Gestión de InformaciónRequerimientos actuales

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Escuela Virtual

Equipos de computo

Ítem Objetivo General Metas Cómo lo voy a lograr (actividades) En qué tiempo

EQUIPOS DE COMPUTO

Optimizar los equipos de cómputo para un mejor desempeño en procesamiento y almacenamiento con el fin de proporcionar equipos con estándares tecnológicos adecuados para cada rol del equipo EV, a través del diagnóstico de los mismos y la aplicación de plan de compras y mantenimiento (preventivo /correctivo).

* Desarrollo y ejecución plan de Mejoramiento y Mantenimiento equipos

*Diagnóstico de equipos EV *Plan y ejecución de compras de partes para reparación y actualización de hardware de equipos.*Plan y ejecución de mantenimiento preventivo anual y semestral.

3 meses

* Desarrollo y ejecución de plan de políticas de uso, responsabilidad y capacitación en cuidado de los equipos al equipo EV.

*Desarrollo de un proceso de entrega, seguimiento y devolución de equipos de cómputo. *Ciclos de capacitaciones o procesos de capacitación para el equipo EV.*Desarrollo de formatos de registros y acuerdo de uso de equipos que puedan estar ligados a los procesos de contrataciones y renovaciones.

3 meses

*Desarrollo y Documentación de políticas internas para procesos de Inventario y Mantenimiento (Preventivo y Correctivo )

*Conocer las políticas internas de ICT UNDP (1)*Adaptar y generar políticas de acuerdo a las necesidades de la EV. *Documentar y desarrollar el proceso y responsabilidad del inventario tangible. *Consultar con planeación y coordinación la aplicación de las políticas.*Promoción y sensibilización de políticas con el equipo EV.

4 meses

*Desarrollo y Documentación de procesos para la adquisión, proyección de cambios, renovaciones y dada de baja de equipos de acuerdo a la necesidades y dinámica EV.

* Conocer procedimiento administrativos de adquisición* Desarrollar un matriz que permita evaluar las variables para toma de decisiones sobre equipos. *Conocer y adaptar las políticas PNUD relacionadas con cambios, depreciaciones y adquisiciones de equipos

3 meses

* Implementación de un sistema que me permita centralizar y controlar los accesos, las actualizaciones de sistema operativo, las copias de seguridad y las políticas de uso de los equipos de cómputo de la EV, con el fin de mejorar procesos de soporte y mantenimiento preventivo a través de la automatización procesos y tareas que manuales que actualmente consumen mucho tiempo.

*Realizar un proceso de radar tecnológico que nos permita conocer que sistemas o que integraciones de sistemas podemos aplicar estos procesos.

* Realizar un levantamiento de requerimientos*Alinear este sistema a las necesidades y dinámica de la EV.*Alinear este sistema a las necesidades "proyecto gestión de información"

3 meses

*Contratar un esquema adecuado de aseguramiento de equipos que pueda brindar un grado de tranquilidad en el uso de estos mismo, en la ev, en casa y en las misiones.

*** otros requerimiento….

Ítem Objetivo General Metas Cómo lo voy a lograr (actividades) En qué tiempo

SERVIDORES Y SERVICIOS

Diseñar e implementar un plan de centralización y optimización de servidores con el fin de mejorar su administración y costo, a través de un plan de migración de servicios, adquisición de nuevos servidores en la nube y planes de respaldo de acuerdo a la necesidades de la organización y en lineamiento con el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de información para EV.

Desarrollar y ejecutar un Plan de centralización de servidores y servicios de Escuela Virtual, a través de la evaluación de costo / beneficio, necesidades de mediano y largo plazo.

*En el corto plazo obtener una mejoría significativa en el servidor principal de EV, con el fin de mejorar sus capacidades. *En Línea con el proyecto migración y la proyección de los servicios web que actualmente préstamos y ofrecemos, se quiere realizar la migración y adquisición del servicio de Recursos Virtuales Dedicados.*Replantear la forma de distribución de los servicios que la EV presta en materia de servidores con fin del tener más claridad de la calidad y servicio a las contrapartes.

6 meses -1 año.

Desarrollo e implementación de planes de respaldo y recuperación de servicios.

*generación de script de recuperación de servicios. *Documentación de mejores prácticas para del plan de recuperación.*sistematización y evidencia de estos incidentes.

3 meses

Desarrollo e implementación de políticas y procesos relacionados con seguridad e integridad de los servicios e información de la EV.

*Tener políticas de seguridad informáticas que sean de apoyo en la protección, custodio e integridad de la información producida por la EV.* Aplicar las mejores prácticas en la seguridad de la información apoyados en estándares ISO.

