gestión integrada de proyectos-1

POLITEXT 96

Gestin integrada de proyectos

POLITEXT

EDICIONS UPC

Marcos Serer Figueroa

Gestin integrada de proyectos

La presente obra fue galardonada en el octavo concurso"Ajuts a l'elaboraci de material docent" convocado por la UPC.

Primera edicin: febrero de 2001

Diseo de la cubierta: Manuel Andreu

Marcos Serer, 2001

Edicions UPC, 2001Edicions de la Universitat Politcnica de Catalunya, SLJordi Girona Salgado 31, 08034 BarcelonaTel.: 934 016 883 Fax: 934 015 885Edicions Virtuals: www.edicionsupc.esE-mail: [email protected]

Produccin: CPDAAv. Diagonal 647, ETSEIB, 08028 Barcelona

Depsito legal: B-4.299-2001ISBN: 84-8301-453-X

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A Magdalena y Marina

Empresas y organizaciones en la sociedad de hoy 7

Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

La gestin de proyectos est en alza. Puede ser que amedida que nos adentremos en el siglo XXI, inclusoel trabajo en las empresas se organice por proyectos.En muchos casos ya es as. Cuando un banco comoMorgan Stanley se enfrent en el 2000 al problema desacar a bolsa una compaa como Ferrovial, se tratabade un proyecto que no se haba hecho nunca y no sehara nunca ms, pero que deba hacerse dentro de unplazo y con un buen resultado. Cuando el FinancialTimes colocaba a Morgan Stanley como lder en fu-siones y adquisiciones en el ao 2000, estaba diciendoque este banco haba liderado en ese ao la gestin deese tipo de proyectos que slo se haran una vez.Cuando Business Week citaba a Carlos Ghosn comouno de los 25 ejecutivos del ao 2000 en el mundo, lohaca por su gestin del proyecto de sanear Nissan, al-go que es irrepetible. Si Endesa e Iberdrola se fusio-nan, eso entrar en la categora de un proyecto. Perotambin lo son el desarrollo de un nuevo producto, elcambio de imagen corporativa, la introduccin del sis-tema informtico SAP, un programa de reduccin decostes en cualquier empresa, o el lanzamiento de unanueva empresa basada en Internet.

La gestin de proyectos se desarroll, sin embar-go, fuera de las empresas industriales o comercialesconvencionales en las que la actividad se percibacomo teniendo lugar de forma repetitiva y continua ypara eso se le asignaba una organizacin y unos sis-temas estables y a veces hasta burocrticos. Los pro-yectos eran la excepcin.

La gestin de proyectos creci como campo deconocimientos en el mundo de la construccin, las

obras pblicas, el armamento o el I+D. Y aunque harecibido el inters de los investigadores, esto haocurrido en una proporcin muy inferior a la que hadisfrutado la gestin de procesos estables o repetiti-vos.

En pleno auge de la gestin por proyectos apare-ce la obra de Marcos Serer. El autor no se plante eltrabajo como una respuesta a la oportunidad del mo-mento, sino como una especie de obligacin sentidade realizar alguna sntesis entre conocimientos y ex-periencia para contribuir acadmicamente en estecampo del saber que es la gestin de proyectos. Laobra se ha realizado a lo largo de aos, en los que elautor comparta el estudio, el trabajo prctico y ladocencia y buscaba un resultado que fuese un buenequilibrio de las tres cosas.

La utilizacin de los mini-casos incluidos en eltexto, con proyectos importantsimos y bien conoci-dos y con gran variedad de problemticas facilitatanto el estudio, que resulta ms entretenido, comola comprensin de las diferentes tcnicas y estructu-ras formales que el autor va introduciendo para pro-fesionalizar la gestin de proyectos.

La amplia experiencia de Marcos Serer y al acce-so privilegiado a la experiencia de su empresa,IDOM, una de las compaas de ingeniera lderes anivel internacional, avalan este trabajo que sin dudaes una aportacin singular en el campo de la gestinde proyectos.

