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Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin

FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Talento Humano Administracin y bienestar del talento

humano Vinculacin y Desvinculacin

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................................................... 3

6.1. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos Sistema Bibliotecas

Desvinculacin por renuncia ........................................................................................................... 3


Vinculacin de nuevo colaborador ................................................................................................. 4


Prrrogas de contratos.................................................................................................................... 5

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 6

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 6

9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 6

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7

11. APROBACIN ............................................................................................................................... 7







1. OBJETIVO

Gestionar las actividades necesarias de vinculacin y desvinculacin de personal cuando as se

requiera, con el fin de garantizar colaboradores con las cualidades necesarias para cumplir con los

fines del Sistema de Bibliotecas.

2. ALCANCE

El proceso inicia cuando se recibe una carta de renuncia por parte de un colaborador, con la

identificacin de una vacante o en la evaluacin de desempeo anual. El proceso finaliza una vez se

haya realizado la vinculacin del nuevo personal, cuando se haya hecho efectiva la desvinculacin

de colaboradores antiguos, o cuando se haya tomado la decisin de prrroga de contrato.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Poltica de Seleccin y Promocin

3.2. Lineamientos

No aplica

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Jefe Administrativo Sistema Bibliotecas

4.2. Responsabilidades

Jefe Administrativo:

Realizar la solicitud de reclutamiento en el respectivo formato completamente

diligenciado y en las fechas establecidas por GHDO.

Diligenciar el formato de contratacin correctamente y enviarlo oportunamente a GHDO

para evitar retrasos en el proceso de vinculacin.

Jefe directo/Jefe Administrativo/Director Sistema Bibliotecas:

Verificar que el perfil solicitado sea acorde con el requerido.







Seleccionar al candidato que mejor se ajuste al cargo y que cumpla con los requisitos

establecidos por la Universidad.

Candidato:

Brindar informacin verdica y confiable en las entrevistas en las que participe.

5. DEFINICIONES

GHDO: Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.

Evaluacin de desempeo: Evaluacin anual en la que se revisan el cumplimiento de

metas de los colaboradores.

Descripcin de cargo: Es la descripcin del conjunto de conocimientos, capacidades y

actitudes que debe reunir una persona para desempear en forma adecuada las funciones

que tiene asignadas dentro de una estructura especfica.

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES


Desvinculacin por renuncia

ENTRADA Carta de renuncia

PROVEEDOR Colaborador

SALIDA Desvinculacin de colaborador

CLIENTE GHDO

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Recibir carta de renuncia y notificar a superior

En caso de que un colaborador decida renunciar, se recibe su carta de renuncia y se le notifica a la Directora del Sistema de Bibliotecas

Jefe Servicios/ Jefe

Administrativo/ Coordinador Desarrollo de Colecciones

Carta de renuncia

2 Recibir y firmar carta de renuncia

Se recibe la carta de renuncia y se firma como recibida.

Director Sistema Bibliotecas

Carta de renuncia







3

Enviar carta de renuncia con un memorando interno a GHDO

Se enva la carta de renuncia firmada por medio de un memorando a GHDO para que den inicio al proceso de Desvinculacin.

Asistente Administrativo

Carta de renuncia firmada


Vinculacin de nuevo colaborador

ENTRADA Vacante

PROVEEDOR Sistema Bibliotecas

SALIDA Vinculacin de colaborador nuevo

CLIENTE GHDO


1 Revisar y actualizar la descripcin de cargo de la vacante

Se revisa la descripcin de cargo de la vacante con el fin de identificar actividades/funciones que se requieran ajustar.

Jefe Administrativo

2

Preparar solicitud de reclutamiento de un nuevo colaborador y enviarla al Director

Se realiza el documento de solicitud para iniciar el proceso de reclutamiento para la vacante, y se enva por correo electrnico al Director del Sistema de Bibliotecas.