6 meses

LICENCIAMIENTOS

Estandarizar y licenciar el software que la escuela virtual utiliza de acuerdo a las políticas PNUD y las necesidades de la EV, con el fin de mantener un ambiente seguro de producción y accesos a los servicios institucionales.

Desarrollo y ejecución de plan de adquisidores de licenciamiento normativo de PNUD.

*Alinear los planes de adquisidores con la programación de adquisiciones del proyecto EV. *Tener metodologías de acceso a licenciamiento por demanda.

2 meses

Evaluación de las herramientas o programas utilizados en desarrollo de los productos de escuela virtual, con el fin de evaluar un costo /beneficio y su legalización o cambio por herramientas libres.

*Evaluación de herramientas usadas en el desarrollo de nuestro productos*Sondeo de herramientas de software libre para reemplazo de aplicaciones.*Propuesta de costeo de herramientas a través de los proyectos.

2 meses

Desarrollar y documentar procesos de licenciamiento y uso de herramientas libres para permitir mantener una dinámica constante de evaluación y uso de herramientas alternativas y de acuerdo a las necesidad de la EV

*Desarrollar esta metodología a traves del comité tecnológico – pedagógico. 3 meses

SOPORTE TÉCNICO

Desarrollar y Documentar un proceso estándar de soporte técnico basado en las necesidades actuales y proyectadas de la EV, con el fin de mejorar tiempos de respuesta e implementar buenas prácticas para su ejecución.

*Adoptar y adaptar una metodología y buenas prácticas de la biblioteca de infraestructura IT (ITIL).*Desarrollar e implementar un software de soporte técnico que permita realizar un seguimiento, evaluación y planeación de actividades relacionadas con incidentes, solicitudes y reportes.

* Revisión de procesos de soporte técnicos en ámbitos de proyectos externos, internos, equipo escuela virtual, servidores y servicios, con el fin compartir al equipo estos procedimientos.*Desarrollar indicadores de seguimiento al soporte técnico.* Desarrollar para los proyectos externos los niveles de servicio y alcance que la EV tiene para brindar los producto de “Mantenimiento” y “Soporte técnico”

2-4 meses

ITEM Que se ha realizado Que falta realizar Observaciones Propuesta de trabajo

Inventario de equipos Escuela virtual Creacion de Matriz de proceso para inventario de equipos de computo

*En el transcurso del año pasado se realizó un inventario general de los equipos encontrados físicamente en escuela virtual, se realizó la actualizacion y comparacion con el inventario de Diciembre de 2013, se realizó comparacion de todo los equipos con las todas las compras de la EV desde el año 2006 se dejo a disposicion de firma de GX para envio del inventario 2012* Se realizó las consultas al centro regional, este año se me informó del tema sobre ingreso de inventario al un sistemas de UNDP, al cual nosotros teníamos en el 2012 la obligación de iniciar su uso y no se realizó así.

* Se busco en correos electrónicos evidencia de acuerdo sobre inventario EV a partir del cambio de sistema, no se encontró nada relevante y se quedó pendiente el envio o notificación al centro Regional sobre esta situación para retomar el tema, el cual se debe manejar desde Gestion Administrativas y Gestión de información*Se actualizó y se realizó los acuerdos de uso y custodio de equipo.

*Realizar el documento de proceso del deber ser del inventario (procedimientos para actualizar inventario, politicas de uso de equipos, control de inventarios). Administracion documental del bien. *Acordar un acercamiento con el área que maneja este tema en el Centro Regional con el fin de tomar la decisión y adapatarse al uso del nuevo aplicativo y norma de invetarios IPSAS.*Realiza de mi parte el curso de IPSAS para apoyar a la persona delegada de Gestion Administrativa en el manejo del software de inventarios *Preparar insumos adicionales requeridos por Juliana para la visita a Panamá.

Como articular los procedimientos con Gestion de Informacion y Administrativa* Registro GADMON*Ctrol Fisico GINFMatriz de Inventario

*Levantamiento de procedimiento14 Mayo 2 pm

* Para el invetario actual utilizar un software de registro interno. (no todas las politicas IPSAS permiten tener control de todo los activos ev)21 Mayo 2 pm

*Envio de inventario a 31 12 2012 y conversar procedimiento con Panamá(semana 27 - 31 )Mayo

*Funcionamiento del CAP / Para solicitudes de dar de baja

Tema de Inventario de KM *Se realizó el inventario físico, se informó sobre el estado de los equipos, se levanto la informacion de la informacion faltante para poder darlos de baja y se informó de la situación a gestion admon y coordinación para apoyo en la culminacion de este tema.

