gestione dei documenti elettronici soluzioni organizzative ed innovazione tecnologica alessio meloni...

Gestione dei Documenti ElettroniciSoluzioni organizzative ed innovazione tecnologica

Alessio MeloniBusiness Consulting ServicesIBM

Convegno - La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo elettronico

Roma 13 Maggio 2005

IBM Business Consulting Services

Gestione dei Documenti Elettronici Slide 2/25

Agenda

Inquadramento della Gestione Documentale

La Visione e l’Offerta di IBM

Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche

Un caso: la gestione dei documenti fiscali



Considerazioni iniziali

Il contesto normativo e giuridico è maturo, la sfida: adeguare e diffondere il nuovo “modello di azione amministrativa” della PA digitale

L’impatto del contesto normativo supera i confini della PA e riguarda anche le interazioni tra cittadini, imprese in mercati e contesti sociali eterogenei

Il processo di smaterializzazione attiene le “evidenze documentali” ma sempre di più riguarda i flussi informativi, le relazioni tra persone ed organizzazioni, i processi

La smaterializzazione riduce le barriere “fisiche” di circolazione delle informazioni, creando opportunità di efficienza e trasparenza ma anche più ampie esigenze di sicurezza

Le dinamiche tecnologiche IT muovono verso una visione della gestione delle informazioni (contenuti, documenti, dati) e delle funzioni di business (applicazioni) sempre più basata su standard aperti



Agenda







La Vision di IBM per la Gestione dei Documenti e dei Contenuti

IBM inquadra la gestione documentale e la conservazione dei documenti elettronici nel quadro del Enterprise Content Management (ECM) ovvero la gestione integrata delle informazioni di natura differente all’interno di una Impresa o di una Amministrazione

IBM adotta un approccio alla gestione dei contenuti e dei documenti in grado di coprire tutti i momenti del ciclo di vita della informazione (Information Lyfecycle Management - ILM), e tutti i livelli di azione da quello strategico a quello operativo e tecnologico in modo coerente

Controllo, Analisi e Sicurezza

Canali di accesso, Aggregazione e Collaborazione, Ricerca

Business Integration

Business LogicBusiness LogicBusiness Logic

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

Tecnologia e strumenti

Strategia e Pianificazione

Monitoraggio e Controllo

Esecuzione

Create / Capture

Revise Route Approve PublishArchive /Destroy



Agenda







Approccio alla Smaterializzazione

Obiettivi- Nuovi canali di relazione con il cittadino- Riduzione costi gestione supporti

cartacei- Aumento efficienza del processo

Facilità di circolazione dell’informazione Semplificazione e strutturazione del

processo Riduzione degli errori Automazione passi procedurali

Approccio- Gestire il dato strutturato prima che

divenga “non strutturato”

- Classificare i flussi informativi in base a: Esigenza di Tracciatura del flusso Esigenza di Conservazione ed Integrità

del dato Esigenza di Autenticazione della fonte

e- mail correnti

e- mail da Archiviare

Documenti correnti

Documenti da Firmare e Protocollare

E- forms

Business / Process Enablement

Val

ore

eR

OI

Content- Centric

Process- Centric

Enterprise Content Enterprise Content ManagementManagement

Riempi, (Firma) & Inoltra

Processa e Conserva

Stampa & Leggi

Stampa & Riempi

Riempi & Stampa1

2

3

4

5

Fonti: Business @ the Speed of Thought, **Gartner Group

($14.00 risparmio per Form*)


($97.00 risparmio per Form**)






CentralitàCentralitàDocumentoDocumento

CentralitàCentralitàFlussoFlusso



Percorso progettuale

Analisi Processo/servizioAnalisi Flussi InfoClassificazioneRidisegno ProcessiSicurezza

Disegno WF documentale

Disegno WF Legacy

Disegno e-formModello Dati

Policy Archi.ne classificazione

e-maile-mail

Definizione MetricheDefinizione Scorecard

Projects IT project delivery under Marion NgDept. Individual BU department managers Management with benefits/budget accountability

Architecture Current IT architecture function underDirector, PE&C

ECM Specialist function for addressing Office ECM approaches, under Dan Boileau

IT Subject Major IT leads (e.g., SAP by module,

Matter Experts Allegro, etc.)Functional Leads Per Cornerstone plus Legal, Business Focus Communications, Corp. Strategy, etc

Business Info Current BIC approachConsultants

ECM Specialist ECM analysts underBusiness Analysts Dan Boileau

Projects IT project delivery under Marion NgDept. Individual BU department managers Management with benefits/budget accountability

Architecture Current IT architecture function underDirector, PE&C

ECM Specialist function for addressing Office ECM approaches, under Dan Boileau

IT Subject Major IT leads (e.g., SAP by module,

Matter Experts Allegro, etc.)Functional Leads Per Cornerstone plus Legal, Business Focus Communications, Corp. Strategy, etc

Business Info Current BIC approachConsultants

ECM Specialist ECM analysts underBusiness Analysts Dan Boileau

Gestione e ControlloGestione e Controllo

Operatività e StrumentiOperatività e Strumenti

Classificare e ri-progettare i flussi informativi per semplificare i processi

Adeguare i regolamenti interniDefinire le metriche per misurare il successo

Definizione ObiettiviDefinizione Modello di GovernoDefinizione Politiche e StandardDefinizione Modello Processi e InformazioniDefinizione Piano di Programma

User

SupportTraining

Operations

Projects

IT SubjectMatter Experts

Architecture

ECM

Leadership

BU

Mgmt.

