Resumo para estudo – Gestão de Processos

Unidade 1 – OSM x Gestão de processos

1. Conceitos básicos (isso mesmo, são básicos!!!)

ORGANIZAÇÕES, sob o ponto de vista administrativo, são unidades sociais criados com propósito de atingir um ou mais objetivos específicos, visando atender as mais variadas necessidades humanas, num processo contínuo, com trabalho bem distribuído entre os membros e os recursos bem utilizados, pois estes são escassos;

CENTROS DE DECISÕES: planeja, coordena, comanda e controla;

AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE: autoridade é o poder de decidir, e responsabilidade é a obrigação originada da distribuição de trabalho;

CANAIS DE COMUNICAÇÃO: onde fluem as informações necessárias para o desempenho das funções;

INFORMAÇÕES: conjunto de dados que geram conhecimento para tomada de decisões;

FUNÇÕES: o esforço do órgão em realizar suas atividades;

ÓRGÃOS: partes de um todo, independentes e inter-relacionados (ex.: seções, setores);

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: sistematização formal das características apresentadas, de forma racional, lógica e eficaz, evitando-se o desperdício de recursos humanos, materiais e de tempo.

2. Sistemas organizacionais

SISTEMA: conjunto organizado e complexo, uma reunião ou combinação de coisas ou partes, inter-relacionadas interdependentes, que formam uma unidade, visando à realização de um objetivo ou um conjunto de objetivos.

Os sistemas empresariais são formados por sub-sistemas que buscam alcançar os objetivos de maneira eficiente. Ex.: O sistema da organização é o conjunto dos sistemas da produção, de vendas, do financeiro, etc.

Gestão de Processos

Esquema:

Gestão de ProcessosEsquema:

Entrada = energia necessária para transformação (materiais, conhecimento, informações, mão-de-obra, etc.)Processo de transformação = onde entradas viram saídas. Saídas = resultados do processo de transformação.

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO é o processo de transformação de dados em informações.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO é a utilização de várias tecnologias além da informática, como: telefonia, teleprocessamento, redes de informação (Internet / Intranet), multimídia;

PROCESSOS: conjunto de causas que provocam um ou mais efeitos.

Diagrama de Ishikawa:

WORKFLOW: software, ou conjunto de softwares, que permitem organizar, automatizar e gerenciar o fluxo de processos. Permite a eliminação de tempo de transferência, integra as atividades da empresa e é eletrônico.

MÉTODO DE TRABALHO: forma pela qual as operações de um processo devem ser feitas para se alcançar o resultado esperado;

Unidade 2 – Sistemas de informações gerenciais (SIG)

1. Conceitos básicos

SIG: processo de informação de dados em informações que são utilizadas no processo decisório da empresa. (ou seja, é o sistema de informações utilizado para a tomada de decisões)

Qual a utilidade do SIG? Redução dos custos; Melhoria dos relatórios; Aumento da produtividade; Melhoria nos serviços; Melhoria na tomada de decisões; Maior interação profissional;

ANÁLISE ESTRUTURADA: Técnica que consiste em construir, graficamente, um modelo lógico para o sistema de informações gerenciais, o qual permite que usuários e analistas de sistemas, organização e métodos encontrem uma solução clara e única para o sistema, de modo que este transmita as reais necessidades dos usuários.

2. Decisões

CONCEITO: Escolha entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado TIPOS: – Programadas (decisões definidas e rotineiras)– Não programadas (caracterizada pela novidade)ELEMENTOS: – Incerteza ( conhecimento do ambiente ou valoração das conseqüências)– Recursos alocados (sempre limitados)CONDIÇÕES DA SITUAÇÃO: – Certeza (curso de ação conduz a um resultado esperado)– Risco (cada alternativa conduz a um conjunto de resultados associados a probabilidades conhecidas)– Incerteza (probabilidades associadas aos resultados são desconhecidas)

Unidade 3 – Organização

1. Conceitos

Funções da administração: PODC (Planejar, organizar, dirigir e controlar).

Formatação básica da estrutura organizacional:FORMAL – representação formal da estrutura da empresa, ou parte dela, consolidando a distribuição de responsabilidade e autoridade entre os membros. Ex.: organograma.INFORMAL – rede de relações sociais e pessoais que surgem espontaneamente, não representados no organograma da empresa.

Componentes da estrutura organizacional:a. sistema de responsabilidades. (isto é, das tarefas, das obrigações

dos membros e dos órgãos da organização)b. sistema de autoridades. (delegação de poder decisório na

organização)AUTORIDADE HIERARQUICA: responde ao superior no organograma;AUTORIDADE FUNCIONAL: responde ao superior e a outros não imediatamente relacionados no organograma;

SISTEMA DE COMUNICAÇÕES: Processo interativo em que dados, informações, consultas e orientações são transacionados entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos á empresa.

Gestão de Processos

Sistema de Comunicações

ESQUEMAS DE COMUNICAÇÃO

FORMAL=planejado, facilitado e controlado, segue a corrente de comando.

I NFORMAL=> surge espontaneamente nas empresas, em reação as necessidades de seus membros.

FLUXOS DA COMUNICAÇÃO

HORI ZONTAL = realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas mesmo nível hierárquico.

DIAGONAL OU TRANSVERSAL = realizados entre unidades organizacionais e níveis

diferentes.VERTICAL =realizado entre níveis hierárquicos diferentes

mas da mesma área de atuação

Gestão de Processos

Sistema de Comunicações

CUSTOS DA COMUNICAÇÃO

Fundamental a administração da comunicação, pois a comunicação entre pessoas ou unidades organizacionais gera custo para a empresa, devido as despesas de apoio necessárias, tempo que ela absorve e das demoras que acarreta.

SUBSISTEMA DE PROCEDIMENTOS

Resultado da definição das formas pelas quais as atividades são desenvolvidas (métodos utilizados) e suas inter-relações (sequências, dependências e tramitações).