*Preparar insumos requeridos adicionales para tratar el tema en la visita de Juliana a Panamá

* Pendiente confirmar misión *Hablar con Donerys

(juliana)

ITEM Que se ha realizado Que falta realizar Observaciones Propuesta de trabajo

Aseguramiento de equipos

*Para el año 2012 se me informó que los equipos estaban sin seguro, luego de la recopilacion y actualizacion de inventario de realizó se contacto a la aseguradora para la revision del seguro y se encontró lo siguiente :

** No se tiene claridad sobre esta asegurado** Se realizó una renovacion automatica en el año 2012 y la EV no sabia sobre esto, ni como se habia realizado el pago. (luego se clarifico que era un cruce de cuentas con el PNUD, No sé en que estado se encuetra este tema de pagos)**Se solicitó un estudio técnico para revisión del cubrimiento de poliza, con el envio de invetario actual y en uso de EV, el cual aún no tiene respuesta por parte de la aseguradora

*Recibir el estudio técnico de aseguramiento, si esto no se surte, revisar que clausulas se firmaron relacionadas con autorenovaciones y como se puede terminar el contrato.*La busqueda de un nuevo asegurador acorde a las necesidades de la EV*Desarrollar documentos para procedimiento de aseguramiento.

* Buscar nueva aseguradora (31 mayo) Ingrid * Aclarar la renovación 2013 y como terminar el contrato (mayo 31) Juliana* Si no hay respuesta llamamos a Quejas y reclamos

Servicios con ICT PANAMÁ

*Se realizó un primer acercamiento para aclaracion de servicios de ICT Panamá hacia la EV, debido a un cobro inesperado que llego en Diciembre del año 2012, se espera la reduccion de tarifas por el cambio del servicio de correo electrónico, que en realidad no se vío reflejado. *Fernando Villalobos autorizó el cobro para el ultimo semetre de 2012 de solo la tarifa de correo electrónico y quedó pendiente el cobro de uso de Elluminate(software para webinars) y el soporte que nos brindó el equipo de ICT. **Para enero de 2012 realicé una reunion con Fernando Villalobos para ver el avance en esta tema y cobros para esta año y Aun no se tenia respuesta.

* Revisar con la Regional como poder aclarar estos servicios antes de que pase mas tiempo sin saber cuanto, de que forma y que servicios nos van a cobrar, al igual en que terminos tendremos acceso al soporte tecnico de ellos y que son el puente para el soporte con NY en el servicio de correo electrónico.

*Pendiente confurma

*Escribir propuesta de manejo de servicios ( 13 mayo).

Revision de politicas de uso de servicios con ICT PNUD CO

*Pnud Co paga a la EV un monto por el uso de la red electrica que es soportada por la UPS de la EV, se propone revisar este pago para realizar la proyección del uso del mismo en el contrato necesario de mantenimiento y soporte de la UPS.

* Realizar esta revisión con Gestion Administrativa

* Se realizará cambio en uso del servicio de internet, es probable que esto afecte el No de usuarios que se esta pagando por este servicio?

*Se cubrirá el mantenimiento de ups con cobro que se hace al proyecto vecino. * Revisar monto de 5 USD ( Abril 30 7 am )* Cambio de uso de Red (20 - 30 Mayo) Ingrid

ITEM Que se ha realizado Que falta realizar Propuesta de trabajo

Revision Juridica de contratacion de servicios de desarrollo de software (juegos serios, ovas, webdocs)

*Se realizó la consulta a gestion admon, la cual escaló a la Regional, debido a que en la revision que realicé de contratos de este tipo no se tenia claridad del derecho al código y fuentes del software para suposterior modificacion con un proveedor diferente.

*Revisar con la Regional las politicas de contratación y derechos de codigo fuente sobre este tipo de servicios contratados , es un tema de urgencia debido a que afecta directamente las contrataciones que se realizarán en algunos asocios programados este año.

*Enviar correo como hacer contratos para desarrollos a largo (viernes 26_04_2013)Ingrid**Enviar Informe sobre contrataciones con Motiff, justificar por que con este proveedor tener en cuenta observaciones, proceso desarrollo) ( Viernes 3 Mayo) Ingrid * Juliana envia terminos y condiciones PNUD. * Capacitación sobre procesos desarrollo de software ( mayo 27 al 31)

Proyecccion y Ejecución de presupuesto

*Se realizó la evaluación de pasos a seguir en presupuesto para Gestion de Información debido a la urgencia de licenciamiento exigida por PNUD pero a su ves se me informó sobre otro monto que puedo disponer para revisar temas de cambios y reparaciones sobre equipos y servidores.

