gestión de proyectos
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GESTIÓN DE PROYECTO
MODELO DE NEGOCIO
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• tarea singular
• propósito específico
• principio y fin
• presupuesto
DEFINICIÓN DE PROYECTO
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TAREA SINGULAR
- construir un hotel
- crear una compañía
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PROPÓSITO ESPECÍFICO
- resolver un problema
- aprovechar una oportunidad
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PRINCIPIO Y FIN
- un proyecto termina cuando se logra el propósito
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PRESUPUESTO
- recursos financieros
- recursos humanos
- recursos de tiempo
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GESTIÓN DE PROYECTO
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GESTIÓN DE PROYECTO¿qué problemas vas a resolver? lo más importante en un proyecto es tener claro lo que quieres hacer
¿cómo piensas resolver este problema? hay que identificar las estrategias para lograr lo que se quiere
¿cual es el plan? hay que identificar en detalle las tareas que se tiene que llevar a cabo, cuanto tiempo tomarán, los recursos que se necesitan y cuanto cuesta
¿cómo sabrás que has terminado? el primer paso es definir los objetivos y los requisitos, pero también es necesario definir los criterios de éxito: resultados cuantificables y medibles que muestran que el proyecto se ha completado
¿cómo ha ido el proyecto? qué funcionó bien y qué no? porqué? como se hubiera podido mejorar?
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HABILIDADES DEL GESTOR DE PROYECTO
HABILIDADES TÉCNICAS específicas de la gestión de proyectos: que compone un plan de proyecto, como construir un programa, y cómo medir el progreso entre otras
HABILIDADES DEL ENTORNO debes asegurar que el proyecto tiene un valor para el entorno donde se ejecuta, tienes que entender los requisitos del contexto, qué se hace y qué se considera importante
HABILIDADES INTERPRESONALES un equipo de proyecto se compone de personas de diferentes naturalezas, como líder del equipo es tu responsabilidad la motivación de estas personas y la correcta comunicación entre ellos
HABILIDADES DE LIDERAZGO como líder también debes inspirar a tu gente, guiarles a hacer lo correcto, y motivarles para que den lo mejor de sí mismos
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTO
INICIACIÓN es todo en cuanto a la adquisición del compromiso de comenzar un proyecto se responde cuál es el problema a resolver y cómo se resolverá
PLANIFICACIÓN es donde se define cómo se va a llevar a cabo la ejecución del proyecto se responde cuál es el plan y cómo sabrás que has terminado
EJECUCIÓN comienza con el lanzamiento de un proyecto: reúnes los recursos, distribuyes las actividades y explicas las reglas que se deberán seguir para llevar a cabo el proyecto
CONCLUSIÓN se informa que el proyecto se ha completado, se documenta el progreso del mismo, se cierran los contratos y se ayuda a los recursos a proseguir a nuevas tareas
PROSECUCIÓN seguimiento de las tareas para verificar el cumplimiento de la planificación y modificación de la misma según sea necesario
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GESTIÓN DE PROYECTOINICIACIÓN
PLANIFICACIÓN
PROSECUCIÓN
EJECUCIÓN
CONCLUSIÓN
TIPOS COMUNES DE
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TRADICIONALINICIACIÓN
PLANIFICACIÓN
PROSECUCIÓN
EJECUCIÓN
CONCLUSIÓN
GESTIÓN DE PROYECTO
• entorno familiar
• propósito y objetivos claros
• contexto y final bien definidos
• tecnología conocida
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AGILEINICIACIÓN
PLANIFICACIÓN
PROSECUCIÓN
EJECUCIÓNCONCLUSIÓN
GESTIÓN DE PROYECTO
CONCLUSIÓN
• se conoce el propósito
• se desconocen los procedimientos y los requisitos
• se planifica y ejecuta por iteraciones
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INICIACIÓN DE UN PROYECTO
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INICIACIÓN DE UN PROYECTO
se identifica el problema a resolver o
la oportunidad a aprovechar
se recolecta la información necesaria
para definir el proyecto
ANTEPROYECTO
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ANTEPROYECTO
resumen del proyecto necesario para obtener aprobación para la planificación y ejecución del
mismo
obtener aprobación corresponde al compromiso de las partes interesadas en el proyecto
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ANTEPROYECTO1. Introducción
Declaración del Problema Impacto
4. Contexto del Proyecto Propósito del Proyecto Objetivos Productos Finales Ámbito Hitos Principales Riesgos Limitaciones Dependencias
5. El Equipo Listado de integrantes del equipo incluyendo información profesional y personal
6. Partes Interesadas Listado de todos aquellos individuos que se encuentren interesados en los resultados del proyecto o afectados por los mismos
5. Estrategias
6. Criterios de Éxito
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ANTEPROYECTO
DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar.
