gestión del tiempo y manejo conflictos

7/22/2019 Gestión Del Tiempo y Manejo Conflictos

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I DIPLOMADO FORMACIÓN DE SUPERVISORES YPREVENCIONISTAS DE RIESGOS EN SST

Ing. Abel Fernández Maurial

Módulo 3

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Gestión efectiva del tiempo y

manejo de conflictos

Módulo 3

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Establecer nuevos hábitos en el uso del tiempo,

analizando el impacto de las causas o “enemigos del tiempo”

que le hacen improductiva la gestión diaria, y generar apoyo

para mejorar los resultados.

Aplicar herramientas de uso eficaz del tiempo, basándose

en principios/leyes naturales y enfocándose en “lo

importante” más que en “lo urgente” para lograr mayor

efectividad y balance entre el trabajo y la vida.

Aprender a manejar conflictos con los colegas ytrabajadores.



Introducción

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¿Qué piensas cuando escuchas lapalabra tiempo?



Introducción

Definiciones

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“Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos

que es lo verdaderamente importante para nosotros, y

manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada díapara ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa.

Podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos

también verdaderamente efectivos cuando empecemos

con un fin en mente”. Stephen Covey.

Introducción

Definiciones

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Gestión del tiempo = Administrar la vida.

• Si se pierde eltiempo se pierde la

vida.• Si uno es dueño

de su tiempo esdueño de su vida.

Introducción

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Características



Introducción

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EJERCICIO: Complete lo que todo el mundo hace en 24h/d o 168 h/sem. Luego lo que debes hacer para lograr ladiferencia.Alimentarse – Estudiar – Trabajar – Recrearse –

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Eficiencia: ¿Porqué hay personas que hacen másactividades en un turno de 8 h/d?

• Trabajan más inteligentemente.

• Conocen como lo invierten y lo controlan.• Aceptan la realidad del tiempo.

• “No malgastan el tiempo”: Saben que es un RR y

no se puede recuperar.• Por hábitos personales que han desarrollado.

Introducción



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Introducción

Leyes del tiempo: A. Einstein



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Introducción

Leyes del tiempo: Desarrollando hábitos:Steven Covey, 7 Hábitos de la Gente Eficaz.



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Leyes del tiempo: Rueda o ciclo PHVA: Deming y Shewhart.“ Todo lo que hagas p lanéalo, verif ica qu e lo ejecu tado esta de acuerdo con l o

planeado y actúa/acción/toma decisiones/mejora”

Introducción



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Toda persona en su esperanza de vida empleará:• 7 años en el baño• 6 años comiendo• 5 años haciendo filas• 4 años limpiando la casa• 3 años en reuniones

• 8 meses abriendo correspondencia• 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde• 120 horas lavándose los dientes• Lee menos de 10 páginas de un libro por año• 13 años viendo TV y 5 años mirando comerciales.• 1 año buscando objetos y papeles extraviados • 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa. • 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos.

Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de unapobre gestión del tiempo y el no tener bien claras nuestras

prioridades.

Estadísticas del tiempo- Michael Fortino



EJERCICIO: EVALUANDO LA APTITUD.- Averigüe hasta qué punto gestiona su tiempo respondiendo a las

afirmaciones siguientes. Marque las opciones más próximas a su experiencia. Sea tan sincero como pueda. Si elige

“pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las

respuestas para identificar áreas que necesita mejorar para su desempeño como Supervisor.

ITEM 1 2 3 4

1 Llego a las reuniones puntualmente y preparado

2 Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones

3 Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas)

4 Las reuniones que organizo acaban puntualmente

5 Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio

6 Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas

7 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo

8 Leo los fax el día que los recibo

9 Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas

10 Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día

11 Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas

12 Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho

13 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago

14 Limito la duración de mis llamadas

15 Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas

16 Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré)

17 Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo

18 Leo los memorandos internos más adelante



EJERCICIO: EVALUANDO LA APTITUD (Continuación).- Si elige “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre”

marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3 - a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que

necesita mejorar para su desempeño como Supervisor.

ITEM 1 2 3 4

19 Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde

20 Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente

21 Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo

22 Hago un seguimiento del trabajo delegado

23 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página

24 Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho

25 Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a

actuar

26 Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente

27 Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más

28 Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas

29 Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas

30 Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado

31 Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro

32 Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo)

TOTAL DE PUNTOS ………………………………………………………………………………………………

AUTOEVALUESE: Sume las respuestas. Si su resultado es < 64 su aptitud de gestión de tiempo es baja. Si su

puntuación es > 64 y <= 95 su aptitud es aceptable. Si es > 95 puntos merece un aplauso y mantenga su aptitud pues

esa excelente.




Aclarar los objetivos: Alan Lakein

Herramientas para la mejorgestión del tiempo

1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos

y ordenarlos de acuerdo con su importancia.

2. Elaborar diariamente el plan de acción.

3. Empezar con las “A”s; no con las “C”s, es decir, los asuntos de

primera y no con los de tercera importancia.

4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi

tiempo en estos momentos?

5. Manejar cada hoja de papel una sola vez.

6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se

conviertan en pendientes.



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EJERCICIO: Identifica y subraya todas las situacionesinternas o externas que te quitan tiempo para realizar

las funciones y responsabilidades como Supervisor.

