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  • 8/3/2019 Gestion Por Procesos Resumida

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    GESTIN POR PROCESOS

    MGE

    Marzo 2009

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    OBJETIVOS Y PROGRAMA Introduccin. El CPMCS

    1. La estructura organizativa y los Procesos que contiene. El mapa de procesoscomo herramienta de gestin global

    2. Determinacin de los procesos de una organizacin: estratgicos, operativos y desoporte

    3. Definir y mapear un Proceso en dos dimensiones

    4. Identificacin de expectativas de los Grupos de inters en el Proceso

    5. Seleccin de indicadores de rendimiento de un Proceso

    6. Medicin y cuadros de mando

    7. Mejora de los procesos y alineacin con la gestin del conocimiento

    8. Gestionar la eficiencia de los procesos a travs de la optimizacin de actividades.Racionalizacin de tareas y puestos

    9. Contribucin de la metodologa expuesta a los criterios del Modelo EFQM

    10. Caso Prctico

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    OBJETIVOS Y PROGRAMA

    Introduccin. El CPMCS

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    CMPCS. 3er NIVEL

    Tercer nivel: Lo obtendrn las unidades que:

    1. Completen la evaluacin de la unidad segn el modelo EFQM conel informe externo as como el informe final, o certifiquen el 50% desus procesos clave segn el modelo de gestin de calidad ISO9001:2000.

    2. Elaboren el manual de procesos de la unidad. 3. Elaboren las cartas de servicios normalizadas de la unidad. 4. Implementen las propuestas de mejora surgidas de la evaluacin

    de la unidad. 5. Mejoren los resultados de los procesos clave y los de las

    encuestas de satisfaccin. 6. Elaboren un plan estratgico o desplieguen el general de la

    Universidad. 7. Establezcan una gestin por procesos.

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    GESTIN POR PROCESOS

    1. La estructura organizativa y los

    Procesos que contiene. El mapa deprocesos como herramienta degestin global

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    GESTIN POR PROCESOS

    SI NO SE GESTIONAN (PLANIFICAN, VERIFICAN,MEJORANETC) LOS PROCESOSNO SEGESTIONA ADECUADAMENTE EL NEGOCIO

    Cuatro pasos

    1. La identificacin y secuencia de los procesos. 2. La descripcin de cada uno de los procesos.

    3. El seguimiento y la medicin para conocer losresultados que obtienen.

    4. La mejora de los procesos con base en el seguimientoy medicin realizado.

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    GESTIN POR PROCESOS

    1 La identificacin y secuencia de losprocesos.

    Principales factores para la identificacin y

    seleccin de los procesos

    Influencia en la satisfaccin del cliente.

    Los efectos en la calidad del producto/servicio.

    Influencia en Factores Clave de xito (FCE).

    Influencia en la misin y estrategia. Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.

    Los riesgos econmicos y de insatisfaccin.

    Utilizacin intensiva de recursos.

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    El mapa de procesos es la representacin grficade la estructura de procesos que conforman el

    sistema de gestin

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    PROCESOS EN CASCADA

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    2. La descripcin de cada uno de losprocesos.

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    El nivel dedetalle en ladescripcinde lasactividades

    de unproceso serel necesarioparaasegurarque ste se

    planifica,controla yejecutaeficazmente

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    Ficha de proceso

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    GESTIN POR PROCESOS

    Determinar

    el mapa deprocesos

    Definir losprocesos

    NivelesI y II

    Monitorizar elprocesos

    Instalar elsistemaEvaluarrendimientos

    Mantener bajocontrol

    NivelIII

    Estructurar,Modificar oredisear

    NivelIV

    Oportunidadesde Mejora

    Reingeniera deprocesos

    Gestindelconocimi

    ento

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    3. El seguimiento y la medicin paraconocer los resultados que obtienen.

