Gestión y Desarrollo de la Práctica Gestión y Desarrollo de la Práctica OdontológicaOdontológica

Año 2012-2013Año 2012-20135º Curso5º Curso

OdontologíaOdontología

Gestión y Desarrollo de la Práctica Gestión y Desarrollo de la Práctica OdontológicaOdontológica

TEMA 13. TEMA 13. AGENDA DE PACIENTES. AGENDA DE PACIENTES. ORGANIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIÓN DE LAS

CITASCITAS

ORGANIZACIÓN DEL LIBRO DE CITASORGANIZACIÓN DEL LIBRO DE CITAS

• El libro de citas es un instrumento de gran El libro de citas es un instrumento de gran importancia para la gestión eficaz de la consulta.importancia para la gestión eficaz de la consulta.

• El tipo de consulta que hemos planificado El tipo de consulta que hemos planificado conformará, en gran medida, la forma sobre cómo conformará, en gran medida, la forma sobre cómo distribuir nuestro tiempo. distribuir nuestro tiempo.

• La consulta privada será muy diferente de la La consulta privada será muy diferente de la consulta pública, y no hay dos consultas cuya consulta pública, y no hay dos consultas cuya situación sea igual.situación sea igual.

TIEMPO NO PRODUCTIVOTIEMPO NO PRODUCTIVO

El factor más destructivo de una clínica es El factor más destructivo de una clínica es aquella hora de trabajo en la que no ganará nada aquella hora de trabajo en la que no ganará nada de dinero en absoluto.de dinero en absoluto. Existe un cierto porcentaje aceptable de tiempo Existe un cierto porcentaje aceptable de tiempo no productivo.no productivo. Debemos evitar que ese porcentaje supere los Debemos evitar que ese porcentaje supere los límites determinados en nuestra planificación límites determinados en nuestra planificación estratégica.estratégica.

PRODUCCIÓN HORARIAPRODUCCIÓN HORARIA • Coeficiente horario eficaz (CHE):Coeficiente horario eficaz (CHE):

CHE = 100 x nº horas de trabajo / nº horas de presencia

El valor óptimo del CHE es el que se aproxima al 70%

Número de horas de presencia al año (HPR)Número de horas de presencia al año (HPR): : HPR = HPR = A x B x (52 – C) A x B x (52 – C)

A = nº de horas de trabajo al díaA = nº de horas de trabajo al díaB = nº de días laborales a la semanaB = nº de días laborales a la semanaC = nº de semanas de vacaciones al añoC = nº de semanas de vacaciones al año

El valor óptimo de HPR se encuentra entre El valor óptimo de HPR se encuentra entre 500 y 1.500500 y 1.500 horashoras

PRODUCCIÓN HORARIAPRODUCCIÓN HORARIA

• Número de horas de trabajo real (HTR):Número de horas de trabajo real (HTR):

HTR = HPR x CHE (CHE = 0,7)

El valor óptimo de HTR se encuentra entre 600 y 800 horas

CAUSAS DEL TIEMPO NO CAUSAS DEL TIEMPO NO PRODUCTIVOPRODUCTIVO

• Tiempo no programadoTiempo no programado. “Huecos” en el libro de visitas. Son grandes . “Huecos” en el libro de visitas. Son grandes bloques de tiempo o muchos bloques pequeños.bloques de tiempo o muchos bloques pequeños.

• Visitas anuladasVisitas anuladas. Debemos saber identificar a aquellos pacientes que . Debemos saber identificar a aquellos pacientes que tienen el hábito de anular sus visitas con poca anticipación. Debemos tienen el hábito de anular sus visitas con poca anticipación. Debemos informar a nuestros pacientes de la necesidad de comunicar la anulación informar a nuestros pacientes de la necesidad de comunicar la anulación siempre que sea posible.siempre que sea posible.

• Pacientes que no acudenPacientes que no acuden..

MEDIDAS PARA DISMINUIR EL MEDIDAS PARA DISMINUIR EL TIEMPO NO PRODUCTIVOTIEMPO NO PRODUCTIVO

• Los pacientes que tienen la costumbre de cancelar visitas Los pacientes que tienen la costumbre de cancelar visitas o no acudir a ellas se deben identificar con un rotulador o no acudir a ellas se deben identificar con un rotulador de color sobre su ficha.de color sobre su ficha.

• Envíe un recordatorio a todos esos pacientes Envíe un recordatorio a todos esos pacientes sistemáticamente.sistemáticamente.

• Envíe un recordatorio similar a cualquier paciente que Envíe un recordatorio similar a cualquier paciente que tenga concertada una cita larga.tenga concertada una cita larga.

• Programar visitas cortas en vez de largas.Programar visitas cortas en vez de largas.

MEDIDAS PARA DISMINUIR EL MEDIDAS PARA DISMINUIR EL TIEMPO NO PRODUCTIVOTIEMPO NO PRODUCTIVO

• Anime a estos pacientes a que paguen sus honorarios Anime a estos pacientes a que paguen sus honorarios por adelantado, siempre que sea posible. De esta forma por adelantado, siempre que sea posible. De esta forma es más probable que lleguen a tiempo a su cita.es más probable que lleguen a tiempo a su cita.

• Citar uno (o más) pacientes cortos (urgencia…) al mismo Citar uno (o más) pacientes cortos (urgencia…) al mismo tiempo que una visita larga concertada para un paciente tiempo que una visita larga concertada para un paciente poco cumplidor.poco cumplidor.

ORGANIZAR EL LIBRO DE CITASORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS

El libro de citas es un instrumento de gran importancia El libro de citas es un instrumento de gran importancia para la gestión eficaz de la consulta.para la gestión eficaz de la consulta.La organización de las citas se puede hacer por dos La organización de las citas se puede hacer por dos métodos:métodos:

• método analíticométodo analítico:: asigna un tiempo determinado asigna un tiempo determinado a cada intervención sin tener en cuenta el caso a cada intervención sin tener en cuenta el caso particularparticular• método intuitivométodo intuitivo:: asigna el tiempo según cada asigna el tiempo según cada

caso particularcaso particular

ORGANIZAR EL LIBRO DE CITASORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS

Al organizar el libro de citas debemos tener en cuenta:Al organizar el libro de citas debemos tener en cuenta:

• las necesidades y deseos del paciente.las necesidades y deseos del paciente.• las necesidades y deseos del dentista.las necesidades y deseos del dentista.• las necesidades y deseos de la recepción.las necesidades y deseos de la recepción.• Las variaciones y preferencias individuales son tan Las variaciones y preferencias individuales son tan

enormes que es inútil intentar establecer unas enormes que es inútil intentar establecer unas normas generales.normas generales.

PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO DE CITASDE CITAS

• Impedir que la agenda diaria quede colapsada con Impedir que la agenda diaria quede colapsada con tareas de baja productividad.tareas de baja productividad.

• Permitir que las tareas de alta productividad se Permitir que las tareas de alta productividad se acomoden fácilmente.acomoden fácilmente.

• Utilizar al máximo su tiempo de trabajo.Utilizar al máximo su tiempo de trabajo.

PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO DE CITASDE CITAS

• Emplear al máximo el tiempo de no trabajo.Emplear al máximo el tiempo de no trabajo.

• Posibilitar dar citas a pacientes de urgencia.Posibilitar dar citas a pacientes de urgencia.

• Equilibrar los diferentes tipos de trabajo durante la Equilibrar los diferentes tipos de trabajo durante la semana o el día.semana o el día.

• Los pacientes de alto riesgo se citarán al final de la Los pacientes de alto riesgo se citarán al final de la consulta.consulta.