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GFI - SQA - Propuesta de servicios de implantación de una PMO (Project Management Office), objetivos, tipos de PMO, fases, áreas de implantación, herramientas etc.TRANSCRIPT
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Oficina de Proyectos TIOrganización e implantación de una PMO
13/04/2023
1Organización e implantación de una PMO
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO2
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO3
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Introducción
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO4
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo(*).
Una PMO puede operar en aspectos que van desde:
• Proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos
• hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto.
(*) Definición según el modelo PMBOK (project Management Book of Knowledge)
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¿Cuando desplegar una PMO en nuestra empresa?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO5
> Necesidades que determinen la instauración de una PMO en la
organización
• La multiplicación del número de proyectos
• La creciente complejidad de los mismos
• La demanda de una gestión eficaz
• La demanda significativa por un método sistemático de implantación de
las metodologías, técnicas y herramientas de Project Management en
las organizaciones
• La necesidad de controlar la asignación de recursos a proyectos, en
escenarios de organizaciones matriciales
• La necesidad de seguir múltiples proyectos con una relación entre si
(Programa o Portfolio)
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Reducir costes por
desviaciones Completar los proyectos según el cronograma especificado
Gestión y asignación eficiente de
recursos
Identificar y desarrollar una metodología,
mejores prácticas para dirección de
proyectos
Instruir, orientar,
capacitar y supervisar
Identificación áreas de mejora
Identificar y gestionar los
riesgos
Desarrollar políticas,
procedimientos y plantillas y otra documentación
compartida
Monitorizar y controlar
cumplimiento objetivos de
los proyectos
Coordinar comunicación
entre proyectos
Objetivos de una PMO
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Organización e implantación de una PMO6
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Alcance de una PMO
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Organización e implantación de una PMO7
> Alcance de las Oficinas de Gestión de Proyectos
Proyectos aislados
Programa proyecto cliente (1 línea negocio)
Alcance
Tiempo
Programa proyecto cliente
(N líneas negocio)
Portfolio global compañía
Campo acción PMO
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Fundamentos de la PMOs
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO8
> Aspectos en los que se focaliza la PMO
• Alinear la estrategia definida por la dirección, con los resultados a
obtener por parte de los proyectos gestionados por la PMO
• La estructura de la PMO basada en el tipo y la propia organización, el
conjunto de personas interesadas e involucradas.
• La gestión del conocimiento centralizado
• La tecnología utilizada para el control del portfolio de proyectos.
• El conjunto de estándares y procesos a seguir, basados en buenas
prácticas y las ya existentes en la organización
• Monitorización de los procesos y productos resultantes de los proyectos.
Gestión conocimiento
Herramientas PPM
Enfoque metodológico
Estrategia organización
Estructura organizacional
Monitorización Portfolio
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Beneficios
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO9
> Metodología• Estandariza la metodología, los procedimientos, herramientas y plantillas
para la gestión.
> Calidad• Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto
> Estrategia• Prioriza las estrategias, programas y proyectos
> Estimaciones• Mejora la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.
> Costes• Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos
asignados al proyecto.
> Comunicación• Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos.
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Beneficios
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO10
> Visibilidad• Aumenta la visibilidad del desempeño de los proyectos.
> Confiabilidad• Confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del
proyecto o de la alta gerencia.
> Riesgos• Minimiza los riesgos y su impacto.
> Eficiencia recursos• Racionaliza el uso de recursos compartidos.
