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Gestion des demandes

Formation des 23 et 24 avril 2007

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Programme de la matinée

• Présentation du logiciel

• Travaux pratiques

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Qu’est ce qu’une demande ?

• Il s’agit des demandes externes au Muséum adressées à une collection :– Emprunt (étude,prélèvement,prolongation)– Prélèvement– Echange– Image– Web Microscope– Visite

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es L’application informatique

• Elle offre des outils pour gérer le processus– Depuis la saisie par la demandeur– Jusqu’à l’acceptation ou le refus

• … Mais pas après : elle ne gère ni les prêts ni les visites

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Pourquoi une gestion des demandes ?

• Offrir un point d’entrée unique à l’extérieur du Muséum

• Avoir une gestion collective des dossiers

• Conserver l’historique de leur traitement

• Harmoniser les pratiques entre collections

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es Une application à 2 faces

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es Application WEB

• Accessible à tout internaute

• Nécessite de s’inscrire et de fournir un mail valide

• En anglais ou en français

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es Application Intranet

• Réservé aux personnels des collections

• Nécessite un mot de passe

• Différents niveaux d’habilitation

• Système d’alerte mail pour être informé du traitement du dossier

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es Création d’une demande

• 1) Choix de la collection

• 2) Choix du type de demande

• 3) Acceptation des conditions générales

• 4) Saisie du détail de la demande

• La demande est ensuite transmise au « dispatcher »

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es L’application Intranet

• Liste des demandes– En cours : une action est nécessaire– En attente : au moins une action a été

lancée– A terminer : après acceptation– Historique : les archives …

• Préférences

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es Notion de responsable

• Un seul responsable a un moment donné

• Au départ le « dispatcher »

• Il peut transmettre la responsabilité d’une demande

• … ou demander des avis ou des actions

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es Actions du responsable

• Accepter Accepter la demande et en informer le demandeur

• Refuser Refuser la demande et en informer le demandeur

• Avis Demander à qqun du muséum son avis

• Action Demander à qqun du muséum de faire quelque chose

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Actions du responsable (suite)

• Transmettre Transmettre la responsabilité du dossier à qqun du muséum

• Clore Historiser la demande• Commenter Ajouter un commentaire

dans le dossier de la demande• Suivi Informer qqun du muséum de

l'avancement du dossier

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Apres une demande AVIS/ACTION

• Répondre Répondre au responsable qui m'a demandé une Action ou un Avis

• Demande d'information Envoyer un mail au demandeur

• Relancer Relancer qqun du muséum auquel on a demandé une Action ou un Avis ou relancer une Demande d'information

• Annuler Annuler une Action ou un Avis demandé à qqun du muséum ou annuler une Demande d'information

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Traitement des mails extérieurs

• Les mails sont régulièrement enregistrés dans la base de données

• Seul le sujet du mail permet de lier le mail au dossier !

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es Liste des demandes

• Un clic dans la liste donne le détail de la demande

• Mais attention un clic sur le nom du demandeur fournit une autre liste

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… et les actions du demandeur

• Repondre à une demande d’information

• Renoncer à sa demande initiale

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es Les URLs

• Pour faire des essais et se former http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/ http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/

• Pour travailler : http://colhelper.mnhn.fr/  http://colhelpergest.mnhn.fr/

• Pensez aux favoris et marque pages !

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Travaux Pratiques 1 :changer son mot de passe

http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/

Login : votre mail sans le @mnhn.fr

Mot de passe initial : linnaeus1707

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Travaux Pratiques 1 :le faire « en vrai »

La même chose sur :

• http://colhelpergest.mnhn.fr/

… puis fermer le navigateur pour la suite

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es TP2 : créer une demande

• Ouvrir un compte sur http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/

• Nécessite de pouvoir accéder au webmail https://webmail.mnhn.fr/

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TP3 : traiter une demande

• Accepter ou refuser la demande après avoir demandé une action à un collègue

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es TP4: à vous de jouer …

• Essayer les autres actions