*Realizar la proyeccion de compras y contratos del área para tomar decisiones sobre ejecución de presupuesto con objeto de repaldar, mejorar y administrar la infraestructura adecuadamente* Contrato de mantenimiento de UPS*Adquision de acuerdo de licenciamiento con ICT Panamá

*Formatos completo para compra de Licencias ( Abril 30 7 am ) Ingrid G.*Contrato de UPS Se enviará a Panamá ( Abril 30 ) Imputado a recaudo servicio UPS a proyecto Vecino.* Plan de compras (impacto y prioridad, tiempo, por que, linea de accion le apunta, cuando deberiamos adquirir esto, hasta cuando sería pertinente ) Revisar cada item en relación al riesgo, vamos a trabajar este tema con Juliana

Firma y documentos digitales

*Se solicitó a gestion de informacion la revision del tema de firma digital para garantizar la firma digital de GX* Se realizó la revisión del tema con entidad colombiana certificadora de firmas Certicamara el cual nos ofrecio la solución de firma digital para representate legal (acorde a disposiciones legales colombianas).*Presente esta solución a Gestion Administrativa en este proceso se evidencio que el tema de firma digital es una de los temas que deben ser planeados con un proceso de gestion de documentos digitales, por que la firma digital no es la solucion completa a las necesidades de la EV

Levantar un proceso de gestión documental digital que permitar obtener un panorama completo sobre las necesidades desde el ámbito adminsitrativo de la EV, con el proposito de tomar decisiones acertivas y no realizar inversiones en soluciones que posiblemente no se ajusten a las necesidades de la EV como contrar un servicio de firma digital sin tener claro su alcance o uso

* Juliana me envia la actualizacion de como va este procedimiento en nivel.

EQUIPOS DE COMPUTO

Renovación y adquisición de equipos:

En el diagnóstico e inventario de equipos portátiles de la EV de identificaron necesidades de reparación, cambio y concientización sobre el uso de los recursos de la EV en casa.

Se realizó una consulta con proveedor de Dell con contrato LTA de PNUD para una asesoría en los recursos de cómputo yse obtuvieron las siguientes conclusiones:

- El 70% de los equipo de la escuela son comercialmente obsoletos y no valdría la pena su actualización debido al alto costo de las partes y la depreciación que estos tienen.

- El 65% de los equipos para este año cumplen según normativa PNUD su ciclo de vida tecnológico. - El 35% de los equipos están en capacidad de ser actualizados para seguir su ciclo de vida, esta

actualización no puede costar más del 20% de su costo inicial. - El 90 % de los equipos de escuela tiene dañado su cargador, esto es debido a la fragilidad de los mismos y

problemas de defectos de fábrica de Dell. - El 35% de los equipo soporta sistemas operativo Windows 7 con capacidades básicas debido a que no

fueron diseñados para este sistema.

Debido a estas conclusiones y el soporte en las últimas semanas de partes dañadas se propone un recambio progresivo de equipos de cómputo y adicionalmente la compra de equipos con mayores características para los roles específicos en la EV. Pasos a seguir: - Análisis de uso y necesidad de equipos por posición y si se considera que existen particularidades,

incorporarlas en el análisis.- Revisión de casos más urgentes de cambio de equipos. - Cotización para conocer costos. - Revisión de presupuesto para estas compras.  Riesgos: Actualmente la EV no cuenta con un sistema centralizado de información por lo cual la información institucional está en cada equipo, entre mayor uso de los equipos el desgaste de la partes principales como el disco duro, baterías, cargadores y disipación mayor riesgo de daño de cada equipo; Sí no se toman medidas de concientizar y acuerdos de custodio integral de equipos igualmente se seguirán presentando situaciones de daños de partes como lo están actualmente las máquinas.

Renovación y adquisición de equipos:

EQUIPO CANTIDAD OBJETIVO CARACTERISTICAS COSTO APROXIMADO

Portátiles para equipo escuela 21 equipos Mejorar los equipos disponibles para desarrollo del trabajo de cada usuario.

Opción 1:Dell Latitude E5430 Notebook4 GB RAM320 Disco Duro Tamaño 14.0 pulgadas Pantalla HDProcesador Intel Core i3Garantía 3 años

Opción 1:900 USD C/U* *más taxes Dell

Portátil para Diseño e Ingeniería. 2 equipos Tener equipos adecuados para el perfil de usuario.

Opcion1:Dell Latitude E6430 Notebook8 GB RAM320 GB Disco Duro Tamaño 14.0 pulgadas Pantalla HDProcesador Intel Core i7Garantía 3 años Opcion2:Dell Latitude E5430 Notebook8 GB RAM320 GB Disco Duro Tamaño 14.0 pulgadas Pantalla HDProcesador Intel Core i7Garantía 3 años

Opción 1: 1500 USD C/U *Opción 2: 1190 USD C/U* *más taxes Dell

Proyector 1 equipo Tener un equipo para realizar proyecciones o reuniones de salas de EV

ProyectorDell S320 Projector1 year Bulb Warranty

690 USD**más taxes Dell

Equipo audiovisual Cámara filmadora 1 equipo

Tener un equipo disponible para la toma de imágenes y videos de presenciales.