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO11
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Estructura PMO Genérica
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO12
COMITÉ DIRECTIVOPATROCINADOR
PMO (EQUIPO PMO)
DP1 DP2 DP3
EQUIPO1
RECURSOS 1
EQUIPO2
RECURSOS 2
EQUIPO3
RECURSOS 3
Necesidades Negocio
Proyecto1 Proyecto2 Proyecto3
MetodologíaServicios comunes, training y documentación
Estrategias alto nivel
Productos Negocio
Informes progreso
Consolidación Informes progreso
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Tipos PMO(*)
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO13
> Tipos de PMO existentes• Consultivas o Estación de control(Weather Station): enfocada al
control mediante indicadores de desempeño de los distintos
proyectos.• No tiene poder de decisión sobre los proyectos, no puede influir en las decisiones de
los Directores de Proyectos.• Informa a los directores de producción de los resultados de sus proyectos
• Fuertes o Torre de control (Control Tower): enfocada a la dirección
de proyectos, y al desarrollo de las mejores prácticas y
estándares para mejorar la ejecución de proyectos• Los Directores de proyecto dependen del administrador de la PMO• Con capacidad para influir en la decisión de los DP sobre los proyectos. Metodología
común, plantillas, informes, entregables etc…
• Gestora de recursos: Cuyo objetivo es proveer de un pool
entrenado de recursos, tanto de directores de proyecto como de
componentes del equipo• Con capacidad para el entrenamiento, contratación de recursos• Con capacidad de asignación de recursos a proyectos
Fuente: (*) Casey & Perck
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Tipos PMO(*)
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO14Fuente: (*) Casey & Perck
FOCO PMO Focos para la organización
Proyectos Multi funcionales
Proyectosgrandes funcionales
ProyectosMedios funcionales
Información de indicadores
Estación de control de proceso
Dirección, gestión y control de Proyectos
Panel de Control
Gestión y aplicación de recursos
Equipo de Recursos
Consultivas
Fuertes
Gestoras de recursos
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Tipos PMO(*)
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO15Fuente: (*) Casey & Perck
FOCO PMO Focos para la organización
Proyectos Multi funcionales
Proyectosgrandes funcionales
ProyectosMedios funcionales
Información de indicadores
Estación de control de proceso
Dirección, gestión y control de Proyectos
Panel de Control
Gestión y aplicación de recursos
Equipo de Recursos
Consultivas
Fuertes
Gestoras de recursos
INFORMAR
INFLUENCIAR / DIRIGIR
GESTIONAR RECURSOS
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EQUIPOS DE RESERVA
RECURSOS ASIGNADOSResources
DIRECTORES DE PROYECTOSProject Manager
GESTOR DE PROGRAMASProgram Manager
GESTOR PORTFOLIOPortfolio Manager
ADMINISTRADOR PMOProject Manager Officer
Roles y Responsabilidades PMO genérica
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO16
PMO (EQUIPO PMO)
DIRECTOR PMOProject Manager Officer
GESTOR DE PROGRAMASProgram Manager
RESPONSABLE PROCESOS
PROVEEDORES EXTERNOS
EQUIPOS ASIGNADOS Y EQUIPOS DE RESERVA
Gestión PMO
Interesados PMO
AyudaPMO
DIRECTORES DE PROYECTOSProject Manager
GESTOR PORTFOLIOPortfolio Manager
OTROS POSIBLES INTEGRANTES
RECURSOS ASIGNADOSResourcesOTROS INTERESADOS
RECURSOS ASIGNADOSResourcesEXPERTOS
ORGANIZACIÓN
RECURSOS ASIGNADOSResourcesCLIENTES
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PMO en la Organización
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO17
> Depende de la estructura de la empresa y su cultura corporativa
para el desarrollo de proyectos:• Funcional: Gerencia funcional es la responsable de proyectos y recursos
• No existe la figura del Director de proyectos.
• Matricial (Fuerte, mixta, débil)• Fuerte: Director de proyectos dispone del poder decisorio• Mixta: Balanceo de poder decisorio entre gerentes funcionales y de proyectos.• Débil: Gerente funcional dispone del poder decisorio
• Por Proyecto Puras: organizadas para el desarrollo de proyectos.• Otro tipo de organización…
> Adaptaremos la estructura de la PMO dependiendo de:• El tipo de organización y su estructura• El grado de madurez de la organización actual• El tipo de PMO que se determine así como el conjunto de servicios que
deba ofrecer.• El conjunto de roles asignados a la PMO y a los proyectos.
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PMO en la Organización - Ejemplos
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO18
Org. Funcional Org. Matricial
ALCANCE: DEPT. INFORMÁTICA E INGENIERÍA ALCANCE: PROYECTOS DEPT. INFORMÄTICA
Dirección general
Dept. Informática
Recurso1
Recurso2
Recurso3
Dept. Ingeniería Ventas
Calidad
PMO Fuerte
Dirección general
Dept. Financiero Compras Proyectos
DP1
DP2
DP3
Informática
Recurso1
Recurso2
Recurso3
Calidad
PMO Consultiva
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Madurez de las organizaciones con las PMO
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO19
> Las organizaciones pasan por diversos estados de madurez en lo
relativo a la gestión de proyectos y las PMO• !!! Conocer donde nos encontramos para poder avanzar !!!
