“El hombre que se prepara, tiene media batalla ganada”

Benjamín Franklin

GESTION DE PROYECTOSEdwin J. Ortega Z.

Sesión 3

Sesión Fecha Hora Tema Contenidos Metodología

1 03/10/20158:00 am a 12:00 m Introducción a la gestión de proyectos

Gerenciamiento de un proyecto, Organización de un proyecto, el empleo de software en el manejo de un proyecto

Clase magistral con ejercicios hipotéticos

2 03/10/20151:00 pm a 5:00 pm Uso de paquete de office en la gestión de proyectos

Gestión de proyectos usando Microsoft Office

Clase práctica con aplicación práctica en sala

3 10/10/20158:00 am a 12:00 m Administración del tiempoEDT, Plan de comunicaciones, plan de ejecución (La programación del proyecto)

Clase teórico practica con ejercicios grupales

4 10/10/20151:00 pm a 5:00 pm Software para el manejo de proyectos Introducción a Microsoft Proyect Taller práctico con

aplicación en sala

5 17/10/20158:00 am a 12:00 m Administración del tiempo y presupuestos

Plan de ejecución (Ruta crítica, planificación, programación y presupuestos, licitaciones y adjudicaciones)

Clase magistral con ejercicio aplicado

6 17/10/20151:00 pm a 5:00 pm Gestión de los resultados Construcción y medición de indicadores

Taller práctico con aplicación en sala

PROGRAMA

¿Es posible controlar todas las variables?

Modelo

Es una representación o abstracción de una situación u objeto real, que muestra las relaciones (directas o indirectas) y las interrelaciones de la acción y la reacción en términos de causa y efecto.

• Icónico

• Analógicos

• Simbólicos o matemáticos

Modelos Matemáticos1. Cuantitativos y cualitativos

2. Estándares y hechos a la medida

3. Probabilísticas y determinísticos

4. Descriptivos y de optimización

5. Estáticos y dinámicos

6. De simulación y no simulación

Búsqueda de Objetivo• Esta herramienta permite hacer muchas pruebas de valores en

una fórmula hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos.

Probabilidad

• La probabilidad mide la mayor o menor posibilidad de que se dé un determinado resultado (suceso o evento) cuando se realiza un experimento aleatorio.

• Para calcular la probabilidad de un evento se toma en cuenta todos los casos posibles de ocurrencia del mismo; es decir, de cuántas formas puede ocurrir determinada situación.

• Los casos favorables de ocurrencia de un evento serán los que cumplan con la condición que estamos buscando.

Tabla de datos• Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo el

cambio de una o dos variables en las fórmulaafectará a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método rápido para calcular varios resultados en una operación y una forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja de cálculo.

Análisis de riesgo de un proyectoExisten 3 tipos de riesgos en un proyecto: • Riesgo individual Es le riesgo que tendría un activo si fuera el único que poseyera una

empresa, se mide a través de la variabilidad de los rendimientos esperados de dicho activo. • Riesgo corporativo o interno de la empresa, es aquél que consideré los efectos de la

diversificación de los accionistas, se mide a través de los efectos de un proyecto sobre la variabilidad en las utilidades de la empresa. Refleja el efecto del proyecto sobre el riesgo de la empresa.

• Riesgo de beta o de mercado, es la parte del proyecto que no puede ser eliminado por diversificación, se mide a través del coeficiente de beta de un proyecto. No afecta mucho por la diversificación de cartera.

El riesgo individual de un proyecto es el mas importante debido a que es más fácil de estimar que su riesgo corporativo y que el riesgo beta. El riego individual es una aproximación del riesgo de beta y del riesgo corporativo.

Evaluación de riesgo

Hay 3 técnicas para evaluar el riesgo individual de un proyecto: 1) Análisis de sensibilidad2) Análisis de escenarios3) Simulación del método de Monte Carlo.

Análisis de escenarios de riesgo• Las circunstancias financieras buenas y malas se comparan con la situación más

probable o con un caso básico. Se analiza de acuerdo a la modificación de todas las variables en el peor de los casos y otro análisis en el mejor de los casos, para llegar así al caso básico.

