geschäftsprozessoptimierung und informationsmanagement: die elektronische (prüfungs-)akte
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Geschäftsprozessoptimierung und Informationsmanagement: Die elektronische (Prüfungs-)Akte. Karsten Huth. Was macht ein Archiv?. Archive als Dienstleister des Informationsmanagements. Universitätsarchiv. Prüfungsakten. Nachteil von Hybridakten. Prüfungsakten. DOMEA-Konzept. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Geschäftsprozessoptimierung und Informationsmanagement:
Die elektronische (Prüfungs-)Akte
Karsten Huth
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Was macht ein Archiv?
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Archive als Dienstleister des Informationsmanagements
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Universitätsarchiv
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Prüfungsakten
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Nachteil von Hybridakten
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Prüfungsakten
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DOMEA-Konzept
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DOMEA allgemein
• DOMEA = Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang
• DOMEA – (Organisations-)Konzept: Konzept der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung
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DOMEA: Ziele
• Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und damit der elektronischen Akte
• Elektronische Akte soll in Vorgangsbearbeitungssystemen erzeugt, erfasst und verwaltet werden
• Gleiche Gesetze und Geschäftsordnungen wie für Papierschriftgut
• Elektronische Akten müssen, wie ihre Vorgänger im Papierformat, über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen
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DOMEA: Ziele
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DOMEA: Einführungsszenarien - Standard Stufenkonzept
Stufe I: Registratur
• Akte papiergebunden• Metainformationen elektronisch
Stufe II: Elektronische Akte
•Meta- u. Primärinformation elektronisch• Bearbeitungsinformation handschriftlich???• Ausdrucken der E-Akte und wieder einscannen
Stufe III:Vorgangsbearbeitung
• Ausschließlich elektronische Bearbeitung
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Behördenberatung
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Aussonderung
• Verlagerung von abschließend bearbeitetem Schriftgut, das selten oder nicht mehr benötigt wird
• Das Aussondern vollzieht sich in der Regel in folgenden Stufen:
– aussondern in die Altregistratur
– Abgabe aus der Altregistratur an das Zwischenarchiv oder zuständige Archiv
– ausscheiden, d. h. vernichten des Schriftgutes, das nicht archivwürdig ist
Wesentliches Ziel des ‚Records Management‘ [...] ist eine Verbesserung und Rationalisierung des
Aussonderungs- und [Be-]Wertungsverfahrens, das zum Kernproblem des Archivberufs geworden ist.
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Bewertung• Welche Bedeutung kommt dem Registraturbildnerin Verwaltung und Gesellschaft zu?
• Was sagt das Schriftgut über die Aufgaben und die Arbeitsweise des Registraturbildners aus? →Evidenzwert
• Was sagt das SG über Personen, Orte, gesellschaftliche Strukturen, Ereignisse etc. aus? →Informationswert
• Wo liegen diese Informationen am konzentriertesten vor?
• Wie kann Redundanz/Mehrfachüberlieferung vermieden werden?
• Sind die Unterlagen aufgrund ihrer Entstehungszeit-Phasen des Umbruchs etc. -besonders zu bewerten?
• War der Registraturbildner bei einer Entscheidung federführend oder hat er nur mitgewirkt?
• Sind die Unterlagen geeignet, Überlieferungslücken an anderer Stelle zu schließen?
• Welche Folgekosten entstehen dem Archiv durch eine Übernahme?