Pedro NuenoProfesor del IESE

Misin del proyecto (MP) 9

Prlogo


El grado de exigencia por parte de los promotores yusuarios en general sobre el producto que reciben,fruto de un proyecto, no parece que vaya a detraerse.Muy al contrario tiene tendencia al alza y eso hacecada vez ms necesario que todos los actores implica-dos en el proceso de elaboracin y puesta en marchade un proyecto se apliquen en el cumplimiento, cadavez ms estrictamente, de sus obligaciones. Y ca-da vez ms en mejorar su contenido. La generaliza-cin de los sistemas de calidad as lo va confirmando

Ello hace tambin ms necesario el concurso delgestor (project manager) como actor responsable deque las expectativas, como hemos dicho cada vezms exigentes de los usuarios, se vean cumplidas atravs de sistemas de gestin eficaces y que, adems,no distorsionen las responsabilidades de cada actor.

Esta necesaria eficacia y deseada eficiencia, es laque me ha llevado a plantear la gestin del proyecto,como si de una empresa mercantil se tratara, utili-zando los instrumentos contrastados en sta y que sebasan en el diseo de una estrategia del proyectodentro del concepto ms amplio de misin. Bajo esepunto de vista, cada proyecto debe tratarse como sifuera una empresa con horizonte temporal finito, co-mo de hecho as lo es.

He tratado de aderezar la teora de ste plantea-miento con casos reales de situaciones de gestin deproyectos en las que he estado involucrado desde1969, ao en que empec mi carrera profesional enIDOM y en donde sigo, y posteriormente desde1971 como Profesor Asociado en el Departamentode Proyectos de Ingeniera de la Universidad Poli-tcnica de Catalua.

Ha sido sin duda esa doble visin, la de gestinde proyectos y empresa mercantil as como la de tra-tar de explicar como hay que hacerlo sin caer en loserrores que inexorablemente comet y los que he vis-to en otros lo que me ha llevado a escribir el librobajo esos planteamientos. Los casos se entremez-clan, sin previo aviso, con los desarrollos tericosque tambin pretenden expresar y conceptualizarlo que en la realidad sucede.

Ordinariamente en los casos se han enmascaradoel nombre de los actores, empresas, as como algu-nas fechas y lugares, pero todos siguen siendo realesy tiles para explicar los conceptos.

A la hora de la redaccin de los captulos, deboagradecer la paciencia demostrada de Felipe Prospery Pedro Nueno que han tenido la amabilidad de ir le-yendo mis borradores. Sus sugerencias las he idoconsiderando viniendo de profesionales de tantoprestigio. Una vez ms les doy las gracias. Tambinagradezco a Rafael Sagarduy la correccin que hizodel captulo que he destinado a la gestin del medioambiente. Para la composicin y esquemas he conta-do con la inestimable colaboracin del equipo de se-cretara de IDOM.

Y termino el capitulo de agradecimientos ha-cindolo a todos mis compaeros y amigos deIDOM y del Departamento de Proyectos de Ingenie-ra de la UPC cuya influencia ha sido, en ambos ca-sos, decisiva, en las experiencias y enseanzas quehan motivado este libro y que deseo sigan produ-cindose.

Marcos SererBarcelona, septiembre de 2000



Captulo 1. El ciclo de vida y las funciones en la gestin de proyectosde carcter nico (GPU) ............................................................................................. 19

1. Introduccin ..................................................................................................................................... 192. Funciones de una GPU .................................................................................................................... 223. Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................................................... 234. Ciclo de vida de un proyecto de carcter nico (CVPU) ................................................................. 255. Variables procesales del CVPU ....................................................................................................... 261. 5.1 Nivel de esfuerzo ....................................................................................................................... 271. 5.2 Valor aadido ............................................................................................................................. 271. 5.3 Los cambios proyectuales y el coste .......................................................................................... 301. 5.4 Incertidumbre versus Inversin sometida a riesgo ..................................................................... 31

Captulo 2. Misin del proyecto (MP) ........................................................................................... 331. Misin de una organizacin ............................................................................................................. 332. Misin de una GPU ......................................................................................................................... 361. 2.1 Objeto de la MP ......................................................................................................................... 361. 2.2 Valores de la MP ........................................................................................................................ 401. 2.3 Conductas estndares de la MP ................................................................................................. 411. 2.4 Estrategia de la MP .................................................................................................................... 43

