GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

Equipo Técnico Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira UN-SIMEGE Palmira

Junio de 2012Junio de 2012

Estudiar, analizar y socializar los lineamientos que la Universidad Nacional de Colombia ha definido para Elaborar, Modificar, Actualizar, Aprobar, Emitir, Reproducir y Controlar los documentos y registros que utiliza la institución para llevar a cabo sus labores académico-administrativas.

OBJETIVO

• Que es un documento?Que es un documento?

• Que es un registro?Que es un registro?

• Que es la gestión documental?Que es la gestión documental?

• Que es control documental y para Que es control documental y para que sirve?que sirve?

• Que es una caracterización de Que es una caracterización de procesos?procesos?

• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Control: Elemento que permite VERIFICAR que lo que ocurre concuerda con lo que debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos o planes, de no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o correcciones.

PALABRAS CLAVES

• Autocontrol: Habilidad del ser humano para hacer por sí mismo control de sus emociones y comportamientos.

• Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

PALABRAS CLAVES

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

PALABRAS CLAVES

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

• Ficha Técnica de Servicio: Se constituyen en documentos en los cuales se determinan las características de los servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir las fichas técnicas de los servicios

• Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

PALABRAS CLAVES

4.2. GESTION DOCUMENTAL

4.2.1 Generalidades

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

• Declaración de política y objetivos de calidad.

(Política y Objetivos de Mejor Gestión. www.simege.unal.edu.co)• Manual de calidad

(Manual de Mejor Gestión. www.simege.unal.edu.co y en Simege electrónico - Modulo documentos)

• Procedimientos y Registros documentados.

(Simege electrónico - Modulo documentos; formatos diligenciados; información de los sistemas de información).

NTCGP 1000:2009

4.2.3 Control de Documentos4.2.3 Control de Documentos

Los documentos deben controlarse, por tal motivo se establece un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para :

• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente

• Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos.

• Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

NTCGP 1000:2009Gestión Documental

4.2.3 Control de Documentos4.2.3 Control de Documentos

•Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.•Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución•Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

NTCGP 1000:2009Gestión Documental

GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL

Control Documental UN-SIMEGE

Es la elaboración de documentos, codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos

Los documentos a utilizar en este proceso son:• Anexo Parámetros Generales • Procedimiento Elaboración y Control de documentos y r

egistros • Formato Solicitud Documental

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS La estructura general de un documento UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, está compuesta por su encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación:

Anexo 1 Parámetros Generales

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

Anexo 1 Parámetros Generales

NOTA: NOTA: El procedimiento obligatorio no alcanzará los documentos: Plan Estratégico, Manuales de Ética y de Buen Gobierno, Manual de Funciones, los Reglamentos, las Políticas y los Documentos Internos y Externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc. Así mismo, los formatos generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales conservarán su estructura actual y se identificará su vigencia por la fecha de expedición.

http://www.plantillasweb.unal.edu.co/Plantillas/

Anexo 1 Parámetros Generales

Codificación de los documentos: El prototipo de codificación alfa-numérica máxima posible para un Documento de UN-SIMEGÉ y la forma de codificación de los documentos en los dos casos que se presentan actualmente en la Universidad Nacional de Colombia es la siguiente:

CASO 1

Ejemplo : U-PR-11.005.020 Ejemplo : U-PR-11.005.020 P-FT-05.001.011P-FT-05.001.011

Anexo 1 Parámetros Generales

• Primer Campo (Alfabético):

Corresponde a la letra que define la cobertura del Documento

COBERTURA DEL DOCUMENTO CÓDIGO

ÚNICOS PARA TODA LA UNIVERSIDAD U

SEDE BOGOTÁ B

SEDE MEDELLÍN M

SEDE MANIZALES Z

SEDE PALMIRA P

SEDE ORINOQUIA O

SEDE CARIBE C

SEDE AMAZONIA A

Anexo 1 Parámetros Generales

• Segundo Campo (Alfabético):

Corresponde al código asignado al tipo de documento.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL DE MEJOR GESTIÓN MG

CARÁCTERIZACIÓN DE PROCESOS CP

MANUAL MN

NORMOGRAMAS NG

PROCEDIMIENTOS PR

FORMATOS FT

GUÍAS GU

INSTRUCTIVOS IN

PROTOCOLO PC

Anexo 1 Parámetros Generales

• Tercer Campo (Numerico) :

Corresponde al código del Macroproceso al cual pertenece el documento.

MACROPROCESO CÓDIGO

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 01

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 02

COMUNICACIÓN 03

INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTISTICA E INNOVACIÓN

04

FORMACIÓN 05

EXTENSIÓN 06

BIENESTAR UNIVERSITARIO 07

Anexo 1 Parámetros Generales

Tabla de códigos de Macroprocesos.

