe VOrauSSeTzunGengfos unterstützt zahlreiche Systemplattformen wie Windows, UNIX und LINUX sowie relationale
Datenbanksysteme wie Oracle und MS SQL Server. Vorkonfigurierte Schnittstellen zu allen gängigen
ERP-Systemen existieren im Standard.
Projektzeiten & Sonderzeiten
Die direkte Zuordnung von Projekt-
arbeitszeiten zu den entsprechenden
Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern
sowie Kostenarten ist möglich. Zudem
können Beantragungen von Sonderzei-
ten (zum Beispiel Mehrarbeit) online be-
arbeitet werden.
Kantinendatenerfassung
In Kombination mit der Kantinendaten-
erfassung können die Mitarbeiter über
den Workflow auch den Menüplan ein-
sehen und Bestellungen direkt am PC
durchführen.
Integration
Durch die modulare und daher flexible
Struktur der gfos Produktfamilie ist eine
Erweiterung um andere Funktionalitä-
ten jederzeit und auf Ihren Bedarf abge-
stimmt realisierbar. Informationen aus
anderen Modulen können eingebunden
und verwendet werden, da die Daten al-
ler Komponenten in einer gemeinsamen
Datenbasis zusammen geführt werden.
gfos.Workforce | Workflow
IMitarbeiter erfasst
seine Korrekturen bzw. seine Zeiten online im
Browser
IVGenehmigung
oder Ablehnung per Mausklick – Informati-
onsweiterleitung an den Mitarbeiter
IIIDer Vorgesetze
sieht den Antrag bzw. die Korrektur in den
zu bearbeitenden E-Mails
IIDer Antrag wird zur Genehmigung an den Vorgesetzten
weitergeleitet