Pendiente. Pendiente

Mantenimiento de equipos

Se surtió con 18 personas del equipo un mantenimiento preventivo y correctivo, en algunos casos, con la finalidad de mejorar su experiencia como usuario.

Se realizaron cambios de partes con riesgo y problemas de daños de disco duro en 3 equipos.

Se realizó limpieza interna y externa de lo equipos.

Se esta socializando con cada persona el nuevo formato de custodio de equipo: que trae nuevas variables:

- Datos de contacto, contrato y lugar de residencia - Una lista de chequeo del software instalado en el momento de la

entrega del equipo.- Apartado de Observaciones / mejores prácticas / políticas sobre el uso

de los equipos.

DIÁGNOSTICO

EQUIPOS PARA DAR DE BAJA

EQUIPO CANTIDADAÑO DE COMPRA

COSTO ESTÁ EN USO

EQUIPOS DE ESCRITORIO

331

200620072008

COP 8.800.000COP 4.276.952COP 1.747.205

NO USONO USO COMPARTIDAS

PORTATILES11

20082008

COP 2.737.600COP 1.630.000 NO USO

SERVIDORES11

20082006

COP 3.370.000COP 3.440.578

NO USO POR DAÑO

Observaciones Equipos dar de baja

• Algunos equipos están en condiciones operativas optimas con sistemas libres o

versiones anteriores a Windows 7 puede ser donados o subastados.

• Los equipos llamados servidores, uno tiene problema de procesamiento y otro no

tiene partes completas, el primero puede tenerse para pruebas el segundo es para

basura electrónica.

• El equipo llamado Compartidas está dentro de estos equipos a dar de baja, se

puede revisar con la planeación de almacenamiento en la nube ligado al proyecto

interno de ciclo de información de EV, por ahora requiere especial cuidado con Bk

manuales de mas de 500 GB en discos extraíbles donde se tiene el riesgo de

errores de hardware.

• Algunas partes de los equipo como las pantallas, teclados y mouse se encuentran

en uso del equipo EV.

• Se ha retirado los discos duros de estos equipos con el fin de evaluar la información

de cada uno, y poder hacer un respaldo pero aun no se tiene certeza ni claridad de

la información.

EQUIPOS MULTIMEDIA

EQUIPO AÑO DE COMPRA COSTO ESTÁ EN USO

SISTEMA DE SONIDO 2009 COP 1.670.000NO USO BODEGA

VIDEO PROYECTOR 2009 COP 2.169.200 NO USO POR DAÑO

LUCES PARA GRABACIÓN

2008 COP 543.112 PERDIDA

CAMARA FOTOGRÁFICA

2008 USD 342 PERDIDA

CAMARA WEB 2009 COP 360.000NO USO BODEGA

Sobre equipos multimedia

• Los equipos multimedia como la consola y mezclador

de sonido valdría la revisión sobre la pertinencia de

tenerlos y el uso de los mismos.

• El video proyector presenta un desgaste de la

lámpara, hay un concepto sobre el costo de la

lámpara elevando, aun no lo he verificado, sin

embargo se esta revisando la compra de un nuevo

video proyector acorde a las necesidades de la EV y

con evaluación de costos de repuestos para un futuro.

EQUIPOS ALMACENAMIENTO

EQUIPO CAPACIDADAÑO DE COMPRA

COSTO ESTÁ EN USO

DISCO DURO 1 TB 2009 COP 886.657,6

Disco lleno, sin documentación de información contenida.

DISCO DURO500 GB500 GB

2008 COP 1.309.267

Disco 1: Backup Equipos EVDisco 2: Sin documentación

DISCO DURO 2 TB 2009 COP 1.159.710Disco problemas redundacia ciclica

DISCO DURO 150 GB 2007 COP 232.000Disco problemas redundacia ciclica

DISCO DURO 500 GB 2007 COP 214.600Disco Instalado en Servidor Comp.

Capacidad de respaldo local

• Actualmente la EV no cuenta con una capacidad apropiada para respaldo local debido a: – Discos duros 1 TB y 500 GB extraíbles con

capacidad al 100% lleno con información no documentada y relacionada.

– Disco Duro 2TB con daño de redundancia cíclica.

– Disco Duro 500 GB con rotación de copias de equipos e información histórica de usuarios.

