INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS CON PMBOK

La Dirección de Proyectos, es una disciplina que cabalga entre la ciencia y el arte. Tiene un componente metodológico que facilita  conocer qué debe hacerse (en qué orden) para gestionar correctamente un proyecto, un componente de conocimiento de diferentes disciplinas (organización, gestión de recursos, gestión de riesgos, gestión financiera, etc.), pero el componente más difícil de adquirir depende de las habilidades personales, experiencia y capacidad de dirigir todo lo anterior hacia la consecución del fin último, que es el conseguir que los objetivos del proyecto se logren en un plazo y forma dentro de los límites económicos establecidos.

UN POCO DE HISTORIALa Guía del PMBOK, es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI). La primera versión de PMBOK, fue publicada en 1987, la cual consta de 37 procesos. La segunda versión,  fue publicada en el 2000, basado en los comentarios recibidos por parte de los miembros del instituto.

PMBOK, fue reconocido como estándar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998, y más adelante por el Instituto de los Ingenieros Electrónicos Eléctricos (IEEE).  Esta versión constaba de 39 procesos. La tercera versión, fue publicada en 2004, con mejoras importantes en la estructura del documento, adiciones a los procesos, términos y dominios del programa y de porfolios. Esta versión constaba de 44 procesos.

UN POCO DE HISTORIALa cuarta versión, fue publicada en el 2008, la cual no introdujo cambios mayores, pero sí se organizó de manera más precisa, clara y fácil de entender, y consta de 42 procesos, resultando ser la versión vigente en la actualidad, aunque ya se está trabajando en la siguiente versión.

PMI pretende definir, mantener y difundir un cuerpo de conocimiento con dos objetivos principales:

1.Mejorar el desarrollo de proyectos en diferentes industrias mediante el uso de buenas prácticas.2.Definir procesos de gestión de proyectos estándares y homogéneos para todo tipo de proyectos 

DESPLIEGUE DE PROCESOS EN UN PROYECTO

Una vez entendido el carácter dual de un proyecto en la dimensiones temporal y funcional, es necesario atender a cómo encajan los procesos definidos por el PMI en un proyecto. Ya se ha definido entonces, que los procesos no siguen una progresión secuencial pero sí es cierto que las actividades de cada proceso se intensifican en unas etapas temporales concretas.

Así, por ejemplo, el proceso de Estimación de costos del proyecto se realiza por lo general en la etapa de Planificación del proyecto. También es cierto, que unos procesos se realizan antes que otros; No es posible realizar el proceso anterior sin haber realizado el proceso de Estimación de recursos. Sin embargo, el proceso de planificación es iterativo ya que la planificación de cada aspecto del proyecto (inversiones, recursos humanos, plazos, etc)

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Todo proyecto debe crear un resultado único, lo que lo distingue de tareas repetitivas realizadas en trabajos permanentes. Por ejemplo, una tarea de oficina realizada todos los días no es un proyecto, aunque requiera alguna planificación. Un proyecto suele ser algo más complejo. Dirigir un proyecto por lo general implica:

1.Identificar requisitos, 2.Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders) según se planifica y ejecuta el proyecto, 3.Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto (ej. tiempo, presupuesto, recursos, etc.)

Para dirigir un proyecto, PMBOK se han identificado 42 procesos que permiten transformar la ejecución de un proyecto en una serie de procesos concatenados que se ejecutan de manera secuencial y/o recursiva. Para cada proceso se consideran:

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS – SALIDAS.

Asimismo, la Dirección de Proyectos implica un equilibrio entre diferentes variables. Tradicionalmente, se ha hablado de una triple dependencia del proyecto respecto al costo, alcance y tiempo en el sentido de que  es posible realizar un cambio en uno de estos aspectos sin alterar los otros dos. Realmente, la dependencia es más amplia en el sentido de que los factores que se afectan mutuamente en el desarrollo de un proyecto son, además de los mencionados, la calidad, los riesgos del proyecto y  la satisfacción del cliente. 

Asimismo, PMBOK  distingue dos dimensiones o formas de clasificar los distintos procesos y actividades del proyecto:

1.La dimensión temporal, en la que se considera el ciclo de vida de un proyecto.  

2.La dimensión funcional, que hace referencia a las diferentes áreas de conocimiento que se ponen en juego para alcanzar los objetivos del proyecto.

Ambas dimensiones se explican de la siguiente manera: El Ciclo de vida y fases del proyecto está Empezando con la dimensión temporal, cada proyecto sigue una evolución desde su inicio hasta que finaliza.

 

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. En general, cualquier proyecto, por simple que sea, se desarrolla de acuerdo a la siguiente estructura del ciclo de vida:

1.Inicio·         2.Ejecución de los trabajos del proyecto·        3.Cierre del proyecto.

En cada fase se obtienen unos resultados concretos (acta de constitución del proyecto, Plan del proyecto, entregables, etc.) y que los niveles de costo  son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. 

Desde el punto de vista de los procesos y del ciclo de vida, PMBOK establece cinco grupos de procesos que se corresponden con las distintas etapas del proyecto, más un sexto grupo de procesos de control:

1.Procesos de Iniciación: Autorización del proyecto o de una fase.2.Proceso de Planificación: Definición y redefinición de objetivos, selección de la mejor alternativa entre posibles cursos de acción.3.Proceso de Ejecución: Coordinación de las personas y de otros recursos necesarios.4.Proceso de Control: Aseguramiento de que se cumplan los objetivos del proyecto, mediante la supervisión y la medición regular de avances.5.Proceso de Cierre: Formalización de la aceptación del proyecto o de una fase.