Identificar los “quitatiempos”






SER PROACTIVO

TENER UN FIN EN MENTE(VISIÓN)

PRIMERO LO PRIMERO

VICTORIA PRIVADA

Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen covey





Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen Covey

GANAR - GANAR

ESCHUCHAR YSER ESCUCHADO

SINERGIA

VICTORIAPÚBLICA

7mo Hábito: “AFILAR LA SIERRA”: Mejora continua




Practicar 7 hábitos de la gente eficaz: Stephen Covey




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• “El ayer se fué para siempre, el día de hoy durará uninstante, el mañana depende de lo que se haga hoy”

• “El pasado es historia.

El futuro es misterio.

Hoy es un regalo,

Por eso se le llama

Presente”.

Reflexión



Instrucciones

• Formar equipos de 3 personas

• Analizar las actividades en un turno o guardia

• Elaborar la matriz e interpretar los resultados.

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Felicitaciones

Ahora comienzan a

• Observar y no mirar

• Analizar y pensar sistémicamente

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Felicitaciones

Ahora comienzan a

• Observar y no mirar.

• Gestionar con efectividad el tiempo.

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Manejo de conflictos

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Facilitar el proceso de resolución de conflictos, a

través del conocimiento de la naturaleza delmismo, a fin de garantizar la estabilidademocional del individuo.

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Objetivo

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2. Problemas emocionales:

Se trata de problemas relacionados con la ira,

desconfianza, desprecio, temor. Requierereestructuración de percepciones, examen y

tratamiento de sentimientos.

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Problemas Sustantivos yEmocionales

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Como identificar



Ser visionario:

• Visualizar acciones que vayan a causar o esténcausando alguna clase de conflicto. Hacerpreguntas como: Quién, qué, cuándo, dónde,

cómo, por qué. Proporcionar retroalimentación:

• La cantidad, precisión y oportunidad de la

información que puede proporcionar a unindividuo ayudará a comprender al otro.

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Como identificarconflictos

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Como identificar



Obtener retroalimentación: Tomarse el tiempo necesario para averiguar lo quepiensan y sienten sus compañeros de trabajo.

Definir expectativas:

En el curso de las reuniones de trabajo determinarlas prioridades, metas, tareas, etc.

Revisar el nivel de rendimiento:

Comunicarse abiertamente acerca de cómo (ocómo no) se está trabajando en conjunto.

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Como identificarconflictos

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Errores para



Errores paramanejar el conflicto

• Ser demasiado directo y reservado• Buscar al culpable o asignar culpas

• Atacar a la persona, no al problema.

• Sarcasmo• Actuar como victima

• Estallar sin pensar en lo que se dice

• Manejar el conflicto en forma emocional• Luchar por imponer su punto de vista

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Causas de



D. Dificultad para transmitir una mensaje:

Si la información no es precisa, si el mensaje

no ha sido comprendido, si el canal decomunicación no ha sido bien elegido, sonalgunas de las formas en que la comunicaciónpuede ser una fuente de conflictos.

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Causas delos conflictos

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Estilos de manejo de



Estilos de manejo deconflictos

Cuando se enfrenta un conflicto, se podráelegir entre cinco estilos de manejo de

conflictos. Los cinco se basan en dosdimensiones de intereses:El interés de las necesidades de los demásy el interés de las propias necesidades.

Estos intereses dan por resultado trestipos de comportamiento.





1. Estilo evasivo: (evitar)

Tratar de ignorar en forma pasiva elconflicto en lugar de resolverlo. Cuando seelude afrontar el conflicto, se manifiestaun comportamiento poco asertivo y no

cooperativo.

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2. Estilo complaciente: (ceder)

Tratar de resolver el conflicto cediendo ante laotra parte. Quién adopta esta modalidadmanifiesta un comportamiento poco asertivopero cooperativo.

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3. Estilo impositivo: (competir)

Tratar de resolver las situaciones mediante uncomportamiento agresivo para que las cosas sehagan como uno quiere. En este estilo laconducta es poco cooperativa y agresiva; se hacecualquier cosa para satisfacer las propias

necesidades y si es preciso a expensas de losdemás.

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4. Estilo negociador: (transar)

Tratar de resolver el conflicto mediante

concesiones asertivas de toma y saca. En esteestilo hay moderación en cuanto a asertividad ycooperación; así por medio del compromiso segenera una situación de “yo gano en parte y tu

también.

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Buscando soluciones


Estrategias para



Estrategias paramanejar el conflicto

Evitación:

Se trata de evitar el conflicto, reprimiendo lasreacciones emocionales. Aunque tiene valoren algunos casos, suele dejar una sensaciónpersonal de insatisfacción.




Estrategias para




Confrontación:

Implica el enfrentamiento de los temasconflictivos o de las personas. Puede sersubdividida en:


Estrategias para



Competencia:Implica el deseo de satisfacer las necesidades propiassin importar la otra persona. El competidor usa paraesto la persuasión o la coerción. (Ganar - perder)

Compromiso:Refleja el deseo de hallar una solución queparcialmente satisfará las necesidades de los otros. La

persona que utiliza esta táctica espera un resultadomutuamente aceptable, pero sabe que tiene queperder “algo”. (Perder – perder)

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Estrategias para



Negociación: Busca satisfacer las necesidadesde todas las personas involucradas en un conflicto.Con esta estrategia todos pueden ganar. Elnegociador trabaja para que las necesidades de

todos puedan ser reconocidas como importantes.

Dado su énfasis en GANAR – GANAR, la negociacióntiene el potencial de generar las consecuencias mas

positivas de todas las estrategias de solución deproblemas

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