– Servidor de compartidas con capacidad al 98% lleno.

EQUIPOS DE COMUNICACIONES

EQUIPO ESTÁ EN USO

ROUTER INALAMBRICO NO ESTÁN EN USO

ROUTER INALAMBRICO

NO ESTÁN EN USO

HUB EXTENSIÓN PUNTO DE RED BIBLIOTECA

TELEFONOS IP 6 SALAS DE ESCUELA VIRTUAL

Modem Internet Inalámbrico EQUIPO EV

Capacidad equipos comunicaciones

• Revisión de uso de la red para copias y paso de

grandes cantidades de datos al equipo de

compartidas, las redes inalámbricas son limitadas

en estas funciones.

• El uso de los servicios de telefonía ya están

regulados, actualizados y divulgados para uso de

equipo EV.

EQUIPO No CAPACIDAD LIC.AÑO

COMPRACOSTO

GARANT.

VIGENTE

DELL VOSTRO 1500 6CPU Core 2 Duo 1.8 GHzRAM 2.0 GB HHDD 150 GB

WIN XP 2009-03C/U

COP 2.929.717NO

DELL VOSTRO 1520

2CPU Core 2 Duo 2.4 GHzRAM 2.0GB HHDD 250 GB

WIN XP 2009 -12C/U

COP 2.667.515 NO

DELL VOSTRO 1320 4CPU Core 2 Duo 2.4 GHzRAM 2.0 GB HHDD 250 GB*4.0 GB

WIN XP 2009-12C/U

COP 2.636.491NO

DELL VOSTRO 1320 2CPU Core 2 Duo 2.1 GHzRAM 2.0 GB HHDD 150 GB

WIN XP 2009-06C/U

COP 2.907.180NO

EQUIPOS DE COMPUTO

EQUIPO No CAPACIDAD LIC.AÑO

COMPRA

COSTO

GARANT.

VIGENTE

DELL LATITUDE E4300 3CPU Core 2 Duo 2.4 GHzRAM 2.0GB HHDD 150 GB

WIN XP 2009 – 09C/U COP

3.415.957NO

DELL LATITUDE E6500 2

CPU Core 2 Duo 2.4 GHz / 2.1 GHzRAM 4.00 GB /2.0GB HHDD 150 GB

WIN XPWIN VISTA

2009 – 122009 - 09

C/U COP 3.415.957

NO

DELL VOSTRO 3400 3CPU Core i5 2.67 GHz RAM 4 GB HHDD 500 GB

WIN 7 PRO

2010-06C/U COP 3.232.482

NO

DELL LATITUDE E5410 4CPU Core i3 2.53 GHzRAM 2.00 GB HHDD 500 GB

WIN 7 PRO

2011 -03C/U COP

1.988.112SI

DELL LATITUDE E4310 1 Core i5 2.67 GHz 2.0 GB 300 GB WIN 7 2011-03C/U COP

2.966.904SI

EQUIPOS DE COMPUTO

Capacidad de equipos de computo

• De acuerdo a los estándares que el centro regional no ha

manifestado, requerimos actualizar y homogenizar

tecnologías para las exigencias en licenciamiento.

• Por política de vida útil de un equipo se evalúa no

actualizar físicamente algunos equipos portátiles con mas

de 4 años de uso, adicionalmente puedan adaptarse a las

nuevas versiones de sistema operativo.

• Es necesario la compra de partes de equipos como los son

baterías, cargadores, memorias RAM y algunos teclados.

Costo de inversión por equipo entre USD 21 hasta USD 85.

Observaciones inventario proceso administrativo

• La escuela virtual aún no cuenta con un

inventario sistematizado y en línea con la

norma UNDP IPSAS, se retoma el proceso

para lograr tener el inventario sistematizado

e iniciar procesos relacionados con el mismo.

Esto proceso no se realizó en el momento

que UNDP cambió sus normas y actualizó su

sistema en el año 2011.

SERVIDORES

Servidor Dedicado escuelapnud.org

• Servicios– Correo electrónico– Publicaciones aplicaciones

web– Transferencia archivos

• Características– Almacenamiento 100GB– Ram 2.00 GB– Memoria Swap 2.0 GB– CPU Athlon 32 bits– Sistema operativo CentOS

5.7 GNU/Linux– Transferencia mensual

Ilimitada– Direcciones IP Públicas 2

• Uso de recurso – Dominios parqueados 1 – Bases de datos 20– Aplicaciones principales

• Pagina Web Joomla • Aulas Moodle• Biblioteca PMB• Blog Wordpress• Sistema de Encuestas

Limewire• Sistema de Helpdesk

Ostickets• Sistemas antiguos

(biblioteca, aulas)

Tráfico general año 2012

HTTP

• Pagina Web EV

POP3 IMAP SMTP

• Correo electrónico

FTP

• Transferir Datos

Observaciones generales Servidor dedicado

• El proceso de copias de seguridad se realiza manualmente, y no se han realizado restauraciones para pruebas de las misma.