    No se puede considerar que un sistema de gestin tiene un enfoque basado enprocesos si, an disponiendo de un buen mapa de procesos y unos diagramas yfichas de procesos coherentes, el sistema no se preocupa por conocer sus

    resultados.

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    GESTIN POR PROCESOS

    INDICADORES DEL PROCESOLos indicadores constituyen un instrumento quepermite recoger de manera adecuada yrepresentativa la informacin relevante respectoa la ejecucin y los resultados de uno o varios

    procesos, de forma que se pueda determinar lacapacidad y eficacia de los mismos, as como laeficiencia.

    Un indicador es un soporte de informacin (habitualmente

    expresin numrica) que representa una magnitud, de maneraque a travs del anlisis del mismo se permite la toma dedecisiones sobre los parmetros de actuacin (variables decontrol) asociados

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    GESTIN POR PROCESOS El concepto de cuadro de mando deriva del concepto

    denominado Tableau de borden Francia, que traducido demanera literal, vendra a significar algo as como tablero demandos, o cuadro de instrumentos, como en el salpicadero deun coche.

    La gestin de las Organizaciones requiere un sistema deindicadores que nos faciliten la toma de decisiones y el controlde los procesos.

    El sistema de indicadores debe organizarse en un cuadro de

    mando. El cuadro de mando recoge los principales indicadoresy los presenta de un modo claro y til. El cuadro de mando esun sistema que nos informa de la evolucin de los parmetrosfundamentales de los procesos.

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    1. Reflexionar sobre la misin del proceso.2. Determinar la tipologa de resultados a obtener y

    las magnitudes a medir.3. Determinar los indicadores representativos de lasmagnitudes a medir.4. Establecer los resultados que se desean alcanzar

    para cada indicador definido.5. Formalizar los indicadores con los resultados quese desean alcanzar (objetivos)

    Pasos generales que permitiran configurar el seguimiento yla medicin de los procesos a travs de indicadores

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    GESTIN POR PROCESOSPor ltimo, y antes de abordar el control de los procesos sobre la base de los indicadores, es

    importante destacar que, aunque cada organizacin debe decidir cmo formaliza los mismos,existen algunas caractersticas que deberan ser tenidas en cuenta, como pueden ser la forma declculo, la periodicidad para la medicin y el seguimiento, la forma de representacin, losresponsables de ello y, por supuesto, el resultado esperado respecto al mismo.

    Monitoreo y control de los procesos.

    Sin duda una de las etapas ms importantes para poder cerrar el ciclo de mejora, es saber cual

    es el comportamiento de nuestros procesos a los largo del tiempo, para ello es necesarioidentificar el grado de variabilidad que sus resultados puedan tener, lo cual se logra mediante elmonitoreo sistemtico de los indicadores que a su vez permitir tomar decisiones sobre lasacciones necesarias para mejorar el proceso.

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    4. La mejora de los procesos con baseen el seguimiento y medicin realizado.

    Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los procesosdeben ser analizados con el fin de conocer las caractersticas y laevolucin de los procesos. De este anlisis de datos se debe obtenerla informacin relevante para conocer:

    1. Qu procesos no alcanzan los resultados

    planificados.

    2. Dnde existen oportunidades de mejora.

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    GESTIN POR PROCESOSEste ciclo considera cuatro grandes pasos para establecer la mejora continua

    en los procesos.P. Planificar:La etapa de planificacin implica establecer qu se quierealcanzar (objetivos) y cmo se pretende alcanzar (planificacin de lasacciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en las siguientessubetapas: Identificacin y anlisis de la situacin.

    Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos).

    Identificacin, seleccin y programacin de las acciones.

    D. Hacer:En esta etapa se lleva a cabo la implantacin de las accionesplanificadas segn la etapa anterior.C. Verificar: En esta etapa se comprueba la implantacin de las acciones y laefectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas (objetivos).A. Actuar:En funcin de los resultados de la comprobacin anterior, en estaetapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se convierten lasmejoras al