gestire il progetto stefano gheno pescara, 12 aprile 2013
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Gestire il progetto
Stefano GhenoPescara, 12 aprile 2013
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Si può non progettare?
• Non progettare diminuisce la probabilità di realizzare la nostra idea, perché– Difficoltà di comunicarla– Difficoltà di pianificarla– Difficoltà di verificarla
• La progettazione facilita e rafforza il nostro desiderio di costruire
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Fasi della progettazione• IDEAZIONE– Formulazione dell’idea progettuale
• PROGETTAZIONE– di massima– di dettaglio– Esecutiva/pianificazione
• REALIZZAZIONE– Svolgimento di quanto progettato: Project
management/monitoraggio• VERIFICA– Valutazione di quanto realizzato
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… e azione
• Avvio della progettazione: individuazione degli obiettivi– Cosa voglio realizzare?
• progettazione– Con quali partner? Con quali risorse? Con quali modalità?
• Programmazione– Quali passi del mio percorso? Quali tempi? Quali criticità
possibili?• Valutazione– Quando e come verifico l’efficienza e l’efficacia del mio
percorso?
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Edward Murphy (1949): “se ci sono due o più modi di fare una cosa, e uno di questi modi può condurre a una catastrofe, allora qualcuno la farà in quel modo”
Da qui la celebre “Legge di Murphy”, che recita:
“Se qualcosa può andar storta, lo farà”
Il project management cerca di evitare che il “qualcosa” (ciò che abbiamo progettato) possa “andare storto” (non raggiungere l’obiettivo per cui l’abbiamo progettato)
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Project management
• Insieme di attività volte alla realizzazione degli scopi/obiettivi di uno o più progetto/i.
• Si tratta quindi dell’applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi.
• Tenendo conto dei vincoli esistenti.
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Vincoli del progetto
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Le domande poste dai vincoli del progetto
1. Quanto tempo è disponibile per completare il progetto?– Questa è la domanda chiave della programmazione e riguarda
sia la durata delle singole attività, sia la loro relazione (prima-dopo, insieme, indipendentemente). Ha a che fare sia con l’efficienza che con l’efficacia.
2. Quante e quali risorse ho per completare il progetto?– Questa è la domanda chiave del budgeting e riguarda sia il
costo che le risorse disponibili. Ha a che fare soprattutto con l’efficienza.
3. Cosa e come devo fare per raggiungere i risultati attesi dal progetto? Con quali criteri di prestazione e quale margine di qualità?– Questa è la domanda chiave che riguarda la delivery
(produzione) e riguarda l’efficacia del mio progetto
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Attività del project management
1. Analisi e definizione degli obiettivi2. Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi3. Risk management (individuazione e controllo dei
rischi)4. Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie,
loro allocazione5. Organizzazione (lavoro, processi, task, direzione)6. Misurazione dell’avanzamento progetto, analisi dei
risultati, correzione e ritaratura7. Previsione dei tempi/costi8. Comunicazione del progetto
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Obiettivi: SMART
• Specifici e Semplici, cioè ben definiti e chiaramente comprensibili
• Misurabili, cioè valutabili nella loro raggiungibilità• Accettabili, cioè possono essere raggiunti• Rilevanti, cioè corrispondenti alla domanda del
committente• Tempificati e tracciabili, cioè possono essere
monitorati nel loro svolgersi fino al completamento nei tempi previsti
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Pianificazione del lavoro
• Per pianificare il lavoro devo conoscere due variabili:1. Le attività da svolgere2. La loro sequenza (e i rapporti tra le diverse
attività)• Conoscendo questi due elementi ho la
possibilità di disegnare una “mappa” del mio progetto nel suo svolgersi, che mi permetterà di monitorarlo
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Diagramma di Gantt• Permette di
rappresentare il calendario delle attività di un progetto evidenziando le durate e le relazioni temporali (sequenzialità e/o contemporaneità)
• Sistema di assi cartesiane:– Ascisse = durata del
progetto– Ordinate = attività del
progetto
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Program Evaluation and Review Technique
1. Pianificazione e costruzione del modello di dettaglio: elenco delle attività, legami tra le attività (dipendenze), punti d’avvio e conclusioni (tappe)
2. Stime dei tempi e dei percorsi (critici)
3. Programmazione operativa (identificazione risorse e loro impiego)
4. Controllo in itinere
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Budget e controllo di gestione• Importante strumento di controllo di gestione perché:– Permette di verificare eventuali scostamenti (e correggerli)
tra previsione e realtà– Obbliga a riflettere sulle attività e sulle risorse necessarie a
svolgerle• Ciò premesso il budget svolge tre funzioni:
1. Direzione: nella pianificazione permette di prevedere i problemi e la loro incidenza in termini di costi
2. Controllo e gestione: quanto viene seguita la traiettoria prevista
3. Coordinamento e cooperazione: grazie alla conoscenza delle risorse necessarie ad ogni attività organizzativa in vista del raggiungimento dell’obiettivo