• Después se establece la probabilidad de que ocurra uno de los escenarios. • El riesgo de un proyecto dependerá de la sensibilidad a los cambios en las variables

fundamentales y al rango de los valores posibles para estas variables de acuerdo a sus probabilidades.

Análisis de sensibilidad.Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario optimista)

(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo) Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Ingresos $ 4,400 $ 3,520 $ 2,816 $ 2,253 $ 1,802 $ 14,791 Costos directos 1,760 1,408 1,126 901 721 5,916 Ingreso neto 2,640 2,112 1,690 1,352 1,081 8,875 Mantenimiento 400 55 264 33 - 792 Flujo neto $ 2,200 $ 2,057 $ 1,426 $ 1,319 $ 1,081 8,083 Recuperación de activos (al 5o. año)

Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 7,700

Valor estimado de recuperación de la maquinaria 398

8,098

Valor de recuperación sin descontar escenario optimista $ 16,181

Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario moderado)

(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo) Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Ingresos $ 4,000 $ 3,200 $ 2,560 $ 2,048 $ 1,638 $ 13,466 Costos directos 1,600 1,280 1,024 819 655 5,378 Ingreso neto 2,400 1,920 1,536 1,229 983 8,068 Mantenimiento 400 50 240 30 - 720 Flujo neto $ 2,000 $ 1,870 $ 1,296 $ 1,199 $ 983 7,348 Recuperación de activos (al 5o. año)

Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 7,000

Valor estimado de recuperación de la maquinaria 362

7,362

Valor de recuperación sin descontar escenario moderado $ 14,710

Flujos de efectivo operativos entidad "A" (escenario pesimista)

(Miles de pesos de un mismo poder adquisitivo a la fecha del cálculo) Operativos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Ingresos $ 3,200 $ 2,560 $ 2,048 $ 1,638 $ 1,310 $ 10,756 Costos directos 1,280 1,024 819 655 524 4,302 Ingreso neto 1,920 1,536 1,229 983 786 6,454 Mantenimiento 320 40 192 24 - 576 Flujo neto $ 1,600 $ 1,496 $ 1,037 $ 959 $ 786 5,878 Recuperación de activos (al 5o. año)

Valor estimado de recuperación del terreno y edificio 5,600

Valor estimado de recuperación de la maquinaria 290

5,890

Valor de recuperación sin descontar escenario pesimista $ 11,768

Cálculo del valor esperado Año Escenario Flujo Probabilidad Valor

esperado 1 Optimista $ 2,200 10% $ 220 Moderado 2,000 60% 1,200

Pesimista 1,600 30% 480

100% 1,900

2 Optimista $ 2,057 10% 206 Moderado 1,870 60% 1,122

Pesimista 1,496 30% 449

100% 1,777

3 Optimista $ 1,426 10% 143 Moderado 1,296 60% 778

Pesimista 1,037 30% 311

100% 1,232

4 Optimista $ 1,319 10% 132 Moderado 1,199 60% 719

Pesimista 959 30% 288

100% 1,139

5 Optimista $ 9,180 10% 918 Moderado 8,345 60% 5,007

Pesimista 6,676 30% 2,003

100% 7,928

Valor de recuperación sin descontar (detonador) $ 13,976

Tareas y responsabilidades

¿Quien hace qué?

¿Quien puede hacer qué?

¿Quien decide que?

¿Quien se responsabiliza

de que?

¿Quien y cuando

interviene?

EDTEstructura de División de Trabajo

EDT• Estructura de división de trabajo que consiste en subdividir los

entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

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PMI, 2008

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PMI, 2008

Figura 5-6. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajodonde algunas ramas se descomponen hasta el nivel de lospaquetes de trabajo

Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAEramiro.fonseca.macrini@gmail.com

PMI, 2008

Diccionario de la EDT • Documento generado en el proceso Crear EDT y que respalda

la EDT.• Es un documento que acompaña a la EDT.• El contenido detallado de los componentes que se incluyen en

una EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, pueden describirse en el diccionario de la EDT.

• Para cada componente de la EDT, el diccionario de la EDT incluye un identificador de código de cuenta, un enunciado del trabajo, la organización responsable y una lista de hitos del cronograma.