• No hay espacio en almacenamiento para copias se seguridad en línea en otros hosting.

• Los recursos del servidor se deben actualizar para garantizar la estabilidad, integridad y correcto funcionamiento de acuerdo a la migración de aulas.

• Algunas aplicaciones están siento evaluadas a fin de no mantenerlas en línea consumiendo recursos.

• No existe un servidor espejo de este, no hay respaldo en caso de un fallo grave.

Servidor Dedicado centrodesarrollohumano.org

• Servicios– Publicaciones aplicaciones

web centro de documentación

– Transferencia archivos• Características

– Almacenamiento 100GB– Ram 8.00 GB– CPU 64 bits, Core i7– Sistema operativo Windows

2008 R2– Transferencia mensual

limitada a 20GB– Direcciones IP Públicas 1

• Uso de recurso – Dominios parqueados 1 – Bases de datos 1– Aplicaciones principales

• Pagina Web Joomla • Biblioteca PMB

• Contiene datos almacenados por anteriores administradores.

Observaciones generales Servidor dedicado CDDH

• El servidor es utilizado para el proyecto externo CDDH.

• Tiene una alta capacidad de almacenamiento pero actualmente contiene información no especificada ni documentadas de copias de seguridad o otros.

• Se requiere evaluar el uso y pago de una licencia de antivirus para este equipo.

• Se requiere revisar detalladamente toda la información que contenga este y hacer una depuración.

“Servidor” Compartidas

• Equipo de escritorio • Intel Core 2 Duo • 2 GB • 500 GB • Sistema Operativo Windows XP • Antivirus Free

Hosting administrados por la EV

• Proyecto GPECS– Portal web en Joomla – Almacenamiento 5 GB– Transferencia mensual 150 GB

• Proyecto Cursos Diplomaticos– Portal Web Joomla – Aplicaciones LMS Almacenamiento 5 GB– Transferencia mensual 150 GB

• Proyecto Portal Anticorruption – Portal web Joomla– Aplicación PBM, Moodle– Almacenamiento 5 GB– Transferencia mensual 150 GB

LICENCIAMIENTO

Licenciamiento- Se efectuó la compra del licenciamiento de EA Microsoft para la

escuela con alcances de actualización de WIN 8 (64/32 bit) y Office 2013 (mac/pc, 64/32 bits), así como la compra de las CAL’s licencia de acceso a servicios como SharePoint, accesos por Outlook a correo electrónico PNUD.

- Se ha realizado la instalación de estas licencias 16 equipos. - Se evidencia otras necesidades y evaluaciones de licenciamiento:

SOFTWARE COMO SE UNA EN LA EV RIESGOS COSTO

En el área de GAF realizó el requerimiento de mejorar los procesos de seguimiento a firmas digitales, se identificó un software recomendado por RBLAC

Ayudaría a la mejora de procesos de gestión documental de firmas al proceso de GAF y la escuela en general.

Es un sistema nuevo, que no es usado dentro de la organización por lo cual tendremos que solicitar apoyo en la autorización y evaluación de mismo para todos nuestros procesos administrativo.

El software es un paquete de software como servicio y se paga mensualmente, no se tiene asistencia ni proveedores colombianos por lo cual se solicitó apoyo a ICT Panamá en la revisión de proveedores UN para hacer el sondeo de costosAproximadamente entre 40 -180 USD /month. ¿Qué sigue?- Se ha conversado con el proveedor en

estados unidos estamos a espera de una ampliación y claridad del servicio.

Software SHIFT

Es el software usado para la realización de la ovas de proyecto: Fondo de justicia . Seguridad Humana.

Esta pronto a vencerse la licencia, hay un opciones de renovación mensuales, o/y anuales, así como el pago por mantener la copias editables del OVA en línea, es un tema a discusión con el equipo de proyecto y en especial “Aclarar” el funcionamiento de este mismo.

Licencia ANUAL: 8000 USD Licencia Mensual: 500 USD Pago por almacenar la copia de los ovas: 50 USD por cada 1 GB

SOFTWARE COMO SE UNA EN LA EV RIESGOS COSTO

EV desarrolla algunos productos y elementos para el aula en un paquete de software de la compañía Adobe.

