gestao projetos com openproj

UFJF/DCC GESTÃO DE PROJETOS COM OpenProj INTRODUÇÃO

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Introdução

Gestão de projeto é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de projeto, para melhor alcançar os objetivos do projeto. Isso é feito pela integração dos diversos processos, tais como: inicialização, planejamento, execução, monitoramento, controle e fechamento, envolvidos na gestão.

O gerente de projeto é responsável pelo alcance dos objetivos do projeto, fazendo com que as atividades de trabalho produzam um resultado pré-definido a tempo, com qualidade e dentro do orçamento do projeto.

Embora cada projeto seja único, todo projeto deve passar por certas fases ao longo do seu ciclo de vida:

1. Inicialização: definir e delimitar o projeto, identificar os stakeholders e juntar o time do projeto

2. Planejamento: atividades de orçamentação, elaboração de cronograma e outras atividades de planejamento do projeto

3. Execução: executar o plano e adaptá-lo às expectativas dos stakeholders. 4. Monitoramento e controle: monitorar a execução, balanceando as demandas sobre

abrangência, tempo e qualidade; tomar ações corretivas e relatar o progresso das atividades.

5. Fechamento: transferir os resultados para os usuários finais, finalizar operações e relatar os resultados do projeto.

O Ambiente do OpenProj

O OpenProj é um software é um software de gerenciamento de projeto que contém um conjunto de ferramentas para ajudar os gestores a planejar, agendar e controlar os seus projetos. Este software é usado para criar um plano real de projeto que funciona como um repositório de todas as informações relacionadas com o projeto, incluindo a lista de tarefas, recursos, informações de calendário e de custos.


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Quando você inicia um novo projeto no OpenProj, a seguinte janela de diálogo aparece:

Normalmente, um projeto usa programação adiante (forward scheduled) onde se parte de uma data inicial, e as demais datas (início e fim de atividades, por exemplo) são calculadas como datas futuras. No entanto, pode-se reverter isso, desmarcando o checkbox. Nesse caso, a data informada será considerada como a data final do projeto e todas as demais datas resultarão anteriores a essa data.

Mostrando diferentes visões de um mesmo projeto

OpenProj permite a visualização das tarefas, recursos e atribuição dos recursos às tarefas através de diferentes visões. Essas visões mostram um subconjunto de informações do projeto, em diferentes formatos e conteúdos.

Calendário: Utilizado para definir dias e horas úteis (de trabalho) para o projeto, recursos e tarefas. A execução de cada tarefa é programada apenas para dias e horas


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úteis e livres (disponíveis) no calendário do projeto, da tarefa e dos recursos nela envolvidos.

Gráfico de Gantt: importante instrumento para o gerente de um projeto, e principal ferramenta de trabalho no projeto. Um Gráfico de Gantt consiste em uma planilha hierárquica de tarefas à esquerda, e um diagrama em escala de tempo à direita. Ele permite visualizar as tarefas do projeto, sua estrutura e ordenação no tempo.


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Algumas características do Gráfico de Gantt: • Tarefas podem ser hierarquizadas em tarefas compostas e tarefas elementares; • A duração de uma tarefa composta engloba a duração das suas subtarefas

compostas/elementares (barra preta com indicadores de início e término); • As barras azuis e vermelhas mostram o período em que a tarefa correspondente

está ativa, ou seja, iniciada e não terminada (vermelho: tarefas críticas1, azul: tarefas não-críticas);

• As setas entre tarefas indicam dependência entre elas (do tipo: para uma começar a outra tem que terminar antes);

• Colunas sombreadas (não exemplificadas na figura acima) indicam períodos considerados não-úteis no calendário do projeto/tarefa/recurso (por exemplo, os sábados e domingos são, em geral, considerados dias não-úteis, e assim estariam sombreados no Gráfico de Gantt);

• Rótulos à direita das barras de tarefa indicam recursos alocados à tarefa ou, no caso de marcos2 (losangos), a sua data;

Gráfico de rede: Também chamado de PERT3. É um diagrama de nós interconectados, onde os nós representam tarefas, e as ligações, dependência entre tarefas. As tarefas compostas são representadas por paralelogramos e as tarefas elementares por retângulos. Marcos são representados como diamantes.

