gestion de proyectos - clase nro. 9

GESTIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA DE

SISTEMASMg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

C.I.P. 92206

Contenido

• Gestión de Tiempo.

• Gestión de los Costos del Proyecto. Conocer

los procesos involucrados en planificar, estimar,

presupuestar y controlar los costos de modo que

se complete el proyecto dentro del presupuesto

aprobado.

Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

Recordando… Gestiónde T iemposIncluye los procesos necesarios para

asegurar la completitud del proyecto a

tiempo

Definir las Actividades

Secuenciar las Actividades

Estimar los Recursos para las Actividades

Estimar la Duración de las Actividades

Desarrollar el Cronograma

Controlar el Cronograma Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

Gestión de T iempos

Ejemplo de cronograma


¿QUÉ RESPUESTAS ME DA LA GESTIÓN DEL TIEMPO ?

Qué actividades necesito realizar en mi proyecto.

En qué secuencia debo realizarlas.

Que recursos empleará cada actividad.

Cuánto demorará cada actividad.

Cuánto demorará el proyecto.

Cómo controlaré el tiempo del proyecto.

Qué puedo hacer ante una situación imprevista queafecte el tiempo del proyecto.


EL JUICIO EXPERTO ES MUY IMPORTANTE PARA LA ESTIMACIÓN ...


En qué no consiste el Control del Cronograma.....


GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos necesarios

para lograr la conclusión del proyecto a tiempo y:

Definición de las Actividades

Establecimiento de la secuencia

de las actividades

Estimación de recursos de las

actividades

Estimación de la duración de las

actividades

Desarrollo del cronograma

Control del cronograma


DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROYECTO

• Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar eltrabajo que se planifica realizar. Este proceso identificará los paquetes detrabajo, los cuales están planificados (descompuestos) en componentesmás pequeños denominados actividades del cronograma, paraproporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma,ejecutar, supervisar y controlar el trabajo del proyecto.

• “DIVIDE Y VENCERÁS” En un primer paso, consiste en aplicar estamáxima. Normalmente, es fácil dividir el proyecto en grandes bloques demanera natural (paquetes de trabajo). Cada uno de estos paquetes detrabajo deben ser subdivididos en componentes más pequeños y fácilesde manejar.

Ejemplo: Si vamos a desarrollar software, hay una seriede pasos predefinidos según el modelo que sigamos:

Análisis->DiseñoArquitectónico->Implementación->Prueba……


SECUENCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

• El establecimiento de la secuencia de las actividades implica identificar ydocumentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógicacon relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos yretrasos para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma delproyecto realista y factible.

Las herramientas y técnicas para la secuenciación de actividades son:

Método de Diagramación por Precedencia (PDM).

Método de Diagramación con Flechas (ADM).


http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRxqFQoTCJuEnvqxlckCFUpDJgodP6gBww&url=http://www.ceintec.com/curso_de_gestion_del_tiempo_presencial_en_bilbao_bilbo_vizcaya_bizkaia_815.html&bvm=bv.107467506,d.eWE&psig=AFQjCNFJKJs6SpPAjpYUSF7cKzYJsFUpWQ&ust=1447778663675845

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SECUENCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN POR

PRECEDENCIA)

• Es un método para crear un cronograma delproyecto que utiliza casillas o rectángulos,denominados nodos, para representaractividades, que se conectan con flechas quemuestran las dependencias. Esta técnica tambiénse denomina actividad en el nodo, y es elmétodo utilizado por la mayoría de los paquetesde software de gestión de proyectos.

• El PDM incluye cuatro tipos de dependencias orelaciones de precedencia:

Final a Inicio: El inicio de la actividad sucesora depende de la finalización de la

actividad predecesora.

Final a Final: La finalización de la actividad sucesora depende de la

finalización de la actividad predecesora.

Inicio a Inicio: El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la

actividad predecesora.

Inicio a Fin: La finalización de la actividad sucesora depende del inicio de

la actividad predecesora.


SECUENCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN POR

PRECEDENCIA)

• En el PDM, final a inicio es el tipo de relación de precedencia más comúnmente

usado. Las relaciones inicio a fin raramente se utilizan.


SECUENCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN CON FLECHAS)

• El ADM es un método para crear un diagrama de red del cronograma delproyecto, utiliza flechas para representar las actividades que se conectan ennodos para mostrar sus dependencias. Emplea dependencias final a inicio ypuede requerir el uso de relaciones “ficticias”, que se representan como unalínea de puntos para definir correctamente todas las relaciones lógicas, noson actividades del cronograma reales (no tienen contenido de trabajo), seles asigna un valor de duración cero durante el análisis del cronograma.

Por ejemplo, en la Figura laactividad del cronograma “F”depende de la finalización delas actividades delcronograma “A” y “K”,además de la finalización dela actividad del cronograma“H”.


ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

• La estimación de recursos de las actividades del cronograma: Involucradeterminar cuáles son los recursos (personas, equipos, o material), quécantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estará disponible cada recursopara realizar las actividades del proyecto. El proceso “Estimación de Recursosde las Actividades” se coordina estrechamente con el proceso de Estimaciónde Costes.

• El proceso de estimar la duración de las actividades del cronograma utilizainformación sobre el alcance del trabajo de la actividad del cronograma, lostipos de recursos necesarios, las cantidades de recursos estimadas y loscalendarios de recursos con su disponibilidad.

• Las entradas para estimar la duración de las actividades surgen de la personao grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturalezadel contenido del trabajo de la actividad del cronograma específica y sedesarrolla de forma gradual evaluando la calidad y disponibilidad de los datosde entrada.

