gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

• La gestión de los proyectos,

programas y portfolio de proyectos,

desde el punto de vista de los ciclos de vida

• La gestión del cambio en un proyecto

Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global»

(Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010)

Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center

[email protected] | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi

PMI Member 813576

CompTIA Project+ Certified

MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007

Agenda Jornada

Material disponible en

http://www.iproductividad.com

Objetivos y características del CIP

Ayudar a mejorar la productividad

de las organizaciones mejorando

la productividad de las personas

que la integran a partir de un uso

eficiente de la TI y la aplicación

de buenas prácticas en diferentes

escenarios de trabajo.

• El Centro de Innovación en Productividad (CIP)

es un centro de negocio, no de tecnología.

• Se ha especializado en ayudar a incrementar

la productividad de las personas

• Es el único centro de estas características que

Microsoft tiene en Europa

New World of the Work

La productividad de las personas

El trabajador de la información y el conocimiento

Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible - Escenarios

Espacios de

colaboración Productividad

móvil Productividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

Interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Contenidos

Herramientas y tecnologías

Mostrar • Eventos/Jornadas

• Seminarios

• Innova/Inspira/EMO

• Noticias

• Web/Blog

• eBoletín

• Casos de éxito

• Pilotos funcionales

Medir • BPIO

• Factor4Index

• BVPS

• Perfil IW

• Mapa comunicaciones

• Estudios de ROI

• Estudios de mercado

Maximizar • Productivity Review

• Consultoria Producti.

• Programas Mejora Productividad

• Aceleradores

• Proyectos con partners

• Proyectos I+D+i

• Formación

• Gestión de Proyectos

Servicios

• Asesoramiento en la mejora de la eficiencia y productividad de la

Gestión de Proyectos

• Seminarios y actividades de formación (a medida)

• “Planificación y Gestión de Proyectos”

• “Gestión de Proyectos con Microsoft Project”

• “Las claves de la Planificación de Proyectos”

• “Herramientas de comunicación y colaboración en un proyecto”

• Postgrado “Gestión de Proyectos TIC“ (coorganizado con EU Gimbernat)

• Servicios de apoyo a la Gestión de Proyecto

• Análisis y elaboración del Pre-Proyecto

• Gestión del Cambio en Proyectos de TI

• Tutorización (acompañamiento y seguimiento) de proyectos de TI

• Puesta en marcha de sistemas de gestión de proyectos y de la cartera

de proyectos (portfolio)

Servicios CIP: Gestión de Proyectos

Bienvenidos

al complejo mundo

de los proyectos

Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados por unos costes, unos plazos y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o

producto único.

Ejemplos

-La construcción de un local, edificio,…

-El lanzamiento de un nuevo producto

-El desarrollo de un nuevo producto

-La organización de desarrollos deportivos o culturales

-El desarrollo de una aplicación informática

-La instalación de un sistema informático

Proyectos

Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un

producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva

• Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado

• Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas

características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente

• Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o

producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a

paso, a través de incrementos

“Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto

establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser

desmantelada al término del proyecto)”

Proyectos

Actividades

Hitos

Entregables

Responsables

Producto o Servicio

Ciclo de vida de un proyecto

Gestión Cartera Proyectos


Proyecto

Gestión del cambio

Sistemas de Gestión de la Información

Pre-Proyecto Proyecto Operaciones

Visión global (ciclos de vida)

Gestión Programas

Existen diferentes metodologías de trabajo para sistematizar ciclos de vida de proyectos. Algunas han sido desarrolladas por terceros, convirtiéndose en “estándares de facto”.

En otros casos, las empresas utilizan las suyas propias

“Estándares”

Propias

Metodologías desarrolladas

por organizaciones oficiales

o fabricantes y adaptadas

para la casuística de la

empresa.

Metodologías de trabajo

desarrolladas por la propia

organización para la

consecución de sus

proyectos.

• Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica

• Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions

Framework.

• Gestión de los procesos de venta: Enterprise

Selling Process, Target Account Selling

(SIEBEL).

• ....

• Elaboración de un Plan Director para la

Sociedad de la Información (ICT).

• Gestión de los procesos de innovación a la

compañía (CIDEM).

• ...

Ejemplos Definición

Metodologías

Manten.

de SSII

Planificación

de SSII

Análisis

Sistema

Diseño

Sistema

Construc.

Sistema

Implantación

y aceptación

Estudio de

Viabilidad

ACTIVIDADES Analizar un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo. Los criterios utilizados son tácticos y relacionados con aspectos económicos, técnicos, legales y operativos.

