UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ENGLISH EASY WAY

DOCENTE. IBI KAY ROJAS SANDOVAL

ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

• La gerencia se debe alejar del enfoque tradicional de administración de recursos, para constituirse en una instancia de

desarrollo de la capacidad emprendedora, mediante una apropiada gestión de los procesos investigativos que adelanten sus talentos

humanos, para crear y manejar tanto información como conocimiento que la ubique a la vanguardia del tercer milenio

1. LA EMPRESA

ORIGEN• ORGANIZACIÓN

• ELEMENTOS A SER CONSIDERADOS POR UN GERENTE PARA CONTRATAR CON ORGANIZACIONES

• TIPOS DE EMPRESA

• ORIGEN.

A partir de la Revolución Industrial – 1776. Nacimiento de la maquina de Vapor, se iniciaron procesos colectivos de producción en lugares comunes, para lo cual se construyeron grandes hangares, que fueron siendo poblados por técnicos de procesos industriales, ingenieros para la creación y mantenimiento de las maquinas y de muchos operarios, los cuales con el transcurrir del tiempo se les fueron asignando distintas responsabilidades dentro de los procesos que se diseñaban por los técnicos; esta aglomeración de actividades, procesos y responsabilidades recibió el nombre de Empresa y da origen al desarrollo de la Teoría Administrativa.

ORGANIZACION

• Sistema o ente social, integrado por individuos que conforman grupos, que con base a una estructura determinada, dentro de un contexto, desarrolla actividades con fines específicos mediante la aplicación de recursos y así alcanzar propósitos comunes.

ELEMENTOS A SER CONSIDERADOS POR UN GERENTE PARA CONTRATAR CON ORGANIZACIONES

• La empresa en su origen se concebía como el conjunto de maquinas en plena producción, interpretación dada bajo la lente de la evolución del pensamiento administrativo: para hoy la empresa es una organización social con procesos productivos y administrativos dentro de modelos de productividad y competitividad , que debe respetar el entorno cultural y ambiental, garantizando la calidad del servicio y la satisfacción de necesidades de una sociedad a la cual le pertenece o esta insertada.

• Pueden ser de hecho o de derecho.

• EMPRESAS PRIVADAS. Pueden ser:

CIVILES

COMERCIALES

ECONOMIA SOCIAL O SOLIDARIA

EMPRESAS PUBLICAS

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION• COMPETITIVIDAD

• NIVELES JERARQUICOS

• CALIDAD – EXCELENCIA EN EL SERVICIO

COMPETITIVIDAD• La capacidad de una empresa u organización de cualquier tipo para desarrollar y

mantener unas ventajas comparativas que le permiten disfrutar y sostener una posición destacada en el entorno socio económico en que actúan.

ALGUNOS TERMINOS A TENER EN CUENTA

• VENTAJAS COMPARATIVAS. habilidad, recurso, conocimiento, atributos, etc., de que dispone una empresa, de la que carecen sus competidores y que hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a estos

• PRODUCTIVIDAD. Punto en el cual se reducen costos y se aumentan las utilidades relativas y proporcionales.

• EFICIENCIA. Hacer lo que se debe hacer

• EFICAZ. Hacer las actividades en el menor tiempo posible

• EFECTIVO. Cuando se es eficiente y eficaz.

NIVELES JERÁRQUICOS

CALIDAD Y EXCELENCIA EN EL SERVICIO

• Cumplimiento de lo pactado dentro de las funciones de competencia y la satisfacción de una necesidad del usuario.

• Excelencia. El agregado a lo pactado.

• Administración. Proceso que esta en capacidad de crear resultados, respetando e interactuando con un entorno, para cumplir eficientemente con el objetivo o propósito propuesto

EXCELENCIA ADMINISTRATIVA• LO AMBIENTAL Y LO CULTURAL

• LA MODERNIDAD EN LA EMPRESA

• PERTENENCIA ORGANIZATIVA

• INNOVACION Y CREATIVIDAD

• CONOCIMIENTO

LO AMBIENTAL Y LO CULTURAL• Aspectos propios de la vida y condición humana, por lo tanto no protegerlos, negarían la

razón de ser y las existencias de las empresas que supuestamente buscan la satisfacción de necesidades de una comunidad, si de paso con sus procesos productivos y administrativos, esta destruyendo esa misma vida que satisface

MODERNIDAD EN LA EMPRESA

• Estar al día en todos los ambientes, ya que lo moderno es un concepto que se mantiene en el tiempo, siempre es presente o futuro, jamás será una concepción que este en el tiempo pasado, esto significa que una simple reorganización o reestructuración.