• Las actividades del cronograma se realizarán de acuerdo con el calendario delproyecto.

• La duración total del proyecto se calcula como salida del proceso Desarrollodel Cronograma.


DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

• El desarrollo del cronograma del proyecto, un proceso iterativo:

• Determina las fechas de inicio y finalización planificadas para lasactividades del proyecto.

• Exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duración y lasestimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyectoaprobado que pueda servir como línea base con respecto a la cual podermedir el avance.

• El desarrollo del cronograma continúa a lo largo del proyecto, a medidaque el trabajo avanza, el plan de gestión del proyecto cambia y loseventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que seidentifican nuevos riesgos.


CONTROL DEL CRONOGRAMA

Implica:

Determinar el estado actual

del cronograma del proyecto.

Influir sobre los factores que crean

cambios en el cronograma.

Determinar que el

cronograma del proyecto ha cambiado.

Gestionar los cambios reales a

medida que suceden.


Contenido

• Gestión de Tiempo.

• Gestión de los Costos del Proyecto. Conocer

los procesos involucrados en planificar, estimar,

presupuestar y controlar los costos de modo que

se complete el proyecto dentro del presupuesto

aprobado.


Recordando…Gestión deCostos

Incluye los procesosnecesarios paraasegurar queel proyecto sea terminadodentro del presupuestoaprobado

• Estimar los Costos

• Determinar el Presupuesto

• Controlar los Costos


La Gestión de los Costes del proyecto incluye los

procesos necesarios para que el proyecto se pueda

completar dentro del presupuesto aprobado.


¿Nosotros controlamos los costos?...Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

… ¿O los costos nos controlan a nosotros?Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

GESTIÓN DE COSTES DEL PROYECTO

La gestión de costes del proyecto implica tres procesos:

Estimación de costes: Desarrollar una aproximación de costes de los recursos

necesarios para completar las actividades del proyecto.

Preparación del presupuesto de costes: Sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de

establecer una línea base de coste.

Control de costes: Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

¿CÓMO ESTIMAR LOS COSTES DEL PROYECTO?

1. Estimación de costes por analogía

• Usa el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar elcoste del proyecto actual.

• Se utiliza frecuentemente para la estimación de costes cuando la cantidad deinformación detallada sobre el proyecto es limitada (por ejemplo, en las fasestempranas).

• Utiliza el juicio de expertos.

• En general, es menos costosa que otras técnicas, pero generalmente tambiénes menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similaresde hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan lasestimaciones tienen la experiencia necesaria.

2.Tarifas de costes de recursos

• La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimacionesdebe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personalpor hora y del material correspondiente a cada recurso para estimar loscostes de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un método deobtener las tarifas.


CONTROL DE COSTES DEL PROYECTO

El control de costes del proyecto incluye: Realizar el seguimiento derendimiento del coste para detectar y entender las variaciones conrespecto a la línea base de coste.

Las herramientas y técnicas del control de costes son las siguientes:

• 1. Sistema de control de cambios del coste: Define los procedimientospor los cuales la línea base de coste puede ser modificada. Incluye losformularios, la documentación, los sistemas de seguimiento y los nivelesde aprobación necesarios para autorizar los cambios.

• 2. Análisis de Medición del Rendimiento: Las técnicas para la medicióndel rendimiento ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones quese producirán.


ANÁLISIS DE MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO

• La técnica del valor ganado (TVG): Es un método de medición delrendimiento que permite controlar la ejecución de un proyecto a través desu presupuesto y de su calendario de ejecución. Compara la cantidad detrabajo ya completada en un momento dado con la estimación realizadaantes del comienzo del proyecto.

• De este modo, se tiene una medida de:

• Cuánto trabajo se ha realizado.

• Cuánto queda para finalizar el proyecto y;

• Estimación de los recursos que se emplearán para finalizar el proyecto.

• La TVG implica desarrollar los siguientes valores clave para cada actividaddel cronograma o paquete de trabajo:

• Valor Planificado (VP)

• Valor Ganado (VG)

• Coste Real (CR)Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

PROCESO DEL VALOR GANADO



• Valor planificado (VP): Coste presupuestado del trabajo programado para sercompletado en una actividad hasta un momento determinado.

• Valor ganado (VG): Cantidad presupuestada para el trabajo realmente completadode la actividad del cronograma durante un período de tiempo determinado.

• Coste real (CR): Coste total incurrido en la realización del trabajo de la actividaddel cronograma durante un período de tiempo determinado. Este CR debecorresponderse en definición y cobertura con lo que haya sido presupuestado parael VP y el VG (por ejemplo, sólo horas directas, sólo costes directos o todos loscostes, incluidos los costes indirectos).

• En base a los valores clave de la actividad de un cronograma se pueden determinardos estimadores de la calidad del control de costes:

• 1. Índice del Rendimiento del Coste (IRC) = VG / CR

Tomando en cuenta lo siguiente:

• Si el IRC < 1 -> Existe “Sobrecoste”

• Si el IRC > 1 -> El coste es inferior a las estimaciones

• 2. Índice del Rendimiento del Cronograma (IRT) = VG / VP

• Tomando en cuenta lo siguiente:

• Si el IRT < 1 ->El proyecto tiene retrasos

• Si el IRT > 1 ->Finalización temprana del proyecto


PROYECCIONES

• Consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en

el futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos

disponibles en el momento de la proyección. Se generan, actualizan y

emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del

trabajo suministrada a medida que el proyecto se ejecuta y avanza.


Gracias…Mg. Jorge Vladimir Pachas Huaytán

C.I.P. 92206

gestion de proyectos - clase nro. 9

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