GESTIÓN Y MEJORA DE PROCESOS

YMÉTODO DEMING

YURANY ROJAS CORTESDAYAN LIZETH GIRALDO

GESTION DE PROCESOS

¿QUE ES UN PROCESO?

Actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” ENTRADA ➞ PROCESO ➞ SALIDA

¿COMO SE DESCRIBE UN PROCESO?

Los elementos que van a permitir describir el proceso son:

Salida y flujo de salida del proceso.

Destinatarios del flujo de salida Recursos

Secuencias de actividades del proceso

Los intervinientes del proceso

Indicadores

¿CÓMO MEJORAR UN PROCESO?

Para poder mejorar un proceso primero hay que hacerlo ocurrir. Es decir hay que :

Definir la forma de ejecutar del proceso, Definir un conjunto de pautas o de instrucciones sobre cómo debe ser ejecutado el proceso, Ejecutar las actividades del proceso. Según las instrucciones anteriormente establecidas, Comprobar que el proceso se ha desarrollado según estaba previsto (según las instrucciones). Garantizar que la próxima repetición del proceso se va a desarrollar de acuerdo con las instrucciones.

Si después de realizar las actividades para el proceso sigue habiendo problemas (quejas de los destinatarios, despilfarro de recursos, etc.) es necesario aplicar el ciclo de mejora. Una acción de mejora es toda acción destinada a cambiar la “forma en que queremos que ocurra” un proceso. Estas mejoras lógicamente se deben reflejar en una mejora de los indicadores del proceso

Tipos de mejora del proceso: Mejoras estructurales: Se puede mejorar un proceso a base de aportacionescreativas, imaginación y sentido crítico. Mejoras en el funcionamiento: Se puede mejorar la forma en que funciona un proceso intentando que sea más eficaz.

GESTIÓN POR PROCESOS

¿QUE ES UN MACROPROCESO?

El macro proceso tiene como entrada la decisión estratégico-política del gobierno o de las organizaciones, luego vienen el desarrollo y operaciones que se valdrán de unos recursos y de determinados procedimientos que se documentarán. La salida del proceso debe ser evaluada para constatar que se cumple el objetivo y como “feed back” a la entrada.

Estableciendo elementos como:

¿COMO SE DESCRIBE UN MACROPROCESO?

Salida: concreta es una unidad de producto/ servicio generada por la totalidad de la organización. Por ejemplo. Un frigorífico

Destinatario del flujo de salida: Son los clientes finales que compran, adquieren, utilizan los productos/servicios finales de la organización. Ejemplo: Dueño de un bar

Los procesos: Son partes de la red de procesos que aportan valor a los productos/servicios globales de la organización. Por ejemplo: El proceso de esmaltado

Recursos: Son todos aquellos elementos materiales o de información que la organización consume o necesita utilizar para poder generar los productos/servicios globales de la organización. Por ejemplo. Motores, chapa

Indicadores: Los indicadores fundamentales en el macroproceso son los indicadores globales de eficacia (que miden la satisfacción de los clientes finales con el producto/servicio recibido) y de eficiencia (que mide los recursos gastados por la organización durante sus procesos).

COMO SE GESTIONA POR PROCESOS

La dirección gestiona su organización: 1. Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y Valores). 2.Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3. Estableciendo mecanismos de medición (Sistema de indicadores). 4.Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo.

IMPLANTACION DE LA GESTION POR PROCESOS

Para que en una organización se pueda implantar correctamente la gestión por procesos, la totalidad del grupo humano que la compone deberá invertir tiempo y esfuerzo en las siguientes áreas:

El equipo directivo se debe implicar directamente en la gestión desde la Calidad Total.• Los directores en la organización conocen y dominan los temas relacionados con la gestión por y de procesos.• Se involucran en la formación del resto del personal.- Conocen y actúan como modelo de los valores de la organización.• Se involucran activa y personalmente en equipos de mejora.• Destinan los recursos humanos y materiales necesarios para desarrollar las actividades de gestión por y de procesos.