OFICINA PROYECTOS
Fase1 PMO BÁSICA
Fase2 PMO ESTANDARD
Fase3 PMO AVANZADA
Fase 4
Gestión de entregables y objetivos por costes, cronograma, y uso recursos
• 1 o mas proyectos
• 1 Gestor proyecto
Proveer estándares y metodología PM reutilizable para todos los proyectos
• Múltiples PR• Múltiples PM• Program
Manager• Recursos
PMO tiempo parcial
Establecer capacidades e infraestructura para el soporte y gobierno de un ecosistema de proyectos
• Múltiples PR• Múltiples PM• Program
Managers• Director PMO• Recursos
PMO parciales y full-time
Gestión integrada del programa de proyectos y capacidad de medir objetivos de negocio
• Múltiples PR• Múltiples PM• Program
Managers• Director PMO• Recursos
PMO full-time
CONTROL PROYECTOS
CONTROL DE PROCESOS
SOPORTE A LOS PROCESOS
MADUREZ EN EL NEGOCIO
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO20
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Marco de servicios que ofrece la PMO
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO21
> Prácticas de Gestión• Metodología gestión Proyectos• Herramientas gestión proyectos• Estándares y métricas• Gestión del conocimiento
> Gestión Infraestructura• Gobierno de los proyectos• Asesoramiento experto• Organización y estructura• Instalaciones y equipos de apoyo
> Integración de recursos• Gestión de los recursos• Formación• Gestión de planes de carrera• Desarrollo de equipos
> Soporte técnico• Mentoring• Soporte para las planificaciones• Auditoría de proyectos• Project recovery
> Alineamiento Negocio• Gestión del portfolio de proyectos• Relaciones con los clientes• Relaciones con los vendedores• Relaciones con proveedores• Gestión de desempeño del negocio
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Buenas prácticas PMBOK para gestionar los proyectos
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO22Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO23
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Fases de implantación PMO en una organización
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO24
> Inicio & creación• Definición de requisitos y estrategia de la PMO
• Cliente, objetivos, alcance PMO, recursos necesarios, herramientas de respaldo, ciclo de vida
• Grado madurez de la organización actual
> Definición plan ejecución PMO• Definición modelo y procesos PMO implicados
• Prácticas gestión, infraestructura, integración recursos, soporte técnico, alineamiento negocio
• Definición procesos PM implicados• Recursos / costos / cronograma / riesgos / alcance / calidad / cambios / comunicaciones /
gestión del cambio
> Ejecución Implantación del modelo previsto• Modelo de incorporación proyectos a PMO (piloto, uno a uno, global)• Uso aplicación PPM para el registro, ejecución y seguimiento
> Seguimiento y control del programa/proyecto• Dashboard e informes de seguimiento• Reuniones de seguimiento periódicas
> Cierre• Finalización Oficina de Proyectos
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO25
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Herramientas PPM
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO26
> Gartner Magic Quadrant para aplicaciones PPM (2010)
Fuente: Gartner PPM Magic Quadrant 2010
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Herramientas PPM
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO27
> La apuesta de GFI: Herramienta opensource Talaia OpenPPM.
1.- Propuestas e inversiones
2.- Portafolio proyectos
3.- Programas
4.- Proyectos
6.- Riesgos
7.- Gestión Costes
8.- Imputación/aprobación horas9.- Gestión calendario trabajo
10.- Asignación recursos
11.- Gestión adquisiciones
13.- INDICADORES (KPI) ECONÓMICOS, DESEMPEÑO
12.- Lecciones aprendidas
5.- Planificaciones
Fuente: Talaia OpenPPM
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ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO28
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¿ Por qué GFI?
13/04/2023
Organización e implantación de una PMO29
> Cobertura ámbito nacional con mas de 1300 empleados.> Múltiples referencias a nivel nacional referentes a PMO,
Oficinas técnicas de Gestión de Servicios y prestaciones de
servicios> Empresa orientada a la realización de proyectos, con centros
de excelencia en los siguientes ámbitos:
> Compromiso con la calidad:• Certificada:
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www.gfi.es
www.gfi.es
Contacto: C/ Comte d'Urgell, 240, 7ª planta A 08036 BARCELONA Tfno: +34 93 224 02 66 Fax: +34 93 225 51 70
David Comin Roig, [email protected]
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Organización e implantación de una PMO30