ENTREGABLES • Contexto del sistema • Impacto en la organización • Coste/beneficio • Enfoque y planificación • Solución propuesta • ....

HERRAMIENTAS / TÉCNICAS

• Análisis Coste / Beneficio

• Modelos de procesos de la organización

• ...

“Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)

Desarrollo

de SSII

Metrica

http://www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html

Metrica

MSF Process Model MSF Team Model

Risk Management Discipline

ENTREGABLES

• Visión y ámbito

• Asunción riesgo

• Estructura proyecto

Project Management Discipline

Readiness Management Discipline

Microsoft Solutions Framework

Microsoft Solutions Framework

Se utilizan

técnicas de

creatividad

para proponer

proyectos

Se seleccionan

los proyectos

más adecuados

a la estrategia

de la empresa

Se planifican

las fases para

ejecutar cada

proyecto

Se analizan las

desviaciones

de la ejecución

respecto al

plan inicial

Se definen con

detalle los

requisitos de

los proyectos

seleccionados

Se monitoriza

y se controla

la ejecución

del plan inicial

Gestión de la innovación

http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-2314.pdf








Gestión de proyectos europeos (I+D)

http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/index.jsp


Gestión de proyectos europeos (I+D)








La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los

aspectos relacionados como los hitos, entregables,…

Dirección de Proyectos

Gestión de proyectos

Asociaciones internacionales:

• PMI (Project Management Institute, 1969): www.pmi.org

• IPMA (International Project Management Association, 1965): www.ipma.ch

• IAPPM (Intern. Association of Project and Program Management, 2003): www.iappm.org

• APM (Association for Project Management): www.apm.org.uk

• AIPM (Australian Institute of Project Management, 1976): www.aipm.com.au

Metodologías:

• PRINCE2 (Projects in Controlled Env., 1989): www.prince2.com

• Scrum (Agile Project Management and Dev.): www.scrum.org

Academias:

• American Academy of Project Managers (AAPM):

www.projectmanagementcertifications.com

Otras instituciones (especializadas en TI):

• CompTIA (1982): www.comptia.org

Fabricantes de software:

• Microsoft Certified Technical Specialist: www.microsoft.com

Principales referencias en Gestión de Proyectos

http://www.pmi.org/

http://www.ipma.ch/

http://www.iappm.org/

http://www.apm.org.uk/

http://www.aipm.com.au/

http://www.prince2.com/

http://www.scrum.org/

http://www.projectmanagementcertifications.com/

http://www.comptia.org/

http://www.microsoft.com/

http://www.comptia.org/home.aspx

Project Management Institute (PMI)

PMI Certifications

• Project Management Professional (PMP)®

• Certified Associate in Project Management (CAPM)®

• Program Management Professional (PgMP)®

• PMI Scheduling Professional (PMI-SP)®

• PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)®

Standars

• A Guide to the Project Management Body of

Knowledge (PMBOK® Guide)- Fourth Edition

• Practice Standard for Project Risk Management

• Practice Standard for Earned Value Management

• Practice Standard for Project Configuration

Management

• Practice Standard for Work Breakdown Structures

• Practice Standard for Scheduling

http://www.pmi.org

(March 2010) Total members: 317.962

Total active

PMPs: 375.959

http://www.pmi.org/

Project Management Institute (PMI)

CompTIA

• CompTIA is a non-profit trade association advancing the global interests

of information technology (IT) professionals and companies including

manufacturers, distributors, resellers, and educational institutions.

• Certifications • CompTIA A+

• CompTIA Network+

• CompTIA Security+

• CompTIA Server+

• CompTIA Linux+

• CompTIA PDI+

• CompTIA RFID+

• CompTIA CTP+

• CompTIA CTT+

• CompTIA CDIA+

• CompTIA Project+

For project managers, the CompTIA Project+

certification covers the entire process of project

management, including initiation, planning,

execution, acceptance, support and closure.

http://www.comptia.org

http://www.comptia.org/

http://www.comptia.org/home.aspx

Microsoft Project

• MCTS: Managing Projects with Microsoft Office Project 2007 (Exam: 70-

632 - TS: Microsoft Office Project 2007, Managing Projects)

• MCTS: Enterprise Project Management with Microsoft Office Project

Server 2007 (Exam 70-633: TS: Microsoft Office Project Server 2007,

Managing Projects)

• MCTS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuration (Exam 70-639:

TS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuring)