La organización dispone entre otros de dos mecanismos que le permiten mejorar la PARTICIPACION DE SUS

EMPLEADOS.•CREAR EQUIPOS DE GESTION DE PROCESOS: La dirección debe crear equipos que sean capaces de gestionar y mejorar los procesos en los que intervienen.•RECONOCER A SUS EMPLEADOS: La dirección debe ser capaz de motivar y reconocer a sus empleados

FORMACION

LIDERAZGO DE LA DIRECCIONPARTICIPACION DE LOS

EMPLEADOS

El equipo de dirección debe en primer lugar formarse a si mismo en todos los temas relacionados con la Calidad Total y Gestión por procesos y de procesos para después formar su propio equipo y trabajar directamente en estos temas.

En general tanto los directivos como los empleados que trabajan en equipos de gestión de procesos deben formarse en:1. Funcionamiento en equipos2. Gestión de procesos y por procesos.3. En herramientas y técnicas de mejora

MÉTODO DEMING

Edwards Deming practicó una exitosa consultoría por más de 40 años. Sus clientes incluyeron a algunas de las más importantes empresas manufactureras, telefónicas, transportistas, hospitales, firmas de abogados, diversas industrias, universidades y formó parte de prestigiosos colegios y asociaciones, asesoró incluso a muchas organizaciones gubernamentales.Los 14 puntos son la base para la transformación de la industria americana. No es suficiente con tan sólo resolver los problemas grandes o pequeños.Los 14 puntos sirven en cualquier parte, tanto en las pequeñas organizaciones como en las más grandes, en las empresas de servicios y en las dedicadas a la fabricación. Sirven para una división de una compañía.En su libro "Fuera de la Crisis", enuncia los catorce puntos de mejoramiento gerencial.

La adopción y la actuación sobre los 14 puntos es una señal de que la dirección tiene la intención de permanecer en el negocio y apunta a proteger a los inversores y los puestos de trabajo.El ciclo deming, También se le conoce por otros nombres el ciclo PDCA, el ciclo shewhart.

Ciclo PDCA:

1. Planear: Reconozca una oportunidad y planee el cambio. 2. Hacer: Pruebe el cambio. 3. Revisar: Revise la prueba, analice los resultados e identifique lo aprendido. 4. Actuar: Tome acción basada en lo que aprendió en el paso revisar. Si el cambio fue exitoso, incorpore lo aprendido en la prueba a áreas de cambio más amplias. Si no, siga los pasos de nuevo con un plan diferente.

14 PUNTOS: 1. Lograr la constancia de Propósito para mejorar los productos y los servicios: Dice Deming que las utilidades son una forma de ver que la empresa se está enfocando hacia la calidad, por este motivo es por el cual dice que las metas se tienen que cambiar de corto a largo plazo, para que tenga una constancia en los fines de la empresa a mayor cantidad de tiempo. Ejemplo de esto sería visualizar a tu empresa a 30 o 40 años y ver cómo es que la quieres que de verdad sea.Involucra: Innovación Invertir en mantenimiento y equipos. Continúo mejoramiento del producto y del servicio.2. Adoptar la Nueva Filosofía: Es el adoptar los cambios que se han dado en el mundo y en el ámbito, ver que la calidad es nuestro presente y nuestro futuro, por lo cual se necesita que esto este muy bien, como ejemplo una empresa que de un buen servicio, tenga satisfecho al cliente, tendrá mayor cantidad de clientes y por la tanto mayor utilidad. La calidad se convierte como un elemento que debe estar presente en todos los procesos y servicios.3. No seguir dependiendo de las inspecciones Masivas: Se debe de dar un proceso de mejora de calidad continua y no quedarse estancado en los mismos métodos de inspección para encontrar donde sale el error o la mala calidad, si no es prever todos los más errores posibles antes de que se den en la empresa. Ósea es corregir los errores desde el origen y no desde donde se den. Se debe empezar con el compromiso de la organización para mejorar, por lo tanto se debe incorporar la buena calidad.