ECMOwner

(CIO)

Requirements Compliance

Super User

Department Management

Functional Leads –Business

ECM Office

EC

M B

usin

ess An

alysts

Bu

siness In

fo. C

on

sultan

ts

Bu

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Bu

siness In

fo. C

on

sultan

ts

Bu

siness In

fo. C

on

sultan

ts

ITFocus

BusinessFocus

StrategiaStrategia

Progettare il percorso di trasformazione per allineare tecnologia, processi e cultura

e-forme-form Doc MgntDoc Mgnt LegacyLegacyCoinvolgere il personale dei settori della

amministrazione nelle fasi di progettazione e diffusione dei nuovi processi /servizi

Coinvolgere gli utenti finali non solo nella fase di comunicazione ma anche nelle fasi di

progettazione



La Offerta tecnologica ECM

IBM offre una serie di prodotti modulari articolata su “layer” di presentazione, integrazione e gestione dei contenuti e basati su standard di interfaccia aperti (Web Services, J2EE),

Workflow documentale Gestione Documentale Archiviazione Acquisizione documenti

Integrazione Legacy Workflow Applicativo Cooperazione

Applicativa

Posta Eletronica Posta Elettronica

Certificata Firma Digitale ID management (Tivoli)

Intranet Aziendale Multicanalità Collaboration



E-form: gestire contemporaneamente il documento ed il dato

Consente lo gestione dei dati del documento (es. PDF) attraverso la tecnologia XML.

Consente il controllo dei dati e di sicurezza La soluzione usa XML per descrivere il

layout del modulo e dei dati ivi contenuti facilitando la comunicazione con altri

sistemi. Permette la pre-compilazione dei moduli Consente il completamento off-line dei

moduli da parte dell’utente Consente la gestione di versioning,

commenti Utilizza dispositivi di firma digitale

presenti sul sistema (Smartcard, chiave USB, ecc.) ed è compatibile con tutte le Certification Authority riconosciute in ambito nazionale (es: Infocamere, Intesa Global Value, Poste, ecc.);

La soluzione consente la gestione integrata dei documenti e dati strutturati in esso contenuti

permettendo l’integrazione con il mondo applicativo



Agenda







Fatturazione elettronica

1. Ogni anno in Europa 18 Milioni di aziende scambiano circa 16 Miliardi di Fatture di cui circa 2 Miliardi in Italia (studio Eurostat)

- Molte aziende operano già da tempo attraverso scambi informatici (EDI) che accompagnano il flusso cartaceo

2. Si stima che il costo totale di trattamento di una fattura sia compreso tra 10/50 euro con una media di 27 euro a fattura (studio BVA-EDIFrance)

- I costi sono per 1/3 a carico del fornitore e per 2/3 a carico dell’acquirente

L’informatizzazione del ciclo passivo ed attivo comporta una serie di benefici diretti ed indiretti che possono portare a un abbattimento del 50% dei costi di gestione delle fatture

riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documentieliminazione dei ritardi e dei disguidi dall’inoltro cartaceo delle fattureriduzione del contenzioso e dei mancati pagamenti : migliore qualità nella relazione fra cliente e fornitore

eliminazione costi di stampa e spedizione riduzione degli spazi destinati ad archivi riduzione delle attività di manipolazione dei

documenti : minori costi, tempi, qualità dei dati eliminazione del tempo destinato ad

archiviazione e ricerche



Gestione dei documenti a valenza fiscale

Normativa di riferimento- Decreto Ministero Economia e Finanze del 23/1/2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi

ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto- Decreto Legislativo n°52/2004 del 20/2/2004 – Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed

armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA- Deliberazione CNIPA n°11/2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su

supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Decreto PCM del 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la

duplicazione, la riproduzione, e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici

1. Eliminare la stampa, la spedizione e l’archiviazione delle fatture cartacee- La fattura viene generata in formato stampabile e trasmessa mediante collegamento

elettronico; il cedente provvede alla conservazione a norma del documento in formato digitale; il cessionario provvede alla stampa e all’archiviazione della sua copia (oppure, se in grado, alla conservazione a norma).

2. Emettere fatture elettroniche- Oltre a dover essere apposti la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale, la fattura

elettronica deve essere conservata a norma sia dal cedente che dal cessionario



Acquisizione flussi fatture e conversione

Apposizione firma digitale e rif. temporale

Emissione fattura e notifica (web, PEC, postel)

Conservazione adempimenti,

esibizione

Ciclo attivo

Acquisizione e verifica fattura

Ciclo passivo

Integrazione contabile

Conservazione adempimenti,

esibizione

Soluzione Enterprise Hub per la gestione delle fatture elettroniche

Le soluzioni Intesa Easy-pay e Trusted doc offrono servizi di gestione del ciclo di fatturazione in modalità ASP

FornitoriIntesa

Enterprise Hub

Acquirenti

Mediatore Tecnologico (Network Broker)

Garante e certificatore (Terza Parte fidata)

Fornitore di funzionalità applicative (Application Provider)



Un esempio nel settore Automotive

Ambito ed Obiettivi- Ridurre i costi di gestione delle fatturazione verso la

rete dei concessionari- Ridurre i tempi di inoltro delle fatture- Ridurre i contenziosi ed i ritardi

Soluzione- Generazione fatture in formato elettronico (.pdf)- Firma e marcatura temporale delle fatture- Publicazione su extranet concessionari- Conservazione a norma dei documenti

Risultati (2004)- Più di 900 Dealers collegati- Oltre 650.000 fatture/anno prodotte, conservate e

consegnate

Sistema ERP

AccessoStampa e Conservazione

TrascodificaFirma e MarcaturaPubblicazione e/o inoltro via Posta Elettronica CertificataConservazione

FORNITORE

CONCESSIONARI



Grazie

Contatti:Alessio MeloniIBM Business Consulting Services

E-.mail: [email protected].: 06-59664503Mobile: 335-8174935

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