1 Uma tarefa é crítica se qualquer atraso no seu término resulta em atraso no término do projeto

também. 2 Marcos são tarefas especiais que representam eventos que podem ocorrer no projeto (normalmente,

sem duração). 3 PERT: Program Evaluation and Review Technique


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Visão (da planilha) de recursos: Mostra uma planilha com os recursos disponíveis para a execução do projeto. Esses recursos podem ser de dois tipos: trabalho (pessoas) ou material (equipamentos, documentos, etc.). Recursos de trabalho participam do projeto em número de horas, enquanto que recursos materiais em quantidade. O fundo verde para linhas dessa planilha destaca os recursos atribuídos ao projeto em questão (dentre o pool de recursos disponíveis na empresa, por exemplo).

Diagrama de Tarefas (WBS Chart)4: Mostra visualmente a hierarquia das tarefas do projeto. Essa hierarquia é a mesma mostrada no Gráfico de Gantt.

Diagrama de Recursos (RBS Chart)5: Mostra a hierarquia do pool de recursos.

Esse diagrama corresponde à seguinte visão (planilha) de recursos:

4 WBS Chart: Diagrama da estrutura de subdivisão do trabalho (tarefas). 5 RBS Chart: Diagrama da estrutura de subdivisão dos recursos


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Um dos motivos para se organizar recursos em hierarquias é separá-los por área geográfica, por unidades da organização, ou por habilidades específicas, por exemplo. Uma importante característica do diagrama de recursos é que valores de custo e de orçamento (baseline cost) são sumarizados nos nós compostos.

Visão de relatórios: Permite gerar relatórios adequados para impressão.

Detalhe de uso da tarefa: Mostra o uso que cada tarefa faz dos recursos a ela alocados.

Detalhe de uso do recurso:

Mostra a utilização de cada recurso pelas tarefas do projeto.

Exercício dirigido de criação de um projeto:


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A seguir, vamos exemplificar os conceitos acima através da criação de um projeto simples. Acompanhe e realize você mesmo os passos abaixo, utilizando a ferramenta OpenProj.

1) Criar um novo projeto:

Opção Arquivo -> Novo projeto:

2) Definir o calendário-base do projeto:

OpenProj possui três calendários-base pré-definidos: Padrão, 24 horas e Trabalho Noturno. Você pode criar um novo calendário a partir de qualquer um desses, para o seu projeto e para uma tarefa ou recurso específico. Por exemplo, para criar um novo calendário denominado “Calendário do Projeto 1”, utilize a opção de menu: Ferramentas

-> Alterar Período de Trabalho e clique no botão Novo....

Esse novo calendário é uma cópia do calendário-base Padrão, na qual você pode fazer alterações para refletir uma programação específica de dias e horas de trabalho do


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Projeto 1. Por exemplo, no dia 20 de abril haverá uma reunião com todos os participantes do projeto na parte da tarde. Por isso, nesse dia, o horário de trabalho no projeto será apenas das 8:00 às 12:00h.

Agora que o novo calendário foi criado, você pode fazer dele o calendário-base do seu projeto. Para isso, acesse Projeto -> Informações do Projeto:


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Para criar um calendário específico para um recurso – por exemplo, para o analista de sistemas José, que nas 4as feiras só pode trabalhar no projeto no período da tarde – faça a mesma coisa que fez para criar o calendário do projeto:

E agora, para registrar que o analista José está sujeito a esse novo calendário, passe para a visão de recursos do projeto e atribua ao recurso José o seu calendário específico:

Algo similar pode ser feito para especificar um calendário específico para uma tarefa.

3) Incluir as Tarefas do Projeto

Tarefas são itens de trabalho que devem ser executados durante o projeto. Elas têm vários atributos, entre eles seu nome e duração estimada, sendo que a duração também é indicada pelas datas de início e de fim da tarefa.