Anexo 1 Parámetros Generales

MACROPROCESO CÓDIGO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 08

GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

09

GESTIÓN DE LABORATORIOS 10

GESTIÓN DE INFORMACIÓN 11

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 12

GESTIÓN JURÍDICA 13

EVALUACIÓN, MEDICIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO

14

DESARROLLO ORGANIZACIONAL 15

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD 16

• Cuarto Campo (Numérico) :

Corresponde al código del proceso al cual pertenece el documento, el cual se encuentra en la primera hoja de la Caracterización respectiva

• Quinto Campo (Numérico) :

Corresponde al código consecutivo del documento establecido en el proceso.

Anexo 1 Parámetros Generales

www.simege.unal.edu.co Caracterizaciones

MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

COBERTURA PARA LA UNAL

TIPO DE DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO

CONSECUTIVO DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE RECTOR ELEGI

CODIGO PROCESO:PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

U 001PR 01 001- - ..

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN FORMATO

CODIGO MACROPROCESO:

FORMACIÓN

COBERTURA PARA LA SEDE PALMIRA

TIPO DE DOCUMENTO

FORMATO

CONSECUTIVO DEL FORMATO: Constancia de Notificación

CODIGO PROCESO:REGISTRO Y MATRICULA

P 003FT 05 002- - ..

Anexo 1 Parámetros Generales

Caso 2

Documentos Específicos de Sede, Facultad, Institutos y Centros ( Interfacultades ):

CODIGO MACROPROCESO

COBERTURA TIPO DE DOCUMENTO

CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO

CODIGO PROCESO

P 002FT 10 002- - ..

Laboratorio de Biología

BL -

Anexo 1 Parámetros Generales

Caso 2: Documentos Específicos de Sede, Facultad, Institutos y Centros (Interfacultades)

Laboratorio Código

Biología BL

Citogenética CM

Botánica y Herbario “José Cuatrecasas Arumi” BH

Microbiología Vegetal MV

Fisiología Vegetal, Semillas y casa de malla FV

Cultivo de Tejidos CT

Biología Molecular BM

Entomología y Acarologia EA

Genética GE

Museo de Entomología de la UN-Sede Palmira ME

Nutrición Animal NA

Anatomía y Fisiología Animal AF

Reproducción Animal RA

CEUNP CE

Granja “ Mario González Aranda” GR

Reserva Natural Bosques Yotoco YT

Laboratorios Adscritos a laFacultad de Ciencias Agropecuarias

Laboratorios Adscritos a Facultad de Ingeniería y Administración

Laboratorio Código

Química, Bioquímica y Fotoquímica QB

Química de Suelos y Física de Suelos QF

SIG, Topografía y Fotointerpretación ST

Análisis Ambiental AM

Física FC

Mecánica de Fluidos, Hidráulica y Riegos MF

Operación unitarias y de procesos agroindustriales OU

Tecnología de Frutas y Hortalizas FH

Tecnología de carnes TC

Tecnología de Leches TL

Bioconversiones BC

Mecanización Agrícola y Mecanismos MG

Fabricación y Simulación de Modelos Físicos FM

Dymac DY

Investigación ambientales IA

Factores Humanos y Ergonomía FE

CONTENIDO MINIMO

TIPO DE DOCUMENTO

Manual de mejor gestión

Caracterización de

proceso

Normograma

Mapa de riesgo

Manual Procedimiento

Formato Guía e

Instructivo

Protocolo

OBJETIVO A A A N/A A A N/A A A

ALCANCE A A N/A N/A A A N/A A A

JUSTIFICACIÓN N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A O

DEFINICIONES A N/A N/A N/A A A N/A O A

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N/A N/A N/A N/A O A N/A O A

CONDICIONES GENERALES

N/A N/A N/A N/A N/A A N/A A A

DESARROLLO DEL CONTENIDO

A A A A A A A A A

ANEXOS O N/A N/A N/A O O N/A O O

A: Aplica N/A: No Aplica O: Opcional

El contenido del documento depende del tipo de documento

• Pie de Página:

Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte final del mismo.

Este solo aplica a los siguientes documentos: Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos, protocolos, instructivos y guías

Anexo 1 Parámetros Generales

Anexo 1 Parámetros Generales

Anexo 1 Parámetros Generales

Procedimiento: Elaboración y control de documentos y registros

www.simege.unal.edu.co

www.simege.palmira.unal.edu.co

Pagina web Pagina web UN-SIMEGEUN-SIMEGE

www.simege.unal.edu.co

Ruta de Ruta de descargadescarga

Formato Solicitud Documental

GESTIÓN DE INFORMACIÓNCódigo :U-FT-11.005.004

Versión: 2.0

FORMATO DE SOLICITUD DOCUMENTAL Página 1 de 1

Proceso: No. Solicitud

Identificación del Documento:

Solicitud de: Elaboración Modificación Eliminación Tipo de archivo del documento (para elaboración):

WORD EXCEL OTRO:___________________________________________________Solicitante:

Cargo:

Fecha:

Cambios a realizar (En caso de modificaciones): Razón de la solicitud:

Quien elabora el documento

Nombre:

Cargo: Correo electrónico institucional:

Quien revisa el documento Nombre:

Cargo: Correo electrónico institucional:

Quien aprueba el documento Nombre:

Cargo: Correo electrónico institucional:

Justificación del rechazo cuando aplique:

Aprobó la solicitud

SI NO

Nombre:

Cargo: Fecha:

TIPOS DE DOCUMENTOS

• Manual de Mejor Gestión : Documento que específica el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia

• Mapa de Macroprocesos: Documento en el que se identifican los procesos y sus interrelaciones.