Algunos productos identificados que fueron desarrollados en el año 2012-2013 sin licenciamiento:- Virtualización de contenidos ICBF- SelfPace Capacity Development- Multimedia de Caja de Herramientas

Guatemala- OVA de Sasiku (virtualización de materiales

moseib)Elementos desarrollados en el 2013 sin licenciamiento de software:- Iconos de boletines EV- Adecuación de certificados para curso WIN- Tratamiento de contenidos para centro de

documentación CRMI, BDP. - Tratamiento de contenidos como imágenes,

textos y elementos en html para aulas. - CD de Recursos para diferentes proyectos. Esta herramienta es base para el desarrollo para el Diseñador Multimedia y apoya procesos para el tratamiento de contenidos para el Diseñador E-learning.

En este caso el hecho es que ya se trabajo sin licenciamiento, por lo que la EV está expuesta a determinados impactos, entre otros los citados en este aparte, otros como por ejemplo el riesgo reputacional

Sin un licenciamiento no tenemos derecho a uso y modificación de las fuentes de desarrollos.

ATENUACIÓN:

• Licenciamos

• Externalizamos los desarrollos bajo este software.

Se consultaron varios proveedores sobre la adquisición del software: Tenemos 2 modalidades. - Adquirir licencia perpetua de una

versión de software (ejemplo adquirir el más usado del paquete que es el

Adobe Flash)´830 USD + IVA

- Adquirir un acuerdo de licenciamiento en la nube, es decir un arriendo anual de una o varias licencias de usuario, a través de un contrato de arrendamiento (este incluye toda los programas del paquete)

1008 USD+ IVA

PROPUESTA:

Realizar la adquisición de software de licenciamiento en la nube que permite proyectar a un año su uso.

Diagnóstico

Licenciamiento Global

• Concepto acuerdo de licenciamiento• Antecedente

– Compra de un acuerdo fuera de la vigencia del mismo, costo 25 Licencias por un USD 8000.

• Necesidad actual– Nivelación tecnológica para hacer uso de servicios de

infraestructura de UNDP. (correo, mensajería, etc)– Adquisición de un nuevo acuerdo de licenciamiento

“vigente”– Licenciamiento por cada usuario Service Contrac– Tiempo máximo de adquisición de licencia Mayo 2013– Costo por usuario 325 USD– Licencia con derecho actualizaciones de plataformas

Microsoft como windows 8 y office 2013. o 365

Otras licencias

• Licencia de Antivirus: tenemos derecho a esta por política de UNDP sin costo.

• Licencia especiales: – Shift (recurso de desarrollo de algunos ovas)

Licencia Anual de aproximadamente USD4000 (pendiente revisar)

– Software diseño ( flash, ilustrator, etc)

SOPORTE Y MANTENIMENTO

Soporte

¿A qué brindamos soporte?

• Plataformas • Servidores • Equipos de computo • Equipos de Impresión • Equipos de Red• Aplicaciones

¿A Quienes brindamos soporte?

• Equipo EV• Comunidad EV • Docentes • Estudiantes• Contrapartes

Avances Soporte

• Clarificar un procesos de soporte integrando las diferentes faces de un proyecto y los diferentes actores como Gestora, TDI, Asesor E-learning, Diseño multimedia, Ingeniero Soporte.

• Conocer competencias digitales y aprendizaje específico de cada rol para un optimo proceso de soporte frente al estudiante.

• Consolidación de estadisticas de soporte hasta diciembre 2012, como una herramienta e insumo para agilizar proceso, revisión oportunidades para adecuación de un mejor sistema.

• Estrategia de solución de incidentes documentados.• Generación de manuales para facilitar

capacitaciones.

Mantenimiento

Plataformas•Servidores•Equipos

Equipos•Impresión•Computo•Red

Redes•Eléctrica•Telecomunicaciones

Avances Mantenimiento

• Sensibilización en requerimientos de contratación de mantenimiento.

• Realización de mantenimiento de software en equipos portátiles.

• Limpieza externa de equipos portátiles.• Política de borrados de archivos complejo

para la transferencia de equipos entre usuarios.

• Revisión actual de pólizas de seguro

Canal de internet alternativo

• Se evidencia poca preocupación por ofrecer a la EV un nivel de servicio adecuado a sus necesidades actuales.

• Existe un antecedente de relaciones de comunicación regulares con la oficina ICT PNUDCO, en la cual siempre resaltan el papel de la EV como proyecto que no cumple con las políticas establecidas por UNPD.

• La EV ha estado dispuesta a mediar estas situaciones con el fin de poder hacer el uso eficiente de los recursos de la EV, sin embargo aunque se ha les ha presentado las diversas situaciones sobre los problemas que tiene esta nueva red, no creen que sea posible que esté pasando y que ellos pueden estén incumpliendo con la prestación del servicio.