Quando se insere uma tarefa em um projeto, o OpenProj atribui 1 dia de duração à tarefa, seguido de um sinal de interrogação para mostrar que este é um valor a ser confirmado ou revisado pelo usuário. Posteriormente, o OpenProj calculará as datas de início e término das tarefas com base na data de início (planejamento adiantado) ou na


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data de término do projeto (caso contrário). Para evitar confusão, toda tarefa deve ter um nome diferente das demais.

Exemplo:

Suponhamos que você deve planejar um projeto para a elaboração de um manual para o OpenProj. Você divide o projeto em 8 fases, cada uma delas composta de um grupo de tarefas.

Para o registro das fases, abra a visão do Diagrama de Gantt e digite o nome das fases:

Observe que o OpenProj atribuiu, por default, a duração de 1 dia para cada fase, e suas datas de início e de término com base na data de início do projeto (planejamento adiantado). Agora insira as tarefas da Fase de Pesquisa. Para isso, clique na linha da tarefa antes da qual você deseja fazer a inserção (Fase de Esboço) e selecione a opção de menu Inserir -> Nova tarefa/Recurso. Na nova linha inserida, digite o nome da tarefa (Investigar o software).


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Repita isso para as duas outras tarefas que compõem a Fase de Pesquisa: Pesquisa na

Web e Entrevistar Especialistas na Matéria.

Para indicar que as 3 tarefas que acabaram de ser inseridas compõem a Fase de Pesquisa, faça o deslocamento delas à direita. Primeiro marque as três fases a deslocar, clicando no número da primeira e, em seguida, após pressionar a tecla Shift, clicando no número da última:

Agora clique no botão para deslocar as 3 tarefas e subordiná-las à Fase de Pesquisa:

Você pode guardar uma cópia do seu projeto para continuar a trabalhar nele em outro

momento. Para isso, clique no botão (ou escolha as opções de menu: Arquivo ->

Salvar como...), escolha um lugar para armazenar o projeto e clique OK. O OpenProj gravará um arquivo contendo o projeto, com o nome que você atribuir e com a extensão pod.

4) Estabelecer a duração das tarefas:

A duração de uma tarefa é o período de tempo compreendido entre o início e o término da tarefa.

O OpenProj considera: 1 dia = 8 horas de trabalho


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1 semana = 40 horas de trabalho 1 mês = 20 dias de trabalho

No entanto, isso pode ser alterado através da opção de menu: Ferramentas -> Alterar

Período de Trabalho -> botão Opções:

Trabalho:

É o número de homens-hora necessário para completar uma atribuição dada a um recurso, em uma tarefa. É dado pela fórmula:

Trabalho = duração da tarefa × unidade de alocação do recurso na tarefa.

Unidade de Alocação (de recurso a tarefa):

Uma unidade de alocação de um recurso a uma tarefa é o percentual do tempo total de trabalho do recurso, reservado para a tarefa. O valor inicial (default) é 100%, mas se o recurso, por exemplo, só pode se dedicar meio expediente à tarefa, então a unidade de alocação desse recurso à tarefa seria de 50%.

Assim, para uma tarefa com duração de 2 dias, um recurso com 50% de alocação a essa tarefa fará um trabalho correspondente a 8 horas (2 dias = 16 horas; 50% de 16 = 8).


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O total de trabalho de uma tarefa é a soma dos trabalhos decorrentes das atribuições dos recursos envolvidos na tarefa:

Marco (Milestone):

É uma tarefa que representa um evento ou ponto de referência no projeto, sendo utilizado para monitorar o desenvolvimento do projeto. Como regra geral, você usa marcos para marcar o início e o término do seu projeto, o término de uma fase relevante do projeto, ou para uma tarefa cuja duração é desconhecida ou fora do seu controle. Conforme indicado anteriormente, marcos no Diagrama de Gantt são exibidos como losangos pretos. Toda tarefa com duração zero é automaticamente entendida como um marco. Tarefas com duração diferente de zero também podem ser marcos. Para definir uma tarefa de duração não-nula como marco, selecione a tarefa e, através da opção de menu Projetos -> Informações sobre Tarefa/Recurso, marque a caixa Marcar tarefa como um

marco.