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Aussonderung und Bewertung:
Prüfungsakte
• Habilitations- u. Promotionsakten 100%
• Zeugnisse (gesondert) 100%
• Diplom- u. Magisterakten ca. 1-3%– repräsentativer Sample (Nachteil: ist aufwändig und ergibt wegen der Formalisierung der Akten wenig mehr als die ohnehin vorhandenen Statistiken und Übersichten)
– Auswahl nach Prüfern
– Auswahl jeder x-ten Akte und besonders dicke Akten (Sonderfälle)
– Auswahl besonderer Fälle nach Angaben der Professoren
– Auswahl nach Note (beste, schlechteste und eine in der Mitte)
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DOMEA-Konzept
• Erweiterungsmodule– Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten
– Integration von Fachverfahren
– Inner- und interbehördliche Kommunikation
– Scanprozesse
– Virtuelle Poststelle
– Technische Aspekte der Archivierung
– Projektleitfaden
– Datenschutz
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Erweiterungsmodul Aussonderung:Ziele
• Orientierung am „Lebenszyklus“ von Akten und Vorgängen: Festlegung, welche für die Aussonderung relevanten Prozesse in jeder Phase durchgeführt werden müssen
• Weitgehende Automatisierung des Verfahrens (Steuerung über Metadaten)
• Reduzierung der Datenmengen
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Voraussetzungen
• Strukturierte Ablage nach Aktenplan• Beibehaltung der Registratur(funktionen)
– Anlage von neuen Akten/Vorgängen– Zuordnung von Dokumenten– Pflege/Vervollständigung der Metadaten– Pflege des Aktenplans – Organisation der Aussonderung
• Enge Kooperation zwischen Behörde und Archiv
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Aktenplan
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Bearbeitungsphase Transferfrist
Aufbewahrungsfrist
zeitl. unbegrenzte Aufbewahrung
Zeit
Aktenführende StelleZuständiges
Archiv
Les
ezug
riff
Schr
eibz
ugri
ff
Neuanlage einer Akte
zdAAbschluss
der Bearbeitung
Verlagerung in elektronische Altregistratur / Zwischenarchiv
Abgabe / Übernahmeoder Vernichten
Abgabe / Übernahme
Lebenszyklus der elektronischen Akte
Automatische Übernahme hinterlegter Bewertungs-
vorgaben des zuständigen
Archivs
Passiver BestandAktiver Datenbestand
VBS-ArchivVBS
VBS-Archiv Zuständiges Archiv
Erneute Bearbeitung
A
Anmeldung
Vordiplom
Exmatrikulation
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Aussonderungskonzept: Phase I
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Bewertungsverzeichnis
Bewertungskatalog
V
B
AA
A
AA
A
A
A
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Aussonderungskonzept: Phase IV
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Aussonderungsverfahren
• Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Übergabe aller Vorgänge, die als archivwürdig bewertet sind und deren Frist abgelaufen ist
• Übergabe als TIFF (noch), Metadaten in XML• Voraussetzung: vorhandene Schnittstellen
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Zusammenfassung
• Archive sind Teil des Informationsmanagements in den Vewaltungen von Behörden
• Archive bieten Beratung und Dienstleistungen bei der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen
• Sie leisten ihren Teil bei der Optimierung von Geschäftsprozessen
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Zum Weiterlesen
• Einführung in die Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung im Archivbereich
http://www.medien.uni-goettingen.de/nestor/seminar_130106.htm
• DOMEA-Organisationskonzept 2.1
http://www.kbst.bund.de/cln_006/nn_836802/SharedDocs/Anlagen-kbst/Domea/domea-organisationskonzeptes-2-1.html__nnn=true
• Erweiterungsmodule zum Organisationskonzept 2.1
http://www.kbst.bund.de/nn_836960/Content/Standards/Domea__Konzept/Erweiterung/erweiterung__node.html__nnn=true
• Hänger, Andrea: Archivische Anforderungen an die Aussonderung elektronischer Akten
http://www.vda.lvthueringen.archiv.net/docs/TAT2005_Haenger.pdf
• Hänger, Andrea; Lupprian, Karl Ernst: Archivierung elektronischer Unterlagen der Verwaltung In: ZfBB 52. Jahrgang, Heft 3-4, 2005; S. 137-142
• XDOMEA 1.0: XML-Schema zum Austausch von Dokumenten, Vorgängen u. Akten
http://www.koopa.de/produkte/XDOMEA/index.html
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