gestion de proyectos - cap 1
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ESPECIALIZACION EN TELECOMUNICACIONES
Módulo:
Gestión y Administración de Proyectos
Presentado por:
MSc. Mauricio Tarazona Alvarez
Bucaramanga, Noviembre 17 y 24 de 2012
Agenda
1. Planificación de Proyectos (Marco de Referencia para la
Gestión y Administración de Proyectos)
a) Entendimiento de la practica en Gestión de
Proyectos.
b) Conceptos básicos
c) Haciendo proyectos sin brújula.
d) Examen de práctica
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Establecimiento de una practica formal de proyectos
Situaciones comunes para abordar el desarrollo de una practica formal de proyectos:
Inicio de un macro proyecto que exige un desarrollo organizado de un sub conjunto de proyectos Desarrollo continuo de un conjunto de proyectos los cuales han venido presentando fallas importantes que afectan el logro de los objetivos de la empresa.
Problemas frecuentes en el desarrollo de proyectos:
Falta de Coordinación de recursos y actividades Falta de Comunicación con las partes interesadas, llevando a que los productos sean desarrollados por fuera de las especificaciones del cliente Estimación deficiente de la duración y los costos, llevando a que los proyectos tomen mas tiempo y cuesten mas de lo esperado. Planeación inadecuada de recursos, actividades y cronogramas
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
12 Errores causa del fracaso de los proyectos
• Proyectos que no son parte del plan estratégico.
• Falta de Soporte Ejecutivo
• Pobre Evaluación Tecnológica
• No Involucramiento del usuario
• Fallas en el alcance (Scope Creep)
• Pilotos Inválidos
• Pruebas Inadecuadas
• Planeación Pobre
• Despliegue en la fecha inadecuada
• Entrenamiento Limitado
• Subestimar el Impacto en el negocio
• Evitar el Análisis de Riesgos
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Que saben las organizaciones exitosas acerca de Gerencia de Proyectos
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Impulsar Comunidades de Practica de Gerencia de Proyectos
Establecer practicas robustas de gestión del cambio.
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Estándares de la Industria E
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Proyecto XXX … … … Especificidad de la entrega
Activos e Inventario Organizacional
Marco Metodologico
Marco de Conocimientos
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
PMBOK: “Project Management Body Of Knowledge” Fuente: US – PMI – Project Management Institute Marco de Referencia sobre conocimientos en mejores prácticas de la disciplina de Gestión de Proyectos.
PRINCE 2: “PRojects IN Controlled Environments” Fuente: UK – CCTA – Central Computer & Telecommunications Agency PRINCE 2 es una metodología genérica de gestión de proyectos la cual se enfoca en los aspectos de la “Gestión” de un proyecto y separa estos aspectos de la tarea del “especialista” de entregar los productos del negocio.
Ten Steps: La gestión del proyecto Process® (“ TenStep Process" o " TenStep") ayudará a gestores de proyecto con éxito a manejar proyectos de todas las clases. El proceso de la gestión del proyecto TenStep proporciona la información que usted necesita ser gestor de proyecto acertado, incluyendo un acercamiento paso a paso, comenzando con los fundamentos y conseguir tan sofisticado como usted necesita para su proyecto particular.
Estándares en Gerencia de proyectos
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Definición de Proyecto
Un Proyecto es un emprendimiento realizado por personas para crear un Producto o Servicio único, mediante la utilización de recursos limitados (Humanos, Físicos, Monetarios, tiempo, etc..).
• Ejecutar un Plan Estratégico • Explotar una Oportunidad de Negocio • Responder a requerimientos que no pueden ser
atendidos por las Operaciones habituales de la Organización
• El Producto o Servicio final se obtiene paso a paso, progresando continuamente a través de incrementos de valor
• El Producto o Servicio obtenido es único en cuanto a sus particularidades
• Tiene un principio y fin determinado
• Su duración es finita
• El equipo de trabajo es transitorio
• El fin se alcanza cuando se logran los objetivos propuestos o cuando se decide que los mismos no podrán ser concretados
Temporalidad Resultado Único Desarrollo Progresivo
Los Proyectos consisten en instrumentos que se utilizan para
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Definición de Programa
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Un Programa es un grupo de proyectos que permite gestionarlos de forma global.
Normalmente se definen programas para conseguir economías de escala y mayor y
mejor control sobre los recursos de la compañía.
Programa 1
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Otros
Trabajos relacionados
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Definición de un Portafolio
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Un Portafolio es un grupo de programas y proyectos que permite gestionarlos con el
objetivo de alcanzar metas estratégicas del negocio.
Portafolio 1
Proyecto 1 Programa 1 Programa 2 Otros
Trabajos relacionados
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Ejemplo: Caso Servientrega (Programa)
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Servientrega tiene proyectos enfocados en aumentar su capacidad de transporte
terrestre.
Programa: Aumentar Capacidad de carga
de transporte terrestre.