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Diccionario de la EDT • Otra información para un componente de la EDT puede

incluir:• información sobre contratos,• requisitos de calidad y referencias técnicas para facilitar la

realización del trabajo.• Otra información correspondiente a una cuenta de control sería

un número de cargo.

• Otra información para un paquete de trabajo puede incluir una lista de las actividades del cronograma relacionadas, recursos necesarios y una estimación de costes.

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Productos Entregables

• Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fases o un proyecto.

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Productos Entregables • Los entregables del proyecto incluyen tanto las salidas

que abarcan el producto o servicio del proyecto, como los resultados auxiliares, tales como informes y documentación generados por el proceso de la dirección del proyecto. Los entregables pueden describirse en manera resumida o muy detallada.

PMI, 2008

Estructura Diagrama en árbol

1. Etapa 11.1 Entregable

1.1.A Paq.1.1.1. Tarea

1.1.B Entreg.1.2 Entregable

2. Div. Func. 2......

Etapas Divisiones Funcionales

Entreg. 1.2Entreg. 1.1

Entreg. 1.1.BPaquete de Trabajo

Primer nivel

Construyendo el EDT

Tarea

Ejemplo EDT Casa• Proyecto casa

• Diseño• Planos de la casa

• Compras• Materiales comprados

• Construcción• Cimentación

• Zapatas• Columnas

• Paredes• Acondicionamiento

• Instalaciones sanitarias• Instalaciones eléctricas

• Control

Proyecto

Diseño

Planos de la casa

Compras

Materiales comprados

Construcción

Cimentación

Zapatas

Columnas

Paredes Acondicionamiento

Instalaciones sanitarias

Instalaciones eléctricas

Control

Ejemplo: PROYECTO DE MEJORAMIENTO BARRIAL

Chamoun, 2002

RAMMatriz de Responsabilidades

Matriz de responsabilidades (RAM)• Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar

que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y de que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.

Definiciones importantes para la RAM• Rol: Describe la parte de un proyecto de la cual una persona es

responsable (analista de negocio, ingeniero, coordinador, tester). Por cada rol debería identificarse su nivel de autoridad y responsabilidad.

• Autoridad: El derecho de comandar a otros, tomar decisiones dentro de ciertos límites y firmar aprobaciones. Los niveles individuales de autoridad deberían coincidir con las responsabilidades individuales

• Responsabilidad: El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo para completar una actividad del proyecto.

• Competencia: La habilidad y la capacidad necesaria para completar las actividades del proyecto

Matriz de responsabilidades RACIRol Descripción

R Responsible ResponsableEste rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Lo más habitual es que exista sólo un encargado (R) por cada tarea; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI.

A Accountable Quien rinde cuentasEste rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el quien debe rendir cuentas sobre su ejecución. Sólo puede existir una persona que deba rendir cuentas (A) de que la tarea sea ejecutada por su responsable (R).

C Consulted Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para realizar la tarea. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional)

I Informed Informado Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), la comunicación es unidireccional.

Matriz RASCI y VARISCRol Descripción

S Support ApoyoSon recursos asignados al encargado (R) para la consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea.

Rol Descripción

V Verify VerificadorEste rol se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptación establecidos en la descripción del producto.

S Sign AprobadorEste rol aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto. Lo lógico es que el trabajo de un S preceda siempre al de un A.

Gestión de las comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones delProyectoincluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.• Identificar a los Interesados• Planificar las Comunicaciones• Distribuir la Información• Gestionar las Expectativas de los Interesados• Informar el Desempeño

Identificar a los Interesados

• Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

Planificar las Comunicaciones• Es el proceso para determinar las necesidades de información de los

interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

Distribuir la Información• Es el proceso de poner la

información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

Gestionar las Expectativas de los Interesados• Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los

interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

Informar el Desempeño• Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el

desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

Dimensiones de la comunicación en un proyectoLas dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de

comunicación, público)• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos

electrónicos, conversaciones ad hoc)• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre

colegas) • Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)• Escrita y oral• Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

Cada derecho implica una responsabilidad; cada oportunidad, una obligación, cada posesión, un deber.

John D. Rockefeller.