gestion documental moss 2007

8/12/2019 Gestion Documental MOSS 2007

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Gestin Documental conMicrosoft Office SharePoint Server

2007 (MOSS)

Ignacio Lpez - Ingeniero en Informtica

Software Architect en Alhambra-Eidos


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Indice de Contenido

Caractersticas Generales de MOSSQue se entiende por Gestin Documental?Bibliotecas de documentos en MOSSEstructura y tipos de sitios web en MOSSModelos de documentos y formularios comerciales Integracin con Microsoft Office 2007Tipos de ContenidoWorkflows Indexacin y Bsqueda

Seguridad y Permisos


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Caractersticas generales de MOSS

Las caractersticas msdestacables, en lo que agestin documental se refiere,son:

Colaboracin

Administracin de contenido

Bsqueda

Formularios comerciales


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Qu se entiende por Gestin Documental?

La gestin documental comprende todo el ciclo de vida que

experimenta un documento, desde que se crea hasta que se

archiva y/o destruye. Tambien debemos tener en cuenta laforma organizativa, en la que se gestionan conjuntos dedocumentos.

Generalmente este ciclo de vida, se puede resumir en los siguientes pasos:

1. Creacin: Se suele hacer en base a un modelo o plantilla, fiel ala imgen corporativa de la organizacin.

2. Revisin: Una vez creado un documento suele ser revisado poruna o varias personas.

3. Aprobacin: Una vez revisado, podemos aprobar eldocumento, o bien rechazarlo porque presenta algun tipo dedeficiencia. Hasta que un documento no es aprobado, solodebe ser visible para la persona que lo crea y para las personasque lo revisan y/o aprueban.

4. Publicacin: Desde que es aprobado el documento, este pasa aestar disponibles para otros usuarios.

5. Archivado: Muchos documentos tienen cierta caducidad, y esnecesario que dejen de estar disponibles, pasada una fecha enconcreto o bien cuando una persona lo decida.

6. Destruccin: Si no nos interesa tenerlos archivados, tenemosque tener funcionalidades parar eliminar documentos.


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Bibliotecas de documentos Una biblioteca de documentos permite almacenar y

gestionar documentos de forma global e individual.

Una biblioteca de documentos permite: Aadir un documento a la biblioteca. Estructurar el contenido en carpetas Desproteger un documento para poder editarlo. Proteger un documento editado y devolverlo a la

biblioteca. Utilizar permisos para controlar qu operaciones

pueden realizar los usuarios con las diferentesversiones.

Cargar nuevos documentos que ya tengamos. Dispone de diferentes vistas, y filtros para ver los

documentos que queremos. Permite exportar la informacin de la biblioteca a otras

herramientas como Excel o Access. Podemos mantener todas las versiones por las que ha

pasado un documento y revisar as que modificacionesha ido sufriendo.


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Estructura y Tipo de Sitios Web MOSS establece una estructura jerrquica, en

forma de rbol, de los sitios web que creamos, detal manera que un sitio web padre, puede tener asu vez un conjunto de sitios web hijos.A toda la estructura jerrquica se la denominaColeccin de sitios.

Esta estructura permite definir

independientemente la estructura documental,para cada una de las reas de la organizacin,teniendo en cuenta aspectos funcionales, deseguridad etc.

En cada uno de los sitios web, podemos tenerdiferentes bibliotecas de documentos, para

almacenar y gestionar toda la informacin quetengamos.


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Plantillas de sitio y tipos de bibliotecas A la hora de crear un sitio web se utiliza una plantilla, en la que

se define la funcionalidad bsica que va a tener el sitio web.

MOSS dispone por defecto de diferentes plantillas, paradiferentes propsitos como gestion documental, gestin decontenido, creacin de intranets etc.

Las plantillas disponibles para gestin documental son:

Centro de documentacin: Plantilla de sitio diseada para permitir alos usuarios acceder a una gran cantidad de documentos de manerarpida y sencilla. Es nueva en MOSS, y ofrece tres listas

predeterminadas (documentos, anuncios y tareas) y la navegacinpredeterminada est establecida en modo vista de rbol.

rea de documentos: Plantilla de sitio diseada para la publicaciny edicin de documentos.

Dentro de un sitio web, podemos crear bibliotecas de documentos dediferentes tipos:

Bibliotecas de documentos, con funcionalidades anteriormente

descritas. Bibliotecas de formularios.

