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Struktur der Vortrags

Getting Things Done in a Nut Shell

Kognitive Grundlagen

Thinking Rock - Demo

Tipps für Wissensarbeiter

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Priorisierte Liste

Termine

Kontexte

Nachteile

Nicht-geschaffte

Aufgaben umtragen

Unzureichend für

fremdbestimmte Aufgaben

Erste Gehversuche

Unterschiede in der Zielsetzung

Zeitmanagement

Aufgaben innerhalb

der zur Verfügung

stehenden Zeit

erledigen

Langfristige Ziele

unterrepräsentiert

Work/Life-Balance aus

den Augen verloren

Zufriedenheit muss sich

alleine aus Arbeit

schöpfen

Getting Things Done

Vertrauen gewinnen,

mit der eigenen Zeit

richtig umzugehen

Berücksichtigt kurz-

und langfristige Zielen

Entlastet das

Kurzzeitgedächtnis,

sofern möglich

„Flow“-fördernde

Strukturierung

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Vorbereitungen

Einstieg in GTD

Überblick über alle offenen Enden

Arbeitsraum und Hilfsmittel

Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen

Arbeitsmittel vorrätig halten

Ablagesystem für Aktiva und Referenz

Eindeutiges Wiederauffinden

Zeitsparend

Kein unbewusstes Zögern

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Getting Things Done - Prinzipien

1. Erfassen

2. Durcharbeiten

3. Organisieren

4. Durchsuchen

5. Erledigen

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Prinzip 1) Erfassen

Inbox

Gedanken kurz aufnehmen

Masse zählt

Alles erfassen

Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe

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Prinzip 2) Durcharbeiten Hineinversetzen

Motivation des Vorhabens formulieren

2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen

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Prinzip 2‘) Durcharbeiten Ist jetzt ein Fortschritt möglich?

Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?

(z.B. nach Delegieren)

Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?

Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?

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Prinzip 3) Organisieren

Grundkategorien

Projektliste

Termine

Nächsten Schritte

Passive Kategorien

„Warten-auf“ Liste

Liste mit

Referenzmaterialien

„Vielleicht/Irgendwann“

Liste

Kontext

Telefon

Shopping

Arbeitsplatz

Seltener Ansprechpartner

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Prinzip 4) Durchsehen

Listen durchsehen und aktualisieren

Mindestens wöchentlich

Ergebnis

Aktualität

Hinreichend wichtige und

dringende Aufgaben sind gelistet

Fokussiertes Arbeiten

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Prinzip 5) Erledigen

Handlungsentscheidung basierend auf

1. Kontext

2. verfügbare Zeitdauer

3. Energielevel

4. Priorität

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Prinzip 5‘) Erledigen

Strenges Raster

Schnell beurteilen, was ich tun soll

Vorbestimmte Aufgaben

Akut anfallende Aufgaben /

Unvorhergesehenes

Selbstbestimmtes Arbeiten

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Prinzip 5‘‘) ErledigenWechsel der Perspektive

14Leben allgemein

Ausblick auf drei bis

fünf Jahre, Vision

Berufliche Ziele für ein

oder zwei Jahre

Verantwortungsbereiche,

Laufende Projekte

Aktuelles Handeln

GTD Grundprinzipien

1. Erfassen

2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren

3. Organisieren nach Kategorien und Kontext

4. Durchsuchen

5. Erledigen

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Hindernisse

bei der Wissensarbeit

Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben

direkter Erfolge

Häufige Unterbrechnung des Flows

Unsicherheit bei der Priorisierung

Vemeidbare Folge:

Rückgang der intrinsischen Motivation

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Natürliches Planen

1. Warum? Klarheit über den Zweck

2. Vision der Zielerreichung

Vorstellen, fühlen, schmecken

3. Frische Ideen dazu bekommen

4. Wichtiges identifizieren, Strukturieren

5. Nächsten Schritt festlegen

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Kognitive Grundlagen

Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen

Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende

Wahrnehmung

7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)

[Miller 1956]

Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]

Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)

Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)

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Prinzipien des Getting Things Done

Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch

gezieltes Sammeln der Aufgaben

Belastungsfreies Arbeiten

Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten

Ökonomie der Aufgabenwechsel

Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig

2 Minuten Regel

Wiedererkennen von Mustern

Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers

Vorfiltern relevanter Aufgaben

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Während dem Arbeitstag

Vorherbestimmte Aufgaben einplanen

Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des

nächsten Schrittes einbeziehen

Eingang mehrmals täglich durcharbeiten

Falls Fortschritt länger stagniert, in

Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln

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Auswahl von Aufgaben

Nächste Schritte-Liste

Argumentationshilfe für belegte Ressourcen

Reduzieren zu überschaubarer Größe

Proportion zwischen den Körben

Ideen vorfiltern viele verwerfen

Unwichtiges verschieben den Großteil auf die

Vielleicht/Irgendwann-Liste

Kurzfristig erledigen wenige auf die

Nächste Schritte-Liste

Veränderte Prioritäten erfordert

erneutes Durchsehen der Listen

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Zufriedenheit schöpfen

– aus der erledigten Arbeit

Entscheidungsraum bestimmen

Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern

Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert

werden?

Tipps

Es zählt nicht die Menge,

sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte

Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt,

Häckchen an jeden erledigten Punkt

Kombination aus Ratio und Gefühl

Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen

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Procastination

Aufschieben wichtiger Aufgaben

Ursache: fehlender Überblick

Folge: falsche Entscheidungen

Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin

Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt

Energie berücksichtigen für nächsten Schritt

Verstärkt durch Flow

Die nächsten Schritte am Laufen halten

GTD-Prozess perfektionieren

„den Stillstand verhindern“

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Tipps für Wissensarbeit

Generell

1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen

2. Zur lieben Gewohnheit machen:

Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen

3. Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech

Artikel schreiben

1. Relevante Gedanken sofort erfassen

2. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,

dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen

3. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:

Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität

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GTD ist…

Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,

Durchsehen, Durchführen

Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz

Support durch Tools

-> leichter entscheiden,

welcher nächste Schritte getan werden sollte

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Literatur

Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The

Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning,

Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.

Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free

Productivity, Penguin, 2001.

http://www.davidco.com/faq.php, 2009

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

#Techniken_und_Werkzeuge

Thinking Rock

http://www.trgtd.com.au/

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