4. Acabar con la costumbre de conceder negocios solo con base en el precio marcado: Es meter a los proveedores en una relación más profunda y no solo la superficialidad, sino es hacerlos participes de las experiencias del negocio, es entrometerlos en la calidad que se maneja o que se quiere manejar dentro de la empresa.se debe evitar la variación de los proveedores a cada momento, causa problemas en la producción y deterioro de calidad.5. Mejorar en forma constante y permanente el sistema de Producción y los servicios: Esto es tener una calidad total, y no quedarse estancado en los métodos que antes hayan dado resultado en la empresa, sino, es ir mejorando los métodos, para hacer eficiente el trabajo. Todos los departamentos están obligados a mejorar continuamente, pues todos tienen un papel que desempeñar.6. Instituir Métodos de Capacitación en el Trabajo: Lo que nos da como resultado el hacer más eficientes a nuestros trabajadores de la compañía esto con el afán de tener una mayor calidad en los procesos de fabricación por tener unos trabajadores más preparados. En ocasiones se delega el papel del capacitador, a los que creen saber. Por lo tanto, se transmiten aciertos o erróneos, dificultando la mejora de la calidad en todos los ámbitos.7. Instituir un liderazgo: Parte de que los trabajadores por amor propio a la empresa se hacen lideres en su puesto, lo que quiere decir que deben ser líderes natos no como los supervisores que dicen que deben hacer los trabajadores, sino, es el sentir de querer hacer bien las cosas porque yo lo quiero hacer.la tarea del gerente es guiar a los empleados a realizar mejor su trabajo, al contratarlos la gerencia asume la responsabilidad de su éxito o fracaso.

8. Acabar con el Miedo: El jefe como un amigo, no como un ogro, es darle confianza al trabajador para cuando tenga cualquier duda, la exponga y se la quite con una persona de rango más alto y que le pueda ayudar, que vea a los superiores como amigos. La mayoría de los empleados prefieren el status quo, antes que hacer una pregunta o asumir una posición, dificultando la mejora continua. 9. Reducir las barreras entre las áreas Staff: Esto es lograr hacer una interacción entre los diferentes departamentos de una empresa, lo que quiere decir que todos los trabajadores puedan conocer el trabajo de los demás para que esto se haga una eficiencia muy importante y rápida. La comunicación entre los departamentos de la organización clarifica, y da conocer las metas en común.10. Eliminar lemas, exhortaciones y objetivos de la fuerza de trabajo: Esto sigue siendo con la mejora continua para quitar los letreros de las empresas, sino hacer que los trabajadores tengan su propia conciencia para el trabajo, por medio de ver que los demás están haciendo las cosas mucho mejor que otro trabajador. Cuando se supera la utilización de estos recursos, se deja de generar frustraciones y resentimientos entre los empleados.11. Eliminar las cuotas Numéricas: Lo que es eliminar los incentivos, porque por medio de estos muchas veces la producción se hace en bruto y a lo bruto, esto porque los trabajadores quieren obtener dinero fácil y rápido. Al estandarizar un trabajo, se garantiza el reflejo de la ineficiencia y los altos costos, de esta manera se toleran artículos defectuosos, fijando una producción promedio.

12. Retirar los Obstáculos para el orgullo en el trabajo: El trabajador se sienta orgulloso de la actividad que desempeña, ya que a otros trabajadores no les den puestos como el trabajador del mes o de la semana, sino que mejor se les ayude con obstáculos como las dudas que tengan, etc. Se debe buscar una comunicación entre empleados y gerente, ambas partes son consientes de que la mejora de la calidad involucra a la mejora de la productividad.13. Instituir Programa Vigoroso de Educación y Capacitación: Viene siendo la calidad total implementada, ya que mientras mejor preparado sea un trabajador será mayor la calidad. Se debe considerar la adquisición de nuevos conocimientos y habilidades para manejar nuevos materiales y métodos. Inversión a largo plazo.14. tomar medidas para lograr la transformación: Esto es unificar los criterios de la empresa, es unirla, para lograr las metas que se proponga. La gerencia se debe organizar en equipo, apoyado de un asesor estadístico para poner en práctica los puntos anteriores; La iniciativa viene de la gerencia.

ENFERMEDADES MORTALES:

•Falta de constancia en el propósito•Énfasis en las utilidades a corto plazo.•Evaluación del desempeño, clasificación según el merito.•Movilidad de la gerencia.•Manejar una compañía basándose en las cifras.•Costes médicos excesivos.•Costes excesivos de garantía.

“LA CALIDAD TOTAL BUSCA GARANTIZAR A LARGO PLAZO EL CRECIMIENTO Y RENTABILIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN, BRINDANDO A LOS CLIENTES CALIDAD EN BIENES Y

SERVICIOS, Y LA ELIMINACION DE TODO TIPO DE DESPERDICIOS”.

“LA CALIDAD DE TU SERVICIO, DEPENDE DE LA CALIDAD DE TU

PERSONAL”