• MCTS Project Server 2010, Configuration (Exam 70-177: TS Microsoft

Project Server 2010, Configuring)

http://www.microsoft.com

http://www.microsoft.com/project/en/us/default.aspx

PMI - PMBOK

Planificación

Control y Seguimiento

Ejecución

Cierre

Inicio

Gestión de proyectos: ciclo de vida

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

Ámbitos de gestión de un proyecto

Planificación

Control Ejecución

Cierre

Inicio

- Desarrollar el Project Charter

- Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

- Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

- Monitorizar y Controlar el Trabajo del Proyecto

- Gestionar el Control de Cambios Integrado

- Cerrar el proyecto

Gestión de proyectos: principales procesos

Top 10 Skills CIOs in 2008

55% 60% 65% 70% 75%

Functional Area Knowledge

Project Management

Company Knowledge

Business Process Engineering

Industry Knowledge

Project Leadership

Systems Analysis

Systems Design

Project Integration Management

Project Risk Management

Fu

en

te:

En

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Dec 2

00

6

Dirección SSII y Gestión Proyectos



Proyecto

Gestión del cambio




Gestión Programas

PMI - PMBOK

The Standard for Portfolio Management

PPS EPM EPM EPM PPS/EPM PPS PPS PPS PPS

Cost

Time

ROI

Quality

Success

% Comp

Approval

Final Docs

Historicals

Baseline

Actuals

Variances

EVM

Reporting

Utilization

Work Auth

Issues

Risks

Tasks

Milestones

Schedule

Leveling

Resources

Budget

Risks

Sequence

Capacity

Max ROI

Baseline

Optimization

Constraint

Force I/O

Risk

Strategic Value

Financial Value

Risk Value

Criteria

Weighting

Mapping

Benefits

Strategic

Alignment

Resources

Budget

Ownership

Dependencies

New ideas

Initiatives

Enhancements

Regulation

Mandates

Measure Close Execute/

Track

Plan Stage Select Prioritize Define Identify

Ciclo de vida gestión cartera de proyectos



Proyecto

Gestión del cambio




Gestión Programas

Sistemas de Gestión



Proyecto

Gestión del cambio



Otros ciclos de vida a considerar

Gestión Programas

Crecimiento Organización

Creatividad Dirección Delegación Coordinación Colaboración

Joven EDAD DE LA ORGANIZACIÓN Madura

P

eq

ue

ña

T

AM

AÑ

O D

E L

A O

RG

AN

IZA

CIÓ

N

Gra

nd

e

Crisis de

censura

Crisis de

liderazgo

Crisis de

autonomía

Crisis de

control

La situación actual de la organización (evolución y madurez)

condicionará el desarrollo del proyecto, los proyectos y la

cartera de proyectos (portfolio management).

Madurez Tecnología / Producto

Ciclo de Vida Ejemplo

En todo proyecto de tecnología es necesario tener en cuenta

la situación de la misma dentro de su ciclo de vida.

El ciclo de vida de un equipo

Formación Confrontación Regulación Rendimiento

Todo equipo (incluidos los equipos de proyectos, siguen un

ciclo de vida igual. El Director de Proyectos tiene que ser

consciente del punto en que se encuentra su equipo para la

correcta dirección y liderazgo del mismo.



Proyecto

Gestión del cambio




Gestión Programas

• La gestión de los proyectos,

programas y portfolio de proyectos,

desde el punto de vista de los ciclos de vida

• La gestión del cambio en un proyecto

Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global»

(Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010)

Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center

[email protected] | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi

PMI Member 813576

CompTIA Project+ Certified

MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007

Gestión del Cambio: Justificación

• La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas

nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los

procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas

tecnologías de apoyo.

• Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los

usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de

trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por

el proyecto.

Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen,

conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas

tecnologías y aplicaciones de trabajo.



Proyecto

Gestión del cambio


Gestión del Cambio: Justificación

• La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos

que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un

conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos

riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los

nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles).

• Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades

orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva

aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios

(motivación para la aceptación de la misma).

• Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir

los resultados del proceso de adopción

Gestión del Cambio: Elementos del Plan

• Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio

es necesario e imprescindible poder identificar

los siguientes aspectos:

• objetivos de negocio y organizacionales del

proyecto tecnológico

• los destinatarios y usuarios afectados por la

nueva plataforma tecnológica y el grado de

impacto

• las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto

y su posicionamiento ante el nuevo entorno

• los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta

• los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución

tecnológica.

La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la

planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación,

comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la

definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.

Gestión del Cambio: Plan de Trabajo CIP

• El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del

Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas

en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del

proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y

puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo.

• Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales:

• Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones,

presentaciones,…)

• Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…)

• Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…)

Definición y

Planificación Proyecto

Ejecución Proyecto

Control y Seguimiento

del Proyecto

Puesta

prod. Operaciones

Cierre

Definición y

Planificación

Gestión Cambio

Ejecución

del Plan de Gestión del Cambio Evaluación

Proyecto

Gestión del Proyecto

Gestión del Cambio

John Kotter: Leading Change

http://www.kotterinternational.com

www.ouricebergismelting.com

http://www.kotterinternational.com/

http://www.ouricebergismelting.com/

Change Management Learning Center

http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm

http://www.change-management.com/



http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm







http://www.change-management.com/adkar-book.htm


Gestión del Cambio: Metodología CIP

Definición y

Planificación

Gestión Cambio

Ejecución

del Plan de Gestión del Cambio Evaluación

• Identif, análisis y

segmentación stakeholders

• Identifi. y análisis

escenarios

• Identif. barreras / riesgos /

inhibidores / obstáculos

• Revisión objetivos negocio

del proyecto e Identif.

métricas

• Elaboración plan gestión

cambio:

• Participación

• Comunicación

• Formación

• Soporte

• Valor

• Alineación

• Ejecución plan gestión cambio:

• Participación (dirección y mandos intermedios,

reuniones,…)

• Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…)

• Formación (acciones formativas, materiales, guías

online,…)

• Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest.

conoc.…)

• Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del

cambio, riesgos si no hay cambio,…)

• Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…)

• IW Profile, Factor 4 Index

• Reuniones y entrevistas

• ROI / BV

• Medición resultados

sobre métricas y

objetivos

• Definición de

acciones correctiva

y/o de refuerzo

Activid.

Herram.

• Procesos y matriz de

implicados e impacto

• Escenarios de trabajo

• Caracterización trabajador

información y cultura org.

• Plan de Gestión del

Cambio (actividades y

calendario)

• Métricas

Entreg..

• Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…)

• Materiales de formación

• Materiales de apoyo a los usuarios

• Guías de usuario, canales de apoyo,

• Según cada ámbito (comunicación, formación,…)

• Medidas correctivas

y plan de gestión

del cambio actualizado

Gestión del Cambio: Escenarios (ej Intranet)

Búsqueda y compartición de

información

Trabajo colaborativo

Mejora de la colaboración entre

agentes

Uso de redes sociales (blogs, wikis,

RSS,…) y canales 2.0

Organización y gestión de

documentos

Mejora de la productividad personal

Simplificación de las

comunicaciones en la organización

Uso de formularios electrónicos y

flujos de información

Mejora en la toma de decisiones

Reuniones más ágiles

Gestión más eficiente de reuniones

Situaciones de movilidad

Espacios remotos de trabajo

(workspaces)

Formación a empleados dispersos

geográficamente

Teletrabajo

Proceso de incorporación de

nuevos empelados

Gestión del tiempo y organización

personal de tareas

Utilización del correo electrónico

…

• El enfoque de trabajo del CIP se basa en la identificación de los

escenarios en los que se mueven los stakeholders de la organización y el

análisis de mejora en los mismos e impacto del proyecto en los mismos

Anexo Metodologías - Herramientas: BPIO

BASICO ESTANDAR RACIONAL DINAMICO

Colaboración & Comunicación

Espacios Colaborativos & Portales

Mensajería

Mensajería Instantánea / Voz

Web Conferencing

Gestión del Contenido & Informes

Documentos & Gestión Documental

Informes

Búsqueda

Gestión del Contenido Web

Inteligencia de Negocio

Reporting & Analisis

Performance Measurement

Data Warehousing

Anexo Metodologías - Herramientas: BVPS

Anexo Metodologías - Herramientas: Factor4Index

Anexo Metodologías - Herramientas:

Information Worker Profile

Resumen

• La gestión de proyectos en las organizaciones va más allá

de la „simple‟ gestión de un proyecto, a nivel individual.

• Es necesario que la organización considere, también, la

gestión de los programas y su cartera de proyectos.

• Existen diferentes metodologías a implantar en la gestión

de proyectos, en función de la naturaleza del mismo.

• La adopción de un sistema de gestión es imprescindible

para facilitar su planificación, gestión, seguimiento y control,

así como para el trabajo en equipo de los miembros y apoyar

su comunicación y colaboración.

• Ningún proyecto de tecnología podrá considerarse un éxito si

los usuarios del mismo no lo utilizan y la organización saca

provecho de su explotación.

• La gestión del cambio, pues, es imprescindible, para

conseguir este éxito.

Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010

Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa

Telf: 93 877 21 00. www.centreproductivitat.cat @: [email protected]

Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity

Gracias

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La llicència es pot consultar a www.creativecommons.org/licenses ”

http://www.creativecommons.org/licenses