Gerenciamentode Reuniões

Treinamento para o Segundo Vice-Governador de Distrito

“A reunião deste mês será a mesma que tivemos no mês passado, porém, com muito

mais problemas. Fonte: Cartoonstock.com

Gerenciamento de Reuniões e o

Segundo Vice-Governador de Distrito

• Presidir reuniões na ausência do governador de distrito e primeiro vice-governador de distrito

• Apoiar e aconselhar os clubes que precisam de melhorar a facilitação de reuniões

Objetivos da Sessão• Reconhecer a importância das reuniões eficazes

• Identificar os componentes de uma reunião eficaz

• Utilizar os recursos e técnicas para assegurar reuniões eficazes nos distritos e clubes

Fases do Gerenciamento de Reuniões

Preparação

FacilitaçãoAcompanhamento

Tarefas do Facilitador• INFORMAR: oferecer informações aos participantes

• DISCUTIR/DECIDIR: engajar os participantes em discussões e processo decisório

• RECONHECER: reconhecer as realizações das outras pessoas

Habilidades que Ajudam os Facilitadores

INFORMAR

• Organizar as ideias/anotações com antecedência

• Ser breve – evitar informações desnecessárias

• Incentivar perguntas/opiniões; deixar as discussões longas para outra ocasião

• Usar boas técnicas de apresentação

• Estabelecer e reforçar regras sobre discussão

• Ser claro sobre 'o que' o grupo estará discutindo/decidindo

• Incentivar todos os pontos de vista, mas manter o enfoque

• Usar procedimentos padrão de reuniões

Habilidades que Ajudam os Facilitadores

DISCUTIR/DECIDIR

• Avaliar as realizações recentes

• Alocar tempo especificamente para prestar reconhecimento

• Fazer com que o reconhecimento seja específico/oportuno

• Oferecer reconhecimento que seja significativo para a pessoa homenageada

Habilidades que Ajudam os Facilitadores

RECONHECER

Objetivos da Sessão• Reconhecer a importância de reuniões eficazes

• Identificar os componentes de uma reunião eficaz

• Utilizar os recursos e técnicas para assegurar reuniões eficazes nos distritos e clubes