gestion des documents sous o365
TRANSCRIPT
aOS Maurice24 Octobre 2017
SharePoint et la gestion électronique de documents
@SP_twit
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
Speaker presentation
France
Enterprise Solutions
Architect
SPT Conseil
Speaker on
#DMS, #Archiving,
#SharePoint,
#Scrum, #Lean,
#Ergonomy
@SP_twit
Bloghttps://sppublish.wordpress.com
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
Histoire
Papier
Fichiers
GED
CollaboratifSocial
1970 1980 1990 2000 20202010???
aOS Maurice & Réunion 24/26 Octobre 2017
Où vont les documents dans O365?
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L’offre Microsoft
Classical SP
Modern SP
PlannerYammer
Groups
OneDriveDocs.com
Teams
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Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records Management
…
No tools O365Mini. TCO
Personaldocuments
Records / Archives
InternalPublic
ExternalRestricted
ExternalPublic
Internal Restricted / confidential formal
Internal Restricted / confidential Informal
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Teams
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
OneDrive
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Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records Management
…
No tools O365Mini. TCO
Personaldocuments
Records / Archives
InternalPublic
ExternalRestricted
ExternalPublic
Internal Restricted / confidential formal
Internal Restricted / confidential Informal
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Modern team site
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Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records Management
…
No tools O365Mini. TCO
Personaldocuments
Records / Archives
InternalPublic
ExternalRestricted
ExternalPublic
Internal Restricted / confidential formal
Internal Restricted / confidential Informal
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
Fonctionnalités GED dans SharePoint
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration
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Regles sur les fichiers
• Caractères interdits # % ?
• Pas de fichier vide (0 octet)
• Longueur d’URL (260 chars max)
• Formats fichiers interdits (9 formats, can be unblocked – allow custom script)
• Maximum file size (15 Gb)
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
Normes et géolocalisation
• Multi geo Storage
• International attestions and norms :
• Think about O365Protection Center
• GDPR is coming…
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Localization
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
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Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Forget quota limitation by collection
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LocalizationWhere documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records Management
…
No tools O365Mini. TCO
O365
Personaldocuments
Records / Archives
InternalPublic
ExternalRestricted
ExternalPublic
Internal Restricted / confidential formal
Internal Restricted / confidential Informal
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SP as a Content management service
SHAREPOINT
Teams
OneDrive Groups
Planner Yammer
aOS Maurice & Réunion 24/26 Octobre 2017
Conclusion
aOS Maurice & Réunion24 et 26 Octobre 2017
Conclusion
• SharePoint est le « content management service » d’O365
• SharePoint est une GED et bien plus encore!
• Règles de sécurité à garder simples et qui impactent l’architecture de l’information
• Des limites de volumétrie (boundaries) qui impactent l’architecture de l’information
• Moteur de Workflow à remplacer pour besoins BPM
• Attention aux caractères spéciaux dans les noms…
aOS Maurice & Réunion 24/26 Octobre 2017
Thanks to our sponsors!Merci à nos sponsors
Platinum