Jefe Administrativo

Notificacin a GHDO

3

Enviar solicitud de reclutamiento de nuevo colaborador a GHDO

Por correo electrnico se enva la solicitud de reclutamiento a GHDO. Se adjunta la descripcin de cargo ajustada y de esta forma inicia el proceso de Definir requerimientos y reclutar candidatos.

Director del Sistema de Bibliotecas.

-Notificacin a GHDO -Descripcin de cargo

4 Recibir y revisar hojas de vida de candidatos por parte de GHDO

Se da inicio al proceso de Seleccionar candidatos en el que se revisan las hojas de vida de los candidatos con el fin de escoger a los que participarn en entrevistas.

Jefe del rea/ Director de Sistema de Bibliotecas

Hojas de vida

5 Solicitar entrevistas a GHDO

Por correo electrnico se notifica a GHDO la necesidad de coordinar entrevistas con los candidatos que seleccionaron posterior a la revisin de hojas de vida.

Jefe Administrativo







6 Realizar entrevistas a candidatos

Se realizan tres entrevistas distintas a cada candidato cada una a cargo del Jefe del rea de la vacante, el Jefe Administrativo y el Director de Sistema de Bibliotecas.

Jefe del rea/ Jefe Administrativo/

Director de Sistema de Bibliotecas

7 Tomar decisin de seleccin y notificar a GHDO.

En conjunto, el Jefe del rea, el Jefe Administrativo y el Director de Sistema de Bibliotecas toman la decisin de a quin contratar de acuerdo a las entrevistas y la notifican por correo electrnico a GHDO, para dar inicio al proceso de Cierre de seleccin y promocin.

Jefe del rea/ Jefe Administrativo/

Director de Sistema de Bibliotecas

8 Descargar y diligenciar formato de contratacin

Una vez GHDO haya confirmado que el candidato seleccionado es apto para ocupar la vacante, se descarga el formato de contratacin y se diligencia.

Jefe Administrativo

Formato de

contratacin

9 Firmar formato de contratacin

Se firma el formato de contratacin Director de Sistema de Bibliotecas

Formato de

contratacin

10 Escanear y enviar formato de contratacin a GHDO

Se escanea el formato firmado y se enva a GHDO para que den inicio al proceso de Vinculacin.

Asistente Administrativo.

Formato de

contratacin


Prrrogas de contratos

ENTRADA Evaluacin de desempeo

PROVEEDOR Jefes

SALIDA Decisin de prrroga de contrato

CLIENTE GHDO


1 Realizar evaluacin de desempeo para definir prrrogas

Anualmente se realiza la evaluacin de desempeo y con base en sta se toman decisiones sobre la prrroga de los contratos de los colaboradores.

Direccin Sistema de Bibliotecas/ Jefe Servicios/







Se da inicio al proceso de Prrrogas de contratos.

Jefe Administrativo/

Coordinador Desarrollo de Colecciones

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

No aplica.

9. RIESGOS OPERATIVO

Prdida de la hoja de vida de alguno de los aspirantes.

CALIDAD DE SERVICIO

No aplica.

SEGURIDAD

No aplica.

ADMINISTRATIVO

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

PRO-22-3-01-01 Definir requerimiento y reclutar candidatos

Formato de contratacin

Poltica de Seleccin y Promocin

PRO-22-3-01-02 Seleccionar candidatos

PRO-22-03-01-03 Cierre de seleccin y promocin

PRO-22-4-01-01 Vinculacin planta, temporales, aprendices y extranjeros

PRO-22-4-01-04 Prrrogas de contratos

PRO-22-4-01-05 Desvinculacin







Demoras en el proceso de seleccin que generen desinters de aspirantes aptos para la vacante.

LEGAL

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 13/10/2015

Publicacin 13/07/2016

11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Manuela Pea Ingeniera de Procesos 13/10/2015

REVIS Liliana Mara Caballero Jefe Administrativa 27/06/2016

Alberto Poveda Caputo Coordinador de Procesos 01/07/2016

APROB Angela Mara Mejia Directora Sistema Bibliotecas 28/06/2016

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