Captulo 3. La calidad en los proyectos de carcter nico .......................................................... 611. La proyectacin: tecnologa y servicio ............................................................................................ 612. La calidad como aglutinante. El papel del gestor ............................................................................ 633. Caractersticas de la calidad ............................................................................................................ 641. 3.1 Actitud ....................................................................................................................................... 641. 3.2 Coste .......................................................................................................................................... 641. 3.3 Intangibilidad ............................................................................................................................. 691. 3.4 Universalidad ............................................................................................................................. 694. Valor y percepcin de la calidad ...................................................................................................... 701. 4.1 Las expectativas previas ............................................................................................................. 701. 4.2 Percepcin del servicio. La gestin de las evidencias ............................................................... 711. 4.3 Valor del servicio ....................................................................................................................... 765. Contenido de la calidad ................................................................................................................... 761. 5.1 Tecnologa y diseo ................................................................................................................... 761. 5.2 Ausencia de errores ................................................................................................................... 78


ndice


1. 5.3 Gestin de la operacin ............................................................................................................. 796. Aseguramiento de la calidad ............................................................................................................ 801. 6.1 Plan de calidad ........................................................................................................................... 80

Captulo 4. El equipo de gestin de un PU y el pensamiento sistmico ..................................... 811. El Equipo gestor .............................................................................................................................. 811. 1.1 Definicin del equipo gestor ...................................................................................................... 821. 1.2 Funciones del gestor de una GPU .............................................................................................. 841. 1.3 Conocimientos de un gestor de PU ............................................................................................ 991. 1.4 Capacidades de un gestor de PU ................................................................................................ 1001. 1.5 Las actitudes de un gestor .......................................................................................................... 101

Captulo 5. La gestin del riesgo (GR) .......................................................................................... 1031. Introduccin y definicin del riesgo ................................................................................................ 1032. Indole de los riesgos ........................................................................................................................ 1033. Proceso de gestin de los riesgos (GR). Definicin ........................................................................ 1051. 3.1 Bases fundamentales .................................................................................................................. 1051. 3.2 Gradacin del riesgo .................................................................................................................. 1061. 3.3 Proceso de la gestin ................................................................................................................. 1094. Normas generales para la prevencin y control de los riesgos (NGPR) .......................................... 118

Captulo 6. Los estudios previos y el plan director ...................................................................... 1191. Estudios previos. Definicin ............................................................................................................ 1192. Clases de estudios previos ............................................................................................................... 1211. 2.1 Sobre todo el sistema ................................................................................................................. 1211. 2.2 Sobre la UA ............................................................................................................................... 1221. 2.3 Sobre el ambiente ...................................................................................................................... 1221. 2.4 Sobre el factor humano y otras combinaciones ......................................................................... 1233. El plan director ................................................................................................................................ 1251. 3.1 Necesidades ............................................................................................................................... 1251. 3.2 Objetivos .................................................................................................................................... 1251. 3.3 La funcin .................................................................................................................................. 1261. 3.4 La magnitud ............................................................................................................................... 1261. 3.5 El coste ...................................................................................................................................... 1281. 3.6 La organizacin y sus recursos .................................................................................................. 1301. 3.7 El plazo ...................................................................................................................................... 1301. 3.8 El nivel de calidad ...................................................................................................................... 133

Captulo 7. La gestin del diseo (GD) ......................................................................................... 1351. Gestin del diseo. Caractersticas .................................................................................................. 1352. Universo de la gestin del diseo .................................................................................................... 1373. El proyectista versus el gestor ......................................................................................................... 1374. Idoneidad de las hiptesis ................................................................................................................ 1381. 4.1 La idoneidad del planteamiento del conflicto ............................................................................ 1381. 4.2 La idoneidad de las bases del proyecto ...................................................................................... 1395. Idoneidad del programa ................................................................................................................... 1406. La ingeniera del valor ..................................................................................................................... 1411. 6.1 Orientacin y preparacin ......................................................................................................... 143