Exemplo (Estabelecendo a duração das tarefas de um projeto):

Para o projeto do exemplo anterior, entre com a duração das tarefas conforme mostrado na figura a seguir. Observe que a 1ª e a 2ª tarefas devem ser marcos.

5) Estabelecer os recursos disponíveis ao projeto:

Os recursos em um projeto são as pessoas, equipamentos e materiais utilizados no projeto. Pessoas são recursos do tipo Trabalho, enquanto que equipamentos e materiais são recursos do tipo Material.

A diferença é que, recursos de Trabalho participam do projeto em horas de trabalho, enquanto que recursos do tipo Material participam em quantidade. Por exemplo, você


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pode ter uma tarefa que requer um pedreiro por 1 semana (40 horas de trabalho), e que também necessita de 20 sacos do material cimento.

Uma vez atribuídos a tarefas do projeto, os recursos determinam detalhes da duração e custo de cada tarefa.

Campos da planilha de recursos

Diversas informações sobre cada recurso estão na (visão da) planilha de recursos. Por exemplo:

• Indicadores ( ): mostra ícones que traduzem informação sobre o recurso; • Nome (do recurso) • Tipo (do recurso): Trabalho ou Material • Rótulo do Material: especifica a unidade de medida para um recurso do tipo

Material. Por exemplo, aço pode ser medido em toneladas; • Iniciais: Abreviatura para o nome do recurso; • Grupo: Nome do grupo ao qual o recurso pertence. Por exemplo, grupo Interno ou

Externo; • Máximo de Unidades: percentual de trabalho que um recurso pode realizar quando

atribuído a uma tarefa; • Taxa Padrão: valor a ser pago ao recurso por hora normal de trabalho; • Taxa de Hora Extra: valor a ser pago ao recurso por hora extra de trabalho; • Custo/Uso: custo a ser acumulado cada vez que o recurso é utilizado; • Acumular: indica o momento em que o custo do recurso é contabilizado: no início

da tarefa, no fim, ou rateado de acordo com o percentual completado da tarefa. • Calendário Base: mostra o calendário que está sendo utilizado para o recurso.

Campos da Planilha de Recursos:

Diversas informações sobre cada recurso estão na (visão da) planilha de recursos. Por exemplo:

• Indicadores ( ): mostra ícones que traduzem informação sobre o recurso; • Nome (do recurso) • Tipo (do recurso): Trabalho ou Material • Rótulo do Material: especifica a unidade de medida para um recurso do tipo

Material. Por exemplo, aço pode ser medido em toneladas; • Iniciais: Abreviatura para o nome do recurso; • Grupo: Nome do grupo ao qual o recurso pertence. Por exemplo, grupo Interno ou

Externo; • Máximo de Unidades: percentual de trabalho que um recurso pode realizar quando

atribuído a uma tarefa; • Taxa Padrão: valor a ser pago ao recurso por hora normal de trabalho; • Taxa de Hora Extra: valor a ser pago ao recurso por hora extra de trabalho; • Custo/Uso: custo a ser acumulado cada vez que o recurso é utilizado; • Acumular: indica o momento em que o custo do recurso é contabilizado: no início

da tarefa, no fim, ou rateado de acordo com o percentual completado da tarefa. • Calendário Base: mostra o calendário que está sendo utilizado para o recurso.


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Detalhando informações sobre os recursos:

A janela de diálogo Informações do Recurso serve para detalhar e revisar informações sobre um recurso selecionado no projeto. Para abrir essa janela, seleciona um recurso e acesse a opção de menu Projeto -> Informações sobre Tarefa/Recurso.

As abas desta janela permitem a exibição e a edição de diferentes informações sobre o recurso: • A aba Geral: informações gerais sobre o recurso; • A aba Custos: informações de custo do recurso; • Aba Recurso Disponível: informações sobre a disponibilidade do recurso para o

projeto; • Aba Tarefas: informações sobre a alocação do recurso a tarefas do projeto; • Aba Notas: qualquer observação sobre o recurso.

Exemplo:

Continuando o plano do projeto para a elaboração do manual do OpenProj, agora vamos informar os recursos que participarão desse projeto. Para isso, abra a (visão da) Planilha de Recursos, e preencha as informações abaixo exibidas:

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