PROPÓSITO ESPECÍFICO
solucionar un problema
aprovechar una oportunidad
- 300 empleados - necesita 100 más - la infraestructura tiene capacidad hasta 320
no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados
- poco conocimiento del producto - las ventas han disminuido
estamos perdiendo público
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ANTEPROYECTO
DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar.
las soluciones describen el resultado final
necesitamos un nuevo edificio
necesitamos captar público
no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados
estamos perdiendo público
¿porqué?
no tenemos suficiente espacio para crecer
estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable
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ANTEPROYECTO
DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar.
- redacción simple y clara
- asegúrate de no escribir una declaración de solución
- pregúntate ¿porqué? cuantas veces sea necesario hasta que consigas una declaración clara y concisa que defina la razón o motivación que impulsa el proyecto
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ANTEPROYECTO
IMPACTO DEL PROYECTO Descripción del efecto y el beneficio que se espera que los resultados de este proyecto tengan en las partes afectadas
- facilitará la proyección de crecimiento de la compañía en un futuro
- adaptaremos los públicos a aceptar y a esperar novedades en nuestro repertorio
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
PROPÓSITO establece el resultado final del proyectodebe ser fácil de comprender y servirá para guiar al equipo hacia la conclusión exitosa del proyecto
estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable
recuperar la confianza del público y aumentar las ventas
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
OBJETIVOS especifica el propósito a través de tareas específicasayudan a determinar del ámbito, el enfoque y los criterios de éxito que se deben cumplir
recuperar la confianza del público y aumentar las ventas
- crear un evento para presentar a los nuevos creadores
- solicitar invitación para entrevistar a los nuevos creadores en programas de TV
- generar elementos de marketing sobre las nuevas obras
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
OBJETIVOS DE NEGOCIO estrategias y tácticas que apoyan los propósitos de la organización: - aumentar el tráfico al sitio web - propiciar la venta de entradas en grupos
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
OBJETIVOS FINANCIEROS todo a tener en cuenta en las finanzas y el dinero: - aumentar las ventas en un 10% - reducir costes de producción en un 5% - asegurar un 15% de retorno de la inversión
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
OBJETIVOS DE CALIDAD especifican cuan buenos los resultados deben ser: - incrementar la satisfacción de la audiencia un 70% - obtener buenas reseñas críticas en los medios
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ANTEPROYECTO
PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo
OBJETIVOS DE RENDIMIENTO especifican cómo debe funcionar el proyecto: - se debe usar personal de la propia compañía - debe concluir antes de la Premiere de las obras - debe evitar errores pasados en la misma materia
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ANTEPROYECTO
OBJETIVOS
DOCUMENTACIÓN DE LOS
ESPECÍFICOS sin malentendidos sobre lo que se quiere lograr - generar un evento social que alcance al 80% de los
segmentos de clientes y que no cueste más de €5,000
MEDIBLES se puede reconocer claramente si se han conseguido o no - aumentar las ventas de merchandising en un 5% para medir
la satisfacción del cliente
REALISTAS determinan lo que puedes hacer con los recursos disponibles
TEMPORALES identifican cuando pueden o deben ser cumplidos - el evento de presentación de los nuevos creadores se debe
realizar una semana antes de la Premiere
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ANTEPROYECTO
EL EQUIPO Listado de todos los integrantes del equipo junto a sus datos personales y profesionales, incluyendo no solo a los que están presente sino también a aquellos necesarios que no se encuentran en plantilla
LAS PARTES INTERESADAS Descripción del efecto y el beneficio que los resultados de este proyecto tendrán en las partes afectadas
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ANTEPROYECTO
ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito
BRAINSTORM
1. reunir a un grupo de personas afines al proyecto
2. este grupo debe conocer y comprender la declaración del problema, el propósito y los objetivos del proyecto para luego generar posibles estrategias…deben sentirse libres dentro del contexto del proyecto para generar tantas posibles estrategias como se pueda!…debe evitar errores pasados en la misma materia
3. relaciona las estrategias generadas en una matriz de estrategias respondiendo las siguientes preguntas:
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ANTEPROYECTO
ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito
BRAINSTORM
1. ¿La estrategia cumple/satisface los objetivos principales?
2. ¿Cuanto se acopla la estrategia a otros objetivos?
3. ¿Es viable/factible/posible esta estrategia?
4. ¿Se pueden aceptar los riesgos que presenta la realización de esta estrategia?
5. ¿Cuanto responde esta estrategia a la cultura/naturaleza de la organización?