Gestin integrada de proyectos14


1. 6.2 Anlisis del sistema y su entorno .............................................................................................. 1441. 6.3 Anlisis de la UA ideal .............................................................................................................. 1451. 6.4 Especulacin .............................................................................................................................. 1461. 6.5 Evaluacin ................................................................................................................................. 1461. 6.6 Realizacin ................................................................................................................................ 1477. Idoneidad de la definicin ............................................................................................................... 1471. 7.1 Profundidad ............................................................................................................................... 1491. 7.2 Claridad ..................................................................................................................................... 1491. 7.3 Amplitud .................................................................................................................................... 1508. Constructibilidad ............................................................................................................................. 1501. 8.1 Definicin .................................................................................................................................. 1511. 8.2 Ingeniera simultnea (IS) ......................................................................................................... 1519. Comprobacin de resultados ........................................................................................................... 1531. 9.1 Revisin de atributos ................................................................................................................. 1531. 9.2 Revisin de las especificaciones y magnitudes del presupuesto ............................................... 1541. 9.3 Revisin de clculos .................................................................................................................. 15510. Trazabilidad ................................................................................................................................... 156

Captulo 8. La Gestin del coste (GC) .......................................................................................... 1591. Definicin y consideraciones generales ........................................................................................... 1592. El presupuesto .................................................................................................................................. 1611. 2.1 Presupuesto previo y presupuesto objetivo ................................................................................ 1611. 2.2 Presupuesto probable ................................................................................................................. 1621. 2.3 Presupuesto aproximado ............................................................................................................ 1631. 2.4 Presupuesto comprometido ........................................................................................................ 1631. 2.5 Presupuesto de contrata ............................................................................................................. 1641. 2.6 Presupuesto real ......................................................................................................................... 1653. Causas del aumento del coste .......................................................................................................... 1651. 3.1 Diseo y corporificacin ............................................................................................................ 1664. Plan general de control de costes (PGCC) ....................................................................................... 1721. 4.1 Orientacin y preparacin ......................................................................................................... 1731. 4.2 Revisin y confirmacin ............................................................................................................ 1791. 4.3 Verificacin y control ................................................................................................................ 1811. 4.4 Informes de situacin y proyeccin ........................................................................................... 1861. 4.5 Liquidaciones finales ................................................................................................................. 188

Captulo 9. La gestin del medio ambiente (GMA) ..................................................................... 1931. La gestin del medio ambiente. Definicin y consideraciones generales ....................................... 1932. Identificacin de las polticas de medio ambiente ........................................................................... 1933. La GMA en las distintas fases del CVPU ........................................................................................ 1941. 3.1 La GMA en la fase de concepcin. Introduccin ...................................................................... 1941. 3.2 La GMA en la fase de desarrollo ............................................................................................... 1991. 3.3 La GMA en la fase de implementacin ..................................................................................... 2004. La GMA en la fase final .................................................................................................................. 2065. Medios e instrumentos para la GMA ............................................................................................... 2071. 5.1 Procedimientos de gestin ......................................................................................................... 2071. 5.2 Informes tcnicos ....................................................................................................................... 2071. 5.3 Reuniones de coordinacin y seguimiento ................................................................................ 207

ndice 15


1. 5.4 Comunicados ............................................................................................................................. 2081. 5.5 El registro de actuaciones .......................................................................................................... 2086. Planes de emergencia y de vigilancia medioambiental ................................................................... 2087. Plan de comunicacin ...................................................................................................................... 209

Captulo 10. La gestin del plazo (GPL) ....................................................................................... 2111. El plazo y la planificacin. Consideraciones generales ................................................................... 2122. Fases de la gestin del plazo ............................................................................................................ 2121. 2.1 Definicin de los objetivos de plazo .......................................................................................... 2141. 2.2 Planificacin .............................................................................................................................. 2181. 2.3 Programacin ............................................................................................................................. 2211. 2.4 El control del plazo .................................................................................................................... 233

Captulo 11. La gestin del aprovisionamiento (GAPROV) ....................................................... 2391. Consideraciones generales ............................................................................................................... 2402. El aprovisionamiento y las fases del CVPU .................................................................................... 2411. 2.1 Fases de la concepcin y desarrollo ........................................................................................... 2421. 2.2 Fase de la implementacin ......................................................................................................... 248

Captulo 12. La gestin de las licencias (GL) ............................................................................... 2711. Prembulo ........................................................................................................................................ 2712. Principios de la gestin .................................................................................................................... 2713. Tipos de permisos ............................................................................................................................ 2731. 3.1 Permisos para realizar obras en PU ........................................................................................... 2731. 3.2 Permiso para ejercer la actividad ............................................................................................... 2781. 3.3 Certificados finales .................................................................................................................... 2821. 3.4 Inscripcin de la actividad en el registro industrial ................................................................... 2834. Recomendacin final ....................................................................................................................... 283