PERTENENCIA ORGANIZATIVA

• Identidad organizacional, de pertenencia y compromiso, factores básicos para el mejor logro de resultados y de la gestión.

• El sentimiento de pertenencia, visto desde este punto de vista, aporta autoestima y motivación en tanto que para cualquier persona es fundamental sentirse integrada en su entorno más cercano.

• Actividades de integración, capacitación o mejoramiento personal y profesional, motivación y el suministro de los implementos necesarios para realizar las labores diarias, posibilidades de desarrollo dentro de la empresa

INNOVACIÓN Y CREATIVIDAD

• Cuando los administradores estimulan la capacidad innovadora y creadora de todos sus empleados, esta garantizando la transformación constante de la organización y de los servicios, mantenerse mejor, lograr situarse en el futuro.

• Las ideas innovadoras generan valor diferencial y se convierten en un "activo intangible" muy demandado.

CONOCIMIENTO• Se define como un conjunto de procesos por los cuales una empresa u organización

recoge, analiza, didáctiza y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organización, del individuo y de la Sociedad.

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA• AREA FINANCIERA

• AREA DE MERCADEO

• AREA ADMINISTRATIVA

• AREA DE PRODUCCION

ÁREA FINANCIERA

• Se responsabiliza del dinero y sus reportes, esto significa que si no hay dinero, debe conseguirlo y cuando hay excedentes de caja debe colocarlos en el mercado de valores, garantizando la mejor renta y la disponibilidad para atender los flujos de caja.

FUNCIONES

• Invertirlos y asignarlos adecuadamente.

• Registrar las operaciones

• Presentar los resultados de las operaciones

• Cumplir con las obligaciones fiscales.

ÁREA DE MERCADEO• Se responsabiliza de mantener una imagen corporativa, conseguir o aumentar los

mercados, de posesionar nuevos servicios o productos, y de proteger la organización dentro del entorno.

• Mercadeo es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.

FUNCIONES

Investigación de Mercado

Decisiones sobre el producto

Distribución

Venta

Postventa

ÁREA ADMINISTRATIVA

• Es el apoyo o soporte para las demás áreas funcionales de la empresa, es la que se responsabiliza de toda la logística, debe garantizar que las áreas dispongan de los recursos y de las personas necesarias con perfiles requeridos para desarrollar las acciones de los procesos establecidos.

ÁREA DE PRODUCCIÓN• Se responsabiliza del diseño, implementación y control de los procesos productivos y

administrativos, para la generación de bienes y servicios; los diseños determinan la disposición de espacios por medio de la distribución en planta, garantizando siempre menores costos, por reducción de tiempos, movimientos, desperdicios y recursos comprometidos, respetando los parámetros de calidad.

2. PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNDAMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• GERENCIA. Se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

• GESTION. Proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otros individuos. Es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles.

• FUNDAMENTOS DE GESTION. Arte de líderes, organizar, dirigir y controlar un grupo de personas para lograr un objetivo colectivo que está fuera del alcance del esfuerzo individual.

PLANEACION

• Se establece el curso a ser seguido en la organización, esto significa, que se define hacia donde se quiere llegar, el nivel de desarrollo y logros corporativos, los parámetros de actuación y con ello, se establecen las distintas etapas o pasos que se deben realizar para lograr lo propuesto.

PLANEACION• PERSPECTIVA. Forma de Visualizar o definir el futuro, a partir de las proyecciones de

los acontecimientos ocurridos, donde el pasado tiene gran valor para establecer el futuro.

• PROSPECTIVA. Forma de visualizar o definir el futuro, tratando de hacer la mayor abstracción posible del pasado, haciendo el rompimiento de lo que ha ocurrido hasta el momento, y tener el firme propósito de mejorar la situación.

PLANEACION

• OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

• POLITICAS ORGANIZACIONALES (IMPORTANCIA DE LAS POLITICAS)

• PLANEACION ESTRATEGICA

ETAPAS

NIVELES DE PLANEACION ESTRATEGICA

ESTRATEGIA

FRANQUICIAS

CONSORCIOS

OUTSOURCING

• EFECTIVIDAD OPERACIONAL

• EVALUACION DE ALTERNATIVAS

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

• Es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.

