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GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÃO em PROJETOSGerenciamento de Projetos
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO:
Uma boa comunicação no ambiente de Projeto resultará em uma equipe motivada;
Ampliam-se as chances de sucesso no Projeto;
Projetos são executados por Pessoas; Lembrem-se:Nem só de CAMINHO CRÍTICO vive um Projeto,
alguém precisa dizer onde ele está
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EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO As sociedades primitivas desenvolveram
a fala por necessidade de comunicação. Desenvolveram assim também símbolos e desenhos para registrar sua vivência.
EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO
Prensa de Gutenberg
Código Morse
Telefone de Granbel
Rádio de Marconi
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EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO
Jornais
TVRevistas
EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO
Internet
Celulares e Tablet
RedesSociais
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Modelo de Comunicação: Emissor ou Transmissor: aquele que origina a mensagem Mensagem: são os pensamentos, sentimentos ou idéias transformadas em códigos que devem ser compreensíveis tanto pelo emissor quanto pelo receptor; Meio ou Mídia: o veículo ou mecanismo utilizado para encaminhar a mensagem (visual, auditivo e tátil); Receptor: aquele para o qual a mensagem é destinada;
DEFINIÇÃOO processo que envolve aTRANSMISSÃO e a RECEPÇÃO demensagens entre uma fonte emissora e um destinatárioreceptor.
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Barreiras de Comunicação (falar com jeito, saber como falar):
Falta de canais de comunicação claros; Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; Uso inadequado de linguagem técnica; Fatores ambientais de distração (barulho, cheiro); Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença, preconceitos); Informação excessiva; Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado (campo de experiências não se sobrepõe); Diferenças culturais;
Estimular o Transmissor para solicitar feed-back. O Emissor deve usar da audição ativa (identifica se houve ou não o entendimento da mensagem).
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Canais de Comunicação:
Gerente de Projeto
A
BD
C
Gerentes Funcionais
OutrosGerentes doProjeto
Equipe do Projeto
Alta Gerência, ClientePatrocinados
InteressadosExternos
AgênciasReguladoras
informalformal
PROCESSODA COMUNICAÇÃOATRAVÉS DE…
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TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO VERBAL: pode ser oral (mais rápida) ou escrita (mais detalhada) e ainda é o tipo mais utilizado para transmitir informações, e um dos mais eficazes;
Manter comunicações orais e presenciais é extremamente importante para aumentar o espírito de equipe;mecanismo de duas vias possibilitando a obtenção de feedback por parte do receptor durante sua transmissão;
TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL: também conhecida como a linguagem corporal, é aquele que se dá sem o uso de palavras;
São usadas para substituir, reforçar e, vez ou outra, contradizer uma mensagem verbal; Lapso cinético é um sinal contraditório em que a comunicação verbal emite uma mensagem e a não-verbal outra;
Eu estou lhe dizendo que não estou bravo; Claro que eu não fiquei chateado com isso;
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TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO PARALINGUÍSTICA: É
aquela que utiliza sons ou qualidade de voz que acompanha a fala e revela a situação em que o falante se encontra (aspectos como velocidade e entonação são considerados paralinguísticos);
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ESTILOS DE COMUNICAÇÃO: FORMAL:
Um conjunto de regras e procedimentos deve ser seguido, exigindo um formato, um protocolo. Em Projetos, toda comunicação formal deve passar pelo Gerente de Projetos;
INFORMAL: Não há um conjunto de regras, a comunicação é
livre, a maioria dos gerentes de projeto prefere comunicar-se verbal e informalmente;
Uma comunicação construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos;
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Gerenciamento das Comunicações do Projeto: O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de
saber quais mensagens devem ser enviadas, para quem, em que momento e traduzí-las para uma linguagem que todos possam compreender;
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Gerenciamento das Comunicações do Projeto: Todas as pessoas envolvidas no Projeto devem
estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo;
Planejamento de Comunicações: Indicará quem precisará de qual
informação, quando, como ela deverá ser fornecida e por quem;
Muitos executivos definem um bom Gerente de Projeto como aquele que mantém a todos informados e não aquele que resolve tudo sozinho;
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Tecnologia das Comunicações: Não há Tecnologia moderna que substitua a uma boa conversa, olho no olho, no entanto, há que compreender bem que tipo de tecnologia será utilizado no desenvolvimento do projeto. O que é bom para um pode ser ruim para outro; Deve-se, portanto, assegurar que os recursos não sejam desperdiçados com informações ou tecnologias inadequadas; Um projeto de sucesso é aquele que atinge ou excede as expectativas dos interessados;
Plano de Gerenciamento de Comunicação: Deve fornecer informações sobre:
Como os dados serão coletados, organizados e arquivados;Os métodos a serem usados para distribuir as informações;O tipo de informação a ser distruibuído;Quando cada tipo de informação será produzido;Métodos de acessar informações entre as comunicações programadas;O método usado para atualizar e refinar o plano durante o projeto;
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Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Ser um comunicador efetivo:
Rede interpessoal de comunicações entre os membros da equipe e deve estimular a comunicação informal entre eles; Ser um facilitador de comunicações:
Iniciar os relacionamentos que se tornarão vínculos de comunicação; Evitar bloqueadores de comunicação:
Evitar respostas negativas que arruínam ou inibem idéias inovadoras. Devem criar um clima que seja aberto ao desenvolvimento de novas idéias;
Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Manter a equipe de projeto o mais próximo possível;
Na medida do possível, alocar todos os participantes da equipe em um único espaço no escritório; Ter uma sala de comando para o Projeto;
Local exclusivo onde a equipe do projeto possa se reunir (também chamada de sala de guerra, sala de controle, project cockpit) Conduzir reuniões eficazes;
Um dos mecanismos mais eficazes para a comunicação em Projetos e também essenciais para criar times;
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Relatório de Desempenho Informações do andamento:
Situação atual ou status (onde o projeto está); Informações sobre o progresso:
O que já foi feito até o momento; Informações relativas à previsão (forecast):
Preveem o andamento e o progresso futuro do projeto; Ferramentas e Técnicas:
Utilizadas para comunicar o projeto. As medidas mais utilizadas são o desvio de custo e o desvio de cronograma;
Relatório de Desempenho Revisão de Desempenho:
Avaliar o andamento e o progresso do projeto; Análise dos Desvios:
Compara os resultados reais do projeto com os resultados planejados ou esperados;
Análise das Tendências: Avaliação dos resultados do projeto durante todo o
tempo e determina se o seu desempenho está melhorando ou piorando;
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Falhas de Comunicação
Cuidados com a Comunicação