Proyecto 1: Aumentar numero de camiones pequeños
Proyecto 2:
Compra de mas vehículos de carga
pesada
Proyecto 3:
Aumento camionetas de carga ligera dentro
de las ciudades
Disminuir el consumo de combustible.
Disminuir el consumo de llantas.
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Ejemplo: Caso Servientrega (Portafolio)
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Portafolio: Maximizar las ganancias de la
compañia.
Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.
Proyecto 1: Aumentar numero de camiones
pequeños
Proyecto 2:
Compra de mas vehículos de carga
pesada
Proyecto 3:
Aumento camionetas de carga ligera dentro
de las ciudades
Disminuir el consumo de combustible.
Disminuir el consumo de llantas.
Programa: Aumentar la capacidad de carga
aerea.
Construcción de mas centros de acopio en la ciudades medianas
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
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Proyectos Programas y Portafolios
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
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Proyectos Programas y Portafolios
Y su compañía ??
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Definición de Proyecto – Proyecto Vs. Programa
•Características de un Programa •Características de un Proyecto
Vs.
“Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera
coordinada.” Fuente: PMBOK® Guide
•“Se Percibe” como un continúo
•Múltiples proyectos
•Metas amplias – capacidad de negocio
•Mayor Complejidad
•Presupuesto para múltiples esfuerzos
•Dirigido por un Director de
Programa/Proyectos (con múltiples gerentes
de proyecto que le reportan directamente)
•Comienzo y final definido
•Esfuerzo único
•Objetivos específicos
•Complejidad de las variables
•Presupuesto único
•Dirigido por un Gerente de Proyecto
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Este ciclo de vida dura desde la concepción de un producto
hasta su retiro del mercado. Un producto puede requerir muchos
proyectos a lo largo de su vida.
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Ciclo de Vida de un PRODUCTO
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No importa cuan grande o pequeño sea, o lo sencillo o complejo,
el ciclo de vida de cualquier proyecto tiene las siguientes etapas:
a. Inicio
b. Planeación
c. Ejecución
d. Seguimiento y Control
e. Cierre
Ciclo de Vida de un Proyecto
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Ciclo de Vida de un Proyecto
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Ciclo de Vida de un Proyecto
• Un proyecto se caracteriza por su ciclo de vida y divide el trabajo en grandes fases, permitiendo mayores revisiones de estado y progreso (algunas veces resultando en Go/NoGo’s ) y revisiones de QA.
Procesos de Inicio
Procesos de Planeación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Niv
el de A
ctivid
ad
Tiempo Fuente: PMBOK® Guide
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Ciclo de Vida de un Proyecto – Ámbito del Éxito
Iniciación Planeación Ejecución Utilización Cierre Entrega
Ámbito del éxito de la
gestión del proyecto
Ámbito del éxito del proyecto
Gerente de Proyecto Negocio/Clientes
Algunas veces un proyecto es considerado no exitoso, aunque el gerente de
proyecto haya hecho un gran trabajo.
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Concepto de RESTRICCIONES en Gerencia de Proyectos
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Qué es una PMO?
La utilización de una PMO implica la
aplicación de metodologías y herramientas para gerenciar eficaz y eficientemente diferentes proyectos, controlando adecuadamente los riesgos y cumpliendo con los resultados esperados en términos de tiempo, costos, calidad y beneficios.
Administración de Proyectos Equipo y
Organizaciones
Proyectos múltiples
Tecnologías y aplicaciones
PMO
Oficina de Administración de Programas/Proyectos
(Program/Project Management Office ) El objetivo General de una PMO es coordinar e integrar óptimamente programas y proyectos, múltiples tecnologías, aplicaciones, equipos y organizaciones.
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA Cuáles son las principales actividades de una PMO?
Principales actividades de la PMO
Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y programas estratégicos
Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando
duplicación de esfuerzos
Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos
requeridos para gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un
potenciador en el logro de los objetivos
Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y coordinar las actividades relacionadas
con la Administración del Cambio del proyecto
Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y
controlar riesgos
Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de
trabajo y entregables.
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Por qué implementar una PMO?
• Típicamente una organización que necesita una Oficina de Gerenciamiento de Proyectos (PMO) tiene:
Costos consistentemente más altos de los previstos
en sus proyectos.
Conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas
relacionados a los recursos compartidos y las habilidades
más utilizadas de los mismos.
Procesos débiles de manejo de proyectos, ausencia de reportes
formales en los proyectos.
Problemas recurrentes en los proyectos, los cuales son tratados
de manera individual situación que impide tener una visión global de
la situación del proyecto.
Falta de homogeneidad en la calidad de los proyectos y,
dificultad para operar de forma eficiente entre las áreas involucradas.
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INFORMÁTICA
Qué tipos de PMO se pueden implementar?
Múltiples iniciativas sin un esquema de integración común
Hoy
1. Operativa
3. Estratégica
2. Táctica
(Primer Nivel)
Administración
del Portafolio
Administración de Programas
Administración del Proyecto
Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:
(Nivel medio)
(Nivel Superior)
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Influencia de la Organización en los proyectos
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