• Los objetivos deben responder a la pregunta. HACIA DONDE QUEREMOS IR

FUNCION:

Justifican las actividades de una empresa.

Sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organización

Verficar la eficiencia y comparar la productividad de la organización

CARACTERÍSTICAS Claridad

Flexibilidad

Medible

Realista

Coherente

Motivador

TIPOS DE OBJETIVOS• LARGO PLAZO. Son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa

• MEDIANO PLAZO. Son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de la organización.

• CORTO PLAZO. Son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES• Guía para la toma de decisiones. una parte importante en la responsabilidad de los

gerentes es tomar decisiones que influyen en la operación diaria y en la existencia de la organización y del personal de la misma.

• Guía para la eficiencia de la organización. La eficiencia se define en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos

• Guía para la coherencia de una organización. el personal de una organización necesita una orientación relacionada con su trabajo

• Guía para la evaluación de desempeño. el desempeño de todo el personal de una empresa debe ser evaluado par medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar

POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

• Es el trabajo que realiza un gerente y que se toma como una guía en la que deben basarse en forma anticipada, la toma de decisiones, frente a situaciones que se presentan con frecuencia, en las funciones y actividades de la empresa.

• Las Políticas son marcos de referencia para la toma de decisiones, que facilitan la delegación y ahorran tiempo.

IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS• Facilita la delegación de autoridad

• Motivan y estimulan al personal

• Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados

• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades

• Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa

• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones

• Indican al personal como deben actuar en sus operaciones

• Facilitan la inducción del nuevo personal.

ORGANIZACION• Es el proceso de asignar recursos y personas para realizar las acciones propuestas por

el planeamiento, es establecer un orden jerárquico en la empresa, de las unidades administrativas y de los cargos en general, dentro de la estructura administrativa que se defina.

RECURSOS DISPONIBLES

Son los medios utilizados por las empresas para ejecutar sus actividades y de esta manera alcanzar sus objetivos.

RECURSO HUMANO. Las personas constituyen el recurso mas importante en toda organización, ya que son ellas quienes utilizan, diseñan, transforman y perfeccionan los demás recursos..

CARACTERISTICAS

No son propiedad de la organización

Las experiencias, conocimientos, habilidades, potencialidades, etc son intngibles

Las actividades de las personas son voluntarias

Las capacidades de los recursos humanos de una empresa pueden ser incrementados por descubrimiento y por mejoramiento.

Son escasos

• RECURSO ECONOMICO O FINANCIERO.

Garantizan los medios para la consecución de los demás recursos de la empresa y se refieren al dinero en diferentes formas.

Efectivo, Ingresos, egresos, créditos, inversiones y en general, a la disponibilidad de dinero que tiene la empresa para atender sus compromisos.

Para el funcionamiento normal de la empresa es necesario asignar los recursos financieros indispensables para la actividad productiva, para el pago de sus obligaciones como (salarios, impuestos, servicios, etc.), por lo que debe recibir los ingresos necesarios que satisfagan esto y además produzcan la utilidad esperada.

• RECURSOS MATERIALES O FISICOS.

Son los básicos para la producción de bienes y prestación de servicios. Se dividen en

Recursos de transformación. Se utilizan para la producción de otros recursos. Maquinas, herramientas, terrenos, edificios.

Recursos de Utilización. Son los procesados por los recursos de transformación. Unos forman parte del producto como materias primas, materiales que no son transformados pero forman parte esencial del producto.

• RECURSOS TECNOLOGICOS.

Conjunto de técnicas, procesos, procedimientos, métodos y sistemas que son utilizados por l empresa en las diferentes actividades relacionadas con la producción de bienes o servicios.

Se refiere al conocimiento acerca de la forma de llevar a cabo o ejecutar determinadas tareas o actividades, no se limita a las maquinas o equipos.

La tecnología que se aplique en la empresa contribuye a dar forma o define las clases de puestos que estarán disponibles en la empresa y las funciones especificas a desempeñar en cada una de ellos.

• INFORMACION.

Vital para la toma de decisiones de toda organización, sin ella difícilmente se puede orientar en forma acertada la acción que se desarrolla en la empresa.

DIRECCION

Función administrativa que estimula la acción, definida en un proceso de planeación y que es necesario materializar, para lo cual dispone el gerente de varias estrategias creadas dentro del desarrollo del pensamiento administrativo. Esta relacionada con la forma en que los objetivos de la empresa van a ser alcanzados mediante la ejecución de actividades por prte de personal que la integra.