Captulo 13. Gestin de la corporificacin (GCOR) .................................................................... 2851. Corporificacin versus construccin ............................................................................................... 2852. Confirmacin de la estrategia .......................................................................................................... 2863. El modelo terico. Variaciones y sensibilidad ................................................................................. 2861. 3.1 Desviaciones en los materiales y equipos .................................................................................. 2871. 3.2 Desviaciones en el montaje ....................................................................................................... 2871. 3.3 Desviaciones en la construccin ................................................................................................ 2891. 3.4 Desviaciones en los objetivos .................................................................................................... 2894. Organizacin de la corporificacin .................................................................................................. 2891. 4.1 Matriz de responsabilidades ...................................................................................................... 2891. 4.2 Manual de procedimientos ......................................................................................................... 2901. 4.3 Plan logstico ............................................................................................................................. 2955. Supervisin de la construccin ........................................................................................................ 2971. 5.1 Funciones y actividades en la supervisin ................................................................................. 2981. 5.2. Factores de xito en la supervisin ........................................................................................... 303

Captulo 14. La gestin de la operacin y los recursos (GOR) y la gestin de la calidad (GCL) . 3051. La gestin de la operacin y la calidad. Consideraciones bsicas ................................................... 3052. La gestin de la calidad GCL. Definicin y consideraciones ...................................................... 306



3. Modelo conceptual de la GCL ......................................................................................................... 3064. Etapas de las actuaciones dentro del CVPU .................................................................................... 3081. 4.1 La preparacin ........................................................................................................................... 3091. 4.2 Realizacin ................................................................................................................................ 3151. 4.3 Cierre ......................................................................................................................................... 3225. Actuaciones horizontales a lo largo de la operacin ....................................................................... 323

Captulo 15. Gestin de la comunicacin y la documentacin (GCD) ....................................... 3271. Definicin y consideraciones generales ........................................................................................... 3272. Sistema de la GCD .......................................................................................................................... 3283. La estructura de desagregacin del proyecto EDP y el sistema de calidad ................................. 3304. Interlocutores ................................................................................................................................... 3305. Universo de la comunicacin y documentacin .............................................................................. 3301. 5.1 La sistemtica a aplicar .............................................................................................................. 3311. 5.2 Tipos de comunicacin .............................................................................................................. 3341. 5.3 Comunicacin verbal ................................................................................................................. 3341. 5.4 Comunicacin escrita ................................................................................................................ 3376. Archivo de la documentacin .......................................................................................................... 3451. 6.1 Clasificacin decimal ................................................................................................................. 3481. 6.2 Entradas y salidas de documentos ............................................................................................. 3481. 6.3 Responsabilidades del gestor ..................................................................................................... 3481. 6.4 Responsabilidades de la secretaria del encargo ......................................................................... 349

Captulo 16. Fase final del CVPU .................................................................................................. 3511. Fase Final. Consideraciones generales ............................................................................................ 3522. Trabajos a realizar por la GPU en esta fase ..................................................................................... 3533. Revisin y aceptacin de la UA ....................................................................................................... 3541. 3.1 Caractersticas que se deben considerar en la revisin y aceptacin de una UA ....................... 3541. 3.2 Marco de referencia ................................................................................................................... 3551. 3.3 Revisiones dimensionales .......................................................................................................... 3551. 3.4 Revisiones cualitativas ............................................................................................................... 3561. 3.5 Comprobacin de resultados ..................................................................................................... 3574. Listado de seguimiento y conclusin de gestiones y asuntos pendientes ........................................ 3575. Recopilacin para la entrega al cliente/usuario de la documentacin generada .............................. 3586. Transferencia de la UA al cliente/usuario ........................................................................................ 3597. Transferencias internas de la GPU ................................................................................................... 3611. 7.1 Evaluacin del encargo .............................................................................................................. 3611. 7.2 Desactivacin del equipo ........................................................................................................... 3631. 7.3 Cierre del encargo y del CVPU ................................................................................................. 363

Bibliografa ......................................................................................................................................... 365

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