Bibliotecas de diapositivas.

Bibliotecas de traduccin de documentos.

Bibliotecas de imgenes.


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Integracin con Microsoft Office 2007

Las bibliotecas de documentos enlazan y abrendirectamente aplicaciones como Word o Excel,

permitiendo crear modelos de documentos,que los usuarios puedan utilizar para crearnuevos documentos.

Gracias a Microsoft Infopath 2007, podemoscrear formularios, con diferentes controles, convalidacin de datos, y con conexin a otrosorgenes de informacin (como bases de datosy web services), para posteriormente

publicarlos, y poder visualizarlos como si deuna pgina web se tratase, gracias a MicrosoftInfoPath Forms Server 2007.

Podemos utilizar todas las capacidades de losproductos de la familia Office, y posteriormenteguardar todos los resultados en bibliotecas deMOSS, sin tener que acceder al portal a travs

de web.

Del mismo modo, podemos utilizar unabiblioteca de MOSS, como orgen de datos, yexportar su contenido a Excel o Access.


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Tipos de Contenido (Content Types)

Los tipos de contenido, permiten agregar

informacin a medida, dentro de nuestrasbibliotecas de documentos, y que nos ayudarna organizar y gestionar todos los documentos.

Podemos aadir tipos de contenido, paraguardar texto, nmeros, fechas, campos de tipolgico, hipervnculos, imgenes, mens deeleccin etc.

Los tipos de contenido deben serconsiderados metadatos, es decir, datos sobredatos, que nos ayuden a gestionar losdocumentos, pudiendo obligar al usuario aintroducirlos en el momento que cree undocumento, gracias al soporte que ofrecenherramientas como Microsoft Word 2007.

Es frecuente aadir tipos de contenido adocumentos, para establecer categoras de

documentos, fechas importantes en la gestinde los mismos, as como informacinrelacionada con otra biblioteca de documentos.


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DEMO (I)


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Workflows Un flujo de trabajo o workflow, es un

conjunto de acciones y condiciones que

permiten definir una serie de

operaciones de mantenimiento ygestin.

En el mbito de gestin documental, nospermiten implementar y parametrizarsegn las nececidades de la organizacin,todo el ciclo de vida de un documento. EnMOSS es posible que haya variosworkflows a la vez ejecutndose para unmismo documento

Algunos de los flujos por defecto que vienen con MOSS son:

Aprobacin: Permite que uno o ms miembros designados como aprobadores rechacen o aprueben un documento.Si el documento es rechazado el flujo de trabajo termina. En otro caso, contina hasta que todos losAprobadores asignados hayan aprobado el documento.

Recoleccin de comentarios: Permite que uno o mas usuarios, revisen un documento. Este flujo de trabajo estdefinido en paralelo por defecto por lo que todos los usuarios reciben las notificaciones por correo

electrnico simultneamente

Recoleccin de firmas: Permite que un conjunto de usuarios, firmen un documento. Las notificaciones por email sonlanzadas en paralelo a todos los usuarios. Utilizando herramientas como Microsoft Office Word 2007, podemos firmardigitalmente un documento.


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Workflows (II)Podemos crear nuevos workflows utilizando diferentes herramientas como:

Microsoft SharePoint Designer 2007.

Gracias a esta herramienta, usuarios de negocio puedencrear fcilmente flujos de trabajo, que se adapten a susnecesidades.

Microsoft Visual Studio 2005.

Esta fundamentalmente orientada a tcnicos, y gracias a estaherramienta podemos crear flujos de trabajo de una formacompletamente personalizada. Es sin duda la solucin mspotente a la hora de crear workflows.


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DEMO (II)


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DEMO (III)


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Seguridad y gestin de permisos

El sistema de seguridad de MOSS,permite establecer permisos a nivel decoleccin de sitios, a nivel de sitioexclusivo, a nivel de biblioteca y ahoratambin a nivel de documento.

Si un usuario no tiene permiso paraver un documento o acceder a unsitio web, directamente no leaparece.

Se integra con Active Directory. Por defecto un sitio web tiene 3

grupos de usuarios: Visitantes Integrantes Propietarios

Permite establecer niveles depermisos para los diferentesusuarios.


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DEMO (IV)


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Dudas y preguntas

Gracias por su atencin

[email protected]

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