• MOTIVACION. El gerente tiene la responsabilidad de generar en sus colaboradores estímulos en la acción, para que lleguen a producir resultados positivos, satisfactorios, para los colaboradores y por consiguiente para la organización. Actitud de una persona para ser un empleado productivo y orientado a resultados, con un ojo en los incentivos de la organizacional.

• LIDERAZGO. El gerente en desarrollo de la función dirección, debe ejercer un liderazgo en todos sus colaboradores para estimular que realicen lo que tiene que hacer en la organización, para obtener los resultados que se esperan lograr. Cualidad innata de organizar y dirigir un conjunto de personas de diferentes orígenes para lograr un objetivo común.

• PARTICIPACION. Todos los colaboradores de la organización están en capacidad de aportar en la búsqueda diaria de soluciones a situaciones de la empresa, se espera que la gerencia, consulte a los colaboradores que directamente tienen que ver con la acción a ser realizada.

• COMUNICACIÓN. Transferencia de única información entre personas de una misma o distinta unidad administrativa, donde las partes deben estar en capacidad de transmitirla y de comprenderla. Ascendente (aspectos situacionales y las propuestas de solución integral) y descienden las políticas, las directrices, la visión y misión institucional

CONTROLBusca asegurar que las actividades desarrolladas en la empresa estén de acuerdo con los planes trazados, que los resultados que se vayan obteniendo estén de acuerdo con los proyectados.

La falta de control lleva a la ausencia de resultados positivos en la organización, como producto de la gestión, la mayoría de las empresas fallan es por el control, aunque disponen del mejor talento humano, la mejor visión estratégica, y los mejores recursos, pero sin embargo la ejecución falla.

TIPOS DE CONTROL

PRELIMINAR. Se ejerce sobre el recurso

CONCURRENTE. Se ejerce sobre la actividad

RETROALIMENTACION. Se ejerce sobre el resultado

• MECANISMOS PAR EJERCER CONTROL

La mejor forma de controlar una organización, será siempre mediante la implantación de la cultura del autocontrol, lo demás puede ser como complemento en busca de una mayor productividad y por fortalecer un sistema de mejoramiento continuo.

• PRINCIPIOS DEL CONTROL

PREVENCION

RESPONSABILIDAD

EXCEPCION

PUNTOS CRITICOS

RETROALIMENTACION

“LO QUE NO SE MIDE CON HECHOS

Y

DATOS, NO PUEDE MEJORARSE”

INDICADORES DE GESTION

• Medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES

• OPORTUNIDAD Y FIDELIDAD. Obtener información en tiempo real, adecuada y oportuna y medir con un grado de aceptable precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, para posibilitar la toma de decisiones.

• PRACTICOS. Fáciles de generar, recolectar y procesar

• OBJETIVOS. Poderse expresar numérica o cuantitativamente

• SENCILLOS. Ser comprensibles para las diferentes partes

• FINALIDAD. Útiles para la toma de decisiones

• INDICADORES CUANTITATIVOS. Los que se muestran valores y cifras periódicamente de los resultados de las operaciones

• INDICADORES CUALITATIVOS. Permiten evaluar con un enfoque gerencial la capacidad de gestión de la dirección y demás niveles de la organización de tal manera que permitan identificar las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional.

EVOLUCION DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO• ANTECEDENTES Y ORIGEN

• FUNDAMENTOS

• INFLUENCIA DE LAS DISTINTAS ORGANIZACIONES

• ESTRUCTURA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

TEORIAS CLASICAS DE LA ORGANIZACION• ADMINISTRACION CIENTIFICA

• ORGANIZACIÓN ANATOMICA

• TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

• MODELO BUROCRATICO

• TEORIA DE SISTEMAS

• TEORIA DE LA CONTINGENCIA

CONTRIBUCION DE LAS TEORIAS NEOCLASICAS PARA LA GESTION• ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• TEORIA DE LAS DECISIONES

• ESCALA DE NECESIDADES

NECESIDADES FISIOLOGICAS

NECESIDADES DE SEGURIDAD

NECESIDADES SOLICIALES

NECESIDADES DE AUTOESTIMA

NECESIDADES DE AUTORRELACION

• CUADRO GERENCIAL