• Caracterización de proceso: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.

• Normograma: Documento que registra la normatividad vigente y aplicada, tanto interna como externa, de los procesos.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo

• Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

• Manual: Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información referente a un tema y consolida su desarrollo.

• Mapa de riesgo: es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa.

TIPOS DE DOCUMENTOS

• Guía : Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos

• Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orientada al aprendizaje de una ó varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta.

• Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial

TIPOS DE DOCUMENTOS

La NTCGP 1000:2009 enmarcada en el ciclo PHVA, plantea la necesidad de planear las labores de la organización, pero hace un

mayor énfasis en el control como fuente del mejoramiento continuo de los procesos y de la organización en busca del alcance de sus objetivos misionales.

Control de Documentos y desempeño de la Organización

Procedimientos relacionados con el control documental

• Administración del Riesgo• Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y

Oportunidades de Mejora• Tratamiento en las fallas en la prestación del

servicio• Revisión por la dirección • Auditorias Internas a UN-SIMEGE

Control Documental y Procedimientos ObligatoriosEl control documental asociado a los procedimientos antes expuestos no es mas que:

•Identificación, compilación y documentación de los sucesos que pueden causar inconvenientes en el cumplimiento de la misión de la institución, así como de las fuente de información para la mejora de los procesos. Algunos documentos utilizados en esta etapa son:

No conformidades de Auditorias Internas y/o Externas

Matriz de Identificación y Mapa de Riesgos

Encuestas de satisfacción

Acciones Preventivas y Correctivas y Oportunidades de Mejora

Comunicaciones (oficios, correos electrónicos, memorandos, etc)

Control Documental y Procedimientos Obligatorios• Elaboración de planes y estrategias para el tratamiento de sucesos

desfavorables en la gestión y/o mejoras en los procesos. Algunos documentos utilizados en esta etapa son:

Planeación Operativa

Simege Electrónico - Modulo de Acciones

• Realizar seguimiento a la ejecución, documentarla y construir la evidencia que soporta su cumplimiento. Algunos documentos utilizados en esta etapa son:

Planeación Operativa

Simege Electrónico - Modulo de Acciones

Oficios y/o solicitudes

Informes de Gestión.

• Compilación de datos e informes que permitan evaluar el impacto de las acciones y actividades adelantadas en el desarrollo de las funciones misionales y complementarias en la organización. Algunos documentos utilizados en esta Etapa son:

Reportes de S.E.

Reporte SIPLO

Informes de Gestión

Informes de Auditorias Internas y Externas.

Control Documental y Procedimientos Obligatorios

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION EN AÑOS ORIGINAL

Disposición Final

PROCEDIMIENTOARCH

GESTIONARCH

CENTRAL O COPIA C S E O

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN 5 0 Original     X  La Serie se Elimina al término de su retención en el Archivo de Gestión debido a que pierde sus valores primarios (administrativos) y no adquiere otros que ameriten su conservación. A partir del año 2011 la Serie se producirá y conservará de manera electrónica (con excepción de las Subseries ACTAS e INFORMES).                 

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA            Formato de Acciones Correctivas (Anexo 1)            Formato de Oportunidades de Mejora (Anexo 2)            Formato de Acciones Preventivas (Anexo 3)            Comunicaciones            CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS            Inventario Documental            Comunicaciones            GESTIÓN DE RIESGOS            Formato de identificación del riesgo            Mapa de riesgos            Formato de tratamiento de riesgos            Formato de adopción, adaptación y/o identificación de nuevos riesgos            Comunicaciones            PLANEACIÓN OPERATIVA            Matriz de políticas operativas            Plan operativo            Reportes de ejecución del plan            Comunicaciones            ACTAS            Actas equipos de gestión            Actas estandarización de procedimientos            Comunicaciones            INFORMES            Informe anual de implementación (a la alta dirección)              

SERIE UN-SIMEGE EN LA TRD

Ley 594 del 2000Art 4. Principios Generales - Responsabilidad

“Los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos”

MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

Equipo Técnico Equipo Técnico

UN-SIMEGE Palmira UN-SIMEGE Palmira

Luis Ferney Bonilla B.Lorena Fda. González

José Alejandro Raigoza ZLady Viviana Villanueva C

Geovanny ÁlvarezAndrea Luna Omen

Telf. 2868888 Ext. 34380-34381

Simege_pal@unal.edu.co

El contenido del presente documento, en su mayoría, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia y las normas técnicas utilizadas como guía para su

implementación.