La estrategia seleccionada debe satisfacer la mayoría, o todos los objetivos principales
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ANTEPROYECTOMATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS
OBJETIVOS PRINCIPALES
ESTRATEGIAS
TV ShowsEvento Social
Entrevista en Radio
Campaña de eMail
exhibir las nuevas obras X X X X
dar a conocer a los coreógrafo X X X X
exhortar nuevas audiencias X X X
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ANTEPROYECTOMATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS
OBJETIVOS PRINCIPALES
ESTRATEGIAS
Importancia TV ShowsEvento Social
Entrevista en Radio
Campaña de eMail
ventas de merchandising +10% 3 3 5 1
coste de hasta €5,000 4 3 4 5
completar antes de Premiere 5 3 5 5
Escala de Estrategias: 1 - not likely, 2 - somewhat likely, 3 - likely, 4 - very likely, 5 - absolutely likely
Escala de Importancia: 1 - unimportant, 2 - of little importance, 3 - moderately important, 4 - important, 5 - very important
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ANTEPROYECTO
REQUISITOS Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser:
- necesidades específicas del proyecto
el propósito, la solución que ofrecen los objetivos, y las estrategias identifican lo que se quiere alcanzar con el proyecto y cómo se va a alcanzar
OBJETIVO: exhibir fragmentos de las nuevas obras antes de su estreno
- usar la terminología o la estética visual de la organización en todas las presentaciones
- incluir todos los puntos de venta para las presentaciones
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ANTEPROYECTOREQUISITOS
Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser:
- observación
- investigación de campo
- reusar requisitos existentes
- construir un prototipo
- modelar un proceso interno o de negocio
- casos de uso
- entrevistas, reuniones, charlas de grupos
TÉCNICAS DE ELICITACIÓN
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ANTEPROYECTOPRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO
se espera lograr algo con la realización de un proyecto
PRODUCTOS [DELIVERABLES]: Productos o Servicios que va a generar el proyecto
AYUDAN A MEDIR EL PROGRESO DEL PROYECTO
OBJETIVO: exhibir las nuevas obras
DELIVERABLE: imprimir 1,000 Brochures para repartir a todo el público que asista a los eventos donde se exhibirán los fragmentos de las nuevas obras
INTERMEDIATE DELIVERABLE: generar un diseño para los Brochures, firmar un contrato con la imprenta
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ANTEPROYECTOPRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO
se espera lograr algo con la realización de un proyecto
CRITERIOS DE ÉXITO: Definición de éxito para el Proyecto
LOS CRITERIOS DE ÉXITO DEBEN SER CLAROS Y CUANTIFICABLES
OBJETIVO: crear nuevos públicos
CRITERIO: ventas aumentan un 10% en galas con obras de nueva creación
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ANTEPROYECTOSUPUESTOS Y RIESGOS
SUPUESTO: algo que se asume como verdadero sin haberlo confirmado
los supuestos pueden ser difíciles de definir porque generalmente uno da por sentado que se conocen…
RIESGO: situación o evento con probabilidades de afectar negativamente el curso o los resultados del proyecto
cualquier cosa que pueda causar un problema para el proyecto en general se considera un riesgo
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ANTEPROYECTODECLARACIÓN DE CONTEXTO o ÁMBITO
La declaración de contexto describe los límites del Proyecto, determinando claramente tanto lo que se incluye o abarca el proyecto como lo que se excluye o ignora.
Esta declaración debe contener aquellas tareas o elementos que no son responsabilidad del equipo del proyecto.
SCOPE CREEP
Desborde de actividades incluidas en el contexto del Proyecto que no se ajustan al presupuesto y no permiten la realización del mismo dentro del tiempo determinado
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ANTEPROYECTOSTAKEHOLDERS o PARTES INTERESADAS
nombre departamento segmento objetivo contribución
Jeff Layton Diseño clienteimagen de la
compañíarecursos
Shea Hansen Marketing cliente alcanzar clientes recursos
Max Smith Contabilidad compañíamantener en presupuesto
financiación
John Stark Ventas compañía aumentar ventas ejecución
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RELACIÓN CON EL CLIENTE
PROPUESTA DE VALOR
ACTIVIDADES CLAVE
ASOCIACIONES CLAVE
SEGMENTOS DE CLIENTES
CANALESRECURSOS CLAVE
COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS
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RELACIÓN CON EL CLIENTE
PROPUESTA DE VALOR
ACTIVIDADES CLAVE
ASOCIACIONES CLAVE
SEGMENTOS DE CLIENTES
CANALESRECURSOS CLAVE
COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS
relación de productos o servicios de valor
para los clientes
tipos de relación a establecer con los
clientes, especificando como adquirirlos y como mantenerlos
de qué manera o a través de qué vía se
harán llegar los valores a los clientes
todas aquellas personas o
organizaciones para las cuales se crea el
valor
¿a quién se dirige el negocio?
mecanismos a través del cual el negocio captura ingresos
relación de todas las fuentes de ingresos
coste de las estructuras del modelo de negocio
relación de los costes fijos y variables
qué recursos son indispensables para el
negocio? descripción de la
infraestructura necesaria para crear, distribuir y
capturar valores
relación de actividades en las que el negocio
debe sobresalir
quién o qué entidad externa puede ayudad a impulsar el negocio